Väsentliga händelser
Den process som tog sin början under 2013 med omvärldsanalys, swot, scenariobaserad befolk-ningsprognos samt beslut om nytt styrsystem har fullföljts under 2014 med beslut i fullmäktige om en strategisk utvecklingsplan (SUP) för Älmhults kommun innefattande ett beslut om att etablera det nya varumärket ”Älmhult – Home of home”. Parallellt har ett värdegrundsarbete dragits igång inom förvaltningen i syfte att sätta fokus på förhållningssätt och bemötande. Under 2014 har ar-betet med kommunens nya översiktsplan dragits igång och nu kommit till samrådsfas. Med ut-gångspunkt i SUP:en har förvaltningen med stöd av EU-kontoret Skåne Nordost gjort en EPA-analys för att kartlägga vilka utvecklingsinsatser som kan få medfinansiering från EU. Varumär-kesarbetet fortgår och kommunikationsenheten arbetar nu med en kommunikationsstrategi som ska följas av konkreta marknadsföringsplaner. För att understödja kommunens chefer implemen-teras under hösten ett nytt beslutsstödssystem. Även ett nytt dokument- och ärendehanterings-system ska införas i kommunen som ett första steg i projektet ”Medborgaren i fokus”. Den nya kommunsekreteraren som är på plats från och med augusti kommer att vara projektledare för detta omfattande projekt. Upphandling genomförs också av nytt personalsystem, ekonomisystem och inköpssystem.
KLF har beställt en utredning om det framtida lokalbehovet inom förskola och skola. Den förvän-tas presenteras i november. KLF har också initierat utredningar om den framtida lokalvårdsorga-nisationen, samordnad ekonomifunktion, samordning av kommunens arbetsmarknadsarbete samt en halvöppen bilpool. Organisationen planeras förstärkas med en kulturstrateg, en miljöstra-teg och en arbetsmarknadssamordnare.
Ett kommunalt bredbandsbolag har bildats och Elmen har väckts till liv och kommer att få en mer aktiv roll som koncernmoderbolag. Terminalbolaget har fått en ny stor kund vilket medfört en breddning av verksamhetsbasen och ökade volymer.
Skolutvecklingsprojektet som finansieras med bidrag från IKEA har hittills varit framgångsrikt och kan redan visa upp goda resultat.
Byggnationen av Haganäsleden har kommit igång, projekteringsarbetet för den nya järnvägsö-vergången har inletts och en ytterligare etapp av Handelsområdet kommer att invigas i maj 2015.
En tekniknod har bildats i syfte att etablera samarbete mellan universitet och teknikföretag, syfte och organisation för Växande Älmhult ses över, Älmhults Nyföretagarcentrum har etablerats, ett VD-nätverk är under bildande och UF-mässa och Företagargala har arrangerats.
Kanslienheten har administrerat båda valen 2014 och medverkar i framtagning av beslutsun-derlag till nytt kommunalförbund för arkivfrågor i Kronoberg och Blekinge.
Ytterligare en kundundersökning ställd till chefer i organisationen visar att man i stort är nöjd med det stöd man får av personalenheten. Personalhandboken har omarbetats och en servicedesk för lönefrågor har inrättats.
Kommunikationsenheten har producerat och tryckt en ny presentationsbroschyr om Älmhult
”Hemma”, tagit fram en intranätstrategi, börjat producera film för webben samt infört pressforum på webben. Det största arbetet med Leaderprojektet ”Förstudie besökscentrum” är genomfört och en ny turistwebb – visitalmhult.se - har lanserats. Ny televäxel har installerats.
Måluppfyllelse
Målupp-fyllelse* Övergripande mål* Målupp-fyllelse* Verksamhetsmål Analys/åtgärds-beskrivning
En attraktiv kommun för invånare och besökare utifrån ett långsik-tigt arbete med fokus på strate-giska frågor för hela koncernen.
Befolkningen ökade med 90 personer till halvårsskiftet
Jämfört med mätningen 2010 är det en liten försämring (SCB Nöjd regionindex )
Ökad kunskap och dialog kring den kommunala verksamhetenI SCB: studie KiKK 2013 mäts hur väl kommunen gör det möjligt för invånarna att vara delaktiga. Riksgenomsnittet är 50 %. Älmhults kommun ligger
på 65 %.
I SKL:s studie ”Information till alla” 2013 utvärderas kommu-ners webbplatser. När det gäl-ler parametern öppenhet och påverkan ligger riksgenomsnit-tet på 65 %. Älmhults kommuns
värde är 80 %.
Kommunen ligger väl till men behöver komma igång med utveckling av e-tjänster för att
ligga bra till framöver.
Sämre än föregående mätning för att få svar på en enkel e-postfråga. Bättre än föregående
mätning avseende kontakt med handläggare via telefon.
(Ser-vice undersökning)
Service undersökningen visar att bemötandet ligger på samma nivå jämfört med
före-gående mätning. Den ligger under riksmedel.
Sveriges medelindex är 59.
Älmhults kommuns index är strax under medel – 58.
Kom-munen strävar att ligga över medelnivå. (SCB NMI)
Målupp-fyllelse* Övergripande mål*
Målupp-fyllelse* expan-dera och nya företag att etablera sig.
Ett bättre nä-ringslivsklimat”Ranking”:Sv Näringsliv 125 (-19), Nyföretagande 115 (+117), Nyföretag-samma 43 (-6)
=>
En säker och trygg kom-mun och verksamhet, med god beredskap och säkerhet utifrån ett en enklare vardag för privatpersoner och före-tag. En smartare och öppnare förvaltning stöd-jer innovation och delak-tighet samt ger högre kvalitet och service.
=>
En enklare var-dag för
medbor-gare och företag Målet kommer inte att nås fullt ut för-rän 2015
Kommunens verk-samheter erbjuds en näringsriktig kost med en hög andel ekologiska,
Efter augusti är inköpen av ekologiska livsmedel 38%.
Förvaltar kapital på ett betryggande kommunens sätt samt sprider kunskap och förståelse förPåbörjades redan under 2013
En väl fungerande
Positivt resultat av kundundersökning
Tillgång till rätt kompetens i organisationenSvårigheter med att rekrytera vissa kompetenser finns. Problemen är inte typiska för Älmhult utan ett nationellt problem. Arbete med särskilda löne-satsningar, information kring yrkena, medverkan på mässor etc. pågår.
Förenkla detpersonaladmi-nistrativa arbetet
Under våren fortsatte implementering-en av nya löneprocessimplementering-en.
Personalhandboken har omarbetats.
Ökat stöd till chefer som sällan rekry-terar. Förenkling av handläggning
Verksamhetens resultat
Förvaltningen prognostiserar ett nollresultat, d.v.s. ingen avvikelse från budget.
-400 -300 -200 -100 0 100 200 300 400
tkr
Prognos avvikelse mot årsbudget, tkr
UTFALL PROGNOS
Driftsredovisning, tkr Budget Utfall Avvik % Budget Prognos Avvik
jan-augusti jan-augusti 2014 Utfall
Intäkter -8 792 -8 770 -22 100% -13 187 -13 187 0
Kostnader 43 119 41 632 1 487 97% 64 766 64 766 0
Resultat 34 327 32 862 1 465 96% 51 579 51 579 0
Kommunchef 12 932 12 180 751 94% 19 354 19 054 300
Kansli 4 576 4 762 -186 104% 7 090 7 390 -300
Ekonomienhet 4 291 4 060 231 95% 6 439 6 439 0
Personalenhet 8 386 7 731 655 92% 12 524 12 524 0
Kommunikationsenhet 2 702 2 523 178 93% 4 030 4 030 0
IT-enhet 1 441 1 606 -165 111% 2 142 2 142 0
TOTALT 34 327 32 862 1 465 96% 51 579 51 579 0
Specifikation av drift
Personalkostnad 20 355 20 413 -58 100% 30 533 30 533 0
Antal årsarbetare 60 56 4
Kapitaltjänstkostnad 1 948 700 1 248 36% 2 922 2 922 0
Investeringar, tkr 1 405 1 384 21 98% 2 018 2 108 -90
Jämförelse mellan delårsbokslut och prognos
Personalenheten uppvisar efter augusti en positiv avvikelse, men har en prognos för helåret på +-0. Enheten haft en viss underbemanning under våren och under hösten har man stärkt upp för att genomföra ”Må bra mässan” på ett bra sätt. Utbildning och föreläsningar är inte jämt fördelat un-der året utan genomförs i större omfattning unun-der hösten. Kostnaun-der för rehabilitering har unun-der 2014 varit lägre än de senaste åren. Personalutskottet har också en viss beredskap för ökade kostnader under hösten.
IT räknar med ett nollresultat för år 2014. Resultatet per den 31/8-2014 visar på ett högt intäktsö-verskott men det beror på en del intäkter inte har periodiserats.
Hittills ligger kommunikationsenheten i balans med budget. Kostnaderna kan dock komma att öka kommande halvår i relation till budget om enheten vill komma igång med varumärkesarbetet; till exempel, marknadsföringsmaterial (bilder, grafisk form etc) behöver tas fram.
Personal
Temporär utökning med 1,0 årsarbetare p.g.a. projekt för införande av nytt ärende- och doku-menthanteringssystem. Ska finansieras inom projektram.
Budget Utfall Prognos
augusti helår
2014 2014 2014
E-tjänster 66 66 66
Kommunikation/säkerhet 300 0 300
Metakatalog 422 0 422
Bredbandssatsning 30 30 30
Externwebb 38 38 38
Ärende- och dokumenthantering 35 35 35
Internwebb 121 121 121
Konst, Linnesal 400 400 400
Beslutstöd 536 534 536
Järnvägsövergång stråkanalys 160 160 160
0
Totalt 2 108 1 384 2 108
Investeringar
2014 investerar IT-enheten i ny brandväggsfunktionalitet. Kraven och mängden skadlig kod ökar varje år. Användningen av internet har ökat och förändrats. Ny funktionalitet medför ökade möj-ligheter att hålla IT-system säkrare mot hot och skadlig kod.
KLF har påbörjat de investeringar i beslutsstöd och ”Medborgaren i Fokus” som man fått driftme-del för i budgeten. För att finansiera samtliga investeringar har anslag på 1 376 tkr preliminärt erhållits från internbanken.
Nyckeltal
Bokslut Budget Prognos Prognos mars augusti
2013 2014 2014 2014
Personalkostnad andel av bruttokostnad % 49 47 47 47
Antal besökare i turistinformationen 3 400 2 000 2 000 3500 Antal utbetalade löner i kommunen 22 250 22 500 22 000 22 980
Antal ärenden i IT-supporten 4 400 1 700 1 800 6 000
Andel skannade fakturor, % 55 60 54 51
Kostnad för kollektivtrafik/invånare, kr 506 560 570 580
Framtid
Fortsatt arbete med insatser som relateras till och följer av den strategiska utvecklingsplanen, t.ex. översiktsplanen, EPA-analysen, värdegrundsarbete och varumärkesarbete. Även arbetet med att hålla en hög planberedskap och understödja ett fortsatt bostadsbyggande med fler exter-na aktörer kommer att intensifieras och prioriteras. Ansökan om fiexter-nansiellt stöd från EU för plane-rade utvecklingsinsatser inlämnas när EPA-analysen är klar.
Fortsatt arbete med utveckling av platsvarumärket. En ny kommunikationspolicy och marknadsfö-ringsplan utarbetas. Arbetet måste igång under hösten och medel måste tillföras för framtagande av varumärkesplattform, fotografjobb och grafisk formgivning. För att klara utmaningarna inom kommunikationsområdet behöver ytterligare en person anställas.
Fortsatt utveckling av vår bolagsstyrning och hur Elmen AB används. Terminalbolaget kommer att förändra sin ägandestruktur och verksamheten i bolaget utvecklas vidare.
Arbetet med effektivisering av verksamheten måste fortsätta. ”Gasa och bromsa samtidigt” får inte bara bli ett betydelselöst begrepp utan ska stå för genomtänkta och strategiska satsningar samtidigt som verksamheten effektiviseras.
Utredning av näringslivsorganisationen Växande Älmhult måste slutföras och centrumhandlen måste stärkas.
Försöket med sjuk och friskanmälan via företagshälsovården som genomförs på socialförvalt-ningen kommer att utvärderas under hösten.
Förenkling av rekryteringsprocessen pågår. Tidigare handläggningsrutiner har upphävts och en ny process kommer att utarbetas.
Rekrytering av en studentmedarbetare som ska jobba med ett jämställdhetsprojekt pågår. Det ska göras en kartläggning av om det finns organisatoriska faktorer som påverkar jämställdhet.
Kommunen har också anslutit sig till ”Jämställdhetskartan” som kommer att ligga på vår web och ge signaler om hur jämställt det är i Älmhult i olika avseenden.
Beslutsstödssystem, dokument- och ärendehanteringssystem och inköpssystem implementeras.
Rutiner, arbetssätt, organisation och processer för nämndsadministrationen ses över som ett led i införandet av nytt dokument- och ärendehanteringssystem.
Antalet tjänster för medborgare och företag utökas. Målet är att få ett stort antal smarta e-tjänster som ger en kvalitativ höjning och ökad effektivitet för såväl medborgare som den
kom-munala organisationen. En ny IT-strategi utarbetas för 2015-2019. Gemensamma verksamhets-system i länet skall börja driftsättas under 2015. Gemensam drift av dessa verksamhets-system kan bli aktuellt i någon eller några av länets kommuner. Molntjänster börjar bli kostnadseffektiva och förvaltning-en gör förvaltning-en kartläggning huruvida dförvaltning-enna driftsform är aktuell för Älmhults Kommun. Ett stort arbete med att byta IT-plattform kommer förmodligen att slutföras under år 2015. Arbetet med att auto-matisera IT-beställningar såsom produkter och behörigheter påbörjas
Ett nytt intranät ska utvecklas och driftsättas.
Kommunens egen webbplats behöver en omfattande uppgradering under nästa år. I samband med varumärkesarbetet behöver vi också uppgradera vår egen webbplats. Sist det gjordes låg kostnaden på ca 600 tkr och togs från IT-enhetens utvecklingsmedel. Minst 500 tkr behövs för att göra nästa uppgradering.
Under hösten kommer beslut att arbetas fram för ingående i nytt kommunalförbund för arkivfrågor och det nya förbundet kommer att starta upp 2015.
En bilpool kommer att lanseras under hösten/vintern, lokalvårdsorganisationen ses över liksom organisationen för ekonomi, arbetsmarknad och nämndservice.