NÄMNDS- OCH BOLAGSREDOVISNINGAR POLITISK ORGANISATION
KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNING
Verksamhetsbeskrivning
Kommunledningsförvaltningen (KLF) är kommunens lednings- och samordningsfunktion. Verksamhet-en organiseras i sex Verksamhet-enheter för: kansli, kommunikation-, ekonomi, personal, IT och kost. Förvaltning-ens arbetsuppgifter är bland annat kommungemFörvaltning-ensam styrning, ledning och samordning, ansvar för kommunstyrelsens och kommunfullmäktiges ärendehantering, övergripande planering, näringslivsfrå-gor, säkerhets- och beredskapsfrånäringslivsfrå-gor, budget och årsredovisning, arbetsgivaransvar för kommunens anställda, marknadsföring och information, IT-kommunikation samt kost- och måltidsservice.
Väsentliga händelser
Ny kommunchef har rekryterats och påbörjade sin anställning i mitten av maj. Beslut har fat-tats om ny järnvägsövergång. Placering kommer att vara norr om stationen och beräknas stå färdig sommaren 2015. En djuplodande befolkningsprognos har genomförts och ett om-världsbevakningsarbete har påbörjats som underlag och utgångspunkt för en ny Strategisk utvecklingsplan för Älmhults kommun och kommande översiktsplanearbete. Ett nytt
styrdo-Utfall Budget Utfall Avvikelse Bokslut Budget Prognos
augusti augusti augusti augusti helår
Netto, tkr 2012 2013 2013 2013 2012 2013* 2013 tkr %
näringslivsbefrämjande åtgärder 268 307 365 -59 389 460 490 -30 -6,5%
kollektivtrafik 4 421 5 469 5 197 272 6 610 8 203 7 903 300 3,7%
administration, kanslienheten 5 990 6 804 6 516 289 8 728 10 173 10 143 30 0,3%
beredskap och säkerhet -474 1 186 -185 2 660 0 0 0
utbyggnad bredband 295 1 46 -45 64
överförmyndare 254 509 717 -208 763 762 912 -150 -19,7%
Totalt kanslienheten 10 754 13 091 13 026 64 19 214 19 598 19 448 150 0,8%
marknadsföring 137 239 90 150 232 359 360 -1 -0,3%
turism 712 661 659 3 1 319 990 955 35 3,5%
administration kommunikationsenheten 2 218 2 072 1 933 139 3 711 3 094 3 128 -34 -1,1%
Totalt kommunikationsenheten 3 067 2 973 2 681 292 5 262 4 443 4 443 0 0,0%
administration ekonomi 4 089 4 434 4 160 275 6 256 6 618 6 618 0 0,0%
kommunförsäkring 520 133 -174 307 -21 200 200 0 0,0%
Totalt ekonomienheten 4 609 4 568 3 986 581 6 235 6 818 6 818 0 0,0%
arbetsmarknadsåtgärder 1 392 1 198 1 163 35 1 754 1 781 1 781 0 0,0%
fackligt arbete 728 786 940 -154 1 171 1 174 1 174 0 0,0%
administrativ personal 4 828 4 824 4 702 122 7 213 7 303 7 303 0 0,0%
utbildning, hälsa och information 726 844 316 528 1 148 1 266 916 350 27,6%
personalbefrämjande åtgärder 516 1 000 800 200 746 1 500 1 500 0 0,0%
Totalt personalenheten 8 190 8 652 7 922 730 12 032 13 024 12 674 350 2,7%
IT-enheten 1 317 1 620 724 896 2 098 2 410 2 210 200 8,3%
Kostenheten 15 446 16 405 15 812 594 24 443 24 486 24 686 -200 -0,8%
TOTALT, DRIFT 43 383 47 308 44 151 3 158 69 284 70 779 70 279 500 0,7%
varav intäkter 19 832 18 874 18 300 -574 28 683 28 309 28 643 334 1,2%
varav kostnader 63 215 66 182 62 451 3 731 97 967 99 088 98 922 166 0,2%
Specifikation av drift
Personalkostnad 32 162 33 842 32 886 956 47 654 50 480 50 480 0 0,0%
Antal årsarbetare 100 108 108 0
Kapitaltjänstkostnader 1 505 1 025 707 318 2 255 1 536 2 773 -1 237 -80,5%
INVESTERINGAR 148 1 360 670 1 077 1 377 -300 -27,9%
*inkluvise tilläggsbudgetering etc
Avvikelse 2013
Ekonomienheten har tillsammans med övriga kommuner i länet under året deltagit i projektet för upphandling av nytt ekonomisystem. Även det tidigare projektet kring beslutsstöd för verksamheten har lyfts upp och kommer att göra en omstart. En översyn av ekonomistyrnin-gen i kommunen pågår som en del i utformninekonomistyrnin-gen av en ny styrprocess. I detta ingår även att tydliggöra reglerna för investeringar och hur upphandlingar ska göras. Ett internt inköpsnät-verk kommer att formeras under hösten. Arbetet med att anpassa kommunens kodplan till den senaste standarden pågår och ska börja gälla ifrån årsskiftet.
En intern kundundersökning som genomfördes i början av året avseende personalenhetens service till kommunens chefer visade att tillgänglighet och bemötande kan förbättras. I sam-verkan med fackliga företrädare har tydligare lönekriterier och en lönecykel som tydliggör löneprocessen tagits fram. Under årets löneöversyn gjordes, som ett led i att rätta till struktu-rella löneskillnader, extra satsningar inom vissa arbetsgrupper. Kostnaden för dessa sats-ningar belastar respektive förvaltnings budget. Ett nytt flextidsavtal för all administrativ och arbetsledande personal har förhandlats fram. Nytt trainéeprogram har upphandlats gemen-samt med övriga kommuner i länet. Personalenheten har dessutom deltagit i förarbete kring gemensam upphandling av personalsystem. På grund av stort intresse för arbetsmiljöfrå-gorna från chefer och skyddsombud genomfördes en extrainsatt BAM-utbildning (Bättre ar-betsmiljö) under våren.
IT-enheten är mitt uppe i ett arbete som syftar till att övergå från att vara teknikleverantör till att bli tjänsteleverantör. IT-enhetens personal har utbildat sig inom ITIL (Information Technology Infrastructure Library) och certifierats för att säkra ett nytt arbetssätt. Processerna för incident- och förändringshantering i IT-servicedesken har omarbetats. När förändringsarbetet är klart skall alla tjänster som levereras ha en koppling mot ett så kallat SLA. (Service nivå överens-kommelse). Koppling och automatisk hantering av personkonton i den nationella så kallade HSA-katalogen för administration av hälso- och sjukvårdens personal kommer att slutföras i december. En ny ekonomisk modell är under framtagande för att ytterligare förstärka enhet-en som tjänsteleverantör samt att få enhet-en rättvis fördelning av kostnader inom koncernenhet-en.
Projektet Medborgaren i Fokus har under året haft den externa webbplatsen www.almhult.se i fokus. Webben är numera omgjord och har fått ett modernt gränssnitt, en ny grafisk form och är numera responsiv, d.v.s. att den anpassar sig efter webbläsarfönster (dator, mobil eller läsplatta). Kommunikationsenheten har tagit fram rutiner och redskap för att få bra webbstatistik så att man kan mäta och följa hur informationen på webbplatsen används, an-talet besökare et cetera. En webbenkät har genomförts i syfte att få reda på vad besökarna tycker om webbplatsen. En organisation har skapats för kommunens arbete med webben och ett 30-tal medarbetare har utbildats. För att stärka intranätet som kommunikationskanal läggs nu nyheter och veckobrev endast ut på intranätet. Kommunikationsenheten har med-verkat i planering och genomförande av Företagargalan i januari och Familjefestivalen i au-gusti. Ett 30-tal personer i organisationen har utbildats internt i ”Möten med medier”, innefat-tande såväl teori som praktisk träning vad gäller möten med medier. Kommunen har sökt och fått pengar för ett turistutvecklingsprojekt inom leader Linné och en projektledare har an-ställts.
Kostenheten har ökat andelen ekologiska livsmedel till 33 %. Ett avtal har slutits med Skärs-hults gård gällande leverans av lokalt nötkött. Haganäskäkets intraprenad har avslutats 30 juni och ingår numera i kostenheten.
Måluppfyllelse
Mål- Övergripande mål Mål- Verksamhetsmål
Kommentarer/ åtgärdsbe-skrivning
uppfyllelse* uppfyllelse*
☺
En attraktiv kommun för invånare och besökare utifrån ett långsiktigt arbete med fokus på strategiska frågor för
hela koncernen.
☺
Möjliggöra för fortsatt bostadsbyggande
Haganäsområdet är detalj-planerat. Byggnation av i kvarteret Olivia. Byggnation av lägenheter på Oxtorget har inletts.
☺
Bra näringslivsklimat och goda möjlig-heter för befintliga företag att expan-dera och nya företag att etablera sig.
☺
Utarbeta en handlings-/åtgärdsplan utifrån nä-ringslivspolicyn tillsam-mans med Växande Älmhult
Näringslivspolicyn är antagen under våren av kommunfull-mäktige.
#
IT-utvecklad kommun ger en enklare vardag för privatpersoner och företag.
En smartare och öppnare förvaltning stödjer innovation och delaktighet samt
ger högre kvaltiet och service
#
Implementerade IT-system för att uppnå det övergripande målet
Vi har ökat antalet ärenden eftersom andelen ärenden ökat pga av vi tagit på oss att vara servicedesk åt fler en-heter.
☺
Kommunens verksamheter erbjuder en näringsriktig kost med en hög andel ekologiska, kravmärkta, rättvisemärkta
och klimatsmarta råvaror
☺
Minst 25 % ekologiska inköp enligt nationellt mål, önskvärt med minst 30 %.
Det ekologiska målet är mått, nuvarande nivå är på 33%
☺
Förvaltar kommunens kapital på ett betryggande sätt samt sprider kunskap och förståelse för kommunens ekonomi
och upphandlingsprocess.
☺
Öka andelen elektroniska Svefakturor
Andelen elektroniska svefak-turor har sedan årskiftet ökat med 3 % till 33% av samtliga fakturor
☺
Påbörja att införa elektroniska anbud där möjlighet finns
"
En väl fungerande arbetsgivarpolitik där förvaltningar och enheter erhåller efterfrågat stöd och andra insatser
"
Personalenheten funge-rar som ett stöd åt che-ferna
Schemautbildning för chefer-na har genomförts. Utifrån svaren i kundenkäten ska personalenheten utveckla stödet till cheferna.
☺
Tillgång till rätt kompe-tens i organisationen
Kompetensregister för lärar-personal. Utkast till en kom-petensförsörjningsplan har tagits fram.
*anges genom ej uppfyllt # , delvis uppfyllt " eller uppfyllt ☺
Kansli beräknar få ett överskott på 150 tkr. Detta kan härledas till ett överskott gällande kostnader för kollektivtrafik. Kostnader för Krösatåg har inte ökat i den omfattning som tidi-gare antagits. Budgeten för kollektivtrafik beräknas vara i balans 2014. Ovanstående över-skott förutsätter att kommunstyrelsen beviljar en förstärkning till central planeringsverksam-het.
Ekonomi uppvisar efter augusti en positiv avvikelse, men har en prognos för helåret på +-0.
Skillnaden i utfall och prognos beror på ej periodiserade intäkter avseende kommunförsäk-ringen. Enheten har fått minskat arvode avseende administration av Industrifastigheter AB men kan hantera detta inom budget.
Personal utfall i delårsbokslutet ger ett överskott på 730 tkr, prognosen beräknas bli ett överskott på totalt 350 tkr. Huvudsakligen beroende på att under hösten kommer ytterligare kostnader för UGL-utbildning för cheferna. Dessutom kommer en utbildningssatsning inom jämställdhet och likabehandling. Verksamhet fackligt arbete uppvisar ett minus på 154 tkr efter augusti men beräknar ett nollresultat för helåret. Avvikelsen kan delvis bero på att begä-ran om ersättning för fackligt arbete för 2012 inkommit sent.
Kommunikation uppvisar efter augusti en större positiv avvikelse, men har en prognos för helåret på +-0.Under hösten kommer ett marknadsföringsmaterial och en turistbroschyr att tryckas. Dessutom kommer kostnader förknippade med den fortsatta webbutvecklingen och en del ytterligare kostnader för utbildningsinsatser (inom webb och kommunikation) att krä-vas.
IT räknar trots ett stort överskott i periodiserat resultat bara med ett litet överskott på 200 tkr för helåret. Det beror på att kapitaltjänsten är lägre än 2012 samt att intäkterna ökat. Ett orosmoln är kommunikationskostnader för internhyra av fiber från Industribolaget. Här kan det bli en extrakostnad på 250 tkr.
Kost beräknar få ett underskott på 200 tkr trots ett 594 tkr överskott i delårsresultatet. Det beror främst på löneökningar på 500 tkr och intäktstapp på 300 tkr för pedagogiska måltider.
Investeringar
Ny plattform för www.almhult.se. Utökad server -och lagringsmiljö med ny kapacitet för att möta nya krav i samband med programmet Medborgaren i Fokus. Samt påbörjad konstnärlig utsmyckning av Linnésalen totalt kommer årets investeringar att överskrida budget med 300 tkr.
Nyckeltal
Bokslut Budget Prognos Prognos mars augusti
2012 2013 2013 2013
Personalkostnadernas andel av brut-tokostnaderna %
49 47 47
Antal besökare i turistinformation 2 400 2 000 3 000 3 100
Antal utbetalade löner i kommunen 22 179 22 500 22 500
Antal ärenden i IT-supporten 4 200 5 000 5 000 5 000
Andel skannade fakturor, % 63 60 49 57
Kostnad för kollektivtrafik/invån, kr 423 460 522 549
Nyckeltal för IT-enheten är ”Minskade ärenden i IT-supporten.” Det har inte uppnåtts på grund av att flera avdelningar inom koncernen använder sig av enhetens verktyg samt att enheten har fler ärendetyper och automatiska registringar av IT-incidenter från IT-systemen.
Prognosen är antalet ärenden vid slutet av året kommer att vara cirka 5 000 stycken baserat på hela året.
Framtid
Vissa justeringar inom kommunledningsförvaltningens organisation planeras. Bland annat kommer näringslivsfunktionen och den övergripande planeringen att knytas närmare kom-munchefen. Kost och Måltidsservice har blivit en enhet då intraprenaden Haganäskäket har upphört. Kommunens koncernstruktur kan och bör vidareförädlas. Ett bredbandsbolag skall bildas och kommunen bör överväga införande av internbank och en aktivare hantering av koncernbidrag avseende hela koncernen. I början av 2014 kommer ett förslag att presente-ras till ny organisation för hantering av arbetsmarknadsfrågor. Förvaltningen planerar att på-börja en översyn av organiseringen av interna servicefunktioner under 2014. Det utveckl-ingsarbete för kommunens ledningsgrupp som startade i somras beräknas pågå även under 2014.
Översynen av styrdokument fortsätter. Kommunledningsförvaltningen kommer att lägga ett förslag till reviderat styrsystem för kommunen som tydliggör de viktiga utvecklingsfrågorna och politikens prioriteringar och ger en tydlig röd tråd från de mest övergripande målen till varje förvaltnings konkreta handlingsplan. Förslaget kommer bland annat att innebära att fullmäktige lägger fast en ”Strategisk utvecklingsplan för Älmhults kommun” med bäring på hela den kommande mandatperioden, en något reviderad målstruktur med fokus på de frå-gor som skall prioriteras, en något reviderad budgetprocess samt reviderade reglementen och delegationsordningar för styrelsen och nämnderna. Den strategiska utvecklingsplanen är utgångspunkten för respektive årsbudget under mandatperioden och också styrande för kommande Översiktsplan och andra tunga styrdokument.
Översiktsplanearbetet har nu äntligen kommit igång och målsättningen är att den nya planen skall kunna antas under våren 2015.
Som ett led i projektet ”Medborgaren i fokus” pågår arbetet med att upphandla ett nytt doku-ment- och ärendehanteringssystem. Ett nytt system beräknas kunna vara på plats under vå-ren 2014. Projektet fullföljs sedan med kommande etapper som innefattar ny politikerplatt-form, externa e-tjänster samt utredning om införande av ”kundtjänst”.
Kommunledningsförvaltningen har för avsikt att dra igång ett arbete med att fastlägga och förankra en gemensam värdegrund för kommunförvaltningen i syfte att skapa ett gemensamt
”rättesnöre” för förhållningssättet inom organisationen och i kundbemötandet.
För att understödja kommunens chefer och stödja ett effektivt beslutsfattande i kommunor-ganisationen kommer ekonomienheten tillsammans med personalenheten att påbörja infö-randet av ett beslutsstödssystem för chefer under 2014. Ekonomienheten kommer även att fortsätta förbereda en upphandling av nytt ekonomisystem tillsammans med övriga kommu-ner i länet. Införandet av ett nytt styrsystem i kommunen innebär en tydligare ekonomistyr-ning vilket innebär behov av information och förtydliganden kring detta. Ett internt inköpsnät-verk kommer att formeras och bland annat förbättra kommunens upphandlingsplanering och avtalstrohet med mera.
Utifrån kundundersökningen som gjorts bland kommunens chefer skall personalenheten ar-beta för att öka tillgängligheten. Som ytterligare hjälpmedel ska personalhandboken göras mer tillgänglig. De nyframtagna lönekriterierna ska implementeras ute i verksamheterna inför löneöversyn 2014. Upphandling av medarbetarenkät genomfördes under sommaren.
Samt-Arbetet med att förädla den nya externwebben avseende innehållsfrågor fortgår bland annat genom att arbeta med fokusgrupper och användartester. Kommunikationsenheten arbetar också på att tillämpa ett mer sammanhållet redaktionellt arbete där intern och extern kom-munikation samordnas vad avser såväl tryckt information som digital dito. Med hjälp av två studenter skall kommunikationsenheten utreda och utvärdera kommunens intranät med fo-kus på användning, behov och nöjdhet. En ny turist-/besökarwebb kommer att färdigställas.
IT-enheten kommer under 2014 och framåt att satsa på att bygga ut antalet e-tjänster för medborgare och företag i syfte att underlätta för dessa grupper att kommunicera med Älm-hults kommun. Målet är att få ett stort antal smarta e-tjänster som ger en kvalitativ höjning och ökad effektivitet för såväl medborgare som den kommunala organisationen. Den nya ekonomiska modellen för fördelning av IT-kostnader ger verksamheten en bättre inblick i vad
”IT” kostar samt ger en rättvisare fördelning av kostnader kopplade till de IT-tjänster som levererars. Verksamheten ställer hela tiden allt högre krav på IT-enheten. Volymerna ökar fortlöpande och det ställs allt högre krav på ny kompetens inom enheten. För att lösa den ständiga konsumtionshöjningen inom IT fokuserar KLF på samverkan inom länet. En ny IT-strategi kommer att utarbetas för 2015-2019
En ny kostpolicy har antagits och skall implementeras. Bland annat innefattar den en strävan att öka andelen ekologiska livsmedel till 50 %. Kostenheten har en förhoppning om att kunna ansluta sig till Växjö kommuns varudistribution. Personalomsättning via pensionsavgångar ger möjligheter till kompetenshöjning inom enheten genom ökade krav på adekvat utbildning.