Verksamhetsbeskrivning
Kommunledningsförvaltningen (KLF) är kommunens lednings- och samordningsfunktion.
Verksamheten organiseras i fem enheter: kanslienheten, kommunikationsenheten, ekonomi-enheten, personalekonomi-enheten, IT - enheten och kostenheten samt en intraprenad inom kost-verksamheten.
Förvaltningens arbetsuppgifter är bland annat ansvar för protokoll för kommunstyrelse och kommunfullmäktige, övergripande planering, säkerhets- och beredskapsfrågor, budget och årsredovisning, arbetsgivaransvar för kommunens anställda, marknadsföring och informat-ion, IT-kommunikation samt kost- och måltidsservice.
Väsentliga händelser
En delvis ny struktur på kommunledningsförvaltningen har arbetats fram. En intraprenad har omvandlats till en kostenhet. En kanslienhet har bildats och informationsenheten har om-vandlats till en kommunikationsenhet. Det har rekryterats nya chefer till kanslienheten och kommunikationsenheten, personalenheten och ett rekryteringsförfarande har inletts för att hitta en ny ekonomichef.
Utfall Budget Utfall Avvik- Bokslut Budget Prognos
augusti augusti augusti else helår
Netto, tkr 2011 2012 2012 aug-12 2011 2012* 2012 tkr %
TOTALT, DRIFT 41 191 46 695 43 383 3 312 64 704 69 486 68 852 634 0,9%
varav intäkter 20 328 18 446 19 832 1 387 29 646 27 666 27 491 -175 -0,6%
varav kostnader 61 519 65 141 63 215 1 925 94 350 97 152 96 343 809 0,8%
Totalt kanslienheten 10 674 13 127 10 754 2 373 15 638 19 658 18 050 1 608 8,2%
-därav näringslivsbefrämjande åtgärder 12 307 267 39 240 460 346 114 24,8%
-därav kollektivtrafik 4 475 4 502 4 421 81 5 457 6 753 5 600 1 153 17,1%
-därav administration, kanslienheten 5 680 6 411 5 990 421 7 986 8 844 8 504 340 3,8%
-därav bredband och säkerhet 199 0 -474 474 1 189 -2 -2 0 -17,6%
-därav överförmyndare 309 254 767 744 744 0 0,0%
Totalt kommunikationsenheten 3 023 3 522 3 067 455 5 060 5 249 5 249 0 0,0%
-därav marknadsföring 583 248 137 111 382 371 371 0 0,1%
-därav turism 2 440 779 712 67 1 162 1 157 1 157 0 0,0%
-därav administration kommunikationsenheten 0 2 496 2 218 278 3 516 3 721 3 721 0 0,0%
Totalt ekonomienheten 4 080 4 384 4 610 -225 6 482 6 545 6 968 -423 -6,5%
-därav administration ekonomi 3 911 4 295 4 089 206 6 235 6 411 6 448 -37 -0,6%
-därav kommunförsäkring 169 89 520 -431 248 134 520 -386 -288,1%
Totalt personalenheten 7 402 8 420 8 190 231 11 537 12 302 12 302 0 0,0%
-därav arbetsmarknadsåtgärder 1 691 1 036 1 392 -355 1 760 1 281 1 734 -453 -35,3%
-därav fackligt arbete 672 803 728 75 1 057 1 198 1 100 98 8,2%
-därav administrativ personal 4 826 4 734 4 828 -94 7 313 7 052 7 317 -265 -3,8%
-därav utb., hälsa och information 362 764 726 38 1 125 1 146 1 040 106 9,3%
-därav personalbef. åtgärder -148 1 083 516 567 283 1 624 1 111 513 31,6%
IT-enheten 1 261 1 379 1 318 61 2 028 2 058 2 158 -100 -4,9%
Kosten 15 935 17 242 15 446 1 796 23 958 23 675 24 125 -450 -1,9%
-därav kostenheten 12 802 13 480 13 150 331 20 927 20 109 20 494 -385 -1,9%
-därav intraprenad Haganäs kök 1 872 2 383 2 297 87 3 031 3 566 3 631 -65
Specifikation av drift
Personalkostnad 30 754 32 081 32 162 -81 45 591 47 584 48 125 -541 -1,1%
Antal årsarbetare 106 105 108 -3
Kapitaltjänstkostnader 1 369 2 773 1 505 1 268 2 660 4 159 1 795 2 364 56,8%
INVESTERINGAR 6 777 469 10 581 647 647 0 0,0%
*inkluvise tilläggsbudgetering etc
Avvikelse 2012
En energi- och klimatstrategi har antagits av kommunfullmäktige. 150- årsjubileum för järn-vägens tillkomst i Älmhult i samband med Älmhultsdagarna. Ett projekt - Medborgaren i fokus - som tar avstamp i strategi för eSamhället har inletts med en förstudie om ärende- och do-kumenthantering i kommunen.
Personalenheten har påbörjat arbetet med att göra en kompetensinventering och köpte med anledning av detta in en kompetensmodul i början av 2012. Målet är att samtliga medarbeta-res kompetens ska föras in i kompetensmodulen. Kommunen har deltagit i ett projekt, Håll-bar Rehab, som bygger på teambaserad rehabilitering. Projektet avslutades 31 maj och slut-rapporten från AFA Försäkring ska vara klar 2014. Upphandling av utbildningen UGL har påbörjats som en fortsatt satsning på Det goda ledarskapet. 209 ungdomar har under som-maren varit anställda som feriearbetare. Av dessa ungdomar var det 15 som deltog i entre-prenörsutbildningen på Haganässkolan.
Ekonomienheten har under perioden haft en del personalomsättning då två medarbetare med lång anställningstid slutat under sommaren. En av tjänsterna har omvandlats till en ny tjänst som biträdande ekonomichef med fokus på redovisning och finansieringsfrågor. Rekry-tering av ny ekonomichef pågår och kommer avslutas under hösten. Enheten håller på med en genomgång och beskrivning av nuvarande ekonomiprocesser.
Informationsenheten har under perioden ombildats till kommunikationsenheten samtidigt som delar av verksamheten har omstrukturerats. Vissa administrativa delar har ansvarsmässigt flyttats över till kanslienheten och ansvaret för televäxel och reception har ansvarsmässigt flyttats över till IT-enheten. Ett arbete tillsammans med den politiska ledningen har påbörjats kring att ta fram verksamhetsidé och målformuleringar som har bäring på kommunens vision.
Jämförelse mellan delårsbokslut och prognos
Kanslienheten uppvisar efter augusti + 2 373 tkr och en prognos för helåret på 1 608 tkr. Vil-ket i huvudsak beror på att kostnaderna för kollektivtrafiken kommer igång senare än plane-rat, samt att en del tjänster varit vakanta en längre tid under året.
Personalenheten uppvisar efter augusti plus 231 tkr och en prognos för helåret på +-0 kr.
Verksamhet personalenheten uppvisar ett minus på 116 tkr efter augusti men beräknar ett nollresultat för helåret. Avvikelsen beror på ökade kostnader i samband med rekrytering av personalchef. Löner för feriearbetare ligger på 355 tkr minus efter augusti och personalen-heten räknar med ett underskott på ca 390 tkr i sin prognos för hela 2012. Budget 2012 är lagd för ca 100 ferieplatser men efter beslut i KS tillsattes 209 platser.
Ekonomienheten uppvisar efter augusti -225 tkr och en prognos för helåret på -423 tkr vilket i huvudsak förklaras av högre kostnader för kommunförsäkringen samt högre kostnader för annons- och konsultkostnader vid rekrytering av nya medarbetare än budgeterat.
Informations-/kommunikationsenheten uppvisar efter augusti +455 tkr som i huvudsak beror på obemannade tjänster och mindre aktivitet årets första 4-5 månader. Prognos för helåret på +-0 kr.
IT-enhet uppvisar efter augusti +61 tkr och en prognos för helåret på -100 tkr vilket i huvud-sak förklaras av inköp av en Microsoft datacenterlicens till servermiljön.
Kostenheten uppvisar efter augusti +331 tkr och en prognos för helåret på -365 tkr vilket i huvudsak förklaras av att budgeten inte har justeras efter reella förändringar i pris- och löne-utveckling.
Intraprenad Haganäs uppvisar efter augusti +87 tkr och en prognos för helåret på -65 tkr vilket i huvudsak förklaras av att budgeten inte har justeras efter reella förändringar i pris- och löneutveckling.
Måluppfyllelse
Framtid
Kanslienheten kommer framöver att prioritera följande frågor ärende- och dokumenthante-ring, kommunikationer, planeringsfrågor, energibefrämjande åtgärder samt säkerhetsfrågor.
Personalenheten fortsätter arbetet med personal- och kompetensförsörjning bl. a genom att föra in medarbetarnas kompetens i kompetensdatabasen.
Arbetet med det långsiktiga chefutvecklingsprogrammet fortsätter. Cheferna kommer att er-bjudas UGL – utbildning under de kommande åren. Diskussioner pågår ständigt hur cheferna ska få det stöd och utbildning som det finns behov av.
Med anledning av de goda resultaten från projektet Hållbar rehab fortsätter arbetet med teambaserad rehabilitering tillsammans med företagshälsovården, vårdcentralen, Försäk-ringskassan och Arbetsförmedlingen.
Ekonomienheten Arbetet med elektroniska upphandlingar kommer att utvecklas ytterligare och stödet i ekonomiska frågor till förvaltningarna utvecklas. Arbetet med elektroniska attes-ter och fakturor ska fortsätta. Enhetens fokus kommer att öka på ekonomiska uppföljningar och prognoser.
Mål- Övergripande mål Mål- Verksamhetsmål
uppfyllelse* uppfyllelse*
Utveckla PA-processen kring rekrytering och kompetensförsörjning
Kommentarer/
åtgärdsbeskrivning
Utarbeta en policy för näringslivsarbetet
Arbetet slutfört Byggklara tomter finns i Paradiset i etapp 2. Området Kattesjön i Diö blir klart till hösten, västra Böckult och Hökhult projekteras.
Enkät till 71 personer.Totalt svarade 53 personer på enkäten. 83 % känner till att vi har en grafisk profil, 17 % gör det inte.
Möjliggöra för fortsatt bostadsbyggande
Ökad medvetenhet och tillämpning av den grafiska profilen
Antalet ärenden har ökat pga av enheten är servicedesk åt fler enheter.
Minska antal ärende i IT-supporten. Det skall uppnås genom ökad självadministration.
*anges genom ej uppfyllt , delvis uppfyllt eller uppfyllt
Kommunens verksamheter erbjud en näringsriktig kost med en hög andel ekologiska, kravmärkta, rättvisemärkta och klimatsmarta råvaror
Öka andelen ekologiska och kravmärkta råvaror från dagens 25 % till 30
%.
Andelen ekologiska och kravmärkta råvaror ligger under perioden på 32%. Målet är att fortsätta hålla kvar andelen vid 30% året ut.
Kompetensmodul har köpts in där samtliga medarbetares kompetens ska föras in.
Kompetensinventering av Utveckla och genomföra
program för långsiktig chefsutveckling
Under hösten kommer vi att ta emot de första elektronisk anbuden. Därefter kvarstår elektronisk utvärdering.
IT-utvecklad kommun och verksamhet med god beredskap och säkerhet utifrån ett systematiskt och övergripande arbete med IT, beredskaps- och säkerhetsfrågor.
En attraktiv kommun för invånare och besökare utifrån ett långsiktigt arbete med fokus på strategiska frågor för hela koncernen.
Ökad kunskap och dialog kring den kommunala verksamheten utifrån en utvecklad kommunikation gentemot medborgare, medarbetare, politker och besökare.
Bra näringslivsklimat och goda möjligheter för befintliga företag att expandera och nya företag att etablera sig.
En väl fungerande arbetsgivarpolitik där förvaltningar och enheter erhåller efterfrågat stöd och andra insatser Förvaltar kommunens kapital på ett betryggande sätt samt sprider kunskap och förståelse för kommunens ekonomi och upphandlingsprocess.
Ett ständigt pågående arbete.
Under hösten upphandlas UGL-utbildning som ska erbjudas till samtliga chefer de kommande åren.
Påbörja att införa elektroniska anbud där möjligheterna finns
Andel av alla fakturor 29%
vilket är en ökning från 4%.
Antalet svefakturor 5 716 st vilket är en ökning från 795 st.
Öka andelen svefakturor
Kommunikationsenheten kommer att prioritera arbetet med att utveckla, effektivisera, kvali-tetsutveckla kommunikationsverksamheten både internt och externt med fokus på webben.
Turismverksamheten kommer att utredas under 2013. Arbetet med att implementera den grafiska profilen kommer att fortsätta.
IT och telefonienhet kommer utveckla processer som stödjer tjänsteorienterad verksamhet och ett processorienterat arbetssätt införs för att göra IT-verksamheten så effektiv som möj-lig.
Kostenheten kommer anpassa verksamheten till ett nytt köp-säljsystem och fortsätta ett re-dan framgångsrikt arbete med att öka/bibehålla en hög andel av ekologiska och kravmärkta råvaror, och att tillaga mer mat från grunden samt genom att använda sig mer av närodlade färska säsongsgrönsaker.
Intraprenad Haganäs kommer fortsätta visa att det är möjligt att driva en verksamhet själv-ständigt, framgångsrikt och med tydliga kvalitets- och resultatmål.
Bokslut Budget Prognos Prognos april augusti
2011 2012 2012 2012
Personalkostnadernas andel av bruttokostnaderna %
48 47 65 68
Antal besökare i turistinformationen*
1 628 1 500 2 000 2 400
Antal utbetalade löner i kommunen
22 967 22 500 23 000 22 179
Antal ärenden i IT-supporten 1 700 1 700 1 800 4 200
Andel skannade fakturor, % 88 81 85 63
Kostnad för
kollektivtrafik/invånare, kr
350 429 432 358
*från och med 2011 noteras enbart betjänade besök i turistbyrån Nyckeltal