Beslutsfattandet inom organisationen skedde enligt R2 av arbetsförmedlarna själva när det berörde beslut gällande deras sökande, utbildning och anställningsstöd. Till viss del ansåg R2 att medarbetare får fatta beslut gällande interna utbildningar, egna tjänster och arbetsgrupper men att det är chefernas ord som är det avgörande, vilket även R3 talade om. R3 menade att sektionscheferna är arbetsförmedlarnas närmsta chefer och att dessa i sin tur har en chef över sig som är AF södra Västmanlands högsta chef. R2 talade om hur medarbetare får möjligheten att ta del av organisationens målstyrning genom påverkan på budgeten då de får uttrycka sina åsikter om hur mycket pengar som bör satsas på olika aktiviteter. Vidare menade R2 att medarbetare får uttrycka sina åsikter och dela med sig av i vilken riktning de vill styra deras team men att det är cheferna som i slutändan fattar besluten. R3 berättade att det är cheferna som tar fram vad som ska göras medan medarbetarna ska stå för hur, det vill säga tillvägagångssättet. R3 och R4 menade dock att det inte alltid fungerat så bra i praktiken. R4 talade om att Arbetsförmedlingen befinner sig i en väldigt stor förändringsprocess och att det därför tar tid att implementera förändringarna på alla nivåer. R2 betonade att målstyrningen oftast kommer centralt uppifrån då det är regeringen som fattar de stora besluten. R1 upplevde att Arbetsförmedlingens målstyrning delvis är lättillgänglig då informationen om uppdraget och målen är tydlig tack vare att organisationens arbetsförmedlare deltar i hela processen. R3 beskrev medarbetarnas påverkan på målstyrningen i form av framtagandet av verksamhetsplaneringen, som de själva får ta fram och vidareutveckla. Därefter godkänns planeringen på högre nivå. R4 berättade att enligt de nya direktiven ska arbetsförmedlare själva vara med och fatta budgetbeslut. R4 fortsatte med att beskriva att organisationen arbetar med att vända på målstyrningen som i framtiden, i större utsträckning, förväntas komma från personalen på golvet.
R1 ansåg att organisationen arbetar åt samma håll och även om medarbetare får påverka olika beslut, gällande exempelvis budget, kommer besluten enligt R1 alltid att ligga ovanför medarbetarna eftersom Arbetsförmedlingen är en myndighet. R2 talade om hur majoriteten av alla på arbetsplatsen delar en gemensam syn på vad som ska göras men att en liten del av organisationen har svårt att ta till sig förändringar. Enligt R2 var medarbetarna skeptiska till att saker som inte fungerade för 20 år sedan ska fungera nu. Där menade R2 att sådana personer finns på alla arbetsplatser och att det är viktigt att få med sig dem så att det kan bli ett bra resultat i slutändan. R3 menade att alla på kontoret inte är där än, men att det tidvis blivit bättre. R3 ansåg att det på senare tid formats en mer gemensam syn på vad som bör göras och betonade även att det inte längre är någon klyfta mellan avdelningarna. R4 uttryckte att vissa personer på arbetsplatsen arbetar på fel sätt med uppdraget. R4 menade vidare att det finns olika tillvägagångssätt att utföra uppdraget på och att regelverket utnyttjas i varierad grad av arbetsförmedlare. R4 berättade hårdraget att medan den ena utnyttjar regelverket så långt det går för att rädda människor så tänker någon annan på statistiken i första hand. Vidare menade R4 att den här skillnaden i förhållningssättet kan bero på att Arbetsförmedlingen är en stor organisation.
24
INNOVATION, IDÉER OCH RISKTAGANDE
När respondenterna tillfrågades om huruvida de firar när de uppnått sina mål menade R3 att det inte finns något gemensamt firande för hela kontoret utan att firandet sker på de enskilda avdelningarna. Det framkom ur samtliga respondenters svar att det skiljer sig åt mellan avdelningarna om de firar sina uppnådda mål eller ej. En respondent berättade exempelvis att på en av avdelningarna använder sig teamet av en tuta som det tutas i när de lyckats med att få ut en arbetssökande i arbete eller studier. När medarbetaren använder tutan så får denne en applåd och gruppen tjoar tillsammans. Respondenten ifråga menade att det är en motivationshöjande stund. Även de återkommande aktiviteterna skiljer sig åt mellan avdelningarna. R3 menade dock att det finns en vilja och önskan hos personalen om att börja fira uppnådda mål, inklusive de små framgångarna, även om kontoret inte befinner sig där ännu. Alla respondenter berättade om att det är tillåtet att komma med idéer och förbättringsförslag även om det inte finns någon idélåda på arbetsplatsen. R4 talade exempelvis om mötestillfällen och team-‐träffar som bra forum för att ta upp nya idéer och förslag på samt för att nå ut med dessa. Vidare berättade R4 att kontoret planerar att gå över till så kallade sektionsträffar istället för stora arbetsplatsträffar som det har varit tidigare. Detta menade R4 kan bidra till att idéer och förslag lättare kan lyftas fram. R1 berättade också att det finns ett separat team som arbetar med ständig förbättring och med punkterna som tas upp på team-‐träffar och möten. R2 menade att huruvida dessa idéer sedan genomförs eller inte varierar, beroende på om idén eller förslaget riktar sig lokalt eller nationellt, genomförandet sker i större utsträckning på lokal nivå. Vidare menade R2 att om någon har en idé så bör den komma fram så att den kan testas. R4 menade att idéer och förslag ofta tas upp och diskuteras på möten men att beslut kring dem sällan tas vilket leder till att allt rinner ut i sanden. R3 berättade att det finns någonting nytt inom Arbetsförmedlingen kallat “ständiga förbättringar i vardagen” som handlar just om att medarbetarna ska tänka på förbättringar och komma med nya idéer. Vidare menade R3 att det många gånger dock är en fråga om tid för att kunna ägna sig åt just detta. För att kunna ersätta tid för att arbeta med idéerna måste någonting annat prioriteras bort eller läggas åt sidan.
R1 talade om att det är “högt i tak” och att det inte är några problem för medarbetare att uttrycka sina tankar om saker som fungerar mindre bra. Respondenterna var överens om att det finns utrymme för kreativitet på arbetsplatsen och att det ibland till och med är ett rent måste men att det här sker på olika nivåer. R1 menade att så länge medarbetarna håller sig inom de ramar och följer det regelverk som finns samt anpassar sig efter “spelreglerna”, så är det fritt fram att vara kreativ. R1 menade således att medarbetare genom att vara kreativa kan förbättra sitt eget arbete, men också på sikt bidra till att teamets arbete blir bättre. R3 vidhöll däremot inte samma uppfattning kring utrymmet för kreativitet utan menar istället att det inte finns den tid som krävs för att kunna vara kreativ. Samtidigt uttryckte R3 att det läggs stor betydelse vid personlighet och vad som anses som kreativt då den uppfattningen kan skilja sig mellan olika personer. R3 själv sa sig dock ändå försöka tänka nytt och kreativt för att förbättra saker i arbetet. R4 menade att denne saknar tid för att kunna vara kreativ på ett utvecklande sätt och att det nya arbetssättet som kontoret håller på att implementera ger mindre utrymme för detta. Däremot berättade R4 om ett nytt datorsystem som denne hoppas mycket på att få vara med och påverka och vara kreativ inom.
25 Innovation är inte ett begrepp som respondenterna upplevde att Arbetsförmedlingen använder sig av, åtminstone inte utifrån deras egna uppfattningar och inställningar till om vad innovation innebär. R2 ansåg att innovation handlar om att ligga i framkant, vilket denne menar att Arbetsförmedlingen inte gör. R3 menade dock att det förekommer sånt som kan kallas innovation, såsom förnyelse, förbättringar och utveckling, men att begreppet innovation i sig inte används. För R3 innebar innovation någonting nytt som skapar värde och spridning och för R4 handlade det om förbättrande utveckling.
LEDARSKAP OCH INNOVATION I ORGANISATIONER
R3 berättade att det finns en öppenhet och en vilja från ledningen att prova olika arbetssätt men menade att det är lätt att fastna i gamla vanor trots ett aktivt försök att tänka i nytt. R2 menade också att det finns en öppenhet och en frihet i arbetet både gällande risktagande och i att prova nya sätt att lägga upp sitt arbete på. Samtliga respondenter uttryckte att det är bra att medarbetare har friheten att själva styra och planera arbetet. R3 trodde att så länge tiden finns att testa och modifiera sina koncept så kan dessa utvecklas. Däremot menade R3 att det finns ekonomiska restriktioner för de fria ramarna, att så länge det inte kostar någonting så är ledningen mestadels positiv. R4 sa sig uppleva att det mest handlar om kreativitet för att lösa akuta situationer snarare än att det finns tid till att hitta nya vägar för utveckling. R4 menade också att det krävs lugn och ro för att kunna utveckla sina tankar och idéer och menade vidare att det utrymmet i vardagen saknas. Medarbetarna har enligt intervjuerna en viss frihet och möjlighet till att mer eller mindre påverka olika beslut i sitt arbete. Vissa beslut fattar de helt själva och andra beslut tas av ledningen på olika nivåer. R3 berättade vidare att det är meningen att medarbetarna ska vara med och fatta beslut och påverka men uttryckte att det många gånger är otydligt och svårt att veta när och hur om chefen inte frågar specifikt. R4 menade att det är sagt att det är medarbetare som ska bestämma hur saker ska göras medan ledningen står för vad som ska göras, men att detta motstrids eftersom det ändå kommer direktiv från ledningen om hur de ska gå tillväga.
R1 talade om att eftersom Arbetsförmedlingen är en myndighet går rikssäkerheten och att det går rätt till för den sökande först. R2 förklarade vikten av att lagar och regler följs korrekt och att medvetna “misstag” räknas som tjänstefel, men betonar att mindre misstag begår alla. Då gäller det enligt denne att förklara vad som hänt och vad som kan göras för att misstaget inte ska upprepas. R2 markerade att arbetsförmedlare bara är människor och inga robotar. R4 menade dock att chefens reaktion på ett misstag kan se olika ut beroende på vem som begår misstaget. Det finns en bild av att olika krav ställs på olika anställda. När mindre misstag begås menade R1 att cheferna uppmanar medarbetaren i fråga att ta det lugnt och uttrycker att allting går att lösa. Vid osäkerhet kan medarbetaren ta till hjälp från kollegor och från en rådgivnings-‐funktion. Samtidigt menade R3 att om ett allvarligt fel faktiskt begås blir den som begått misstaget informerad om det. R3 uttryckte också att det finns en viss öppenhet för misstag och påstår “Det är nästan värre om du aldrig gör ett misstag, än om du gör ett misstag” och menade att misstag ändå visar på att det finns en vilja att försöka.
26
ORGANISATIONSFÖRÄNDRINGAR OCH KOMMUNIKATION
Enligt R1 får medarbetarna möjlighet att delta i planeringsarbetet om de vill de. R1 uttryckte att denne själv ska vara delaktig och menade att förbättringar på arbetsplatsen kan ske genom att hitta nya lösningar och förbättringar. Enligt R1 är det viktigt att försöka arbeta på rätt sätt och om något felaktigt upptäcks är det bra att ta upp det på mötena så medarbetare kan lära av varandra. R4 menade att informationsutbytet kollegor sinsemellan är oerhört viktigt och att de hjälper varandra i olika situationer genom att gå igenom arbetsuppgifter och ny information tillsammans. R2 var av åsikten att det är viktigt att stämma av med sina kollegor om vad de behöver ha hjälp med, att peppa och att med sig av kunskap och erfarenheter. R3 ansåg att denne tar sig tid att lyssna på kollegornas behov och försöker hjälpa dem så gott hen kan genom att lyssna, sprida positiv energi och dela med sig av kunskap. R4 ansåg att denne upplever att förändringsprocessen går långsamt men att det beror på att det är en stor organisation med många anställda. R4 menade på att världen förändras snabbt idag och att det därför är på tiden att det nu används mer förordningar istället för lagar, som tar två år att ändra, vilket bidragit till att processen gått långsamt. R3 menade att det kan var svårt att tänka kvalitativt på grund av tidsbristen och antalet sökande, vilket gör att kvantiteten i det vardagliga arbetet blir mer påtaglig.
R2 tyckte likt R3 att Arbetsförmedlingen är bra på att arbeta med kvalitetsutveckling och förbättrad service, att digitaliseringen är positiv i sig men kanske inte för de som inte har möjlighet att använda sig av den. R2 menade dock att Arbetsförmedlingen är långt efter andra myndigheter med den digitala utvecklingen. R1 instämde med att Arbetsförmedlingen går mer år det digitala hållet vilket denne tror är bra för både arbetssökande och arbetsgivare. R1 fortsatte med att berätta att det alltid kan bli bättre, att det skulle vara väldigt bra om det fanns ett gemensamt forum för hela Arbetsförmedlingen så att kontoren kunde lära av varandra. På så sätt skulle förbättringar kunna ske lättare. Vidare menade R1 att ett sådant forum kanske redan finns men att det i så fall skulle kunna kommuniceras på ett bättre sätt. Kontoren skulle då lättare kunna dela med sig av sina förbättringar och även applicera nya arbetssätt genom att plocka ut godbitarna.
R2 berättade att denne arbetar med att förbättra sitt arbetssätt genom att försöka skapa struktur och bearbeta information successivt och hjälper sina sökande att nå målen genom att sätta upp delmål utefter vart de vill och hur de ska komma dit. Detta görs tillsammans med personen anpassat efter dennes förutsättningar. R3 arbetar med förbättringar av arbetsplatsen genom att engagera sig i gruppträffar, workshops med kollegorna och liknande saker vilket R3 ansåg som extra viktigt i och med den höga arbetsbelastningen, då det enligt denne krävs att kunna tänka lite utanför boxen. Det fordras enligt R3 tid för att realisera idéerna, vilket är svårt i dagsläget då det inte får gå ut över de huvudsakliga arbetsuppgifterna, vilket leder till avvägningar måste göras. R4 berättade att denne försöker hitta egna system och delar med sig av sina idéer och lösningar på arbetsplatsen. R4 menade att dennes kunskap tillsammans med kollegornas gör det lättare att lösa pusslet. R4 ansåg att bra lösningar skapar man tillsammans, men att med den rådande tidsbristen är det endast akuta problem som hinns med. R3 ansåg att introduktionen av system och hur information söks fram kunde varit tydligare när denne var nyanställd och att utbildningarna kring arbetssättet blev förstorat, nästan flummigt, då fokus borde varit på det vardagliga arbetet. Inslussningen av nyanställda skulle på så sätt kunna bli bättre, hävdade R3. Respondenterna talade om hur de fick ett
27 gott bemötande från kollegor när de var nya på arbetsplatsen. R2 berättade att nuvarande nyanställda uttryckt att det blivit väl omhändertagna och att medarbetarna försöker se till att de nyanställda är delaktiga och får prova på att arbeta. Kollegorna förmedlar enligt R2 att misstag är okej och att det är viktigt att ha en förlåtande attityd. R4 berättade att det är viktigt att alla i gruppen inkluderas och att mycket hänger på individerna i gruppen, men att det överlag fungerar bra på arbetsplatsen. R4 hävdade att det gäller att kunna känna av läget så alla som vill får synas och höras. R4 uttryckte att man får plats i gruppen om man tar plats men att det då är också är viktigt att ta ansvar så alla får utrymme.
R1 menade att mycket hänger på att medarbetarna är öppna och svarar på frågor, vilket denne menade att kollegorna var duktiga på när denne var ny på arbetsplatsen. Även om det var mycket att göra under den tiden tog sig kollegorna tid till att hjälpa. Respondenterna menade att den större delen av kommunikationen mellan medarbetare sker på arbetsplatsträffarna. Dessa träffar äger rum varje vecka men med olika inriktningar från gång till gång. Tidigare har hela kontoret deltagit på dessa möten, men nu ska mötesformerna ske i mindre grupper, för att det ska bli mer effektivt. Mötena består enligt R4 av olika arbetsgrupper och R4 uttryckte att informationen efteråt och uppföljningen av mötena fungerat mindre bra. Vidare menade R4 att mycket av den interna kommunikationen sker via e-‐post. Under fikaraster och stormöten menade R3 att medarbetarna vanligtvis träffas utöver den digitala kommunikationen.
Respondenterna talade om återkommande gemensamma aktiviteter som fredagsfika, Yatzy-‐ turneringar och afterwork då och då. Enligt R2 är dessa aktiviteter återkommande, men inte stående. R4 berättade om träffar som ägt rum under fredagarna i december och nämnde att en del medarbetare försökt få igenom frukost innan arbetstid, men att de fått avslag på grund av finansiering. R4 hade även tankar om att utveckla andra aktiviteter och vill exempelvis genomföra jobbrelaterade tipspromenader med frågor om arbetet, så att medarbetare på så vis kan blanda nytta med nöje. R4 uttryckte att hälsa, både psykisk och fysisk, är viktigt för välmående på arbetsplatsen. R2 talade om att medarbetarnas åsikter gällande arbetsplatsen accepteras idag, men att det inte alltid varit så och att mycket handlar om hur åsikter uttrycks, att det gäller kritisera på ett respektfullt sätt. R1 ansåg att medarbetare tillåts vara öppna och prata fritt om sina åsikter på arbetsplatsen men att det kan vara svårt att hinna bilda en åsikt efter kort tid. De medarbetare som varit på arbetsplatsen under en längre period är duktiga på att säga vad de tycker, positivt och negativt hävdade R1. Vidare menade R1 att detta behövs för att utvecklas som arbetsplats eller arbetstillfälle. R3 ansåg att medarbetare uttrycker sig på olika sätt, att vissa är mer extrema och andra mer försiktiga, men att öppenheten finns där. Det är viktigt att undvika att hamna i negativa spiraler och det gäller att ha lite fingertoppskänsla, menade R3. Denne menade också att klimatet överlag är öppet, då medarbetarna blivit bättre på att ta fram det positiva och ge varandra feedback. R4 ansåg att medarbetarna tillåts vara öppna och prata fritt om sina åsikter men upplever att de medarbetare som inte har tillsvidareanställning är lite mer försiktiga, att tryggheten inte riktigt finns där. Generellt ansåg R4 att det är viktigt att ifrågasätta när man har bra förslag och att med mer tid skulle arbetet bli mer kvalitativt.
28
MÄNSKLIGA RESURSER
R1 menade att inlärningstiden för att bli arbetsförmedlare är lång och att tryggheten i rollen säkert växer fram med tiden, vilket då ökar möjligheten att utveckla sina kompetenser. Enligt R1 kunde detta med tiden resultera i att medarbetarna mer och mer kan framhäva sina kompetenser, och få stöd för dem. R4 ansåg att introduktionen till arbetet var tuff, att klimatet inte varit det bästa och arbetstempot till en början var för högt eftersom pressen var stor. R4 menade därmed att tänket kring arbetssättet var helt fel och påstår att eftersom de arbetar med människor borde det leda till högre krav på kvaliteten. Nu är stämningen på arbetsplatsen bra menade R4 men fortsätter sedan med att beskriva vikten av att inte blunda för det som försiggår, att inte leta fel med avsikt, men att alltid sträva efter att lösa problemen. R3 menade att AF södra Västmanland som arbetsplats tar tillvara på dennes kompetenser vilket resulterat i att R3 fått möjligheten att göra det denne är bra på. R4 menade att kompetenserna tas till vara på om man ser till lokal nivå, då kollegor ger bra feedback och arbetsgivare uppmuntrar med olika uppdrag som skulle kunna passa. På ett stort sätt, som organisation, ansåg R4 att Arbetsförmedlingens arbetssätt är onödigt tidskrävande då det är mycket som ska dokumenteras i olika program. R2 ansåg att arbetsplatsen tidigare inte tog till vara på dennes kompetenser på ett bra sätt, men att det är bättre nu eftersom tillvägagångssättet att möta arbetssättet på är ganska fritt gällande tidsplanering och aktiviteter. R2 betonade problemet med den höga arbetsbelastningen och menade att den står på sin udd, vilket gör att det svårt att