Författarna observerade fem delmoment under workshopen varav fyra direkt kunde kopplas till studien. I det första momentet byggde deltagarna torn i grupper och tävlade mot varandra. Här observerades att det överlag fanns intresse att hjälpas åt i grupperna och tillsammans lösa uppgiften även om det brast i kommunikationen ibland. Deltagarna fick genom den övningen en kreativ start och övningen bemöttes positivt. Sedan följde såväl individuella som gruppvisa moment med fokus på diskussioner i samband med att besvara ett antal frågor. Det framkom att förhållningssätt till arbetssätt och klimat skiljde sig åt mellan deltagarna då det lyste igenom att det förekom olika uppfattningar om hur saker skulle genomföras.
Författarnas uppfattning om gruppen var att den var förhållandevis ung med förändringsvilliga medlemmar. Gruppen uppfattades som sammansvetsad med mycket känslor trots att den enligt uppgift bestod av många nyanställda och att medarbetarna sällan träffas alla tillsammans. Många verkade positivt inställda till förändringen och till Förnyelseresan. Det gällde framförallt till det framtida digitala verktyget. Under workshopen framkom vid återkommande tillfällen deltagarnas ambition att arbeta mer med personalens delaktighet och inkludera det i arbetssättet. Författarna noterade att deltagarna uttryckte att de under workshopen för en gång skull kunde skratta på jobbet, vilket kunde tolkas som att det inte är vanligt förekommande med skratt på arbetsplatsen. Deltagarna uttryckte vid ett flertal tillfällen att Förnyelseresan skapade förhoppningar om en bättre arbetstillvaro.
DISKUSSION
Studien visar att förändring av organisationsklimat är genomförbart då det sker på ytan i form av olika tillvägagångssätt men att begreppet är komplext på så sätt att det påverkas av många områden, vilket i studiens fall sammanfattas: Organisationskulturella aspekter och värderingar, ledarskap och beslutsfattande i organisationer, komplexitet och tvåhändighet, innovation, idéer och risktagande, ledarskap och innovation i organisationer, organisationsförändringar och kommunikation samt mänskliga resurser. Enligt studien kan grundläggande värderingar inom organisationen kopplas till verklighetsförståelse och sammanfattas av tydliga normer och värderingar. I AF södra Västmanlands fall är organisationens värdeord problematiska då det råder otydlighet kring hur medarbetarna bör förhålla sig till dem, vilket har resulterat i att medarbetarna också agerat på olika sätt utefter dem. Slutsatsen kan där dras att värdeorden är för omfattande och tolkningsbara, även om de har sitt ursprung i medarbetarnas idéer.
41 Det framkom att Arbetsförmedlingen över hela Sverige arbetar på olika sätt med värdeorden och att respondenterna vill ha en nationell överenskommelse inom organisationen, vilket skulle ge en tydligare värderingsgrund till AF södra Västmanland. Studien visar att nyanställda på arbetsplatsen har inspirerat till nya arbetssätt vilket skulle kunna generera alternativa lösningar till problem i större utsträckning än vad det gör idag. Ett ständigt återkommande ämne i studien är tidsbrist, vilket enligt författarna påverkar organisationsklimatet negativt. Studien visar också att tiden på AF södra Västmanland inte alltid disponeras på rätt sätt och medarbetarna uttrycker upprepade gånger att tiden är just bristfällig. Medarbetarna har också uttryckt att tidsbristen bidragit till minskat fokus på omsorg, som i sin tur lett till psykisk ohälsa. Därför efterfrågas bland annat samtal och möten för att kontinuerligt kunna förbättra arbetssätt och därmed också organisationsklimatet. Studiens visar att inom området ledarskap och beslutsfattande har AF södra Västmanlands organisationsstorlek resulterat i att det strikta regelverket nyttjats på olika sätt inom organisationen. Studien visar också att det hos medarbetarna saknas en gemensam bild av flera moments genomförande och det råder upprepade gånger oklarheter på grund av att medarbetarna tolkar uppgifter på helt olika sätt. Förnyelseresans uppsatta mål har tydliggjorts av Arbetsförmedlingen men på grund av att förändringsprocessen innefattar många områden tar det tid att både komma fram till och implementera förändringar, vilket även kan förklaras som en konsekvens av trögrörligheten. Studien visar att i och med regeringsskiften, lagändringar och nya mål sker förändring långsamt vilket i sin tur påverkar förändringen av organisationsklimatet på AF södra Västmanland.
I studien har innovation och risktagande lyfts fram som viktiga värdeskapande faktorer. Dessa faktorer har AF södra Västmanland inte tid att arbeta med i den utsträckning som önskas av medarbetarna. Dessutom visar studien att alla medarbetare inte vet vad innovation innebär och det saknas en gemensam bild av innovation, detta trots att organisationen övergripande försöker att arbeta med innovation genom Förnyelseresan. Studien påvisar också vikten av att lägga den tid för innovation som medarbetarna saknar. Medarbetarna har i nuläget endast tid till kreativitet genom att lösa akuta problem och saknar därmed tid för såväl kreativitet som idéer. Ändå visar studien att AF södra Västmanlands ledning är positivt inställd till idéer och vill att medarbetarna skall komma med både idéer och förslag.
Studiens resultat tyder på att AF södra Västmanland arbetar med två sätt att försöka nå innovation, paradigm innovation och processinnovation genom att förbättra sina processer samt att arbeta med mentaliteten inom organisationen. Genom arbetet med Förnyelseresan arbetar AF södra Västmanland med inkrementell innovation vilket leder till ett förändrat organisationsklimat. Studien påvisar att ett decentraliserat beslutsfattande skulle kunna förändra organisationens trögrörlighet genom att tillåta medarbetare att påverka förändringar. Därmed skulle organisationen lättare få med sig alla tillhörande medlemmar då strukturen och ledarskapsformen påverkar både organisationsklimatet och innovationskraften. Gällande ledarskap och innovation har medarbetarna på AF södra Västmanland uttryckt att det i första hand ska vara medarbetarna som fattar besluten. Studien visar att det i nuläget sker i det vardagliga arbetet men att det är otydligt hur beslutsfattandet ska hanteras när det rör sig om större beslut. Studiens material tyder på att alla idéer inte kan vara framgångsrika från början, att många idéer behöver utvecklas och fångas upp för att sedan kunna generera förändring. AF södra Västmanland kan med fördel utveckla sitt arbete kring detta och ledningen bör bli bättre på att inkludera medarbetarna i själva beslutsfattandet och genomförandet.
42 Organisationens chefer bör uppmuntra medarbetare till att våga utforska alternativa lösningar och inte vara rädda för misstag. Detta för att uppmuntra till en form av självorganisering, vilket gynnar organisationens kreativitet. En slutsats som författarna drar är att ledarna på AF södra Västmanland inte lyckats med skapa fullt fungerande kommunikationskanaler, även om de är på god väg. Ett sätt att förbättra dessa är bland annat genom att arbeta mer med dialog och att få medarbetarna att öppna upp sig. Studien pekar på att tid för reflektion gör att även subkulturer nås och dialogen förbättras. Ett annat sätt är att alltid se till att genomföra möten vid runda bord i stället för vid kantiga eller ovala. Kommunikationskanalerna och kommunikationen är viktiga för att få medarbetarna att känna delaktighet i förändringen. Studien visar genom workshopen ett bra exempel på när medarbetarna fått vara delaktiga och dela med sig av sina idéer. Bland annat lyfter studien förslaget “Kakburken” som medarbetarna själva tog fram vid workshopen, där tanken var att idén skulle användas vid öppningen av varje möte i syfte att förbättra kommunikationen. Detta sätt till delaktighet bör enligt författarna uppmuntras och användas mer, likaså andra aktiviteter som arbetsrelaterade tipspromenader.
Studien påvisar att fördelningen av organisationens mänskliga resurser lett till att medarbetarnas fulla kapacitet inte tillgodogörs, då medarbetarna är överbelastade med arbete, delvis i form av mycket administrativt, vilket tar upp tid. Kvaliteten påverkas av detta då den tidigare nämnda tidsbristen och även den höga personalomsättningen kan kopplas till hög arbetsbelastning som i sin tur lett till psykisk ohälsa. Vidare visar studien att organisationer som ser på människor likt resurser och tillvaratar medarbetarnas kompetens bidrar till att långsiktigt utveckla organisationen ur ett HRM-‐perspektiv. Radikala förändringar och ökad komplexitet är dilemman som påverkar organisationsklimatet och som organisationer ständigt brottas med. Organisationsklimatet på AF södra Västmanland bör således hanteras på ett sätt som ger medarbetare inom organisationen chansen att utveckla sina idéer då studien visar att satsningar på personalen bidrar till ökad effektivitet och produktivitet. Medarbetarna uppmuntras av organisationen att stå för tillvägagångssätt gällande deras arbetssätt, men förses ej i nuläget med verktyg för att möjliggöra detta. Författarna till studien menar att trivsel påverkar innovation på individnivå då medarbetarna själva blir mer benägna arbeta med problemlösning om de tillåts att i högre grad påverka förändring. Studien visar att medarbetarna på AF södra Västmanland ser huvuduppdraget som tydligt medan andra delar är svårare för dem att ta till sig då komplexiteten inom organisationen har gjort att alla medarbetare inte strävar efter hög kvalitet. Studien indikerar att organisationsförändring bör koncentreras till de delar av organisationen som är mest öppna för förändring för att maximera anpassningsförmågan och få med sig resten av organisationen. Författarna har kommit fram till att AF södra Västmanland är bättre på att hitta nya alternativ än på att implementera dem. Organisationen uppfattas även som mindre bra på att förfina den redan befintliga kompetensen.
För att bli en ambidextriös organisation, och därmed hantera tvåhändigheten, behöver AF södra Västmanland besluta om mer radikala visioner samtidigt som organisationen måste arbeta med att uppnå inkrementella förbättringar. Strategin för radikala visioner finns i och med Förnyelseresan nu på plats men de inkrementella förbättringarna kvarstår. Författarna till studien har, baserat på det teoretiska avsnittet, kommit fram till resultatet att AF södra Västmanland kan bli en ambidextriös organisation genom att a.) cheferna blir mer lyhörda och objektiva och b.) projektgrupper utgör en egen funktion med egna processer som bidrar till ett effektivt arbetssätt samt c.) om en viss del av
43 organisationen fokuserar på vinstutvinning och den andra på tillväxt. Konkreta exempel på hur AF södra Västmanland kan möta dessa tre faktorer och bli en ambidextriös organisation återfinns bland författarnas presenterade förbättringsförslag som tagits fram för att möta Förnyelseresans mål inom kategorin Självledarskap och Kultur.
44
SLUTSATS
I det här avsnittet besvaras studiens forskningsfråga: “Vilka förändringar ur ett medarbetarperspektiv kan AF södra Västmanland genomföra i syfte att hantera Förnyelseresans mål inom kategorin Självledarskap och kultur för att främja ett innovativt organisationsklimat?”. Forskningsfrågan besvaras i studiens slutsats samt genom förbättringsförslag presenterade i det avslutande avsnittet.
Slutsatsen är att hög arbetsbelastning i kombination med tidsbrist påverkar organisationsklimatet och innovationsförmågan negativt. Studiens resultat påvisar att förbättringsförslag framtagna nedifrån med hjälp av medarbetarna i organisationen bidrar till att på sikt förändra organisationskulturen. Samhörighet mellan medarbetare på arbetsplatsen bidrar till hur den gemensamma innovationsförmågan utvecklas. Samband mellan innovation och organisationsklimat kan dras till hur arbetet med sociala miljöfaktorer i organisationen medför avgörande förutsättningar för förändring. Förbättringsförslagen är framtagna för att bemöta organisationens nationella mål på lokal nivå inom ramarna för området Självledarskap och kultur, vilka berör teman som inkluderande klimat, öppenhet och tid för kreativitet. För att bemöta Förnyelseresans mål och främja ett innovativt organisationsklimat föreslår författarna att AF södra Västmanland genomför förändringar med hjälp av följande förbättringsförslag:
45
FÖRBÄTTRINGSFÖRSLAG
I det här avsnittet presenteras studiens förbättringsförslag framtagna ur ett medarbetarperspektiv som möter Förnyelseresans mål inom området Självledarskap och kultur med inriktning på att främja ett innovativt organisationsklimat. Målen presenteras år för år och följs av “vad” som ska besvaras för att förändring ska vara genomförbar och målen samtidigt bemötas. Sedan besvaras “hur?” detta ska genomföras i form av efterföljande förbättringsförslag. Därefter följer “utmaning” som redogör för vad utmaningen med genomförandet kan bli och vilka hinder AF södra Västmanland kan möta i samband med fullföljandet av förbättringsförslaget.