I detta avsnitt kommer vi att beskriva vad begreppet outsourcing innebär och hur vi kommer att förhålla oss till detta. Dessutom kommer en kortare beskrivning av hur outsourcingverksamheten har vuxit fram och vilken utveckling den förväntas ha.
3.2.1 DEFINITION
Det finns ett antal olika definitioner av begreppet outsourcing och det är inte enkelt att fastslå en entydig definition för all outsourcing. Enligt Fill & Visser (2000) finns två typer av outsourcing. Den första benämns kapacitetsoutsourcing vilken innebär att företaget fortfarande bedriver den verksamhet som planeras outsourcas internt, men att den interna produktionen för en begränsad period inte är tillräcklig. Det behövs därför ytterligare resurser under en tid för att klara den tillfälligt ökade efterfrågan. Den andra formen av outsourcing benämner författarna icke-
kapacitetsoutsourcing och det är när företaget lägger ut ett verksamhetsområde på en extern leverantör.
Outsourcing kan enligt Arnold (2000) ses som en förkortning av ”outside resource using”. Med ”outside” menar författaren att företaget integrerar en extern partner för att erhålla aktiviteter som är värdeskapande för företaget, vilket skapar strategiska nätverk. Begreppet ”resource” betyder att företaget låter någon annan tillhandahålla de resurser som företaget behöver för att överleva på en konkurrensutsatt marknad. Slutligen menar han med ”used” att de externa resurserna används internt av företag för att stärka och återupprätta sin marknadsposition.
Augustsson & Bergstedt Steen (1999) har definierat tre huvudtolkningar av vad outsourcing innebär. Den första är externalisering av befintliga aktiviteter, vilket innebär att ett företag överlåter en viss aktivitet på en extern leverantör som tidigare har utförts internt. Därmed krymper företagets egen verksamhet. Den andra definitionen är outsourcing som inköp och författarna menar då att alla varor och tjänster som företaget utnyttjar, men som inte produceras internt, är outsourcade. Vid denna typ av outsourcing utökas företagets tillgång till varor och tjänster, utan att den egna verksamheten krymper. Slutligen nämner de också outsourcing som relation, vilket anses vara en blandning av de två ovanstående. Det är när en produkt eller tjänst som tidigare har producerats internt istället köps in från en extern leverantör som det uppstår en långsiktig samarbetsrelation med. Gilley & Rasheed (2000) menar att outsourcing inte endast är en inköpsfråga eftersom inköp i olika utsträckning är något som görs av alla företag. Outsourcing är mindre vanligt och grundar sig i en bedömning från företagets sida om de bör producera produkten eller tjänsten internt eller köpa in denna av en extern leverantör. Det är därmed ett strategiskt beslut som får effekter för hela organisationen. Denna definition innebär att det inte kan handla om outsourcing när ett företag inte har haft möjlighet att ta ett strategiskt beslut om att inte tillverka produkten eller tjänsten internt. Detta är den betydelse av begreppet outsourcing som vi kommer att använda i uppsatsen då det är en definition som återkommer i litteraturen och som dessutom poängterar att outsourcing är ett strategiskt beslut. Detta anser vi är viktigt för företag att ta i beaktande då de ska ta ett outsourcingbeslut.
3.2.2 UTVECKLING & FRAMTIDSUTSIKTER
Outsourcing har betraktats som en uppåtgående trend. Under mitten av 1980-talet började företag i allt större utsträckning köpa in tjänster och produkter som tidigare funnits internt från underleverantörer (Fölster, 2004). Det fanns även en fortsatt stark uppgång under 1990-talet men då var det främst IT-avdelningar som blev föremål för outsourcing. Outsourcing är dock ett historiskt väletablerat fenomen och det användes redan i olika former på Romartiden för att exempelvis samla in skatter till staten. Även under 1700- och 1800-talet, i bland annat England, outsourcades underhåll och upprättande av gatubelysning, fängelser, motorvägar och renhållning till den privata sektorn. (Kakabadse & Kakabadse, 2002) Under början av 1900-talet hade outsourcingtrenden en nedgång. Volymproduktion och framskridande teknologisk utveckling gjorde att företag skapade stora vertikala nätverk. De horisontella relationerna reducerades för att på så sätt nå konkurrensfördelar. Det har idag vuxit fram ett flertal alternativ för företag att organisera sig på. Dagens företag är ofta effektiviserade men försöker ändå kontinuerligt hitta nya sätt att organisera sig på för att minska sina kostnader. (Greaver, 1999) Detta kan anses ha bidragit till att det idag, på marknaden, finns en allt större efterfrågan på outsourcinglösningar. Vissa företag ser också outsourcing som ett sätt att förnya och förändra sig i syfte att komma ikapp konkurrenterna (Baden-Fuller et al, 2000). Enligt Kakabadse & Kakabadse (2002) beror det på att behovet av effektivitet och kostnadsmedvetenhet har ökat. Det kan också vara på grund av att produkterna på marknaden har fått allt kortare livscykler och att kunderna ställer allt högre krav på en förbättrad kvalitet. De stora företagen var inte tillräckligt effektiva och flexibla för att kunna möta marknadens varierande behov. Outsourcing har då blivit ytterligare en möjlighet för företag att nå konkurrensfördelar.
Det har även skett förändringar på marknaden som kan ha stimulerat till en utökad outsourcing. Hendry (1995) beskriver att tillväxten inom IT har gjort att det är betydligt enklare för företag att flytta information mellan olika enheter och att kommunicera med varandra. Det kan även göras till en mycket lägre kostnad än vad som tidigare varit möjligt. IT-utvecklingen har också medfört att företagets produkter och tjänster lättare kan marknadsföras världen över, samt att den fysiska lokaliseringen blivit mindre betydelsefull (John et al, 2001). En utvecklad infrastruktur har inneburit större möjligheter för nybildade och mer flexibla företag att verka på den globala marknaden. (Greaver, 1999) En högre utbildningsnivå har
också medfört att människor ställer högre krav på levnadsstandard och bättre kvalitet på de produkter och tjänster som efterfrågas (John et al, 2001). Dessa faktorer har enligt Hendry (1995) inneburit att de större företagen utsatts för ett hårdare konkurrenstryck och varit tvungna att kritiskt granska, och i många fall outsourca, sina icke kärnverksamheter för att försöka öka flexibiliteten.
Outsourcingens utveckling har gått från att företag tidigare valde att outsourca vissa delar av en funktion eller en process, till att numera i allt vidare utsträckning omfatta större värdeskapande system och aktiviteter (Kakabadse & Kakabadse, 2002). Outsourcing är därmed något som med tiden utvecklas och förändras med avseende på i vilken utsträckning det tillämpas och vilka verksamhetsområden som omfattas. Det som förväntas vara de nya områdena, där outsourcing kommer att växa, är HR- och ekonomiavdelningar (Auguste et al, 2001, Kakabadse & Kakabadse, 2002). HR-avdelningar har länge betraktats som en strategiskt viktig funktion inom företagen och har därför inte varit föremål för granskning. Numera anser företag att även denna avdelnings strategiska betydelse bör undersökas och sättas i relation till vad kostnaden är för att behålla avdelningen internt. (Hendry, 1995) Outsourcing förväntas också öka inom ekonomiavdelningarna då företag alltmer ser fördelarna med denna typ av samarbete. Ekonomiavdelningarna är ofta resurskrävande men kan ofta inte betraktas som en del av företagets kärnverksamhet. (Kakabadse & Kakabadse, 2002)