Planering

Det är planerarna som gör de operativa inköpen på Alimak. I Baan får planerarna beställningsförslag för de leverantörer som de själva hanterar. Där står det vilket datum och kvantitet som ska beställas. Planerarna gör sina beställningar manuellt med hjälp från Baan.

Utifrån Baan kan de skriva in kvantiteten och planerat leveransdatum, därefter skapas en inköpsorder. Denna inköpsorder extraheras till en PDF och skickas till leverantören via mejl.

Leverantören besvarar detta mejl och bekräftar leveransdatum med ett ordererkännande, och det bekräftade leveransdatumet skrivs in i inköpsordern. Planerarna har ett protokoll som de kan använda för att kontrollera att de olika delar som ska ingå i inköpsordern finns så som beställarens namn, ordernummer, leveransvillkor och annat.

Varje planerare har ett visst antal leverantörer som de själva hanterar, där de lägger alla inköpsorder. I den hanteringen så sker leveransuppföljning och all kontakt med leverantörerna. I ordererkännandet står det bekräftat leveransdatum och det är det datum som skrivs in i Baan. I den bekräftade inleveransen ska även transporttiden vara inräknad.

Transporttiden ska leverantören själva lägga in. Planerarna vet att en stor del av inköpsförslagen från Baan inte är korrekta och därmed beställer de inte alltid vad Baan föreslår.

Figur 5.4 Vilken veckodag som planerarna planerar att beställa till och vilken dag som blir det verkliga planerade leveransdatumet. 1an representerar måndag, 2an tisdag, 3an onsdag, 4an torsdag, 5an fredag, 6an lördag och 7an söndag. Staplarnas olika färger utgör tillsammans 100 % av totala planerade leveransveckodagarna respektive verkligt planerade leveransdagarna.

31 Utifrån Figur 5.4 kan det utläsas vilken veckodag som planerarna har lagt som planerad leveransdatum och vilken veckodag som blir det bekräftade leveransdatumet. Där går det att se en variation av de planerade och verkligt planerade leveransdatumen. Det verkliga planerade leveransdatumet är både det bekräftade leveransdatum och det planerade leveransdatumet tillsammans. Leveransbevakningen av inköpsorder hanteras av de planerare som har skapat dem. Dessa bevakas proaktivt i ett separat program, Qlickview. Där kan planerarna se vilka order som har levererats i tid, vilka som ska inkomma och vilka som är försenade. Med hjälp av den informationen kan planerarna hålla sig uppdaterade kring alla deras inköpsorder. Planerarna ringer sina leverantörer för att hålla sig uppdaterade hur leveransen kommer att ske. Fokusleverantörerna för perioden leveransbevakas proaktiv, medan övriga leverantörer bevakas mot planerat leveransdatum. Den planeraren som har beställt följer upp försenade leveranser med den berörda leverantören.

Ibland kan leverantören önska att få ändra det ordererkända leveransdatumet som är satt, om ändring accepteras byts det bekräftade leveransdatum ut i Baan om det inte stör produktionen.

Om den stör produkten skrivs det ändrade leveransdatumet i Baan som ändrat leveransdatum, men leverantören mäts ändå mot det första bekräftade leveransdatumet. Om godsmottagningen har skrivit ett ankomstpapper för en orderrad går det inte att ändra bekräftat leveransdatum i Baan, vilket kan innebära att om en leverantör vill ändra leveransdatum för några av de andra orderraderna i en order så går det inte göra.

Planerad ledtid

Mellan Orderdatum (Mätpunkt 1.1) och Planerat leveransdatum (Mätpunkt 1.2) kontrolleras om planerarna lägger inköpsorder i rätt tid, och detta analyseras med hjälp av mätpunkterna.

Resultatet kommer då att bli den planerade ledtiden. Kortare än ledtiden betyder att beställningen har färre dagar på sig att inlevereras än vad ledtiden är, längre än ledtiden betyder att den har fler antal dagar att inlevereras än vad ledtiden är.

Av det planerade leveransdatumet så beställs endast 4 % lika många dagar innan planerad leverans som ledtiden är, och 56 % beställs kortare och 40 % längre innan än ledtiden. I snitt beställs inköpsorder 2 dagar försent, och i ett spann på 227 dagar för tidigt till 139 dagar för sent under hela tidsspannet juli 2015 till januari 2016. Vanligaste förkommande är att beställningen sker en dag för sent, vilket är 1449 gånger av 12572 orderrader.

Tabell 5.2 De olika tabellerna visar på vilket sätt som den planerade ledtiden påverkar orderradernas leveransprestation.

32 Utifrån denna Tabell 5.2 så visar leveransprestationen på om orderraderna beställs som ledtiden, kortare eller längre än ledtiden. Om orderrader beställs kortare än ledtiden så ger det en leveransprestation på 76 % med 12 % tidiga och 12 % sena. Om orderrader beställs längre än ledtiden ger det en leveransprestation på 75 % med 13 % sena och 12 % tidiga. Om beställningarna sker som ledtiden ger det en leveransprestation på 80 % med 11 % sena och 9

% tidiga.

Bekräftad ledtid

Mellan Mätpunkt 1.1 och Mätpunkt 1.3 kommer den faktiska ledtiden att konstateras, och då med mätpunkterna Orderdatum och Bekräftat leveransdatum. Detta för att se om det skiljer sig mellan det planerade och bekräftade leveransdatumet.

I snitt har inköpsorder som har ett bekräftat leveransdatum 1,5 fler dagar till det verkliga planerade leveransdatumet än antalet dagar som ledtiden är, vilket betyder att leverantörer och planerarna kommer överens om att förskjuta leveransdagen i snitt 1,5 dagar. Det ligger på ett spann på 80 dagar för tidigt till 99 dagar försent under hela tidsspannet. Vanligaste förkommande är att beställningen sker en dag senare än ledtiden är, vilket är 886 gånger av 9792.

Tabell 5.3 Statistik från de endast bekräftade leveransdatumen, här har inte de planerade leveransdatumen som senare har blivit verkliga leveransdatum noterats.

Kortare än Ledtiden Längre än Ledtiden Som Ledtid

on time 3045 78,02% on time 3938 73,87% on time 456 81,72%

late 444 11,38% late 589 11,05% late 58 10,39%

early 414 10,60% early 804 15,08% early 44 7,89%

3903 100% 5331 100% 558 100%

Ovan i Tabell 5.3 ser vi leveransstatusen beroende på om beställningen skedde med längre tid, kortare tid eller precis som ledtiden. Vid det bekräftade leveransdatumet är majoriteten längre än ledtiden. När en inköpsorder bekräftas kortare än ledtiden så är de 78, 02 % i tid, 11,38 % sena och 10,61 % tidiga. Vid längre ledtid är 73,87 % i tid, 11,05 % sena och 15,08 % tidiga.

Om den är som ledtiden är leveransprestation 81,72 % och 10,39 % sena och 7,89 % tidiga.

Skillnad mellan obekräftat och bekräftat leveransdatum

Mellan Mätpunkt 1.2 och Mätpunkt 1.3 sker en jämförelse mellan det obekräftade och bekräftade leveransdatumet för att undersöka hur mycket det kan skilja i tid. Informationen från denna analyspunkt är från orderrader mellan juli 2015 till februari 2016, och inga röda dagar har sorterats bort förutom helger.

Skillnaden mellan det första planerade leveransdatumet och det bekräftade leveransdatumet är ca 3,5 dagar. Det vill säga att i snitt måste planerarna lägga till 3,5 dagar för varje inköpsorder. Däremot har vissa orderrader inget bekräftat leveransdatum, och i dessa fall sker mätning av leveransprestation från det planerade leveransdatumet som anses vara obekräftat.

Av alla orderrader beställda mellan juli 2015 till februari 2016 så noterades ett bekräftat

33 leveransdatum på 61 % av orderraderna. Vilket betyder att 39 % av alla orderrader aldrig fick ett bekräftat leveransdatum.

Tabell 5.4 Statistik om hur mycket av endast planerade leveransdatum respektive bekräftade, är sena, tidiga samt i tid. Här räknat med att det är i tid om godset är 3 dagar tidig och 2 dagar sent. Här är inte alla orderrader av den 17315 med, då inte tillräcklig information finns för alla.

Bekräftade leveransdatum Obekräftade leveransdatum 7439 on time 76,0 % 2107 on time 75,8 %

1091 late 11,1 % 440 late 15,8 %

1262 early 12,9 % 233 early 8,4 %

9792 2780

För att undersöka om det skiljde i leveransprestation mellan det endast planerade leveransdatumet, det bekräftade leveransdatumet och sedan jämföra med det sammanslagna, så separerades dessa från varandra och beräknade leveransprestation. De som endast hade ett planerat leveransdatum, vilket betyder att de är obekräftade, hade 75,8 % i tid jämfört med de orderrader som hade ett bekräftat leveransdatum med 76 %, se Tabell 5.4. Det bekräftade leveransdatumet hade mindre sena orderrader, och hade fler tidiga inleveranser.