Lokalbokning
Kommunens lokaler används flitigt av externa organisationer och hyresgäster. Detta leder till extra kostnader i form av bland annat nyckelhantering och energi-försörjning. Idag kan integrerade lösningar hantera många behov, som att ta hand om bokningar och
tillåtelse för den bokade parten att komma in i lokalen med hjälp av passerkort eller mobiltelefon. En mobiltelefonlösning kan användas för att kvittera närvaron i lokalen, minska utskickande av nycklar eller passerkort och även kopplas till belysning och annan
energiförbrukning.
Fastighetsstyrning
I många organisationer står lokalerna för en stor del av energianvändningen. Bland kommuner med ett stort antal offentliga lokaler är det den enskilt största delen. Skötseln av fastigheter eftersätts i många fall eftersom budgetposten lätt hamnar som regleringspost i budgeten. Ett uppskjutet underhåll på en fastighet märks ofta inte första året, men flera års förskjutning av budgetposterna innebär både att fastigheternas kondition försämras och att energiåtgången ökar.
Det finns idag många lösningar för att hantera enskilda källor inom fastigheter, till exempel ventilation, värme/kyla eller isolerade förbrukningskällor. Problemet är att den totala överblicken över energianvändningen ofta saknas och att energikostnaderna inte belastar brukaren. I stället tas den centralt och fördelas därefter ut till respektive enhet, vilket innebär att möjligheten att påverka och minska förbrukningen upplevs som låg eller obefintlig. Att använda IT för att minska energianvändning och miljöpåverkan är att använda IT som miljöteknik. Detta ställer krav på såväl IT som den övriga organisationen.
Idag anses byggnaders informationshantering vara underutvecklad i jämförelse med andra redovisningsobjekt i fastighetsförvaltningen.10 Det gäller både grundinformation om byggnader och löpande förvaltnings- och driftorganisation. Drift- och underhållskostnader kan sänkas med bibehållen kvalitet genom bättre IT-stöd. Exempel på vad IT kan göra är lokal styrning (tidsstyrning, närvarostyrning, max- och minvärden), möjligheter att detaljmäta utrymmen, analysmöjligheter av mätvärlden, samt möjlighet att styra och genomföra åtgärder från mätningar och analyser.
Case 12 – Besparing på fastigheter
Kommun
Salems kommun, 15 000 invånare Utmaning/beslut
Minska energiåtgången och utveckla kommunens fastigheter
Åtgärd
Fokus på utbyte av komponenter för värme, kyla och ventilation för att möjliggöra
fjärrövervakning, - styrning och -mätning Byte till mer miljövänliga energialternativ Återanvändning av värme från kylanläggningar Effekt
Årlig energibesparing på ca 3,5 miljoner kronor Minskad koldioxidhalt med 34 procent per år och minskade kvävedioxidnivåer med 38 procent per år
Effektivare utnyttjande av driftspersonal
45 För att kunna utföra arbetet med drift effektivt måste de ansvariga lätt kunna nå all relevant information. Det är dessutom viktigt att lätt kunna utföra styrning av anläggningarna utan att behöva åka ut till respektive anläggning. Helst ska detta kunna ske i realtid genom
direktåtkomst.
Salems kommun investerade i fastighetsutveckling med fokus på att öka styrning och
regleringsförmåga på distans. Detta resulterade i en minskad energianvändning på mellan 20 och 30 procent. Potentialen är stor inom fastighetsskötsel om man ser till hela landet. I den obligatoriska fastighetsinventeringen som Boverket gör har bara 40 procent av landets fastigheter som ska energideklareras (ej inkluderat småhus) än så länge deklarerats. Det är en betydande skillnad mellan olika kommuner, där 93 procent respektive 87 procent av
fastigheterna i Tyresö och Uppsala kommun är deklarerade, medan samma siffra bara ligger på 1 procent för Eda och 27 procent för Jönköping. Denna svaga inventering tyder på okunskap bland fastighetsägare generellt, men också i kommuner kring hur man kan
genomföra besparingar i fastigheter. En bedömning är att det finns en besparingspotential på minst 1,2 miljarder kronor per år att hämta i fastighetsbesparingar genom ett bättre
användande av IT, vilket motsvarar 158 900 ton koldioxid.11 Långsiktig fastighetsplanering12
Behov av lokaler för barn- och ungdomsverksamhet och äldreomsorg varierar över åren. Att bygga nytt är dyrt och tar ungefär tre år. I stället behöver kommunen planera hur kostnader för outnyttjade lokaler kan undvikas och säkerställa att lokaler finns när man behöver dem.
För att lyckas med detta krävs att lokalplaneringen inte är ett ad hoc arbete, utan att behoven kontinuerligt utvärderas i kommunens resursplanering. Behoven är också olika för olika typer av verksamheter, vilket måste vägas in i resursplaneringen.
För att kunna se över det långsiktiga behovet är det viktigt att göra en nulägesbeskrivning som redogör för befintliga lokaler samt förändringar i lokalbeståndet. För att kunna utnyttja inventeringen för en framtida lokalförsörjningsplan är det viktigt att berörda förvaltningar i kommunen står bakom nulägesbeskrivningen. Dessutom behöver man göra en gedigen behovsbedömning, vilket respektive förvaltning ofta kan bäst. Men behovsbedömningen behöver kompletteras med förändringar i form av tillkommande bostadsområden, omflyttningar och tillgång till kommunikationer som påverkar förvaltningens framtida behov. Sammanställning av förvaltningars behov är ett viktigt underlag för den förvaltnings-överskridande grupp som arbetar med lokalplaneringsprocessen på kort sikt (de närmaste fem åren) och på längre sikt (sex till tio år). Utifrån nuläge och behov görs ett åtgärdsförslag som kommunens budget kan mäkta med. Arbetet följs sedan upp och utvärderas regelbundet.
Att arbeta med lokalresursplanering underlättas och förbättras genom att utnyttja IT.
Informationen som behandlas är standardiserad och på detta sätt även kvalitetssäkrad. Om information ändras eller nya situationer uppstår kan planerna revideras strukturerat. Planerna kan dessutom simuleras för att hitta alternativa lösningar eller förstå konsekvenser av vissa beslut. För detta är det fördelaktigt att kunna visualisera informationen i kartor eller olika typer av diagram. Rutiner för hur informationen i databaserna hålls uppdaterade är viktigt, både avseende information som kommer från kommunen och från extern information.
————————————————————————————————————————
11 Totalt budgetunderlag för fastighetsdrift är 8,5 miljarder kr per år. Om vi förutsätter att 70 procent av kommunerna kan dra nytta av effekterna med aktiv fastighetsutveckling och det finns en besparingspotential på ca 25 procent kan
kommunerna samlat minska driftskostnaderna med ca 1,2 miljarder kronor per år. Det motsvarar en minskning med 158 900 ton koldioxidutsläpp per år.
12 Strategisk lokalresursplanering, SKL, 2008
Uppsala kommun har genom att arbeta strategiskt med lokalresursplanering inom skollokaler (331 000 kvadratmeter) lyckats genomföra besparingar på 377,2 ton koldioxid per år.13 Arbetet har för Uppsala omfattat att ändra upptagningsområden, förändra lokalers ändamål, förhindra nybyggnation och förbättra lokalutnyttjandet. För att lyckas med det strategiska arbetet har man förlitat sig på IT-stöd som är specifikt anpassat för lokalresursplaneringens behov. Applikationerna har sin bas i andra IT-system som finns i kommunen. Om man utgår från att Uppsalas skolutnyttjande är typiskt för Sveriges 38,7 miljoner kvadratmeter skol-lokaler kan ett effektivare planeringsarbete medföra besparingar på 44 100 ton koldioxid per år14, vilket motsvarar elförbrukningen i 16 200 villor.
IT som del i stadsplanering
IT är i många kommuner en naturlig del i stadsplaneringen när det gäller trafikflöden eller exploatering av olika områden. I Göteborg har kommunen tagit ytterligare ett steg genom att bygga upp en virtuell kopia av staden i tre dimensioner. Den virtuella Göteborgskopian bygger på virtual reality-teknik och tillåter enskilda medborgare att se hur en byggnad eller en förändring i stadsplanen kommer att påverka honom eller henne. Detta gör att kommunen i ett tidigare skede kan skapa förståelse för förändringar och minska medborgares oro. Detta i sin tur minskar antalet juridiska processer och ökar snabbheten i stadsförändringar.
I den virtuella staden kan Göteborg också simulera olika förlopp. För att förbättra gatumiljön och minska koncentrationen av koldioxid och kväveoxider kan luftströmmar simuleras och placering av byggnader kan beslutas även med hänsyn tagen till vindriktningar som
förbättrar gatumiljön. Ytterligare ett användningsområde i Göteborg är simulering av vilka konsekvenser översvämningar av Göta älv får för staden. Detta är viktigt både vid akuta översvämningsrisker och vid simuleringar av risker för staden i 20-30 årsperspektiv.