Svenska kommuner kan spara 7 miljarder årligen
genom att lära av varandra
ÖKAD EFFEKTIVITET OCH MINSKADE KOSTNADER GENOM GRÖNA INITIATIV
Här finns potentialerna och så här gör andra kommuner
Studien är gjord av Exido
Finansierad av IBM, Kerfi och TeliaSonera
Sammanfattning
Kommuner kan spara 7 miljarder årligen genom att lära av vad andra kommuner har gjort och hur de har effektiviserat sin verksamhet på ett miljöbefrämjande sätt. Av de 7
miljarderna kan 700 miljoner sparas in redan inom 12 månader. Att spara dessa 700 miljoner kräver inte nyinvesteringar, utan bygger på att man utnyttjar dagens resurser mer effektivt och att kommunen strävar och agerar för att verka resurssnålt. Det handlar om enkla åtgärder som att göra dubbelsidiga utskrifter, ställa in energisparlägen på datorerna, ersätta
brevutskick med mailutskick och att skapa kunskap om möjligheterna att spara energi, samt att uppmuntra till eftertänksamhet om miljöbefrämjande åtgärder.
Besparingspotentialen är beräknad utifrån besparingar som kommuner har gjort och inte från optimistiska antaganden från leverantörer. Med andra ord kan lärandet mellan kommuner innebära betydande besparingar. Den största delen av dessa besparingar kommer ifrån att man arbetar mer flexibelt och att teknik integreras i verksamhetens olika processer och inte bara från att ersätta en kostsam process med en smidigare och billigare. De förvaltningar som varit offensiva att utnyttja IT i sin verksamhet har kunnat minska miljöbelastningen avsevärt i form av minskat resande, bättre planering och bättre lokal- och kapacitets-
utnyttjande. Möjligheterna att tillämpa ett flexibelt arbetssätt, som är mer obundet till plats, är i många fall en viktig del i att uppnå besparingar.
Initiativen till ett effektivare resursanvändande har ofta tagits av enskilda personer med stark egen drivkraft och i mindre utsträckning genom kommunernas centrala initiativ. I de
kommuner där man ligger långt fram med att utnyttja IT proaktivt har en förankring hos politiker och kommunledning varit centralt, liksom samarbete över förvaltningsgränser.
Visionen likväl som möjligheten att göra investeringar för hela kommunen som kan utnyttjas av flera förvaltningar är betydelsefulla för att nå dessa samverkansfördelar. Samtidigt
behöver kommun- och förvaltningsledning också vara öppna för att kunna hantera en annan typ av ledarskap i och med att man tillåter personalen större frihet i att sköta sina
arbetsuppgifter och sina processer, till exempel genom mobilt arbetssätt.
Möjligheter till besparingar ligger således inte i att skära, utan att se verksamheten utifrån de processer som genomförs. I många fall kan processer effektiviseras ur både miljöperspektiv och ekonomiskt perspektiv genom att samordna upptagningsområden och GIS-information, planera och optimera resor och insatsbehov, förändra processen för att minska flaskhalsar, utnyttja mobila lösningar för att automatisera uppdragsrapportering och insatsåtgärder, samt koppla ihop e-tjänster med ärendehanteringen. Dessutom kan till exempel IT i hemtjänsten minska behovet av kommunala resurser genom att ge mer stöd åt anhöriga och brukare.
Investeringar i olika lösningar får inte önskvärd effekt om inte utvecklingen är förankrad hos personalen. Investeringar med positiva miljöeffekter som dessutom är till gagn för kommun och kommuninvånare har generellt sett lättare att bli accepterade och skapa förändring än investeringar där den tekniska lösningen främst är till för att effektivisera. E-tjänster är i många fall lösningar i den första kategorin och kommuner som synliggjort medborgarnyttan i samband med implementering och utbildning har också lyckas i större utsträckning.
3 I många mindre kommuner har intresset för nya lösningar varit litet, vilket i stor utsträckning beror på de mindre resurser som de kommunerna har. Men trots begränsningarna i ekonomi kan de flesta kommuner dra nytta av IT för miljöbesparingar och/eller ekonomiska
besparingar. Inte minst genom samarbeten har flera kommuner lyckats minska kommunens miljöbelastning.
Innehåll
Hitta rätt 6
Studien och rapportens upplägg 7 Grön IT 9
IT och miljö i kommunerna 10
Miljöpåverkan av IT och minskad miljöpåverkan med stöd av IT 11 IT- och telekombranschen 11
IT och telekom i kommuner 12
Var finns potentialerna?
13
Potentialer generellt sett 14
Potentialer inom arbetsplatser 16
Vad ökar miljöbelastningen? 16
Vad görs för att minska miljöbelastningen - fasta arbetsplatser? 17 Hårdvaruval 18
Tunna klienter 19 Distanssupport 20
Vad görs för att minska miljöbelastningen - mobila arbetsplatser? 20 Vad görs för att minska miljöbelastningen - flexibla arbetsplatser? 21 Vad kan påverka lönsamheten vid en grön investering i arbetsplatsen? 22
Potentialer inom infrastruktur – datahallar och virtualisering 24
Vad ökar miljöbelastningen? 24
Vad görs för att minska miljöbelastningen av infrastruktur? 24 Virtualisering 24
Serverstrategi och datahallar 25 Shared service centers 26 Växlar / IP-telefoni 27 Cloud computing 28
Vad kan påverka lönsamheten vid en grön investering inom infrastruktur? 29
Potentialer inom transport och logistik
30
Vad ökar miljöbelastningen? 30
Vad görs för att minska miljöbelastningen av transport och logistik? 30 Ruttoptimering av skolskjutsar 31
Ruttoptimering och arbetsplanering inom hemtjänst 31
Digitala lås i hemtjänsten – möjligheter att minska kringtiden ytterligare 33 Parkeringsavgifter 33
Vad kan påverka lönsamheten vid en grön investering inom transport och logistik? 33
5
Potentialer inom kommunikation – internt och externt 35
Vad ökar miljöbelastningen? 35
Vad görs för att minska miljöbelastningen av kommunikation? 35 Möten och internkommunikation – virtuella möten 35 Anhörigvård 36
SMS-bemanning 38
E-post och SMS-påminnelse 38 E-fakturor och autogirering 39 Ärendehantering och eID 40
Vad kan påverka lönsamheten vid en grön investering inom kommunikation? 41
Potentialer inom fastigheter 43
Vad ökar miljöbelastningen? 43
Vad görs för att minska miljöbelastningen av fastigheter? 43 Energianvändning i lokalen 43
Lokalbokning 44 Fastighetsstyrning 44
Långsiktig fastighetsplanering 45 IT som del i stadsplanering 46
Vad kan påverka lönsamheten vid en grön investering inom fastigheter? 46
Miljökrav vid inköp 48
Vad kan påverka lönsamheten vid en grön investering inom inköp? 50
Vilka är de huvudsakliga utmaningarna? 51
Organisationen 53
Behov av nya lösningar 54
Vem bär ansvar för att utnyttja IT bättre ur ett miljöperspektiv 56
Politikernas och kommunledningens roll 56 Förvaltningschefernas roll 57
IT:s roll 57
Hur kan en kommun gå tillväga för att snabbt komma åt miljöeffekterna? 59
Vad är viktigt på tre års sikt? 60
Bilaga 1: Studien 61
Bilaga 2: Intervjuade kommuner 62
Bilaga 3: Handledning till utnyttjande av IT som miljöteknik 63
Hitta rätt
För att snabbt hitta rätt i rapporten och läsa det som känns mest angeläget ger vi här en överblick över rapportens innehåll. Rapporten är skriven för att skapa en dialog mellan de som behöver vara involverade i beslut såsom politiker, kommunledning, förvaltningschefer, och IT-avdelning.
Grön IT
Definition av begreppet.
IT och miljö i kommunerna
Bakgrund till begreppet och hur grön IT passar in i kommunernas verksamhet och inom några av de områden där det finns möjligheter att utnyttja grön IT.
Var finns potentialerna med grön IT?
Synliggörande av var man kan spara miljön (och i många fall kronor).
Praktikfall hur olika kommuner och förvaltningar har gjort investeringar som är positiva ut miljöperspektiv och även ekonomiskt sett.
Vi ser till arbetsplatser och hur man arbetar, infrastruktur, transport och logistik, kommunikation (intern och extern), fastigheter och inköp.
Huvudsakliga utmaningar
Det finns svårigheter både i organisationen och gentemot kommuninvånare att genomföra olika miljöfrämjande satsningar. Flera av dessa belyses.
Vem bär ansvaret?
Vilket ansvar har politiker, kommunledning, IT- och förvaltningschefer för att minska miljöpåverkan?
Hur går en kommun tillväga för att snabbt komma åt miljöeffekterna?
Både för små och stora kommuner, för de som kommit en bit på vägen och de som ligger efter visar vi på vad som snabbt kan få effekt och vad som kan ge betydande effekt på ett par års sikt.
Denna rapport ser till hur den verksamhet som normalt sker i alla Sveriges kommuner kan effektiviseras ur ett IT- och miljöperspektiv genom att använda befintliga lösningar på marknaden. Kommuner ligger långt fram när det gäller att utnyttja IT som miljöteknik, vilket innebär att denna rapport med fördel kan läsas av företag och andra organisationer för att hämta inspiration och idéer till den egna verksamheten.
Det finns flera projekt som ser till kommunal framtidsplanering där IT och IT-baserad forskning har en stor betydelse, men de ligger utanför ramen av denna rapport. Vi ser inte heller till rena miljömål, såsom till exempel grundvattenkvalitet, rikt odlingslandskap och hur normal IT-användning används för att nå dessa mål. Rapporten fokuserar på hur dagens verksamhet i sitt normala arbete kan bli mindre miljöbelastande.
7
Studien och rapportens upplägg
Rapporten syftar till att synliggöra vad en enskild kommun kan göra för att minska kommunens miljöbelastning genom att utnyttja IT, samt vad kommunen kan få ut av IT för att bättre möta de miljöutmaningar som man står inför. Detta samtidigt som kommunen ser till att kommunens egen miljöpåverkan till följd av IT blir begränsad.
Fokus är att diskutera frågorna utifrån kommunledningens perspektiv för att därigenom skapa en dialogbas för
kommunpolitiker, kommunledning, förvaltningschefer och IT-ledning. För att göra detta utgår vi från kommunens verksamhet och synliggör lösningar som har tillämpats av andra kommuner eller företag med motsvarande processer.
Vi ser vidare på hur lätt- respektive svårimplementerbara olika lösningar är.
Flera kommuner har också utvecklat lösningar, både med företag och med
forskningsinstitutioner, som är intressanta för andra kommuner att ta del av. Rapporten kommer att exemplifierar flera av dessa lösningar.
För att göra studien så tillämpbar som möjligt struktureras den utifrån sex områden där investeringar generellt sett kan ge mest effekt. Den publika diskussion som har handlat om grön IT har framför allt berört miljöpåverkan av IT från arbetsplatser och IT-infrastruktur.
Inom dessa områden handlar det således primärt om att minimera miljöbelastningen. Men det finns även möjlighet att återföra värme från datahallar, vilket i vissa fall även ger ett positivt miljöbidrag.
Inom de andra områdena som rapporten belyser ses mer till hur IT kan nyttjas i olika processer för att minska kommunens miljöbelastning inom respektive område. Lösningarna inom dessa områden kräver olika resurser för att kunna implementeras, vilket vi också berör.
En betydande faktor inom flera av områdena är kunskap och utbildning. Vi kommer att beröra denna utmaning, men inte fördjupa oss i dess frågeställningar.
Arbetsplatser
Det finns betydande besparingar att göra på arbetsplatser ur flera perspektiv. En del
besparingar kan uppnås genom att förändra inställningar, kompletterande investeringar och krav på leverantörer. Andra besparingar nås främst genom att tydliggöra vad den enskilde användaren kan göra för att minska miljöbelastningen. Men en av de viktigaste aspekterna är hur man arbetar och vilket stöd personalen har för att arbeta flexibelt.
• Skriven för att öka dialogen mellan kommunledning, politiker och förvaltningar
• Stort fokus på gjorda
tillämpningar och dess effekter både i kronor och i minskad miljöbelastning
• Redovisat för arbetsplatser, infrastruktur, flexibelt arbetssätt, logistik,
kommunikation och fastigheter
Infrastruktur – datahallar, virtualisering
Idag har många kommuner redan sett till hur man kan minska miljöbelastningen från datahallar genom att virtualisera servrarna. Men det finns ett stort intresse från
kommunernas IT-chefer att se vad de kan göra härnäst. Fortfarande finns det betydande möjligheter till miljö- och kostnadsbesparingar både från driften av IT och hur man köper upp IT. Det gäller till exempel telefoniväxlar, serverparkens ålder, serverstrukturen i kommunen, men också hur man kyler datahallen och hur man nyttjar eller inte nyttjar värmen från datahallen.
Transport och logistik
Redan idag används geografiska informationstjänster i betydande utsträckning i kommuner, men det finns ännu fler vinster att hämta när det gäller bättre logistikplanering. Det handlar både om fler områden där man kan utnyttja tjänsterna och möjligheter till ökad samordning inom området. Hur väl man kan effektivisera logistiken beror på kommunens struktur, men även vilket stöd det finns för att arbeta mobilt och förankring hos personalen.
En stor del av kommunens personal är i rörelse. I många fall kan arbetet effektiviseras genom att utnyttja till exempel elektronisk nyckelhantering. Men detta ställer samtidigt krav på organisationen att kunna hantera detta, samt att personalen känner sig bekväm med att utnyttja tekniken. En teknisk investering i sig är inte tillräcklig, utan behöver kompletteras med utbildning och anpassningar av teknik och arbetssätt.
Kommunikation och mötesformer – internt och externt
Även om kommuner i relation till andra organisationer har ett begränsat behov av att resa finns det en miljömässig vinst att göra om man ser över sina mötesformer. Hur kommunika- tionen till kommuninvånarna sker och i vilken utsträckning kommunen utnyttjar och kan utnyttja e-tjänster påverkar också möjliga miljöeffekter och besparingar.
Fastigheter
Inom många organisationer och företag står lokalerna för en stor del av energianvändningen.
Bland kommuner med ett stort antal offentliga lokaler är det den enskilt största delen. Det finns idag många lösningar för att hantera enskilda källor inom fastigheter, såsom
ventilation, värme/kyla eller isolerade förbrukningskällor. Problemet är att den totala överblicken över energianvändningen ofta saknas och att energikostnaderna inte belastar brukaren. I stället tas den centralt och fördelas därefter ofta ut till respektive enhet enligt en förutbestämd fördelningsnyckel, vilket innebär att möjligheten att påverka och minska förbrukningen upplevs som låg eller obefintlig.
Inköp
Genom att se över avtalen och införa miljökrav och miljökriterier i avtal, SLA:er och leverantörsbedömningar kan kommunerna minska miljöbelastningen avsevärt. Dessa krav bör också vara utformade så att kraven skärps löpande.
9
Grön IT
Grön IT har i huvudsak två perspektiv: minskad
miljöpåverkan med stöd av IT och miljöpåverkan av IT.
IT och telekom är verktyg för att minska miljöpåverkan och energianvändning genom till exempel minskat resande, effektivare arbetssätt eller genom effektiva lösningar för att mäta, följa upp och effektivisera energianvändning i
fastigheter och kontor. Hur IT och telekom kan användas för att minska miljöbelastningen ytterligare och är ännu i sin linda.
IT i sig påverkar också miljön. Att minska energianvändning och miljöpåverkan av IT är ett ansvar som landar på både leverantörer och användare. IT- och telekombranschen ansvarar för den del som kommer av tillverkning och försäljning, men även för utveckling av nya och energieffektiva lösningar.
Hos kunder och användare ligger ansvaret för att använda befintlig utrustning på ett energieffektivt sätt, men även att vara proaktiva i kravställning gentemot leverantörer av hårdvara och tjänster. På så sätt går det att driva utvecklingen av miljöeffektiva lösningar framåt.
• Grön IT har två perspektiv:
- Minskad miljöpåverkan med stöd av IT
- Miljöpåverkan av IT
IT och miljö i kommunerna
Miljöfrågan är aktuell. Tidigare handlade den mest om föroreningar och miljöförstöring. Men de senaste årens utveckling av, och fokus på, klimatet har gjort att frågan finns på agendan på ett helt annat sätt idag. Det gäller för såväl kommuner och andra organisationer som för politiker och enskilda individer.
Ett innovativt IT-utnyttjande kan kraftigt bidra till att slitaget på miljön minskar, trots att utvecklingen inom IT och telekom utgör en miljöbelastning i sig. Ett grönt IT- tänkande handlar dock inte enbart om att ta ansvar för klimatutvecklingen. Det handlar i minst lika hög omfattning om de möjliga nyttor som finns, i form av lägre kostnader, högre effektivitet, bättre personaltrivsel, bättre relationer till kommuninvånare och en stärkt image.
I takt med att grön IT blir en realitet, kommer också de enskilda kommunernas ansvar för miljön att skärskådas på ett annat sätt än tidigare. Det är inte längre enbart industrin
som ses som potentiella miljöbovar, utan alla typer av verksamheter såsom kommuner.
Utvecklingen drivs på av medier, politiker, intresseorganisationer, företag och en allt mer miljömedveten allmänhet. Att visa att frågan om grön IT tas på allvar blir därmed en viktig del av kommunledningens ansvar.
Idag befinner vi oss i fasen när vi börjar se reella åtgärder inom området grön IT. Frågan flyttar nu in på agendan hos allt fler, från att tidigare enbart ha varit aktuell på konferenser och seminarier där samma exempel har visats gång på gång. Nu ökar intresset för och kunskapen om hur grön IT kan minska miljöpåverkan samtidigt som kostnaderna minskar.
Inom kommunerna har många funktioner agerat utifrån de mandat de själva besitter genom att till exempel öka virtualiseringen av servrar. Det är dock få kommuner där ledning och politiker har förstått hur de kan nyttja IT för att både spara pengar och minska kommunens miljöbelastning. Denna rapport syftar till att tydliggöra hur kommunen kan agera både i ett kort perspektiv och ur ett längre perspektiv. Den visar på inom vilka områden man lättast kan hitta miljömässiga såväl som ekonomiska fördelar med grön IT.
Rapporten kan med fördel även läsas av företag och andra organisationer, eftersom kommuner i många fall ligger före industrin när det gäller utnyttjande av grön IT. Detta beror främst på att man agerat i samband med att verksamheten haft ett visst behov och mindre på att kommunerna har planerat sin verksamhet så att den samordnat verkar för att minska miljöbelastningen. Genom att göra en översyn av verksamheten finns betydande möjligheter kvar för kommunerna att ytterligare minska sin miljöbelastning.
En viktig aspekt för att nå eftersträvad effekt av IT-lösningar är att se till att de passar i organisationen och att personalen kan och förstår hur de utnyttjas. Utbildning och
• Miljöfrågorna blir allt viktigare för kommuner – miljöanpassad verksamhet är krav från
invånare, medier och politiker
• IT är en betydande del i lösningen/arbetet för att minska kommunens
miljöbelastning, även om IT även är en del av
miljöproblemet
• För att nå framgång med IT- lösningarna måste de också nyttjas av personal,
organisation och invånare
11 implementering av tjänsterna är centralt, vilket också kräver en betydande samverkan mellan IT-avdelningen och de olika förvaltningarna.
En annan utmaning att hantera, som också har stor potential, är att en stor del av energi- användningen är en kollektiv nytta. Brukaren, det vill säga kommun, hyresgäst eller individ, har inte inflytande på eller ansvar för den förbrukning denne står för. En avdelnings eller enhets elförbrukning belastar inte verksamheten direkt utan ”nycklas” ut till verksamheten.
Individer, avdelningar och projekt har ingen eller mycket liten möjlighet att påverka sina energikostnader. Det gäller även om de minskar energianvändningen inom sin enhet eller sitt verksamhetsområde.
Miljöpåverkan av IT och minskad miljöpåverkan med stöd av IT
Minskad energianvändning av IT innebär även minskade kostnader. Många initiativ inom till exempel virtualisering eller ruttoptimering har inte i första hand handlat om att spara energi och miljö utan om ekonomiska besparings- potentialer. Miljöaspekten blir en positiv bieffekt. I det här perspektivet ligger även initiativet och ansvaret för
möjligheterna utanför IT-avdelningen. IT-avdelningen verkställer ofta beslut som redan fattats och har begränsad möjlighet att påverka effektivitet eller miljökonsekvenser av beslutet.
IT- och telekomindustrin står för en stor del av energianvändning och miljöpåverkan. En kraftig expansion och ökad IT-mognad i till exempel Kina, Indien och Latinamerika kommer att medföra ökade utsläpp. En kraftigt ökande tillväxt av PC och mobiltelefoner kommer att ställa stora krav på såväl effektiv produktion och råvaruhantering som återvinning för att minska den negativa miljöpåverkan från dessa produkter.
IT och telekom är dock även verktyg för att minska energianvändningen i olika
verksamheters processer. Det kan bidra till minskat resande, effektivare arbetssätt eller genom effektiva lösningar för att mäta, följa upp och effektivisera energianvändning i fastigheter och kontor.
Idag omfattar miljöpolicies och miljöredovisningar bland annat kommuners energi-
upphandling, transporter och konsumtion. Men området är större än så och bör även omfatta ett bredare miljömedvetet tänkande, såväl som IT.
IT- och telekombranschen
IT- och telekombranschen har en stor del av ansvaret för att hantera IT:s miljöpåverkan. Val av material, energisnål hårdvara och ansvar för återvinning är några exempel på branschens ansvar och möjligheter. Många företag inom IT-industrin ser idag grön IT som ett sälj- argument. Det handlar dels om att hjälpa kunder att hantera frågan och dels är det kunddrivet där företag och konsumenter ställer krav på produkter och lösningar.
Branschen är idag en stor förbrukare av metaller och mineraler. Utvinningen av dessa har kritiserats och kommer att behöva minska eller moderniseras. Detta sker i första hand genom
• Ansvaret för att minska miljöpåverkan finns hos flera aktörer såsom tillverkare, leverantörer, inköpare, IT- strateger, kommunledning, förvaltningschefer och användare
• IT och miljöpolicy är ett centralt redskap för att strukturera arbetet
nationella och internationella myndigheter samt parallell lagstiftning, men kan givetvis även påverkas av kunders och konsumenters val och uppmärksammande.
IT- och telekombranschen har även ett proaktivt ansvar i utvecklingen av energieffektiva lösningar samt hur IT kan användas för att minska miljöpåverkan. Här finns stora
möjligheter för svensk forskning och svenska företag med en stark position inom miljöteknik att bidra.
IT och telekom i kommuner
Kommuner har som brukare av IT stora möjligheter att påverka utvecklingen av grön IT.
Genom tydliga miljöpolicies som organisationen arbetar efter och krav på leverantörer ökar trycket på energieffektiva och miljövänliga produkter och tjänster.
Detta ställer dock krav på organisationen. En viktig del är att de facto utveckla en policy, att få organisationen att arbeta efter den samt att kontinuerligt uppdatera den och tillföra nya krav och arbetssätt. Idag finns det ofta ett stort engagemang i olika kommunala funktioner för dessa frågor, men det krävs stöd från kommunledningen för att skapa samordning och säkerställa att de initiativ som tas kan nå önskad potential.
13
Var finns potentialerna?
Var potentialerna finns och hur stora de är skiljer sig mellan olika typer av kommuner. En av de viktigaste faktorerna till hur mycket man kan minska kommunens miljöbelastning är kommunstorlek. Större kommuner har både större stordrifts- fördelar och bättre ekonomiska förutsättningar för att skapa miljövinster. Men även mindre kommuner kan få betydande besparingar både genom samverkan med andra kommuner för att dra nytta av stordriftsfördelar och genom att fokusera på effektivitet och kvalitet i det egna arbetet.
Gemensamt för alla typer av kommuner är dock att frågan behöver ses över i ett övergripande perspektiv, innan man går för långt med enskilda aktiviteter, investeringar och åtgärder. Det är mycket möjligt att ett initiativ att
virtualisera servrar, implementera tunna klienter eller en omfattande videokonferensutrustning är rätt. Då lösningar och produkter ofta hanterar enskilda lösningar är det dock viktigt att se över helheten och göra en första prioritering innan beslut fattas om var arbetet ska börja. Dessutom kan man i många fall börja enklare med lösningar som inte kräver några investeringar, som till exempel telefon- eller webbkonferens.
En grundläggande förutsättning är att öka kunskapen om hur energianvändning och miljöpåverkan ser ut för att på så sätt kunna värdera vilka insatser som kan ge bäst effekt.
Dessutom ökas möjligheterna att föra kostnader till rätt brukare och på så sätt minska kostnaderna för de kollektiva nyttorna.
Inom teknikområdet finns potentialer i huvudsak i två perspektiv: infrastruktur och personlig utrustning. I båda fallen är val av energieffektiva system och lösningar av stor vikt. Att utveckla krav och mål i inköpsprocesserna bidrar till att energieffektiva lösningar kommer till marknaden snabbare.
När det gäller den personliga utrustningen kan det i många fall också handla om ett förändrat och mer flexibelt arbetssätt, vilket också ställer nya krav på ledarskapet i kommunen. En personal som i större utsträckning arbetar mobilt blir också mindre närvarande på kontoret, vilket i sin tur ställer andra krav på bland annat samordning, ansvarsfördelning,
kommunikation, information och rapportering.
Inom fastigheter och lokaler finns i många fall stora potentialer i att effektivisera och minska energianvändningen. Det kan dels vara genom direkta åtgärder för belysning, uppvärmning, kyla med mera. Det kan också handla om att tydliggöra hur energianvändningen ser ut och därmed öka den enskilde medarbetarens möjlighet att (upplevt) påverka och minska energianvändningen.
• Många lösningar som spar miljö finns redan i
kommunerna, men de tillämpas inte
• Inom IT-infrastruktur finns främst potentialer inom infrastruktur och personlig utrustning
• Flexibelt arbetssätt ökar tillgänglighet, minskar resande och ökar personalens trivsel, men ställer nya krav på ledarskapet
• Samverkan mellan
förvaltningar och IT-avdelning möjliggör att många
potentialer kan realiseras inom resande, arbetssätt,
kommunikation och e-tjänster
• Inom fastigheter och lokaler finns betydande
miljöeffektiviseringspotentialer
Ett tredje område med stora potentialer är kommunikation, resor och samverkan. Allt fler kommuner ändrar både sin mötespolicy och sin resepolicy till att vara mer miljöeffektiva och därigenom även minska onödiga kostnader. Resande ska minskas eller ske på ett mer miljöeffektivt sätt, samtidigt som man måste värna om arbetstid och effektivitet, vilket ökar intresset för telefon- och webbmöten och investeringar i till exempel videokonferens. I många fall är detta aktiviteter som inte är fullt sammankopplade. Störst effekt uppnås när ägaren av policyn arbetar tillsammans med den som äger och har kunskap om verktygen.
Idag går mycket av fältpersonalens arbetstid inom kommuner åt till planering, rapportering och koordinering. I många fall kan IT-stöd effektivisera arbetssättet, vilket innebär att
resandet kan minska avsevärt, samtidigt som arbetsrutter kan optimeras utifrån olika typer av behov. Detta spar både transportkostnader och tid.
Under de senaste åren har antalet e-tjänster ökat, men många är fortfarande inte automati- serade. En del i att få ut mer av de potentialer e-tjänsterna innebär är att möjliggöra identifiering av de som nyttjar e-tjänsten och även möjligheten till signering av blanketter elektroniskt.
Potentialer generellt sett
Beräkningar som redovisas i rapporten visar på att det finns besparingar på i storleksordningen 7 miljarder kronor årligen för Sveriges kommuner genom att ta ett bredare grepp om IT och miljö. Många besparingar är mycket enkla att få
genomförda. Andra besparingar kräver betydande
investeringar och/eller ett omfattande behov av anpassning till den gjorda investeringen, vilket generellt ökar med kommunstorlek och/eller komplexiteten i investeringen.
Beräkningarna när det gäller potentialer är konservativa, eftersom vi bara i begränsad omfattning ser vilka effekter IT-
och miljöinvesteringar får i effektivare arbetsprocesser. Vi har också genomgående räknat med en lägre besparingspotential när vi räknat upp olika kommuners faktiska besparingar till besparingar på nationell nivå. Det vill säga att om en kommun har en besparing på mellan 20 och 30 procent, så har vi genomgående använt 20 procent. Vi har också för varje besparing gjort en bedömning, baserad på tidigare undersökningar som Exido gjort, avseende vilken andel av Sveriges kommuner som kan ta del av olika typer av lösningar. Vi har således inte automatiskt beräknat upp en besparing med 100 procent. I många fall har vi inte heller kunnat kvantifiera en besparing eftersom den eller de kommuner som gjort effektiviseringen inte har gjort en extrapolerbar bedömning av investeringen.
Det är tydligt att den största delen av besparingarna inte kommer från IT-avdelningen, utan i stället från verksamheten. Detta har gjort att vi i många fall varit tvungna att intervjua flera personer i varje kommun för att skapa en bild över de verkliga besparingarna. Detta har också medfört att vi tagit bort förväntade besparingar där lösningarna inte har varit tillräckligt bra kvalitetsmässigt eller de facto inte genererat den förväntade besparingen avseende miljö eller ekonomi.
I vissa fall har vi också undvikit att göra en potentialberäkning eftersom jämförelser inte låter sig göras. Detta beror på att omvärlden och förutsättningarna för investeringen
• Sveriges kommuner kan spara 7 miljarder kronor per år genom att investera i IT som miljöteknik
• Besparingarna finns i begränsad omfattning på IT avdelning, utan i stället främst ute i verksamheten
15 förändrats. Därmed skulle en jämförelse vara felaktig. I flera fall har vi valt att beskriva
dessa besparingar verbalt för att man ska förstå vad som kan göras, men utan att synliggöra den faktiska potentialen av investeringsalternativet.
Figur 1 - Störst besparingspotential i verksamheten
Potentialer inom arbetsplatser
Hur kommuner ser på arbetsplatser idag skiljer sig i stor utsträckning från hur man såg på arbetsplatser för tio år sedan. Tidigare var en arbetsplats en fysisk plats där varje person hade sin namnskylt, bord, stol, telefon och dator.
Idag delas ofta arbetsplatser mellan anställda. Dessutom behöver en arbetsplats inte vara en stationär fysisk plats.
Den kan lika gärna vara en mobiltelefon eller en dator som man registrerar sig via.
I kommuner har en stor del av personalen inte en egen fast arbetsplats, eftersom många arbetar i hemtjänst, skola eller på det tekniska kontoret. Deras behov av en arbetsplats består ofta i att dokumentera ett ärende, en arbetsinsats eller att kommunicera till olika personer - internt inom
kommunen eller till kommuninvånare. Det gör att mobila arbetsplatser (mobiltelefon/bärbar dator) och delade arbetsplatser är allt vanligare lösningar.
Vad ökar miljöbelastningen?
Ser man till stationära arbetsplatser, oavsett om de används av en eller flera personer, finns det flera faktorer som ökar energiåtgången. Mest påtagligt och synligt är hårdvaror bestående av framför allt dator, skärm, skrivare, belysning, laddare och reglerbara arbetsbord. Idag har de flesta hårdvaror ett stand-by läge, vilket innebär att de drar el oavsett om de används eller inte.
Många PC står fortfarande på dygnet runt. En anledning kan vara att det krävs för att till exempel säkerhetsuppdateringar genomförs nattetid, en annan att behörighetssystemen inte klarar av en stor mängd användare som skall logga på samtidigt på morgonen.
Både i stand-by läge och i användning är det skillnad på energiförbrukning. Vissa hårdvaror drar betydligt mer energi än andra hårdvaror med samma funktion. CRT-skärmar drar till exempel betydligt mer än LCD-skärmar. Dessa hård-
varor kan i allmänhet fasas ut över tid. I andra fall kräver förändringarna mer eftertanke eftersom en förändring för att minska energiåtgången på arbetsplatsen kan få ökade kostnader eller andra konsekvenser för organisationen eller IT-strukturen.
Ser man till klienternas programvaror så är det skillnader i vilken utsträckning olika programvaror utnyttjar datorernas processorer och minne, men det är osäkert vilken
• Fasta arbetsplatsers
miljöpåverkan kan med enkla medel minskas genom att stänga av datorerna eller utnyttja energisparprogram.
Besparingspotentialen att utnyttja energisparprogram är 136 miljoner kWh eller 139 miljoner kronor per år
• Om alla landets kommuner genomgående anammar dubbelsidiga pappersutskrifter minskas pappersförbrukningen med 500 miljoner pappersark, motsvarande ungefär 50 miljoner kronor per år
• Byte från stationära datorer till bärbara eller tunna klienter kan medföra en årlig besparingar för landets kommuner på upp till 142 miljoner kronor
• Genom ett flexibelt arbetssätt kan Sveriges kommuner årligen spara mer än 700 miljoner kronor
• En IT-struktur som underlättar distanssupport kan minska behovet av antalet tekniker från en tekniker per 100/150 användare till en per 600
17 påverkan detta har på datorernas energiförbrukning. Däremot kan mjukvaror anpassas för att minska energiförbrukningen. I de flesta moderna mjukvaror kan support på datorer och programvaror göras på distans, vilket minskar kostnader och miljöbelastning.
Att ha tillgång till många skrivare är bekvämt för de anställda, men drar både mer energi och ökar benägenheten att skriva ut mer. Dessutom ökar både pappersanvändning och energi- förbrukning om man skriver ut enkelsidigt i stället för dubbelsidigt.
Vad görs för att minska miljöbelastningen - fasta arbetsplatser?
Det finns möjligheter att göra snabba miljövinster, om än inte så stora, genom att minska miljöbelastningen från de befintliga resurserna. Men huvuddelen av dessa miljövinster får man inte genom att investera, eftersom miljövinsterna är fördelade och spridda över många små enheter. Tekniska investeringar såsom till exempel aktiva grenkontakter för att minska miljöbelastningen lönar sig sällan, eftersom investeringen är för hög i relation till den begränsade besparing man kan förvänta sig.
I stället kan energiförbrukningen minskas genom att göra enkla anpassningar av datorernas konfigurationer och genom att skapa en medvetenhet hos anställda att varje arbetsplats drar energi. När det gäller arbetsplatser kan strömbrytare som slås av varje kväll och i samband med lunch medföra tydliga besparingar. I Umeå kommun sparas ungefär 1,5 miljoner årligen genom en central styrning av energisparlägen på bildskärmar och datorer samt genom en rekommendation att stänga av utrustningen när man går för dagen.
Man kan också komma åt besparingarna genom att aktivt installera och utnyttja
energisparprogram, vilka kan minska energiförbrukningen med minst 40 procent. Värt att notera är att skärmsläckare inte är en energisparfunktion och påverkar förbrukningen i ytterst begränsad omfattning. Idag saknar ungefär 70 procent av kommunernas datorer energi- sparprogram. Om alla datorer som idag finns i kommunerna utrustades med program för energispar skulle kommunerna kunna göra en årlig besparing på 136 miljoner kWh, vilket motsvarar 139 miljoner kronor.1
För att komma åt små källor av energiförbrukning är det viktigt att dels fatta ett beslut att man vill komma åt en specifik källa och dels arbeta med att informera och engagera
personalen i arbetet. Detta kan antingen göras enskilt eller företrädelsevis vara del i ett större miljöengagemangsprojekt för de anställda, där man utnyttjar arbetsplatsen som en del i de satsningar kommunen planerar.
En annan mycket enkel och snabbt införbar lösning är att säkerställa att alla utskrifter är dubbelsidiga. Denna enkla åtgärd minskade Örnsköldsviks kommuns utskrifter med mellan 3 och 4 miljoner utskrifter per år. En motsvarande utveckling i landet skulle innebära att 500 miljoner utskrifter skulle kunna sparas, motsvarande en kostnad på 50 miljoner kronor per år.
————————————————————————————————————————
1 Antal PC i kommunerna är ca 584 000, varav ca 412 300 stationära, 140 200 bärbara och 31 500 tunna klienter. Detta är baserat på intervjuer, samt enkätundersökning och är avstämt med bedömare från branschen. 70 procent har ej installerad energisparfunktion, dvs 288 600 stationära och 98 100 bärbara. (För tunna klienter har detta ingen betydelse.)
Beräkningen av effektiviseringspotentialen grundas på data från Energy Star och Dell Energy Calculator.
Energiförbrukningen beräknas per år hos ett genomsnitt på 15 olika datorer inklusive 19" plattskärm (jämnt fördelat på tillverkare och modeller) med ett genomsnitt av olika typer av användare. Stationär dator utan energispar drar ca 664 kWh/år och med energispar ca 263 kWh/år. För en bärbar dator är motsvarande siffror 336 kWh/år och 133 kWh/år.
Prisnivån är baserad på energikostnad kWh (3-årsavtal) 102,72 öre per kWh. Snittpris enligt elprisguiden (65 leverantörer, regional differentierad skatt, 3-årsavtal). Besparingen är således (288 613*(664-263)+98 112*(336-133))
=135 650 469 kWh/år ger besparing på 135 650 469 kWh*1,0272 kr/kWh=139 340 162 kr
I ett lite längre perspektiv
I ett lite längre perspektiv i samband med att utrustning byts ut kan miljöbelastningen successivt minskas. Möjligheten att realisera vissa besparingar beror i flera fall på IT-
arkitektur och IT-strategi. I andra fall är det framför allt viktigt att miljökriterier inkluderas i kravspecifikationen för nyinvesteringarna. Ser man till kraven på nyinvesteringar bör
energiförbrukning i avstängt läge, viloläge och i drift specificeras av leverantörerna. Vi har idag en stor del utrustning som drar energi trots att den är avstängd.
Hårdvaruval
Att göra en egen bedömning av en dators eller flera datorers relativa miljöprestanda är inte lätt. Tack vare att både stationära datorer och bärbara datorer idag klassificeras med olika märkningar, som till exempel EnergyStar eller TCO, underlättas dock bedömningen av produkternas miljöanpassning.
Idag tar knappt 60 procent av kommunerna vid inköp systematiskt hänsyn till att
hårdvarorna ska vara lågenergiförbrukande. Även om hårdvarorna generellt blir allt mer energieffektiva så skiljer sig energiförbrukningen mellan stationära datorer åt.
Leverantörerna är idag dåliga på att synliggöra strömförbrukning, inte minst på persondatorer, vilket kan påverka kommunernas benägenhet att köpa energisnålt.
En annan faktor som håller tillbaka den systematiska hänsynen är att kommuner förlitar sig på de ramavtal som finns där andra organisationer ser till miljökriterier i stället för den enskilda kommunen.
Det finns fortfarande kommuner som har valt att behålla CRT-skärmar i verksamheten eftersom dessa är mindre stöldbegärliga än LCD-skärmar. Men ur ett
energiförbrukningsperspektiv är det en betydande skillnad mellan olika skärmtyper. Det finns idag skärmar med inbyggda rörelsedetektorer som försätter datorn i viloläge när det inte finns någon framför skärmen.
TCO-development har under många år varit ett av de ledande företagen när det gäller att märka skärmar (och även andra hårdvaror) som uppfyller krav avseende bildkvalitet, låg energiförbrukning och minimering av miljöfarliga ämnen.
De flesta kommuner har idag en uppsjö av skrivare. I många fall har det ansetts vara viktigt med många skrivare av sekretesskäl. Genom att utnyttja kodsystem på skrivarna kan de enskilda skrivarna på kontoren minskas utan att sekretesskyldigheterna drabbas. I Örnsköldsviks kommun har man genom systematisk kartläggning av skrivare och vilket behov som finns av skrivare minskat från 1400 enheter (skrivare och multifunktionsprintrar med skrivare, fax och scanner) till 300 multifunktionsenheter. I Örnsköldsviks stadshus minskades antalet skrivare från 21 till 2. Genomgången och reduceringen av antalet skrivare gav en omedelbar positiv avkastning.
IT-strategiska överväganden
Ser man till valet av IT-struktur kan man också minska miljöbelastningen genom att värdera olika IT-arkitekturlösningar ur ett miljöperspektiv. I många fall har miljöaspekten varit tydligt underordnad i beslut om IT-arkitektur och IT-struktur.
19 Tunna klienter
När en kommun går över till tunna klienter börjar användarna arbeta direkt mot kommunens nätverk och servrar, istället för att utnyttja den egna datorn för att köra olika applikationer. Normalt sett förlängs livslängden på hårdvaran till följd av att tunna klienter inte kräver samma kapacitetsuppgraderingar som persondatorer.
Besparingspotentialen är stor, vilket kan vara en av anledningarna till att kommuner i större utsträckning än företag eller statliga organisationer har börjat utnyttja tunna klienter.
Idag är det ungefär en tredjedel av Sveriges kommuner som
kontinuerligt bedömer möjligheterna med tunna klienter i samband med IT-investeringar i olika applikationer och förvaltningar.
För flera kommuner har tunna klienter blivit ett alternativ för skolorna. Intresset för tunna klienter i skolorna är inte främst av
miljöskäl, utan beror i första hand på behovet av att öka datortätheten i skolorna inom de knappa
budgetramar som finns. Dessutom minskar stöldbegärligheten av IT- utrustning då tunna klienter används i stället för datorer i skollokalerna. Ytterligare fördelar med tunna klienter är att de snabbt kan ”rullas ut”, samt att de är enklare att konfigurera och uppdatera på distans.
Idag är fortfarande cirka 70 procent av datorerna i kommunerna stationära datorer. Genom att byta ut dessa till mer energieffektiva alternativ som tunna klienter och bärbara datorer kan kommunerna minska sin energiförbrukning med 138 miljoner kWh och göra en besparing på energikostnader med 142 miljoner kronor per år.2
Case 1 – Fasta arbetsplatser
Kommun
Kristinehamns kommun, 24 000 invånare Utmaning/beslut
Minska kostnaderna för maskinvara, el och administration av 2 000 arbetsplatser Åtgärd
Tunna klienter i stället för persondatorer för 80 procent av arbetsplatserna
Effekt
Besparing på 2 000 kronor per arbetsplats i förenklad administration och underhåll Skillnaden för en arbetsstation blev cirka 100 kWh per år och för 1 600 arbetsstationer blir det cirka 236 000 kronor per år
Totalt
2,6 miljoner kronor per år på tunna klienter och 160 000 kWh för Kristinehamns kommun
————————————————————————————————————————
2 Andel stationära, bärbara och tunna klienter baseras på intervjuer, samt enkätundersökning och är avstämt med
bedömare från branschen (se fotnot 1). Antagande att fördelning mellan bärbar och tunn klient vid byte från stationär går mot en något högre andel tunna klienter än idag totalt sett; 2/3 bärbara och1/3 tunna klienter. Detta innebär att 412 300 stationära byts mot 249 200 bärbara och 163 100 tunna klienter. Hänsyn har inte tagits till investeringskostnader.
Beräkningen av effektiviseringspotentialen grundas på data från Energy Star och Dell Energy Calculator (se fotnot 1) och utgår från att energisparprogram är installerat på 30 procent av enheterna. Detta ger en genomsnittlig energiåtgång på:
stationär dator (0,30*263+0,70*664)=543,7 kWh; bärbar dator (0,30*133+0,70*336)=275,1 kWh och tunn klient=106,9 kWh. Energiåtgång för tunn klient inkluderar även den energi som går åt hos servern. Prisnivån är baserad på
energikostnad kWh (3-årsavtal) 102,72 öre per kWh. Besparingen är således ((412 304*543,7)-(249 173*275,1+163 131*106,9)=138 183 433 kWh/år vilket ger en besparing på (138 183 433 kWh*1,0272 kr/kWh)=141 942 022 kr
Distanssupport
Det finns en miljöpotential i att styra och kontrollera maskiner och mjukvara i nätverket på distans genom distanssupport. Tekniker behöver inte vara på plats eller fysiskt ta sig mellan olika kontorslokaler. En kommun som tillämpar distanssupport kan minska behovet av tekniker. Skillnaden är att en kommun utan distanssupport har en tekniker per 100/150 användare och kommuner med utbyggd distanssupport har en tekniker per 600 användare.
Arbetet blir både mer tidseffektivt och mindre miljöbelastande, inte minst med tanke på att resandet kan minska betydande. Detta kräver emellertid att IT-strukturen är uppbyggd för distanssupport, vilket underlättar systemadministratörens arbete avsevärt vad gäller exempelvis programvarudistribution, licenshantering, distanssupport och scriptutveckling.
Dessutom är det viktigt att se till att applikationerna som nyttjas är enhetliga och att inte olika förvaltningar väljer olika mjukvaror för motsvarande behov.
Idag har 36 procent av kommunerna infört distanssupport, men intresset ökar. Allt fler kommuner planerar att se till att deras IT-system är uppbyggda för att möjliggöra en ökad andel distanssupport. Andelen ärenden som kan skötas på distans beror på hur IT-strukturen ser ut, men att 70 till 80 procent av alla ärenden sköts på distans är ingen ouppnåbar nivå.
Distanssupporten sköts antingen av den egna kommunen, av en annan kommun i samverkan eller genom en extern part. Externa parter tar i flera fall också hand om återvinning eller skrotning av uttjänade maskiner.
Vad görs för att minska miljöbelastningen - mobila arbetsplatser?
I varje kommun finns ett stort antal personer som inte har något egentligt behov av en egen fysisk arbetsplats eftersom de kontinuerligt befinner sig på olika ärenden runt om i
kommunen. Dessutom finns det flera befattningar som har ett arbete som kombinerar internt arbete med externt arbete, som exempelvis miljö- och hälsoskyddsinspektörer. I båda
kategoriernas arbetsuppgifter genererar fältuppdragen en betydande del internt arbete i form av att registrera utförda arbeten och ta del av nya arbetsorder. Dessutom genereras en stor del ytterligare arbete för någon annan inom kommunen i form av att till exempel rekvirera nytt materiel, skriva felanmälningar och kommunicera med andra avdelningar i kommunen.
Genom att gå igenom hur processerna ser ut och vad som tar tid kan de kommunala resorna minskas betydligt, liksom tidsåtgången för varje arbetsinsats. Arbetsflödet kan minskas genom att gå igenom processen med beställning, åtagande, genomförande, tidrapportering och fakturering, samt att ta stöd av digitalisering och utnyttjande av dataterminaler eller mobiltelefoner för registrering och kommunikation. Detta uppskattas speciellt av personal som måste redovisa sin tid för olika konton eller uppdragsgivare. Dessutom får kommunen bättre översikt och kontroll, både om den egna personalen utför arbetet eller om det utförs av en entreprenör. Det är viktigt att detta också förankras hos kommunens personal, eftersom att söka effektivitet påverkar den enskilde personens individuella handlingsfrihet. En teknisk lösning kan lätt uppfattas som ett misstroende och resultera i kommentarer som ”Tror ni inte att vi gör något”.
Fördelarna med att digitalisera arbetsorder är att flera olika aktörer kan planera in arbets- order till en administratör eller fältpersonal. Dessutom kan lämplig personal få ärendet beroende på när, var och hur det ska utföras. Arbetsordern kan också bekräftas, rapporteras och dokumenteras via mobilen. De lösningar som finns idag är billiga och kräver inte heller mobiltäckning för att de ska fungera. För medborgare och kunder finns fördelen med att kunna följa när ärendet utförs och dessutom minskar risken att ärenden tappas bort.
21 I Göteborg utnyttjar trafikkontoret mobila arbetsorder bland annat i samband med lampbyten av gatubelysning. Underentreprenörernas bilar är försedda med handdatorer som har access till en centraldatabas, i vilken all information finns för att kunna genomföra byten och reparationer av gatubelysningen. Fältpersonalen får arbetsorder via handdatorn och åker direkt till den felanmälda gatubelysningen. I samband med att de ska genomföra lampbytet eller reparationen skickar de ett SMS som bryter strömmen till den aktuella gatubelysningen.
När åtgärden är utförd skickas ett nytt SMS för att slå på strömförsörjningen igen.
Kostnaden för standardiserade ärendehanteringslösningar är så pass billig att om kommunen spar in en timmes arbetstid per månad och medarbetare, så är investeringen lönsam.
Besparingen är dock generellt sett betydligt mer lönsam än så. Ser man bara till utförarens tid när det gäller kolla och planera dagen, rapportera tid och rapportera materialuttag och behov, så kan besparingstiden bli upp till ungefär 30 procent. Men den kan också bli mindre eller obefintlig om man inte får med sig personalen. Utöver detta finns betydande
besparingar i tid för arbetsledare och administratörer. Dessutom är det positivt för den anställde eftersom de inte alltid behöver åka till kontoret, utan kan börja sin arbetsdag ute på fältet. För att effekten ska bli verklig för administrationen är det viktigt att systemen lätt kan integreras med kommunens ekonomisystem.
Det finns flera tjänster inom kommunen som är anpassade efter den kommunala verksamheten och som ökar både effektivitet och minskar miljöbelastning. Det kräver emellertid en ökad mobilanvändning i kommunerna och att personalen har rätt utbildning och kunskap i användning av systemen. De flesta system är enkla och snabba att
implementera, medan andra kräver utbildning.
Vad görs för att minska miljöbelastningen - flexibla arbetsplatser?
Att byta arbetsmiljö från ett cellkontor till en öppen kontorslösning görs i många fall för att rymma fler arbetsplatser på samma yta. Men för att nå betydande besparingar bör en öppen kontorslösning kombineras med flexibla arbetsplatser, det vill säga att anställda ges stöd att utnyttja dator och telefon flexibelt på kontoret eller genom distansarbete.
Största föredelen med cellkontor är att det underlättar koncentration och minskar
ljudvolymen, men informationsflöde och trivsel hämmas. I de öppna kontror som byggs tar man hänsyn till att de anställda ska kunna använda tysta rum vid behov och att gemensam- hetsutrymmen ska stimulera kontakt mellan arbetskamrater. Det tekniska stöd som införs är till exempel att den fasta anknytningen kombineras med den mobila anknytningen och support ges för telefon- och webbmöten. Detta innebär att de anställdas tillgänglighet ökar och är oberoende av om de sitter vid en fast arbetsplats. Med ökad tillgänglighet kommer möjligheten till ökad effektiv arbetstid och minskat resande, eftersom man inte behöver resa till arbetsplatsen för att vara tillgänglig.
Förutom besparingar i behovet av kontorsyta innebär ett flexibelt arbetssätt betydande fördelar för den enskilda anställda och dess uppfattning av arbetsplatsens trivsel.
Undersökningar3 visar att mer än tre fjärdedelar av de som ges möjligheten att arbeta flexibelt upplever att arbetssättet har en positiv påverkan på balans mellan arbete och privatliv, samt effektivitet och motivation.
Ser man till hela Sverige är den årliga besparingen mer än 700 miljoner kronor. Detta baseras på att större städer (>100 000 invånare) kan spara in 400 arbetsplatser genom
————————————————————————————————————————
3 Bland annat från IBM:s globala undersökning över hur deras anställda upplever distansarbete
flexibla arbetsplatser, medelstora städer (40 000-100 000 invånare) kan spara 150 arbetsplatser och mindre städer kan spara 60 arbets- platser. Beräkningen är konservativ då vi bara ser till kostnaden per kvadratmeter (inte el, städning eller andra omkostnader) motsvarande 1 500 kr/kvm, 1 200 kr/kvm samt 900 kr/km för respektive kommun- storlek. Storleken per arbetsplats bedöms enligt Arbetsmiljöverkets riktvärden på 25 kvadratmeter per person.
Vad kan påverka lönsamheten vid en grön investering i
arbetsplatsen?
Fortfarande är det en mindre del av kommunerna (mindre än fem procent) som har outsourcat arbetsplatserna, men intresset ökar och förväntas att dubblas under det kommande året. Med outsourcing av arbetsplatsen begränsas möjligheten att påverka kommunens
miljöbelastning om detta inte finns med i avtalet med leverantören från början. Det kan till exempel gälla val av utrustning eller omhändertagande av uttjänt utrustning. Idag är det få
kontrakt som omfattar detta, även om det finns med i en del förfrågningsunderlag.
Hårdvaruanvändningen förändras snabbt. Det blir allt vanligare med bärbara datorer, minilaptops, smarta telefoner och mobiltelefoner som ersätter de fasta telefonerna. Detta ställer krav på att skapa en överblick över den utrustning som finns i kommunen och utrustningens prestanda, miljöbelastning, säkerhet, konfigurationer, applikationer, samt hur utrustningen ekonomiskt fungerar i IT-strukturen. Det är också viktigt att ha en strategi för hur utrustningen ska ersättas över tid. Idag tar bara hälften av landets kommuner en
systematisk hänsyn till hårdvarans livslängd och hur återvinningsmöjligheten av IT- hårdvaran ser ut.
Möjligheterna att anamma tunna klienter eller distanssupport påverkas också av de
begränsningar som finns i kommunens IT-struktur. Det finns idag en diskussion om fördelar och nackdelar med olika IT-miljöer i kommunerna avseende bland annat Microsoft, open source och cloud computing. Då denna diskussion är omfattande och komplex har vi valt att inte gå djupare in i denna, utan uppmanar till lyhördhet och eftertänksamhet, samt att
medborgarnytta och miljöeffekter sätts i främsta rummet vid utvärderingar.
Case 2 – Flexibelt arbetssätt
Kommun
Nacka kommun, 87 000 invånare Utmaning/beslut
Minska behovet av externa lokaler Öka effektivitet och tillgänglighet hos de kontorsanställda
Åtgärd
Införandet av mobila personliga anknytningar för 650 av de kommunanställda som arbetar på kontor
Införande av flexibla arbetsplatser - en migreringsprocess på tre år (2008-2010) Effekt
Ökad tillgänglighet av personalen Besparing av 200 arbetsplatser
Minskat resande till och från kontoret Minskade interna telefonkostnader
23 Organisationer som ökar möjligheten till flexibelt arbetssätt skapar också nya utmaningar för ledarskapet. Ett ledarskap som bygger på eget ansvar och ärendefokus skiljer sig från ett som bygger på närvaro och kontroll. I många organisationer är detta svårt och ovant. Dessutom tas ofta inte ledarskapsfrågan och personalgruppens dynamik upp vid en övergång till flexibelt arbetssätt.
Potentialer inom infrastruktur - datahallar och virtualisering
Vad ökar miljöbelastningen?
Inom området infrastruktur och drift handlar grön IT framför allt om minskad energiförbrukning genom optimalt utnyttjande av nätverk och övriga resurser. Minskad
elförbrukning genom ett högre nyttjande av servrar och processorer, effektivare kylning och möjlig återanvändning av överskottsvärme är några exempel.
Frågan om grön IT har idag i mångt och mycket fokus på infrastruktur för IT-avdelningar, även om bara 36 procent av kommunerna systematisk tar miljöhänsyn i sin IT-drift. Det påvisar att det finns mycket kvar att göra. För att minska miljöpåverkan från infrastruktur och drift måste man börja räkna på datahallens driftskostnader utifrån elförbrukning.
För att det skall vara möjligt måste kostnaderna för el hänföras till driften, vilket inte alltid sker idag.
I och med att mängden data ökar, så ökar också lagrings- behovet snabbt. Flera kommuner vill inte göra bedömningar
kring vilket lagringsbehov man förväntar sig om tre år, eftersom alla tidigare prognoser som gjorts varit underskattade. Samtidigt som lagringsbehovet ökar sjunker kostnaderna för lagringskapacitet, men det är viktigt att ha en plan för hur lagring och back up sker på ett kostnadseffektivt sätt. Det finns en tendens i vissa kommuner att öka antalet servrar som finns spridda ute i kommunen, till exempel på olika skolor.
Vad görs för att minska miljöbelastningen av infrastruktur?
Virtualisering
Mycket är gjort i kommunerna när det gäller att se över infrastrukturen, till exempel har redan 55 procent av kommunerna virtualiserat sina servrar. Virtualisering innebär att en fysisk server kör flera operativsystem samtidigt och kan därigenom fördela serverkraft mellan virtuella servrar. Följden blir att såväl redundans som tillgänglighet blir avsevärt högre. Detta möjliggör exempelvis att 100 servrar kan ersättas med 40 servrar och därigenom spara både serverkapacitet och energi. Alla servrar kan emellertid inte
virtualiseras, utan normalt är att mellan 60 och 75 procent av servrarna är virtualiserings- bara. I Sverige finns i kommunerna en potential att virtualisera ytterligare 12 000 servrar ner till 4 700 stycken, vilket kan ge en besparing på 81 miljoner kWh eller 84 miljoner kronor per år.4 Bedömare från IT-leverantörer anser dock att så mycket som 95 procent går att
• Kommunerna har redan gjort stora besparingar på
virtualisering, men har en ytterligare potential att minska kostnaderna med 84 miljoner kronor per år
• Datahallar som är anpassade och designade för att ha en hög verkningsgrad kan sänka energikostnaderna med 25 procent, vilket grovt motsvarar 30 miljoner kronor årligen
• 750 miljoner kronor är
potentialen för årlig besparing med hjälp av IP-telefoni
————————————————————————————————————————
4 Detta är baserat på kommunernas egen bedömning att 70 procent går att virtualisera. Uträkningen baseras på följande antaganden: Nyare server (bladserver) med snitteffekt på 270W drar 2365 kWh/år (270W*24h*365 dagar). Äldre server med snitteffekt 730W drar 6395 kWh/år (730W*24h*365 dagar). Kostnadsfaktor för kyla=2, dvs det går åt lika mycket energi att kyla ner servern som själva servern drar i sig. Antagande att typkommunen har ca 50 procent nyare och 50 procent äldre servrar (enligt intervjuunderlag). Antagande att alla hosts som blir kvar i form av fysiska servrar är av nyare
25 virtualisera, vilket skulle innebära ytterligare besparingar. En
investering i virtualisering har normalt en ROI (return-on- investment) på två år.
Många av de kommuner som redan har virtualiserat upplever sig ha en utmaning i vad man kan göra
härnäst. En av de stora utmaningarna kommunerna har är den ökade spridningen av servrar till olika delar inom kommunen. Dessutom ökar lagringsbehovet. Detta försvårar samverkan och effektiv användning av serverstrukturen, vilket innebär att energikostnaderna kan bli större.
Den tekniska utvecklingen går emellertid fort och de nya servrar som finns minskar energianvänd- ningen dramatiskt. Det finns exempel på nya servrar som har endast 25 procent av energi- förbrukningen hos tre år gamla servrar, till exempel energi-
optimerade bladservrar som stänger av de nätaggregat som inte behövs.
Även val av lagringsmedia är viktigt i bedömningen av vad som kan göras för en mer energieffektiv infrastruktur.
Serverstrategi och datahallar
Av den energi som tillförs en datahall så kommer bara 50 procent datorerna till del. Resten går främst till kylning, luftkonditionering och luftfuktning. I de flesta fallen är kylningen överdimensionerad, eftersom den är dimensionerad utifrån att datahallen går med full belastning. Få kommuner ser till vilken kyla som behövs vid olika tidpunkter på dygnet,
Case 3 – Virtualisering
Kommun
Karlshamns kommun, 31 000 invånare Utmaning/beslut
Utrymmesbrist i serverhall och vilja från kommunens sida att minska energiåtgången Åtgärd
Implementering av virtualiseringslösning för ca 7 000 användare i kommunen, till exempel lärare och elever, varav en stor del även använder tunna klienter
Effekt
Minskning av antalet fysiska serverar från 57 till 4 stycken
Minskade energikostnader med upp till 80 procent
5 fakta om förluster i datahallar
- En icke-grön datahall kan ha verkningsgrader på omkring 30–40 procent.
- Mer än 50 procent av den kraft som matas in i en datahall blir kvar i strömförsörjningar och kylsystem och hamnar inte i servrarna. Den förlusten är alltså fast och förändras inte med belastningen. Det får verkningsgraden att minska vid minskad belastning.
- Varje megawatt som matas in är detsamma som 500 bilars koldioxidutsläpp och av det försvinner cirka 150 bilar på grund av undermålig design.
- Det är svårt att sätta upp numeriska tal för datacentralens verkningsgrad, eftersom det inte finns bra mätmetoder. Lasten varierar med den typ av IT som används, hallens geografiska placering med mera.
- IT-ledningen är sällan intresserad av verkningsgraden. De bryr sig mest om upptider och tillgänglighet.
Källa: TechWorld
olika delar av året eller i samband med att stora körningar görs. De flesta datahallar kyler dessutom hela lokalen i stället för att kyla det område av lokalen där servrarna står.
Punktkyla kan många gånger vara extra viktigt i och med att en koncentration av servrar förbrukar fler kWh. Det är inte heller ovanligt att temperaturen i hallen är lägre än vad som egentligen behövs, vilket medför att onödig energi går åt till att kyla datahallen.5
Det finns betydande möjligheter att minska kostnaderna genom att se över kommunernas serverstruktur och datahallar, samt att arbeta för att optimera dessa. 35 procent av Sveriges kommuner ser till att deras IT-drift
sker på energieffektiva servrar och bara var femte kommun verkar för att konsolidera datacenters. Det innebär att det finns mycket miljöeffektivitet att vinna för kommuner genom att se till att IT- avdelningen ansvarar för data- hallarnas energiåtgång och verkningsgrad och skapar mål- sättningar för hur dessa ska sjunka.
En rimlig bedömning är att en tydlig strategi kan minska den genom- snittliga energiåtgången i en datahall med 25 procent. Detta motsvarar 30 miljoner kronor per år.6
Ett exempel på en första effekt en kommun kan få är att återföra värmen som genereras i datahallen. I Örnsköldsvik placerade man för fem år sedan den nya datahallen i en skola, vilket innebar att värme från datahallen kunde återvinnas
motsvarande ett värde av 100 000 kronor per år.
Shared service centers I mindre kommuner finns det betydande besparingar att göra genom att skapa och utveckla så kallade shared service centers, men det är svårare än vad det låter. Det innebär behov av anpassning och samverkan över kommungränser som i många fall kan vara svårt.
Smålandskommunerna Nässjö, Sävsjö, Eksjö, Vetlanda och Aneby har tillsammans bildat kommun- förbundet Höglandet för att bli mer kostnadseffektiva. Fokus har inte
Case 4 – Shared service center
Kommun
Götene kommun, 13 000 invånare Lidköpings kommun, 38 000 invånare Skara kommun, 18 500 invånare Utmaning/beslut
Ökande kostnader och lagringsvolymer Svårighet för de två mindre kommunerna att hantera kostnaderna själva
Behov av effektivisering, utnyttjande av stordriftsfördelar och standardisering för att hejda kostnadsutvecklingen
Tidigare IT-chef för Lidköpings kommun hyrdes ut till Götene och Skara och fick därmed
överblick över samarbetspotentialerna Åtgärd
Bildande av det fristående kommunalförbundet Göliska IT, ett shared service center som ägs gemensamt av de tre kommunerna
Effekt
Gemensam service desk, standardiserade arbetsplatser, fjärrsupport och -övervakning har gett minskade antal ärenden, minskat antalet besök på plats och färre körda kilometer. Detta har resulterat i såväl kostnadsbesparingar som ökad nöjdhet.
————————————————————————————————————————
27 varit att minska kommunernas miljöpåverkan, även om samordningen har positiva miljö-
effekter i form av exempelvis färre datahallar (från fem till två) och möjligheten av att skala upp IT-lösningar till att gälla fem kommuner i stället för en.
Grunden till att möjliggöra konsolidering är att det finns ett bra nät med fiber in i data- hallarna. Men samordningen är inte alltid självklar, eftersom det finns skillnader mellan kommuner när det gäller hur deras befintliga IT-struktur ser ut. Skillnader mellan leverans- plattformar och IT-strategier påverkar i vilken utsträckning samordningen kan ske. En annan del i samordningen är att säkerställa att leveranser sker strukturerat och effektivt mot olika beställare inom kommunerna.
Förändringen till ett shared service center innebär också att IT-organisationen blir en tydligare leveransorganisation. Det är viktigt att denna utveckling inte förhindrar eller minskar intresset för samverkan mellan IT-avdelningen och förvaltningarna. I många fall har inte förvaltningarna samma samverkansfördelar som IT-avdelningar har trots att de
genomför samma tjänst, vilket innebär att en shared service-funktion kan behöva förstå och hantera olika processer inom samma område. Skillnaderna i hur processerna utförs kan till exempel bero på att en kommun är mer av en tätortskommun med mindre avstånd, medan andra kommuner har större geografiskt avstånd. Detta innebär i sin tur att förutsättningarna för effektivisering när det gäller resande skiljer sig åt.
Det finns också ett regionalpolitiskt perspektiv med shared service centers. I regionen med Umeå som centralort, omfattande även Vindeln, Robertsfors, Bjurholm, Nordmaling och Vännäs, har man valt att lägga en gemensam växel för alla kommuner i regionen i Bjurholm och man testar open source-lösningar i Robertsfors kommun. Detta gör att mindre
kommuner kan ta till sig de stordriftsfördelar ett shared service center medför. Dessutom kan det finnas fördelar med att personalomsättning och lönenivåer är lägre på mindre orter.
Växlar / IP-telefoni
Numera finns en rad olika teknologier för telefoni. En betydande utmaning för kommuner, i likhet med andra organisationer, är att säkerställa att dessa teknologier kan fungera
tillsammans samtidigt som man kan utnyttja de fördelar samordning och digitalisering möjliggör. Intresset för lösningar som möjliggör samverkan mellan mobiltelefoni, fast telefoni eller LAN-uppkoppling ökar. Övergången till samordnade lösningar skapar betydande fördelar genom minskat resursutnyttjande, ökade anpassningsmöjligheter för medarbetarna, skräddarsydda lösningar för olika medborgargrupper och möjligheter till regional samordning av växlar.
Många kommuner genomför nu en förändring från fasta telefoner till kombinerade mobila och fasta abonnemang. Förändringen är successiv. Bland de anställda med mobila
abonnemang är det mellan 60 och 70 procent som har möjlighet att utnyttja databaserad trafik. Totalt kan kommuner, om de går över till virtuella växlar, spara 750 miljoner kronor per år.
För de kommunanställda som alltid är kopplade till växeln, oavsett fast telefon eller mobil- telefon, innebär det att de alltid är tillgängliga. Samordningen mellan mobilnummer och fast telefoni innebär att medarbetarna är tillgängliga för kollegor och medborgare, vilket i sin tur minskar behovet av att resa in till ett kontor. Resurserna kan i stället läggas där de ger störst nytta. Dagens telefonlösningar möjliggör också flerpartskonferenser per telefon, vilket kan ersätta fysiska möten och minska ställtiden för ett möte. Flera personer i samma enhet kan
