I den här delen presenterar vi resultatet av studierna av Saras och projektdeltagarnas skriftliga utvärderingar av arbetet samt resultatet av vår fokusgruppdiskussion kring projektdeltagarnas upplevelse av arbetet med och projektledningen av Smask i Piteå 2011. Fem av kommitténs sju projektdeltagare deltog i
fokusgruppen och Sara deltog i form av diskussionsledare.
9.1 Känslomässiga aspekter
Här beskriver vi de känslomässiga aspekter hos projektdeltagarna som kommit fram under vår studie.
9.1.1 Förtroende och gemenskap
Inom gruppen är förtroendet för varandra centralt då detta är något som i stort sett alla projektdeltagare nämnt i sina utvärderingar. Även gemenskapen och den vänskapliga
stämningen i gruppen har varit viktig för projektdeltagarna och något som starkt bidragit till förtroendet för varandra.
”Att ha opretentiösa ”get-togethers” är så lätt att styra ihop men ger så mycket för alla inblandade.”
Så skriver en projektdeltagare och visar på att projektdeltagarna lärt känna varandra mycket väl genom att umgås mycket även utanför projektgruppens officiella sammankomster. Dessutom har det haft en viktigt gemenskapsbyggande funktion i gruppen.
För att understryka betydelsen skriver samma projektdeltagare att:
”det bästa mest Smask 2011 var att glädje som fanns i produktionen.”
9.1.2 Känslor under processen
Projektdeltagarna beskriver de känslor som de upplevt under projektprocessen varav en som diskuteras är kontrollbehov. Kontrollbehovet kommer ur att man inte litar på att övriga i produktionen utför arbetet som tilldelas dem och därför lägger sig i eller genomför andras uppgifter. Den här känslan är mest påtaglig i början av projektet och efterhand så mattas den av då förtroendet mellan projektdeltagarna och övriga produktionen stabiliseras och ett bra
kommunikations- och informationsflöde gör att arbetsuppgifter och vem som utför dem klarnar.
En annan känsla som omnämns är frustration över att inte kunna prestera så bra som man förväntar sig. En av projektdeltagarna säger att han har lärt sig hur mycket han klarar av genom att man måste göra det bästa man kan med den tid och ork man har även om det inte når upp till de resultat man vill. Även känslan av otillräcklighet kopplas till detta.
När projektledningen diskuteras omnämns känslan av trygghet i projektet. En av projektdeltagarna säger:
”… vi har haft en trygghet uppåt vilket har gjort att vi har kunnat spegla en trygghet neråt som har spridit sig i produktionsteamet./--/ Det tror jag är en ganska stor del till att det blev så bra som det blev.”
En av deltagarna beskriver två dagar av produktionsveckan som väldigt nervösa på ett positivt sätt och att denna nervositet under själva showdagen var borta. De nämner också stolthet som en viktig faktor till projektets framgång:
”… alla kände sig väldigt stolta och då presterar man bättre också.”
När projektdeltagarna talar om känslorna efter projektet är det lycka och tomhet som tas upp.
Flera av deltagarna säger att de är lyckliga när showen väl ägt rum och att de är glada över att det gick så bra. Men de beskriver också ett känslomässigt tomrum som uppstod efter showen som håller i sig tills projektet får ett avslut och en uppsamling kring utvärderingarna.
9.2 Organisatoriska aspekter
Här beskriver de organisatoriska aspekter som projektdeltagarna nämner som viktiga för projektet.
9.2.1 Organisation
Organisationen beskrivs av projektdeltagarna som platt men att det hela tiden funnits en bakomliggande hierarki.
”Det har funnits en hierarki som har använts när den har behövts. Men annars har man tagit ner det till en platt organisation.”
Delegering och rollfördelning omnämns också som betydande delar för projektet. Det är viktigt att våga delegera och inte ta på sig andras arbete. Organisationen stärks av att alla personer har olika bakgrund och också av att rätt person är på rätt plats.
”Det är nog så att styrkan i ett sånt här produktionsteam, med så många olika personer och bakgrunder. /--/ Alla har en egen infallsvinkel på alla problem…”
Vid diskussion om produktivitet och att det är svårt att planera sin egen tid, man tar tag i problem direkt när de dyker upp, omnämns metoden att använda listor.
”Men det är väl också så att man kommer på problemet så kan man ju göra en lista på alla problemen./--/ man kan skriva ner en lista men om man inte gör någon lista på det så skulle man lika gärna kunna glömt bort det till morgonen efter.”
Projektdeltagarna diskuterar också stoltheten i organisationen och att det finns en professionalitet som gemensam nämnare. En projektdeltagare beskriver detta såhär:
”Det (projektet) var allas lilla barn.”
En annan projektdeltagare säger:
”Jag tycker att alla som har arbetat med Smask har haft en positiv inställning och en bra attityd till att lösa problem och ta hand om varandra.”
9.2.2 Planering och projektledning
Under fokusgruppdiskussionen blev det tydligt att projektdeltagarna upplevde planeringen av projektet som väldigt välgjord och noggrann. Vid flertal tillfällen beskrevs hur uppgifts- och ansvarsfördelning löste sig ”automatiskt”. En av projektdeltagarna sa:
”det har varit så klara regler och policy redan från början.”
Projektdeltagarnas upplevelser av att behöva strukturera upp arbetet på egen hand varierar
”Du ((projektledaren)) har haft någon sådan där magisk koll på exakt vad som ska göras när.”
Det är tydligt att detta förhållningssätt hos projektledaren varit väldigt förtroendeingivande och att detta är något som projektdeltagarna anser sig ha kunnat återspegla till sina medarbetare i organisationen.
”det har gjort att vi även har haft en trygghet uppåt vilket har gjort att vi har kunnat återspegla en trygghet neråt som har spridit sig i produktionsteamet på något konstigt sätt.”
Dock är det oklart hos projektdeltagarna vad det är hos projektledaren och i hennes arbetssätt som har fungerat så väl.
”det är faktiskt en av de delarna som jag tycker fungerat bäst. Jag kan nog kanske inte säga varför det har fungerat bäst.”
-
”Projektledning känns lite som att det är en sådan sak som att fungerar det dåligt så ser man det direkt men fungerar det bra så tänker man inte på det riktigt. Så det är svårt att sätta ordet på vad som var bra.”
En av projektdeltagarna beskriver ett flyt som funnits genom hela processen tack vare den utförliga planeringen.
”även om det blir mer intensiva och mer lugna perioder så där så har det ändå varit ett flyt i hela planeringen istället för att försöka göra allting på en gång.”
9.2.3 Kommunikation, information och ansvar
Flera av projektdeltagarna lyfter fram vikten av kommunikation och information, både inom projektgruppen och i övriga produktionen. Tre av projektdeltagarna skriver i sin utvärdering att det är viktigt att lära sig delegera ut arbete för att arbetsbelastningen annars blir för tung och någon gör allt medan andra blir sysslolösa. I flera av utvärderingarna omnämns tydliga roller, tydliga direktiv, ansvarsposter, ansvarsfördelning och arbetsbeskrivning som viktiga punkter för att projektet ska fungera.
Kontaktskapande lyfts också fram som en av projektets fördelar, både inom projektgruppen, i övriga produktionen och utåt mot samarbetspartners.
9.3 Tidsaspekter
Här beskriver vi de vilken förväntan deltagarna hade på projektet och också vilka erfarenheter de tar med sig ifrån arbetet.
9.3.1 Inställning och förväntan
Flera av projektdeltagarna nämner i sina utvärderingar sin egen förväntan på arbetet med Smask som en viktig del för arbetet. Förväntan har främst påverkat deras inställning till arbetet på ett positivt sätt. De flesta gruppdeltagare beskriver en förväntan på stor arbetsmängd men att detta inte behöver vara negativt. Alla som beskrivit denna förväntan i sin utvärdering skriver också att denna förväntan infriats.
Den förväntat stora arbetsbördan har inte påverkat projektdeltagarnas inställning till arbetet negativt utan snarast bidragit till den positiva inställning som vuxit till en kollektiv känsla inom projektledningsgruppen.
9.3.2 Erfarenhet och lärande
En viktig aspekt av deltagandet i Smaskkommittén har varit projektdeltagarnas lärdomar och erfarenheter. De beskriver hur de lärt sig viktiga saker om både sig själva, sina olika roller och om att arbeta i projekt i stort.
För en deltagare var lärdomen om sin egen kapacitet mest angelägen.
”jag har verkligen fått lära mig hur mycket man som 21-årig (namn) klarar av”
En annan deltagare plockar upp kommunikation och hur relationer i projektet påverkas av valet av kanal när man ska föra fram sina budskap.
”jag har lärt mig att muntlig kommunikation är bättre än skriftlig kommunikation/--/ det är värt att ta några extra minuter och samla ihop och prata istället för att säga att skicka ett mail sen eller så.”
-
”för att få den här relationen av att lyssna på människor för man hör hur de mår och man ser på människor mycket bättre än att få ett mail som man kanske uppfattar fel eller människan som får svaret uppfattar fel och så skapas någonting annat än någonting bra.”
En tredje tillägger att hon har tillgodogjort sig kunskaper även för framtiden:
”Det känns som om man faktiskt har gjort ett, jamen, proffsigt jobb så.
Alltså det här med att berätta om och ha med sig. Alltså det är inte bara en skolgrej utan det är mer så man känner att man har lärt sig av det som man kan ha nytta av i arbetslivet också.”
Alla projektdeltagarna skriver att de upplevt SMASK som något väldigt roligt och som de tar med sig positiva erfarenheter ifrån. De uttrycker nöjdhet och glädje av att ha deltagit och skulle kunna tänka sig att jobba med liknande projekt i framtiden. En av deltagarna skriver:
”Idag är jag mer än övertygad om att Smask har varit värt varenda droppe blod, svett och tårar som gått åt. /--/ Trots att jag slitit mitt hår och skrikit att jag hatat Smask (och oj vad jag skämdes när jag sa dessa ord högt!) så har detta bara gett mig blodad tand, det är det här jag kommer göra om och om och om igen!”