På vilka sätt överensstämmer de förutsättningar i form av resurser som

ram är förutsättningar för att skapa en lärande organisation?

5.3.1 Kontinuitet i teamet

För skapandet av en lärande organisation är kontinuiteten av stor betydelse och beskrivs som en förutsättning, det är viktigt att få känna sig kompetent inom sitt område och det är en förutsättning för att kunna bibehålla en stark motivation för en kontinuerlig lärandeprocess. Vi kan se att den inledande bristen på kontinuitet i det ena teamet medförde att deras startstäcka till att bli en rättad arbetsgrupp med enhetligt fokus blev onödigt lång och bidrog till en del konflikter.

För att uppnå en god kontinuitet är det viktigt att deltagarna som utses är tillsvidareanställda inom verksamheten. Om någon deltagare ska bytas ut bör denna utbildas till samma nivå som de övriga teamdeltagarna innan denna introduceras i projektarbetet, för att inte sinka det ursprungliga teamet och störa arbetsgruppen.

Trots inledande brist på kontinuitet i det ena teamet är det vår bedömning att den i projektet som helhet ändå har varit en positiv bidragande faktor i skapandet en lärande organisation genom projektet.

5.3.2 Engagemang i teamet

Engagemanget i teamen har varit mycket stort och är det vi ser som den största bidragande faktorn till att utfallet av projektet blev så positivt. De

tvärprofessionella teamen har bidragit till en ökad förståelse för varandras arbetsuppgifter och samverkan även utanför projektet. Det personliga

mästerskapet har fått möjlighet att växa hos individerna i teamen vilket har gynnat teamlärandet och har i förlängningen möjlighet att bidra till systemtänkande och organisatoriskt lärande. Det är vår sammantagna uppfattning att engagemanget i teamen har varit en positiv och bidragande faktor i skapandet av en lärande organisation.

Att engagemanget dalade under arbetsperioderna mellan seminarierna ser vi som ett tecken på att projektet inte helt förankrat i verksamheten och att det saknats stöd från ledningen i att stödja, uppmuntra och möjliggöra spridning av kunskap om projektet till övriga verksamheten. Teamen hade under projektets gång, med stöd från chefer och/eller handledare velat informera övrig verksamhet och därigenom fått ett gensvar och stöd utifrån vilket vi tror hade påverkat teamens engagemang positivt.

Det är vår sammantagna uppfattning att engagemanget i teamen har varit en positiv och bidragande faktor i skapandet av en lärande organisation.

5.3.3 Tillåtande arbetsklimat

Arbetsklimatet inom teamet har av teamdeltagarna beskrivits som mycket bra och tillåtande vilket vi tolkar som gynnande för både det personliga mästerskapet och teamlärandet. Arbetsklimatet ute i verksamheterna har däremot varit en

begränsande faktor för skapandet av interna nätverk som är en viktig del i att skapa en lärande organisation. Teammedlemmarna har velat dela med sig av sina kunskaper och erfarenheter men har inte getts möjligheter eller stöd i detta. Bristande intresse från övriga verksamheten att ta del av Genombrottsmetodiken verktyg och metoder, i kombination med att teamen saknat möjligheter att

informera, har lett till att lärandet har begränsats till ett personligt mästerskap och inom teamen men har inte spridits vidare i verksamheten så som syftet är i en lärande organisation.

Det är vår uppfattning att det interna arbetsklimatet i teamen har varit starkt bidragande till en lärande organisation genom teamlärande, men det externa arbetsklimatet tycker vi har utgjort en hindrande faktor i skapandet av en lärande organisation. Fortsättningsvis kommer vi att diskutera internt och externt

arbetsklimat separat.

5.3.4 Teamdeltagarnas kompetenssammansättning

Kompetenssammansättningen i teamen uppfattar vi som ändamålsenlig för syftet med projektet och för att skapa förutsättningar för interna nätverk, detta genom att de olika yrkeskategorierna har fått samverka på ett nytt sätt. Vi tycker att det är tydligt att det inte bara är den formella yrkeskompetensen som spelat roll i att skapa funktionella team, utan även deras olikheter i ålder, arbetslivserfarenhet, utbildningsnivå och år inom verksamheten har spelat stor roll. Vi upplever att samtliga teamdeltagare har fått vara kompetenta inom sitt område och att gruppen har kunnat föra lärorika samtal vilket har gynnat teamlärandet.

Chefer som yrkesgrupp har inte ingått i teamen och de kompetenser som en chef vanligtvis har i form av ekonomisk insikt och befogenheter för beslut angående tidsanvändning har därför saknats i teamen. Vår åsikt är att cheferna borde ha kunnat tillhandahålla den informationen utan att ingå i teamen genom bättre kommunikation och engagemang i arbetet med projektet. Bristen på information om ekonomiska och tidsmässiga förutsättningar tror vi har påverkat arbetet i teamen negativt då man upplevt en osäkerhet i vilka förutsättningar projektet har haft. Trots dessa negativa aspekter tycker vi i likhet med teamen att det har varit bra att chefen har stått utanför gruppen, då det har gett möjlighet för

teamdeltagarnas kompetenser att komma till sin rätt i ett tillåtande klimat utan att hindras av formella strukturer.

Mycket av arbetet i projektet har byggt på tillgång av dator och datorvana för att kunna dokumentera tester och skriva rapporter, då endast ett fåtal av

teamdeltagarna har haft denna kompetens ser vi det som en potentiellt hindrande faktor som har påverkat arbetsfördelningen.

Det är vår bedömning att kompetenssammansättningen i teamen varit en positiv bidragande faktor i skapandet en lärande organisation genom projektet.

5.3.5 Vikten av tillgänglig information kring det löpande arbetet inom de olika teamen

Att informera om de olika teamens projektarbete under lärandeseminarierna tolkar vi som ett steg i att försöka skapa en lärande organisation genom benchmarking, eftersom det främjar idéspridning mellan liknande verksamheter i olika regioner i syfte att lära av varandra. Kombinationen av att de deltagande teamen var från olika typer av verksamheter och att de valde olika fokusområden för sina förbättringsarbeten gjorde att den informationen som spreds, inte nämnvärt gagnade våra undersökta team.

Det är vår bedömning att informationen om de andra teamens arbete har utgjort en neutral faktor i skapandet av en lärande organisation genom projektet.

5.3.6 Ekonomiska resurser

Ett steg i att skapa en lärande organisation är att öka de anställdas insyn i vilka ekonomiska förutsättningar en verksamhet har att förhålla sig till. Detta främjar ansvarstagande hos medarbetarna och ger en ökad medvetenhet och möjlighet att påverka hur de ekonomiska resurserna fördelas. I projektet har teamdeltagarna hushållit med de resurser de har upplevt sig ha tillgång till, men tror att de i en del fall kunde ha fått mer om de hade bett om det. Detta tycker vi visar på behovet av tydligare kommunikation om ekonomiska förutsättningar från ansvariga chefer, samtidigt som teamdeltagarna tydligare kunde ha redogjort för sina behov. Vi tror att projektarbetet hade gynnats av en öppenhet i hur de ekonomiska resurserna såg ut, det hade gett teamen en chans att planera sitt arbete mer effektivt utifrån kunskap om vilka möjligheter det fanns att t.ex. ta in vikarier för att kunna arbeta med projektet utan att kärnverksamheten blev lidande.

Resultatet av projektet har blivit mycket bra, teamdeltagarna är nöjda och har upplevt det som en förmån att ha fått delta i projektet, vilket kan ses som en

individuell belöning i enlighet med en av lärförutsättningarna för att skapa en lärande organisation. Vi håller dock med teammedlemmarna när de reflekterar över att lite större ekonomiska resurser sannolikt hade gjort upplevelsen av att delta i projektet mer behaglig att i form av mindre stress och med möjlighet att fokusera på sina projekt snarare än på omgivande faktorer. Arbetet med projektet har delvis präglats av påfrestningar som har gjort att energin i gruppen inte alltid har fokuserats åt samma håll, på det sätt som det bör för att skapa en rättad grupp som kan tillvarata begränsade ekonomiska resurser.

Vi reflekterar över hur ekonomiskt det är att satsa på att utbilda personal genom denna typ av projekt, för att sedan inte möjliggöra en fortsatt spridning i

verksamheterna, och det är därför vår bedömning att de ekonomiska resurserna för projektet har utgjort en hindrande faktor i skapandet av en lärande organisation.

5.3.7 Bra/kontinuerlig handledning

Handledning och stöd för både det personliga mästerskapet och teamlärandet ses som viktiga delar i att uppnå en lärande organisation. I vår utvärdering har handledningens inverkan på arbetsprocessen varit både positiv och negativ. Positiv inverkan har den haft på engagemanget i teamen genom att vara flexibel och att handledarna kontinuerligt har efterfrågat resultat och utgjort en stöttande funktion i allmänhet. Bristerna har funnits i strukturen för feedback, i

tidsplaneringen för handledningstillfällen och i otydlighet av vad teamdeltagarna kunde förvänta sig i form av handledning, vilket har varit negativt för

lärprocessen. Det specificeras i handledarens roll att i aktiv dialog med teamen utforma handledningen utefter deras behov under processens gång. Vi kan utifrån teamdeltagarnas redogörelser se att handledningen hade behövt vara mer

strukturerad och koncentrerad till inledningen och avslutningen av projektet då behovet av stöd upplevdes som störst. Teamen hade förmånen att ha en

handledare i organisationen som de lätt kunde kontakta vilket ledde till att handledartillfällena till stor del var informella. Den ordinarie handledaren och strukturen för hennes tillgänglighet upplevdes av flera som begränsad och otydlig men det är vår bedömning att handledningen trots vissa strukturella problem har utgjort en bidragande faktor i skapandet av en lärande organisation.

5.3.8 Chefens delaktighet

Chefens roll i att skapa en lärande organisation betonas på många olika sätt inom teorierna om den lärande organisationen. En viktig uppgift är att stötta och uppmuntra medarbetarna i deras arbete och att sammanlänka de personliga visionerna med verksamhetens vision. I utvärderingen vi har gjort är det vår tolkning att teamdeltagarna inte har fått det stöd de behövt i form av intresse och engagemang genom efterfrågan på resultat. De har också saknat stöd för att hitta tid för projektarbetena och för att möjliggöra spridning av metoden i övriga verksamheten. Teamen har haft mandat att driva sina förbättringsprojekt men har inte möjlighet att på egen hand sprida den kunskap de nu besitter i den övriga verksamheten, utan ordentligt med stöd ifrån berörda chefer. Eftersom det specificerades tydligt i programspecifikationen att chefen har en viktig roll på de områden som vi nämnt ovan, är det inte förvånande att många teamdeltagare har lagt mycket tid och energi på att reflektera över det avståndstagande som de upplever att flera av deras chefer har visat. För att gynna skapandet av en lärande organisation är det av största vikt att klimatet för kommunikation mellan chef och

medarbetare är tryggt och tillåtande från båda sidor. Medarbetare bör av sina chefer uppmuntras till reflektion över saker som påverkar deras arbetssituation och också framföra åsikter som kan leda till kontinuerlig förändrings - och förbättringsklimat. Det är vår tolkning att det kommunikativa klimatet inte har varit nog utvecklat för att möjliggöra en lärande organisation.

5.3.9 Tid för projektet

Att projekt får ta tid i anspråk är av största vikt om man vill uppnå varaktiga förbättringar i syfte att skapa en lärande organisation. Bilden av hur mycket tid som har funnits till förfogande för teamdeltagarna för att arbeta med projektet varierar kraftigt beroende på individernas varierande arbetsuppgifter. Gemensamt är dock att man på olika sätt har upplevt en tidsbrist för projektarbetet, vilket kan ha sin förklaring i att inget av teamen har kunnat avsätta den mängd tid som rekommenderades i programupplägget. Gemensamt är också att teamdeltagarna tror att de hade kunnat få mer tid om de hade uttryckt önskemål om det, men menar att de inte förstod förrän för sent att de hade behövt mer. Eftersom många av deltagarna i teamen har upplevt ett bristande engagemang och stöd för

projektet har de inte bett om hjälp att avsätta tid utan istället försökt att hitta tid själva. Att teamdeltagarna har valt att inte be om stöd när de har upplevt svårigheter, som sig bör i en lärande organisation, anser vi kan tyda på att kommunikationsklimatet inte är optimalt i verksamheten. Vi tror att brister i kommunikationen i kombination med otydligheten i programspecifikationen om vems ansvar det var att skapa tid, då det delas av ansvarig chef och teamet, medförde att planeringen och tidsanvändning inte blev optimal för arbetet med projektet.

En av förutsättningarna för skapandet av en lärande organisation är vikten av att lärandets ändamål ska få styra hur strategier och planeringar utformas. I vår utvärdering har det visat sig att teamdeltagarna upplever att deras behov av tid inte fått styra tillgången på den eftersom de växelvis har upplevt stress och växelvis uppmanats att ta det lugnt med sina arbeten. Gemensamt för samtliga teamdeltagare var att de upplevde tidsnöd inför den slutliga redovisningen. Tidsnöden resulterade i att förbättringsarbetet avstannade och allt fokus hamnade på rapportskrivning och slutredovisningen. Det är vår bedömning att resursen tid har utgjort en hindrande faktor i skapandet en lärande organisation.

5.3.10 Respondenternas övriga reflektioner kring projektet

En viktig aspekt av informationshantering internt i en lärande organisation är att relevant information ska vara enhetlig, lättillgänglig och överskådlig för samtliga berörda medarbetare. Bilden vi har fått av hur teamdeltagarna valdes ut och den inledande informationen de fick är blandad, vilket vi tolkar som orsaken till deltagarnas olika utgångsläge, inställning och förkunskaper inledningsvis. En del deltagare valdes ut och andra tillfrågades om de var intresserade och de som anslöt till projektet senare informerades informellt av sina kollegor. I början av projektet var även syftet och målet otydligt formulerade och detta innebar att projektarbetet inledningsvis präglades av osäkerhet och startsträckan blev onödigt lång för många. Bilden vi har fått av introduktionen till projektet anser vi inte överensstämmer med det tillvägagångssätt som rekommenderas för att skapa en lärande organisation. Vi tolkar projektets introduktion som en hindrande faktor i skapandet av en lärande organisation.

En viktig del i att skapa en lärande organisation är att uppmuntra medarbetares inflytande vid utformning av olika program då man med större involvering av medarbetarna i dessa processer gynnar implementering och efterlevnad av det som beslutats gemensamt. Samtliga av teamdeltagarna uttryckte missnöje med

projektets tidsförläggning över året då det upplevdes negativt att starta projektet precis innan semestertid och att arbetet med slutredovisningen inföll under jultid. Våra respondenter har inte erbjudits medinflytande när det gäller att planera tidsupplägget av projektet och vi tror att tidsförläggningen hade sett annorlunda ut om de hade fått det, vilket eventuellt hade kunnat gynna arbetsprocessen i

projektet. Nu tolkar vi dock tidsupplägget som en hindrande faktor i skapandet av en lärande organisation.

Trots de faktorer som verkat hindrande i skapandet av en lärande organisation är vårt helhetsintryck från samtliga respondenter att projektet i sin helhet har överträffat deras förväntningar i innehåll och upplägg. Grundläggande för skapandet av en lärande organisation är bland annat produktiva dialoger och diskussioner samt samverkan genom att man kompletterar varandra i syfte att på sikt uppnå systemtänkande. Tillfrågade enhetschefer har beskrivit att projektet har resulterat i att personalen har blivit en bättre arbetsgrupp genom att fokusera och gemensamt besluta om vilka förbättringar de vill genomföra och att de genom detta verkar ha lärt känna varandra bättre och fått en bättre förståelse för

varandras olikheter, kunskaper och erfarenheter. Vår tolkning är att det, på grund av bristande förutsättningar för fortsatt spridning av metoden, främst är det personliga mästerskapet och teamlärandet som har gynnats av projektarbetet så här långt. Teamen besitter nu tack vare projektet information, erfarenheter och kunskap som de vill dela med sig av för att skapa en proaktiv verksamhet, de menar att metoden kan ge hela arbetsgruppen ett nytt sätt att tänka och genom gemensamma verktyg och lösningar stärka gemenskapen på arbetsplatsen. Teamdeltagarna är mycket positiva till projektet och Genombrottsmetoden som helhet och vill gärna vara med och medverka till metodens spridning i

verksamheterna.

5.4 Vilka resurser skulle behöva justeras för att projektet ska få ännu