6.3.1 Verksamhet
Slutrapporten utgör en viktig del i uppföljningen och rapporteringen av projekt som har beviljats medfinansiering från Europeiska flyktingfonden.
Till den sista slutrapporten för ett projekt ska även bifogas en oberoende utvärdering.
Utvärderingen ska avse samtliga kontraktsperioder.
Nedan följer de rubriker som återfinns i mallen Slutrapport. Under varje rubrik finns en beskrivning av vad avsnittet ska innehålla och ett antal frågeställningar som ska
besvaras. Tänk på att uppgifter som lämnas ska kunna kontrolleras genom projektdokumentation (minnesanteckningar, rapporter etc.).
Uppgifter om projektet
Följ instruktionerna i mallen för att fylla i uppgifterna om projektet.
Slutrapporten ska undertecknas av behörig firmatecknare.
1. Genomförd projektverksamhet
Detta avsnitt ska utförligt beskriva den verksamhet som har genomförts i ert projekt. Verksamheten ska återkoppla till beslutad projekt- och finansplan. De eventuella förändringar som genomförts i ert projekt i förhållande till den
beslutade projekt- och finansplanen ska också redovisas och orsakerna ska anges.
Kopiera över aktivitets- och tidplanen från er projektplan och redovisa om aktiviteter har genomförts och när de har genomförts. Redogör för deltagare där det är relevant och kommentera i övrigt eventuella avvikelser och positiv eller negativ respons från deltagare. Se slutrapportsmallen avsnitt 1.
Detta avsnitt ska besvara följande:
Vilka aktiviteter har genomförts inom projektet?
Har projektet följt aktivitets- och tidsplanen?
Vilka eventuella framgångar har uppkommit i projektet som har betydelse för projektets resultat? Hur har de påverkat projektets genomförande?
Vilka eventuella svårigheter och risker har uppkommit i projektet som har betydelse för projektets resultat? Hur har de påverkat projektets
genomförande? Hur har ni hanterat svårigheterna och riskerna?
Vilka förändringar i projekt- eller finansplan har genomförts och varför?
Har eventuella förändringar i projektet påverkat inriktning, uppsatta mål och förväntat resultat? Förklara i så fall dessa avvikelser och förklara dem även under avsnitt 2 Måluppfyllelse och uppnådda resultat i
slutrapportsmallen.
Ange målgruppsmedverkan och utvärdera dess medverkan i projektets genomförande.
Beskriv hur projektets aktiviteter har gagnat målgruppen?
Beskriv eventuell medverkan från projektpartner.
Beskriv transnationellt samarbete om sådant bedrivits.
2. Måluppfyllelse och uppnådda resultat
Detta avsnitt ska utförligt beskriva måluppfyllelsen och de uppnådda resultaten i projektet. Resultatet för var och en av projektets indikatorer som används för att mäta måluppfyllelsen ska redovisas på ett överskådligt sätt och resultatet ska kommenteras. Om projektet inte har nått uppsatta mål och förväntade resultat ska detta förklaras.
Detta avsnitt ska besvara följande:
Fyll i tabellen i slutrapportsmallen.
Hur har uppsatta mål och förväntat resultat nåtts? Kommentera och förklara både positiva och negativa resultat.
Redogör för vart och ett av projektets mål, eventuella etappmål, indikatorer och resultat. Resultaten ska tydligt framgå. Ange både
ingångsvärdet (nuläge vid projektstart) och utfallet (nuläge vid projektslut) för samtliga indikatorer.
Avvikelserapportera mål och resultat som inte har uppnåtts.
Beskriv hur målgruppen har gagnats av projektet.
Beskriv om transnationellt samarbete har förekommit och redogör för vilka erfarenheter, lärdomar och effekter som uppkommit samt om det finns planer för fortsatt samarbete/utbyte.
Beskriv vilket mervärde resultaten har gett i förhållande till ursprunglig situation.
3. Uppföljning och utvärdering
Detta avsnitt ska beskriva hur den löpande uppföljningen av projektet har fungerat. Även utvärderingen, som ska bifogas den sista slutrapporten, ska kommenteras.
Detta avsnitt ska besvara följande:
Beskriv hur den löpande uppföljningen har genomförts och fungerat.
Beskriv även hur arbetet i styr-, projekt- och referensgrupp har genomförts. Utgå från dokumentation i form av protokoll från möten.
Bifoga anteckningar och dokumentation som bilagor till slutrapporten.
EU-logotypen ska framgå.
Har projektet upprättat särskilda riskrapporter ska dessa bifogas.
Beskriv om projektet kommer att följas upp på längre sikt efter att projektet har avslutats.
Om projektet pågår – beskriv hur arbetet pågår med utvärderingen.
Om projektet är avslutat – beskriv hur resultaten från utvärderingen tas tillvara. Besvara även vilka lärdomar som dragits av utvärderingen.
4. Erfarenheter
Detta avsnitt ska beskriva positiva och negativa erfarenheter från projektet och som ni och andra kan lära er av. Koppla erfarenheterna till alla delar i projektet och den ursprungliga projektplanen, exempelvis genomförande av aktiviteter, att nå måluppfyllelse samt projektets organisation och riskhantering.
Detta avsnitt ska besvara frågeställningarna:
Vilka är era positiva erfarenheter från projektet?
Vilka är era negativa erfarenheter från projektet?
5. Överföring till ordinarie verksamhet
Detta avsnitt ska beskriva hur projektet har och ska tillföras ordinarie verksamhet.
Dessutom ska ni ange hur ni löpande har återkopplat resultat och erfarenheter till den ordinarie verksamheten.
Detta avsnitt ska besvara frågeställningarna:
Hur har eller ska projektresultat och erfarenheter återkopplas och tillföras ordinarie verksamhet?
Finns uppföljning på längre sikt planerad?
Hur kommer resultaten långsiktigt att gagna målgruppen?
6. Spridning av erfarenheter och resultat
Detta avsnitt ska beskriva hur och till vilka aktörer ni har spridit resultat och erfarenheter från ert projekt.
Detta avsnitt ska besvara frågeställningarna:
Hur och till vilka aktörer har ni spridit resultat och erfarenheter från projektet?
Hur har ert projekt uppmärksammats, t.ex. i media?
Hur har ni synliggjort medfinansieringen från EU? Detta ska kunna styrkas med underlag.
6.3.2 Ekonomi
Slutrapporteringen för projektets ekonomiska rapportering ska göras i samma
rapportmall som lägesrapporten. Slutrapporten ska omfatta det ekonomiska utfallet för hela den avtalade kontraktsperioden, från kontraktsperiodens början till
kontraktsperiodens slut. Den ekonomiska rapporten utgör underlag för beräkning av EU-bidraget.
Den ekonomiska rapporten ska undertecknas av budgetansvarig och skickas till fondenheten både med vanlig post och som e-post.
Checklista slutrapport
En slutrapport ska innehålla följande dokument:
1. Slutrapport för projekt 2. Ekonomisk rapport
3. Avvikelserapport (differens större än 10 % mellan finansplan och ekonomisk rapport)
4. Sammanställningslista för tidrapport (för samtliga i projektet som arbetat mindre än 100 %)
5. Utdrag i original från projektägarens huvudbok
6. Utdrag i original från projektpartners huvudbok eller motsvarande.
Varje ifylld rad i den ekonomiska rapporten ska hänvisa till bifogat utdrag från
huvudboken. Om flera poster ingår i en summa ska sammanställning eller markering i
huvudboken göras som tydliggör redovisade rader i rapporten.
Med utdrag från huvudbok i original menas en direktutskrift från bokförings-programmet.
Rapporterna ska inkomma i original med behörig underskrift och gärna även elektroniskt för att underlätta handläggningen.