I samband med studien av strategier för att reducera fel i projekt kv. Krönet genomfördes en enkätundersökning om erfarenhetsåterföring och kunskapsutveckling. Frågeställningen bedömdes vara relaterad till studien av kv. Krönet då den tar upp frågor kring erfarenhetsåterföring, arbetssätt och kommunikation. Enkäten skickades ut till 20 personer och 65 procent av dessa, 13 stycken, svarade på enkäten. Målgruppen var tjänstemanna- sidan i projektet, det vill säga platsledning, konsulter, beställare med flera.
En likadan enkät har använts i studier av cirka 50 andra projekt och ger därför en möjlighet att jämföra, benchmarking, i relation till andra projekt. Kompletta enkätsvar finns i bilaga 8.
Utifrån denna enkät gjordes också en faktoranalys vilken redovisas i figur 6. En statistisk analys, så kallad faktoranalys, av enkätsvaren utgår från sju faktorer som hjälper oss att beskriva hur lärandet sker – eller inte sker – i bygg- och anläggningsprojekt. Nedan redovisas de faktorer som använts och resultaten för kv. Krönet kommenteras.
Måltydlighet har att göra med i vilken grad projektmålen är fastställda
och tydliggjorda för alla projektmedarbetare. Ett högt index innebär att beställaren framför sina krav tydligt, liksom att projektets organisation är tydlig. Individerna upplever också att de får all information som de behöver. Sammantaget upplevs måltydligheten vara hög i de undersökta projekten. Avseende måltydlighet ligger kv. Krönet mitt mellan max och min för övriga projekt. Man hade kunnat förvänta sig ett högre värde här då just partneringavtalet med dess workshops ska understödja en stark gemensam målbild. Sannolikt är det dock dels de oklarheter kring roller, illustrerat av olika synsätt hos projektledare och platschef, som uppstår och dels de oganisatoriska förändringarna och därmed bristande kontinuit- et som påverkar detta svar.
Process- och produktkomplexitet avser i vilken grad som processen är
komplicerad och produkten är komplex. Hög komplexitet kräver stort samordningsbehov. Här upplever individerna höga krav och stor stress. Ofta lägger de ner mer tid i projektet än vad de förväntat sig. Värdet på detta indikerar att projektet kv. Krönet krävt mer tid, processen har varit krävande och omfattande. Detta värde är sannolikt påverkat av att både partnering och felstudien har genomförts i projektet. Även här har sanno- likt roller och samordning mellan olika nivåer i projektet påverkat.
Organisera för olikhet gäller i vilken grad som projektorganisationen
sätts samman med individer som har skilda värderingar och liten erfaren- het av aktuell produkttyp. Ett högt index innebär att individerna upplever att de möter problem som de aldrig varit med om förut. Att organisera för
olikhet ökar lärandet, men det strider mot den vanliga uppfattningen om att samkörda organisationer är en viktig framgångsfaktor i framgångsfak- tor i bygg- och anläggningsprojekt. För denna faktor är det överraskande liten skillnad mellan de undersökta projekten. Denna aspekt får högt värde i projektet kv. Krönet. Detta innebär sannolikt inte, i det här fallet, att det är en stor mängd nya frågeställningar avseende utförandet utan snarare att det är en ny och ovan process projektdeltagarna har mött.
Experimentera avser i vilken grad som projektmedarbetarna testar nya
tekniker, nya material och nya arbetsmetoder. Ett högt index innebär att individerna ständigt söker efter nya idéer och att de upplever att de för- ändrar sitt sätt att arbeta. Sammantaget är det experimenterande som upp- levs vara minst systematisk av de sju faktorerna. Avseende denna aspekt ligger projekt kv. Krönet relativt högt, sannolikt speglar detta användan- det av provlägenhet. Ett experimenterande avseende processen på sätt och vis.
Nätverka har att göra med i vilken grad som projektmedarbetarna möter
individer verksamma i andra skeden eller i andra projekt. Dessa möten sker t.ex. vid planerade möten och studiebesök vid andra projekt. Ett högt index innebär att individerna upplever att det är lätt att sprida nya idéer till andra, t.ex. till arbetskamrater i andra projekt och till huvudkontoret. Nätverkandet upplevs särskilt starkt hos beställare och projektörer, men mycket lågt hos byggentreprenörens yrkesarbetare. Här hamnar svaren högt. Deltagarna i projekt kv. Krönet upplever på tjänstemannasidan så- ledes ett utbyte av kunskap och erfarenheter.
Ledarskap avser i vilken grad som projektets ledare stödjer kompetens-
utveckling och uppmuntrar möten med andra yrkesgrupper. Ett högt index innebär att individerna upplever att deras närmaste projektledare ger till- räckligt stöd i arbetet och uppmuntrar till utbyte av idéer och erfarenheter, liksom att de belönar goda insatser i någon form. Denna aspekt hamnar mellan maximum och minimum. Detta beror sannolikt inte på bristande dagligt ledarskap utan snarare på att öppenheten i projektet gjort tydliga ledarskapssituationer mindre vanliga.
Öppenhet och inflytande gäller i vilken grad som värderingar, uppkomna
problem och olika lösningar kan diskuteras öppet. Ett högt index innebär att individerna upplever att deras närmaste chef tar hänsyn till idéer. De känner också att de har inflytande över sin egen arbetssituation och även den totala processen. Särskilt projektörer och byggentreprenörers tjänste- män upplever hög grad av öppenhet och inflytande. Denna aspekt får ett högt värde och detta speglar de kommentarer som har getts i intervjuer men också den uppfattning forskarna fått om projektet.
Figur 8. Aktörernas (cirka 0 st.) uppfattning om sju grundläggande faktorer för lärande. Högsta och lägsta index (100 är max) för enskilda bygg- och anläggningsprojekt. Streckad linje anger medelvärdet för kv. Krönet.
Sammantaget ger dessa faktorer en bild av ett projekt som karaktäriseras av öppenhet, en process där projektgruppen har utmanats till att tänka nytt och där ledarskapet har varit öppet och icke hierarkiskt. Det ger också en bild av att målbilden skulle kunna ha arbetats mer med i projektgruppen och att detta arbete påverkats av de organisatoriska förändringarna under projektet. 20 30 40 50 60 70 80 90 Måltydlighet Komplexitet Organisera Experimentera Nätverka Ledarskap Öppenhet
Ska man sammanfatta projektet som helhet kan man säga att det blev lyckat med avseende på tid och ekonomi. När det gäller felstudien kan det beskrivas som att studien startade men sedan inte fungerade aktivt i projektet annat än periodvis när någon av projektets aktörer aktiverade frågan. Detta skedde exempelvis genom handlingar från projektledare och beställare varpå frågor om dokumentation och uppföljning kom att bli aktuella periodvis. Partneringdelen av projektet blev tillfredställande och gav de delaktiga aktörerna nyttiga erfarenheter, exempelvis om beman- ning av organisationen.
I tidigare studier har det konstaterats att det är ett komplext mönster bakom varför fel inträffar. Det finns således inte en (1) enda rekommend ation om strategier som löser denna fråga utan snarare handlar det om relationer mellan frågeställningar. Exempelvis kan en rekommendation om förbättrad kommunikation påverka vilka fel som uppstår utan att detta i sig är en strategi för att undvika fel. Det som tydligast framträtt i projektet är att de felorsaker som identifierats är relaterade till oklarhet, till exempel oklarhet i organisationens uppbyggnad och oklarhet avse- ende ansvarsfördelning, oklarhet avseende beställarens önskemål eller oklarheter i ritningsmaterial etc. Dessa oklarheter behöver identifieras i framtida projekt. Ett mål avseende noll fel kräver en effektiv och väl- strukturerad organisation och att det arbete som utförs kan kvalitetssäkras genom projektering, provbygge och/eller simulering. Ett viktigt inslag är att sammanföra projekteringens och produktionens kunskap och kompe- tens för att i tidiga skeden reda ut oklarheter avseende såväl ansvar som utförande.
Rekommendationer
Vilka rekommendationer kan då ges med utgångspunkt i studien av