Kv. Krönet

Kv. Krönet

– En studie av ett samverkansprojekt med strategi att

reducera felkostnader

Boverket oktober 2007

att reducera felkostnader

ISBN: 978-91-7147-38-9

Sökord: Byggfel, slöseri, byggprocessen, nybyggnad, fallstudier, enkäter, kv. Krönet, Solna Diarienummer: 504-2175/2004

Foto omslag: Bostadsstiftelsen Signalisten Publikationen kan beställas från:

Boverket, Publikationsservice, Box 534, 371 23 Karlskrona Telefon: 0455-35 30 50 eller 35 30 56

Fax: 0455-819 27

E-post: publikationsservice@boverket.se Webbplats: www.boverket.se

Denna skrift kan på begäran beställas i alternativa format. © Boverket 2007

Förord

30 procent av produktionskostnaden i byggprojekt består av byggfel, slarv och slöserier. Det konstaterade Chalmers tekniska högskola i en uppmärksammad studie för några år sedan. Chalmers har nu på uppdrag av bostadsstiftelsen Signalisten studerat vad som kan göras för att felkost-naderna ska minska. I ett projekt, kv. Krönet i Solna, har de identifierat felkostnader och vilka strategier som kan användas för att minska mäng-den fel. Studien har bestått av två parallella processer. Den ena processen syftade till att identifiera och implementera konkreta åtgärder och meto-der som kan reducera felkostnaden och den andra processen syftade till att följa upp tillämpade åtgärder och metoder, samt att värdera effekten av var och en.

Projektet krävde ett ömsesidigt förtroende där målet var att genomföra ett bra byggprojekt och inte att leta efter ”syndabockar”. Workshops, teambuilding och markering av ett öppet arbetsklimat var mycket viktigt för att genomföra denna studie liksom arbetslivet i övrigt. Det goda sam-arbetet mellan de inblandade resulterade i ett antal strategier eller vägled-ningar som kraftigt kan minska felkostnader.

I tidigare studier har det konstaterats att det är ett komplext mönster bakom varför fel inträffar. Det finns således inte en enda rekommendation om strategier som löser denna fråga utan snarare handlar det om rela-tioner mellan frågeställningar. Exempelvis kan en rekommendation om förbättrad kommunikation påverka vilka fel som uppstår utan att detta i sig är en strategi för att undvika fel. Det som tydligast framträtt i proj-ektet är att de felorsaker som identifierats är relaterade till oklarhet, till exempel oklarhet i organisationens uppbyggnad och oklarheter avseende ansvarsfördelning, oklarhet avseende beställarens önskemål eller oklarhet i ritningsmaterial etcetera. Dessa oklarheter behöver identifieras ytterli-gare i framtida projekt.

Denna rapport beskriver projektet och redovisar utvecklingen under perioden från augusti 2004 till november 2005.

Rapporten är sammanställd av Chalmers tekniska högskola, Göran Lindahl och Per-Erik Josephson, som även svarar för innehållet.

Karlskrona oktober 2007

Ulf Troedson

Innehåll

Sammanfattning

Inledning

Bakgrund

Studier av partneringprojekt ...1

Fel och slöseri i byggandet ...1

Aktuella utvecklingsfrågor ...17

Metod

Projektet kv. Krönet

Aktörerna ...21

Projekt Krönet, projekttyp ...2

Projekt Krönet, ekonomi ...2

Projekt Krönet, partneringavtalet ...26

Felstudien ...28

Kv. Krönet, felstudien

Processteg i felstudien ...1

Hur gick projektet? ...2

Partnering och felstudien – organisatoriska frågeställningar ...6

Studien Felreducering – strategier och erfarenheter ...7

Sju grundfaktorer för lärande ...9

Erfarenheter från projekt kv. Krönet

Uppföljning

Boende ...7

Förvaltare ...9

Kommentar till uppföljande studie ...60

Referenser

Bilaga 1 – Kv. Krönet, Kontroll & kvalitet

– beskrivning

Bilaga 2 – Krönet 2, Uppföljning av byggfel

– rapportblankett

Bilaga  – Åtgärdslista från workshop den 22/9

200

Bilaga  – ”Krönet” – Veckorapport om fel

– rapportblankett från Chalmers

Bilaga  – Projektet fel i byggprocessen

– PM från Signalistens vd

Bilaga 6 – Brainstormingmöte, NCCs

platsorganisation – protokoll

Bilaga 7 – Handlingsplan 0008

Bilaga 8 – Enkät om erfarenhetsåterföring

Bilaga 9 – Anteckningar från

avslutande workshop

Bilaga 10 – Boendeenkät

Sammanfattning

Projektet kv. Krönet syftade till att finna och stödja beteenden och kon-kreta strategier och åtgärder, stora såväl som små, för att reducera felkost-nader i nybyggandet av hyresrätter.

En utgångspunkt för studien var att kostnaden för synliga fel i bygg-projekt uppgår från två till tio procent av den totala byggkostnaden. I dessa värden ingår endast fel som upptäcks under produktionsperioden och korrigeras före överlämnandet. Särskilda analyser indikerar att den verkliga felkostnaden kan uppgå till 30 procent av produktionskostnaden. Då tas hänsyn till samtliga processer som kunden ”betalar” för, det vill säga kundens egna processer, projektering, materialtillverkning på fabrik, de processer som skattemedel finansierar och så vidare. Aktuella studier visar också att en förvånansvärt stor andel av felen – cirka 20 procent – lämnas helt utan åtgärd eller åtgärdas på ett sådant sätt att den slutliga lösningen skiljer sig från den avsedda. Det är alltså med stor sannolikhet en koppling mellan hur mycket fel som uppkommer under byggtiden och hur stor kostnaden blir för att hantera dessa under användningsfasen.

Studien baseras på en nybyggnad av två punkthus på fastigheten Krönet 2, Solna, med 59 lägenheter och underliggande parkeringsgarage. Beställ-are är den allmännyttiga bostadsstiftelsen Signalisten i Solna. Projektet genomfördes som ett partneringprojekt mellan Signalisten, NCC (entre-prenör) och SWECO FFNS (arkitekt). Gruppen hade det gemensamma mottot ”bättre och billigare”, vilket avsåg att styra mot Signalistens affärs-idé ”Ett bra boende med liten miljöpåverkan och låg hyra”.

Studien har bestått av två parallella processer. Den ena processen syftade till att identifiera och implementera konkreta åtgärder och meto-der som kan reducera felkostnaden. Ansvaret för detta hade projektgrup-pen för själva byggprocessen/byggandet. Den andra processen syftade till att följa upp av byggprojektet tillämpade åtgärder och metoder, samt att värdera effekten av var och en. Ansvaret för detta hade forskarna från Chalmers i samverkan med projektgruppen.

Den studie som gjorts av projektet har bestått av intervjuer och en upp-följning av de fel som noterats i dokumentation och intervjuer. I studien har också en enkätundersökning för att jämföra lärandet i projektorganisat-ionen med lärandet i ett 50-tal andra projekt gjorts. Uppföljningen inne-håller även en separat andra fas. Cirka ett år efter inflyttning intervjuades boende och förvaltare för att bedöma hur de uppfattar kvaliteten i det aktuella projektet.

Byggprojektet utvecklades positivt och har sammantaget beskrivits som lyckat av deltagarna. Det blev färdigt innan tidplan och de första hyres-gästerna kunde flytta in något tidigare än ursprunglig tidplan, november 2005 istället för januari 2006.

Ekonomiskt gav projektet ett positivt resultat. De fasta kostnaderna ökade något medan den rörliga entreprenadkostnaden understeg budget med 2,5 miljoner kronor motsvarande 4 procent.

Själva felstudien inleddes med en workshop den 22 september 2004. Detta var den tredje workshopen i projektet, de två tidigare hade fokuse-rat partneringavtalet och samverkan i projektet. Projektet hade vid denna tidpunkt varit igång fem månader och arbetet omfattade nu slutförande

av stomme. Deltagare var representanter för såväl projektledning som pro-duktion, även underentreprenörer deltog.

Projektet var inte felfritt. Men det uppstod dock bara ett fåtal större fel som krävde både speciellt avsedda möten och handlingar för att korrige-ras. De fel som inträffade löstes inom ramen för de regelbundna möten som skedde i projektet, exempelvis byggmöten och möten med projektets projektledningsgrupp.

Inget av de fel som uppstod var av typen ”bärande balk genom fönster”. De fel som identifierades representerar dock en typ av fel som är sådana att de noteras under produktionsfasen, skapar en diskussion och hanteras i det löpande arbetet. På så sätt blir dessa fel en del av hanteringen av frågor om byggandet i projektet snarare än ”fel” som ges separat upp-märksamhet. Genom den kompetens och kunskap som finns hos yrkes-arbetare och tjänstemän blir dessa fel sällan permanenta fel som avsevärt påverkar användandet. Många fler fel av mindre karaktär gjordes också under projektet, fel som hanterades direkt av yrkesarbetare och som genom hantering i dagligt arbete aldrig har dokumenterats och sannolikt inte heller diskuterats. Hanteringen av dessa fel blir en del av en individu-ell icke artikulerad lärprocess. Yrkesarbetarna kommenterade strävan att dokumentera alla fel genom att påpeka att de gör småfel hela tiden som de korrigerar i sitt dagliga arbete. Här avsåg de saker som de gör under en arbetsdag, justeringar som görs under pågående arbete och som är en naturlig del av arbetet.

De fel som tas upp från projektet kostade givetvis tid och material. Den rörliga produktionskostnaden påverkades och ökade i viss utsträckning. Utfallet för beställaren har kompenserats för detta genom att incitamentet minskat i motsvarande grad. Den samlade bedömningen från projektets aktörer är att den ekonomiska påverkan av fel är liten i detta projekt.

I tidigare studier har det konstaterats att det är ett komplext mönster bakom varför fel inträffar. Det finns således inte en (1) enda rekommen-dation om strategier som löser denna fråga utan snarare handlar det om relationer mellan frågeställningar. Exempelvis kan en rekommendation om förbättrad kommunikation påverka vilka fel som uppstår utan att detta i sig är en strategi för att undvika fel. Det som tydligast framträtt i pro-jektet är att de felorsaker som identifierats är relaterade till oklarhet, till exempel oklarhet i organisationens uppbyggnad och oklarheter avseende ansvarsfördelning, oklarhet avseende beställarens önskemål eller oklarhe-ter i ritningsmaoklarhe-terial etc. Dessa oklarheoklarhe-ter behöver identifieras i framtida projekt. Ett mål avseende noll fel kräver en effektiv och välstrukturerad organisation som kommunicerar tydligt internt och externt. Vidare att det arbete som utförs kan kvalitetssäkras genom projektering, provbygge och/eller simulering. Ett viktigt inslag är att sammanföra projekteringens och produktionens kunskap och kompetens för att i tidiga skeden reda ut oklarheter avseende såväl ansvar som utförande.

Vilka rekommendationer kan då ges med utgångspunkt i studien av kv. Krönet? En grundläggande fråga i denna studie är förstås om det tillämp-ades några strategier för att reducera fel. Mot bakgrund av att studien redovisar svårigheter i projektet att starta ett genomgripande dagligt arbete är den frågan berättigad. Några arbetssätt tillämpades dock och är också värda att lyfta fram som exempel för andra. Ur studien av kv. Krönet kan man lyfta fram nedanstående aktiviteter som strategier för att undvika fel.

• Arbetsberedningar bör göras detaljerade och för flera moment. • Provlägenhet bör uppföras som referens.

• Utspridd tidplan för olika yrkesgrupper som minskar risken för kompletterings/lagningsarbeten är effektiv.

• Kontinuerlig och konsekvent bemanning är betydelsefullt.

Workshops, teambuilding och markeringen av att öppenhet är viktigt har också nämnts i studien. Detta är betydelsefullt och delvis en till partner-ingen relaterad erfarenhet. Hur öppen organisationen blir i det dagliga ar-betet utanför möten och workshops är dock relaterat till det faktiska bete-endet i projektet och hos projektdeltagarna. Projektets förmåga att hantera och minska antalet fel är sannolikt också detta relaterat till hur aktörerna förhåller sig till varandra i det dagliga arbetet.

Två områden, välstrukturerad organisation respektive metoder för kvalitetssäkring som angavs ovan, kan sägas vara de två huvudområden som rekommendationerna från kv. Krönet kan rymmas inom. De omfattar både frågor relaterat till beteende och konkreta strategier. Sammantaget är rekommendationen den att för att ett projekt ska ha en chans att nå få, eller noll, fel måste projektgruppens alla deltagare arbeta systematiskt, öppet och med en tydlig kommunikation och styrning.

De rekommendationer som framträder är inte revolutionerande, snarare är de en bekräftelse på att det finns anledning att se över och vidareutveck­ la såväl ledning/styrning som kommunikation i byggprojekt. Frågor som är generella i de flesta organisationer men som kommer till sin spets när väl avtal är slutna och när en tid- och betalningsplan ska följas.

Ska man sammanfatta projektet som helhet kan man säga att det blev lyckat med avseende på tid och ekonomi. När det gäller felstudien kan det beskrivas som att studien startade men sedan inte fungerade aktivt i projektet annat än periodvis när någon av projektets aktörer aktiverade frågan. Detta skedde exempelvis genom handlingar från projektledare och beställare varpå frågor om dokumentation och uppföljning kom att bli aktuella periodvis.

Det fokus på produktionsfasen som denna studie hade ledde till ett fokus på kvalitet på det utförda. En komplett felstudie bör dock också omfatta kvaliteten på den beslutsprocess som specificerar de lösningar som utförs. En liknande framtida studie måste därför omfatta också projekteringsfasen.

Partneringdelen av projektet uppfattades som tillfredställande av projktets aktörer och gav de delaktiga aktörerna nyttiga erfarenheter, exempelvis om betydelsen av bemanning av organisationen.

Under de senaste åren har det pågått en diskussion om kvaliteten på det som byggsektorn producerar. Även byggkostnaderna har varit i fokus. Genom rapporter från Byggkostnadsdelegationen år 2000 och från Bygg-kommissionen år 2002 har detta belysts och diskuterats. Debatten har inte bara förts inom branschen utan även i allmän press och media. För byggsektorn är det viktigt att visa att dessa frågor tas på allvar och att samverkan mellan sektorns aktörer, relaterad FoU och sektorns avnämare sker aktivt och med avsikt att uppnå resultat för att hantera frågor kring ekonomi, kvalitet och byggprocessen i stort.

Ett av de sätt byggsektorn använt för att förändra beteenden och för att finna och pröva nya samverkansformer är att ingå så kallade partnering-avtal där samarbetsformer och förhållningssätt kring projekt definieras. Avsikten med dessa partneringprojekt är att skapa gemensamma mål, förtroende och öppenhet. Det projekt som redovisas i denna rapport är ett sådant projekt. Projektet omfattar en nybyggnad av två punkthus på fast-igheten Krönet 2, Solna, med 59 lägenheter och ett underliggande parker-ingsgarage. Beställare är den allmännyttiga bostadsstiftelsen Signalisten i Solna. Projektet genomförs som ett partneringprojekt mellan Signalisten, NCC (entreprenör) och SWECO FFNS (arkitekt).

I det byggprojekt som redovisas har frågor om kvalitet och kostna-der varit i fokus och avsikten har varit att i ett pågående projekt ta upp kvalitets- och kostnadsfrågor relaterade till fel på ett aktivt sätt. Projektet syftade till att finna och stödja beteenden och konkreta strategier och åtgärder, stora såväl som små, för att reducera felkostnader i nybyggandet av hyresrätter. Avsikten var att ta till vara respektive aktörs nyckelkompe-tens i detta arbete. Den förväntade effekten med projektet var reducerad felkostnad och därmed lägre kostnad för såväl byggprocessen, som efter-följande förvaltningsprocess. Detta tar sig exempelvis uttryck i reducerad resursåtgång (personal, material, maskin, energi etc.) för att korrigera fel, reducerad mängd avfall, reducerad energiåtgång under produktionsfasen och som resultat ett förenklat underhåll under förvaltningen. En naturlig följd av detta är också minskad miljöbelastning och en ur hållbarhets-perspektiv bättre produkt.

Ett grundläggande behov av bostäder på bostadsmarknaden i en storstads-region har varit den huvudsakliga drivkraften i detta projekt. I samband med att en tidigare panncentral revs gavs en möjlighet till förtätning i redan exploaterat område, ett område centralt i Solna och med närhet till tunnelbana.

När centralvärmeanläggningar blir mer effektiva och flyttas längre från själva bostäderna kan man riva lokala panncentraler. Genom detta frigörs tomtmark i anslutning till befintliga bostadsområden, ofta med attraktiva ytor möjliga att använda för kompletterande bebyggelse som resultat. Den panncentral och tvättstuga som byggdes av Bostadsstiftelsen Solna-bostäder år 1948 gav, när den rivits år 2004, plats för de två punkthus som uppförts inom ramen för det projekt som presenteras i denna rapport.

Förutom det faktum att förändringar sker inom exempelvis infrastrukt-ur, vilket ger plats för nybygge, är givetvis den tid i vilket ett projekt genomförs och de frågor som är aktuella vid denna tidpunkt en bety-delsefull del av bakgrunden och ramen till ett projekt. I detta fall har byggherren valt att dels arbeta utifrån ett partneringavtal men också att till detta lägga en studie av effekterna av att tillämpa strategier för att reducera felkostnader. Genom Boverkets ”utvecklingsstöd till bostads-investeringar som kan leda till sänkta boendekostnader i hyresrätt och som främjar ekologisk hållbarhet” kunde byggherren efter kontakt med Chalmers formulera projektet ”Strategier för att reducera felkostnader i nybyggandet”.

Dessa två områden, partnering och strategier för att reducera felkost-nader, är frågor som är dagsaktuella i byggsektorn och frågor som är uppmärksammade som betydelsefulla utvecklingsfrågor inom såväl som till byggsektorn relaterad FoU.

Studier av partneringprojekt

En ökad samverkan mellan parter i byggprocessen har varit i fokus för förändrings- och utvecklingsarbete i byggsektorn de senaste åren. Genom bättre samverkan avses både en förbättrad byggprocess såväl som en bättre fungerande byggsektor att uppnås. Det arbetssätt som kommit att associeras med denna förändring är ”partnering”. Arbetssättet kommer

sprungligen från industriverksamhet där relationer mellan beställare och leverantörer utvecklats från köp/sälj till gemensam utveckling av kompo-nenter. Vanligtvis talar man om ”strategisk partnering” eller ”projektpart-nering”. Detta för att markera vilken tidshorisont samverkansprocessen har, över längre tid respektive i ett enskilt projekt.

Då partnering ofta är kopplat till enskilda byggprojekt är det viktigt att klargöra att detta inte är en entreprenadform utan snarare ett sätt att se på relationen mellan parterna inom ett byggprojekt. Fokus i partnering-överenskommelser är på hur man ska samverka och tillsammans nå projektmål. Som stöd till de gemensamma målen hanteras ekonomin via öppna böcker där partneringdeltagarna kan följa och påverka ekonomin i projektet.

Definitionen av partnering varierar och någon entydig definition finns inte av begreppet. De beskrivningar som finns av partnering tar dock i de flesta fall upp följande nyckelaspekter.

•

•

•

•

(Kadefors, 2002)

NCC, som är det entreprenadföretag som mest aktivt arbetar med partner-ing och i sin marknadsförpartner-ing hävdar fördelarna med partnerpartner-ing, beskriver det på följande sätt.

”Partnering är en samarbetsform som handlar om ett effektivt samarbete mellan de olika aktörerna i ett byggprojekt. Det bygger på fullständig ärlighet och öppenhet parterna emellan”

(www.ncc.se/partnering)

Vanliga processteg i ett partneringprojekt är att parterna inledningsvis skriver en partneringdeklaration eller partneringöverenskommelse där mål avseende ekonomi, kvalitet och samverkan definieras genom ett för parterna gemensamt arbete. Ofta innebär detta också att budgetramar fastslås gemensamt. Detta följs sedan av en inledande workshop där pro-jektets alla aktörer samlas för att skapa en samsyn och värdegrund för fortsatt arbete. Under själva produktionsfasen är kontinuerlig uppföljning en viktig del. En gemensam utvärdering av projektet med en workshop är ett vanligt sätt att avsluta ett partneringprojekt.

Spridningen och volymen på partneringprojekt i Sverige är dock svår-överblickbar. Större entreprenörer och beställare, exempelvis Banverket, har byggt upp kunskap om denna arbetsform liksom att kunskap finns hos delar av projektledningsföretagen. Ett exempel på en frågeställning rela-terad till partnering är hur offentliga beställare och Lagen om offentlig upphandling, LOU, påverkar möjligheterna till att genomföra partnering-projekt (Nyström 2005). Att antalet partneringpartnering-projekt fortfarande är få förklaras sannolikt av att få exempel och förebilder finns. Det är således en kunskapsfråga och en fråga om att utveckla erfarenheter av att jobba med gemensamma mål och en ekonomi som är öppen.

De studier som hittills gjorts i Sverige har dels varit av beskrivande karaktär, för att skapa förståelse och ge partneringbegreppet ett innehåll

i en svensk kontext (Kadefors 2002, Karlsson & Johansson 2004, Nyström 2005, Rhodin 2002) och dels rapporterande för att ge exempel på hur partneringprojekt genomförts och fungerat (Hörnfeldt 2003, Kadefors 2002).

Fel och slöseri i byggandet

Fel och slöserier har varit föremål för många studier av såväl forskare som praktiker.

En uppenbar grupp av slöseri är konsekvenserna av specifika fel, det vill säga felkostnaderna. Den dolda felkostnaden är större än den synliga. På grund av förekomsten av fel skapas kontroller i syfte att upptäcka felen och det skapas försäkringar för att sprida risken.

Några av de mer systematiska studierna har genomförts vid Chalmers i samarbete med FoU-Väst och byggsektorn. Syftet med dessa har främst varit att stimulera förbättringsarbetet i företagen och debatten om bygg-kostnader i sektorn i allmänhet.

Den senaste kartläggningen, Slöseri i byggprojekt, genomförd med stöd från Boverkets Byggkostnadsforum, visar att slöseriet är i storleksord-ningen 30–35 procent av projektets produktionskostnad. Huvuddelen av detta är dolt för sektorns aktörer, främst beroende på en bristande insikt i vilka aktiviteter som faktiskt tillför värde för kunden och vilka aktivi-teter som inte gör det. I rapporten från denna studie redovisas exempel på slöserier, som av praktiska skäl sorterats i fyra huvudgrupper. Var och en av dessa grupper motsvarar cirka 10 procent av produktionskostnaden (Josephson & Saukkoriipi 2005).

Fel och kontroller

Tid och kostnader för att korrigera fel är den typ av slöseri som oftast diskuteras. Det är uppenbart att dessa inte tillför något värde till produk-ten. Den hittills mest omfattande kartläggningen av fel och felkostnader genomfördes av FoU-Väst 1994–1996 (se Josephson och Hammarlund, 1996). I studien följdes sju husbyggnadsprojekt under vardera cirka sex månader. I vart och ett av projekten befann sig en observatör på heltid på byggarbetsplatsen. Felkostnaden i de sju byggprojekten varierade från 2,3 procent till 9,4 procent av byggkostnaden. Endast 79 procent av de noterade felen åtgärdades på ett sådant sätt att den slutliga lösningen överensstämde med den avsedda. Flera av de resterande felen kan där-efter ge effekter under byggnadens användningsfas.

I studien konstaterades att observatören inte klarade att registrera alla fel som inträffade, att observatören inte heller klarade att följa upp alla konsekvenser till felen, att underentreprenörernas arbeten följdes upp i mindre omfattning, och att kostnader för fel som korrigeras på fabrik är dolda genom att de ingår i priset vid köp av byggmaterial och utrustning, liksom vid hyra av maskiner och utrustning.

En uppenbar grupp slöseri är konsekvenserna av specifika fel, det vill säga felkostnaderna. Den dolda felkostnaden är större än den synliga. Andra typer av fel och slöserier är stölder och skadegörelser, som begås av utomstående och vissa ändringar och tilläggsarbeten. På grund av före-komsten av fel skapas kontroller i syfte att upptäcka felen och det skapas försäkringar för att sprida risken.

Kontroller tillför heller inget värde i sig. De genomförs i mer eller mindre omfattning i alla delar av verksamheten. Ju fler fel som uppträder i en verksamhet desto fler kontroller skapas. Besiktningar är en typisk kont­ roll. På samma sätt skapas försäkringar, utvecklas ledningssystem, skapas certifieringar av ledningssystem och så vidare.

Felen kunde hänföras till alla aktörsgrupper. Orsakerna förklarades utifrån brister i kunskap, brister i information och brister i engagemang. Men de mer grundläggande förklaringarna till att felen uppstod förkla-rades utifrån hur samkörda respektive splittrade projektorganisationerna var. De projekt med lägst felkostnad kännetecknades bland annat av en samkörd projekteringsorganisation och en relativt väl samkörd produk-tionsorganisation medan de projekt som hade högst felkostnad var mer nybildade organisationer.

Även ledarskapet i byggproduktionen kunde förklara felkostnadens storlek. I de projekt med lägst felkostnad hade arbetsgrupperna stort förtroende för platschefen och dennes medhjälpare, platschefen hade stort stöd från företaget, samt var uppgiften tydlig för såväl ledningen som yrkesarbetarna.

Resursanvändning

Kartläggningarna, i studien av Josephson & Saukkoriipi, av hur tillgäng-liga resurser används visade på överraskande mycket slöseri.

Yrkesarbetarna ägnade cirka 15 till 20 procent av arbetstiden till arbete som ökar värdet i produkten, cirka 45 till 50 procent av arbetstiden åtgick till förberedelser och resterande tid är väntan och förflyttningar. Även i tjänstemännens arbetstid återfanns slöseri.

Maskiner och utrustning står ofta stilla eller används inte. Vissa maski-ner används halva arbetstiden, vilket betyder att de endast används cirka 10 procent av veckans alla timmar.

Även materialspill förekommer i en icke betydelselös omfattning.

Hälsa och säkerhet

Slöseriet knutet till arbetsrelaterade skador och sjukdomar är så stort att det redovisas i en separat grupp. Den största kostnadsandelen är för rehabilitering och förtidspensionering och belastar projekten indirekt via försäkringskostnader och skatteinbetalningar. Detta är en samhällsfråga som även är relevant för andra branscher.

System och strukturer

De exempel på slöseri som redovisas i rapporten, till exempel utdragen detaljplaneprocess, omfattande upphandlingsprocess och en stor mängd dokumentation motsvarar också en betydande andel av slöseri. Denna grupp av slöseri är dock den mest underskattade i kartläggningen. Det finns en tendens till att förbättringsarbete utmynnar i alltmer omfattande ledningssystem vilka i sin tur kräver mer resurser i sig.

I rapporten diskuteras fyra hinder för utveckling; uppfattningen att bygg är unikt och konservativt, den bristande insikten om vad som är värde-ökande arbete, paradoxen att förbättringsarbetet leder till ökat slöseri och att byggsektorns struktur motverkar utveckling.

Att reducera slöseriet torde vara en av de största och mest prioriterade utmaningarna för såväl enskilda företag som hela byggsektorn. Det första

utvecklingssteget är att skapa bred insikt om – och förmåga att bedöma – vad som är värdeökande aktiviteter och vad som är slöseri. Detta kan uppnås på flera sätt, till exempel genom bred utbildning till alla med-arbetare, inklusive leverantörernas medmed-arbetare, och kraftfullt fokus på huvudprocessen i projekten. I rapporten från studien Slöseri i byggprojekt föreslås också fokus på tillverkningen eftersom flest resurser förbrukas där och att myndigheterna fångar möjligheten att agera föredöme genom att öppet redovisa hur de eliminerar slöseri.

Aktuella utvecklingsfrågor

Byggprocessen och dess aktörer bedriver fortlöpande utvecklingsprojekt. Förutom de två områdena ovan, samverkan mellan byggprocessens aktö-rer och studier av felkostnader berör aktuella frågor miljö, kostnader för bostäder, byggherrerollen och hur byggprocessen kan följas upp, mätas och beskrivas.

Miljöfrågorna fokuseras bland annat i projektet Bygga-bo-dialogen som drivs genom ett samarbete mellan företag, kommuner och regering för att få en utveckling mot en hållbar bygg- och fastighetssektor i Sverige. Genom dialog mellan parterna avser man uppnå resultat inom miljöfrågor allmänt och mer specifikt inom sina tre prioriterade områden; hälsosam innemiljö, effektiv energianvändning och effektiv resursanvändning (Bygga-Bo 2003).

Frågor kring bostäder har aktualiserats i projekt som exempelvis Skanskas BoKlok, vilket de driver i samverkan med IKEA. Även de bostadsmässor som genomförts de senaste åren har varit en arena för utvecklingsfrågor avseende bostäder. Mycket av diskussionen handlar om hur bostäder kan byggas till rimliga kostnader med hänsyn tagen till användning, miljö och kvalitet. Studien av kv. Krönet är en studie som är relaterad till dessa frågeställningar.

Byggherrerollen och byggherrens ansvar att utifrån mål för den verk-samhet som ska bedrivas i ett byggnadsverk formulera projektmål för byggprojektet är frågor central för byggherrar. Byggherren ska här hantera intressenternas önskemål och kanalisera in dem i processen. Detta ska ske genom att byggherren formulerar mål som är användbara i bygg-processen, detta har uttryckts som att byggherren ska ”översätta verk-samhetsmål till byggproduktionsmål”. Frågor inom detta område kretsar mycket kring kompetensutveckling av byggherrar, något som också påpe-kats i Byggkommissionens rapport ”Skärpning gubbar”. Ett arbete inom detta område är Byggherreforums satsning på utbildning för byggherrar i samverkan med Chalmers, KTH, LTH och LTU.

Ett annat område där studier bedrivs avser hur byggprojekt följs upp och kan mätas för att på så sätt kunna jämföras med önskat utfall samt på så sätt kunna kommuniceras mellan olika parter. Inom detta område har diskussionen fokuserat på vilket sätt och hur byggherrens mål ska mätas och följas upp i projekt, här förstådda som byggprojekt. Problemet som konstateras i studier av litteraturen är frågan om vilka faktorer som ska mätas, när detta ska göras och vilken omfattning (tidsperiod) som ska täckas. Utifrån ett byggherreperspektiv är användningen av byggnader och lokaler kontinuerlig vilket innebär att en avgränsning måste göras om mätning ska kunna göras. En avgränsning som ter sig naturlig, och

som framkommit vid seminarier med byggherrar, är projektnivån. I dessa fall har projektnivån satts till själva byggprojektet, eller det projekt som innebär i att byggherren bygger nytt eller på något sätt påverkar eller förändrar en byggnad/lokaler. För att kunna hantera detta måste därför projektmål fastställas och dessa sedan hållas aktuella eller justeras på ett genomtänkt sätt under projektets genomförande. Frågan om målbild är också relaterad till samverkan och till partnering där just samsyn avse-ende ett projekts mål är en av grundstenarna.

Att sektorn aktivt måste engagera sig i fortsatta utvecklingsarbete och FoU är med utgångspunkt i exempelvis rapporter kring slöseri respektive beteendemönster i beställarorganisationer tydligt. Den föreliggande rap-porten är en del av detta kunskapsbygge som driver sektorn framåt.

Den uppföljningen som gjorts av projektet har bestått av intervjuer och en uppföljning av de fel som noterats i intervjuer, observationer och doku-ment. Under studien har 24 intervjuer genomförts på byggarbetsplatsen, Signalistens kontor och vid två tillfällen via telefon. I studien har också en enkätundersökning för att jämföra lärandet i projektorganisationen med lärandet i ett 50-tal andra projekt gjorts.

Uppföljningen innehåller en separat andra fas. Cirka ett år efter inflytt­ ning skickades en enkät till boende för att också få detta perspektiv på kv. Krönet. Även förvaltarna kontaktades för att bedöma effekterna av de åtgärder som vidtogs under byggtiden. Inom ramen för den andra fasen genomfördes fem intervjuer.

Dokumentation, protokoll, mötesanteckningar och övrigt material från projektet och deltagande i en av de workshops som genomförts i projektet har också gett underlag till studien.

Medverkande aktörer, såväl enskilda personer som företag, har i pro-jektet uppmanats att visa:

”största möjliga öppenhet och inte förtiga eller försöka dölja fel och/eller brister hän-förliga till det egna agerandet, även om det skulle kännas besvärande för företaget eller den enskilda personen. Det är särskilt angeläget att sådana brister som i och för sig upptäcks i tid, men som under andra omständigheter hade kunnat leda till allvarliga brister eller ökade kostnader i projektet dokumenteras, så att motsvarande situationer eller händelser kan undvikas i andra projekt.”

(Projektansökan)

Dokumentationen av projektet, liksom erfarenheter, uppnådda resultat och annat som framkommit i projektet, ska genom Boverket publiceras fritt och göras allmänt tillgängligt. Denna rapport är en del av denna erfarenhetsåterföring och informationsspridning.

Kv. Krönet i Råsunda i Solna kommun är den plats där det byggprojekt genomförts som denna rapport tar upp. Solna är en kommun med cirka 60 000 innevånare strax norr om Stockholm.

Aktörerna

I detta projekt finns tre huvudsakliga aktörer, de tre som skrev under partneringavtalet: den allmännyttiga bostadsstiftelsen Signalisten, NCC (entreprenör) och SWECO FFNS (arkitekt). Detta projekt var också det första partneringprojektet på bostadsmarknaden i Stockholm liksom för aktörerna.

Förutom ovanstående finns konsulter, underentreprenörer, yrkesarbeta-re, och materialleverantörer som alla bidragit till projektet. Dessa var inte delaktiga i partneringöverenskommelsen. Projektledningskonsulten som representerat byggherren har dock agerat inom ramen för partneringöver-enskommelsens mål och avsikter.

I en separat studie redovisas synpunkter från hyresgäster och hur de i sitt boende påverkas av de ställningstaganden som gjordes i byggproces-sen av kv. Krönet.

Bostadsstiftelsen Signalisten

Signalisten är Solna stads allmännyttiga bostadsstiftelse. Tillsammans med dotterbolaget Solnabostäder, äger och förvaltar de cirka 4 200 lägen-heter i Solna kommun.

Bostadsstiftelsen Signalisten i sin nuvarande form bildades år 2001 genom att de två allmännyttiga bostadsföretagen i Solna slogs samman, detta genom att Signalisten köpte Solnabostäder. Verksamheten går dock längre tillbaks i tiden. Redan år 1948 bildades den första stiftelsen Solna-bostäder. Denna slogs år 1968 i sin tur samman med Stiftelsen Signalisten och Stiftelsen Bergshamra Centrum till Bostadsstiftelsen Signalisten.

Nyttan med stiftelseformen är att stiftelsemålen som är långsiktiga råder över politiska beslut, som kan variera över tiden, menar Signalist-ens vd Tomas Linderstål. Bostadsstiftelsen SignalistSignalist-ens syfte och avsikt är kunna bedriva långsiktig verksamhet med uthyrning av bostäder och lokaler i Solna kommun oavsett politisk färg i kommunens styre.

Som enda allmännyttiga bostadsföretaget i Solna ansvarar Signalisten nu för all nyproduktion av bostäder baserad på politiska beslut. Planeringen fram till år 2020 omfattar cirka 500 nya lägenheter, ett mål som innebär ett ansvar att göra detta med så få fel som möjligt och med god samver-kan med kommande projekts aktörer. Detta samver-kan jämföras med Solna kom-muns ambition som helhet att det ska byggas 5 000 lägenheter till år 2009 (Solna kommuns hemsida). Bakgrunden till denna volym är den stora inpendlingen till arbetsplatser i kommunen.

I projektet kv. Krönet deltog förutom vd:n också personal från drift och service.

NCC

Entreprenör för kv. Krönet var NCC Construction, avdelningen Bostad Stockholm inom region Stockholm/Mälardalen. NCC Construction Sverige är verksamt inom hus- och anläggningsbyggande, bostadsbyg-gande, boendeutveckling samt service i Sverige. Företaget är det näst största byggföretaget i Sverige. Omsättningen inom NCC Construction Sverige AB var under 2005 19,4 miljarder kronor och antalet anställda cirka 7 700.

NCC profilerar sig genom marknadsföring som en kunnig aktör inom området partnering. De menar att partnering är den samarbetsform som mest effektivt får de olika aktörerna i ett byggprojekt att samarbeta. Samarbetet avser minska antalet tvister, effektivisera byggprocessen, minska kostnaderna samt skapa en högre kvalitet i byggverksamheten. NCC menar att deras erfarenhet visar på att samarbete skapar mervärde åt samtliga parter. Kort sagt, NCC driver partnering som en del av sin affärsverksamhet.

Sedan 1999 har NCC genomfört ett 100-tal partneringprojekt i Norden med som det beskrivs mycket goda resultat. Utgångspunkten är att:

”… samtliga deltagare ska ha utbyte av samarbetet – ansvaret för projektet är en gemensam angelägenhet vars framgång alla har intresse av.

Projektet står i den absoluta medelpunkten och blir på så sätt deltagarnas gemen-samma virtuella företag, ”Projektet AB”.”

(www.ncc.se/partnering)

NCCs arbetssätt bygger på att byggprojektet betraktas som ett gemensamt företag, ett gemensamt projekt. De beskriver det som:

” I ”Projektet AB” är alla omständigheter kring projektets och deltagarnas ekonomi öppna. Det kräver gemensamma värderingar kring ärlighet, respekt och tillit. Viljan till samarbete gör att man gemensamt kan fatta de beslut som krävs under en partnering-process. En klar rollfördelning och en stram ansvarsstyrning är också väsentliga fakto-rer i samarbetet och garanterar kvaliteten i de enskilda leden i byggprocessen. Partnering är en strukturerad samarbetsform i byggbranschen, där byggherren, konsul-terna och entreprenörerna gemensamt löser en bygguppgift, baserat på ett förtroende-fullt samarbete, där alla spelar med öppna kort och där allas yrkeskunskaper komplet-terar varandra genom alla skeden av byggprocessen.”

(www.ncc.se/partnering)

Nyckelfaktorerna i partnering beskrivs vidare som:

”– Gemensamma mål – Gemensamma aktiviteter – Gemensam ekonomi”

Ovanstående nyckelfaktorer och betoningen av att vårda projektteamet, bland annat genom workshops, är karaktäristiska i partneringsamman-hang.

I projektet Krönet deltog en platschef och arbetsledare på operativ nivå, med stöd av utsättare under en period i projektet, samt yrkesarbetare. Vidare deltog en projektadministratör och entreprenadingenjör i olika ut-sträckning under projektet. Från avdelningen Bostad Stockholm deltog en affärschef, entreprenadchef, inköpare och projekteringsledare.

SWECO FFNS

SWECO FFNS Arkitekter AB är Nordens och ett av Europas största arkitektföretag. Företaget har över 300 medarbetare på 13 orter i Sverige samt är verksamt också i Danmark, Finland och Estland. De verkar inom arkitektur för boende, kontor, industri, utbildning, vård och omsorg. Inom företaget finns också experter på inredning, samhällsplanering, landskaps­ arkitektur och avancerad visualisering. Företagets storlek beskrivs som en viktig konkurrensfördel eftersom många projekt kräver samordning av kompetenser inom olika områden.

Verksamheten beskrivs på följande sätt:

”På SWECO FFNS har vi tillgång till den specialistkompetens som krävs för att lösa komplexa och ovanliga uppdrag. Det innebär att vi, oavsett uppdragets art, kan möta alla de krav som ställs på moderna miljöer där människor ska bo, arbeta och trivas – både ur ett affärsmässigt och ett rent mänskligt perspektiv.”

(www.sweco.se/)

Vidare att:

”Våra uppdragsgivare väljer oss för att vi värdesätter en dialog med kunden och för att vi levererar funktionella lösningar med en design som är modern, uttrycksfull och speciell för projektet. Viktigt är också våra säkra rutiner och vårt kvalitets- och miljö-tänkande.”

(www.sweco.se/)

Stockholmskontoret hade ingen tidigare erfarenhet av partnering vilket dock deras danska kontor hade. Erfarenheterna från Danmark av arki-tektrollen i partneringprojekt var goda och företaget betonar betydelsen av att vara med i tidiga workshops för att där kunna lyfta fram form- och gestaltningsfrågor. Poängteringen av dialog i citatet ovan kopplat till upp-dragsgivaren kan ses som en indikation på hur företaget vill uppfattas på ett sätt som kan sägas vara relevant i partneringsammanhang. I projektet kv. Krönet har företagets Stockholmskontor deltagit med i huvudsak sex personer, en ansvarig arkitekt, en projektarkitekt och en handläggande arkitekt samt tre byggnadsingenjörer.

Övriga aktörer

Bland övriga aktörer är projektledningsföretaget SWEPRO en central aktör då detta genom sina representanter representerar byggherren

Signalisten i flera sammanhang. Företaget arbetar med projektledning och verksamhetsutveckling till bygg, anläggning och industri.

Deras affärsidé är att som oberoende ”förtroendekonsult” arbeta med pro-jektledning i investeringsprojekt och verksamhetsutveckling. Företaget har cirka 80 medarbetare. Beskrivningen av rollen som ”förtroendekon-sult” kan ses som en indikation på den relation man strävar efter med sina kunder, en relation som ligger i linje med grundtankarna i partnering-projekt. Från SWEPRO deltog en projektledare och en byggledare.

Förutom projektledningsföretaget finns ett flertal aktörer i projektet. Dessa är konsulter, leverantörer av material och service, underentrepre-nörer, övrig personal hos byggherren, NCC och SWECO FFNS som alla deltagit i projektet. Dessa aktörer har inte varit i fokus i den studie denna rapport redovisar.

I själva felstudien deltog representanter från Chalmers tekniska hög-skola vilka i den delen av projektet är att betrakta som en av aktörerna.

Projekt Krönet, projekttyp

Kvarteret Krönet omfattar 59 lägenheter med hyresrätt. Dessa är förde-lade på två punkthus med åtta våningar. Lägenhetsytorna varierar från 63 till 90 kvadratmeter. På varje våningsplan finns fyra lägenheter och husen binds i källarplan ihop av ett garage. Projektet omfattar totalt 4 722 kva-dratmeter uthyrbara ytor och 45 garageplatser samt 21 markparkerings-platser

Stommen är av platsgjuten betong och fasaden består av tegel och puts. Bjälklaget över källargaragen är ett så kallat terrassbjälklag. Husen sträv-ar efter att passa in i miljön med bostadshus från slutet av 1940-talet och 1950-talet.

Extra resurser har lagts på projekteringen bland annat för att få bra underlag för inköp.

Projektet pågick från 2002 till 2005, huvudsakliga tidpunkter redovisas nedan.

2002 januari Första projektidéerna 200 2 mars Skorstensrivning

21 augusti Partneringdeklaration och första workshop 1 september Hyresöverenskommelse med Hgf

1 september Partneringavtal skrivs 200 1 kvartalet Schaktentreprenad

2 april Första spadtaget för byggnadsarbeten 22 september Workshop kring roller och ansvar

Chalmersforskarna deltar första gången 200

november-december

Inflyttning

2006 1 januari Avslutande workshop

Projekt Krönet, ekonomi

Den totala budgeten för produktionskostnader inklusive markostnader för projektet var 113,4 miljoner kronor. Slutligt utfall blev 116,4 miljoner kronor i vilket ingår tillkommande kostnader med 3 miljoner kronor för ändringar som gjordes under projektets gång samt det incitamentsutfall som utbetalas till NCC och SWECO FFNS. Detta är total bruttoproduk-tionskostnad inklusive markköp och kreditivräntor med flera kostnader före de bidrag Signalisten fick på 10,6 miljoner kronor. Själva byggnads-entreprenaden är på cirka 75 miljoner kronor. Hyresnivån ligger på 1 330 kronor per kvadratmeter och år (2005).

Affärsuppgörelsen i projekt Krönet byggde på ett fast pris samt en rörlig del med incitament för NCC och SWECO FFNS. Arkitektföretaget SWECO FFNS hade bara en rörlig del. Incitamentet utgår i relation till skillnaden mellan budget för de rörliga kostnaderna och utfall för dessa. Incitamentet beräknades på de totala rörliga kostnaderna. SWECO FFNS hade ett tak för sin del då denna var avsevärt mindre än NCCs.

Utgångspunkten för budgeten var i sin tur en riktkostnad som alla aktörer ansvarade för. Incitamentsdelen omfattade också oförutsedda kostnader. Avsikten med detta var att motivera deltagarna till att genom lösningar och arbetsutförande skapa så få oförutsedda kostnader som möjligt. Detta innebär också att alla parter tog en risk i projektet, kostar det för mycket får man vara med och betala och kostar det mindre får parterna pengar tillbaka. För att hantera risken gjordes en riskavsättning i budgeten. I det fall det gällde programändringar som de tre parterna i partneringsöverenskommelsen var överens om påverkades däremot inte incitamentet. En viktig del av partneringöverenskommelser är öppna böcker avseende ekonomin. I detta projekt tillämpades öppna böcker vilka också omfattade entreprenörens kostnader och påslag, byggherre-kostnader och konsultersättningar i det som redovisades. Kostnadsbilden illustreras i figur 2.

Figur 2. Relationerna mellan rambudget, riktpris och riktkostnad för hela projektet. (Källa: Illustration från projektavslut redovisning).

Underentreprenörer och övriga konsulter upphandlades av NCC på traditionellt sätt, dessa var inte heller delaktiga i partneringsöverens-kommelsen.

Projekt Krönet, partneringavtalet

Det gemensamma mottot för projektet var ”Bättre och billigare – goda bostäder till låga hyror”. Ett sätt att nå detta mål var de öppna böcker man hade avseende ekonomin som redovisats ovan. Ett annat sätt som tillämpades i projektet var att ta fram en partneringdeklaration. Denna är framtagen gemensamt av parterna och formulerar projektets hörnstenar av-seende ekonomi, tidplan, kvalitet, design samt beskriver hur samverkans-processen ska gå till. Centralt i arbetssättet och samverkanssamverkans-processen var att sätta projektet i fokus genom att betrakta det som ”Projektet AB” med en projektstyrelse som motsvarar ett företags styrelse. Detta arbetssätt är en del av NCCs metod i partneringprojekt.

Något som betonas är att det är viktigt att alla projektaktörer drar åt samma håll.

”Dialogen får en annan ton och ett annat djup [i partneringprojekt]. Det är betydligt mer samsyn. I ett normalprojekt är ofta byggherre och entreprenör skapligt överens fram till dess kontraktet är påskrivet. Sedan har man olika uppfattningar om det mesta. Så har det inte varit här. Alla drar åt samma håll.”

(VD Signalisten i Byggindustrin 18/200)

Arkitekten beskriver det på ett liknande sätt.

”Den ökade insynen gör också att vi på ett tidigt skede uppmärksammar eventuella svagheter och kan hjälpas åt att rätta till omedelbart, vilket känns som en stor fördel inte minst ekonomiskt. Eftersom vi ställt upp ett gemensamt mål blir det lika viktigt för alla att det uppfylls – både när det gäller ekonomi, design och kvalitet.”

(ansvarig arkitekt SWECO FFNS i SWECO nyheter 200)

Fördelning av gemensam vinst Gemensam riskavsättning Arvode arkitekt Självkostnad beställare Självkostnad entreprenör Rambudget Riktkostnad Riktpris

En kommentar från arkitekten noterar att detta arbetssätt är givande, ”har gett en intressant vinkling” och att NCC Construction, avdelningen Bostad varit bra att jobba med. Däremot hade NCC Projektutveckling i ett annat sammanhang i en tidigare diskussion med arkitekten inte varit intresserade av detta arbetssätt.

Projektstyrelsen hade representanter från parterna och sammanträffar en gång i månaden. För att driva projektet finns sedan projektledningsgrupp och under denna en till produktionen kopplad grupp. Till projektlednings-gruppen fanns en referensgrupp med personal från Signalistens förvalt-nings-, drift- och underhållsavdelning. Organisationen i projektet Krönet har förändrats under projektets gång vilket vi ska återkomma till. Figur 3 avser att illustrera hur det i princip har sett ut i projektet.

Figur . Principskiss över organisationen i projekt Krönet. Denna organisation förändrades genom personalbyten under projektets genomförande men strukturen var densamma. Produktionsledet fanns inte under projekteringsskedet. Entreprenadingenjör och inköpare deltog inte under hela projektperioden.

Initialt i projekt har projektstyrelsen arbetet i ett antal workshops för att formulera en värdegrund för projektet. För att därefter starta projektet hölls en tvådagars workshop i Malmö där projektstyrelsen och projektled-ningen deltog.

Ingen av underentreprenörerna har ingått i partneringgruppen utan har haft en traditionell relation till byggprojektet, det vill säga varit upphandl-ade i enligt med praxis. Frågan om dessa skulle ingå diskuterupphandl-ades i pro-jektets inledningsskede men det beslöts att det var viktigt med ett mindre och mer lätthanterligt team.

Avsikten med ovanstående modell är att projektstyrelsen ska svara för projektets övergripande styrning och projektledning tillsammans med produktionsledningen för det operativa arbetet. I det fall man inte var överens skulle frågan hanteras i projektstyrelsen. En effekt av detta var att i de fall man inte var överens om detaljlösningar valde projektledningen att skicka frågan vidare till projektstyrelsen. Många småfrågor hamnade därför i projektstyrelsen. Två synsätt finns hos deltagarna om varför

Projektstyrelse Signalisten, vd NCC, affärschef

SWECO FFNS, ansvarig ark

Projektledning

SWEPRO PL repr Signalisten NCC, projekteringsledare NCC, produktionsledare SWECO FFNS, projekt ark

Produktionsledning

SWEPRO Byggled repr Signalisten NCC, platschef

SWECO FFNS, handläggande ark

Referensgrupp Signalisten, förvaltning, drift och underhåll

Arbetsledare UE, leverantörer Entreprenadingenjör Inköpare

denna situation uppstod, den ena som menar att ansvarsfördelningen var oklar och den andra att projektstyrelsen hade ett stort detaljintresse som gjorde att de tog upp sådana frågor – det vill säga intresse hos projekt-styrelsen snarare än oenighet i produktionsledet var anledningen. Detta skapade merarbete och tog tid. För att lösa detta valde styrgruppen att genomföra en workshop med projektledningen för att klargöra ansvar och mandat. Projektledningsgruppen blev därför under den tid då ovanstående situation rådde ett mellanled där projektledaren fick rollen av rapportör i projektstyrelsen.

Under projektets produktionsfas kom produktionsledningen med sina byggmöten att bli drivande och platschefen menade att i linje med part-neringöverenskommelsen skulle också produktionsledningen ha förtro-endet att ta ansvar och driva projektet. Under projektet kom det också att finnas olika uppfattningar om i vilken grad projektstyrelsen, framförallt beställaren, skulle kunna delta i beslut om detaljutformning. Två exem-pel på detta är placering av rensluckor för ventilation samt placering av cykelställ. I båda fallen hade platschefen och beställaren olika uppfatt-ningar. Detta ledde till en diskussion om vilket handlingsutrymme plats-chefen skulle ha. NCC uppfattade att arbetsplatsen skulle ha ansvar för att fatta beslut medan beställaren ville vara mer delaktig och bevaka effekten av det som byggdes för framtida service- och underhållsarbeten. En kom-mentar till denna problematik var:

”Vad detta handlade om var inte att NCC och beställaren (dvs. Signalisten) som affärs-parter i grunden hade olika uppfattningar i detaljutformningsfrågor.

Däremot uppstod ibland motsättningar mellan de olika beslutsnivåerna. De operativa nivåerna upplevde att projektstyrelsen ofta störde genomförandet genom att driva igenom detaljutformningar (vilket inte var styrelsens uppgift), i sent skede (ändring av färdigprocessade handlingar), samt att det skedde utan att följa projektets överenskomna beslutsrutin (befogenheter och mandat för resp. beslutsnivå).”

(affärschef NCC)

Det är viktigt att notera att arbetet i projektet kunde hantera dessa olika åsikter. Med utgångspunkt i partneringöverenskommelsen sågs frågor kring organisation, mandat och ansvar som en fråga som naturligt måste diskuteras under projektets genomförande. Olikheter i uppfattningar gav inte upphov till en diskussion av skyttegravskaraktär utan processen karaktäriserades snarare som öppna dialoger där frågorna fick utrymme att lösas effektivt.

Felstudien

I samband med genomförandet av projektet Krönet kom vd:n för Signal-isten i kontakt med de studier som gjorts kring slöseri och felkostnader i byggsektorn vid bland annat Chalmers tekniska högskola. Detta ledde till en kontakt som i sin tur ledde till en ansökan om ett stöd från Boverket för att studera, utveckla och följa upp strategier för att reducera felkost-nader. Tanken bakom denna satsning från Signalistens sida var att då pro-jektet bedömdes fungera bra, ha en öppen atmosfär och ett väl fungerande partneringsamarbete så skulle en studie av detta slag kunna bidra vidare till projektets utveckling och framgång. Denna studie kom i dagligt tal att kallas för felstudien.

En utgångspunkt för studien är att det har visat sig att kostnaden för syn-liga fel i byggprojekt varierar mellan 2 och 10 procent av byggkostnaden. I dessa värden ingår endast fel som upptäcks under produktionsperioden och korrigeras före överlämnandet. Särskilda analyser indikerar att den verkliga felkostnaden kan uppgå till 30 procent av produktionskostna-den. Då tas hänsyn till samtliga processer som kunden ”betalar” för, det vill säga kundens egna processer, projektering, materialtillverkning på fabrik, de processer som skattemedel finansierar och så vidare. Aktuella studier visar också att en förvånansvärt stor andel av felen – ca 20 procent – lämnas helt utan åtgärd eller åtgärdas på ett sådant sätt att den slutliga lösningen skiljer sig från den avsedda (Josephson & Saukkoriipi 2005). Det är alltså med stor sannolikhet en koppling mellan hur mycket fel som uppkommer under byggtiden och hur stor felkostnaden blir under använd-ningsfasen.

Byggprojektets projektstyrelse hade till uppgift att identifiera lämpliga åtgärder för att reducera felkostnaden och utvärdera dessa. Åtgärderna skulle sorteras efter fyra principiella strategier för att reducera felkostna-der, dessa var:

• Undvika feluppkomst genom att eliminera felorsaker.

• Reducera felkonsekvenser genom att upptäcka fel tidigare.

• Undvika felupprepning genom att lära av tidigare misstag.

• Förenkla processen genom att reducera volymen för kunden ”onödiga” aktiviteter.

I avsnittet, Kv. Krönet, felstudien, redovisas de olika steg som togs i projektet för att genomföra studien för att reducera felkostnader i ny-byggandet av hyresrätter.

I det följande beskrivs ett antal processteg i den studie med fokus på att reducera felkostnader, den så kallade felstudien, i nybyggandet av hyres-rätter som bedrevs inom ramen för partneringprojektet kv. Krönet. Innan själva felstudien inleddes, vilket gjordes genom en workshop, fanns redan i augusti 2004 ett kontrollprogram som avsåg att beskriva hur egenkontroll skulle säkerställas samt på vilket sätt referensöverenskom-melsen, RÖK, skulle användas. Detta dokument tar också upp att kontroll-programmet ska kompletteras med av Chalmers framtagna punkter för undvikande av fel. Kontrollprogrammet och det första dokumentet för uppföljning av fel finns i bilaga 1, Kv. Krönet, Kontroll & Kvalitet respek-tive bilaga 2, Krönet 2, Uppföljning av byggfel. Chalmers punkter finns redovisade i bilaga 4, ”Krönet” – Veckorapport om fel.

Processteg i felstudien

Själva felstudien inleddes med en workshop den 22 september 2004. Det-ta var den tredje workshopen i projektet, de två tidigare hade fokuserat på partneringavtalet och samverkan i projektet. Projektet hade vid denna tidpunkt varit igång fem månader och arbetet omfattade nu slutförande av stomme. Deltagare var representanter för såväl projektledning som produktion, även underentreprenörer deltog. Totalt deltog 24 personer. Workshopen omfattade presentationer av såväl Chalmersforskare som NCCs partneringansvarige. Vid workshopen genomfördes också grupp-arbeten där deltagarna fick lista de fel de uppfattade som vanligast samt rangordna dessa efter vilken kostnad för åtgärd de hade samt hur mycket felkostnaden minskar för projektet om åtgärderna genomförs.

Den åtgärd som prioriterades högst var att bygga provrum av kök och badrum. Även behovet av en komplett provlägenhet noterades. I projektet byggdes senare en provlägenhet vilken i intervjuer har lyfts fram som en bra referenspunkt för arbetet. I sammanställningen bedöms provlägenhet ha medelstor effekt för minskning av felkostnader. Dessa sammanställda data kom dock inte att användas av projektgruppen utan betraktades mer som en observation av projektet i det läget. En komplett sammanställning av åtgärdslistan och rangordning finns i bilaga 1.

Det noterades i intervjuerna senare under projektet att flera av deltagarna hade förväntat sig att forskarna eller projektets ledning skulle redovisa ”regler” för hur felstudien skulle genomföras. Detta är något som åter-kommer i intervjusvaren.

Lagbasarna som deltog menade att, ”fler yrkesarbetare borde ha varit på workshopen” och ”det var många där som man inte sett, det var liksom som om det var de som byggde huset”.

Ambition avseende felstudien

Drygt två veckor efter workshopen distribuerades från projektstyrelsen en beskrivning av avsikt och ambition med felstudien. Nedan redovisas detta första dokument som projektstyrelsen skrev som styrdokument:

”Av projektstyrelsen 2004-10-05 fastställd ambition avseende projektet UPPKOMNA FEL KRÖNET 2

Uppkomna fel är fel, som upptäcks och åtgärdas med en kostnad för åtgärdandet eller, som lämnas med en kvarstående olägenhet.

Det gemensamt accepterade målet för projektet är att minimera antalet uppkomna fel och deras konsekvenser.

Projektet avser att utforma och tillämpa arbetsmetoder och rutiner som stödjer att tidigt finna uppkomna fel så att skadan av dem kan begränsas att lära av uppkomna fel och undvika att de upprepas

att ”tänka efter före” så att fel inte uppkommer

att öka allas engagemang genom dialog, information och samverkan att finna och eliminera icke värdeskapande och onödiga arbetsinsatser Vid varje periodiskt återkommande möte i projektet ska ”Uppkomna fel Krönet 2” vara en fast punkt på dagordningen.

Uppkomna fel listas vartefter i ett dokument, som summariskt redovisar När felet upptäcktes

Vem som upptäckte felet (kan utgå om det känns tveksamt) Beskrivning av felet

Hur felet ska åtgärdas Vad åtgärdandet bedöms kosta

Kvarstående olägenhet för uppkomna fel, som inte ska åtgärdas Förebyggande åtgärder med anledning av det uppkomna felet

Till varje projektstyrelsemöte ska NCC (eller projektledaren?) redovisa en uppdaterad förteckning över uppkomna fel enligt ovan.

Till varje projektstyrelsemöte ska NCC och projektledaren redovisa de metoder och rutiner som tagits fram och tillämpas på olika nivåer i organisationen.”

(Styrdokument, 200-10-0)

Denna ambition fokuserar både att man ska lära sig av felen och att man ska kostnadsberäkna vad de får för ekonomiska konsekvenser.

Blankett för felrapportering

Som stöd till arbete med felstudien tog Chalmersforskarna fram en blankett i oktober 2004 . Denna finns i Bilaga 4, ”Krönet” – Veckorapport om fel.

När denna blankett skulle tas i bruk avsåg affärschefen på NCC att den arbetsledare som ansvarade för felstudien på arbetsplatsen skulle få ett administrativt stöd i form av en assistent. Arbetsledaren skulle sedan i sin

tur vara den som rapporterade sammanställningarna vidare till projektled-aren. Den administrativa hjälpen i form av en entreprenadingenjör delade sin tid mellan flera projekt. Entreprenadingenjören sammanställde en jour­ nal över avvikelserapporter/arbetsberedningar. Denna sammanställning innehöll både noteringar om fel och vilka arbetsberedningar som gjorts. Journalen har sin första notering av fel 2004-09-21 och sin sista 2005-02-21. Arbetsberedningar, vilka vi ska återkomma till, är noterade från 2004-05-24 till den 2005-02-03. Dessa tider motsvarar i stort den tid då entreprenadingenjören var verksam i projektet.

Ett exempel på en sida ur journalen finns nedan:

Figur . En sida ur dokumentet avvikelserapporter/arbetsberedningar.

Avsikten var att de felrapporter som kom in skulle ”granskas” av projekt-ledaren för att därefter föredras i projektstyrelsen. Projektprojekt-ledaren var dock undrande över om arbetssättet var det rätta och på vilket sätt forsk-arna kunde använda den information som togs fram.

Forskarna ville också att alla i projektet skulle fylla i blanketten för att fånga de fel som uppfattades också av de i projektstyrelsen. En kommen-tar från projektstyrelsen var dock att det var arbetsplatsen som var den viktigaste instansen.

Förtryckta block

I november påpekade forskarna i meddelande till NCC att det var betyd-elsefullt att dokumentationen kom igång. Avsikten var då att blanketterna skulle samlas på arbetsplatsen för att en gång i månaden skickas till forsk-arna. Ifyllandet av blanketter gav dock ett magert resultat.

För att göra noteringen av fel smidigare tryckte NCC upp block som alla på arbetsplatsen skulle kunna ha i fickan för att notera på. Avsikten var vid denna tidpunkt att notera alla fel. Frågan drevs också av projekt-ledaren som förväntat sig att NCC skulle ta tag i dokumentationen.

Ansvaret för att sammanställa rapporterna, av det som rapporteras, låg på entreprenadingenjören som fick detta ansvar själv, då arbetsledaren som tidigare haft ansvaret, hade fullt upp med själva produktionen.

Figur . Bild på det block som trycktes upp för att användas i felstudien, storleken var 10x1cm. Dessa block fanns kvar på platskontoret i en kartong fram till projektets slut. Endast ett fåtal var använda.

Processen att få igång användandet av dessa block gick dock trögt. Ett skäl som framfördes i intervju var att NCC redan har en ISO­certifiering, utvecklade av arbetsberedningar och egenkontroller i sitt verksamhets-system sedan tidigare. Redan år 1998 genomfördes ett intensivt arbete vilket innebar en ISO­certifiering. NCC hade dessutom tagit fram ett verksamhetssystem som de använde via sitt intranät.

Ett flertal av de aktiva på byggarbetsplatsen ifrågasatte också varför studien överhuvudtaget skulle göras med just hänvisning till att det fanns ett system för kvalitetssäkring och felomhändertagande redan i deras

organisation. NCCs personal uppfattade att de hade en arbetsprocess med fokus på att minimera fel och att uppnå rätt kvalitet. Skälet som anfördes i detta skede och som förklaring till att dokumentationen inte kom igång var otydligheterna kring vad som skulle göras och syftet med det. För de som förväntades dokumentera, det vill säga NCCs produktionspersonal, var inte studiens allmängiltiga riktlinjer tillräckligt konkreta. Hela studien uppfattades då ”flummig” och ”alltför teoretisk” och den uppfattades som en ”störning i det dagliga arbetet”.

Möte 12 januari 2005

Mot slutet av år 2004 gick insamlingen av data för felstudien trögt. Detta diskuterades mellan forskarna och Signalistens vd, vilken i sin tur stämde av med NCC. Därefter bestämdes att möte skulle hållas i januari för att driva processen med dokumentation vidare. Inför detta möte skickade Signalistens vd ut ett PM som beskrev syftet med felstudien och ansvars-fördelning. Ett komplett PM finns som bilaga 5.

I denna text kopplades felstudien till partneringavtalet och det under-ströks att:

”Projektet ska bygga på en anda av öppenhet, tillit och respekt mellan alla inblandade. [---] Projektets mål är ”bättre och billigare”. Det ekonomiska utfallet ingår i partner-ingavtalets incitamentskonstruktion.”

Vidare betonades betydelsen av fokus på frågan om fel, vilket under-stöddes genom att felstudien skulle vara en fast punkt på alla regelbundna möten, som till exempel arbetsplatsträffar för byggets personal och bygg-möten. Vidare påpekades att NCCs rutin med arbetsberedningar var en avgörande framgångsfaktor. Frågan om betydelsen av arbetsberedningar återkommer i studien. Enligt intervjuerna så gjordes fler och mer detalj­ erade arbetsberedningar i projektet kv. Krönet än vad de normalt hade erfarenhet av att man gjorde.

I detta PM beskrevs också ansvarsfördelningen och betonades att det är det faktiska arbetssättet i projektet som slutligen avgör utfallet avseende kvalitet. Detta beskrivs nedan:

”Det är vi själva, som ska klara detta. Forskarna har inte svaren utan ska bara följa upp hur vi lyckas. Vi hoppas att vi under projektets gång kommer att få delrapporter, som vi kan ha nytta av.

Lyckas vi bra är det vårt arbetssätt, som är ett av svaren på hur man ska minska upp-komna fel i byggprocessen.

För att såväl vi själva som forskarna ska kunna följa projektet är det viktigt att vårt arbete dokumenteras. För överskådlighetens skull behöver vi en enkel, samman-fattande ”fellista”.

Efter behov får sedan varje fel dokumenteras mer ingående, som till exempel redan sker i arbetsberedningsdokumenten.”

I januari år 2005 hölls ett möte på arbetsplatsen där platsledningen, lag-basar, projektledaren och Chalmers deltog. Vid detta möte betonades att syftet med projektet var att öppet diskutera vad som händer i pro-jektet och därigenom minska uppkomna ”fel”. Avsikten var inte att leta syndabockar. En del reaktioner hade kommit på felstudien i detta

avse-ende. Den huvudsakliga invändningen var att man i arbetet alltid gör fel som man hela tiden korrigerar – det är en del av arbetet att man korrigerar sig själv. Bakgrunden till denna kommentar var bland annat felstudiens initiala ambition att dokumentera alla fel, något som uppfattades som i princip omöjligt.

I samband med diskussionen om fel och hur dessa skulle undvikas åter-kom exemplet med NCCs arbetsberedning. NCC åter-kom att vidareutveckla denna rutin i detta projekt. Detta innebar rent konkret att det gjordes något mer omfattande och att det gjordes för fler moment än brukligt.

Forskararbetet redovisades också vid mötet i januari 2005 och det noter-ades att de första intervjuerna hade gett information om projektet och att de till stor del kommit att handla om organisatoriska frågor. Det hade uppmärksammats att det rådde olika uppfattningar om innehåll och om-fattning av felstudien. Dessa olika uppom-fattningar var en av anledningarna till detta möte. Det fanns en spännvidd i uppfattningar om vad som skulle dokumenteras – från alla fel som överhuvudtaget kunde identifieras till de som får de största konsekvenserna. Projektledaren hade en hög ambi-tion liksom Signalisten, som var måna om att motsvara det som skrivits i ansökan, avseende själva felstudien. Dessa ville dokumentera och utifrån denna dokumentation kostnadsberäkna och utveckla åtgärder. NCC och platsledningen menade att detta var relevant men att man genom sitt arbete med exempelvis arbetsberedningar strävade efter att minimera fel. Den samlade uppfattningen från arbetsplatsen var också att om skulle dokumentera alla fel skulle man inte göra annat.

En målkonflikt över vad som skulle noteras var tydlig, från ”allt” till att det räckte med en komplettering av de avvikelserapporter som gjordes. En kommentar vid mötet var att det var viktigt att notera först och främst vad som görs för att korrigera eller undvika fel, inte varje fel. En annan kommentar påpekade också att mycket förbättringsarbete sker löpande i det dagliga arbetet och att de därför är svåra att notera. De som deltog från arbetsplatsen menade också att alla fel av betydelse ändå kommer i avvikelserapporten då de leder till tidsåtgång och kostnad.

Det framkom att det finns flera typer av dokument som dokumenterar avvikelser. Detta kan försvåra överblick. Vidare noterades att det är skill-nad på ”Arbetsberedning enligt kontrollplan” och ”Arbetsberedning som man kommer på att man måste göra”.

Forskardelen i relation till felstudien diskuterades också vid detta möte. Förväntningar på att forskarna skulle ha gett mallar/material och ledning har funnits, inte minst fanns förväntningarna vid den inledande work-shopen. Forskarnas roll var dock att följa det som projektet gjorde med avseende på ”fel”, det vill säga de åtgärder och metoder som tillämpades för att göra arbetet rätt. Med utgångspunkt från detta samt den aktuella situationen beslöts att göra tydliga avrapporteringar till projektet/arbets-platsen från intervjuerna. Avsikten var också att i de kommande intervju-erna fokusera på arbetet med åtgärder och metoder och inte låta organisa-toriska frågor, som återkommer i intervjusvaren, dominera.

Följande beslut fattades på mötet.

• Att arbetsplatsen skulle använda sina vanliga avvikelserapporter som kompletteras med rubriker och idéer från PM från Signalistens vd (se bilaga 5). Detta skulle göras av arbetsplatsen, Entreprenadingenjör och