Kungliga bibliotekets årsredovisning 2020 Sida 77 av 104
9 Skapa förutsättningar för verksamheten Kompetensförsörjning och personal
Kompetensförsörjning
Attrahera och rekrytera
Som ett led i att bli mer digitala och öka tillgängligheten har KB under 2020 infört digital referenstagning och sett över annonseringsrutiner.
KB har sedan 2019 en rutin för att pröva kompetensbehov innan rekrytering sker.
I samband med framtagande av ny organisation under 2020 infördes ett tillfälligt rekryteringsstopp för att identifiera kompetensbehov. Därefter utlystes bland annat tjänster som handläggare, specialister och chefer. KB utlyste totalt 47 tjänster under året och rekryterade 35 nya medarbetare, främst inom systemutveckling, it-teknik, bibliotekariebefattningar och stödverksamhet. Sju av rekryteringarna har avbrutits av olika skäl. Utöver detta har KB anställt medarbetare som omfattas av arbetsmarknadspolitiska åtgärdsprogram, se även avsnitt 9.3.
Introduktionen för nyanställda medarbetare har anpassats för att bättre passa det digitala arbetssättet under pandemin. Detta har skett bland annat genom att sammanställa information digitalt och tillhandahålla e-utbildningar på internwebben.
Utveckla och behålla kompetens
Arbetet med att ta fram en ny organisation, i syfte att säkra, utveckla och behålla kompetens, har varit i fokus under året. KB har börjat planera för en effektiv kompetensutveckling och kompetensöverlämning inför att arbetet intensifieras under 2021.
Myndigheten har erbjudit medarbetarna föreläsningar och seminarier i egen regi eller med externa gäster. Insatserna har bland annat handlat om metadata, artificiell intelligens och om det livslånga lärandet. KB har även erbjudit
utbildningar i till exempel projektmetodik samt ”Leda utan att vara chef”, genom en extern utbildningsleverantör.
Under 2020 har underlagen för KBs samtalsmodell reviderats. Syftet har varit att bättre möta de nya kraven under pandemin men även arbetet med ny organisation.
KB har även fortsatt arbetet med sin lönepolitik. Bland annat har en ny lönepolicy tagits fram, med målet att tydliggöra den gemensamma lönepolitiken samt
attrahera och behålla kompetens.
Kungliga bibliotekets årsredovisning 2020 Sida 78 av 104
Kompetensväxla och avveckla
Flera individuella utbildningar har godkänts i linje med omställningsavtalets intentioner. Det har skett i samverkan med de lokala arbetstagarorganisationerna.
KB har även återigen tecknat avtal om livs- och karriärplanering för att stärka medarbetarnas möjligheter till ett hållbart yrkesliv.
Hållbar arbetsmiljö och hälsa
KB:s hälso- och arbetsmiljöarbete under 2020 har påverkats av pandemin.
Åtgärderna har haft som mål att bibehålla en säker arbetsmiljö och en god arbetsrelaterad hälsa.
Arbetsgivaren och skyddsombudsorganisationen har fortlöpande genomfört risk- och konsekvensbedömningar av hur pandemin påverkar medarbetarna.
Bedömningarna har utförts både på övergripande nivå och avdelningsnivå.
Arbetsgivaren har även haft en avstämning kring nuläget varje vecka, med huvudskyddsombud samt ordföranden för arbetstagarorganisationerna.
Medarbetarna har löpande fått information om hur pandemin påverkar
verksamheten. Informationen har publicerats i form av nyheter och en sida med frågor och svar på internwebben.
Pandemins påverkan på möjligheten att mötas fysiskt har gjort det viktigt att erbjuda alternativa sätt. Därför har det arrangerats olika digitala aktiviteter, bland annat mindfulness, stegtävling, fotoutmaning och föreläsningar.
Den årliga undersökningen av social och organisatorisk arbetsmiljö har under 2020 ersatts av utökade samtal mellan chef och medarbetare. Fokus har varit individuellt mående och arbetsmiljö, oavsett om medarbetaren är i hemmet eller i KB:s lokaler.
Det har även genomförts ett antal olika åtgärder för att säkra KB:s fysiska
arbetsplatser. Till exempel har det funnits begränsningar i hur många medarbetare som får vara lokalerna, och för hur många som får vistas i gemensamma
utrymmen (som hissar och lunchrum). Dessutom har det satts upp avståndsmarkeringar för besökare samt plexiglas vid lånediskar.
Under 2020 har ett stort antal KB-medarbetare arbetat helt eller delvis från hemmet. För att underlätta detta har flextidsramen i arbetstidsavtalet tillfälligt utökats. Även friskvårdstiden har förlängts. Medarbetarna kan även ta del av en webbutbildning med tips för en god ergonomisk arbetsmiljö i hemmet.
Kungliga bibliotekets årsredovisning 2020 Sida 79 av 104
Personal
Tabell 26: Myndighetens personalstatistik 2018–2020
Ålder och kön m.m. 2020 2019 2018
Antal anställda personer 1 353 335 346
Procentuell andel anställda kvinnor 2 53,3 54 54
Procentuell andel anställda män 2 46,7 46 46
Medelålder totalt antal år 2 49,8 49,4 49,0
Medelålder kvinnor 2 49,1 48,5 48,5
Medelålder män 2 50,5 50,4 49,9
Procentuell andel anställda 30–49 år 2 44 45 45
Procentuell andel anställda 50 år eller äldre 2 55 54 52 Antal tidsbegränsat anställda (andel 3) 30 (8,5) 23 (6,9) 33 (9,5) Procentuell andel tidsbegränsat anställda kvinnor 40 65 64
Procentuell andel tidsbegränsat anställda män 60 35 36
Procentuell personalomsättning 1 9,3 8,5 11,7
Antal årsarbetskrafter totalt 4 308 304 312
1) Inkluderar tillsvidareanställda, provanställda och tidsbegränsat anställda
2) Inkluderar tillsvidareanställda och provanställda
3) Andel tidsbegränsat anställda av totalt antal anställda personer
4) Uppgift från Arbetsgivarverket
Den 31 december 2020 hade KB 353 anställda personer, vilket är fler än 2019 då antalet var 335 (se tabell 26). Även antalet årsarbetskrafter har ökat, från 304 under 2019 till 308 under 2020.
Av det totala antalet anställda under 2020 var 323 tillsvidareanställda eller
provanställda. Det är en ökning jämfört med året innan, då antalet uppgick till 312 stycken. Även tidsbegränsat anställda har ökat, från 23 till 30.
Personalomsättningen under 2020 uppgick till 9,3 procent, vilket är en ökning jämfört med 2019 då motsvarande siffra var 8,5 procent. Personalomsättningen speglar myndighetens ökade behov av kompetens inom främst biblioteksområdet, it och digitalisering – men också inom projektet KB-labb och arbetet med
omorganisationen.
Kungliga bibliotekets årsredovisning 2020 Sida 80 av 104