Befattning 42. Vad anser du saknas och skulle kunna förbättras med introduktionen? Varför?
6.2 Styrning och säkring samt utveckling och förbättring
Att ha dokumenterad stöddokument i verksamhetssystemet innehållande styrning och säkring kan hjälpa cheferna att prioritera akuta, korta och långsiktiga moment vid
nyanställning. Denna del innehåller förslag på viktiga moment som kan vara akuta, korta och långsiktiga med bakgrund från intervjumaterialet, webbenkäten samt teoretiska referensramen. För att hjulet (den nyanställda) ska rulla uppför planet kan styrning och säkring behövas, se figur 23.
Figur 23. Styrning och säkring samt utveckling och förbättring
Kilen, som kan representera grundläggande ansvarsområden och den generella delen ska vara gemensamt och lika för alla chefer kring vad som gäller vid nyanställning. Den ska även lyfta den lägsta nivån.
”Bra att få fokus på dessa frågor och lyfta lägsta nivån.”
(Intervjuperson Y)
Om kilen inte finns rullar hjulet nedför planet och det finns inget som stoppar denna. Därmed är det viktigt att chefer prioriterar akuta, korta och långsiktiga moment som hjälper hjulet att rulla uppför planet. En utav de långsiktiga momenten är att berätta om vad Besqab ska åstadkomma, målen och vilka resor man ska vara med om för den nyanställda.
”Vi är ju i en fas där vi ska växa jättemycket, vi har ett jättehäftigt mål framför oss och det tror jag att vi skulle behöva förmedla mycket tydligare.”
(Intervjuperson X)
I tabell 14 presenteras akuta, korta och långsiktiga moment/aktiviteter som kan gälla i samband med introduktionen och motsvara styrning och säkring.
Tabell 14. Generell del-‐ akuta, korta och långsiktiga moment Akuta moment: före
första dagen och de första dagarna
Korta moment: första
veckorna Långsiktiga moment: första månaderna
Registrering av överenskomna villkor
Projektrundtur Utvecklingsplan samt
utbildningar Skriva på intranätet att den
nyanställda kommer det datumet
Kalenderinbjudningar: vad som väntar de kommande veckorna
Checka om introduktionstiden är kort, lagom, lång?
Att man bokar in möten och förklarar projekten och sätter in den nyanställda i dessa så att denna får en förståelse för projekten och informationen är en bit, men den andra biten är att kunna använda denna och leta efter de informationskällor eller hjälpmedel/verktyg som behövs för att t.ex. lösa en specifik fråga. Det har framkommit att man inte vill bokstavera allting för de nyanställda, att man får försöka själv och sedan får man alltid fråga om man undrar över något eller har stött på problem eller hinder.
Det gäller att våga fråga, försöka själv och ställa frågor för de nyanställda. Information om projekten lagras in på en server och den nyanställda har tillgång till dessa, en allmän behörighet till informationen.
”Det finns ingen manual för hur man ska sköta sitt jobb, utan man får fråga.”
(Intervjuperson X)
”Man ska veta vart man ska leta men sen får man jobba lite själv så att man inte bokstaverar allting.”
(Intervjuperson Y)
”Man måste vara försigkommen och ta sig för”
(Intervjuperson X)
IT-‐ rättigheter, nycklar,
telefon och dator Kortare uppföljningar med den nyanställda Besök på arbetsplatsen för att checka om allt fungerar Ringa den nyanställda innan
första arbetsdagen: berätta hur man åker till
arbetsplatsen/kontoret, vem denna ska fråga efter vid receptionen
Visa intranätets
funktioner/delar och förklara vilka mallar och verktyg som finns och hur dessa kan användas
Visa mall på
utvecklingssamtal och förklara översiktligt rubrikerna
Kontrollera att någon är utsedd att ta emot den nyanställda
Visa/förklara
projektstyrningssystemet
Besöka andra regionen för att träffa alla på Besqab
Kontrollera vem som tar hand
om de olika ansvarområdena Visa/förklara andra informationskällor Planera in besök till andra projekt och till arbetsplatsen/kontoret Tydliggör vem den
nyanställda kan vända sig till vid eventuella frågor
Upprepa genomgångar av intranätet,
projektstyrningssystemet, mallar och hjälpmedel
Berätta om vad Besqab ska åstadkomma, vilka resor man ska vara med om och målen Hälsa på medarbetarna på
kontoret samt på arbetsplatsen
Informera om Besqabs affärsplan
Uppföljningsmöten om personlig utveckling Välkomst kit: visitkort,
Besqabs värdeord och vision, kontaktuppgifter om dem olika avdelningarna
Visa/förklara Besqabs
värdeord och vision Samtal om kompletterande utbildningar Vad som gäller på
arbetsplatsen och kontoret oavsett befattning (t.ex. hur larmet fungerar)
Oskrivna regler, som när det är dags för fika och lunch samt var skrivaren är och kort om hur denna fungerar
Boka in möten för att berätta mer om projektet/området den nyanställda ska jobba med/inom
Det finns inte något system som kan tala om för den nyanställda hur man ska göra eller mata den nyanställda med information. Man får ta hjälp av sina kollegor.
”Man får prova sig fram och ställa massa frågor”
(Intervjuperson X)
Viktiga informationskanaler på Besqab är projektstyrningssystemet, intranätet, personalmöten, projekteringsmöten, projektmöten samt den externa hemsidan. I projektstyrningssystemet finns beskrivningar av processer men talar inte om hur man gör i dessa processer. Där kan man få stöd och där finns även stöddokument och mallar som ger den nyanställda en vägledning.
En nyanställd skriver på sista frågan om vad som skulle kunna förbättras:
”Projektstyrningssystemet känns väldigt svårnavigerat och inaktuellt och det är därmed svårt att lita på dess innehåll.”
På frågan anser du att du fick lära dig om företagets rutiner, mallar och verktyg svarade de nyanställda enligt figur 24 nedan. Sju av tretton deltagare svarade delvis.
Figur 24. Företagets rutiner, mallar och verktyg En annan nyanställd skrev:
"Organiserad" introduktionsplan där man engagerar kollegor och på så sätt lär känna några i taget. Ex; Nr 1 visar tid rapporteringen, nr 2 visar intranätet, nr 3 visar projektstyrningssystemet, nr 4 gymmet/eller omklädningsrummet osv. Ge någon (ex ansvarig projektledare/närmsta chef eller någon som bedöms ha "lite tid över" om det råkar förekomma) ansvaret att ta med ny/a ut på projekt alt. ett par kortare rundturer så man besöker några projekt som "är i ropet". Information inför start är proffsigt -‐ att det verkligen är förberett för den nya så man känner sig välkommen -‐
viktigt! Tycker jag funkade överlag bra, men kan slipas på detaljerna.
Från intervjumaterialet har intervjuperson Z påpekat att:
”Men det finns vissa program som man borde ha mer rutin på, för vi har upptäckt att ibland har den nyanställda inte tillgång till programmen.”
(Intervjuperson Z)
Man kan alltid slipa på detaljerna, som de nyanställda och intervjupersonerna har nämnt, och man kan alltid bli ännu bättre. Att lyssna på vad ”den andra” sidan anser om introduktionen, på både bra och mindre bra moment/aktiviteter, och hur denna kan förbättras hjälper Besqabs tillväxtfas när hela Besqab jobbar tillsammans som ett lag.
Det kan hända att man glömmer bort vissa moment, som tillgång till program och då får man fråga runt och hjälpas åt på Besqab har det påpekats. Man ser till att man hjälper varandra med detta om det uppkommer. Att ha checklistor som påminner en om vad som kan vara viktigt för de nyanställda och cheferna är användbart för minnet. I kapitel 7 ”Diskussion” finns några föreslagna checklistor som kan användas vid nyanställning på Besqab baserat på det material som framkommit.