Viktiga verktyg och stöd för de nyanställda Om den nyanställda undrar över något så får man fråga

”Det  finns  ingen  manual  för  hur  man  ska  sköta  sitt  jobb,  utan  man  

får  fråga.”        

(Intervjuperson  X)   Om   man   t.ex.   börjar   som   arbetsledare   kommer   de   andra   på   arbetsplatsen   att   fördela   arbetsuppgifter  till  den  nyanställda  och  utifrån  de  tilldelade  arbetsuppgifterna  får  man   fråga   hur   man   gör,   var   man   hittar   den   nödvändiga   informationen   för   att   göra   arbetsuppgifterna.    Detta  är  väldigt  mycket  upp  till  hur  den  nyanställda  är,  menar  X.      

”Man  måste  vara  försigkommen  och  ta  sig  för”    

(Intervjuperson  X)    

X  menar  att  det  inte  finns  något  system  som  kan  tala  om  för  den  nyanställda  hur  man   ska  göra  eller  mata  den  nyanställda  med  information.  Man  får  ta  hjälp  av  sina  kollegor.      

”Man  får  prova  sig  fram  och  ställa  massa  frågor”      

          (Intervjuperson  X)  

Som   nödvändiga   verktyg   och   stöd   nämner   X   att   det   finns   något   som   heter   projektstyrningssystem   för   att   finna   informationskällor.   Andra   viktiga   informationskanaler  är  intranätet  och  personalmöten.  I  projektstyrningssystemet  finns   insamlade  beskrivningar  av  processer  som  talar  om  vilken  ordning  som  finns,  men  talar   inte   om   hur   man   gör   i   dessa   processer.   Där   kan   man   få   stöd   och   där   finns   även   stöddokument  och  mallar,  vilket  kan  ge  den  nyanställda  en  vägledning.  X  säger  vidare   att  en  personalhandbok  håller  på  att  tas  fram  och  att  denna  också  kan  ge  vägledning  och   svar  på  praktiska  frågor.    

På  intranätet  finns  även  nödvändiga  informationskällor  som  kan  hjälpa  en  med  viss  typ   av   information.   Det   finns   ingen   orienteringskarta   som   visar   vad   medarbetarna   jobbar   med   på   Besqab,   det   vore   bra   om   det   fanns   menar   X,   men   det   finns   bilder   på   alla   medarbetare   på   den   externa   hemsidan   där   det   står   vilken   befattning   de   olika   medarbetarna   har.   X   menar   att   det   skulle   vara   bra   att   ha   en   orienteringskarta   på   intranätet.      

Intervjuperson  Z  menar  att  man  ska  ha  klart  för  den  nyanställda  vilka  redskap  denna  ska   ha  och  behöver,  att  man  förbereder  några  veckor  innan  och  ser  till  att  telefoner,  mail  och   datorer  finns  till  hands.    

”Man  ska  ha  de  praktiska  förutsättningarna  för  att  kunna  göra  sitt  jobb.”  

          (Intervjuperson  Z)  

Z   ger   ett   exempel:   när   den   nyanställda   kommer   till   kontoret   och   datorn   inte   finns   till   hands  och  säger  att  den  kommer  nästa  vecka  kan  detta  leda  till  att  den  nyanställda  inte   känner  sig  välkommen.    

”Det  praktiska  ska  bara  funka  helt  enkelt,  från  kl.  07.00,  när  man  börjar.”  

          (Intervjuperson  Z)  

Z   säger   vidare   att   information   om   projekten   lagras   in   på   en   server   och   att   den   nyanställda   har   tillgång   till   dessa,   att   den   nyanställda   har   en   allmän   behörighet   till   informationen.  Direkt  när  den  nyanställda  får  den  behörigheten  har  den  tillgång  till  alla   dokument  och  den  information  som  finns  för  projekten.  Vidare  nämner  Z  att  det  finns   vissa  program  som  t.ex.  ekonomiprogrammet  som  den  nyanställda  inte  haft  tillgång  till.    

”Men  det  finns  vissa  program  som  man  borde  ha  mer  rutin  på,  för  vi   har   upptäckt   att   ibland   har   den   nyanställda   inte   tillgång   till   programmen.”        

(Intervjuperson  Z)    

Det  kan  hända  att  man  glömmer  bort  vissa  saker,  som  tillgång  till  program  och  då  får   man  fråga  runt  och  hjälpas  åt.  Man  ser  till  att  man  hjälper  varandra  med  detta  om  det   uppkommer.  

Z  menar  att  man  talar  om  för  den  nyanställda  att  det  inte  krävs  väldigt  mycket  utav  den   dem  första  veckorna,  att  man  kanske  inte  är  så  produktiv  redan  de  första  veckorna,  utan   att  man  får  gå  bredvid  någon  och  se  vid  sidan  om  hur  det  fungerar.    

Det  kan  även  bero  på  i  vilket  skede  man  kommer  in  på  projektet.  Om  det  redan  har  hänt   mycket  och  ritningar  är  färdiga  kan  man  inte  förvänta  sig  att  den  nyanställda  ska  förstå   allting  direkt  från  början.  Vissa  saker  kan  man  hjälpa  till  med,  det  är  självklart,  menar  Z   och  ger  ett  exempel  på  att  hjälpa  till  med  att  ringa  och  beställa,  men  andra  saker  som  har   med  t.ex.  ritningar  att  göra  kan  vara  mer  krävande  och  att  detta  inte  förväntas  att  den   nyanställd   direkt   ska   förstå.   Det   är   viktigt   att   veta   vilken   tid   man   har   på   sig,   att   man   portionerar  ut  arbetsuppgifterna  därefter,  så  att  den  nyanställda  har  en  rimlig  chans  att   göra  nytta.    

Man  talar  om  för  den  nyanställda  att  det  finns  en  ansvarig  som  ska  hjälpa  till,  och  även   att  man  talar  om  vem  närmsta  chefen  är.  Z  menar  att  det  finns  en  personallista  där  man   kan  veta  vem  som  har  hand  om  olika  projekt  och  fråga  dessa  personer  vid  hjälp.    

Z   berättar   vidare   att   man   kan   gå   in   på   den   externa   hemsidan   och   se   bilder   på   alla   medarbetare  och  detta  kan  göra  att  man  får  ett  ansikte  på  den  man  ska  ringa  och  lär  sig   namnen  betydligt  fortare  på  det  viset,  än  att  bara  ha  en  telefonlista.  Man  ser  även  vad   medarbetarna  gör,  om  de  t.ex.  är  platschefer  eller  projektledare.  Vidare  säger  Z  att  man  

inte   kan   se   vem   som   har   hand   om   vad   och   ger   ett   exempel   om   att   de   administrativa   uppgifterna   är   svårare   att   veta   som   t.ex.   vem   som   har   hand   om   löner   och   vem   som   skriver   på   fakturan.   Z   menar   att   det   är   svårare   att   veta   vem   som   har   hand   om   de   praktiska  frågorna.    

Intervjuperson  Q  berättar  om  att  en  del  informationskällor  finns  på  intranätet  och  sen   att  det  även  finns  manualer  som  stöd.  Q  menar  att  de  nyanställda  får  hjälp  att  lära  sig  att   söka   eller   orientera   sig   för   att   finna   nödvändiga   informationskällor.   Q   säger   att   genomgång   med   IT   brukar   göras   och   sen   beror   det   på   hur   den   nyanställda   är   som   person,  antingen  visar  man  med  den  hur  systemen  fungerar  eller  så  är  det  någon  annan   som  hjälper  till  med  det,  någon  projektledare  kanske  eller  en  platschef.        

”Man  får  själv  försöka  och  sen  så  får  man  fråga  hela  tiden”    

(Intervjuperson  Q)    

Q   berättar   att   det   inte   finns   någon   typ   av   orienteringskarta,   utan   att   man   mer   har   en   känsla  och  försöker  presentera  den  nyanställda  för  alla  och  för  de  som  jobbar  i  samma   projekt  som  den  nyanställda  kommer  att  jobba  med.  Man  talar  även  om  vilka  personer   som  har  haft  liknande  projekt  och  säger  till  den  nyanställda  att  man  ska  prata  med  dem.      

Intervjuperson  W  säger  att  det  finns  checklistor  som  stöd  men  att  man  kan  bli  bättre  på   det.  Vidare  nämner  W  att  detta  kan  tydliggöras.  W  tror  att  de  nyanställda  får  hjälp  att   lära   sig   hur   de   kan   söka   eller   orientera   sig   för   att   finna   informationskällor   men   säger   vidare  att  det  inte  är  så  att  man  sitter  tillsammans  med  den  nyanställda  en  timme  och   visar  hur  man  klickar  här  och  där,  utan  tror  att  man  gör  det  mer  på  plats,  att  man  går  och   frågar  den  som  man  jobbar  mer  med.  W  tror  inte  att  det  finns  någon  introduktionsdag   där  man  visar  och  går  igenom  allting.    

”Det  kanske  man  ska  ha”  

(Intervjuperson  W)    

De   nyanställda   får   hjälp   dels   genom   mentorn   och   dels   genom   chefen.   På   nätet   finns   bilder  på  medarbetarna  och  vilken  befattning  de  har  menar  W.  Vidare  säger  W  att  det   inte  finns  befattningsbeskrivningar.  Det  går  inte  att  läsa  sig  till  vad  en  arbetsledare  eller   en  projektledare  gör.    

Intervjuperson  Y  menar  att  när  det  kommer  till  vilka  stöd  och  viktiga  verktyg  kan  det   förbättras.  Vidare  berättar  Y  att  det  är  verksamhetssystemet  som  är  ett  stöd  och  att  den   kräver  en  introduktion  i  sig  då  man  kommer  som  ny  och  alla  företag  har  olika  upplägg.   Informationen   kan   vara   likvärdig   i   företagen   men   det   finns   olika   rutiner   menar   Y.   De   nyanställda  får  hjälp  att  söka  information  och  orientera  sig  genom  att  man  visar  de.  Det   kan  även  vara  bra  att  inte  visa  allt  menar  Y  och  säger  vidare  att  då  är  det  mer  utav  en   pedagogisk  fråga.    

”Man  ska  veta  vart  man  ska  leta  men  sen  får  man  jobba  lite  själv  så   att  man  inte  bokstaverar  allting.”    

          (Intervjuperson  Y)  

Vidare   berättar   Y   att   man   har   en   lista   som   man   försöker   ha   uppdaterad   på   externa   hemsidan  där  man  kan  se  bild  på  medarbetarna  på  Besqab.