Teoretisk modell för organisationssocialisering

För att kunna förstå organisationssocialiseringsprocessen och de faktorer som spelar roll för en framgångsrik socialisation av nyanställda har Bauer och Erdogan (2011) utarbetat en generell modell. Modellen är uppdelad i tre kategorier och utgår från individuella och organisatoriska faktorer som har visat sig vara centrala för organisationssocialisering. Dessa är den nyanställdes personlighet, den nyanställdes beteenden samt organisatoriska insatser vilka i sin tur påverkar anpassningen till den nya organisationen och därmed resultatet av arbetsplatsintroduktionen.

Figur 2. (Från Bauer, T. N., & Erdogan, B. (2011:52). Organizational socialization: The effective onboarding of new employees.)

Eftersom studiens syfte är bland annat att förstå vilka faktorer som påverkar organisationssocialisering av de nyanställda kommer innehållet i Bauer och Erdogans (2011) modell att utgöra en referensram för att undersöka samt besvara studiens syfte och frågeställning. Modellen ser organisationssocialisering som en process där den nyanställdes erfarenheter spelar roll för socialiseringens framgång vilket passar denna studiens syfte.

Studiens fokus är dock inte att testa modellen utan den används snarare som ett verktyg för att med utgångspunkt från modellens kategorier undersöka och få förståelse för faktorer som påverkar nyanställdas organisationssocialisering på distans.

2.3.1 Den nyanställdes egenskaper (New employee characteristics) Bauer and Erdogan (2011) betonar att den nyanställdes egenskaper är viktiga markörer för att förstå i vilken omfattning individen tar egna initiativ i socialiseringsprocessen. Det innebär att nyanställd med specifika egenskaper eller personlighet kan ha lättare för att anpassa sig till organisationen. Till exempel nyanställd med proaktiv personlighet har lättare att anpassa sig till organisationen då denne tenderar att ta tag i situationen genom att till exempel ställa frågor, vilket leder till att socialiseringen förstärks. Individer som är proaktiva tenderar också att ha högre arbetstillfredsställelse vilket leder till att de presterar bättre.

Bauer och Erdogan (2011) menar också att nyanställda som är extroverta, och de som är öppna för nya möjligheter, har lättare för att anpassa sig till den nya organisationen eftersom de är mer benägna att söka feedback och att bygga relationer, vilket leder till att de snabbare lär sig mer om organisationen. Dessutom påverkar den nyanställdes tidigare arbetserfarenheter socialisationen eftersom denne kan använda tidigare arbetslivserfarenhet i sin nya roll, vilket bidrar till att underlätta anpassningen i den nya organisationen.

2.3.2 Den nyanställdes beteenden (New employee behaviors)

Denna kategori täcker olika beteenden som kan hjälpa den nyanställde att snabbare anpassa sig till den nya arbetsrollen och den nya organisationen. Det kan göras med hjälp av informationssökning, feedbacksökning och relationsskapande eller nätverkande (Bauer and Erdogan, 2011). Informationssökning ses som en betydelsefull faktor för anpassning till den nya organisationen och ger den nyanställde möjlighet att ta en aktiv roll genom att ställa frågor om till exempel deras nya arbetsroll eller arbetsrutiner för att förstå den nya organisationen.

Det kan även ske på en mer ett passivt plan, genom att läsa av organisationens webbsida, personalbok eller annan typ av dokumentation. Denna strategi har dock begränsningar då det är svårt för den nyanställde att lära sig de oskrivna regler som finns i organisationens kultur. Information som erhålls direkt från till exempel kollegor ses som central för att den nyanställde ska lära sig den nya organisationens kultur.

Det bör också påpekas att frekvensen på informationssökningen kan variera beroende på hur långt in i socialiseringsprocessen den nyanställde har kommit. Till exempel minskad arbetsrelaterad informationssökning från kollegor kan förklaras med att behovet av att söka information minskar med ökad arbetserfarenhet. En annan viktig aspekt av informationssökning är till stor del relaterad till den nyanställdes egenskaper vilket innebär att om den nyanställde inte är proaktiv i sitt sätt att lära känna organisationen måste organisationen anpassa socialisationen till mer institutionaliserade strategier (a.a.).

Feedbacksökning är en annan del som visat sig vara viktig för anpassningen till den nya organisationen då nyanställd är generellt omedveten om organisationens kultur.

Bauer och Erdogan (2011) menar att en nyanställd som söker feedback från kollegor får möjlighet, att snabbt få en känsla av om dennes beteende och handlingar accepteras av organisationen så att dessa kan anpassas till det som bäst passar organisationens förväntningar och kultur. Även beteenden som syftar till att bygga relationer ses som en viktig aspekt då det är ett sätt för den nyanställde att aktivt delta i sin egen socialisering genom att forma relationer med kollegor.

Nyanställda kan bygga relationer genom att aktivt söka möjligheter till att nätverka med sina kollegor som till exempel delta i informella möten för att få möjlighet att samtala med kollegorna genom att exempelvis delta på fikapauser eller afterworks (a.a.).

2.3.3 Organisatoriska insatser (Organizational efforts)

Enligt Bauer och Erdogan (2011) finns det stora variationer i hur organisationer socialiserar nyanställda. Skillnaderna kan variera beroende på vilka strategier används, vilka formella program används, och vilka förväntningar den nyanställde har fått inledningsvis, samt hur mycket organisationens ”insiders” hjälper, eller hindrar anpassningsprocessen. Vissa organisationer föredrar ett strukturerat och systematiskt förhållningssätt, medan andra följer något som liknar mer ”drunkna eller simma” (eng. sink or swim) förhållningssätt där man låter den nyanställde att själv komma underfund med vad som förväntas av denne.

När det gäller olika socialiseringsstrategier refererar Bauer och Erdogan (2011) till Van Maanen och Scheins (1979) sex olika strategier samt Jones (1986) vidareutveckling av dessa som också presenteras i den teoretiska delen i avsnitt 2 under punkt 2.2. Bauer och Erdogan (2011) menar att en institutionaliserad strategi utgörs av ett i förväg arrangerat steg-för-steg program, som den nyanställde följer i socialiseringsprocessen. Vanligtvis brukar den nyanställde även tilldelas en mentor för att på så sätt stötta den nyanställdes anpassning. Ju mer individualiserad process desto mer behöver den nyanställde vara proaktiv genom att ta egna initiativ till att såväl skapa relationer som att navigera i organisationen för att förstå dess kultur.

Organisationens ”insiders” har också en viktig roll i processen för nyanställds socialisering.

Bauer och Erdogan (2011) betonar att mentorskap kan underlätta den nyanställdes väg in i organisationen och dess kultur. Aktiviteter som mentorsprogram eller andra aktiviteter som möjliggör interaktion med kollegorna hjälper den nyanställde att lättare anpassa sig till den nya organisationen.

2.3.4 Anpassning (Adjustment) och utfall (Outcomes)

Bauer och Erdogan (2011) menar att denna kategori visar på hur väl en nyanställds anpassning fungerar vid övergången från att vara ”outsider” till ”insider” i organisationen. Fyra kategorier har visat sig vara betydelsefulla för att man ska kunna bedöma hur framgångsrik anpassningen till den nya organisationen är.

Dessa kategorier är följande: rollklarhet, upplevd handlingskraft (eng. self-efficacy), acceptans av organisationens insiders, och kunskap om organisationskulturen.

Rollklarhet är en indikator på hur väl en nyanställd har förstått sin arbetsroll och hur väl denne känner för arbetet i sig. När en nyanställd förstår sitt uppdrag indikerar det på en högre rollklarhet, vilket i sin tur leder till mindre rollkonflikt.

Lägre rollkonflikt leder till bättre anpassning vilket resulterar i en mer lyckad socialisation. Rollklarhet har visat sig vara en av de viktigaste indikatorer på engagemang och arbetstillfredsställelse hos de nyanställda under socialiseringsprocessen.

Upplevd handlingskraft har också visat sig vara betydelsefull i socialiseringsprocessen eftersom det avser hur självsäkert den nyanställde tar sig an sitt uppdrag. Känslan av att veta att man klarar av sina arbetsuppgifter är nära relaterat till socialiseringens utfall som exempelvis, arbetstillfredsställelse engagemang och lägre personalomsättning. Acceptans av organisationens insiders indikerar vikten av att nyanställd upplever acceptans av sina kollegor så att möjlighet finns att etablera relationer som hjälper den nyanställde att lära sig mer om organisationen. Högkvalitativa relationer med både kollegor och chefer är i hög grad relaterade till positiva socialiseringsutfall som till exempel engagemang och lägre personalomsättning.

Kunskap om organisationskulturen är en annan aspekt som Bauer och Erdogan (2011) menar är en indikator på en nyanställds anpassning, eftersom det omfattar hur väl denne är informerad om organisationens kultur, värderingar och normer.

Det innebär att den nyanställde behöver lära sig hur organisationen fungerar och hur normer och värderingar uttrycks i organisationen. Hur väl den nyanställde lär känna den nya organisationens kultur är nära relaterat till socialiseringsutfall som till exempel engagemang och arbetstrivsel.