Stilregler och språkliga val

Som nämnts i avsnitt 1.2 marknadsförs Acrolinx på Fodinas och Acrolinx’ webbsidor (Fodina 2020, Acrolinx 2021) som ett verktyg för att skiva enhetliga texter baserat på kategorierna stavning, grammatik, stil, terminologi och tonalitet. Vad som omfattas av begreppet stil preciseras inte närmare i presentationen som görs på webbsidorna. Begreppet kommer därför att diskuteras i detta avsnitt utifrån vad de intervjuade personerna säger.

24 På frågan om vad han lägger för betydelse i begreppet stil baserat på vad Acrolinx kan hjälpa till med svarar Fredrik så här:

Stil [det som Acrolinx felmarkerar baserat på kriterier för stil] är något som inte är grammatiskt fel, men som påverkar t.ex. läsbarhet och tydlighet, t.ex. långa meningar, passiva verbformer, förkortningar, användning av tankstreck, formatering av telefonnummer, undvik han/hon, undvik maskulin adjektivböjning, […] med mera.

Som tidigare nämnts har både Scania och Vattenteknikföretaget tagit fram övergripande språkliga regler som gäller för deras tekniska dokumentation. Vissa av dessa regler kan styras och upprätthållas med hjälp av Acrolinx, medan andra är alltför komplexa eller kontext-beroende för att kunna fångas av en maskin. Därför används även en manuell stilguide som skribenterna behöver vara insatta i. När Sofia, Viktoria och Vera diskuterar företagens manuella stilguider så framstår dessa som viktiga verktyg för de regler som Acrolinx, i egenskap av maskin, inte kan fånga upp. Det kan handla om regler som är beroende av semantik och kontext, eller som gäller språklig komplexitet. Som exempel nämner Sofia en regel för Scanias teknikinformation som säger att man bör referera till en term istället för att hänvisa tillbaka till ett pronomen, i syfte att göra texten maximalt tydlig och minska risken för översättningsfel. Hon säger: ”Men det här med pronomen, det är ju typiskt sånt som är väldigt svårt att fånga med en maskin.”

Vera nämner användning av artiklar som ett exempel på sådant som är svårt att fånga med en regel i Acrolinx. Hon berättar att hon har arbetat med en sådan regel, men att Acrolinx nästan aldrig flaggar korrekt för den.

Både på Scania och på Vattenteknikföretaget används alltså en manuell stilguide och Acrolinx som komplement till varandra. Sofia exemplifierar komplementförhållandet mellan Acrolinx och den manuella stilguiden med användningen av punktlistor. Scania har valt att konfigurera Acrolinx så att programmet felmarkerar när det hittar en uppräkning med kommatecken emellan, och föreslå att man ersätter uppräkningen med en punktlista. Skribenten kan då använda den manuella stilguiden för att få vägledning om detaljerna för hur en punktlista ska se ut enligt företagets regler.

Vera är som tidigare nämnts ansvarig för implementation, konfigurering och de språkliga övervägandena som ligger bakom Acrolinx på Vattenteknikföretaget. Hon beskriver

företagets språkliga stil som minimalistisk. Vid utformningen av företagets stilguide plockar hon regler ur flera olika stilguider, som Simplified Technical English (STE), Chicago Manual Style och Microsoft Manual Style, men också från annan etablerad praxis. Reglerna

kombineras tillsammans med en termdatabas till det företagsspecifika språkbruk anpassat för företagets tekniska dokumentation. Vera säger så här som svar på frågan om hur stort

överlapp det är mellan det som omfattas av den manuella stilguiden och det som omfattas av Acrolinx:

I think the style guide captures not so many things outside Acrolinx, but the things that it [Acrolinx] does not capture are extremely important. […] So you can’t put a number to it.

Det är alltså tydligt att de regler som företagen definierar i sina manuella stilguider är betydligt mera omfattande än de stilparametrar som Acrolinx utvärderar.

25 4.2.6 Skribentens roll

I intervjuerna framkommer att Acrolinx uppfattas som ett viktigt stöd för samordning av terminologi, lexikon och för kvalitetskontroll, vilket beskrivits i avsnitt 4.2.1 - 4.2.3. Ett annat återkommande tema i intervjuerna med Sofia, Viktoria och Vera är skribenternas ansvar för texternas kvalitet. Skribenternas roll i förhållande till Acrolinx kan delas upp i två aspekter.

Den första handlar om hur skribenterna hanterar Acrolinx’ felmarkeringar, och den andra handlar om regler som inte kan fångas upp av Acrolinx.

Det är viktigt att påpeka att det är skribenten som styr användningen av Acrolinx genom att kontrollen aktiveras av skribenten själv. Inom både Scania och Vattenteknikföretaget är det obligatoriskt att kontrollera all teknisk dokumentation med Acrolinx, men det sker ingen uppföljning eller återkoppling på individnivå av omfattningen av användningen. Företagen tillämpar heller ingen ”miniminivå” av poäng i Acrolinx som måste uppnås för att en text ska godkännas för publicering. Friheten och ansvaret att utnyttja det stöd som Acrolinx ger ligger således hos de enskilda skribenterna. Sofia säger:

Det är obligatoriskt men det är inte tekniskt inbyggt att de måste granska med Acrolinx, utan det är fortfarande en handling de gör. Så det är en sak som påverkar användandet, att de kan faktiskt låta bli, och det är ingen som kommer att märka det förutom om texten blir dålig.

Sofia beskriver att många skribenter använder sig av Acrolinx’ poängsystem för egenkontroll:

Det finns något som heter poäng i Acrolinx, man får en liten siffra med en färg. Där är det vissa som använder den just för andra eller tredje gången de kör, då vill de se att poängen har

förbättrats. Den är ju helt för deras egen skull, det är inget som vi följer upp eller så. […] Det finns ingenting som säger att du måste ha gått igenom allting eller godkänt och nekat allting för att du ska vara klar, utan det är ju lite upp till varje skribent.

När en skribent genomför en kontroll av en skriven text med hjälp av Acrolinx så markeras allt som är fel enligt konfigureringen av programmet med en så kallad flagga. Beroende på typen av fel så kan Acrolinx som tidigare beskrivits antingen föreslå ett alternativ till korrigering, eller markera att något är fel utan att ge ett konkret ersättningsförslag. Det

förekommer naturligtvis också att Acrolinx felmarkerar något som fångats upp oavsiktligt, det vill säga falsklarm. Som beskrivits i avsnitt 4.1 visar resultatet av enkäten att just falsklarm är den vanligaste anledningen till att skribenten väljer att inte följa en rekommendation eller ett ersättningsförslag från Acrolinx.

För att kunna åtgärda en flagga, dvs. en felmarkering, måste skribenten alltså först ta ställning till om flaggan är relevant eller om den kan avfärdas som falsklarm. Om flaggan bedöms vara relevant ska skribenten därefter välja om och i så fall hur den ska åtgärdas. I de fall när Acrolinx ger ett konkret ersättningsförslag, exempelvis en alternativ term, kan skribenten åtgärda flaggan genom att helt enkelt acceptera ersättningsförslaget. Om flaggan däremot bara pekar på problemet utan att ge något ersättningsförslag så krävs mer av skribenten. Först behöver skribenten förstå vad som orsakat flaggan, och därefter omsätta rekommendationen genom att formulera om texten så att den uppfyller den aktuella regeln. För detta krävs god språklig medvetenhet.

Vera lyfter fram behovet av språkkunskaper när hon säger så här: ”There are some flags whereby the writer has to have good enough English standard to know how to change.

Because Acrolinx is not simply replacing.”

26 Även Sofia lyfter fram behovet av språklig medvetenhet hos skribenterna när hon säger:

Det är upp till skribenten att dels tolka rådet och sen omsätta det. […] Med passiver har vi en sån sak, att inte använda flera passiver i samma mening, det får man alltid flagga på. Och det kräver ju dels en medveten skribent, som förstår vad passiv är och vad det gör med en text, och sen att förstå hur man formulerar om meningen.

Viktoria, som är användare av Acrolinx, säger så här:

Ibland skriver man kanske en lång mening, och så får man bara till svar att den här meningen är för komplex, och för lång, och så måste man ju ända ta till sin egen kunskap eller försöka förstå.

Då förstår man i alla fall att den här är nog för lång, vi måste försöka korta ner. Så man får ju viss hjälp, men… […] Men ibland kan man ju tycka att man följt stilregler och allt annat som vi har och ändå får man en kommentar från Acrolinx […] det går ju inte alltid att gå efter vad Acrolinx säger.

Även om Acrolinx på många sätt fungerar som ett skribentstöd så minskar det alltså inte behovet av språklig medvetenhet och kunskap hos skribenterna.

4.2.7 Mottagarperspektivet

Vid intervjuerna med informanterna från Scania och Vattenteknikföretaget diskuterades Acrolinx eventuella påverkan på texterna ur ett mottagarperspektiv. Gemensamt för båda företagen är att de i dagsläget inte har tillgång till någon återkoppling från användarna som skulle kunna användas för konfigureringen av reglerna i Acrolinx. Sofia berättar att Scania påbörjat ett arbete med att fråga användarna hur de uppfattar texterna, men att det finns svårigheter med det. Hon säger:

Det är väldigt svårt att fråga folk hur de uppfattar språket, för det är ofta något man inte reflekterar över, och när man börjar reflektera så kanske man upptäcker andra saker än man hade gjort. […] Så vilka frågor ska man ställa för att få vettiga svar?

Viktoria tar också upp svårigheterna med att fånga användarnas perspektiv. På frågan om de får någon återkoppling från användarna så svarar hon: ”Nej, det är lite svårt. Det är en brist att vi inte har så bra kontakt med användarna där ute”. Hon fortsätter: ”Jag skulle vilja åka ut och intervjua den som står där och ska göra någonting, men det är svårt att få till det”.

Vera resonerar kring frågan om det är samma egenskaper hos en text som ger texten läsbarhet respektive översättningsbarhet, eftersom hon ofta nämner läsbarhet och översättningsbarhet i samma sammanhang. Hon säger:

There is a difference between those [läsbarhet och översättningsbarhet]. They are in one way connected, in another way different. When you can translate it means that it is easy to… of course it is easy to read and therefore it is easy to translate but translatability is also a lot to do with… A sentence can be easy to read, but if you look at the different words used, for example synonyms […] how easy is it going to [ohörbart] translatable, even though it may be readable.

Veras resonemang kan tolkas som att en text som är lämplig för översättning också har god läsbarhet, medan det motsatta förhållandet inte behöver vara sant. En text kan alltså ha god läsbarhet, men ändå vara olämplig för översättning, exempelvis genom användning av

27 synonymer eller andra språkliga variationer. Vera tar även upp problem med ord som kan fungera både som verb och substantiv, vilket verkar vara vanligare i engelskan än i svenskan.

Vera svarar nej på frågan om de får någon feedback från läsarna av texterna. Hon förklarar att hon själv på sätt och vis är läsaren när hon gör sin redaktörsgranskning, och att hon då ser om något inte är begripligt.

Sammanfattningsvis förmedlar intervjuerna uppfattningen att läsarens perspektiv beaktas genom användning av ett enhetligt språk med konsekvent terminologi, eftersom man därigenom minskar risken för missförstånd. De textegenskaper som gynnar översättnings-processen anses alltså även gynna läsbarheten. Den här uppfattningen är också den samma som uttrycks i svaren till fråga 5 och 6 i enkätundersökningen.

5. Resultatdiskussion

I det här kapitlet diskuterar jag resultaten som presenterades i kapitel 4 i relation till tidigare forskning. I avsnitt 5.1 diskuteras vilken språksyn som framträder i användandet av Acrolinx för teknisk dokumentation medan avsnitt 5.2 diskuterar skribentens roll och villkor. Kapitlet avslutas med en metoddiskussion i avsnitt 5.3.

5.1 Språksynen bakom användandet av Acrolinx

I detta avsnitt diskuteras den andra frågeställningen, som handlar om vilken språksyn som kommer till uttryck i intervjuerna och enkätundersökningen, och som Acrolinx används för att upprätthålla. Den språksyn som framträder i materialet bidrar även till att besvara den första frågeställningen, som handlar om hur användningen av Acrolinx motiveras i de undersökta företagen.

Både intervjuerna och enkätundersökningen visar en samstämmig uppfattning hos

informanterna om att kvalitet, när det gäller teknisk dokumentation, innebär ett enhetligt språk med en standardiserad användning av termer. Språket ska vara avskalat och minimalistiskt genom att man undviker synonymer, metaforer och inkongruenta grammatiska konstruktioner.

Språket ska helt enkelt vara ett medel för informationsöverföring, och målet är att minimera alla störningar så att informationen som ska överföras når mottagaren i så opåverkat skick som möjligt.

I det följande försöker jag att åskådliggöra den språksyn som framträder i resultatet av min studie och som präglar textproduktionen i de sammanhang som jag har studerat. Jag utgår från Shannon och Weavers informationsmodell som nämndes i avsnitt 2.1. Denna modell kan enligt Mårdsjö (1992) relateras till den bildmässiga föreställningen om språket som en avbildning av verkligheten (1992:24).

Att applicera Shannon och Weavers principiella modell på informationsöverföring genom text bygger enligt Mårdsjö (1992) på föreställningen om att språket ska reflektera en given

verklighet. I Figur 9 visas en något modifierad version av modellen som här används för att

28 illustrera min tolkning av överföring av teknisk användartillvänd information enligt denna språksyn. Syftet med modellen är att synliggöra vad som ligger bakom det språkliga ideal som informanterna samstämmigt uttrycker i studien. Varje steg i modellen är numrerat och

förklaras i efterföljande stycke. ”Budskap” betecknar det substantiella innehållet i

informationen som man vill överföra, dvs. information som ska nå mottagaren i ett sådant skick att den kan tas i bruk av mottagaren.

Figur 9. Modifierad version av Shannon och Weavers informationsmodell enligt Mårdsjö (1992:24).

1. Källan

Källan till budskapet utgörs av informationsunderlag till teknisk dokumentation som tekniska experter, ingenjörer och designers levererar till teknikinformatören som ska skriva dokumentationen.

2. Sändaren

Sändaren i modellen motsvarar teknikinformatören som ska omvandla underlaget till teknisk dokumentation. I detta steg kodar teknikinformatören budskapen i en språklig dräkt samt utformar en multimodal design.

3. Signalering

Det kodade budskapet signaleras därefter via en kanal till mottagaren. Kanalen kan sägas motsvara det eller de medium som används för signaleringen. Mediet kan exempelvis utgöras av ett digitalt användargränssnitt, en app eller en fysisk pappersprodukt.

4. Störning

På vägen från sändaren till mottagaren utsätts signalen, som består av det språkligt kodade budskapet, av en störning i form av översättning.

5. Mottagaren

På mottagarsidan avkodas signalen, vilket innebär att informationen blir tillgänglig för mottagaren. För fallet med teknisk dokumentation innebär detta steg att läsaren kan ta del av informationen genom att läsa texten.

29 Mottagarens möjlighet att avkoda signalen för att få tillgång till budskapet avgörs för det första av kanalens lämplighet. Har informationen skickats via ett medium som gör

informationen tillgänglig? En tätskriven textsida med minimal textstorlek gör det svårt för mottagaren att ta del av informationen, medan exempelvis en interaktiv app kan göra det enkelt.

För det andra beror mottagarens möjlighet att avkoda signalen på signalens kvalitet, och hur väl den motstått störningen i form av översättningen.

För det tredje är mottagarens egen förmåga till avkodning av betydelse. En mottagare med begränsade kunskaper i språket som informationen tas emot på kan naturligtvis ha svårt att ta del av informationen. Ofta är dock avsändaren omedveten om mottagarens förmåga i form av exempelvis språklig nivå och teknisk expertis.

6. Mål

Budskapet når sitt mål när användaren av texten applicerar budskapet i sin kontext för att kunna utföra en viss handling.

Enligt den här tänkta modellen ska signaleringen av informationen alltså kunna stå emot en störning i form av översättning i ett eller flera steg, samt vara möjlig att avkoda av mottagaren så att budskapet kan tillämpas. Uttryckt med samma metaforik som ovan kräver detta en så robust kodning som möjligt av signalen. Det innebär en språkdräkt som möjliggör

översättning utan att information går förlorad eller förvanskas, och som går att förstå av en mottagare vars kapacitet för avkodning inte är känd.

En strategi för att åstadkomma en sådan robust språklig kodning är användning av det som i litteraturen kallas ”controlled language”, CL. Som tidigare nämnts i avsnitt 2.1 är ett CL en strikt begränsad variant av ett naturligt språk som utvecklats i syfte att maximera en säker informationsöverföring och minimera möjligheten till missförstånd hos mottagaren (Nyberg, Mitamura och Huisen (2003). I intervjuerna med Sofia, Vera och Viktoria ges flera exempel på de regler och systematiska terminologiarbete som ligger bakom språkbruket som används för teknisk dokumentation. Det bekräftar att de internspecifika språkbruk som både Scania och Vattenteknikföretaget har utvecklat för sin tekniska dokumentation i praktiken motsvarar varianter av CL. Se även Disborg (2007:18) som identifierar Scaniasvenska som ett exempel på ett CL. Intervjuerna visar vidare att Acrolinx uppfattas som ett viktigt stöd för att

upprätthålla reglerna och terminologin som definierar det interna språkbruket.

Filosofin bakom användningen av ett CL är alltså att ett avskalat språk minimerar risken för missförstånd och översättningsproblem. Denna filosofi återspeglas i svaren från enkät-undersökningen. Där framkom exempelvis att många svarande anser att det som Acrolinx bidrar med ur Scanias perspektiv är samma sak som Acrolinx bidrar med ur läsarnas perspektiv, och att detta är ett enhetligt, enkelt språk. Svaren visar också att många kopplar begreppet ”kvalitet” till just dessa egenskaper, vilket naturligtvis ska förstås i ljuset av att det handlar om texttypen teknisk dokumentation.

Intervjuerna med Sofia, Vera och Viktoria pekar vidare på svårigheter med att få kunskap om mottagarens uppfattning texterna. Både Sofia och Viktoria tar upp att det finns ett behov av det typen av kunskap, och att den i stort sett saknas i dagsläget. Denna kunskapslucka skulle kunna adresseras inom organisationerna med utgångspunkt i Johansson (2002), som pekar på

30 att skribenters och läsares mentala modeller om teknisk dokumentation ofta inte

överensstämmer.

Det faktum att det saknas kunskap om hur väl texterna fungerar i sin slutkontext ser jag som en logisk förklaring till det språkliga ideal med enhetliga texter och ett minimalistiskt språk som träder fram i intervjuer och enkät. Genom att minska risken för missförstånd och

förvanskning genom översättning vill man alltså maximera möjligheten att en mottagare, vars förmågor och kontext man saknar kunskap om, kan ta emot informationen.

Acrolinx marknadsförs med orden ”speak with one voice”. Den uppmaningen korresponderar med en språksyn där språket används som medel för informationsöverföring, vilket

diskuterats i det här avsnittet. Även om Acrolinx inte kan användas för att upprätthålla alla språkliga regler som definierar företagens språkbruk, så verkar grundtanken med Acrolinx motsvara språksynen som beskrivits med hjälp av Shannon och Weavers modell. Det

enhetliga språkbruket som medel för informationsöverföring, med en konsekvent terminologi framstår som det huvudsakliga motivet till användningen av Acrolinx i de undersökta

företagen.

För att återknyta till Mårdsjös resonemang om det effektiva språket så representerar den pragmatisk-konstruktivistiska språksynen en alternativ språksyn till den som hittills

beskrivits. Den pragmatisk-konstruktivistiska språksynen kritiserar föreställningen om språket som en ren projektion av verkligheten (1992:25). Istället ses språket som ett verktyg som inte bara reflekterar utan även refrakterar världen, vilket innebär att skapa perspektiv på det som beskrivs utifrån teknikanvändarens synsätt. Detta är ett synsätt som inte blivit synligt i den här studien. Ett sådant synsätt skulle sannolikt göra teknikinformatörens roll oerhört mycket mera komplicerad, och ur effektivitetssynpunkt skulle ett sådant perspektivskifte vara svårt att motivera. Det faktum att både Sofia och Viktoria lyfter fram bristen på mottagarens

beskrivits. Den pragmatisk-konstruktivistiska språksynen kritiserar föreställningen om språket som en ren projektion av verkligheten (1992:25). Istället ses språket som ett verktyg som inte bara reflekterar utan även refrakterar världen, vilket innebär att skapa perspektiv på det som beskrivs utifrån teknikanvändarens synsätt. Detta är ett synsätt som inte blivit synligt i den här studien. Ett sådant synsätt skulle sannolikt göra teknikinformatörens roll oerhört mycket mera komplicerad, och ur effektivitetssynpunkt skulle ett sådant perspektivskifte vara svårt att motivera. Det faktum att både Sofia och Viktoria lyfter fram bristen på mottagarens