Undersökningsdesign

Arbetstagare i Sverige har under pandemin rekommenderats att om möjligt arbeta hemifrån och från den 29 september 2021 släpptes dessa restriktioner och en succesiv återgång till arbetsplatsen bör planeras (Regeringen 2021). Färska undersökningar (Netigate 2021, Sodexo 2021, Arnfalk & Winslott Hiselius 2021, TCO 2021, Malmö universitet 2021) visar att en del arbetstagare önskar att fortsätta arbeta på distans även efter covid-19 pandemin, medan andra önskar återgå helt till sin arbetsplats.

Frågan väcktes kring på vilket sätt medarbetare som helt eller delvis arbetat hemifrån under covid-19 pandemin önskar att fortsatt arbeta efter pandemin och vilka faktorer arbetsgivare och ledare behöver ta i beaktande som påverkar medarbetarnas trivsel och balans i arbetslivet, samtidigt som ledare behöver arbeta för att tillgodose alla medarbetares och organisationens behov. Vilken kunskap behöver ledare för framtagandet av en plan som är hållbar och som bidrar till trivsel och ett positivt samspel för medarbetaren, kollegor och för organisationen.

Uppsatsens resultat avser att i någon mån komplettera tidigare forskning. Genom en enkätundersökning som har analyserats kvalitativt, ges en förståelse för hur medarbetare ställer sig till att i olika grader återgå till sina fysiska arbetsplatser efter att helt eller delvis arbetat hemifrån under covid-19 pandemin. Enkätundersökningen visar även om medarbetare upplevt sig vara delaktiga i planeringen till återgången till den fysiska arbetsplatsen och ger även en bild av vilka förändringar som är aktuella och hur de upplever dessa. Resultat och analys av enkätundersökning, sekundärdata/tidigare forskning och relevanta teorier, ger arbetsgivare och ledare möjlighet att studera resultatet för inhämtning av kunskap och för användning att planera medarbetares fortsatta arbete post covid-19 med tanke på att det finns medarbetare som fortsatt önskar arbeta hemifrån helt eller delvis, medan andra helst vill

19 tillbaka till arbetsplatsen. Resultatet baseras på respondenters enkätsvar och analyser av dessa med sekundärdata/tidigare forskning och relevanta teorier som en referensram.

Denna deduktiva logik (Alvehus, 2018, sid 20-21) kan beskrivas som ett systematiskt arbete utifrån teoretiska utgångspunkter. För detta krävs ett förhållandevis stort förarbete för att finna ett teoretiskt fält att utgå ifrån. Alvehus (2018, sid 15-22) beskriver två centrala funktioner när det gäller problemformulering. Den ena funktionen är att finna fokus och ett tydligt mål med uppsatsens vetenskapliga text och den andra funktionen är tydlighet i hur texten positioneras, det vill säga att vara tydlig med vilka teorier som kommer att användas för att klargöra den akademiska tillhörigheten.

Fokus ligger på att ge arbetsgivare och ledare möjlighet att studera uppsatsens resultat för inhämtning av kunskap för användning att planera medarbetares fortsatta arbete post covid-19 med tanke på att det finns medarbetare som fortsatt önskar arbeta hemifrån helt eller delvis, medan andra helst vill tillbaka till arbetsplatsen. Kunskap som bör inhämtas av arbetsledaren är kunskap som leder till trivsel, balans i arbetslivet och positivt samspel på arbetsplatsen.

Den nya kunskapen mynnar ut i en individuell plan som bör vara hållbar för både medarbetare och organisation. För att finna relevanta diskussionsfrågor mellan arbetsgivare och

medarbetare till den individuella planens innehåll och med hänsyn till medarbetarnas önskemål om hur de vill arbeta efter pandemin har en enkätundersökning utförts. Genom analys av enkätens resultat, sekundärdata/tidigare forskning och relevanta teorier kan uppsatsens slutsatser ge arbetsgivare och ledare kunskap om relevanta teorier kring trivsel, balans i arbetslivet och positivt samspel på arbetsplatsen vilka leder till rekommendationer för att planera medarbetares fortsatta arbete post covid-19 med tanke på att det finns medarbetare som fortsatt önskar arbeta hemifrån helt eller delvis.

Positionering och teorier som använts i uppsatsen berör upplevelsen av förändring i organisationen kopplat till ledarskap, tillit, trivsel på arbetsplatsen, balans mellan arbete, fritid, effektivitet och kan därmed säga tillhöra det arbetspsykologiska området.

Tillvägagångsätt sker genom den tydliga och transparanta u-modellen som beskrivs av Alvehus (2020, sid 99) där problembakgrund, problematisering, syfte och metod utgör problemformuleringen, vilket sedan kopplas till teoribakgrund, teoretisk referensram, metod, empiri/analys, slutsatser och diskussion/bidrag.

20 3.2 Forskningsstrategi

Val av forskningsstrategi (Denscombe, 2018, sid 20-23) är baserad på uppsatsens syfte och frågeställningar och för att besvara dessa har en kvalitativ enkätundersökning genomförts där syftet är att samla data för att analysera med sekundärdata/tidigare forskning och valda teorier. Kvalitativ enkätundersökning användes med fördel i uppsatsen eftersom

undersökningen var av en någorlunda storskalig karaktär och insamlade data från enkäterna utgörs av kategorier av svar som inte är rangordningsbara, i stället tydliggör delarna hur vanligt förekommande den specifika variabeln är i det insamlade materialet (Lantz 2014, s 58). Enkätsvaren är kopplade ihop med sekundärdata och analysen av insamlade data har skett efter datainsamlingen. Under arbetets gång har hänsyn tagits till etiska principer (Denscombe, 2018, s 28), genom att vara noga med att se till att respondenterna inte ska lida någon form av skada på grund av att de deltar i att besvara enkäten. Detta genom att respondenterna är anonyma och att det varit möjligt att få respondenternas samtycke till om de önskar delta eller inte. Den insamlade informationen har hanterats på ett konfidentiellt sätt och på så vis följs de forskningsetiska principerna. När det gäller utförbarhet (Denscombe, 2018, s 28), hur rimligt det var att utföra arbetet till uppsatsen, kan sägas att det fanns tillräckligt med tid, de resurser som behövdes fanns och det var praktiskt möjligt att få tag på användbara data och att

analysera resultatet. Lämpligheten (Denscombe, 2018, s 28), kan sägas vara god då det fanns ett tydligt identifierat syfte, en koppling mellan syfte och vald strategi och att strategin bidrar till att besvara syfte och frågeställningar.

3.3 Insamling av data

Med utgångspunkt i syfte och frågeställning har datainsamling skett genom en internetbaserad enkätundersökning för att besvara syfte och frågeställningar.

Fördelar med en internetbaserad enkätundersökning (Denscombe, 2018, sid 35), är att den är tidsbesparande då frågorna inte behöver postas och samlas in, det blir ingen kostnad för porto och kuvert, datahanteringen blir smidigare, den geografiska täckningen kan vara oändlig och det är ett miljövänligt sätt att utföra forskning.

Kontakt har tagits med respondenterna genom ett e-postutskick där etiska aspekter lyfts, samtycke givits och frågor har besvarats. Då undersökningen utförts i en kommunal

21 verksamhet fanns redan färdiga e-postlistor att finna i den valda kommunens hemsida. Den valda kommunen är en medelstor kommun i Sverige.

Det finns en risk för låg svarsfrekvens (Denscombe, 2018, sid 40), vid enkätundersökningar även om skillnaden vid postenkäter inte har högre svarsfrekvens. Det är viktigt att överväga sannolikheten för hur den tilltänkta undersökningsgruppen accepterar ett deltagande för att nå en godtagbar svarsfrekvens. För hög svarsfrekvens är det viktigt att tänka på att den grupp som tillfrågas är lämplig och relevant och att undersökningen är relevant för dem.

Det finns ett antagande om att aktuella respondenter ansett att ämnet är intressant då det är ett aktuellt ämne och rör frågor som berör dem. Det har inte givits löften om att undersökningen kommer att göra någon specifik skillnad på respondenternas arbetsplats, men ett erbjudande om en återkoppling på det slutgiltiga resultatet för de som så önskar. Enkätens frågor har formulerats med färdiga valbara svarsalternativ och en beräknad tid på 7 minuter för att besvara enkäten, vilket antas vara rimligt för att överväga ett deltagande. Frågorna

formulerades för att kunna besvara syfte och frågeställning. Enkäten skickades ut 8 november 2021 klockan 08:00 och stängdes 12 november 2021 klockan 12:00. Den grupp som har undersökts tillhör kommunalt anställda medarbetare som i de flesta fall innan covid-19 pandemin inte arbetat på distans men under pandemin helt- eller delvis arbetat på distans. För att nå respondenterna har en lista med e-postadresser som funnits på kommunens hemsida använts. Då respondenterna är anonyma och ett val gjorts att enkätverktyget inte ska registrera vem som besvarat frågorna har det inte att vara relevant med påminnelser om att fylla i

enkäten.

Det finns en risk för snedvridning på grund av uteblivna svar (Denscombe 2018, sid 45) då de som är internetvana har en större benägenhet att svara än de som är mindre vana och därmed kan det påverka undersökningens validitet. I webbaserade enkätfrågor finns användbara funktioner som är mer fördelaktiga än de som utförs i pappersform. Det finns möjlighet till tvingande svar, rullgardinsmeny med alternativ och hinder för att svara på samma fråga flera gånger (Denscombe 2018, sid 50). För undersökningen har det webbaserade enkätverktyget Google Formulär använts, som enligt Denscombe (2018, sid 36) är ett alternativt sätt att distribuera samhällsvetenskapliga enkätundersökningar.

22 Programmet hanterar det antal frågor, antal respondenter, den tidsperiod som krävts samt antal gånger det gått att få tillgång till eller ladda ner data och det fanns rimliga möjligheter att skydda insamlade data. En annan viktig funktion var att ha möjligheten att hålla löftet om anonymitet då det fanns inställningsfunktioner som inte avslöjar vem som svarat på frågorna.

Innan enkätutskick till vald undersökningsgrupp har två pilotenkäter utförts av två individer oberoende av studien och detta för att finna eventuella problem eller otydlighet i

frågeställningarna eller informationen. Enkäten har med hjälp av pilotenkäternas respondenter justerats två gånger innan utskick gick till vald undersökningsgrupp. Vid det första tillfället upptäckes att det behövdes en revidering och förtydligande av de etiska principerna, vid det andra tillfället upptäcktes att avsändare, behöver bli tydligare genom att lägga till att studien utförs av student vid Malmö universitet.

Vid analysen av kvalitativa data som samlats in via enkät, beskrivs datauppsättningens profil (mått) och i uppsatsen presenteras för uppgiften relevanta tydliga och genomtänkta diagram (Denscombe 2018, sid 391).

Det finns en ambition om att inte endast låta data tala för sig själv utan även ge

uppmärksamhet åt analysen av insamlade data. Resultatet av enkätundersökningen vävs samman med den i uppsatsen presenterade aktuella sekundärdata/tidigare forskning och uppsatsens teoretiska referensram. Den teoretiska referensramen är kopplad till den inriktning eller det spår som går att skönja som ligger inom det arbetspsykologiska området och berör upplevelsen av förändring i organisationen kopplat till ledarskap, tillit, trivsel på

arbetsplatsen, balans mellan arbete och fritid och effektivitet.

3.4 Enkätens reliabilitet och validitet

Frågan hur bra stämmer resultatet av enkäten med verkligheten kan delas upp i två frågor och förklaras med hjälp av begreppen reliabilitet och validitet. Reliabilitet beskrivs av Lantz (2011, sid 40) som graden av tillförlitlighet och graden av giltighet beskrivs som validitet.

God reliabilitet i uppsatsens enkät säkerställdes genom att alla respondenter var medarbetare som tidigare inte i någon större utsträckning arbetat hemifrån men som sedan covid-19 pandemin rekommenderats att arbeta på hemifrån. Detta säkerställdes genom en kontrollfråga

23 i enkäten och skulle på så sätt kunna visa liknande resultat om undersökningen utfördes på nytt med samma grupp. Respondenternas svar på enkätfrågorna är en del som ligger till grund för de förslag som presenteras för arbetsgivare och ledare i framtagandet av en plan för medarbetare som återgår helt eller delvis till arbetet efter covid-19 pandemin. När det

gäller validitet är frågan huruvida enkäten är formulerad på ett sätt som gör det möjligt att besvara syfte och frågeställningar. Här anses validiteten god då enkätsvaren tillsammans med sekundärdata och teoretisk referensram gör det möjligt att rekommendera viktiga frågor som bör lyftas i dialog mellan ledare och medarbetare vid framtagandet av en individuell

medarbetarplan för det fortsatta arbetet post covid-19.

3.5 Urvalskriterier

Vid urval till att besvara enkätfrågorna, har en bestämd undersökningspopulation identifierats (Denscombe 2018, sid 56) då respondenter till enkätundersökningen sökts inom en kommunal verksamhet i en medelstor kommun i Sverige där det är känt att medarbetarna tidigare inte arbetat på distans och det finns ett antagande om att medarbetarna har följt Folkhälso-myndighetens rekommendationer om att arbetat hemifrån under pandemin

(Folkhälsomyndigheten 2021).

Då undersökningen utförs i en kommunal verksamhet fanns redan färdiga e-postlistor vilket utgjort ett lämpligt urval. Den använda e-postsändlistan innehöll 473 e-postadresser, varav 99 av dessa resulterade i ett direkt autosvar med besked om att de inte är tillgängliga på grund av sjukfrånvaro, semester, tjänstledighet, föräldraledighet eller tjänsteresa. Slutligen besvarades enkäten i sin helhet av 85 personer. Valet att utföra undersökningen i en kommunal

verksamhet i Sverige var för att öka möjligheten till att få ett relevant underlag att bearbeta i analysen som i sin tur kan bidra till ett resultat att ta i beaktande i annan kommunal

verksamhet där det finns möjlighet att arbeta hemifrån och på distans.

3.6 Bearbetning av empiri och analys

Den teoretiska referensramen och insamling av tidigare forskning/sekundärdata formades innan insamlingen av data genom kvalitativ enkätundersökning. Det finns en risk att

formulera frågor så att de passar in i det tidigare insamlade materialet (Denscombe 2018, sid 425), därför är det nödvändigt att analysera kritiskt.

24 Empirin består av enkätfrågor som är formulerade och utskickade till valda relevanta

respondenter för att bidra till att besvara syfte och frågeställningar. Insamlade data från enkätundersökningen presenteras i cirkel- och stapeldiagram tillsammans med löpande text, vilket gör det överskådligt och syftet är inte att presentera statistik utan ska istället tydliggöra hur vanligt förekommande den specifika variabeln är. Aktuella och relevanta sekundärdata har samlats in, beskrivits och presenterats tillsammans med empiri av enkätfrågorna. Nästa steg har varit att utifrån empiri och sekundärdata analysera materialet genom grundad teori (Denscombe 2018, sid 404-407), det vill säga utforska data, skriva minnesanteckningar, kodning av data, kategorisering av koderna, se över om det behövdes en reducering av koder och kategorier, utveckla en hierarki av koder och kategorier, kontrollera de framväxande koderna/kategorierna och begreppen med empirin och slutligen funnit nyckelbegrepp.

Därefter har den teoretiska referensramen använts för att analysera empirin.

3.7 Forskningsetiska principer

De forskningsetiska huvudprinciperna för samhällsforskare säger att undersökningar ska utföras på ett sådant sätt att; deltagarnas intresse skyddas, deltagande är frivilligt och att samtycke givits, att det inte finns några falska förespeglingar och att det bedrivs med

vetenskaplig integritet och att forskaren följer den nationella lagstiftningen (Denscombe 2018, sid 433-459).

Dessa principer har följts och det är jag som student som tar personligt ansvar för de

handlingar som utförts. Till enkätundersökningen bifogades ett dokument som angav de etiska aspekterna, det fanns kontaktuppgifter till mig, information om forskningen och hur och var den kommer att presenteras. Det har angetts varför de valts ut till att delta i undersökningen, att de frågor som enkäten innehåller tar cirka 7 minuter att besvara och att det inte kommer att generera några fördelar om de svarar på enkäten. Då enkät-undersökningen är internetbaserad har det i brevet förklarats att samtycke till att delta i undersökningen sker genom att besvara enkäten. Om samtycke inte ges, avstår den tänkta respondenten från att svara på enkäten (Bilaga1). Undersökningen har skett på ett lagligt sätt med professionell integritet,

fördomsfritt, objektivt och ärligt och sannolika konsekvenser av publiceringen har övervägts.

25 3.8 Metoddiskussion

För att besvara syfte och frågeställningar föll valet på att utföra en enkätundersökning som analyseras kvalitativt tillsammans med valda sekundärdata och tidigare forskning.

Valet att utföra en enkätundersökning gjordes då det fanns en önskan om att på ett

målmedvetet söka nödvändig information från en större grupp relevanta personer inom ett relevant område och under en bestämd tidpunkt (Denscombe 2018, sid 29).

I detta fall yrkesverksamma personer som tidigare inte arbetat på distans men som under covid-19 pandemin rekommenderats att arbeta hemifrån. Då det fanns kännedom om att administrativ personal inom den valda kommunen var en grupp som rekommenderats och hade möjlighet att arbete på distans, samt att det även fanns en önskan om att få fler svar än det antal som hade varit möjligt vid intervjuer, blev detta ytterligare en orsak till att välja enkätundersökning. Även de sekundärdata som presenteras i uppsatsen är till största delar baserade på enkätundersökningar vilket också gör det lättare jämförbart med den egna enkätundersökningen. Andra anledningar till att välja enkätundersökning var att det är tidsbesparande, det inte genererar några kostnader, att datahanteringen sker med automatik efter att enkäten är utformad med olika valbara variabler, att det finns tillgång till en stor geografisk täckning och att det är ett miljövänligt sätt att utföra undersökningar.

Covid-19-pandemin är fortsatt pågående och Folkhälsomyndigheten kommer med nya rekommendationer gällande arbete från hemmet under den tid då arbetet med uppsatsen pågått. Det forskas kontinuerligt, både nationellt och internationellt inom området covid-19 kopplat till ledarskap och organisation och att arbeta hemifrån. För att hantera uppsatsen har begränsningar gjorts till att ta hänsyn till rekommendationer, forskning och data fram till 2021-11-08 då utskick av enkäter gick ut till respondenterna. I framtida studier inom samma område kan senare uppdaterad forskning och relevant information behöva tas i beaktande. En avgränsning har också gjorts då endast aktuell forskning utförd i Sverige har tagits del av och presenteras och detta för att öka relevansen till uppsatsens användbarhet för ledare och

medarbetare i verksamheter inom Sverige. Med en större bredd av internationell forskning, en annan metod att finna empiri och en annan urvalsgrupp finns det också möjligheter att

resultatet skull kunna bli något annorlunda, även om det finns ett antagande om att resultatet skulle ligga nära.

26

4. Resultat av empiri

Då covid-19 pandemin är fortsatt pågående men med en viss avtagande effekt, tvingas arbetsgivare och ledare se över hur en plan för tillbakagång för medarbetarna till den fysiska arbetsplatsen kan planeras så att det fungerar både för organisationens och för medarbetarens bästa. Återgången kan komma att se olika ut för olika medarbetare då en del fortsatt önskar arbeta hemifrån och för detta krävs en plan. Arbetsgivare och ledare ställs inför en situation där det krävs ny kunskap och nytt tillvägagångssätt i rollen som ledare då medarbetarna helt eller delvis fortsätter arbeta på distans.

Nedan presenteras enkätundersökningens resultat i cirkel- och stapeldiagram och i löpande text. Enkäten skickades per e-post till 473 personer, vilket resulterade i 99 autosvar om att de inte var tillgängliga på grund av sjukfrånvaro, semester, tjänstledighet, föräldraledighet eller tjänsteresa. Totalt besvarades enkäten i sin helhet av 85 personer. Enkäterna är utformade för att finna svar på uppsatsens syfte och frågeställningar.

Insamlade data från enkäterna presenteras i cirkel- och stapeldiagram med en variabel på nominalskalan vilket betyder att det är en kvalitativ variabel där variabelvärdena utgörs av kategorier av svar som inte är rangordningsbara och där delarna tydliggör hur vanligt förekommande den specifika variabeln är i det insamlade materialet (Lantz 2014, s 58).

Här presenteras även sekundärdata/tidigare forskning, teoretisk referensram och slutligen görs en sammanfattning. Fråga ett och två är kontrollfrågor för att undersöka om medarbetarna arbetat på distans innan och under pandemin. Från fråga tre presenteras under varje resultat, den frågeställning i uppsatsen som är kopplad till den specifika frågan i enkäten.

27 Av 85 respondenter svarar 87,1 % att de innan covid-19 pandemin inte alls arbetat hemifrån, varken helt eller delvis, medan 12,9% svarar att delvis arbetat hemifrån även innan pandemin.

Denna fråga är en kontrollfråga för att undersöka om antagandet att de flesta inte arbetat hemifrån innan covid-19 pandemin stämmer. Den största tyngdpunkten visar ett variabelvärde på 87,1 % och att antagandet stämmer om att respondenterna innan covid-19 pandemin inte alls arbetat hemifrån.

På frågan om respondenterna arbetat hemifrån helt eller delvis under pandemin svarar 89,4 %

På frågan om respondenterna arbetat hemifrån helt eller delvis under pandemin svarar 89,4 %