Distansarbete post Covid-19. Teleworking post Covid-19

Distansarbete post Covid-19

-En individuell plan i dialog mellan ledare och medarbetare

Teleworking post Covid-19

-An individual plan in dialogue between managers and employees Elias Mäkinen

Ledarskap och organisation Kandidatnivå

15 högskolepoäng Höstterminen 2021

Handledare: Helgi-Valur Fridriksson Examinator: Jonas Lundsten

Sammanfattning

Med anledning av covid-19 pandemin har rekommendationen om hemarbete gällt i Sverige sedan 16 mars 2020, då Folkhälsomyndigheten uppmanade arbetsgivare att införa

distansarbete. Detta ledde till att individer i olika grad började arbeta hemifrån, vilket i sin tur skapade både positiva och negativa upplevelser då varken medarbetare eller ledare de tidigare inte arbetat på detta sätt. Distansarbetet har för en del helt- eller delvis pågått under en längre tid och börjar för en del att kännas som ett nytt sätt att arbeta. Syftet är att undersöka och analysera hur medarbetare som helt eller delvis arbetat hemifrån under covid-19 pandemin, upplevt situationen och hur de fortsatt föredrar att arbeta post covid-19. Detta för att få en djupare förståelse för vilken kunskap arbetsgivare och ledare behöver och vilka frågor som behöver lyftas för att kunna planera för att medverka till individuella medarbetares trivsel och balans i arbetslivet samtidigt som ledaren behöver arbeta för att tillgodose alla medarbetares och organisationens behov. Genom empiri i form av enkätundersökning, sekundärdata, teoretisk referensram och analys har arbetet mynnat ut i relevant viktig kunskap för ledare kring trivsel och balans i arbetet och i en lista med viktiga, användbara och relevanta frågor att lyfta i dialog mellan medarbetare och ledare för att mynna ut i en överenskommelse och en individuell plan för den enskilde medarbetaren. Den teoretiska referensramen ligger inom det arbetspsykologiska området där människan studeras i arbetslivet och berör upplevelsen av förändring i organisationen kopplat till ledarskap, tillit, trivsel på arbetsplatsen, balans mellan arbete och fritid och effektivitet.

Nyckelord: post Covid-19, plan, ledare, medarbetare, distansarbete.

Innehåll

1. Inledning ...1

1.1Bakgrund; Covid-19 och distansarbete ...1

1.2 Problemområde – Covid-19, distansarbete och trivsel och balans ...2

1.2.1 Sodexo studie ...4

1.2.2 Arnfalk och Winslott Hiselius working paper ...5

1.2.3 Netigate enkätundersökning ...5

1.2.4 TCO enkätundersökning ...6

1.2.5 Malmö universitet enkätundersökning ...7

1.3 Sammanfattning ...8

1.4 Syfte och frågeställning ...9

1.4.1 Avgränsningar ... 11

2. Teoretisk referensram ... 12

2.1 Funktionell dumhet ... 12

2.2 Jobbeffektivitet, välbefinnande och balans ... 12

2.3 Human Relation ... 13

2.4 Worklife-balance ... 14

2.5 Tillitsbaserat ledarskap ... 15

2.6 Krav-kontroll modellen ... 15

2.7 Sammanfattning av den teoretiska referensramen ... 16

3. Metod ... 18

3.1 Undersökningsdesign ... 18

3.2 Forskningsstrategi ... 20

3.3 Insamling av data ... 20

3.4 Enkätens reliabilitet och validitet ... 22

3.5 Urvalskriterier ... 23

3.6 Bearbetning av empiri och analys ... 23

3.7 Forskningsetiska principer ... 24

3.8 Metoddiskussion ... 25

4. Resultat av empiri ... 26

4.1 Sammanfattning av resultat ... 42

5. Analys ... 45

6. Diskussion ... 51

6.1 Metoddiskussion ... 52

6.2 Resultatets betydelse ... 53

6.3 Förslag om fortsatta studier ... 54

6.4 Slutsats... 55

6.4.1 Hur föredrar medarbetare att arbeta post covid-19 ...55

6.4.2 Ledares behov av kunskap kring trivsel och balans i arbetslivet ...55

6.4.3 En individuell hållbar medarbetarplan post covid-19 ...56

Referenser ... 58

Bilaga 1 ... 60

1

1. Inledning

Nedan presenteras en introduktion till att förstå hur det aktuella intresseområdet för uppsatsen utvecklats och uppsatsens problemområde. Vidare presenteras uppsatsens syfte och

frågeställningar, de avgränsningar som gjorts och tidigare forskning. Nämnda tidigare forskning används även som sekundärdata i resultatdelen samt i uppsatsen analys.

Inledningskapitlet avslutas med en sammanfattning.

1.1 Bakgrund; Covid-19 och distansarbete

Med anledning av covid-19 pandemin har rekommendationen om hemarbete gällt i Sverige sedan 16 mars 2020, då Folkhälsomyndigheten uppmanade arbetsgivare att införa

distansarbete. Detta ledde till att människor i privat, kommunal och statlig sektor i olika grad började arbeta hemifrån. Folkhälsomyndigheten meddelade tisdagen den 7 september 2021 att de rekommenderade regeringen att slopa rekommendationen när det gäller hemarbete från och med den 29 september 2021 och att återgången till arbetsplatserna ska ske successivt

(Folkhälsomyndigheten 2021).

Regeringen har antagit en femstegs-plan för hur och när de restriktioner som har införts i Sverige på grund av covid-19 pandemin, kan anpassas och slutligen helt upphävas.

Regeringen vill steg för steg återgå till en mer normal vardag. Restriktionerna har inneburit olika begränsningar i exempelvis deltagartak i allmänna och offentliga tillställningar, serveringsställens öppettider, rekommendationer om distansundervisning och att arbeta hemifrån för de som har möjlighet till det. Första steget i att släppa på olika restriktioner inleddes den 1 juni 2021, det andra den 1 juli, det tredje den 15 juli och det fjärde steget inleddes den 29 september då regeringen följer Folkhälsomyndighetens råd om att arbeta hemifrån tas bort och en successiv återgång till arbetsplatsen kan inledas. För det femte steget vilket innebär att innebär att kvarvarande restriktioner helt lyfts, finns den 8 november 2021 ännu inte datum fastställt (Regeringen 2021).

I dagstidningen Sydsvenskan beskrivs den 8 november 2021 hur näringslivets olika aktörer har tagit emot beskedet om att släppa på restriktionerna gällande rekommendationer om arbete på distans med blandade reaktioner. HR-chefen Louise Dolck Strömberg på Axis Communications i Lund är glad för beskedet, men har inte helt klart för sig hur återgången

2 kommer att se ut, hon menar att det är viktigt att de anställda kan komma tillbaka till

arbetsplatsen på ett bra och ansvarsfullt sätt. Företagets drygt 2300 anställda i Lund har under pandemin kunnat vara på arbetsplatsen enligt ett rullande schema och i övrigt arbetat på distans. Louise Dolck Strömberg beskriver att företaget alltid utgår utifrån vad som är bäst från både ett medarbetar- och ett företagsperspektiv. Flexibilitet och tillit är viktigt och det kan finnas roller och professioner som det kan komma att se olika ut för framöver, samtidigt sägs verksamhetens intresse väga tungt. Arbetsplatsens filosofi är att både individ och team är viktiga och för att vara effektiv i team är det bra att träffas. Alf Condelius, operativ chef på företaget Massive i Malmö beskriver att en del av medarbetarna har haft access till den

fysiska arbetsplatsen även under restriktionerna, men att destegvis kommer öppna upp helt för alla anställda. Planen är att alla anställda ska komma tillbaka genom en säker process där alla är på plats den 15 oktober 2021 (Sydsvenskan 1, 2021).

Många medarbetare är på väg tillbaka till kontoret, kanske efter en lång period med arbete på distans helt eller delvis. Då arbetstagare tidigare plötsligt tvingats att arbeta under restriktioner och inte sällan på distans, upplevdes restriktioner och arbete från hemmet av en del anställda som stressigt, ensamt och krångligt. Andra arbetstagare har upplevt situationen som en befrielse, en frihet där stressen minskat då tid och energi inte lagts på att pendla till och från kontoret. Då det åter är dags för förändringar i arbetstillvaron, men nu med en återgång till kontoret efter en lång period av arbete på distans menar Anders Rydell, leg psykolog,

specialist i organisationspsykologi och verksam som organisationskonsult, att det kan vara på sin plats med en påminnelse om bräckligheten i samspelsmönstren på arbetsplatsen och vikten av att ta tag i hur vi kan bli bättre på samspelet på arbetsplatsen för att skapa trivsel och undvika kränkningar, stress och utbrändhet (Sydsvenskan 2, 2021).

1.2 Problemområde – Covid-19, distansarbete och trivsel och balans

Covid-19 pandemin är fortsatt pågående men med en viss avtagande effekt. För de som haft möjlighet, har rekommendationer om att arbeta hemifrån gällt sedan 16 mars 2020. Dessa rekommendationen gällande hemarbete slopades från och med den 29 september 2021 och en plan för en succesiv återgång till arbetsplatserna föreslogs (Folkhälsomyndigheten 2021).

Detta ledde till att arbetsgivare och ledare behövde se över hur en plan för tillbakagång för medarbetarna till den fysiska arbetsplatsen kan planeras efter att hemarbete pågått under drygt

3 ett år och sex månader. Undersökningar (Sodexo 2020, Arnfalk & Winslott Hiselius 2021, Netigate 2021, TCO 2021, Malmö universitet) som studerats visar att en del av arbetstagarna som arbetat hemifrån under covid-19 pandemin även fortsatt önskar göra så, medan andra önskar återgå till den fysiska arbetsplatsen. Anders Rydell, specialist i organisationspsykologi, menar att med återgången till den fysiska arbetsplatsen, kan det också vara på sin plats med en påminnelse om vikten av att ta tag i hur arbetstagare kan bli bättre med samspelet på

arbetsplatsen och att skapa trivsel samt att undvika kränkningar, stress och utbrändhet (Sydsvenskan 2, 2021).

Arbetsgivare och ledare i Sverige har tidigare inte varit med om en liknande situation där medarbetare först rekommenderats att arbeta hemifrån under en längre period till att sedan planera för en återgång till den fysiska arbetsplatsen. Till en början diskuterades olika

dilemman om hur arbetet kunde utföras hemifrån och hur samarbete på distans kan ske, till att sen förstå att en del av medarbetarna önskar fortsätta arbeta hemifrån då de upplever olika fördelar med det. Återgången kan komma att se olika ut för olika medarbetare då en del fortsatt önskar arbeta hemifrån och för detta krävs en plan (Sodexo 2020, Arnfalk & Winslott Hiselius 2021, Netigate 2021, TCO 2021, Malmö universitet).

Ledare ställs efter covid-19 pandemin inför en situation där det krävs kunskap och ett nytt tillvägagångssätt i rollen som ledare. För att förstå vilken kunskap som behövs, vilka förändringar som är önskade och möjliga samt vad som krävs av medarbetare och ledare behöver frågan studeras.

Här finns ett forskningsgap då det ur ett arbetsgivare-, medarbetare- och

organisationsperspektiv är intressant att dels undersöka varifrån medarbetare föredrar att arbeta post covid-19, dels att undersöka vilka faktorer arbetsgivare och ledare behöver ta i beaktande som påverkar medarbetarnas trivsel och balans i arbetslivet, samtidigt som ledare behöver arbeta för att tillgodose alla medarbetares och organisationens behov.

I uppsatsens resultat finns en ambition att presentera kunskap som är av vikt för arbetsgivare och ledare när det gäller varifrån och hur medarbetare kan komma att föredra att arbeta i framtiden och kunskap kring medarbetares trivsel och balans i arbetslivet. Utifrån

sammantagna presenterade kunskap finns en ambition om att presentera förslag som kan vara av relevans för ledare i planeringen av återgången helt eller delvis till den fysiska

4 arbetsplatsen för medarbetarna.

Planering om återgång till arbetsplatsen och att även fortsatt arbeta på distans är högst aktuellt och organisationer befinner sig i ett skarpt läge. Det har funnits färska undersökningar att studera och några av dem presenteras nedan och används i uppsatsens resultat och analysdel som sekundärdata då resultatet består av data som insamlats av andra.

1.2.1 Sodexo studie

Kantar Sifo, ett svenskt undersökningsföretag, har ställt frågan om hur covid-19 pandemin förändrat inställningen till att arbeta hemifrån och vilka långsiktiga konsekvenser det kan leda till efter pandemin. Frågan har ställts till 700 svenska företag och verksamheter där det finns minst 50 anställda. Undersökningen utfördes mellan 25 november och 10 december 2020.

Innan pandemin var andelen som jobbade hemifrån ungefär fyra procent. Undersökningen visar att cirka 30 % av de anställda arbetar hemifrån på hel- eller deltid och att 16 procent väntas fortsätta jobba hemifrån på distans, del- eller heltid, även efter pandemin. I Stockholm som storstad förväntas 3 av 10 fortsätta att permanent arbeta på distans. Undersökningen visar att arbetstagare i snitt vill arbeta 36 % av sin arbetstid på distans, vilket motsvarar cirka 2 dagar i veckan. De positiva effekterna med ökat hemarbete beskrivs som; att ett digitalt arbetssätt utvecklats (62 %), det finns en bättre balans mellan arbetsliv och privatliv (47 %) och möten på distans upplevs som mer effektiva (37 %). De negativa effekterna av hemarbete som lyfts är att det är; svårare att skapa engagemang och en teamkänsla (45 %), den

psykosocial arbetsmiljö upplevs vara sämre (41 %) och att samarbetet mellan kollegor blir mindre effektivt när man inte träffas på plats (40 %). Undersökningen visar att andelen som arbetar från hemmet skiftar beroende vilken bransch det rör sig om och ser ut enligt följande:

- Bygg & Fastighet ca 21%

- Tillverkningsindustrin 22 % - Handel 24 %,

- Utbildning, Vård & omsorg 26 %

- Kommunikation, kultur och annan serviceverksamhet 53 % - Finans, försäkring, och konsultföretag 44 %.

Det tidigare sättet att arbeta, kommer aldrig att bli som det var. Arbetsplatsen är mer flytande och att arbeta hemifrån har numera en minst lika självklar plats som det fysiska kontoret.

5 Undersökningen visar att det förändrade digitala arbetssättet kommer att permanentas till en betydande del, vilket kommer att leda till olika effekter som rör anställda, ledare,

arbetslivskultur och företag. Även samhällsplanering och infrastruktur kommer att förändras då det inte längre finns ett lika stort behov av att anpassas till människors behov av att ta sig jobbet dagligen (Sodexo, 2020).

1.2.2 Arnfalk och Winslott Hiselius working paper

I Arnfalk och Winslott Hiselius (2021) working-paper beskrivs projektet som genomfördes under våren och hösten 2020 och visar att studiens respondenter från 10 organisationer (myndigheter, universitet och företag i Sverige) tror på en kraftig ökning i distansarbetet efter covid-19 pandemin och att ett snitt om ett antagande om 2,2 dagars arbete på distans per vecka, övrig arbetstid kommer att vara på den ordinarie arbetsplatsen. Inom statliga myndigheter räknar man att arbeta på distans 2-3 dagar i snitt per vecka. På den ordinarie arbetsplatsen förväntas arbetet främst bestå av formella och informella möten och sociala relationer. Det är viktigt att kontoret erbjuder en miljö som inbjuder till inspiration, energi där det finns möjligheter till den utrustning som behövs och där även digitala möten kan hållas.

De anställda är övervägande positiva till distansarbetet även om distansarbetet också visat att det för vissa lett till fysiska åkommor såsom rygg- och nackproblem, huvudvärk och trötthet i ögonen och att det finns en saknad av kontakter med kollegor. Ledare har erbjudits stöd i sitt ledarskap och även utbildning i distansledarskap och de har behövt kommunicera med tätare avstämningar för att stötta medarbetarna i sitt arbete från hemmet.

1.2.3 Netigate enkätundersökning

Netigate är ett internationellt Software as a Service (SaaS) -företag med tusentals kunder.

Företaget arbetar med hjälp och stöd för att skapa en förståelse över företags två viktigaste tillgångar, det vill säga medarbetare och kunder. Bland annat arbetar företaget med att samla in feedback, som sedan förvandlar data till insikter. Netigate har utfört en riksrepresentativ (jämn fördelning av kön, ålder, region, inkomstnivå) undersökning mellan 14 januari och 18 januari 2021 som visar hur svenska medarbetare vill att deras ledare ska hantera hemarbete efter pandemin. Undersökningen besvarades av 2055 slumpmässigt utvalda personer som arbetar del- eller heltid i Sverige. Resultatet visar att 32 procent har arbetat hemifrån helt, 21

6 procent både hemifrån och på ordinarie arbetsplats och 47 procent har endast arbetat från sina ordinarie arbetsplatser, vilket betyder att totalt har 53 procent helt eller delvis arbetat hemifrån under pandemin. När pandemin är slut kan 70 procent tänka sig att fortsätta jobba hemifrån helt eller delvis, medan 14 procent inte kan tänka sig det och resten har svarat varken eller och 1 procent har avstått från att svara på frågan. 73 procent ställer sig positiva till en blandning av arbete hemifrån och på arbetsplatsen medan 10 procent inte kan tänka sig denna variant. 51 procent menar att arbetet hemifrån blivit bättre och bättre med tiden och 21 procent upplever att det blivit sämre med tiden. De respondenter som har längre resväg till sina ordinarie arbetsplatser upplever en något större positiv effekt av hemarbete när det gäller arbetsglädje, koncentration och balans mellan arbete och fritid. Oavsett distans till jobbet föredrar de flesta medarbetarna att jobba både hemifrån och på den ordinarie arbetsplatsen. 70% är nöjda med hur deras arbetsgivare hanterat hemarbete under pandemin. Digitaliseringen har fått en skjuts och 71 procent av alla svaranden menar att företag kommer att vara mer digitala, 79 procent svarade att de tror att företag kommer att vara mer flexibla efter pandemin. De insikter som gjorts för hur arbetsgivare bör arbeta för att anpassa sig till det nya arbetssättet är:

• Arbetsgivaren bör kommunicera hur de ser på fortsatt hemarbete när smittspridningen upphört.

• Arbetstagare arbetar gärna hemifrån när man behöver koncentration och fokus och väljer hellre att arbeta på ordinarie arbetsplatsen då det finns behov av att vara social och kreativ och därför behöver arbetsgivaren skapa sådana möjligheter.

• Arbetsgivare behöver samla in återkoppling från medarbetarna i hur de upplevt att arbeta hemifrån och vilken stöttning de kan behöva framöver. Ett sätt att nå framtidens arbetsplats, är att gemensamt med medarbetare arbeta med visualisering.

• Att introducera nya medarbetare blir bäst från den ordinarie arbetsplatsen.

• Arbetsgivare som söker nya medarbetare kan rekrytera personer från hela Sverige eller hela världen. Var arbetet utförs är mindre viktigt, fokusera istället på kvalitet och resultat (Netigate 2021).

1.2.4 TCO enkätundersökning

Den undersökning som beställts av TCO (Tjänstemännens centralorganisation med

medlemmar i 14 olika fackförbund) utfördes under hösten 2020 och mynnar ut i en rapport 2021. Resultatet visar att covid-19 pandemin har påverkat arbetslivet för alla, oavsett om det

7 varit möjligt att arbeta hemifrån eller fortsatt gå till arbetsplatsen. Undersökningen har ett särskilt fokus på hur livspusslet har påverkats under pandemin och visar att sex av tio som arbetat hemifrån i huvudsak menar att livspusslet blivit lättare. Bland kvinnor som anger att det blivit lättare är siffran 68 procent och för de som har barn under 12 år är siffran 77

procent. För arbetstagare som till största delen har arbetat från den ordinarie arbetsplatsen har 20 procent av dem svarat att det har blivit svårare att få ihop livspusslet medan 17 procent svarat att det har blivit lättare och sex av tio har svarat att det varken blivit lättare eller svårare. Möjligheten till hemarbetet har inneburit en ökad flexibilitet i arbetstiden och har upplevts positivt av 50 procent av männen och av 40 procent av kvinnorna. En fjärdedel av respondenterna menar att de arbetat mer än de borde då det varit svårt att avgränsa mellan arbete och fritid. Upplevelsen av att få ihop livspusslet har varit mer positivt för de som haft möjligheten att anpassa sin arbetstid på ett flexibelt sätt. Föräldrar verkar upplevt mindre stress i hur de upplevt att få ihop arbete och familj jämförelsevis med år 2019, det vill säga innan pandemin. Kvinnor med barn under 12 år och som till största delen arbetat hemifrån upplever mindre stress än tidigare, medan män med barn under 12 år upplever mer stress om de arbetar hemifrån än om de arbetar från den fysiska arbetsplatsen. Generellt upplever fler kvinnor positiva erfarenheter av att arbeta från hemmet än vad män gör. De upplever att det är mindre stress, det är lättare att koncentrera sig och de får mer gjort (TCO 2021).

1.2.5 Malmö universitet enkätundersökning

En sammanställning utifrån arbetsplatsträffar på Malmö universitet och en

medarbetarenkätundersökning utförd juni 2021 var målet att genom en behovsinventering undersöka hur framtidens arbetsplats kan utformas. Resultatet visar att innan covid-19 pandemin har 90 procent av medarbetarna svarat att de i huvudsak spenderar sin tid vid en och samma plats på arbetsplatsen vilket i sin tur betyder att aktivitetsbaserade arbetsplatser inte varit något som föredragits. Medarbetare som har tillgång till egna rum har uppskattat arbetsplatsen mest medan de som arbetar i kontorslandskap, reception eller liknande är minst nöjda. De svårigheter och dilemman som beskrivs är svårigheter att arbeta fokuserat då det inte finns tillgång till egna rum och en avsaknad av teknik och en brist på kompetens för att arbeta med hybrida möten utan att ge avkall på kvalitén. Under covid-19 pandemin har ungefär 70 procent av respondenterna utfört sina arbetsuppgifter på distans och merparten anser sig då även vara mer produktiva. Särskilt har kvinnor svarat att de fått en bättre balans

8 mellan arbete och fritid. Att ha tillgång till en avsatt arbetsplats i det egna hemmet har

koppling till både trivsel och produktivitet då det kan vara svårt med arbetsro om det inte finns särskilt utrymme avsatt. De fördelar som är kopplade till hemarbete är bland annat mindre stress, ökad arbetsro, ökad koncentration och fokus, mer effektiva och kortare möten, större möjlighet till fysisk aktivitet, möjlighet till kontakter med interna och externa

samarbetspartners på distans och en bättre balans mellan arbetsliv och privatliv. Generellt är kvinnor mer positiva till distansarbete än män är. De negativa effekterna av distansarbete uppges vara en brist på tillgång till teknik och material, en avsaknad av sociala möten och kreativitet, svårt att avgränsa arbetstiden, störande moment i det egna hemmet, en ökning av mötestillfällen, en Zoom-trötthet och brist på fysisk aktivitet då det inte sker naturligt. Viktigt att påpeka att dessa effekter har angivits vid 100 procent arbete från hemmet. En stor

majoritet av medarbetarna, cirka 72 procent, värdesätter möjligheten till distansarbete under 20–40 procent av sin arbetstid även efter covid-19 pandemin. De utmaningar som identifierats är att det bör arbetas fram en tydlighet i hur och när arbetet är möjligt att utföras på distans eller från arbetsplatsen, gemensamma arbetssätt på distans, gemensamma aktiviteter för att gynna samhörighet, tydligare mötespolicys, se över hur det är möjligt att skapa arbetsro på kontoret och på vilket sätt det bör finnas gränsdragningar vid sjukdom och arbete (Malmö universitet 2021).

1.3 Sammanfattning

Genom att använda sekundärdata blir det ett tidseffektivt sätt att hitta stöd för de egna

resultaten (Both & Colomb & Williams, 2004, sid 82). Valda sekundärkällornas tillförlitlighet (Both & Colomb & Williams, 2004, sid 83) anses vara goda då de är publicerade av ansedda och kända undersökningsföretag och universitet samt att källorna är nyutgivna.

De spår som går att finna är att det finns en tydlig beskrivning om att det kommer att bli ett nytt arbetssätt på landets arbetsplatser. Det tidigare normala att bege sig till den fysiska arbetsplatsen varje dag, kommer att förändras för en del. Förändringar kommer att se olika ut för olika organisationer, olika arbetsgrupper och olika individer (Sodexo 2020, Arnfalk &

Winslott Hiselius 2021, Netigate 2021, TCO 2021, Malmö universitet 2021.

Utifrån de undersökningar och rapporter som studerats går det att utkristallisera att ett

problem eller dilemma för arbetsgivaren blir att finna lösningar som fungerar positivt för både

9 organisation och individ, då det finns medarbetare som gärna fortsätter arbeta på distans även efter covid-19 pandemin medan andra helst vill tillbaka till arbetsplatsen.

Utmaningar för ledare i organisationer blir få kunskaper om trivsel i arbetet och att arbeta fram en plan och en överenskommelse med medarbetarna för hur och när arbetet är möjligt att utföras på distans eller från arbetsplatsen. Andra utmaningar är att bidra till och utveckla gemensamma och individuella arbetssätt och skapa gemensamma aktiviteter för att befrämja hälsa, samhörighet, teamkänsla och för att ge möjlighet till kreativitet. Det behöver tas fram tydligare mötesrutiner och ses över hur det är möjligt att skapa arbetsro på kontoret då medarbetarna är på plats. Ledarna behöver också finnas som stöd för att finna balans i arbete och fritid samt gränsdragningar vid sjukdom och arbete.

Det behöver också finnas en tydlighet i vad som gäller vid arbete från hemmet då det gäller utrustning och arbetsmiljö (Malmö universitet 2021).

1.4 Syfte och frågeställning

Med tanke på att det finns medarbetare som efter covid-19 pandemin fortsatt önskar arbeta hemifrån helt eller delvis medan andra helst vill tillbaka till arbetsplatsen (Sodexo 2020, Arnfalk & Winslott Hiselius 2021, Netigate 2021, TCO 2021, Malmö universitet), ställs arbetsgivare, medarbetare och organisationer inför nya ställningstaganden. Anders Rydell, specialist i organisationspsykologi (Sydsvenskan 2, 2021), menar att återgången till den fysiska arbetsplatsen dessutom gör det viktigt att belysa att medarbetare behöver bli bättre på samspelet på arbetsplatsen för att öka trivsel och för att undvika negativa konsekvenser som kan uppstå och mynna ut i kränkningar, stress och utbrändhet. Den undersökning som utförts på Malmö universitet (2021) visar också att ledarna behöver finnas som stöd till medarbetarna för att finna balans i arbete och fritid samt för att vara behjälplig med gränsdragningar vid sjukdom och arbete.

Genom att studera tidigare undersökningar (Sodexo 2020, Arnfalk & Winslott Hiselius 2021, Netigate 2021, TCO 2021, Malmö universitet) finns en förståelse om att hemarbete helt eller delvis kan bli ett nytt sätt att arbeta framöver, även efter pandemin och att när en återgång till den fysiska arbetsplatsen sker helt eller delvis behöver människor bli bättre på att samspela med varandra för att undvika negativitet och ohälsa och för att öka trivseln (Sydsvenskan 2, 2021).

10 På så sätt leder ovan kunskap till ytterligare funderingar om krav på kunskap och förståelse hos arbetsgivare och ledare för att hantera både arbete från hemmet och återgång till den fysiska arbetsplatsen på ett för alla parter, positivt och framgångsrikt sätt. För att efter covid- 19 pandemin kunna hantera medarbetares olika önskemål om att i olika grad fortsätta arbeta hemifrån eller från den fysiska arbetsplatsen, behöver ledare kunskap om vilka faktorer som påverkar medarbetarnas trivsel och balans i arbetslivet. Samtidigt behöver ledare arbeta för att i största möjliga mån tillgodose alla medarbetares och organisationens behov.

Här finns ett forskningsgap då det ur ett arbetsgivare-, medarbetare- och

organisationsperspektiv är intressant att dels undersöka varifrån medarbetare föredrar att arbeta post covid-19 och dels att undersöka vilka faktorer arbetsgivare och ledare behöver ta i beaktande som påverkar medarbetarnas trivsel och balans i arbetslivet, samtidigt som ledare behöver arbeta för att tillgodose alla medarbetares och organisationens behov.

Syftet är att undersöka och analysera hur medarbetare som helt eller delvis arbetat hemifrån under covid-19 pandemin, upplevt situationen och hur de fortsatt föredrar att arbeta post covid-19. Detta för att få en djupare förståelse för vilken kunskap arbetsgivare och ledare behöver och vilka frågor som behöver lyftas för att kunna planera för att medverka till

individuella medarbetares trivsel och balans i arbetslivet samtidigt som ledaren behöver arbeta för att tillgodose alla medarbetares och organisationens behov.

Frågeställningar:

- Hur föredrar medarbetare, som helt eller delvis arbetat hemifrån under covid-19 pandemin, fortsatt arbeta post covid-19?

- Vilken kunskap behöver ledare kring medarbetares trivsel och balans i arbetslivet?

- Vilka frågor behöver ledaren lyfta för att ta fram en individuell medarbetarplan

postcovid-19 och hur kan den individuella planen formuleras så att den blir hållbar för både medarbetaren och organisationen?

11 1.4.1 Avgränsningar

Covid-19-pandemin är fortsatt pågående och Folkhälsomyndigheten kan komma med nya rekommendationer gällande arbete från hemmet under den tid då arbetet med uppsatsen pågår.

Dessutom forskas det fortsatt, både nationellt och internationellt inom området kopplat till ledarskap och organisation och att arbeta hemifrån. På grund av detta kommer denna uppsats att begränsas till att ta hänsyn till rekommendationer, forskning och data fram till 2021-11-08 då utskick av enkäter gick ut till respondenterna. Nyare rekommendationer och uppdaterad forskning och resultat kan inte tas hänsyn till här, men behöver nämnas då det kan finnas relevant information som behöver tas i beaktande framöver. En avgränsning har också gjorts då endast aktuell forskning utförd i Sverige har tagits del av och presenteras och detta för att öka relevansen till uppsatsens användbarhet för ledare och medarbetare i verksamheter inom Sverige.

12

2. Teoretisk referensram

Syftet är att undersöka och analysera hur medarbetare som helt eller delvis arbetat hemifrån under covid-19 pandemin, upplevt situationen och hur de fortsatt föredrar att arbeta post covid-19. Detta för att få en djupare förståelse för vilken kunskap arbetsgivare och ledare behöver och vilka frågor som behöver lyftas för att kunna planera för att medverka till

individuella medarbetares trivsel och balans i arbetslivet samtidigt som ledaren behöver arbeta för att tillgodose alla medarbetares och organisationens behov.

Nedan beskrivs de teoretiska kopplingar som görs till klassiska studier kring hur arbetsledning och medarbetare kan finna ett bästa sätt att arbeta då det gynnar både organisation och

medarbetare. De valda teoriernas relevans är tydliga då de kan kopplas till

problemformulering, syfte, frågeställningar och resultat. Teorierna som ligger inom det arbetspsykologiska området, används som referenser i uppsatsens analys och diskussion längre fram.

2.1 Funktionell dumhet

Alvesson, & Spicer, A. (2012) beskriver fenomenet funktionell dumhet likt där personer i en organisation utför exakt det som förväntas av dem utan djupare reflektion, kritik eller

ifrågasättande. I en sådan organisation står formalia och regler i vägen för verklig utveckling och tyngden läggs på att göra allting rätt enligt styrdokument, visioner, oviktiga

policydokument, och ledningen satsar ofta på kvantitet snarare än kvalitet. Utgångspunkten för ledarskapet i dylika organisationer, lutar sig mot värderingar som försiktighet, följsamhet, feghet och förljugenhet och kan leda till ett inkompetent ledarskap som tycks vara oförmöget att använda sina resurser på ett vettigt sätt. För utveckling i organisationer är det viktigt med reflektion, kritiskt tänkande och en förmåga att tänka utanför boxen (Alvesson, & Spicer.

2012).

2.2 Jobbeffektivitet, välbefinnande och balans

Grant, Wallace & Spurgeon (2013) beskriver att jobbeffektivitet, välbefinnande och balans mellan arbete och privatliv har visat sig vara viktiga faktorer när man undersöker hur

13 distansarbete påverkar medarbetare, ledare och organisationer. De tre områdena överlappar varandra och är i viss utsträckning även inbördes relaterade. De positiva aspekterna av

distansarbete kan beskrivas som ökad produktivitet, förmåga att arbeta flexibelt och från olika platser utan tidsbegränsningar av kontorsbaserade tider och ger i vissa fall reducerade

stressnivåer och ett större välbefinnande. Omvänt är de negativa effekterna av distansarbete en intensifiering med tillgång till teknik dygnet runt, vilket leder till långa arbetsdagar med lite paus från jobbet. Det blir lätt att lockas till att arbeta för länge vid datorn vilket i sin tur kan orsaka fysiska problem. Vid distansarbete finns risken att gränserna mellan arbete och hem och fritid blir luddigt. Det finns arbetstagare som föredrar att integrera arbete och fritid och andra medarbetare föredrar skarpa gränser mellan arbete och fritid. Distansarbete kan bidra till att förbättra arbetseffektiviteten, flexibilitet och till viss del även välbefinnandet. Det är dock viktigt att också ta hänsyn till de mer negativa effekterna och utforskas dem mer detaljerat. Distansarbetare får inte bli ”osynliga arbetare”, även om de är väldigt skickliga inom sitt område, behöver de fortfarande stöd för att vara effektiva distansarbetare. Det rekommenderas att ledare regelbundet kommunicerar med medarbetare som arbetar på

distans, inte bara när det gäller arbetsfrågor, utan också när det gäller psykologiska frågor som stress, risken att arbeta för mycket, vikten av att sätta gränser mellan arbete och hem. Studien visade att det vid distansarbete är viktigt med förtroende, tydliga arbetsmetoder, att

färdigheter och kompetenser stämmer överens med arbetsuppgifterna, men viktigt att även lyfta frågan om den psykiska hälsan (Grant, Wallace & Spurgeon. 2013).

2.3 Human Relation

Grunden till Human Relation teorin togs fram av psykologen Elton Mayo som lyfte fram de mänskliga relationernas betydelse för trivsel och produktivitet på arbetsplatsen. Mayo

beskriver Hawthorneeffekten där medarbetare visar bättre resultat i arbetet på grund av att de blir uppmärksammade. Studien har varit en viktig grund för forskning som hävdar att det lönar sig för företag och organisationer att ha omsorg om sina anställda. Ledare behöver ta tillvara medarbetarnas kreativitet och de behöver lyssna på deras behov för att på så sätt skapa drivkraft och lust i att skapa en vi-känsla på arbetsplatsen. Problem på arbetsplatsen är främst orsakade av mänskliga och sociala faktorer och därför är det också i de mänskliga relationerna som man kan finna lösningar till de problem och dilemman som kan finnas på arbetsplatsen.

Medarbetare bör få lämplig uppmärksamhet och feedback av ledaren eftersom bristande

14 uppmärksamhet kan leda till avsiktlig underproduktion. Motivation och god produktivitet där det finns möjlighet till inflytande i arbetet leder till en arbetstillfredsställelse, både på individ- och gruppnivå. Ledare bör vara effektiva lyssnare och kommunikatörer för att förstå och hantera medarbetarnas olika dilemman. För att öka arbetsglädje, motivation och produktivitet bör anställda ges möjligheter att diskutera både personliga och arbetsrelaterade dilemman. En ökad kommunikation, frihet att bestämma sina egna arbetsförhållanden, men också en

möjlighet att sätta sina egna mål i arbetet ökar arbetstillfredsställelsen (Sarachek 1968).

2.4 Worklife-balance

Hobson (2013) menar att det inte finns en optimal uppdelning av arbete, hem och fritid som passar alla. Det bör istället ses som en ram för att analysera tillgången till rättigheter och policyer för att nå god work life balance och dess möjligheter att göra anspråk på dem. När modellen tillämpas i olika sammanhang ska den ses som en ram för att förstå de mekanismer som ligger till grund för arbetsplatsens ojämlikhet för att delta i olika livssfärer. Modellen kan även användas som en ram som uppmanar oss att ställa olika frågor: bortom resultat, vad individer gör, till processer; begränsningar och möjligheter till förändring.

15 2.5 Tillitsbaserat ledarskap

Tillitsbaserad styrning och ledning (Bringselius, 2020, sid 5–7) är en ledningsfilosofi där det finns en strävan att öka handlingsutrymmet hos medarbetare. Då arbetslivets olika

förutsättningar förändras över tid och medarbetare förväntas arbeta alltmer i olika nätverk behöver fokus ligga på att verka för ett gott omdöme. Det ska finnas fortsatt styrning och ledning, men det krävs också ett ifrågasättande på styrningens negativa effekter. Att arbeta tillitsbaserat kräver att det finns en förståelse för det egna och andras uppdrag. Ledare bör tilldelas ett handlingsutrymme med mandat och strukturella förutsättningar för att kunna stötta underlätta och skydda medarbetare. Rollen blir att undanröja hinder i arbetet för de anställda, att ge tydliga ramar och att vidare delegera arbetsuppgifter och tilldela medarbetarna mandat och goda förutsättningar att utföra sitt arbete. Ledaren behöver visa ett engagemang i det gemensamma uppdraget, säkerställa att medarbetarna har den kunskap som krävs gällande frågor kring regler och grundläggande principer. Ytterligare viktiga delar i det tillitsbaserade ledarskapet är att vara insatt och även arbeta med frågor som rör etik, värdegemenskap, långsiktighet och helhetstänkande. På så sätt bidrar ledaren till en tillitskultur där det finns öppenhet, delaktighet, stöd, lärande och utveckling.

2.6 Krav-kontroll modellen

Krav-kontroll modellen pekar på det mentala arbetsinnehållets effekter när det gäller

medarbetares resurser och välbefinnande. Den beskriver de yttre krav som finns i förhållande till den kontroll över situationen individen upplever och det stöd denne kan få. Krav eller förväntningar finns på medarbetarna utifrån anställning och roll och ju mer en medarbetar kan vara med och påverkar de krav som ställs, desto bättre eftersom det blir mer hanterbart. En del medarbetare kan ha en tendens till att ställa för höga krav på sig själva och ledaren bör vara uppmärksam och finnas som ett stöd för att hantera situationen. Då medarbetare upplever att de får stöd, att det finns utrymme för att fatta egna beslut, att de kan påverka arbetet, då kan de också klara av högt ställda krav. Liten egenkontroll och höga krav skapar stress, mindre trivsel och kan leda till ohälsa (Karasek 1979, Karasek & Theorell 1990 i Sandberg, 2019, s.

31, 183–185). Kunskap, lärande och frihet i arbetet ger medarbetare inre belöning och skapar trivsel (Tåhlin 2016 i Sandberg, 2019, s. 185).

16

Figur 2. Modell av Karasek (1979) Kav-Kontroll modell.

2.7 Sammanfattning av den teoretiska referensramen

Då medarbetare och ledare står inför en ny situation där de tidigare träffats på arbetsplatsen men numera i olika grad har möjlighet att arbeta från hemmet, behöver nya rutiner och

överenskommelser komma till stånd för att skapa trivsel och ett positivt samspel. Arbetsgivare och ledare behöver kunskap om vilka påverkansfaktorer som är kopplade till trivsel och ett positivt samspel för att kunna leda sina medarbetare framåt och för att upprätta hållbara individuella medarbetarplaner.

Grant, Wallace & Spurgeon (2013) beskriver att jobbeffektivitet, välbefinnande och balans mellan arbete och privatliv har visat sig vara viktiga faktorer när man undersöker hur

distansarbete påverkar medarbetare, ledare och organisationer. På liknande sätt visar Hobsons (2013) work-life balance modell att det inte finns endast en optimal uppdelning av arbete, hem och fritid som passar alla. Det bör istället ses som en ram för att analysera tillgången till rättigheter och policyer för att nå god balans mellan arbete, hem och fritid för att undersöka dess olika möjligheter. Krav och kontrollmodellen beskriven av Karasek (Karasek 1979, Karasek & Theorell 1990 i Sandberg, 2019, s. 31, 183–185) förklarar att de krav eller förväntningar som finns på medarbetarna som ju mer en medarbetare kan vara med och påverkar de krav som ställs, desto bättre resultat och högre trivsel i arbetet eftersom det blir

Lågbelastade arbeten Aktiva arbeten

Passiva arbeten Högbelastade arbeten Karasek (1979)

Krav - Kontroll modell Kontroll/

Beslutsutrymme Hög

Låg

Låg Krav Hög

17 mer hanterbart. Då det kan finnas medarbetare som har en tendens till att ställa för höga krav på sig själva bör ledaren i sådana fall vara uppmärksam och finnas som ett stöd för att hantera situationen. Den av Bringselius (2020, sid 5-7) beskrivna tillitsbaserade ledningen förklaras som en filosofi där det finns en strävan att öka handlingsutrymmet hos medarbetarna. Det krävs en förståelse för det egna men också andras arbete och ett ifrågasättande av styrning som upplevs som negativt. Ledare behöver bidra till en tillitskultur där det finns öppenhet, delaktighet, stöd, lärande, utveckling och tilldela medarbetarna mandat och förutsättningar att utföra sitt arbete. Bringselius (2020) sätt att beskriva att det är viktigt med ett ifrågasättande av styrning som upplevs som negativ kan kopplas till Alvesson, M. och Spicer, A. (2012) som beskriver fenomenet funktionell dumhet likt där personer i en organisation utför exakt det som förväntas av dem utan djupare reflektion, kritik eller ifrågasättande. Formalia och regler ska inte stå i vägen för utveckling. Istället ska utveckling i en organisation förstås genom vikten av reflektion, kritiskt tänkande och en förmåga att tänka utanför boxen. Arbetsgivare och ledare behöver kunskap kring funktionell dumhet då det annars finns en risk att de upptäcker att medarbetare endast utför det som förväntas utan vidare reflektion eller eftertanke och därför också riskerar att missa utveckling, ökad tillit och trivsel. Sarachek (1968) menar att medarbetare bör få uppmärksamhet och feedback av ledaren eftersom bristande

uppmärksamhet kan leda till avsiktlig underproduktion. Då det finns möjlighet till inflytande i arbetet leder det till arbetstillfredsställelse, både på individ- och gruppnivå och därför bör ledare vara effektiva lyssnare och kommunikatörer för att förstå och hantera medarbetarnas olika dilemman. Medarbetare bör få möjligheter att diskutera både personliga och

arbetsrelaterade dilemman med ledaren då det ökar arbetsglädje, motivation och produktivitet.

De valda teoriernas relevans är tydliga då de kan kopplas till problemformulering, syfte, frågeställningar och resultat. Den inriktning eller det spår som går att skönja ligger inom det arbetspsykologiska området där människan studeras i arbetslivet och berör upplevelsen av förändring i organisationen kopplat till ledarskap, tillit, trivsel på arbetsplatsen, samspel, balans mellan arbete och fritid och effektivitet.

18

3. Metod

I följande kapitel presenteras metod som använts för att besvara syfte och frågeställningar.

Här presenteras undersökningsdesign, forskningsstrategi, insamling av data, urvalskriterier, bearbetning av analys och material och de forskningsetiska principer som tagits hänsyn till och slutligen utvärderas undersökningen.

3.1 Undersökningsdesign

Arbetstagare i Sverige har under pandemin rekommenderats att om möjligt arbeta hemifrån och från den 29 september 2021 släpptes dessa restriktioner och en succesiv återgång till arbetsplatsen bör planeras (Regeringen 2021). Färska undersökningar (Netigate 2021, Sodexo 2021, Arnfalk & Winslott Hiselius 2021, TCO 2021, Malmö universitet 2021) visar att en del arbetstagare önskar att fortsätta arbeta på distans även efter covid-19 pandemin, medan andra önskar återgå helt till sin arbetsplats.

Frågan väcktes kring på vilket sätt medarbetare som helt eller delvis arbetat hemifrån under covid-19 pandemin önskar att fortsatt arbeta efter pandemin och vilka faktorer arbetsgivare och ledare behöver ta i beaktande som påverkar medarbetarnas trivsel och balans i arbetslivet, samtidigt som ledare behöver arbeta för att tillgodose alla medarbetares och organisationens behov. Vilken kunskap behöver ledare för framtagandet av en plan som är hållbar och som bidrar till trivsel och ett positivt samspel för medarbetaren, kollegor och för organisationen.

Uppsatsens resultat avser att i någon mån komplettera tidigare forskning. Genom en enkätundersökning som har analyserats kvalitativt, ges en förståelse för hur medarbetare ställer sig till att i olika grader återgå till sina fysiska arbetsplatser efter att helt eller delvis arbetat hemifrån under covid-19 pandemin. Enkätundersökningen visar även om medarbetare upplevt sig vara delaktiga i planeringen till återgången till den fysiska arbetsplatsen och ger även en bild av vilka förändringar som är aktuella och hur de upplever dessa. Resultat och analys av enkätundersökning, sekundärdata/tidigare forskning och relevanta teorier, ger arbetsgivare och ledare möjlighet att studera resultatet för inhämtning av kunskap och för användning att planera medarbetares fortsatta arbete post covid-19 med tanke på att det finns medarbetare som fortsatt önskar arbeta hemifrån helt eller delvis, medan andra helst vill

19 tillbaka till arbetsplatsen. Resultatet baseras på respondenters enkätsvar och analyser av dessa med sekundärdata/tidigare forskning och relevanta teorier som en referensram.

Denna deduktiva logik (Alvehus, 2018, sid 20-21) kan beskrivas som ett systematiskt arbete utifrån teoretiska utgångspunkter. För detta krävs ett förhållandevis stort förarbete för att finna ett teoretiskt fält att utgå ifrån. Alvehus (2018, sid 15-22) beskriver två centrala funktioner när det gäller problemformulering. Den ena funktionen är att finna fokus och ett tydligt mål med uppsatsens vetenskapliga text och den andra funktionen är tydlighet i hur texten positioneras, det vill säga att vara tydlig med vilka teorier som kommer att användas för att klargöra den akademiska tillhörigheten.

Fokus ligger på att ge arbetsgivare och ledare möjlighet att studera uppsatsens resultat för inhämtning av kunskap för användning att planera medarbetares fortsatta arbete post covid-19 med tanke på att det finns medarbetare som fortsatt önskar arbeta hemifrån helt eller delvis, medan andra helst vill tillbaka till arbetsplatsen. Kunskap som bör inhämtas av arbetsledaren är kunskap som leder till trivsel, balans i arbetslivet och positivt samspel på arbetsplatsen.

Den nya kunskapen mynnar ut i en individuell plan som bör vara hållbar för både medarbetare och organisation. För att finna relevanta diskussionsfrågor mellan arbetsgivare och

medarbetare till den individuella planens innehåll och med hänsyn till medarbetarnas önskemål om hur de vill arbeta efter pandemin har en enkätundersökning utförts. Genom analys av enkätens resultat, sekundärdata/tidigare forskning och relevanta teorier kan uppsatsens slutsatser ge arbetsgivare och ledare kunskap om relevanta teorier kring trivsel, balans i arbetslivet och positivt samspel på arbetsplatsen vilka leder till rekommendationer för att planera medarbetares fortsatta arbete post covid-19 med tanke på att det finns medarbetare som fortsatt önskar arbeta hemifrån helt eller delvis.

Positionering och teorier som använts i uppsatsen berör upplevelsen av förändring i organisationen kopplat till ledarskap, tillit, trivsel på arbetsplatsen, balans mellan arbete, fritid, effektivitet och kan därmed säga tillhöra det arbetspsykologiska området.

Tillvägagångsätt sker genom den tydliga och transparanta u-modellen som beskrivs av Alvehus (2020, sid 99) där problembakgrund, problematisering, syfte och metod utgör problemformuleringen, vilket sedan kopplas till teoribakgrund, teoretisk referensram, metod, empiri/analys, slutsatser och diskussion/bidrag.

20 3.2 Forskningsstrategi

Val av forskningsstrategi (Denscombe, 2018, sid 20-23) är baserad på uppsatsens syfte och frågeställningar och för att besvara dessa har en kvalitativ enkätundersökning genomförts där syftet är att samla data för att analysera med sekundärdata/tidigare forskning och valda teorier. Kvalitativ enkätundersökning användes med fördel i uppsatsen eftersom

undersökningen var av en någorlunda storskalig karaktär och insamlade data från enkäterna utgörs av kategorier av svar som inte är rangordningsbara, i stället tydliggör delarna hur vanligt förekommande den specifika variabeln är i det insamlade materialet (Lantz 2014, s 58). Enkätsvaren är kopplade ihop med sekundärdata och analysen av insamlade data har skett efter datainsamlingen. Under arbetets gång har hänsyn tagits till etiska principer (Denscombe, 2018, s 28), genom att vara noga med att se till att respondenterna inte ska lida någon form av skada på grund av att de deltar i att besvara enkäten. Detta genom att respondenterna är anonyma och att det varit möjligt att få respondenternas samtycke till om de önskar delta eller inte. Den insamlade informationen har hanterats på ett konfidentiellt sätt och på så vis följs de forskningsetiska principerna. När det gäller utförbarhet (Denscombe, 2018, s 28), hur rimligt det var att utföra arbetet till uppsatsen, kan sägas att det fanns tillräckligt med tid, de resurser som behövdes fanns och det var praktiskt möjligt att få tag på användbara data och att

analysera resultatet. Lämpligheten (Denscombe, 2018, s 28), kan sägas vara god då det fanns ett tydligt identifierat syfte, en koppling mellan syfte och vald strategi och att strategin bidrar till att besvara syfte och frågeställningar.

3.3 Insamling av data

Med utgångspunkt i syfte och frågeställning har datainsamling skett genom en internetbaserad enkätundersökning för att besvara syfte och frågeställningar.

Fördelar med en internetbaserad enkätundersökning (Denscombe, 2018, sid 35), är att den är tidsbesparande då frågorna inte behöver postas och samlas in, det blir ingen kostnad för porto och kuvert, datahanteringen blir smidigare, den geografiska täckningen kan vara oändlig och det är ett miljövänligt sätt att utföra forskning.

Kontakt har tagits med respondenterna genom ett e-postutskick där etiska aspekter lyfts, samtycke givits och frågor har besvarats. Då undersökningen utförts i en kommunal

21 verksamhet fanns redan färdiga e-postlistor att finna i den valda kommunens hemsida. Den valda kommunen är en medelstor kommun i Sverige.

Det finns en risk för låg svarsfrekvens (Denscombe, 2018, sid 40), vid enkätundersökningar även om skillnaden vid postenkäter inte har högre svarsfrekvens. Det är viktigt att överväga sannolikheten för hur den tilltänkta undersökningsgruppen accepterar ett deltagande för att nå en godtagbar svarsfrekvens. För hög svarsfrekvens är det viktigt att tänka på att den grupp som tillfrågas är lämplig och relevant och att undersökningen är relevant för dem.

Det finns ett antagande om att aktuella respondenter ansett att ämnet är intressant då det är ett aktuellt ämne och rör frågor som berör dem. Det har inte givits löften om att undersökningen kommer att göra någon specifik skillnad på respondenternas arbetsplats, men ett erbjudande om en återkoppling på det slutgiltiga resultatet för de som så önskar. Enkätens frågor har formulerats med färdiga valbara svarsalternativ och en beräknad tid på 7 minuter för att besvara enkäten, vilket antas vara rimligt för att överväga ett deltagande. Frågorna

formulerades för att kunna besvara syfte och frågeställning. Enkäten skickades ut 8 november 2021 klockan 08:00 och stängdes 12 november 2021 klockan 12:00. Den grupp som har undersökts tillhör kommunalt anställda medarbetare som i de flesta fall innan covid-19 pandemin inte arbetat på distans men under pandemin helt- eller delvis arbetat på distans. För att nå respondenterna har en lista med e-postadresser som funnits på kommunens hemsida använts. Då respondenterna är anonyma och ett val gjorts att enkätverktyget inte ska registrera vem som besvarat frågorna har det inte att vara relevant med påminnelser om att fylla i

enkäten.

Det finns en risk för snedvridning på grund av uteblivna svar (Denscombe 2018, sid 45) då de som är internetvana har en större benägenhet att svara än de som är mindre vana och därmed kan det påverka undersökningens validitet. I webbaserade enkätfrågor finns användbara funktioner som är mer fördelaktiga än de som utförs i pappersform. Det finns möjlighet till tvingande svar, rullgardinsmeny med alternativ och hinder för att svara på samma fråga flera gånger (Denscombe 2018, sid 50). För undersökningen har det webbaserade enkätverktyget Google Formulär använts, som enligt Denscombe (2018, sid 36) är ett alternativt sätt att distribuera samhällsvetenskapliga enkätundersökningar.

22 Programmet hanterar det antal frågor, antal respondenter, den tidsperiod som krävts samt antal gånger det gått att få tillgång till eller ladda ner data och det fanns rimliga möjligheter att skydda insamlade data. En annan viktig funktion var att ha möjligheten att hålla löftet om anonymitet då det fanns inställningsfunktioner som inte avslöjar vem som svarat på frågorna.

Innan enkätutskick till vald undersökningsgrupp har två pilotenkäter utförts av två individer oberoende av studien och detta för att finna eventuella problem eller otydlighet i

frågeställningarna eller informationen. Enkäten har med hjälp av pilotenkäternas respondenter justerats två gånger innan utskick gick till vald undersökningsgrupp. Vid det första tillfället upptäckes att det behövdes en revidering och förtydligande av de etiska principerna, vid det andra tillfället upptäcktes att avsändare, behöver bli tydligare genom att lägga till att studien utförs av student vid Malmö universitet.

Vid analysen av kvalitativa data som samlats in via enkät, beskrivs datauppsättningens profil (mått) och i uppsatsen presenteras för uppgiften relevanta tydliga och genomtänkta diagram (Denscombe 2018, sid 391).

Det finns en ambition om att inte endast låta data tala för sig själv utan även ge

uppmärksamhet åt analysen av insamlade data. Resultatet av enkätundersökningen vävs samman med den i uppsatsen presenterade aktuella sekundärdata/tidigare forskning och uppsatsens teoretiska referensram. Den teoretiska referensramen är kopplad till den inriktning eller det spår som går att skönja som ligger inom det arbetspsykologiska området och berör upplevelsen av förändring i organisationen kopplat till ledarskap, tillit, trivsel på

arbetsplatsen, balans mellan arbete och fritid och effektivitet.

3.4 Enkätens reliabilitet och validitet

Frågan hur bra stämmer resultatet av enkäten med verkligheten kan delas upp i två frågor och förklaras med hjälp av begreppen reliabilitet och validitet. Reliabilitet beskrivs av Lantz (2011, sid 40) som graden av tillförlitlighet och graden av giltighet beskrivs som validitet.

God reliabilitet i uppsatsens enkät säkerställdes genom att alla respondenter var medarbetare som tidigare inte i någon större utsträckning arbetat hemifrån men som sedan covid-19 pandemin rekommenderats att arbeta på hemifrån. Detta säkerställdes genom en kontrollfråga

23 i enkäten och skulle på så sätt kunna visa liknande resultat om undersökningen utfördes på nytt med samma grupp. Respondenternas svar på enkätfrågorna är en del som ligger till grund för de förslag som presenteras för arbetsgivare och ledare i framtagandet av en plan för medarbetare som återgår helt eller delvis till arbetet efter covid-19 pandemin. När det

gäller validitet är frågan huruvida enkäten är formulerad på ett sätt som gör det möjligt att besvara syfte och frågeställningar. Här anses validiteten god då enkätsvaren tillsammans med sekundärdata och teoretisk referensram gör det möjligt att rekommendera viktiga frågor som bör lyftas i dialog mellan ledare och medarbetare vid framtagandet av en individuell

medarbetarplan för det fortsatta arbetet post covid-19.

3.5 Urvalskriterier

Vid urval till att besvara enkätfrågorna, har en bestämd undersökningspopulation identifierats (Denscombe 2018, sid 56) då respondenter till enkätundersökningen sökts inom en kommunal verksamhet i en medelstor kommun i Sverige där det är känt att medarbetarna tidigare inte arbetat på distans och det finns ett antagande om att medarbetarna har följt Folkhälso- myndighetens rekommendationer om att arbetat hemifrån under pandemin

(Folkhälsomyndigheten 2021).

Då undersökningen utförs i en kommunal verksamhet fanns redan färdiga e-postlistor vilket utgjort ett lämpligt urval. Den använda e-postsändlistan innehöll 473 e-postadresser, varav 99 av dessa resulterade i ett direkt autosvar med besked om att de inte är tillgängliga på grund av sjukfrånvaro, semester, tjänstledighet, föräldraledighet eller tjänsteresa. Slutligen besvarades enkäten i sin helhet av 85 personer. Valet att utföra undersökningen i en kommunal

verksamhet i Sverige var för att öka möjligheten till att få ett relevant underlag att bearbeta i analysen som i sin tur kan bidra till ett resultat att ta i beaktande i annan kommunal

verksamhet där det finns möjlighet att arbeta hemifrån och på distans.

3.6 Bearbetning av empiri och analys

Den teoretiska referensramen och insamling av tidigare forskning/sekundärdata formades innan insamlingen av data genom kvalitativ enkätundersökning. Det finns en risk att

formulera frågor så att de passar in i det tidigare insamlade materialet (Denscombe 2018, sid 425), därför är det nödvändigt att analysera kritiskt.

24 Empirin består av enkätfrågor som är formulerade och utskickade till valda relevanta

respondenter för att bidra till att besvara syfte och frågeställningar. Insamlade data från enkätundersökningen presenteras i cirkel- och stapeldiagram tillsammans med löpande text, vilket gör det överskådligt och syftet är inte att presentera statistik utan ska istället tydliggöra hur vanligt förekommande den specifika variabeln är. Aktuella och relevanta sekundärdata har samlats in, beskrivits och presenterats tillsammans med empiri av enkätfrågorna. Nästa steg har varit att utifrån empiri och sekundärdata analysera materialet genom grundad teori (Denscombe 2018, sid 404-407), det vill säga utforska data, skriva minnesanteckningar, kodning av data, kategorisering av koderna, se över om det behövdes en reducering av koder och kategorier, utveckla en hierarki av koder och kategorier, kontrollera de framväxande koderna/kategorierna och begreppen med empirin och slutligen funnit nyckelbegrepp.

Därefter har den teoretiska referensramen använts för att analysera empirin.

3.7 Forskningsetiska principer

De forskningsetiska huvudprinciperna för samhällsforskare säger att undersökningar ska utföras på ett sådant sätt att; deltagarnas intresse skyddas, deltagande är frivilligt och att samtycke givits, att det inte finns några falska förespeglingar och att det bedrivs med

vetenskaplig integritet och att forskaren följer den nationella lagstiftningen (Denscombe 2018, sid 433-459).

Dessa principer har följts och det är jag som student som tar personligt ansvar för de

handlingar som utförts. Till enkätundersökningen bifogades ett dokument som angav de etiska aspekterna, det fanns kontaktuppgifter till mig, information om forskningen och hur och var den kommer att presenteras. Det har angetts varför de valts ut till att delta i undersökningen, att de frågor som enkäten innehåller tar cirka 7 minuter att besvara och att det inte kommer att generera några fördelar om de svarar på enkäten. Då enkät-undersökningen är internetbaserad har det i brevet förklarats att samtycke till att delta i undersökningen sker genom att besvara enkäten. Om samtycke inte ges, avstår den tänkta respondenten från att svara på enkäten (Bilaga1). Undersökningen har skett på ett lagligt sätt med professionell integritet,

fördomsfritt, objektivt och ärligt och sannolika konsekvenser av publiceringen har övervägts.

25 3.8 Metoddiskussion

För att besvara syfte och frågeställningar föll valet på att utföra en enkätundersökning som analyseras kvalitativt tillsammans med valda sekundärdata och tidigare forskning.

Valet att utföra en enkätundersökning gjordes då det fanns en önskan om att på ett

målmedvetet söka nödvändig information från en större grupp relevanta personer inom ett relevant område och under en bestämd tidpunkt (Denscombe 2018, sid 29).

I detta fall yrkesverksamma personer som tidigare inte arbetat på distans men som under covid-19 pandemin rekommenderats att arbeta hemifrån. Då det fanns kännedom om att administrativ personal inom den valda kommunen var en grupp som rekommenderats och hade möjlighet att arbete på distans, samt att det även fanns en önskan om att få fler svar än det antal som hade varit möjligt vid intervjuer, blev detta ytterligare en orsak till att välja enkätundersökning. Även de sekundärdata som presenteras i uppsatsen är till största delar baserade på enkätundersökningar vilket också gör det lättare jämförbart med den egna enkätundersökningen. Andra anledningar till att välja enkätundersökning var att det är tidsbesparande, det inte genererar några kostnader, att datahanteringen sker med automatik efter att enkäten är utformad med olika valbara variabler, att det finns tillgång till en stor geografisk täckning och att det är ett miljövänligt sätt att utföra undersökningar.

Covid-19-pandemin är fortsatt pågående och Folkhälsomyndigheten kommer med nya rekommendationer gällande arbete från hemmet under den tid då arbetet med uppsatsen pågått. Det forskas kontinuerligt, både nationellt och internationellt inom området covid-19 kopplat till ledarskap och organisation och att arbeta hemifrån. För att hantera uppsatsen har begränsningar gjorts till att ta hänsyn till rekommendationer, forskning och data fram till 2021-11-08 då utskick av enkäter gick ut till respondenterna. I framtida studier inom samma område kan senare uppdaterad forskning och relevant information behöva tas i beaktande. En avgränsning har också gjorts då endast aktuell forskning utförd i Sverige har tagits del av och presenteras och detta för att öka relevansen till uppsatsens användbarhet för ledare och

medarbetare i verksamheter inom Sverige. Med en större bredd av internationell forskning, en annan metod att finna empiri och en annan urvalsgrupp finns det också möjligheter att

resultatet skull kunna bli något annorlunda, även om det finns ett antagande om att resultatet skulle ligga nära.

26

4. Resultat av empiri

Då covid-19 pandemin är fortsatt pågående men med en viss avtagande effekt, tvingas arbetsgivare och ledare se över hur en plan för tillbakagång för medarbetarna till den fysiska arbetsplatsen kan planeras så att det fungerar både för organisationens och för medarbetarens bästa. Återgången kan komma att se olika ut för olika medarbetare då en del fortsatt önskar arbeta hemifrån och för detta krävs en plan. Arbetsgivare och ledare ställs inför en situation där det krävs ny kunskap och nytt tillvägagångssätt i rollen som ledare då medarbetarna helt eller delvis fortsätter arbeta på distans.

Nedan presenteras enkätundersökningens resultat i cirkel- och stapeldiagram och i löpande text. Enkäten skickades per e-post till 473 personer, vilket resulterade i 99 autosvar om att de inte var tillgängliga på grund av sjukfrånvaro, semester, tjänstledighet, föräldraledighet eller tjänsteresa. Totalt besvarades enkäten i sin helhet av 85 personer. Enkäterna är utformade för att finna svar på uppsatsens syfte och frågeställningar.

Insamlade data från enkäterna presenteras i cirkel- och stapeldiagram med en variabel på nominalskalan vilket betyder att det är en kvalitativ variabel där variabelvärdena utgörs av kategorier av svar som inte är rangordningsbara och där delarna tydliggör hur vanligt förekommande den specifika variabeln är i det insamlade materialet (Lantz 2014, s 58).

Här presenteras även sekundärdata/tidigare forskning, teoretisk referensram och slutligen görs en sammanfattning. Fråga ett och två är kontrollfrågor för att undersöka om medarbetarna arbetat på distans innan och under pandemin. Från fråga tre presenteras under varje resultat, den frågeställning i uppsatsen som är kopplad till den specifika frågan i enkäten.

27 Av 85 respondenter svarar 87,1 % att de innan covid-19 pandemin inte alls arbetat hemifrån, varken helt eller delvis, medan 12,9% svarar att delvis arbetat hemifrån även innan pandemin.

Denna fråga är en kontrollfråga för att undersöka om antagandet att de flesta inte arbetat hemifrån innan covid-19 pandemin stämmer. Den största tyngdpunkten visar ett variabelvärde på 87,1 % och att antagandet stämmer om att respondenterna innan covid-19 pandemin inte alls arbetat hemifrån.

På frågan om respondenterna arbetat hemifrån helt eller delvis under pandemin svarar 89,4 % att de delvis arbetat hemifrån, 5,9% svarar att de helt arbetat hemifrån och 4,7 % svarar att de inte alls arbetat hemifrån. Denna fråga är en kontrollfråga för att undersöka om antagandet att de flesta har arbetar hemifrån under covid-19 pandemin. Den största tyngdpunkten visar ett variabelvärde på 89,4 % och att antagandet stämmer att de flesta har arbetat hemifrån under covid-19 pandemin.

Sodexos (2021) undersökning visar att 30% angett att de har arbetat på distans under pandemin, i Netigates (2021) undersökning är siffran 53% och i Malmö universitets (2021)

28 undersökning är siffran 70%. I Arnfalk & Winslott Hiselius (2021) och i TCO:s (2021) anges inte hur många som arbetat på distans under pandemin. Det som är gemensamt i sekundärdata och enkätundersökningen är att det skett en ökning av distansarbete under covid-19 pandemin

Denna fråga är kopplad till uppsatsens frågeställning: Hur föredrar medarbetare, som helt eller delvis arbetat hemifrån under covid-19 pandemin, fortsatt arbeta post covid-19?

Det som av respondenterna upplevts som positivt med arbete hemifrån är ökad produktivitet (37,2 %), större arbetsro (54,7 %), ökad positiv flexibilitet (73,3 %), minskad stress (57 %) och bättre balans mellan arbete och fritid (48,8 %). Några (10,5 %) har svarat att inget av det som föreslås har upplevts som positivt med att arbeta hemifrån. Här har respondenterna haft möjlighet att välja flera svarsalternativ. Diagrammet visar antal svar per påstående.

I Sodexos (2021) undersökning har positiva effekter av distansarbete beskrivits som; digitalt arbete har utvecklats, en bättre balans mellan arbetsliv och privatliv och mer effektiva möten.

I Arnfalk & Winslott Hiselius (2021) beskrivs i allmänhet att respondenterna övervägande varit positiva till distansarbete. I Netigate (2021) beskrivs de positiva effekterna med att digitaliseringen fått en skjuts. TCO (2021) beskriver att distansarbete upplevs av 6 av 10 som att de lättare får ihop livspusslet. De beskriver också en ökad positiv flexibilitet i arbetstiden.

Malmö universitets (2021) beskriver mindre stress, ökad arbetsro, ökad koncentration och fokus, mer effektiva och korta möten, större möjlighet till fysisk aktivitet, större möjlighet att ha kontakter med interna och externa samarbetspartners digitalt och bättre balans mellan arbetsliv och privatliv.

29 Jobbeffektivitet, välbefinnande och balans mellan arbete och privatliv har visat sig vara

viktiga faktorer när man undersöker hur distansarbete påverkar medarbetare, ledare och organisationer (Grant, Wallace & Spurgeon 2013). Hobsons (2013) work-life balance modell visar på liknande sätt att det inte finns endast en optimal uppdelning av arbete, hem och fritid som passar alla. Det bör istället ses som en ram för att analysera tillgången till rättigheter och policyer för att nå god balans mellan arbete, hem och fritid för att undersöka dess olika möjligheter. Karasek (Karasek 1979, Karasek & Theorell 1990 i Sandberg, 2019, s. 31, 183–

185) förklarar genom krav- kontrollmodellen att då medarbetare upplever att de kan vara med och påverka de krav eller förväntningar som finns på medarbetaren blir situationen mer hanterbar och leder det till bättre resultat i arbetet och ökar trivseln.

Denna fråga är kopplad till uppsatsens frågeställning: Hur föredrar medarbetare, som helt eller delvis arbetat hemifrån under covid-19 pandemin, fortsatt arbeta post covid-19?

På frågan om vad som av respondenterna upplevts som negativt med att arbeta hemifrån har 7 % svarat att arbetsbelastningen varit för stor. Annat som anges är den ökade tillgängligheten (19,8 %), mindre tydlighet (17,4 % ), att de upplever en ökad stress (9,3 %) och att det

upplevs som luddigt mellan arbetstid och fritid (45,3 %). Knapp hälften av respondenterna (43

%) svarar att inget av det som föreslås har upplevts som negativt med att arbeta hemifrån. Här har respondenterna haft möjlighet att välja flera svarsalternativ. Diagrammet visar antal svar per påstående.

I Sodexos (2021) undersökning har negativa effekter av distansarbete beskrivits som; svårt att skapa en teamkänsla, sämre psykosocial miljö och att samarbete inte blir lika effektivt när

30 personalen inte träffas. I Arnfalk & Winslott Hiselius (2021) beskrivs rygg- och nackbesvär, huvudvärk, trötthet i ögon och en saknad av kollegor. I Netigate (2021) lyfts inga specifika negativa effekter. TCO (2021) beskriver att distansarbete upplevs negativ av 25% då man arbetat mer och det varit svårt att avgränsa arbete och fritid. Malmö universitets (2021) beskriver en brist på teknik och material, en avsaknad av sociala möten och kreativitet, att det är svårt att avgränsa arbetstiden, att det finns störande moment i hemmet, en ökad grad av mötestillfällen, Zoom-trötthet och brist på fysisk aktivitet. Här ska hänsyn tas till att respondenterna på universitet har arbete 100% från hemmet.

Då det kan finnas medarbetare som har en tendens till att ställa för höga krav på sig själva och i sådana fall bör ledaren vara uppmärksam och finnas som ett stöd för att hantera situationen (Karasek 1979, Karasek & Theorell 1990 i Sandberg, 2019, s. 31, 183–185). Bristande uppmärksamhet kan leda till underproduktion och därför menar Sarachek (1968) att medarbetare bör få uppmärksamhet och feedback av ledaren.

Denna fråga är kopplad till uppsatsens frågeställning: Vilken kunskap behöver ledare kring medarbetares trivsel och balans i arbetslivet?

Att arbetsgivaren har upplevts vara ett stöd i arbetsrelaterade uppgifter då respondenterna arbetat hemifrån har besvarats med ja av de flesta (61,2%). Att arbetsgivaren delvis har varit ett stöd besvaras av 27,1 % och de som inte upplever att arbetsgivaren varit ett stöd, alltså svarat nej på frågan är siffran 11,8 %.

I Sodexos (2021) undersökning presenteras inte huruvida medarbetarna upplevt att arbetsgivaren varit ett stöd i arbetsrelaterade uppgifter då de arbetat hemifrån. Arnfalk &

Winslott Hiselius (2021) förklarar inte huruvida medarbetarna upplevt att arbetsgivaren varit