Diarienummer RS 2020-07762 Beslut
1. Regionstyrelsen beslutar om uppdaterad modell för finansiering av IS/IT 2. Regionstyrelsen beslutar att införandet av finansieringsmodellen för IS/IT
sker under tre år
3. Regionstyrelsen beslutar att effekterna av införandet av
finansieringsmodellen för IS/IT fördelas som ett avdrag eller påslag i digitaliseringsöverenskommelsen
4. Regionstyrelsen beslutar om ett utökat centralt ägande av IT utrustning Sammanfattning av ärendet
Nuvarande IS/IT organisation har verkat i sin nuvarande form sedan årsskiftet 2012/2013 då projektet för att ta fram en ny styrmodell för IS/IT avslutades.
I regionfullmäktiges budget 2020 betonas vikten av att ta till vara
digitaliseringens möjligheter och öka takten i implementeringen av digitala lösningar.
Den uppdaterade finansieringsmodellen ska bidra till att digitalisering och IT 2025 är en integrerad del som stödjer verksamheterna att digitaliseras genom att olika funktioner arbetar samordnat och i partnerskap.
En transparent och samlad bild över kostnaderna skapar förutsättningar för kostnadskontroll och långsiktig styrning.
I förslaget till ny finansieringsmodellen betalar förvaltningar och bolag i relation till de tjänster som de nyttjar. Regionstyrelsen finansierar strategiska satsningar, nationella satsningar och Inera.
Detta medför att det finns möjlighet för förvaltningar och bolag att påverka sina IS/IT-kostnader samt skapar ett incitament för att minska regionens kostnader för IS/IT.
Förslaget innebär även att det görs en överenskommelse där årliga volymer fastställs inklusive inriktning för kommande period.
Ambitionen med den nya finansieringsmodellen är att det även ska leda till bättre samspel mellan de tre parterna koncernstab digitalisering, förvaltningar och bolag samt ägaren för att skapa högre tillit och förtroende.
Regionstyrelsens Beslut om Uppdaterad finansieringsmodell IS/IT - SKAS 2021-00360-1 Regionstyrelsens Beslut om Uppdaterad finansieringsmodell IS/IT : Protokollsutdrag från regionstyrelsens sammanträde den 4 maj 2021 - Uppdaterad finansieringsmodell IS-IT.pdf
Protokoll från regionstyrelsen, 2021-05-04
Justerare: Justerare: Justerare: Rätt utdraget intygar:
27 (46)
Målet med ett utökat centralt ägande av IT utrustning är att ha en enhetlig hantering, enhetligt utbud, enhetliga rutiner och finansieringslösningar samt förenkla och säkerställa hanteringen utifrån ett så optimalt underlag för upphandling, ägande och arbetssätt som möjligt för VGR.
Ny finansieringsmodell föreslås införas 1 januari 2022.
Förslaget till ny finansieringsmodell är ett första steg för att göra modellen mer transparent och korrekt. Fortsatta förändringar kommer att omhändertas som del i arbetet med ersättningsystem för sjukvården som helhet.
Koncernstab digitalisering ansvarar för införande av den nya finansieringsmodell IS/IT och att arbetet följer samma årshjul som serviceöverenskommelserna.
Beslutsunderlag
• Tjänsteutlåtande daterat 2021-04-08
• Protokollsutdrag från ägarutskottet daterat 2021-04-27 § 59
• Uppdaterad finansieringsmodell IS/IT
• Effekter av ny finansieringsmodell IS/IT
• Finansieringsmodell IS/IT 1.0 Skickas till
• Samtliga nämnder och styrelser
• Koncernstabsledningen
• Ann-Marie Schaffrath, för genomförande
Regionstyrelsens Beslut om Uppdaterad finansieringsmodell IS/IT - SKAS 2021-00360-1 Regionstyrelsens Beslut om Uppdaterad finansieringsmodell IS/IT : Uppdaterad finansieringsmodell IS-IT.pdf
Ägarutskottet föreslår regionstyrelsen att besluta följande:
1. Regionstyrelsen beslutar om uppdaterad modell för finansiering av IS/IT 2. Regionstyrelsen beslutar att införandet av finansieringsmodellen för IS/IT
sker under tre år
3. Regionstyrelsen beslutar att effekterna av införandet av
finansieringsmodellen för IS/IT fördelas som ett avdrag eller påslag i digitaliseringsöverenskommelsen
4. Regionstyrelsen beslutar om ett utökat centralt ägande av IT utrustning
Sammanfattning av ärendet
Nuvarande IS/IT organisation har verkat i sin nuvarande form sedan årsskiftet 2012/2013 då projektet för att ta fram en ny styrmodell för IS/IT avslutades.
I regionfullmäktiges budget 2020 betonas vikten av att ta till vara
digitaliseringens möjligheter och öka takten i implementeringen av digitala lösningar.
Den uppdaterade finansieringsmodellen ska bidra till att digitalisering och IT 2025 är en integrerad del som stödjer verksamheterna att digitaliseras genom att olika funktioner arbetar samordnat och i partnerskap.
En transparent och samlad bild över kostnaderna skapar förutsättningar för kostnadskontroll och långsiktig styrning.
I förslaget till ny finansieringsmodellen betalar förvaltningar och bolag i relation till de tjänster som de nyttjar. Regionstyrelsen finansierar strategiska satsningar, nationella satsningar och Inera.
Regionstyrelsens Beslut om Uppdaterad finansieringsmodell IS/IT - SKAS 2021-00360-1 Regionstyrelsens Beslut om Uppdaterad finansieringsmodell IS/IT : Uppdaterad finansieringsmodell IS-IT.pdf
Datum 2021-04-08
Diarienummer RS 2020-07762 2 (6)
Detta medför att det finns möjlighet för förvaltningar och bolag att påverka sina IS/IT-kostnader samt skapar ett incitament för att minska regionens kostnader för IS/IT.
Förslaget innebär även att det görs en överenskommelse där årliga volymer fastställs inklusive inriktning för kommande period.
Ambitionen med den nya finansieringsmodellen är att det även ska leda till bättre samspel mellan de tre parterna koncernstab digitalisering, förvaltningar och bolag samt ägaren för att skapa högre tillit och förtroende.
Målet med ett utökat centralt ägande av IT utrustning är att ha en enhetlig hantering, enhetligt utbud, enhetliga rutiner och finansieringslösningar samt förenkla och säkerställa hanteringen utifrån ett så optimalt underlag för upphandling, ägande och arbetssätt som möjligt för VGR.
Ny finansieringsmodell föreslås införas 1 januari 2022.
Förslaget till ny finansieringsmodell är ett första steg för att göra modellen mer transparent och korrekt. Fortsatta förändringar kommer att omhändertas som del i arbetet med ersättningsystem för sjukvården som helhet.
Koncernstab digitalisering ansvarar för införande av den nya finansieringsmodell IS/IT och att arbetet följer samma årshjul som serviceöverenskommelserna.
Fördjupad beskrivning av ärendet
Digitalisering och förändrade arbetssätt är även de enskilt viktigaste faktorerna för att framgångsrikt genomföra Västra Götalandsregionens (VGRs) övergripande prioriterade strategier: Omställningen av vården, Framtidens
vårdinformationsmiljö och Sveriges bästa offentliga arbetsgivare.
För att öka utvecklings- och leveranstakt behöver de strategiska digitaliseringsfrågorna samlas ihop organisatoriskt och IS/IT styr- och finansieringsmodell behöver förenklas.
Med anledning av det gavs våren 2020 fyra parallella uppdrag gällande digitalisering:
• ta fram förslag på ny digitaliseringsstab (RS 2020–07788)
• ta fram förslag på ny finansieringsmodell av IS/IT (RS 2020–00559)
• ta fram förslag på ny förenklad och förbättrad styrmodell (RS 2020-00565)
• ta fram förslag på utvidgad serviceorganisation (RS 2020–00557) Arbetsgruppen har även gått igenom revisionskollegiets granskningsrapport Finansieringsmodell IS/IT-kostnader och regionstyrelsens svar på
granskningsrapporten RS 2016-07610.
Regionstyrelsens Beslut om Uppdaterad finansieringsmodell IS/IT - SKAS 2021-00360-1 Regionstyrelsens Beslut om Uppdaterad finansieringsmodell IS/IT : Uppdaterad finansieringsmodell IS-IT.pdf
Datum 2021-04-08
Diarienummer RS 2020-07762 3 (6)
Den nya finansieringsmodellen utgår från ett antal principer som fastställts av styrgruppen. Dessa principer baseras på de principer som gäller för
Servicesamspelet.
• Tjänsterna ska täcka sina egna kostnader
• Årliga överenskommelser tecknas, Digitaliseringsöverenskommelse (DÖK) enligt årshjul
• Enhetliga priser för samma tjänst
• Digitaliseringsorganisationen äger i huvudsak all utrustning
• Effekter av effektiviseringsarbete ska tillfalla verksamheten
• Tydlighet gällande finansiering av resurser i IS/IT-styrmodell
• Verksamhet som drivs på uppdrag till externa kunder ska särskiljas
• Koncernstab digitalisering har kommunikations- och informationsansvar
• Hantering av finansiering av utvecklingsprojekt, samt drift- och förvaltningskostnader
• Enkelhet före perfektion, håll ej värdeskapande administration till ett minimum
Finansiering och resurskonsekvenser av beslutet
IS/IT kostnaderna finansieras dels av förvaltningar/bolag dels av ägaren, Regionstyrelsen.
Förvaltningar/bolag finansierar delar av de obligatoriska tjänsterna (tidigare benämnt röda tjänster) samt volymtjänster (tidigare benämnt gröna tjänster).
Obligatoriska tjänster kan vara fasta eller valbara.
Förvaltningar/bolag har även möjlighet genom ”vindenpengar” bekosta egen utveckling i samarbete med objekten.
I den nya finansieringsmodellen föreslås att regionstyrelsen tar kostnader för strategiska satsningar, nationella satsningar samt Inera.
Strategiska satsningar omfattar områden som utvecklingskostnader, cybersäkerhet och fritt internet för patienter.
De analyser som gjorts visar på att det blir effekter för förvaltningar/bolag med den nya finansieringsmodellen. För att mildra effekterna av den nya
finansieringsmodellen föreslås att effekten per förvaltning/bolag fördelas över tre år med start 2022.
Effekten av införandet av den nya finansieringsmodellen har beräknats utifrån vad förvaltningar/bolag betalar under 2021 i den gamla modellen och vad de skulle betalt med den nya finansieringsmodellen.
Det innebär att under 2022 så får förvaltningen/bolaget två tredjedelar av effekten som avdrag/påslag i digitaliseringsöverenskommelsen, DÖK.
2023 får förvaltningen/bolaget en tredjedel av effekten som avdrag/påslag i DÖK.
Regionstyrelsens Beslut om Uppdaterad finansieringsmodell IS/IT - SKAS 2021-00360-1 Regionstyrelsens Beslut om Uppdaterad finansieringsmodell IS/IT : Uppdaterad finansieringsmodell IS-IT.pdf
Datum 2021-04-08
Diarienummer RS 2020-07762 4 (6)
Prislistan beräknas enligt beslutade principer vilket kan innebära att kostnaderna är högre eller lägre än 2021 års kostnader, effekten beräknas dock enligt 2021 års kostnader.
Prissättning
Priserna ska vara enhetliga i regionen för samma tjänst och det är
regiondirektören som fastställer prislistan inför kommande år. Prislistan bereds via kundrådet.
Obligatoriska tjänster, fasta och valbara, samt volymtjänster
Obligatoriska tjänster avser sådana tjänster som är koncernövergripande och inte kan påverkas av enskild förvaltning. Obligatoriska tjänster kan vara fasta eller valbara. Obligatoriska tjänster, fasta och valbara, fördelas ut i 12e delar och beräknas utifrån antalet anställda 31 mars föregående år.
Vad som är en obligatorisk tjänst, fast eller valbar, samt volymtjänst beslutas av funktionsgrupp digitalisering.
I förslaget till ny finansieringsmodell IS/IT står de obligatoriska tjänsterna för den större delen av kostnaderna. I de dialoger som skett med förvaltningarna har det lyfts önskemål om att andelen av de obligatoriska tjänsterna ska minska för att ge större möjlighet för förvaltningarna att påverka sina kostnader. Då beslut om obligatoriska tjänster och volymtjänster inte tagits ännu föreslås att styrgruppen beslutar för 2022 och att funktionsgrupp digitalisering får i uppdrag att ta beslut om detta inför 2023 och därefter.
Volymtjänster avser sådana tjänster där kostnaden varierar utifrån nyttjande av tjänsten, exempelvis:
• datortjänst (support)
• intern leasing (pc, skrivare, mobiler)
• licenser (användartjänster, programlicenser)
Utökat centralt ägande av IT utrustning är ett steg mot ökat antal volymtjänster.
Utökat centralt ägande av IT utrustning
Sedan ca 2004 ägs datorer med kring tillbehör (skärmar, dockor) centralt och intern leasas ut till regionens förvaltningar.
Funktionaliteten har varit bra och optimerat användning och hantering runt beställning, administration, avtalsföljsamhet, återtag, återköpsvärde, säkerhet och miljöriktig hantering av enheter, därför föreslås ett utökat centralt ägande av IT utrustning.
Det innebär att koncernstab digitalisering äger all IT-utrustning samt
• att hantering av hårdvaror är likvärdig i hela regionen
• att den ekonomiska hanteringen är likvärdig i hela VGR
Regionstyrelsens Beslut om Uppdaterad finansieringsmodell IS/IT - SKAS 2021-00360-1 Regionstyrelsens Beslut om Uppdaterad finansieringsmodell IS/IT : Uppdaterad finansieringsmodell IS-IT.pdf
Datum 2021-04-08
Diarienummer RS 2020-07762 5 (6)
• att IT utrustningens hela livscykelhantering säkras Förslaget omfattar:
• mobiltelefoner och ipads/plattor för hela VGR
• samtlig konferensrums IT utrustning
• alla lösa tillbehör till datorer som köps in idag utan att kopplas till PC paket, såsom skärmar, dockor mm
• IP-telefoner och annan telefoniutrustning
Undantag är MT utrustning och TV i vårdlokaler som köps lokalt. Undantaget gäller även viss IT utrustning inom Naturbruksförvaltningen och
folkhögskoleförvaltningen, ex simulatorer.
Modellen omfattar alla regionens förvaltningar inklusive skolor och regionens helägda bolag.
Funktionen säkrar också att VGR har kontroll över produkter vid utbyte och kan fånga upp allt som har ett restvärde samt säkra att VGR får så bra ersättning som möjligt vid utbyte av begagnade produkter som avyttras på
andrahandsmarknaden.
Införandet föreslås ske successivt i samband med att nya avtal tecknas dock senast 31 december 2021.
Koncernstab digitalisering tar fram processer och riktlinjer för hur återbruk, både ekonomiskt och miljömässigt, ska ske under 2021.
Genomförande och uppföljning av beslut
Ny finansieringsmodell föreslås införas 1 januari 2022.
Koncernstab digitalisering ansvarar för införande av den nya finansieringsmodell IS/IT och att arbetet följer samma årshjul som serviceöverenskommelserna.
Koncernstab digitalisering ansvarar för att ta fram en ledningsstruktur för beslut, roller, uppföljning, kommunikation och samspelsforum i DÖK-processen under våren 2021.
Kommunikation
Koncernstab digitalisering har kommunikations- och informationsansvar.
För att samverkan ska fungera på ett optimalt sätt har Koncernstab digitalisering ansvar att löpande informera och kommunicera med samtliga kunder.
Beredning
Ärendet är berett av Koncernkontoret.
Regionstyrelsens Beslut om Uppdaterad finansieringsmodell IS/IT - SKAS 2021-00360-1 Regionstyrelsens Beslut om Uppdaterad finansieringsmodell IS/IT : Uppdaterad finansieringsmodell IS-IT.pdf
Datum 2021-04-08
Diarienummer RS 2020-07762 6 (6)
I styrgruppen har representanter för NU-sjukvården och Regionservice deltagit utöver Koncernkontoret.
Information till förvaltningarna har skett genom Kundrådet för gemensam service och funktionsgrupp ekonomichefer vid flera tillfällen.
Utöver det har genomgångar av förslaget och effekterna av förslaget till ny finansieringsmodell IS/IT skett enskilt med de förvaltningar och bolag som efterfrågat detta.
Ärendet behandlas på MBL 26 april 2021.
Koncernkontoret
Ann-Sofi Lodin
Regiondirektör Thomas Front
tf. ekonomidirektör
Bilagor som ingår i beslutsunderlaget
• Finansieringsmodell IS/IT
• Effekter av ny finansieringsmodell IS/IT
Tidigare beslut
• Uppdragshandling 2020-02-21- Ta fram förslag på ny finansieringsmodell av IS/IT (RS 2020–00559)
Besluten skickas till
• Samtliga nämnder och styrelser
• Koncernstabsledningen
• Ann-Marie Schaffrath, för genomförande
Regionstyrelsens Beslut om Uppdaterad finansieringsmodell IS/IT - SKAS 2021-00360-1 Regionstyrelsens Beslut om Uppdaterad finansieringsmodell IS/IT : Effekter av ny finansieringsmodell ISIT .pdf