4 Uppföljning av internkontroll
4.2 Uppföljning av internkontrollplanen
Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2017
Kommungemensam: Avtal följs inte vid inköp. Inköp sker hos icke avtalsleverantör. Fel pris faktureras.
Övriga villkor följs inte.
Granskning av inköp i förhållande till
avtal Urval har gjorts av de fem största
leverantörerna dels avseende antal fakturor och dels avseende belopp.
Totala redovisade belopp avseende fakturor i driften uppgår till drygt 181 mnkr och de största
leverantörerna är Marks bostads AB (hyror 25 mnkr), MENIGO (livsmedel 18 mnkr), ENERGI FÖRSÄLJNING SVERIGE AB (el 12 mnkr), AD INFINITUM RECYCLING AB
(insamling och behandling kärlavfall 10,8 mnkr) MARKS KRAFTVÄRME AB (fjärrvärme 8 mnkr). Totalt antal transaktioner i driften uppgår till 38 684 st vara flest fakturor kommer från ENERGI FÖRSÄLJNING SVERIGE AB (el 4 482 st), VATTENFALL KUNDSERVICE AB (el 4 089 st), MENIGO FOODSERVICE (livsmedel 3 869 st), TELE2 SVERIGE AB (telefoni 2 594 st) STAPLES SWEDEN AB (kontorsmaterial, engångsmaterial, förbrukningsmaterial 2 462 st). För dessa urval görs inköp i enlighet med avtal. Totalt har nämnden gjort inköp av drygt 700 leverantörer under året. Problem kring avtalstrohet ligger inte i de stora leverantörerna utan där inköp görs inom områden där avtal saknas.
Avtal borde tecknas inom fler områden och bättre kunskap hos
Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2017 avtalstroheten för inköp av resor, kontorsmaterial och möbler.
Granskningen är inte gjord på artikelnivå utan den mäter vilken summa inköp som är gjord hos avtalsleverantör inom respektive område. Utfallet visar på en godtagbar avtalstrohet. Dock skulle det gå att nå högre trohet genom att styra inköpen ex via elektronisk beställning. Utfallet måste tolkas med försiktighet då mätningen inte är möjlig att göra på ett helt tillfredsställande sätt.
Kommungemensam: Chefer beslutsattesterar ”egna” kostnader såsom resor, utbildning mm
Granskning av beslutsattest gällande
chefers egna kostnader Granskning är gjord i enlighet med plan. 86 % av de granskade posterna hade en helt korrekt beslutsattest. 14 % bedöms som inkorrekta då den chef som deltagit på utbildning/resa/konferens beslutsattesterat egna poster.
Granskningen resulterade i generell information till och genomgång med chefer för att förbättra processen samt punktinsatser inom vissa områden. Granskningen resulterade också i komplettering av
kommunens ekonomihandbok då det inte finns tillräcklig information i frågan där.
Kommungemensam: Manuella utbetalningar saknar korrekta och kompletta underlag samt behörig attest.
Kontroll av transaktioner som inte är fakturor eller lön med avseende på underlag och attest
Granskning är gjord för perioderna kvartal 1, kvartal 2 och kvartal 3.
Resultatet av granskningen har visat att rutinen avseende korrekta beslutsattester på manuella utbetalningar är mycket god. I ett fåtal fall har dock underlag saknats och i samband med granskningen har frågan lyfts bland förvaltningens chefer och punktinsatser har gjorts i de fall där det har varit nödvändigt.
Frågan har även lyfts bland den personal som ansvarar för att utbetalningen verkställs.
Felaktiga årsprognoser som kan leda
till ineffektiv resursanvändning. Genomgång av redovisning samt
analys av helårsprognoser Förvaltningens chefer har haft möjlighet att lägga prognoser samtliga månader. Vid
delårsrapporter såsom april- och augustibokslut görs en extra granskning av prognoserna. Särskilt viktiga områden såsom
taxeintäkterna för VA och Avfall granskas enligt särskild rutin varje månad och prognos läggs utifrån denna. Det har främst varit prognosjusteringar inom VA-verksamheten där kapitalkostnader har räknats ner men där också driftposter är justerade med anledning av vädersituationen. Även personalkostnader granskas särskilt och vid behov ifrågasätts rimligheten i verksamhetens prognoser och justeringar görs där det är nödvändigt. Ytterligare områden
Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2017 Genomgång av redovisning
avseende korrekta kodsträngar Granskning avseende
bokföringsposter är gjort under samtliga månader. Med tanke på antalet transaktioner och den komplexa kodplan som nämnden arbetar med är antalet
felbokföringar mycket få. De flesta fel har uppkommit avseende personalkostnader och då främst löneposter som avser
timrapportering.
Felaktiga uppgifter i
leverantörsregistret Granskning av att rutin Inyett följs Inyett används som ett hjälpmedel i hanteringen av leverantörer och leverantörsfakturor samt vid kontroll av inköpstrohet. Eventuella
indikationer och varningar från Inyett tas om hand löpande.
Fel belopp faktureras och kundreskontra samt huvudbok är inte korrekt uppdaterade
Granskning av att rutin för
debiteringsprocess följs Rutinen för debiteringar med filöverföring följs. Under året har uppföljningen inte visat på några avvikelser som man behövt gå vidare med.
Osäkra fordringar avseende VA och
Avfallskollektivet kvarstår Granskning avseende nedskrivning av osäkra fordringar inom
VA/Avfallskollektivet
Nedskrivning av osäkra fordringar inom VA/Avfall har gjorts i november 2017. Nedskrivning har gjorts av de fakturor som har gått vidare till betalningsföreläggande hos Kronofogden. Nedskrivet belopp 2017 uppgår till ca 114 tkr brutto eller ca 91 tkr netto. Aktuell rutin följs som den ska.
Personal
Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2017
Kommungemensam: Brister i kompetensförsörjningsprocessen - hantering av kravprofil och referenstagning
Uppföljning av om kravprofiler
upprättas vid rekrytering Uppföljning med chefer inom förvaltningen har gjorts och resultatet visar att kravprofiler upprättas vid varje rekrytering.
Uppföljning av om referenser tas vid
rekryteringar Stickprov gjordes under hösten 2017 och det kan konstateras att
referenstagningar är vanligt, men förekommer inte i alla rekryteringar.
Felaktiga anställningsvillkor Information till chefer Under 2017 har chefsdagar genomförts vid två tillfällen där information om bland annat arbetsmiljö har lämnats. Cheferna har också getts möjlighet att träffa varandra för att utbyta erfarenheter mellan verksamheterna.
Kontroll av anställningsavtal Under hösten 2017 kontrollerades ett urval av anställningsavtal gjorda inom respektive verksamhet genom stickprov. Majoriteten av
anställningsavtalen motsvarade uppgifterna i rekryteringsannonsen.
Tjänster som avvek från
rekryteringsannonserna i förhållande till anställningsavtalet var
annonserna kombitjänst och
Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2017 Felaktig löneutbetalning Kontroll av att rutin följs Checklista inför lönekörning har
under året uppdaterats och gjorts känd för alla i gruppen. Avstämning av kontroller enligt listan diskuteras löpande på verksamhetsmöten.
Att kontrollen av tidrapporter utförs följs upp i samband med uppföljning av mål
Tidrapporter följs upp varje månad i samband med att målet för korrekt antal tidrapporter redovisas.
Redovisningen har visat på en kvalitetsförbättring av tidrapporterna under året.
Medarbetare hamnar i
långtidsjukfrånvaro Granskning av upprepad
korttidssjukfrånvaro Genomgång av personer med upprepad korttidsfrånvaro
genomfördes i juli. I jämförelse med juli föregående år har antalet personer med korttidssjukfrånvaro ökat från 16 till 25 personer.
Återkoppling till berörda chefer har skett under hösten 2017.
Medarbetare arbetar i allt för hög
omfattning Genomgång att regler enligt
arbetstidslag följs Kontinuerlig uppföljning har gjorts under året av alla anställdas övertidsuttag för att säkerställa att arbetstidslagen följs.
Administration
Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2017
Kommungemensam: Bristande
efterlevnad av delegationsordning Granskning av mallar och
återrapportering till nämnd. Befintliga mallar har vid behov reviderats.
Kommungemensam: Bristande
efterlevnad av arvodesreglemente Genom stickprov efter utbetalning
kontrollera att reglementet följs. Löneenheten bör utföra manuell kontroll av att rätt uppgifter från underlagen lagts in i lönesystemet.
Ett par gånger under året har en visuell kontroll av
löneutbetalningarna genomförts via budget och prognos för att upptäcka orimliga avvikelser. För
löneutbetalningarna i mars
respektive oktober månad 2017 har fem lönespecifikationer kontrollerats avseende sammanträdesarvoden och övriga ersättningar.
Styrdokument är okända, blir inaktuella och ger felaktig information
En gång per år kontrollera att
styrdokumenten är aktuella. Genomgång av ett urval av styrdokument har bland annat lett till att det i ett styrdokument gjorts en redaktionell ändring och en uppdaterad version har publicerats på hemsidan. Vid olika typer av möten (exv APT) har information om några specifika styrdokument och styrdokument i allmänhet getts.
Information som lämnas till inkommande samtal kan vara felaktig eller inaktuell
Kontroll av att information samlas in
och delas inom gruppen Rutinen för att dela information inom gruppen följs. Avstämning är gjord med berörd personal på verksamhetsmöte. Rutinen ska diskuterats på utvecklingsdag framöver.
Vatten- och avloppsförsörjning
Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2017
Risk för förorenat grundvatten i
samband med trafikolyckor Kontroll av att rutiner följs Rörnät har vidtagit åtgärder. De tar med Absol vid schaktning i
vattenskyddsområden, och parkerar inte maskinerna över natten i vattenskyddsområden.
Gata/park lämnar in anmälan till miljökontoret vid arbeten i och vid vattenskyddsområden motsvarande försiktighetsåtgärder som Rörnät.
Felaktig provtagning eller
laboratorieanalys Uppföljning av att rutiner följs samt
ackrediteringskontroll Provtagningspersonalen är informerad om var rutiner för dricksvattenprovtagning finns.
Laboratoriet som kommunen anlitar för analys av vattenprover är ackrediterad enligt SS-EN ISO/IEC 17025.
Bristfälligt underhåll av
ledningsnätet Uppföljning av att rutiner följs genom kontroll av dokumentation och intervjuer
Uppdaterade drift- och
underhållsplaner saknas till stor del.
Dokumentation av åtgärdade driftstörningar rapporteras i Geosecma.
Risk för felaktig information till
kunder och entreprenörer. Uppföljning av att granskning skett När det gäller debitering av
anläggningsavgifter har attest gjorts av enhetschef enligt rutin.
Felaktig debitering Kontroll av att rutin följts Rapporten granskad avseende dubbla signaturer och rutinen följs.
Dubbla signaturer fanns på rapporten.
Avfallsverksamhet
Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2017
Felaktig debitering Kontroll av att rutin följs Rapporten granskad avseende dubbla signaturer och rutinen följs.
Dubbla signaturer fanns på rapporten.
Personalen på återvinningscentralen
exponeras för asbest Uppföljning av att arbetsrutin för
asbesthantering följs Asbest har ej kontrollerats på skyddsrond. Framtagande av rutiner för hantering av asbest pågår.
Trafik
Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2017
Olyckor på kommunala GCM-vägar och vägar med anledning av dålig sikt och framkomlighet
Uppföljning av att besiktning skötts enligt plan samt att rutin avseende information följs
Verksamheten arbetar kontinuerligt med detta. Dokumentation
(broschyr) delas ut i brevlådan vid behov.
Olyckor med anledning av eftersatt
beläggningsunderhåll Uppföljning av att drift- och
underhållsplanen följts Beläggningsplan har genomförts efter tilldelade medel.
Avmarkering av åtgärdade fel görs ej löpande utan periodvis.
Ökad otrygghet och olycksrisk för
trafikanter och fotgängare på grund Att belysningsronder skett enligt
plan Tre belysningsrundor per år utförs.
Fel dokumenteras.
Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2017 Inga tillbud under året.
Grön miljö
Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2017
Fel och brister i elutrustning på
juldekorationer Kontroll av att rutiner följts Arbetsmiljöronder utförda och dokumenterade. Utrustning genomgången under sommarhalvåret.
Fel och brister i lekutrustning leder
till att barn och vuxna skadas Kontroll att besiktningar gjorts Intervju genomförd med ansvarig gatuingenjör. De planerade besiktningarna under 2017 är genomförda.
Lokalförsörjning
Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2017
Dålig inomhusmiljö och kostsam förvaltning med anledning av felaktig hantering
Utvärdering av rapport Arbete pågår kontinuerligt med uppföljning av avvikelser och förebyggande åtgärder.
Brister i underhållsplan Granskning om underhållsplanen har
reviderats under året Arbete pågår med uppdateringar.
Bygglov går ut/bygglov söks inte i
tid Granskning av att befintligt register
innehåller samtliga tillfälliga bygglov samt översyn om bygglov som går ut inte är uppmärksammade
Granskning utförd och vissa ärenden kan saknas, samverkan med bygg och miljö fortsätter. Registret skall därefter läggas in i avtalsdatabasen, så att signal via mail går ut i tid före att förnyad ansökan skall ske.
Uppsägning av hyreskontrakt
bevakning Granskning av att det digitala
registret är uppdaterat enligt rutin Arbete pågår i samverkan med bygg o miljö.
Måltidsförsörjning
Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2017
Måltidsgäster blir sjuka HACCP kontroller med journalblad Dagliga kontroller sker via webbverktyg inklusive avvikelser.
Respektive kök och ansvariga chefer/ledare har möjlighet att se status och eventuella åtgärdsbehov via webbverktyget. Uppföljning under året redovisar ett gott resultat och att befintliga rutiner efterlevs samt fungerar.
Grundförutsättningar Under 2017 har all hantering av dokument och kontroller inom livsmedelshygien digitaliserats i ett webbverktyg. Under hösten har alla grundförutsättningar kvalitetssäkrats via verktyget. Webbverktyget kommer fortlöpande innehålla rutiner för uppföljning.
Matgäster blir sjuka - servering Årliga revisioner Under 2017 har kostverksamheten digitaliserat revideringsarbetet och ligger online i ett webbverktyg.
Webbverktyget är i sin tur kopplat till rådande livsmedelslagstiftning
Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2017 Dyrt omhändertagande av matrester
och stor miljöpåverkan Mätning av svinn Matsvinnet har mätts genom ett större verktyg, SkolmatSverige-verktyget. Matsvinnsmätningen har gett ett utfall på tallrikssvinn om ca 28 gram per portion. Resultatet är högre än förväntat och
kostverksamheten kommer nyttja utfallet för att sätta nytt mål för uppföljning under kommande år.
Lokalvård
Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2017
Person-, eller materialskador Kontroll av att kemiska ämnen
förvaras och hanteras korrekt Uppföljning sker löpande via tillbudsrapporteringar, skyddsronder samt via kvalitetskontroller.
Resultatet av uppföljningen är att personskador utifrån kem och dess hantering inte har uppstått under 2017. Materiella skador har heller inte rapporterats. Uppföljningen pekar dock på behov av ökad andel golvvårdsinsatser. Möjligheten att genomföra golvvårdsinsatser blir färre och färre i takt med att mer och mer verksamhet är igång större delen av året.
Teknisk service
Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2017
Bil framförs av obehörig person eller
person som inte är i kördugligt skick Kontroll/avstämning om rutiner
avseende körkort har följts Rutinen för uppvisade av giltigt körkort vid utlämning av poolbil följs. Avstämning gjord med berörd personal på medborgarkontoret, Kunskapens hus och reception Kinnaström.
Arbetsmarknadsåtgärder
Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2017
Dålig stängsling leder till att djur
kommer utanför inhägnade områden Uppföljning av att besiktning skett Gräsröjning vid stängsel utförd för att inte djuren ska ta sig genom elstängsel. Daglig besiktning.
Ramsholmen och Björkesbacka är aktuella för närvarande.