Rensa skrivbordet
Clear Your Desk
Filippa Brodén Svensson
Produktdesign
2
Rensa skrivbordet
- Ett examensarbete om hur organisering av papper gynnar kontorsarbetare
Clear Your Desk
- A thesis about how organizing paper favors office workers
15 högskolepoäng Filippa Brodén Svensson
Produktdesign HT 2009 – VT 2012 Teknik och samhälle, Malmö högskola Examinator: Kristina Lindström Handledare: Kasper Medin
3
Sammanfattning
Detta examensarbete har fokuserat på att undersöka hur en produkt kan utvecklas för att hjälpa kontorsarbetare på kommunhus att organisera sina papper på skrivbordet. Vilket i sin tur kan öka koncentrationen och sänka stressnivån hos de anställda.
För att få en bättre inblick i den nuvarande situationen för kontorsarbetare genomfördes intervjuer och observationer. Här upptäcktes det att många har pappershögar på skrivborden istället för att ha dem i en hylla. En
undersökning av vad som erbjuds på marknaden utfördes för att se vad som finns samt vilka lösningar de produkterna har. För att utveckla koncept gjordes idégenereringar. Koncepten utvärderades med skissmodeller och matrisutvärdering. Det resulterade i konceptet Radhus.
Bearbetning av koncept Radhus resulterade i Hyllkammen. Hyllkammen blev därefter utvärderad vilket ledde till Hyllan och Kammen. Hyllan och Kammen jämfördes och beslutet blev att gå vidare med Hyllan.
Hyllan resulterade i Sort It, som är en liggande hylla med 12 fack och 4 lådor. Sort It hjälper kontorsarbetare att organisera sina pappershögar. Det gör att
kontoret blir mindre stökigt vilket kommer göra att kontorsarbetare kan koncentrera sig bättre.
4
Abstract
This thesis project’s focus has been to study how a product can be developed to help office employees at the municipality’s building to organize paper at their desk. It can favor them in a way so that they can concentrate better at their work and possibly have a lower stress level.
To get a better insight in how office employees’ offices look like, interviews and observations were arranged. Here I found out that they have a lot of paper piles on their desk instead of having them in a shelf. Research of what
products exist on the market was done, to see what has been made as well as what solutions those products have. Brainstorming of ideas was made to develop concepts. The concepts were evaluated with sketch models and a matrix evaluation. Here I discovered a new concept that I chose to move forward with, concept Radhus.
A process development of concept Radhus resulted with Hyllkammen.
Hyllkammen were then evaluated which lead to Hyllan and Kammen. Hyllan
and Kammen were compared and the decision of moving on with Hyllan was made.
Hyllan resulted with Sort It, which is a shelf with 12 compartments and 4
drawers. Sort It will help office employees to organize their piles of paper.
Sort It makes the office less messy which is going to help the office
employees to concentrate better.
Keywords: organize, paper piles, desk, office
Tack till:
Jag vill tacka min handledare, Kasper Medin,
5
Innehåll
1 Introduktion ... 8 1.1 Projektbeskrivning...
8 1.2 Målgrupp ... 9 1.3 Mål ... 9 1.4 Syfte ... 9 1.5 Frågeställning ... 9 1.6 Avgränsningar ... 91.7 Introduktion till ämnet ... 10
2 Förstudie ... 13
2.1 Metodval och genomförande ... 13
2.1.1 Intervjuteknik ... 13 2.1.2 Observation ... 14 2.1.3 Imageboard ... 15 2.1.4 Marknadsstudie ... 15 2.1.5 Cross chart ... 16 3 Resultat ... 17 3.1 Resultat intervjuer ... 17
3.1.1 Intervjuer med sekundära målgruppen, Kjell och Agneta ... 17
3.1.2 Intervjuer med primära målgruppen, Susanne och Staffan ... 17
3.2 Resultat observationer ... 20 3.3 Resultat imageboard ... 22 3.4 Resultat marknadsstudie ... 23 3.5 Resultat crosschart ... 27 4 Analys ... 28 4.1 Intervjuer ... 28 4.2 Observationer ... 28 4.3 Marknadsstudie ... 29 5 Slutsats ... 30 5.1 Slutsats av förstudien ... 30 5.2 Målgruppens problem ... 31
5.3 Målgruppens behov och önskningar ... 32
5.4 Slutsats om marknaden ... 33
5.5 Funktionsanalys ... 34
5.6 Kravspecifikation ... 35
6 Produktutveckling ... 36
6.1 Skisser 1: idéer ... 36
6.1.1 Metod, skisser 1: idéer ... 36
6
6.2 Idégenereringar ... 39
6.2.1 Metod, Osborns idésporrar ... 39
6.2.2 Metod,Brainwriting ... 39
6.2.1.1 Resultat, Osborns idésporrar ... 40
6.2.2.1 Resultat, Brainwriting ... 42
6.3 Koncept ... 45
6.3.1 Metod, koncept ... 45
6.3.2 Resultat, koncept ... 46
Koncept 1: Design Shelf ... 46
Koncept 2: Kombination ... 47
Koncept 4: Skyscraper ... 49
6.4 Skisser 2: skissmodeller ... 49
6.4.1 Metod, skisser 2: skissmodeller ... 49
6.4.2 Resultat, skisser 2: skissmodeller ... 50
Koncept 1: Design Shelf ... 50
Koncept 2: Kombination ... 51
Koncept 3: XS ... 52
Koncept 4: Skyscraper ... 53
Koncept 5: Radhus ... 53
6.5 Skisser 3: form ... 54
6.5.1 Metod, skisser 3: form ... 54
6.5.2 Resultat, skisser 3: form ... 54
6.6 Matrisutvärdering ... 57
6.6.1 Metod, matrisutvärdering ... 57
6.6.2 Resultat, matrisutvärdering... 58
6.7 Skisser 4: mängd/storlek ... 60
6.7.1 Metod, skisser 4: mängd/storlek ... 60
6.7.2 Resultat, skisser 4: mängd/storlek ... 61
6.8 CAD modellering 6.8.1 Metod, CAD modellering ... 62
6.8.2 Resultat, CAD modellering ... 63
6.9 Hyllkammen ... 64 7 Analys ... 65 7.1 Skisser ... 65 7.2 Idégenereringar ... 66 7.3 Koncept ... 66 7.4 Matrisutvärdering ... 67 7.5 CAD Modellering ... 67 7.6 Hyllkammen ... 68 7.6.1 Vidareutveckling av Hyllkammen ... 70
7
8 Slutsatser och resultat av projekt ... 74
8.1 Slutsatser kring koncepten ... 74
8.1.1 Koncept: Design Shelf ... 74
8.1.2 Koncept: Kombination ... 74
8.1.3 Koncept: XS ... 74
8.1.4 Koncept: Skyscraper ... 74
8.1.5 Koncept: Radhus ... 74
8.2 Slutprodukten: Sort It ... 76
8.3 Material och tillverkning ... 81
9 Diskussion ... 82 9.1 Utvärdering av metoder ... 83 7 Reflektion ... 84 Källförteckning ... 85 Figurförteckning ... 86 Bilagor Bilaga 1 ... 88 Bilaga 2 ... 89 Bilaga 3 ... 90 Bilaga 4 ... 93 Bilaga 5 ... 95 Bilaga 6 ... 97
8
1 Introduktion
Detta examensarbete har undersökt hur vi påverkas av vår omgivning och vad jag, som produktdesigner, kan göra för att förbättra en del av den. Genom att undersöka hur kontorsarbetarens arbetssituation ser ut kan jag vara med och påverka den. Uppsatsen är uppdelad i två delar; förstudie och
produktutveckling. Först är bakgrunden till projektet beskriven därpå kommer metoder och genomförning av förstudien. Därefter framställs resultaten för metoderna och efter resultaten finns en sammanfattande analys av resultaten. Sedan har slutsatser dragits och sammanfattas som tars vidare till
produktutvecklingsdelen. I produktutvecklingsdelen beskrivs varje metod, genomförande och resultat var efter varandra. Resultaten analyseras och produktidé utvecklas och utvärderas. Sedan framställs slutresultat för detta projekt. Sist i uppsatsen finns en diskussion samt en reflektion av projektet. Se process till höger, figur 1, denna figur eller delar av figuren kommer visas fler gånger i uppsatsen för att underlätta/påmina läsaren om vilken del av
processen som framställs.
1.1 Projektbeskrivning
Hur påverkar omgivningen vårt välmående? Vi spenderar i snitt åtta timmar om dagen, fem dagar i veckan på vår arbetsplats. Det är viktigt att trivas i sin arbetsmiljö för att utföra ett bra jobb. En studie utförd på University of Exeter’s School of Psychology visar att anställda som får vara med och utforma sin egen arbetsmiljö inte enbart är gladare och friskare, de är också upp till 32 % mer produktiva.1 Avsikten med projektet var att hitta en smart lösning för kontorsarbetarna som hjälper dem att hålla ordning kring sina saker som gör att de kan fokusera på sitt jobb. Genom att få struktur och ett system som gör att det är mer undanplockat slipper hjärnan ta in så mycket information hela tiden, det medför att vi kan fokusera bättre. Hos många skapar det mindre stress om vi fokuserar på en sak i taget. I projektet undersöktes det hur vår omgivning påverkar oss och utvecklades en produkt som hjälper kontorsarbetare att organisera som även fungerar för
inköpsansvarig att köpa in.
1
Psychology, University of Exeter. (hämtad 2011-11-10).
http://psychology.exeter.ac.uk/latestnews/featurednews/title_98638_en.html
9
1.2 Målgrupp
Den primära brukaren är kontorsarbetare på kommunhus som har ett eget kontorsrum, inom Skåne län. Produkten kommer att rikta sig till kontorsarbetare som redan idag har organiserade pappershögar, som tar mycket plats, på sina skrivbord (se 3.2 Resultat observation, figur 9 och 12)dvs. de som har ett behov och en önskan att organisera sitt arbetsmaterial, men som inte har en bra produkt som motsvarar deras behov.
Den sekundära brukaren är inköpsansvarig av kontorsmöbler för kommunhusen. De ansvarar för val av inköp till kommunhusen men även till skolor och andra verksamheter i kommunen.
1.3 Mål
Vid projektets slut ska ett koncept vara genomarbetat som gynnar kontorsarbetares
organiseringsförmåga och konceptet visualiserat genom 3D rendering samt en arbetsritning. En uppsats kommer också att skrivas för projektet.
1.4 Syfte
Syftet med projektet är att hjälpa kontorsarbetare att organisera sina saker på skrivborden, vilket i sin tur kommer få dem att kunna fokusera lättare. Med ordning kommer förhoppningsvis stressnivån att sjunka.
1.5 Frågeställning
Frågeställning 1: Hur kan en produkt utvecklas för att hjälpa kontorsarbetare att organisera sina papper på kontoret?
Frågeställning 2: Hur påverkas kontorsarbetare av en arbetsplatsa belamrad/översvämmat med papper?
1.6 Avgränsningar
Projektet är avgränsat till 15 högskolepoäng d.v.s. 10 arbetsveckor. Metoderna som ska utföras kommer att ske i Sverige. Produkten skall hjälpa kontorsarbetare att organisera en del av sitt kontor. Projektet kommer att rikta sig mot närförvaring på skrivbordet och som är arbetsrelaterat material. I projektet kommer förslag av materialval samt tillverkningsteknik väljas men behandlas inte mer djupgående.
10
1.7 Introduktion till ämnet
Jag har valt att fördjupa mig i hur arbetsmiljön berör kontorsarbetare för att få förståelse för vad som kan påverka dem negativt. I detta projekt är målet
att produkten ska ha en positiv inverkan och eliminera negativ påverkan. För att få förståelse hur omgivningen påverkar kontorsarbetare i deras arbetsmiljö har jag undersökt ergonomi, stress och hur hjärnan hanterar informationsintaget. De är olika faktorer som påverkar oss psykiskt och som
tillsammans kan ge en del svar på hur vi reagerar på vår omgivning. Detta är en bra utgångspunkt för att få förståelse för projektets innehåll.
Arbetsmiljöverket skriver att människor kan utföra de flesta arbetsrörelser och inta olika arbetsställningar utan att skadas, om de inte upprepas ofta eller pågår under en lång tid.2 Enligt
intervjuer med den primära målgruppen (se 3.1 Resultat intervjuer) letar de ofta upp papper som de har på skrivborden. Det är då en bra idé att försöka följa de rekommenderade mått som arbetsmiljöverket presenterar och utveckla produkten så att kontorsarbetaren slipper utföra påfrestande rörelser (se figur 2 och figur 3).
3
Figur 24 Figur 35
Genom att ha papper framme på skrivbordet istället för i hyllan bakom eller i hurtsen nedanför
undviker de obekväma rörelser när de ska hämta papper. När papperna ligger framme på bordet tar det mindre tid att ta fram.
2
Arbetsmiljöverket. Påfrestande arbetsställningar och arbetsrörelser. (hämtad 20-02-2012). http://www.av.se/teman/ergonomi/risker/pafrestande/index.aspx 3 Ibid. 4 Ibid. 5 Ibid.
11 Hjärnan tar konstant in information från omgivningen, bearbetar och lagrar det som är viktigt.
Är det då stökigt på arbetsplatsen såsom att en massa papper ligger på skrivbordet medför det att det blir svårt för hjärnan att fokusera på vad som är viktigt och vad som ska sållas bort. Klingberg förklarar att våra hjärnor har en limiterad kapacitet för att hantera information ”Uppmärksamheten är
portalen mellan informationsfloden och hjärnan. Att rikta sin uppmärksamhet mot något är detsamma som att välja ut information. En liten del av allt det som är tillgängligt ska ges prioritet.”6
”Oavsett om det sker genom personliga konstrukt, mentala kartor eller kognitiva scheman tar den
upplevda världen hand om, filtrerar, bearbetar, lagrar och ger mening åt information och styr ytterst reaktionerna på yttervärlden.”7
SvD beskriver i en artikel att det är bekräftat att mindfulness är bra för välbefinnandet. Läkaren, Ola Schenström, säger i artikeln ”Vi lever i ett slags ”ADHD-samhälle” med hyperaktivitet och
uppmärksamhetsbrist. För att klara av att leva i en så distraherande värld och inte bli stressade av all information vi översköljs med, måste vi träna upp vår förmåga att välja bort och emellanåt rikta hela vår uppmärksamhet mot en enda sak under en längre tid.”8
D.v.s. på kontoren finns det mycket mer som distraherar oss än bara pappershögarna som finns på skrivborden. Telefonen ringer, e-mail ska besvaras, pappersarbete ska göras vilket kan medföra att det blir svårt att fokusera på en sak. Om vi då kan bli av med åtminstone en faktor som stör arbetsdagen kan vi göra den distraherande världen mindre distraherande.
”När det gäller hjärnan kan man koppla ökad stress till både sämre arbetsminne och sämre
långtidsminne.”9 ”Det finns inte någon enkel koppling mellan informationsmängd och
stresshormoner.”10 Därav är det svårt att konstatera att oordning på sin arbetsplats ökar stressnivån. Det är en personlighetsfaktor, hur vi uppfattar omvärlden och hur vi hanterar situationer, men som Cassidy sa kan vadsomhelst bli en stressor. De som har benägenhet till att sortera sina papper till olika högar på skrivbordet kan också ha benägenhet av att må bra av att det är strukturerat och organiserat i deras omgivning.
”Begreppet psykosocial arbetsmiljö avser samspelet mellan individen och den omgivande miljön. Som
människor påverkas vi av vår arbetsmiljö, men är på samma gång en del av den och förändrar
6
Torkel Klingberg. Den översvämmade hjärnan. S.23. Stockholm: Natur & Kultur, 2007
7
Tony Cassidy. Stress, kognition och hälsa. S. 97. Lund: Studentlitteratur, 1999
8
Anna Lagerblad. Hjärnan mår bra av stilla fokus. SvD Nyheter. 2010-05-18. (hämtad 27-02-2012). http://www.svd.se/nyheter/idagsidan/psykologi/hjarnan-mar-bra-av-stilla-fokus_228243.svd
9
Klingberg, s.153.
10
12
den.”11Vi blir alla påverkade av vår omgivning och en omgivning som har mycket pinaler kan göra det svårt att ge uppmärksamhet åt det arbete man vill koncentrera sig på. Om vi lätt blir distraherade av vår omgivning går det åt energi för att koncentrera sig. Genom att lägga energi på att fokusera, finns det en tendens till att bli utmattad snabbare och därmed kanske få mindre arbete gjort samt bli stressad av återstående arbete.
Alla kanske inte blir stressade av en stökig arbetsplats men att en del blir det stämmer då Cassidy säger att ”Vilken händelse eller företeelse i yttervälden som helst kan bli en stressor och att ingen
händelse eller företeelse kan identifieras som stressor utan att man känner till personens bedömning av densamma.”12 Stökig omgivning behöver inte vara orsaken till stress hos kontorsarbetare men våra hjärnor är inte uppbyggda för en sådan miljö.
”Den hjärna vi föds med i dag är genetiskt sett närmast identisk med den hjärna
cromagnonmänniskorna föddes med för 40 000 år sedan. Om det finns en genetiskt inbyggd
begränsning i vår förmåga att hantera information härstammar den alltså från den här tiden, när det teknologiskt mest avancerande föremålet var den hullingförsedda benharpunen. Samma hjärna ska nu hantera den flod av information som det digitala samhället öser över oss.”13
11
Eva Holmström, Margit Eklundh och Kerstina Ohlsson. Människan i arbetslivet, teori och praktik. sida 63. Lund: Studentlitteratur, 1999.
12
Cassidy, s. 96.
13
13
2 Förstudie
2.1 Metodval och genomförande
De metoder som valdes att göra till förstudien gjordes med hänsyn att besvara frågeställningen och föra projektet vidare till en färdig produktidé. De metoder som har utförts i förstudien är intervjuer, observationer,
marknadsstudie och cross chart. I förstudien har dessa metoder valts för att få reda på hur kontorsarbetarnas arbetssituation ser ut och hur dess generella hantering av pinaler på skrivbordet ser ut.
2.1.1 Intervjuteknik
Intervjuer är bra att använda sig av när man vill ta reda på kunskaper, åsikter, tyckanden o.s.v. av en population.14 Intervjuer är en muntlig kommunikation medan enkäter är en skriftlig.15
Semistrukturerade intervjuer är en blandning av strukturerade och ostrukturerade frågor. Strukturerade intervjuer ”innebär att det på förhand är givet både frågor respondenten får och hur de formuleras.
Då ges inget utrymme för improvisering. Å andra sidan kan frågorna vara ostrukturerade och alltså lämna intervjuaren möjlighet att fråga om allt möjligt som hon kan komma att tänka på under själva utfrågandet.”16
Intervjuerna gjordes med syfte att få reda på vad primära målgruppens arbetssituation såg ut. Hitta målgruppens behov och åsikter om deras kontor och vad som kan förbättras. Vad de upplever som problematisk i organiseringen av arbetsmaterial/pinaler på deras kontor. Intervjuer med sekundära målgruppen gjordes för att ta reda på hur det fungerar när kommunhusen köper in möbler till sina kontorsarbetare och vad som designer behöver eventuellt tänka på under utvecklingen av en produkt i det sammanhanget.
Både semistrukturerade och ostrukturerade intervjuer genomfördes i projektet med både öppna och stängda frågor. Initialt valdes semistrukturerade intervjuer för att ha en tydlig riktning i intervjun men med tillåtelsen av följdfrågor. Stängda frågor användes avsiktligt för att få bekräftat att respondentens tycke var tydligt ja eller nej.(se bilaga 1 till 4 för intervjuernas frågor och svar)
14
Rolf Ejvegård. Vetenskaplig metod för projektarbete. s. 37. 2 uppl. Lund: Studentlitteratur, 2002
15
Ibid.
16
14 Det upptäcktes efter första intervjun med sekundära målgruppen att det var bäst att använda
ostrukturerad intervju då frågorna som var förberedda inte var aktuella. Spontana frågor ställdes för att få att relevant information om vilka kriterier inköp av produkter för kommunhusen har. Inledning av andra intervjun med sekundära målgruppen började liknande som första.
2.1.2 Observation
Observera är något vi gör dagligen men observation som en metod i ett projekt är planerad. En observation kan vara deltagande eller icke-deltagande. Precis som intervjuer kan observationer vara strukturerade, semistrukturerande eller ostrukturerade.
Observationerna i detta projekt utfördes i samband med intervjuerna av målgruppen. Observationerna var icke-deltagande och ostrukturerade. I Ostrukturerade observationer försöker observatören få med allt relevant som sker och antecknar hela tiden.17 Syftet med att göra observationer så väl som intervjuer var för att fånga det som kanske ansågs vara en självklarhet för målgruppen men som en utomstående observatör kan lättare hitta förbättringsområde.
Före observationerna gjordes hade observatören inte förbestämt att undersöka pappershögar utan detta var något som visades vara målgruppens problemområde när det gäller att ha organiserat/rensat skrivbord. Observationerna gav en stor inblick av hur mycket papper kontorsarbetarna väljer ha framme trots stora möjligheter till att förvara papper på annat sätt.
En icke-deltagande observation försöker observatören inte påverka situationen och har ett objektivt förhållningssätt som är fokuserat på datainsamling.18 I en icke-deltagande observation brukar det vara ett förutbestämt urval av situationer eller beteenden som observeras.19 I denna observation iakttogs hur kontoren såg ut på kommunhusen idag och vilka pinaler som ligger på skrivborden. Vad för typ av pinaler är det och vad har de mest av? Är det personliga saker, papper, pennor, kablar, muggar eller annat? Observationerna gjordes med hjälp av en kamera och gjordes på Lommas och Burlövs kommunhus. Efter observationerna var genomfördes så sammanställdes fotona till en ”överblicks” illustration. Där kontorena var ritade som sedda ovanifrån och hur skrivborden var placerade i rummet. De olika pinalerna på skrivbordet blev representerade av olika färger för att visuellt lättare kunna särskilja objekten och se hur användaren placerar sakerna.
17
Eva-Lotta Sallnäs. Utvärderingsmetoder inom MDI DH2408 Kvalitativ metod och analys. 2008. (hämtad 2012-02-14). http://www.csc.kth.se/utbildning/kth/kurser/DH2408/utvard08/forelasningar/F4_Kvalitativ_08.pdf
18
Ibid.
19
15
2.1.3 Imageboard
Imageboard är ett verktyg som designern visuellt kan kommunicera en idé/koncept/mål med samling av bilder, form och färg. Studenten valde att använda sig av detta verktyg för att sammanfatta känsla och intryck av produkter och möbler som finns i kontorsrummen på kommunhusen. ”Syftet är att kommunicera de känslor, den framtoning och de egenskaper som man vill att
idén/konceptet/produkten ska förmedla – för oss själva och andra. Skapa en känsla som den slutgiltiga produkten senare ska överensstämma med.”20
Syftet även för just detta projekt är att dessutom förmedla åt vilket håll slutproduktens formspråk kommer efterlikna för att på sätt passa in så bra som möjligt med de andra produkterna på
kommunhusen. Det framkom under intervjuerna att produkten som utvecklas bör passa in med den resterande inredningen på kontoren och då också inte överstrida deras budget dvs. att produkten inte blir ”för lyxig” som en av de intervjuade uttryckte sig.
Genomförande av imageboarden skedde med hjälp av bildredigeringsprogrammet Photoshop där olika bilder av produkter och möbler redigerades och sammansattes. Bilderna är både från observationerna och google.com med sökningar på kommunhusens möbelleverantörer.
2.1.4 Marknadsstudie
För att få en bra förståelse för hur produkter inom kontorsförvaring ser ut på dagens marknad gjordes en marknadsstudie. Syftet var att undersöka vilka lösningar som finns på marknaden och förhindra att utveckla en befintlig produkt.
Marknadsstudier används av produktutvecklingsföretag för att undersöka nya produktidéer där företagen informerar sig om marknader och kundens behov21. Marknadsstudier är en del av
bakgrundsresearch som görs för att utveckla nya idéer och för att se vart på marknaden företaget vill placera sig samt ta reda på vilka möjligheter och hot som finns.22
Marknadsstudiens fokuserade på förvaringsprodukter som kan placeras på skrivbordsytan. Detta pga. det upptäcktes under observationerna och intervjuerna att målgruppen behöver hjälp med förvaringen samt organiseringen/sorteringen på det området dvs. skrivbordsytan. Det var även intressant att undersöka vissa andra lösningar för kontorsförvaring som t.ex. olika anordningar som fästs på väggen.
20
Metodbanken. Imageboard. (hämtat 2014-05-14) http://www.metodbanken.se/2013/01/17/imageboard/
21
N.F.M Roozenburg och J Eekels. Product Design: Fundamentals and Methods. S. 15. Chichester. John Wiley & Sons, 1995
22
16 För att eventuellt se om det kunde vara ett alternativ till att förvara och organisera sina saker
målgruppen har på skrivbordet.
Jag granskade Burlövs och Lommas kommun möbelleverantörers sortiment (Kinnarp, IFG, Input, Kontorsfunktion och Esby). Jag undersökte även andra företag som har kontorsmöbler. Sökning har även skett på www.google.com med sökord som kontorsförvaring, förvaring, organisera, papper, office, office storage samt organize papers. Att även ha sökt på engelska medförde ett större sökresultat för produkter som finns på den internationella marknaden.
2.1.5 Cross chart
Cross chart är ett verktyg som kan användas till att analysera de företag man jobbar mot och få ett grepp om deras befintliga sortiment. En cross chart utgår från två begreppspar som placeras som ett kors. Sedan placerar man in, genom uppskattning och research, de produkter man vill analysera i korset och får på så sätt fram en visuell ”karta” över marknads”landskapet” man rör sig inom.23 De två begreppsparen är: Organiserar bra/organiserar dåligt och På skrivbordet/vid skrivbordet. Bedömning kring ifall en produkt organiserar bra eller dåligt utgår även efter krav specifikationen dvs. efter primära målgruppens behov.
I detta projekt användes cross chart till att visualisera marknadsstudien för att se hur produkterna på marknaden förhåller sig till projektet samt att det förtydligade var slutprodukten bör hamna på cross charten. Cross charten visade även vilka brister som fanns på marknaden i förhållande till
målgruppens behov, se 5.6 Kravspecifikation.
23
17
3 Resultat
3.1 Resultat intervjuer
3.1.1 Intervjuer med sekundära målgruppen, Kjell och Agneta
(se bilaga 1 och 2 för fullständiga intervjuer)
Det blev en spontan telefonintervju med Kjell den 2 februari 2012 kl. 15.00, då han inte hade tid för ett möte. Kjell sa att de inte har någon process när de köper in möbler till kommunhuset, när någon vill ha eller behöver t.ex. en ny kontorsstol så får de det. När de fick in en önskan om en ny produkt,
berättade Kjell, att de granskade möbelleverantörers sortiment för att se om det uppfyller vad
kontorsarbetaren vill ha. Några av Burlöv kommuns möbelleverantörer är Input, Kontorsfunktion och alla arbetare på kommunhusen har en RH-stol (se figur 4).
Figur 424
Intervjun med Agneta bekräftade att det fungerar ungefär likadant på Lommas kommunhus. Den intervjun skedde den 3 februari 2012, kl. 11.00. Några av deras möbelleverantörer är Kinnarp, IFG, Input, Kontorsfunktion och Esby. Hon tillade att ibland kommer det dit en företagsergonom som råder dem om t.ex. vilken stol de ska ha.
3.1.2 Intervjuer med primära målgruppen, Susanne och Staffan
(se bilaga 3 och 4 för fullständiga intervjuer)
Susanne är nöjd med sitt kontor men hittar brister när ämnet väl tas upp. Susanne blev intervjuad den 31 januari 2012 kl. 10.00. Hon har ett stort skrivbord, ett sidbord format som en halvcirkel, en hurts,
24
RH. RH Logic 400/300. (hämtad 15-03-2012). http://www.rh.se/web/modeller-rh-logic-400-300.aspx#c9ba2b11-98bc-4a01-9af3-64704749d641
18 hyllor som inkluderar både gömd och öppen förvaring, skrivbordsstol, två stycken extra stolar och en bokhylla.
Figur 5: Susannes kontor
Trots att det finns utrymme för bra förvaring ligger det papper framme på alla bord inklusive sidobordet som även fungerar som ett mötesbord för mindre möten med cirka en, två personer. ”Problemet är att man har mycket papper som ska få plats, man kan inte slänga som man kanske
skulle vilja göra. Då är det förvaringen som inte är så himla kul med de här pärmarna.”25 Susanne tycker det är bökigt att förvara papper i pärmar för att det är tidskrävande att ta fram och lägga tillbaks. Susanne gillar att läsa dokument på papper och inte digitalt. Hon berättar att hon sitter vid datorn och telefonen mest. Hon berättar också att hon åker mycket fram och tillbaka mellan hyllan och
skrivbordet.
Susanne har ordning bland allt papper på kontoret även, som hon själv säger, om det kanske inte verkar som det. Hon har lagt upp pappershögar i strukturerade högar som ligger parallellt med varandra, hon berättade att hon själv har koll på var allting är placerat. Papperna som hon har framme är aktuella äranden eller information hon behöver komma åt snabbt som t.ex. lagstiftning. Eftersom Susanne har en stationär telefon (med sladd) behöver hon ha papper nära sig på skrivbordet så att det är lättåtkomligt. Att ha det framför sig gör att hon inte glömmer bort något, berättar hon. När jag frågade Susanne om hur hon tycker att kontoret uttrycker henne som individ var svaret att hon tycker att kontorsrummet inte alls uttrycker henne som individ förutom pappershögarna eftersom hon inte gillar pärmar. Om hennes kontor hade varit mer funktionsdugligt som hon själv beskriver, hade hon trivts bättre. Susanne tycker att det hade varit bättre om inredningen av kontorsrummet hade skett med helhetsplanering och att möblerna inte var i hopplockade en efter en i efterhand.
Hon har några tavlor hemifrån men det märks att Susanne är där för att göra sitt jobb och hon lägger sin fokus på det. Susanne hade inte reflekterat djupare över möblerna på sitt kontor förrän jag kom dit och intervjuade henne. Hon tycker att det fungerar men det finns möjligheter till förbättring.
25
19 Staffan däremot har inga papper framme på skrivbordet på sitt kontor. Han har ett slags
pappershögsystem i hyllan där hög ett, längst till höger, är prioritering ett och det som ligger överst i den högen är det som arbetas med just nu. Staffan har tre pappershögar i hyllan resten är exempelvis pärmar eller annat arbetsmaterial. Staffan tycker att hans kontor är trivsamt och lägger ner tid på att ha ordning. Han gillar att ha koll på sina saker och försöker hålla ordningen, ”Det är för mig en
självbevarelse och det handlar om att man har koll på vad man håller på med.”26 påpekar Staffan. Han berättade även att han då och då lade ner tid på att förbättra sin organisering när han kom på något nytt och effektivare sätt att organisera sina papper.
Figur 6: Staffans kontor Figur 7
Båda respondenterna är överens om att det är viktigt att ha ordning på sin arbetsplats. De möbler som finns på deras kontor har varit där i flera år. Respondenterna berättade att möblerna ska fungera för andra att ha om de t.ex. slutar jobba där samt att möblerna ska passa in i helheten på kommunhuset. Susannes möbler fanns där redan när hon blev tilldelad kontorsrummet. Båda har ett eget system, när det gäller deras pappershögar men de ser väldigt olika ut.
Sammanfattning av intervjuerna:
- Målgruppen kan få nya möbler när det vill och behövs men det händer inte särskilt ofta. - Målgruppen övertar ibland möbler som finns på kontoren när de börjar jobba där.
- Skrivborden hos primära målgruppen ser olika ut. Även om det ser olika ut jobbar den primära målgruppen med pappershögsystem men de önskar att det fanns bättre sätt att organisera sina papper. - Mängden tid de lägger på att organisera papper varierar där t.ex. Susanne vill att det bara ska fungera och vara tidsbesparande medan Staffan kan lägga ner tid på att bli nöjd med sin ordning bland sina papper.
- Målgruppen har mycket papper.
- Viktigt att möblerna passar in med resten av inredningen.
26
20
3.2 Resultat observationer
Illustrationerna nedan (figur 8), exemplifierar skrivbord på kontor på kommunhus och är placerade i relation till hur kontorsrummen ser ut, sett ovanifrån. Färgerna på skrivborden representerar olika pinaler. papper elektronik lampa pärmar pennor
kontorstillbehör (tejp, linjal, etc.) övrigt (även fönster)
21 Figur 9 Figur 10
Figur 11 Figur 12
Kontoren är rymliga, ungefär 10 till 15 kvm. Skrivborden är ofta placerade i mitten av rummet, vilket tillåter plats för besökare att sitta på andra sidan skrivbordet. Skrivborden är ofta L formade. På kontorsrummen finns det många gånger hyllor som är placerade bakom kontorsarbetaren när han/hon jobbar vid datorn. En del har hurtsar under skrivbordet och blommor i fönsterkarmarna.
De flesta har flera pappershögar men mängden pappershögar skiljer sig åt. Det som tar mest plats på skrivborden är papper. De flesta lägger det i systematiska högar (se röda cirklar), som utomstående åskådare ser man att kontorsarbetaren har koll på sina papper och har lagt upp högar för att ha någon form av ordning. Det gäller inte i alla fall, se figur 11, ser inte ut att ha något system utan bara lägga saker på varandra. Pappershögarna varierar mellan 0 till 17 stycken, en del var svåra att räkna då
22 högarna går ihop till en stor hög, men i genomsnitt har målgruppen 11.71 pappershögar. Tjockleken mellan pappershögarna varierar kraftigt, alltifrån en papperstjocklek till 10-15 cm tjocka.
Sammanfattning av observationerna:
- Kontorsarbetarna har mer eller mindre mycket papper på skrivborden även om de har tillgång till förvaring på andra ställen i kontoret såsom hurtsar och hyllor.
- Målgruppen har i snitt ca 12st pappershögar på skrivbordet.
- Många av kontorsarbetarna har skrivborden i mitten av rummen där de har besöksstolar på andra sidan av skrivbordet för att kunna ta emot besökare.
- Det ligger i huvudsak pappershögar på skrivborden samt en del småsaker såsom miniräknare, hållslag, pennor, linjaler etc.
3.3 Resultat imageboard
Figur 13 resultat av cross chart
I imageboardet visas bilder av produkter och möbler som existerar på kontoren idag: pärmar, hyllor, hurtsar, kontorsstolar osv. Mycket av möblerna består av träslaget bok.
23
3.4 Resultat marknadsstudie
24 Det finns en del lösningar för förvaring på skrivbordet (se bild med numren 1, 2, 3, 8 och 9)
Produkterna består oftast av material som aluminium eller trä (laminat).
Se bilaga 6 för att se fler lösningar på hur man kan förvara papper på skrivbordet men som är för hemmabruk. Produkter från bl.a.Biltema och Ikea.
Beskrivning av varje produkt:
1. Denna placeras på skrivbordet och den kan förvara papper och mappar. Den består av
aluminium och plast. Den klarar inte av många pappershögar och är mer dekorativ än funktionsduglig. Produkten går inte heller att flytta runt på skrivbordet vilket begränsar dess användning.
2. Placeras mellan tangentbord och datorskärm som används som dokumenthållare för
papper som används tillfället. Den klarar av att förvara några få papper och inte den mängd papper som målgruppen har. Produkten kan vara ett komplement när man väl har ordning på sitt skrivbord.
3. En hel ställning monteras på skrivbordet och olika tillbehör köps till. Den tillåter
att upphängning av datorskärm, vaser, dekorativa handskulpturer och olika sorters dokumenthållare. Denna produkt är bra om två personer delar ett kontor då kan den fungera som en uppdelning av kontoret. Användaren har även möjlighet att
bestämma vilka tillbehör som han/hon vill ha.
4. Detta är en byråhylla som kan skymma eller visa saker som förvaras på den. Denna
byråhylla skiljer sig från vad kommunhusen har på kontoren då den är mestadels vit med en stark gulfärgat hölje. Kommunhusens kontor har ofta möbler i naturfärg av träslagen bok eller björk. Denna gulfärgad utsida hade kanske bidragit med en ljusare och fräschare känsla i kontoret men funktionsmässigt bidrar den inte med något nytt eftersom kontorsarbetarna har liknande möbler redan.
5. En låda monteras under skrivbordet som förvarar främst pennor, suddgummin,
gem och andra små pinaler. I lådan skulle man inte fått plats med några pappershögar vilka kontorsarbetarna har många av.
6. Denna produkt kan fungera som postsortering och/eller sortering av andra
dokument. Det finns möjlighet att sätta etiketter på hyllorna som förenklar
organiserandet av sina pappershögar. Den består av trä och plast. Den har 8 fack vilket är mindre än den mängd högar användarna har. Kan placeras på skrivbord eller på ett sidobord.
25
7. Monteras på väggen. Kan vara bra om skrivbordet är placerat intill väggen.
Produkten tillåter montering av olika hyllor och lådor.
8. Det är en utdragbar mappexpansion som man placerar hängmappar på. Den placeras
i olika skåputrymmen och hurtsar. Den är ett bra tillbehör om man använder sig av hurts.
9. Denna produkt liknar nummer 1. Placeras på skrivbordet och kan förvara
saker som papper och mappar. Gjord av aluminium och plast. Denna produkt fungerar bra om man inte har mycket dokument framme på skrivbordet.
10. Olika lösningar som fästs på väggen och består främst av trä. Dessa produkter
säljs till privatpersoner för hemmabruk. Bra sätt att utnyttja väggen för att få en bra överblick över sina grejer men däremot måste skrivbordet stå nära väggen för att man lätt ska kunna nå sakerna.
11. Ett skrivbord med inbyggd hylla på sidan. Består av trä och är för
hemmabruk. Smart och annorlunda sätt att integrera förvaring med skrivbordet däremot försvinner känslan av att ha sina saker framme vilket är en av de anledningarna varför målgruppen har massor med papper på skrivbordet.
12. Klämmor som fästs på väggen där man sedan kan sätta fast papper.
Gjorda av metall. Fungerar bra som anslagstavla och mindre bra till att organisera ca 12 st. pappershögar.
13. En stålställning som kan placeras på skrivbordet eller golvet och är
hopfällbar när den inte används. Kan användas för att förvara papper eller tidningar och används främst som tidningsställ och säljs till privatpersoner. Den är inte idealisk att ha på skrivbordet då den tar onödig plats på höjden (se bild),
tidningarna/papprena skulle vara avskärmande för besökare vilket kan göra att de känner sig ovälkomna.
14. Sorterar papper och brev, placeras på skrivbordet. Det finns 31 fack som är
26 typsnittet på numreringen är serifa. Denna har fler fack än vad målgruppen behöver vilket är ca 12 fack. 31 fack tar bara onödig plats och bara fack för stående format.
15. En lösning som monteras på skrivbordet eller är färdigmonterad på ett
skrivbord. Denna lösning är bra om två kontorsarbetare delar kontor och har ont om plats då förvaringen är ovanför dem. Gjord av trä (bok) och aluminium. Denna lösning fungerar även som en avdelare för två kontorsarbetare men är i vägen om skrivbordet fungerar som en samlingsplats vid besök. Den primära målgruppen har
skrivborden i mitten av rummen och deras besökare sitter på andra sidan skrivbordet vilket gör att denna lösning är avskärmande och inte ett bra val
16. Denna produkt placeras på skrivbordet som lutar (ritbord). Bra att kunna förvara
papper på skrivbordet utan de ramlar ner. Gjord av metall. Här får man en bra överblick av pappren eftersom lutningen gör att pappren inte blockerar sikten för varandra. Har 8 fack.
17. Liknande förvaring som 16 men placeras på ett vanligt skrivbord som inte
lutar. Gjord av plexiglass (PMMA). Har 5 fack. Denna produkt har för lite fack för målgruppen. Den verkar inte vara så djup att ett vanligt A4 papper får plats, det kan medföra att det är lätt att ta papper ifrån den eller att papper står ostadigt i facken vilket är både bra och dåligt. Bra för att alla papper syns och dåligt för att det står ostadigt.
18. Lådor under skrivbordet med en glasskiva över. Här skulle
kontorsarbetarna kunna förvara sina papper som de gör idag med skillnaden att de måste öppna en låda för att komma åt sina pinaler. Här får de mer arbetsyta på skrivbordet även om det fortfarande kan se stökigt ut i lådan.
27
3.5 Resultat crosschart
Figur 15 resultat av cross chart
Vid skrivbordet menas att det är produkter som placeras nära men inte direkt på skrivbordet. Produkterna är bedömda hur bra eller dåligt de organiserar efter kravspecifikationen. Något som organiserar bra ska inte heller vara i vägen och kunna användas när skrivbordet står i mitten av rummet.
Den röda cirkeln visar var det slutliga konceptet är tänkt att hamna. Cross charten visar att det inte finns många produkter som uppfyller de krav som har ställts i det här projektet (se 5.6 Krav specifikation).
De produkter som är mest intressanta för det här projektet är nummer 6,13 och 14 dvs. de som hamnar i rutan upp till höger. För att de produkterna ligger närmast kravspecifikationen men är samtidigt ingen av dem optimal heller, se 5.4 Slutsats om marknaden.
28
4 Analys
4.1 Intervjuer
Den primära målgruppen verkar trivas med sina kontor men det märks att det finns utrymme för förbättringar när det gäller deras förvaring. Den primära målgruppen berättar att de har en form av ordning på sina papper och saker. Som åskådare ser man att mängden saker på skrivborden är väldigt olika och att kontorsarbetarna är mer eller mindre organiserade på deras egna personliga sätt. Det märks att alla har olika system med att de föredrar någon form av ”pappershögsystem”.
De hade varit intressant att höra vad de primära brukarna hade svarat om frågorna inte var riktade mot hur de organiserar sina saker på kontoret, det kunde lett projektet i en helt annan riktning vilket möjligtvis hade gjort att jag inte haft en klar riktning att gå på efter intervjuerna. I och med att projektets bakgrund redan är inriktad mot hur kontorsarbetare håller ordning anser jag att frågor med möjlighet för bredare svar inte hade lett projektet vidare med åtanke av tidsbegränsningen av projektet. I intervjuerna med den sekundära målgruppen hade jag hopp om att få reda på hur de tänker ur
ekonomisk synvinkel vid inköp av möbler till kontorsarbetare på kommunhusen. Det visade sig att kommunen inte har en speciell process när de köper in nya möbler utan att kontorsarbetarna brukar få möbler och produkter som de behöver. Den primära målgruppen berättade att det inte händer ofta att de får nya möbler men om de skulle få in nya möbler är det viktigt att de passar in med resten av inredningen. Staffan som tillhör den primära målgruppen, berättade att de produkter och möbler de får inte skall vara för lyxiga. Han menar på att priserna på möblerna inte ska överstrida de priser som möbelleverantörerna har på liknande möbler samt att de utseendemässigt ska passa in med resten av inredningen på kommunhusen.
Efter intervjuerna med både den primära och sekundära målgruppen visar det sig att det viktigaste med möbler och produkter de har på sina kontor, är funktionen samt att de ska passa in med helheten av kontoret och kommunhuset. Formen bör följa funktion och utgöra en helhet med resten av
inredningen.
4.2 Observationer
Vid observationerna visade det sig att alla förutom en av kontorsarbetarna har papper framme på sina skrivbord även om alla har hyllor, hurtsar och pärmar. Frågorna som ställs är: varför har de fortfarande mycket papper på skrivborden när de har möbler som kan förvara dem? Varför ligger de framme, vill de inte ha en stor arbetsyta utan en massa saker överallt? De övriga förvaringsmöbler de har på kontoren används flitligt. Som Susanne berättade i sin intervju att de papper hon har framme ska vara
29 lättåtkomliga och hon vill snabbt kunna hitta relevant information. Det som ligger där är aktuella ärenden och viktig information. Susanne sade även att hon önskar att hon hade mer plats och mer undanröjt.
En del lägger sina papper i organiserade högar på skrivbordet och har inte mycket plats över till annat.
De som delar upp sina papper och lägger dem i fint uppställda högar vill ha ett sätt att organisera sina saker. Om man googlar organisera papper dyker det upp en massa olika forum, bloggar och föredrag som handlar om hur du kan organisera dina papper och få ordning och reda i hemmet eller på
kontoret.27
4.3 Marknadsstudie
Kontorsarbetarna har mycket papper på skrivbordet, även om de har produkter och möbler som kan hjälpa dem att hålla ordning (som hyllor och hurtsar). Det finns ett behov hos användaren att ha en produkt som placeras på skrivbordet och finns nära till hands. Om t.ex. målgruppen hade papper på skrivbordet men inga hyllor och hurtsar i kontorsrummet, hade brist på möbler kunna vara orsaken för att de har stökigt på skrivbordet men så är inte fallet eftersom målgruppen har förvaringsmöbler. Det som finns på marknaden kan ge ett kallt och kantigt intryck då mycket av materialen är i
aluminium. Vanligaste materialen är aluminium och trä, förmodligen för att de är billiga och fungerar bra för ändamålet. Studenten tycker att uttrycket som trä ger är mjukare och varmare än metall. Dessutom har kontoren på kommunhusen idag mycket produkter och möbler av träslaget bok och det nämndes i en av intervjuerna att produkten bör passa in med den resterande inredningen.
Det är svårt att hitta produkter som uppfyller alla krav som målgruppen har (5.6 Krav specifikation). Av de produkter som har hittats uppfyller ingen av dem kravet att förvara den mängd pappershögar som målgruppen i genomsnitt har (ca 12 st.). Det finns en som har 31 fack men det blir för många och tar onödig plats samt att uttrycket blir för personlig på ett kommunhus och passar bättre i hemmiljö. Många av produkterna är också avskärmande då de blir för höga för att ha på skrivbordet och de som är lägre förvarar väldigt lite papper. En del produkter är flexibla på så sätt att det går placera dem på olika ställen på skrivbordet och andra produkter går inte att flytta på alls då de är fastmonterade (se 3.3 Resultat marknadsstudie). Produkterna är inte flexibla i användandet då de inte kan individanpassas. Se produkt nummer 18 i resultatdelen 3.3, den kan däremot individanpassas då kontorsarbetaren kan välja att det ska se ut som det göra idag med deras pappershögsystem men i lådorna under
skrivbordsytan men detta ger fortfarande intrycket av ett orensat och stökigt skrivbord.
27
Google. Organisera papper. (hämtad 2012-02-27). http://www.google.se/search?q=organisera+papper&ie=utf-8&oe=utf-8&aq=t&rls=org.mozilla:sv-SE:official&client=firefox-a
30 Det enda jag anser som är bra med produkterna funna på marknaden är att de hjälper till att organisera papper då lösningarna har fack/lådor som ger möjlighet att lägga en pappershög. Problemet är att produkterna funna på marknaden inte uppfyller de krav målgruppen har.
5 Slutsats
5.1 Slutsats av förstudien
Ergonomi är ett viktigt ämne kring arbetsområde och viktigt att ha i åtanke kring utveckling av
produkten för detta projekt. Se 1.7 Introduktion till ämnet för rekommenderade mått för att undvika att kontorsarbetaren utför påfrestande rörelser.
De inköpsansvariga på kommunhusen sade att medarbetarna på kommunhusen får vad de vill ha men det ska såklart inte vara för dyrt eller lyxigt. Idag har de flesta ergonomiska kontorsstolar och
skrivbord som är höj- och sänkbara. Kommunen inser vikten i hur ergonomi gynnar sina anställda och kommunen genom att veta att hälsosamma och glada medarbetare jobbar bättre och effektivare. Det finns utrymme för förbättring av hur kontorsarbetarna organiserar sina saker på kontoren och då framförallt allt pappershögarna.
Vi har lättare att fokusera på något när det inte är andra saker som konkurrerar om vår
uppmärksamhet. Detta medför att hjärnan också kan fokusera lättare och inte blir utmattad lika lätt vilket i sin tur kan göra medarbetare mindre stressade.
Jag drar slutsatsen att det måste finnas ett sätt att förvara/organisera de saker som man vill ha framme på skrivbordet. Detta för att de kontorsrum som blev observerade har främst pappershögar på
skrivborden även om de har hyllor, hurtsar och pärmar. Genom att lösa problemet där problemet existerar kommer användningen av produkten att maximeras. De rörelser som sker med en lösning på skrivbordet kommer vara ergonomiska men inte om det hade varit en lösning som är under, vid sidan, bakom eller över skrivbordet. Genom att hålla sig inom de rörelsemått som arbetsmiljöverket
rekommenderar bör lösningen bli ergonomiskt riktig (se 1.7 Introduktion till ämnet).
Det finns mycket hyllor och hurtsar för kontorsförvaring på marknaden. Vid observationerna visade det sig att många kontorsarbetare hade hurtsar och hyllor men att de ändå hade mycket papper på skrivborden.
31
Ämnesstudie input till koncept:
- Av ergonomiska skäl bör arbetsmiljöverkets mått för arbetsområdet följas (figur 2 och 3)
- Desto mer information som finns för hjärnan att hantera, desto mer energi krävs av hjärnan. Detta kan resultera i att en kontorsarbetare får svårt att koncentrera sig och att överflödet av
informationsintag kan leda till stress.
- Stress kan orsakas av många olika anledningar och kan triggas på olika sätt hos olika människor. ”Vilken händelse eller företeelse i yttervälden som helst kan bli en stressor och att ingen händelse
eller företeelse kan identifieras som stressor utan att man känner till personens bedömning av densamma.”28
Förstudiens input till koncept:
-målgruppen behöver hjälp att organisera papper -produkten ska eliminera stök
-produkten ska placeras vid eller på skrivbordet
En produkt ska utvecklas som hjälper kontorsarbetare att sortera och organisera sina papper som de har på skrivbordet (se koncept). Utveckling av koncepten bör göras så produkten kan nås av användaren när hon/han sitter ner vid skrivbordet dvs. nära eller på skrivbordet. Att ha rensat på skrivbordet medför att kontorsarbetaren kan koncentrera sig bättre vilket sannolikt även kan bidra till en lägre stressnivå.
5.2 Målgruppens problem
Målgruppen har framförallt mycket papper på skrivbordet och i några fall syns knappt ytan av skrivbordet. Målgruppen har ett snitt på 11.71 (ca 12 st) pappershögar på skrivborden och högarnas tjocklek varierar mellan 1 papperstjocklek till ca 10 cm.
Målgruppen har möjlighet att ha pappershögarna i hyllor, pärmar eller i hurtsar men väljer att inte ha det för att de vill papprena ska vara lättåtkomligt och att ingenting ska glömmas bort. Enligt brukarna har de ordning bland sina saker men erkänner att det inte verkar så och de önskar att de hade ett bättre sätt att organisera sina saker. Genom att ha ett överflöd med pappershögar och andra småsaker blir det svårare att koncentrera sig (se 1.7 Introduktion till ämnet).
28
32
5.3 Målgruppens behov och önskningar
– Papper som innehåller aktuella ärenden och viktig information ska vara lättåtkomliga. – Ska vara lätt att hitta rätt papper (eller pappershög).
– Ska nå papper sittande vid datorn. – Ordning bland papperna.
– Mindre rörigt/intryck (se 3.2 Resultat observationer). – Mindre stress (se 1.7 Introduktion till ämnet).
– Ha aktuella ärenden framför sig så att de inte glöms bort. – Passa in med resten av inredningen (i kommunhuset).
– Ska inte kosta för mycket dvs. ska ha ett pris som motsvarar det kommunens möbelleverantörer tar för liknande produkter.
33
5.4 Slutsats om marknaden
Figur 16
Det som organiserar bra är produkter som kan förvara cirka 12 pappershögar (se 3.2 Resultat
observationer). Den röda cirkeln visar vart slutkonceptet för detta projekt riktas mot. Här ser man att det inte finns många produkter som uppfyller kraven att organisera den aktuella mängden
pappershögar tillfredställande. Den produkt som berör den röda cirkeln har 31 fack vilket är många fler än vad målgruppen behöver och tar därmed onödig plats på skrivbordsytan. Den produkten säljs till privatpersoner och det som är bra med den är att den har etiketter med nummer från 1 till 31. Mycket av det som finns på marknaden är för hemmabruk och många lösningar är bra om skrivbordet hade varit placerat intill väggen men hade blivit avskärmande för besökare om skrivbordet är placerat i mitten av rummet.
De produkter som organiserar bra och kan placeras på skrivbordet är inte flexibla (i gröna cirkeln) eftersom de inte går att anpassa efter brukaren utan brukaren får anpassa sig efter produkten. Produkten som är i metall i gröna cirkeln kan dras ihop som ett dragspel och flyttas undan, men det som är dåligt med den är att den blir onödigt hög och blir därmed avskärmande för besökare. Den passar bättre att ha till tidningar och placeras på golvet. Metallprodukten passar bättre på golvet eftersom produktens höjd blir avskärmande på skrivbordet och det medför att användningen blir mindre flexibel.
34 Trä- och plastprodukten i den gröna cirkeln har bara 8 fack och den är hög. Höjden medför att den är i vägen då den kommer skymma sikten för kontorsarbetare och besökare. Höjden begränsar även placeringen av produkten. Produkten är svår att individanpassa för att produkten inte kan ändras mer än att etiketter kan skrivas på varje hyllplan.
Slutsatsen kring marknaden är att det inte finns några produkter som uppfyller alla krav, behov och önskningar som målgruppen har.
5.5 Funktionsanalys
Funktion Klass* Anmärkning
underlätta organisering HF Av papper på skrivbordet minimera stök N På kontor och skrivbord erbjuda visualisering Ö Av pappershögar
medge förvaring N Av papper
medge förvaring Ö Av annan arbetsmaterial som t.ex. pennor, gem, suddgummi mm. medge flexibilitet Ö Av användning och placering underlätta rörelse Ö ergonomisk (se 1.2 litteratursökning) underlätta tillgänglighet Ö
undvika stor storlek Ö Förhållande till skrivborden underlätta hantering Ö Av produkten
HF= Huvudfunktion N= Nödvändigt Ö= Önskvärt
35
5.6 Kravspecifikation
Produkten ska eliminera stök på skrivbordet.
Ska uppfylla målgruppens behov och önskningar (se 5.3 Målgruppens behov och önskningar).
Produkten ska inte upplevas som avskärmande för besökare.
Papper ska förvaras på ett organiserat sätt på skrivbordet (där papperna ligger i högar vilket medför att det lätt går att avskilja högarna från varandra och varje ämne/hög har sin plats).
Innehållet ska inte skymmas, ska ge känslan av att ligga framme.
Produkten ska inte ta stor plats på arbetsytan. Användaren ska kunna få plats att anteckna och ha de aktuella papperna denne vill ha framme utan att produkten kommer i vägen.
Produkten ska vara flexibel på så sätt att den kan placeras på olika ställen/sätt och/eller användas på olika sätt av brukaren.
Produkten ska optimalt nås med en räckvidd 65 cm i bredd, produkten kan vara max 130 cm bred och ska vara max 45 cm från kroppen när personen ska använda den. (se 1.7 Introduktion till ämnet)
Produkten ska underlätta hanteringen av papper som är en del av pågående arbeten
Produkten ska inte medföra risk för skada t.ex. klämrisk
Produkten ska medge förvaring av mellan 12 till 14 pappershögar med en tjocklek av ca 2 cm per hög. (Uppskattning av
pappershögarnas tjocklek gjordes från observationerna där
genomsnittet var ca 2 cm. min 1 papperstjocklek och maximum 22 cm hög pappershög.)
36
6 Produktutveckling
I denna del av uppsatsen, produktutvecklingsdelen, presenteras de olika metoderna som använts för att utveckla en produkt som huvudsakligen sorterar papper till kontorsarbetare på kommunhus. Produkten som utvecklas ska underlätta organisering av pappershögar som ligger på skrivbordet och minimera stök på skrivbordet.
Det framkom efter intervjuer och observationer att utveckling av produkten för projektet ska göra det lättare för kontorsarbetare att sortera papper. De metoder som valts gjordes med hänsyn att föra projektet vidare till en färdig produktidé. I denna del presenteras även delresultaten för varje metod. De metoder som har utförts är skissning, idégeneringar, konceptualisering, skissmodellering, matrisutvärdering och CAD modellering. Vissa metoder gjordes parallellt med metoder från förstudien, som t.ex. en del skissningar, idégenereringar och kravspecifikationen gjordes efter konceptutvecklingen.
6.1 Skisser 1: idéer
6.1.1 Metod, skisser 1: idéer
En del idéer föddes under observationerna och intervjuerna. För att
visualisera dessa tankar och idéer skissades detta ner på papper med penna. Dessa idéer föddes genom vad som kan tänkas uppfylla målgruppens problem dvs. idéer som kan tänkas få ordning på pappershögar och andra prylar som målgruppen har framme på skrivborden. Flera skisser har sedan gjorts under projekts gång för att dokumentera idéer. Genom att skissa idéer och tankar blir det möjligt att enkelt visualisera och generera fler idéer.
Dessa idéer har sedan förts vidare i projektet och använts i idégenereringen:
37
6.1.2 Resultat, skisser 1: idéer
Dessa idéer har framkommit under eller efter observationerna och intervjuerna.
Figur 17
Idé nummer 1 och 2 baseras på att det finns möjlighet att höja och sänka produkten, så när den inte används är produkten höjs produkten upp ifrån skrivbordet och produkten tar inte plats på skrivbordet. Nummer 1 är monterad på väggen och nummer 2 fästs i taket.
1 och 3 idéer baseras på att produkten kan väggmonteras. Att ha produkten ovanför uppe på väggen
gör att man kan få undan saker från skrivbordet och därmed få en rensad yta att arbeta på. Idé nummer 6 är en tanke att istället för att göra en helt ny möbel kan man utveckla tillbehör till skrivbordet som hjälper till att organisera som t.ex. pappershållare och smålådor.
Nummer 7 är en kombination av tillbehör och väggmontering, då en ställning skulle kunna monteras och därefter köpa till tillbehör så att man kan hänga upp t.ex. pennställ, dokumentmappar etc.
Nummer 4 är en idé att det ska finnas alternativ om man vill skymma eller visa sina saker t.ex. en dörr som försvinner när den är öppen.
1
2
3
4
5
6
38 Idén med nummer 5 är att användaren kan skapa hyllor och fack med avskiljare som användaren sätter fast själv.
Alla idéer ska vara flexibla för att skapa alternativ hur produkterna kan användas så varje användare kan individanpassa produkten.
Urval:
De idéer som valts att jobba vidare med är nummer 2,4 och 5: höja och sänka (2), skymma och visa innehållet (4) samt skapa hyllor och fack själv (5). Dessa idéer valdes att jobba vidare med för att behovet att vidareutveckla, testa och utvärdera dessa idéer i nästa avsnitt med idégenereringar samt fysiska skissmodeller. Detta för att konkret komma fram till nackdelar som ej fungerar bra till ändamålet.
Nummer 2 gör det möjligt att man kan välja att ha sina saker framme eller försvinna från sin arbetsyta. Frågan är om målgruppen kommer använda den på så sätt som det är tänk dvs. att de använder den produkten istället för att lägga alla sina saker på skrivbordet.
Nummer 4 gör det möjligt att gömma sin stökighet om man inte vill se det som också kan medföra att användaren fokuserar lättare om saker och ting ”försvinner”.
Nummer 5 är en bra idé då det gör det möjligt för användaren att anpassa produkten efter sina behov. Väggmontering (nummer 3) valdes bort då jag insåg att de flesta har sina skrivbord i mitten av
kontorsrummen och det hade då varit svårt för målgruppen att nå till produkten. Tillbehör (nummer 6) valdes bort då jag anser att det finns tillräckligt med olika sorter dokumenthållare och tillbehör på marknaden. Till projektet så kommer det att satsas att utveckla en produkt där allting användaren behöver finns med från början, ett paket, dem ska slippa köpa till saker i efterhand. Kombinationen av väggmontering och tillbehör (nummer 1 och 7) valdes bort då jag hittade en liknande idé på
39
6.2 Idégenereringar
6.2.1 Metod, Osborns idésporrar
För att utveckla de idéer som uppkom efter observation och intervjuer genomfördes en idégenerering som kallas för Osborns idésporrar. Utgångspunkten för idégenereringen var för att få en bredd med idéer och tankar till konceptutvecklingen. Eftersom idéer uppkom i samband med intervjuer och observationerna ville jag vidareutveckla dessa. Val av denna idégenerering grundades i att denna metod är ett bra verktyg att se på idéer som man redan har med nya ögon samt för att förnya och förbättra idéerna.
Med Osborns idésprorrar idégenerering använder man sig av gamla, klassiska hjälpord som utvecklar idéer och ger nya vinklar på problemet. Idégenereringen går till så att man tillämpar ett ord i sänder på existerande idé (se ordlistan nedan).29 Detta gör att man vrider och vänder på de idéer man redan har och kan utveckla samt komma på nya. Idégenereringarna genomfördes individuellt. Var idé från förr gående avsnitt, 6.1.2 Resultat, skisser 1: idéer, kombinerades med orden nedan.
Förstora? Kombinera? Förminska? Andra användningar? Ersätta? Bearbeta? Omplacera? Modifiera? Tvärt om?
6.2.2 Metod,Brainwriting
Brainwriting är när man individuellt idésprutar alla tankar och funderingar som kan komma att tänkas på i en session som dokumentras genom att skriva eller skissa ner det.30
Brainwritingen gjordes kring temat hur man kan sortera papper och kunskapen om hur andra gör. Idégenereringar genomfördes för att få större urval idéer för att omvandla dem till koncept samt för att inte fastna på idéerna som uppkom efter observationerna och intervjuerna. Detta var ett bra sätt för mig att utvidga mina tankar om hur man kan organisera papper samt för visuellt se skillnaden hur något som upplevs stökigt och organiserat. Denna metod dokumenterades med penna och papper där idéer skissades och med hjälp av stödord för underlätta förståelsen av idén.
29
Kenneth Österlin. Design i fokus för produktutveckling. s. 52. Upplaga 2 Malmö: Liber AB, 2007
30
40
6.2.1.1 Resultat, Osborns idésporrar
Figur 18
Flera nya idéer dök upp under idégenereringen. I den gröna ramen finns en idé som bygger på att produkten ska ha ett litet djup och ska då inte ta mycket plats på skrivbordet. I den blåa ramen finns en kombination av idéerna från observationerna samt intervjuerna där tanken är att produkten ska hänga i taket och brukaren drar ner den vid användning samt att det finns möjlighet att dra för en lucka (se 6.1.2 Skisser 1: idéer). I den lila ramen är en idé som byggs på höjden som även den tar liten
41 skrivbordsyta. I den röda ramen finns en idélösning kring hur ett hyllsystem skulle kunna sättas ihop med olika fästen så att användaren själv får bestämma hur den ska se ut.
Skisserna som är utanför ramarna, finns olika varianter på de idéer som beskrivits ovan samt en del som är för utsvävande och orealistiska för att kunna uppfylla krav och önskningar (se 5 Slutsats). Till exempel i vänstra hörnet längs ner ser man hur det skulle vara om man gjorde tvärtom; slänga alla papper på golvet samt stapla dem i pappershögar. De orealistiska idéerna har hjälpt att inte låsa sig vid idégenereringarna samt att en del har lett vidare till fler idéer och tankar i idégenereringen.
Urval:
De idéer som valts att gå vidare med till konceptutvecklingen är de i idéerna i ramarna för att de ansåg att ha stor potential till att vidareutvecklas.
Idén som bygger på att produkten har ett litet djup (den gröna ramen), är bra på det viset att den inte tar mycket plats på skrivbordet vilket kan bidra till att användaren får större yta att jobba på. Större arbetsyta som samt att ytan är rensad från pappershögar och småsaker.
Idén i den blåa ramen gör det möjligt att även kunna skymma innehållet som finns i produkten. Det kan också göra att inget ramlar ut när man sänker och höjer produkten. Att höja upp produkten i taket gör också att användaren slipper se alla pappershögar och kan fokusera på det arbete hon/han ska göra. Det skapar också möjlighet för användaren att välja att ha produkten nere hela tiden medan hon/han vill och t.ex. höja upp den när hon/han får besök.
Idén i den lila ramen tar liten yta på skrivbordet och genom att ha saker på hyllor utan luckor och dörrar gör att användaren vid alla tillfällen kan se innehållet. Att kunna se allt innehåll kan medföra att ingenting glöms bort.
Att ha möjlighet att bygga ihop sin egen hylla efter sina egna behov kan vara ett bra alternativ då vi är olika och organiserar olika (idén i den röda ramen).
42
6.2.2.1 Resultat, Brainwriting
43 Figur 20
Se bilaga 5 för att se hela brainwritingresultatet. Dessa idéer är inspirerade av djur och yrken som sorterar eller organiserar på något vis.
I figur 19 ser vi en idé om hur man skulle kunna utnyttja fönstret som en del av sin förvaring av papper för att på det sättet slippa utnyttja plats i rummet eller på skrivbordet. En annan tanke är att göra ett fack vid sidan av skrivbordet där papper kan läggas och därmed försvinna från skrivbordet men ändå vara nära till hands.
44 I figur 19 finns även med en kam, för att få bort trassel från hår används en kam som delar upp och gör att håret lägger sig fint bredvid varandra utan att sitta fast och tovar sig. På samma sätt skulle den principen appliceras på ostrukturerade pappershögar som ”kammas” och bildar mindre och sorterade högar.
I figur 20 visar en val som silar maten för att på så sätt sortera att rätt mat kommer in. Ett företag som hanterar och sorterar mycket papper är Posten, där de både manuellt och maskinellt sorterar brev in till olika fack. Jag har även skissat raka linjer som ligger parallellt med varandra där man kan se varje rak linje tydligt kontra en massa raka linjer som är skissade huller om buller på vart annat. Detta var tankar och funderingar som dök upp under brainwriting sessionen och kom underfund med att det är lättare för ögat att se linjerna som ligger parallellt med varandra klart och tydligt. Linjerna som ligger huller om buller skapar förvirring för ögat och ögat vet inte riktigt vad den ska fokusera på.
Sammanfattning:
Det jag har lärt mig här är olika sätt att få saker och ting som att upplevas mer organiserat som t.ex. raka linjer som ligger parallellt jämfört med raka linjer som ligger huller om buller. Det blir lättare för ögat att läsa in något när det ligger fint bredvid varandra istället för huller om buller.
De idéer som föddes under idégeneringarna är grund till koncepten:
-Möjlighet till att ändra produkten själv gör att den kan individanpassas -En produkt som är flyttbar, som inte tar någon plats på bordsytan -Produkt som tar liten plats på skrivbordet.
(med liten menas att förslagen kommer bidra med att det tar mindre plats att förvara papperna på skrivborden än vad det gör idag se 3.2 Resultat observationer).
45
6.3 Koncept
6.3.1 Metod, koncept
”Koncepten är grova idéförslag.”31
Roozenburg och Eekels berättar att i ett designkoncept är en principlösning genomarbetad så att viktiga egenskaper kan bedömas32. Genomförandet av konceptualisering har gjorts genom att skissa vidare på idéer från idégenereringarna. I Adobe Illustrator skissades det upp ett skrivbord som liknar kontorsarbetarnas där sedan olika konceptlösningar skissades upp med hjälp av markerpennor. Konceptlösningarna ska gynna kontorsarbetarnas pappersorganisering som de har på deras skrivbord. De olika lösningarna testar olika idéer hur man kan organisera pappershögar.
Syftet att som designer använda sig av konceptualisering är att få bra beslutsunderlag till
matrisutvärderingen för att sedan föra projekt vidare till ett slutresultat. Matrisutvärderingens olika punkter grundas från kravspecifikationen (se 5.6 Kravspecifikation) där det framgår vilka krav slutprodukten ska uppfylla.
Min utgångspunkt var att hitta olika förslag på hur man kan lösa ”pappershögstöket” på skrivbord dvs. det problem som visat sig vara i observationerna och intervjuerna samt förståelsen att mycket
informationsintagning gör det svårt för vår hjärna att fokusera. Är det möjligt att eliminera eller organisera papper så att kontorsarbetaren får mer plats på skrivbordet? Mer plats på skrivbordet skulle gynna både mer utrymme men även få kontorsarbetaren att lättare kunna fokusera på sitt arbete.
Förundersökningarnas input till koncepten:
-målgruppen behöver hjälp att organisera papper -produkten ska eliminera stök
-produkten ska placeras vid eller på skrivbordet
31
Österlin, s. 123.
32
