_____________________________________________________ Socionomprogrammet 210hp _____________________________________________________
MEDARBETARSAMTALET
– NYA IDEAL OCH NYA FORMER
EN STUDIE AV MEDARBETARSAMTALETS FUNKTION OCH BETYDELSE INOM ÄLDREOMSORGEN I KALMAR KOMMUN
Linda Nilsson
SA3 400, C-uppsats
Högskolan i Kalmar Handledare: Jan Petersson Höstterminen 2007 Humanvetenskapliga institutionen
Abstract
Author: Nilsson Linda
Title: Appraisal talk- new ideals and new forms
The purpose of this study was to examine the concept of the appraisal talk. More specifically its aim was to find out more about the function and the meaning of the appraisal talk, for the organization, managers and co-workers point of view, and if there was any specific method applied. Two of the central questions were: How did the managers and co-workers describe the function and the meaning of appraisal talks? Were there any differences or similarities of the respondent’s point of view, depended of their position in the organization? The method of analysis was qualitative with a critical reflective approach. The study was based on interviews with three managers and four co-workers, in the public service of elderly care in Kalmar municipality. A central finding of the study is that the implementation of the appraisal talk is a tool for the organization to make effectiveness, but also to create a meaningful atmosphere. It seems to depending on the respondent’s position in the organisation. The managers use a solution focused work method in the appraisal talk.
Keywords: Staff appraisal, appraisal talks, appraisal and councelling, performance appraisal, leadership, management in the care of elderly, organization, Solution focused
Innehållsförteckning
1. Problemformulering, syfte och frågeställningar _________ 2
1.1 Syfte och frågeställningar ___________________________________________ 5 1.2 Studiens avgränsningar _____________________________________________ 6 1.3 Etiska överväganden_______________________________________________ 6 1.4 Uppsatsens disposition _____________________________________________ 72. Metod, material och genomförande __________________ 8
2.1 Övergripande synsätt ______________________________________________ 8 2.1.1 Kritisk samhällsvetenskaplig metod __________________________________ 9 2.2 Angripning av problemet___________________________________________ 10 2.2.1 Studiens deduktion och induktion __________________________________ 11 2.3 Material________________________________________________________ 12 2.3.1 Urval ________________________________________________________ 12 2.3.2 Presentation av informanterna _____________________________________ 14 2.4 Studiens genomförande____________________________________________ 15 2.4.1 Dokumentstudie________________________________________________ 17 2.4.2 Studiens validitet, reliabilitet och generaliserbarhet _____________________ 17 2.4.3 Metodproblem _________________________________________________ 203. Teoretiska utgångspunkter ________________________ 21
3.1 Uppsummering __________________________________________________ 21 3.2 Nyinstitutionell organisationsteori ___________________________________ 22 3.2.1 Organisationsrecept _____________________________________________ 23 3.2.2 Verktyg och symboler ___________________________________________ 25 3.3 Medarbetarsamtalet_______________________________________________ 26 3.3.1 Medarbetarsamtalet som ett nytt organisationsrecept ___________________ 26 3.3.2 Medarbetarsamtalets harmonisering och individualisering________________ 27 3.3.3 Medarbetarsamtalet ur ett maktperspektiv____________________________ 28 3.3.4 Medarbetarsamtalet som ett skendemokratiskt instrument _______________ 30 3.4 Kommunikationsteori _____________________________________________ 30 3.4.1 Medarbetarsamtalet ur ett pedagogiskt perspektiv _____________________ 31 3.4.2 Medarbetarsamtalet ur ett kommunikationsperspektiv __________________ 313.4.3 Medarbetarsamtalet som en samtalsmetod____________________________ 32
4. Medarbetarsamtalet i Kalmar kommun_______________ 33
4.1Organisationsperspektivet __________________________________________ 33 4.1.1 Presentation av organisationen ____________________________________ 33 4.1.2 Riktlinjer för medarbetarsamtal ____________________________________ 33 4.1.3 Styrning och frihet ______________________________________________ 35 4.1.4 Två sidor av myntet _____________________________________________ 36 4.2 Enhetschefsperspektiv & Medarbetarperspektiv_________________________ 40 4.2.1 Dubbla budskap ________________________________________________ 41 4.2.2 Att harmonisera- mellan empowerment och paternalism_________________ 43 4.2.3 Att bli individualiserad ___________________________________________ 44 4.2.4 Interaktioner och relationer _______________________________________ 45 4.2.5 ”Lösningssnack” eller ”problemsnack” ______________________________ 485. Avslutande diskussion ___________________________ 50
5.1 Resultatsammanfattning ___________________________________________ 50 5.1.1 Organisationsperspektiv__________________________________________ 51 5.1.2 Enhetschefsperspektiv och medarbetarperspektiv ______________________ 52 5.2 Slutdiskussion ___________________________________________________ 53 5.2.1 Fortsatt forskning_______________________________________________ 55 Källförteckning _____________________________________________________ 56 Bilagor ___________________________________________________________ 58 Bilaga nr. 1A Brev till enhetschefer _____________________________________ 58 Bilaga nr. 1B Brev till omsorgspersonal __________________________________ 59 Bilaga nr. 2A Missivbrev till enhetschefer_________________________________ 60 Bilaga nr. 2B Missivbrev till omsorgspersonal _____________________________ 61 Bilaga nr. 3A Intervjuguide till enhetschefer_______________________________ 62 Bilaga nr. 3B Intervjuguide till omsorgspersonal ___________________________ 64 Bilaga nr. 4 Organisationsstruktur över Kalmar omsorgsförvaltning ____________ 66Förord
”Och allt som var outsägligt och fjärran är outsägligt och nära”
Efter veckor av ihärdigt skrivarbete och forskande är nu uppsatsen äntligen klar. Bland ett hav av litteratur och intervjucitat, blev studien ett sätt för mig att söka mening och sanning om en liten del av allt det stora som finns där ute. När jag läste Gunnar Ekelöfs dikt, Eufori (Färjesång, 1941) tappade jag nästan andan! Hela dikten och varje rad ur den gav mig en obeskrivlig lyckokänsla, en känsla som jag nu känner när målet är nått. I denna underbara dikt står tiden stilla, allt är lugnt och fridfullt. Tänk dig att du sitter alldeles allena i en vacker berså, det är sen natt på väg att ljusna. Naturen kommer närmare dig, träd och blommor blir nästan levande och dess dofter ännu starkare.
Jag riktar ett stort tack till er alla som har hjälpt mig på vägen under uppsatsarbetets strapatser. Först och främst ett varmt tack till enhetschefer och omsorgspersonal, som delade med sig av sina erfarenheter från Kalmar Kommun. Ett varmt tack riktar jag till min handledare docent Jan Petersson, som har bidragit med engagemang och konstruktiv kritik. Avslutningsvis vill jag tacka min familj, för motivation och uppmuntran!
Kalmar den 2 december 2007 Linda Nilsson
1. Problemformulering
Det har blivit allt vanligare att företag försöker förbättra sina varumärken och öka attraktiviteten genom att förstärka sin image. För att öka handlingskraft och känsla av samhörighet bland de anställda, krävs att organisationen har en klar identitet, dvs. framstår på ett intressant sätt. (Gustafsson 2002).
Första linjens chefer1 och omsorgspersonal inom kommunal äldre- och handikappomsorg,2 arbetar inom organisationer som är i förändring. Genom mina erfarenheter från det praktiska fältet har jag märkt att moderna koncept allt oftare kommer upp på dagordningen. Det kan röra sig om självstyrande arbetslag, arbetslagsutveckling, ansvarsområden, medarbetarkontrakt, coaching, lösningsfokuserat arbete och medarbetarsamtal. Med bakgrund av ovanstående resonemang, kan man se att även den offentliga sektorn försöker fila till sitt varumärke genom att införa nya meningsskapande koncept. Kjell Arne RØvik, (2000) är en organisationsforskare som har uppmärksammat hur förändringsorganisationer kan organiseras utifrån ett symbolperspektiv som ett sätt att uppnå legitimitet. Det innebär en strävan efter anpassning till de uppfattningar om rationalitet och effektivitet som råder i det normgivande, omgivande samhället. (ibid.).
Av alla nya koncept, finner jag medarbetarsamtalet speciellt intressant att studera eftersom det är ett planerat möte mellan två av organisationens huvudaktörer- enhetschefen och medarbetaren. När det talas om medarbetarsamtal ute i verksamheten brukar det vara i positiva termer, som att skapa utvecklingsmöjligheter för medarbetaren, medarbetaren ska få ett större handlingsutrymme i sin yrkesroll och ges möjlighet att påverka. Stor vikt läggs på att medarbetaren ska få en djupare förståelse för sin egen roll i en större organisation. Ett av medarbetarsamtalets övergripande syfte är också att enhetschefen ska åstadkomma en bättre samverkan och uppnå en ökad arbetsprestation i sin verksamhet. Många enhetschefer ser medarbetarsamtalet som sitt eget handlingsutrymme i vilket de själva kan styra och påverka. I verkligheten kan medarbetarsamtal, enligt min erfarenhet se mycket olika ut. Det finns en
1 ”Benämningen ‘första linjens chefer’ har sitt ursprung i Max Webers byråkratiska principer och kan härledas till s.k. linjeorganisationen…” (Wolmesjö 2005:12)
2 Jag har valt att fortsättningsvis genomgående tala om äldre- och handikappomsorg som ett verksamhetsområde. Med äldre- och handikappomsorg avses här hemtjänst, hemvårdsinsatser i ordinärt eller särskilt boende. För individer i olika åldrar och med skilda behov. De insatser som ges kan vara beviljade både enligt Socialtjänstlagen, SoL, (SFS 2001:453) och Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS (SFS 1993:387).
gråzon mellan organisationens aktörers upplevda syfte med medarbetarsamtal som bör uppmärksammas. Allt för ofta går medarbetarna till sitt medarbetarsamtal utan någon vetskap om dess syfte och mening. Allt för ofta genomför enhetscheferna medarbetarsamtal på löpande band. Det är inte ovanligt att en enhetschef har personalansvar för ca 40-60 medarbetare, som under en kortare period ska pressas in i agendan. Min förförståelse säger mig att det inte finns något entydigt svar på varför och hur medarbetarsamtal tillämpas ute i verksamheterna.
Medarbetarsamtal är intressant att studera eftersom det urskiljer såväl stort som smått. Från större organisationsmönster som påverkar och styr dess syfte, till mindre kommunikationsmönster som inverkar på enhetschefens och medarbetarens interaktion. Med bakgrund av ovanstående finner jag att det är viktigt att studera hur enhetschefer och medarbetare ser på medarbetarsamtalets funktion och betydelse. Genom att studera medarbetarsamtalet på individ- och gruppnivå, tänker jag även att man kan få värdefull kunskap om organisationen. Ämnet är aktuellt för socialt arbete, eftersom många studenter efter socionomexamen kommer att arbeta som första linjens chefer, inom den offentliga sektorn. Ett chefskap medför att ha medarbetarsamtal med samtliga anställda varje år. Det går inte komma ifrån att en chefsposition innebär att utöva makt och kontroll över andra. Det blir viktigt att medvetandegöra, hur makten utövas och inverkar i interaktioner mellan enhetschef och medarbetare.
I Kalmar kommun har medarbetarsamtalet i sig kommit att öka användbarheten av nya influenser och synsätt. Den lösningsfokuserade1 metoden har blivit populär inom organisationen, speciellt då det gäller att förverkliga organisationens mål med verksamheten. Under min verksamhetsförlagda utbildning inom omsorgsförvaltningen i Kalmar, kom jag i kontakt med samtalsmetoden lösningsfokus, genom att min handledare tillämpade metoden i sitt personalnära arbete. Det har blivit något av ett modeord att enhetschefer säger sig arbeta
lösningsfokuserat. Om denna metod tillämpas av enhetscheferna i Kalmar kommuns
omsorgsförvaltning, borde medarbetarsamtalet vara ett forum för metoden. För att Kalmar kommun ska få ut sitt budskap om den lösningsfokuserade metoden, används en blandning av konsulter och forskning. Kommunen använder sig av boken: Att bygga lösningar- En lösningsfokuserad samtalsmodell, skriven av Insoo Kim Berg och Peter De Jong, (2004). De
skriver att organisationsarbete med lösningsfokuserade principer länge har tillämpats av diverse konsulter, men det är först på senare år som det lösningsfokuserade arbetet beskrivits i böcker och artiklar. I organisationer har metoden använts för att vara lösningsbyggande i stället för problemlösande. Ett syfte kan vara att utveckla hållbara relationer och teamkänsla på arbetsplatser mellan chefer och underlydande. (ibid.). De förföriska tendenserna syns i följande citat: ”När problembeskrivning och analys ersätts med lösningsfokuserade samtal bland organisationens anställda, verkar hopp och motivation öka och spännande förändringar kan inträffa.” (Berg & De Jong 2004:323)
I min studie försöker jag tillämpa ett kritiskt samhällsvetenskapligt förhållningssätt. Jag vill förmedla nya sätt att se på fenomenet medarbetarsamtal, som både kan acceptera motstånd och gå emot det rådande traditionella tänkandet i organisationen. Enligt Alvesson och Deetz, (2000) handlar den kritiskt samhällsvetenskapliga metoden om att ge alternativa tolkningar, dvs. motbilder till de rådande ideal och föreställningar, som dominerar det traditionella tänkandet i det som avses undersökas i studiens empiri. Jag menar att en väg till en sådan motbild kan vara att fokusera på makt. Inledningsvis belyste jag vikten av att framgångsrika organisationer förmedlar symboler, en meningsskapande identitet till sina anställda, med detta kommer också frågor om hur organisationen använder symboler som ett medel för styrning och effektivitet. Gustafsson, (2002) menar att de som kontrollerar och tolkar symbolerna inom en organisation får en extra viktig position, eftersom ”de som styr symboler samtidigt styr oss”. (Gustafsson 2002:34)
Jag kommer fortsättningsvis att använda ordet enhetschef, huvudsakligt ansvar för arbetsledning och personaladministration för t.ex. vårdbiträden, undersköterskor. Som benämning på vård och omsorgspersonal, används ordet medarbetare, som idag är ett vedertaget begrepp inom den kommunala äldre- och handikappomsorgen i Kalmar kommun. Medarbetarna är utförare av vård- och omsorgs, serviceinsatser i form av omvårdnad i särskilt boende, stöd och hjälp i hemmet, matdistribution, service, trygghetslarm, ledsagarservice och personlig assistans. Insatserna är beviljade enligt Socialtjänstlagen, SoL (SFS 2001:453 4-5 kap.) och Lagen om särskilt stöd för vissa funktionshindrade, LSS (SFS 1993:387 9 §).
1Grund i korttidsteapin och i de Shazers (1994), lösningsfokuserade arbete. Berg & De Jong (2003) har sedan
Det skandinaviska begreppet medarbetarsamtal1, skiljer sig från den internationella betydelsen
av ordet. Det finns inte något motsvarande ord för medarbetarsamtal på engelska och går därför inte översätta rakt av. I engelsk litteratur motsvaras medarbetarsamtal av appraisal talk,
staff appraisal, appraisal interview och performance appraisal. I den skandinaviska varianten
av medarbetarsamtal, enligt RØvik, (2000) understryks att denna form inte ska innebära någon betygsättning av den enskilde anställde. Samtalet mellan ledare och medarbetare, skall vara utformad som en dialog mellan två jämbördiga parter. Det främsta syftet är att medarbetarsamtalet ska baseras på tillit, öppenhet och vara konfliktförebyggande.
Den definition av medarbetarsamtal som jag har valt i studien är enligt RØvik, (2000:50) följande:
Ett medarbetarsamtal är ett periodiskt (i meningen regelmässigt återkommande), systematiskt (i meningen planlagt och väl förberett) och förpliktigande personligt samtal mellan en ledare och en medarbetare om förhållandet mellan den enskilde och verksamheten.
1.1 Syfte och frågeställningar
Syftet med den aktuella uppsatsen är att undersöka vilken funktion och betydelse medarbetarsamtalet har för organisationen, samt om en specifik samtalsmetod tillämpas i medarbetarsamtalet.
Utifrån syftet har följande frågeställningar preciserats;
* Hur beskriver enhetschefer och medarbetare medarbetarsamtalets funktion och betydelse? * Finns det skillnader i informanternas syn på medarbetarsamtalets funktion beroende på position i organisationen?
* Inriktas medarbetarsamtalet på motivation eller prestation?
* Hur beskrivs interaktionen och det relationella i medarbetarsamtalet av informanterna? * Hur ser maktrelationer i medarbetarsamtalet ut?
* I vilken mån används den lösningsfokuserade samtalsmetoden i medarbetarsamtalet?
transformerat om synsättet till att tillämpas i organisationer.
1 I Sverige finns det, en mängd liknande ord för medarbetarsamtal t.ex. utvecklingssamtal och
Begreppet funktion, syftar upp mot organisationen medan begreppet betydelse, syftar mer mot kvalitativa egenskaper.
1.2 Studiens avgränsningar
Studien har ett övergripande organisationsperspektiv på medarbetarsamtalet i Kalmar kommuns omsorgsförvaltning. Men det är genom enhetschefers och medarbetares ”glasögon” som medarbetarsamtalet kommer att betraktas, av den anledningen presenteras de tre perspektiven; organisation, enhetschef och medarbetare. Jag utelämnar därmed brukarna1, överordnade tjänstemän och politiker i studien. Ytterligare avgränsningar gör jag genom att inte studera ledarskapsteorier. I studien gör jag ingen skillnad av begreppen chef och ledare, att chefskap relaterar till en formell position och administrativa funktioner medan ledarskap relaterar till ledningsfunktionen. Studien har inte heller ett genusperspektiv.
1.3 Etiska överväganden
Jag bestämde mig tidigt för att undvika att medarbetarna skulle uppleva att de utvärderade sin chef. Likaså ville jag inte heller att enhetscheferna skulle känna sig utvärderade. Jag var därför tydlig med att förklara vad undersökningen skulle handla om, dvs. att ur ett mer generellt perspektiv, granska och jämföra grupperna enhetschefers och medarbetares uppfattningar, över medarbetarsamtalets funktion och betydelse. Detta resonemang stöds av Kvale, (1997) som tar upp principen om fördelaktighet, som grundas på att den person eller grupp som man undersöker ska utsättas för så lite skada som möjligt. Olika intervjuare finner också olika tolkningar i samma intervju. Intervjuaren gör på detta sätt egna antaganden ur intervjumaterialet som passar in på dennes tolkningar. Kravet på objektivitet är ofta svårt att uppnå eftersom det inte bara finns en enda given sanning.
Det kändes som om jag hade ett stort ansvar för att informanternas utsagor skulle komma till sin rätta. I samband med att jag bearbetade intervjuutskrifterna, tänkte jag mycket på att bakom dessa citat av ord, döljer sig också en människa som har lagt sina tankar och uttalanden i mina händer. Kvale, (1997) menar att konfidentialiteten måste säkras även på utskrifts – och analysstadiet. Forskaren måste fråga sig vad som utgör en tillförlitlig utskrift av muntliga intervjuuttalanden. En fråga som man måste ställa sig är också hur kritiskt och djupt,
1 Brukare är idag ett vedertaget begrepp för dem som får insatser inom den kommunala äldre- och handikappomsorgen men även vårdtagare och kund är vanligt förekommande. ( Wolmesjö 2005:9)
intervjuerna kan analyseras. (ibid.). Av den anledningen måste också ett etiskt övervägande göras i relation till studiens metod, som har ett kritiskt reflekterande förhållningssätt. Min förhoppning är att den studie jag presenterar trots det ska vara relativt nyanserad. Alvesson och Deetz, (2000) tar fasta på att ett kritiskt samhällsvetenskapligt förhållningssätt kräver ett rikt mått av kritisk sensivitet. De varnar forskaren för att göra hyperkritikens misstag, det vill säga att man intar ett intolerant och ensidigt förhållningssätt, där bara ofullkomligheter beaktas och dras fram. ”Det är viktigt att se till att den kritiska forskningen inte uppfattas som negativ och okonstruktiv. Kritisk forskning måste rymma element av självkritik och reflektion”. (Alvesson & Deetz 2000:202)
Jag har grundat mina etiska överväganden enligt Socialhögskolans i Lund ”Råd och anvisningar inför uppsatsarbetet”, (2006) som innefattar de etiska förhållningssätten:
öppenhetskravet (ge information till de berörda), självbestämmandekravet (att undersökningen
ska vara frivillig att delta i), konfidentialitetskravet (skyddar de medverkandes anonymitet),
autonomikravet (att insamlat material endast kommer att användas för forskningsändamål).
1.4 Uppsatsens disposition
Uppsatsen består av fem huvudkapitel. I kapitel ett, har jag inledningsvis formulerat problemet, beskrivit vilka aktörer som kommer att spela huvudrollerna i uppsatsen samt på vilken scen det hela utspelar sig. Denna första del har sedan mynnat ut i uppsatsens syfte och frågeställningar, följt av studiens avgränsningar och en diskussion kring etiska överväganden. I kapitel två, görs en redovisning av uppsatsens metod, material och genomförande. Här fokuseras på uppsatsens övergripande synsätt och forskningsstrategi. Jag presenterar hur urvalet av gått till och hur intervjuerna genomfördes. Härefter kommenterar jag den insamlande empirins validitet, reliabilitet och generaliserbarhet i relation till de begränsningar jag själv kan se i min studie. Avsnittet avslutas med en diskussion om metodproblem. I kapitel tre, presenteras min teoretiska ram och tidigare forskning som ligger till grund för uppsatsens analys. I kapitel fyra, presenterar jag mitt resultat av en mindre dokumentstudie. Härefter redovisas den empiri som har framkommit i studien. Redovisningen disponeras i form av tematisk tolkning som i direkt anslutning varvas med analys. Kapitel fem, som inleds med en sammanfattning av uppsatsens resultat, följs sedan av ett resonemang utifrån egna åsikter och värderingar i relation till uppsatsen som helhet. Kapitlet avslutas med förslag till fortsatt forskning.
2. Metod, material och genomförande
I följande avsnitt presenteras uppsatsens övergripande synsätt och forskningsstrategi. Jag presenterar hur urvalet har gjorts, hur intervjuerna genomfördes, hur intervjumaterialet transkriberats, samt hur läsningen och tolkningen av data skett. Härefter kommenterar jag den insamlande empirins validitet, reliabilitet och generaliserbarhet i relation till de begränsningar jag själv kan se i min studie. Avsnittet avslutas med en diskussion om metodproblem.
2.1 Övergripande synsätt
Jag ansluter mig till synsättet att organisationer är socialt och kulturellt konstruerade. Därmed anser jag att människor själva skapar mening och förståelse kring vad organisationer är och gör. Enligt Wahl et al. (2001) kan inte forskaren studera organisationer utan att ta del av individernas föreställningar om organisationer. Man måste därför vara medveten om forskarnas position1, att beskrivningar av organisationer innebär avgränsningar och antaganden, som i sig påverkar vad som kommer att beskrivas och tolkas i studien, oavsett val av metod. Verkligheten ser annorlunda ut beroende på vem som studerar den, hur och utifrån vilken frågeställning den studeras. Jag citerar Alvesson och Deetz (2000:11): ”Metod är hur man utvecklar forskningsfrågor, hur man ger akt på den sociala verkligheten, vilka vokabulärer som används för att klargöra och tolka det som kommer fram i berättelserna från undersökningspersonerna.”
Teorianknytningen gör jag mot teori om organisation och organisationsförändringar, en sådan teorianknytning kan ge vissa svar på hur organisationen och dess organisering inverkar på möten och samverkan mellan individer och grupper i verksamheten. Det är den nyinstitutionella teorin som jag använder som en utgångspunkt då den, enligt RØvik, (2000) är radikal i den betydelsen att den utmanar den allmänna bilden av vad organisationsförändring syftar till. Johansson, (2006) menar att det är det ömsesidiga sociala och kulturella beroendet mellan omgivning och organisation som står i centrum. Detta innebär en problematisering av föreställningen, om att omgivningen gynnar målinriktade, rationella och effektiva verksamheter. Denna skolbildnings viktigaste bidrag till organisationsteorin är just sättet att ändra perspektivet på organisationers omgivning.
1 Med position menar man det som anger den vetenskapliga anknytningen till teoretiska fält och de vetenskapsteoretiska grunderna (Wahl, Holgersson, Höök & Linghag, 2001)
2.1.1 Kritisk samhällsvetenskaplig metod
Jag låter mig inspireras av den kritiska samhällsvetenskapliga metoden och använder den som ett förhållningssätt i uppsatsen, men gör i och med det inget anspråk på att göra en fullgod undersökning enligt metodens samtliga begrepp och syfte som helhet. Min uppgift blir istället att medvetandegöra. Inte minst då ämnet för min studie berör grupperna enhetschefers och medarbetares perspektiv, gentemot varandra och i relation till organisationen. Maktaspekten, ser jag som ett centralt dilemma i medarbetarsamtalet. Jag menar att den kritiska samhällsvetenskapliga metodens styrka, bland annat kan ses i att man inte som forskare tror sig kunna agera objektivt eller av sin forskning utläsa sanningar om hur det är i verkligheten. Själv ser jag en spännande utmaning i metodens sätt att förhålla sig till forskningsprocessen och inte minst dras jag till den utmaning som ligger i att skilja mellan, och synliggöra den dolda verkligheten i relation till den synbara verkligheten. Enligt Alvesson och Deetz, (2000) handlar den kritiskt samhällsvetenskapliga metoden om att ge alternativa tolkningar, dvs. motbilder till de rådande ideal och föreställningar som dominerar det traditionella tänkandet i det som avses undersökas i studiens empiri.
Med bakgrund av ovanstående resonemang om motbilder, menar jag att en väg till en sådan motbild kan vara att fokusera på makt. Jag har uppmärksammat att redan i ordet
medarbetarsamtal, finns alternativa tolkningar och motbilder att ta fasta på, vilka kräver en
redogörelse i sig. Synonymer på ordet medarbetare är; medhjälpare, kollega, hjälpreda,
assistent, högra hand och personal. Det finns alltså en tydlig hierarkisk dimension i ordet.
Medarbetare kan ses som någon jämlik person (vilket troligtvis är syftet), men också någon som är i underläge. Synonymer på ordet samtal är; konversation, dialog, samspråk,
resonemang, diskussion, diskurs och underhandling.
Alvesson och Deetz, (2000) företräder en kritisk forskning som omfattar både en kritisk tradition och den kvalitativt tolkande forskningen. Den förstnämnda är inriktad på att ifrågasätta etablerade samhällsordningar, dominerande praktiker, diskurser, ideologier och institutioner. De fenomen som står i fokus relaterats till omfattande sociala förhållanden på en samhälls- eller en makronivå, men som även fokuserar på mikronivå, dvs. mindre sammanhang.
Den sistnämnda forskningstraditionen är inriktad på att genom empiriska studier, förstå sociala institutioner och vardagslivets mikropraktiker. Denna tradition är inriktad mot att studera en socialt konstruerad verklighet, att utifrån den enskildes perspektiv fokusera på betydelser, idéer och praktiker. (ibid.).
Metoden har tre huvuduppgifter att fylla. Dessa är insikt, kritik och transformativ
omvärdering. Fasen som kallas insikt är en undersökningsprocess i vilken det fokuseras på hur
kunskapen, objektens och händelsernas uppenbara objektiva natur bevaras och formas. Denna hjälper forskaren att kunna se vad som är viktigt och bena ut hur specifika kunskaper och mänskliga subjekt konstrueras. Fasen som kallas kritik, har till uppgift att beskriva hur politiska och ekonomiska krafter inverkar på sociala relationer. Dessa maktfaktorer ska inte ses som något naturligt förekommande, utan bidra till att uppmärksamma former av makt och dominansstrukturer i form av hur formell och ideologisk makt reproduceras och genomsyrar människors vardagsliv. Den sista fasen kallas, transformativ omvärdering. Det innebär nya sätt att tänka och förhålla sig till den sociala världen. Att ge möjligheter som inspirerar till goda tolkningar, som i sig kan bidra till omvärderingar och ge oss alternativa sätt att se på hur vi kan förhålla oss till en social värld, som präglas av skevheter, ofriheter och skygglappar. (ibid.).
2.2 Angripning av problemet
Ska man använda sig av kvalitativa eller kvantitativa metoder? Enligt Trost, (2001) är det en studies syfte som ska vara vägledande för valet av metod. Ingen av metoderna är bättre eller sämre än den andra. De kan även användas som en kombination. I stora drag kännetecknas de kvantitativa metoderna av att vi vill ta reda på hur många, hur ofta eller hur vanligt något är. Efterfrågas däremot att försöka förstå individers resonemang eller handlingsmönster lämpar sig en kvalitativ studie bättre. (ibid.).
Min ansats är kvalitativ i den bemärkelsen att studien försöker förstå och beskriva hur enhetschefer och medarbetare ser på fenomenet medarbetarsamtal. Målsättningen med kvalitativa undersökningar är enligt, Patel och Davidsson, (2003) att skaffa en djupare kunskap än den fragmentiserade kunskap som man får i en kvantitativ undersökning.
Ofta betyder kvalitativ forskning att försöka se världen ur ’de inföddas’ synvinkel. /…/. Det mest grundläggande draget hos kvalitativ forskning är
att beskriva och analysera kulturen och beteendet hos människor och grupper med utgångspunkt från dem som studeras. (Alvesson & Deetz 2000:81)
Tillvägagångssättet är explorativt. Mitt mål har varit att leta fram så mycket kunskap som möjligt om medarbetarsamtalet i Kalmar kommun. Det har jag gjort genom att studera teorier, tidigare forskning, kommunala dokument och genomfört intervjuer, på så sätt har jag försökt ge en allsidig beskrivning. Patel och Davidson, (2003) beskriver att en explorativ studie är att föredra när det finns luckor i vår kunskap om ett problemområde. Genom ett utforskande tillvägagångssätt och en allsidig belysning av problemområdet, är syftet att nå kunskap som kan ligga till grund för vidare studier. (ibid.).
2.2.1 Studiens deduktion och induktion
För att uppnå vetenskaplig kunskap ska teori och empiri relatera till varandra. Studien har både ett deduktivt och ett induktivt angreppssätt. Jag anser att den aktuella studien ligger i gränslandet mellan dessa två. Tyngdpunkten är deduktiv, eftersom jag använder mig av nyinstitutionell organisationsteori. Jag går då bevisandets väg, när jag med utgångspunkt i redan befintlig teori, på förväg har bestämt vilken information från empirin som jag vill samla in, tolka och analysera.
Samtidigt kan studien betrakta medarbetarsamtalet som en lösning som har många attraktiva drag, t.ex. kan den lösningsfokuserade samtalsmetoden ses som en intressant aspekt att studera närmare. Det finns därför anledning att induktivt knyta an till andra ingångar och begrepp. Min tanke är att medarbetarsamtalet handlar om interaktioner, relationer och kommunikation mellan enhetschefer och medarbetare. Jag vill undvika att bli alltför styrd av teorier när jag samlar in och analyserar mitt empiriska material. Alvesson och Deetz, (2000) talar om vikten av mångfald i valet av teori. Den kritiskt samhällsvetenskapliga forskningen, vänder sig mot att enbart använda hypotetiskt- deduktivt forskning, istället kan man komplettera med en förståelse av förhållandet mellan världen och teorin, mellan kunskap och makt. ”För att kunna göra detta bör man uppfatta teori som ett sätt att vara i världen. Teorier utvecklas och accepteras på grundval av sin förmåga att erbjuda intressanta och användbara sätt att tänka och tala om livshändelser.” (Alvesson & Deetz, 2000:46) Min studie har ett kritiskt förhållningssätt, som tillsammans med ett induktivt angreppssätt kan hjälpa till att konkretisera
befintlig teori samlar in information från empirin. Jag hoppas på att upptäcka något som sedan kan formuleras i en teori. En fullständig induktion kommer inte att vara möjligt, då jag redan har både förkunskap och förförståelse från både teorier och det praktiska fältet. Jag kommer därför att använda mig att av ett ”upptäckande” förhållningssätt, men går inte in förutsättningslöst i det som ska studeras. Jag förtydligar min tanke om hur studien förhåller sig mellan teori och empiri genom att illustrera en figur.
Figur 1. Studiens relation mellan teori och verklighet
Bevisarens väg Upptäckarens väg
Nyinstitutionell organisationsteori Teorier om makt, kommunikation, metod
Medarbetarsamtalet empiri Medarbetarsamtalet empiri
2.3 Material
2.3.1 Urval
Sammanlagt är det ungefär 400 personer, (ca 370 vårdbiträden, undersköterskor och ca 30 enhetschefer), som arbetar inom den aktuella populationen omsorgsförvaltningen, verksamhetsområde SoL i Kalmar kommun. Det är ur denna population som jag har gjort mitt urval, som är tre enheter inom äldreomsorgen. I varje enhet finns mellan 40-50 verksamma vårdbiträden och undersköterskor, för vilka en enhetschef ansvarar. De avgränsade grupperna (populationerna) i studien är enhetschefer och omsorgspersonal (medarbetare). Dessa är aktuella eftersom de är medarbetarsamtalets aktörer. Urvalsförfarandet i studien är således ett
styrt urval, där sannolikheten att en person kommer med är känd, men olika beroende på
vilken enhet man tillhör. Urvalet är strategiskt, då samtliga informanter medvetet valdes ut. Mina kriterier har varit informanter som är tillsvidareanställd personal inom verksamhetsområdet SoL, omsorgsförvaltningen i Kalmar kommun. Jag citerar Trost, (2001) som beskriver urvalsproblem så här: ”Man kan säga att nästan alla urvalsramar är alltför trånga samtidigt som de är alltför vida. Med andra ord: en del som borde vara med finns inte där och en del som inte borde finnas där finns ändå där.” (Trost 2001:28)
Figur:2 Urval
Bilden illustrerar hur urvalet har gjorts. EC, står för enhetschef. MA, står för medarbetare. Jag bestämde mig för att urvalet skulle innefatta sammanlagt sju intervjuer, var av tre med enhetschefer och fyra med medarbetare. Urvalet gjordes med två medarbetare per sin ordinarie enhetschef och en enhetschef ensam. Det ultimata urvalet hade varit tre medarbetare per enhetschef, men det var inte möjligt att genomföra inom ramen för denna uppsats. Min idé genom valet har varit att jag intresserar mig för enhetschefer i sig och medarbetare i sig. Jag studerar deras syn på medarbetarsamtalet i form av skiljaktigheter/likheter. Utan att vara en del av det jag vill undersöka, har jag ändå valt att medarbetarna ska tillhöra sin ordinarie enhetschef. Det har jag gjort med motiveringen att det kan visa sig vara skiljaktigheter i medarbetarnas och enhetschefernas uppfattningar. Mitt val av informanter kan då motiveras, ge fingervisningar, om detta är ett resultat av personliga interaktioner snarare än deras funktionella position.
Jag skickade ut förfrågan om medverkan per mail, (bilaga 1A) till fem enhetschefer som jag inte sedan tidigare var bekant med. De är verksamma inom helt andra geografiska enheter än de enheter som jag själv har varit verksam inom. Tre av enhetscheferna tackade ja till en intervju. Två av dessa enhetschefer, ombads att välja ut två medarbetare var. Enhetscheferna förmedlade sedan medarbetarnas namn och mailadress till mig så att jag kunde skicka dem en egen inbjudan till intervju, (bilaga 1B). Detta var en mycket effektiv metod och det var på detta sätt som jag slutligen fick tag på deltagarna i min undersökning. I den bemärkelsen kan det ses som ett styrt urval, när enhetscheferna fick fria händer att välja ut sina informanter.
Urvalet slumpade sig så att informanternas ålder kom att hamna mellan 40-55 år. I efterhand hade varit önskvärt om det hade varit någon yngre informant representerad i studien, för att se om svaren hade blivit annorlunda beroende av åldern. Eftersom jag inte har avsett att studera kön och genus i studien, valde jag att inte göra några medvetna skillnader av informanternas kön i urvalet. Min motivering är att den aktuella populationen är starkt kvinnodominerad, där endast ett fåtal män arbetar. I det slutliga urvalet blev endast en man representerad och sex
EC 1 MA 1a MA 1b EC 3 Ingen MA Ingen MA EC 2 MA 2a MA 2b
kvinnor. I resultatredovisningen har jag ändå valt att använda symbolerna för man, respektive kvinna, av den enda anledning att jag vill förmedla en bild av människan bakom citaten. Utifrån ovanstående resonemang drar jag paralleller till Tullberg (2006), som belyser hur starkt könskodat äldreomsorgen är. Det är kvinnor som är överrepresenterade av både omsorgspersonal och enhetschefer. (ibid.).
2.3.2 Presentation av informanterna
Tabell: 1 Enhetschefer
Enhetschef E1♂ E2♀ E3♀
Ålder 44 år 44 år 42 år Utbildning Sociala omsorgslinjen Sociala omsorgslinjen Socionomprogrammet Anställningstid 14 år 4 år 4 år
Tabellen visar en sammanställning av formalitetsfrågor till enhetscheferna. I undersökningen deltar tre enhetschefer, varav två kvinnor och en man. Samtliga är mellan 42-44 år. Alla tre har högskoleutbildning. Anställningstid i yrket varierar mellan 4-14 år.
Tabell: 2 Medarbetare
Medarbetare M 1a♀ M1b♀ M2a♀ M2b♀
Ålder 52 år 40 år 55 år 46 år
Utbildning Undersköterska Undersköterska Undersköterska Vårdbiträde
Anställningstid 30 år 22 år 28 år 14 år
Tabellen visar en sammanställning av formalitetsfrågor till medarbetarna. I undersökningen deltar fyra kvinnliga medarbetare. Åldern är mellan 40-55 år. Alla tre har gymnasieutbildning, tre till undersköterskor och en till vårdbiträde. Anställningstiden i yrket varierar mellan 14-30 år.
Det är inte informanternas individuella utsagor som studeras här, utan gruppen enhetschefer och gruppen medarbetare som helhet. Därför har jag valt att inte ge informanterna fiktiva namn, utan istället en bokstavs och sifferkombination. Bokstaven E, står för enhetschef och M, står för medarbetare. Bokstaven A och B ersätter namnen på medarbetarna. Siffran visar inom vilken enhet som informanterna är verksamma i. På så sätt redovisas vilken personal som tillhör respektive enhetschef. (M1B ♀ = medarbetare, enhet 1, intervjuperson B, kvinna.) Citaten har redigerats till skriftspråklig form (om än ganska sparsamt), för att underlätta förståelsen för läsaren. Det förkommer vissa undantagsfall, där jag anser att citaten bör vara helt i sin ursprungliga form för att belysa känslan av intervjusvaret. I dessa fall används /…/.för en kortare paus. /---/- för en längre paus. [skratt] [betoning] markerat ord med klamrar står för
mitt eget tillägg. För att inte kränka konfidentialiteten har jag i vissa citat ändrat namnet till ”chefen”, ”medarbetaren” eller [NN].
2.4. Studiens genomförande
Jag har följt Kvales, (1997) sju stadier för intervjuundersökning. 1. Tematisering. Undersökningens syfte formuleras.
2. Planering. Undersökningens sju stadier planeras.
3. Intervju. Intervjuerna genomförs enligt en intervjuguide och med ett reflekterande förhållningssätt till den eftersökta kunskapen och till den mellanmänskliga relationen i intervjusituationen.
4. Utskrift. Förbereder intervjumaterialet för analys.
5. Analys. Utifrån undersökningens syfte och ämne och på grundval av
intervjumaterialets karaktär, avgörs vilka analysmetoder som är lämpliga för intervjuerna. 6. Verifiering. Fastställer intervjuresultatens generaliserbarhet, reliabilitet och validitet. 7. Rapportering. Rapportera i en form som motsvarar vetenskapliga kriterier.
Jag har använt mig av semi-strukturerade intervjuer, (delvis strukturerade intervjuer.) Enligt Robson, (2002) är delvis strukturerade intervjuer ett förfaringssätt, som styrs av ett antal frågor som ska undersökas, men utan att ordningsföljd eller ordalydelse bestäms i förväg. Detta tillvägagångssätt gör det möjligt att ta vara på det unika i intervjutillfällets situation. (ibid.). Den enda information informanterna fick innan intervjun, var att jag ville ställa frågor om deras syn på medarbetarsamtalet utifrån de tre teman, organisationen, enhetschefen, och medarbetaren, (se bilagor nr. 2A och 2B). Samtliga intervjuer spelades in på band, vilket godkändes av informanterna. Jag sammanställde två olika intervjuguider, en till enhetschefer och en till medarbetare, (se bilagor nr. 3A och 3B). Intervjuguiden hade jag själv som stöd, min utgångspunkt var att få svar på samtliga frågor. För att kontrollera att min intervjuguide var lättförstålig, testade jag den på två utomstående enhetschefer inom den population som var aktuell för studien. Intervjun lades sedan upp som ett samtal, där jag kontrollerade att svaren inte hamnade utanför min intervjuguide.
Alvesson och Deetz, (2000) vill problematisera språket och de förhoppningar som finns om en neutral representation. Forskaren måste vara skeptisk inför de uttalanden som görs och söka en mer reflekterad förståelse, som utmärks av insikt om tolkningens svårigheter och möjligheten
att finna alternativa sätt att behandla det empiriska materialet. Språket är, menar de, funktionellt, och inte sanningsorienterat. Språket är begränsat av sociala normer och konventioner. Vid intervjutillfällen måste forskaren vara öppen inför deltagarens behov av att låta förnuftig och moralisk. Det som informanten säger kan inte ses som en sanning, utan måste tolkas som en handling i sig. (ibid.). Robson, (2002) beskriver detta dilemma enligt följande:
The ’nuisance’ refers to the legal doctrine that if you leave an attractive object, such as an unlocked car, where children can play with it, you may be liable for any injuries they sustain. Naïve researchers may be injured by unforeseen problems with qualitative data. This can occur at the collection stage, where overload is a constant danger. But the main difficulty is in their analysis. (Robson 2002:456)
Här nedan beskriver jag mitt tillvägagångssätt. Min förhoppning är att läsarens förståelse underlättas om han eller hon får vetskap om hur jag har gått tillväga. Alvesson och Deetz, (2000) menar att såväl metoden, som målen med forskningen, måste vara öppen för granskning. De föreslår ett angreppssätt som baseras på en reflexivitet, som gör det möjligt för läsaren att ge en egen betydelse av det emiriska materialet. (ibid.).
I direkt anslutning till intervjuerna har jag lyssnat av bandet och noterat anmärkningsvärda uttalanden.
1. Intervjuerna har sedan transkriberats ut i sin helhet i ett intervjuprotokoll. Hela materialet omfattar 47 sidor.
2. De intervjuprotokoll som med utgångspunkt i uppsatsens syfte och frågeställningar var relevanta, lästes igenom igen i syfte att fånga helheten. Jag kontrollerade att mina frågeställningar hade blivit besvarade, samt letade efter feltolkningar och styrda intervjufrågor.
3. Ett gediget material av citat återstod sedan. Dessa omvandlades mycket sparsamt från talspråk till skriftspråk, med undantag för de citat där dess ursprungliga ordalydelse bör vara orörda.
4. Allt material lästes åter igenom och tematiserades efter tre olika perspektiv: Organisationen, enhetschefen och medarbetaren. Dessa tre perspektiv fick sedan ett antal underrubriker. Citaten kategoriserades in under respektive perspektiv och underrubrik. Jag använde till största delen datorns program Word för min bearbetning. I marginalen skrev jag fortlöpande stödord och tankar. Med hjälp av funktionen kommentar, i Word markerades specifika uttalanden i citaten. De mönster som jag sedan fick fram
kategoriserades in i tabeller efter varje intervjuperson, för att det skulle vara lättare att jämföra enhetschefernas och medarbetarnas citat.
5. När tabellerna var klara räknade jag de ord som förekom oftast och betonades kraftfullast av varje intervjuperson och fråga. Detta resulterade i tabellerna 3 och 4. (sid 40)
6. De kategorier som blev resultatet gav sedan underlag till min tematiska tolkning och som har sin utgångspunkt i studiens syfte och frågeställningar.
I tolkningsarbetet har jag uppmärksammat det kritiska samhällsvetenskapliga förhållningssättet, enligt Alvesson och Deetz, (2000) som menar att det finns tre olika möjligheter till tolkningar. Tolkningar kan säga något om den sociala verkligheten, något om normer för hur intervjupersonerna uttrycker sig och något om den socialt delade verkligheten eller den individuella subjektiva verkligheten. En lyckad tolkning ska inriktas på det icke-uppenbara, skapa mening och berika förståelsen. (ibid.).
2.4.1 Dokumentstudie
Jag har tagit fram kommunala styrdokument och riktlinjer angående medarbetarsamtalet i Kalmar kommun. Jag anser att de dokument som jag presenterar i studien är viktiga på så sätt, att de kan ge en viss information, om de riktlinjer som finns för medarbetarsamtalet i den kommun som studeras. De kan också fungera som komplement till intervjuerna, för att sättas i relation till organisationens budskap om medarbetarsamtalet. Det hade varit önskvärt att belysa det uppifrån kommande organisationsperspektivet, genom att intervjua förvaltningschefen. Men det var inte möjligt inom studiens tidsmarginal. Dokumentstudien kan istället ses som en ett alternativ till den intervjun. Merriam, (1994) beskriver å ena sidan att, dokument bör ses som en sekundärkälla som kan bidra till att det uppstår problem, då man använder dokument för att verifiera och analysera resultat som man har fått från andra källor. Men å andra sidan, kan det hjälpa forskaren att hitta innebörder och utveckla förstålelser.
2.4.2 Studiens validitet, reliabilitet och generaliserbarhet
Validiteten och reliabiliteten står i förbindelse med varandra, på så sätt att vi inte kan blunda för den ena och fokusera på den andra. För att ha klart för oss vad det är vi mäter så måste också mätningen vara tillförlitlig. (Patel & Davidsson 2003)
Yin, (2003) beskriver både en inre och en yttre validitet. Den förstnämnda handlar om i vilken mån resultatet överrensstämmer med verkligheten, att det som avses mätas faktiskt mäts. Problemet med validiteten inom kvalitativ forskning är att den är en produkt av forskarens tolkningar och erfarenheter. Den sistnämnda handlar om i vilken mån resultaten i en undersökning, går att överföra, generalisera, till att även gälla andra situationer, platser och händelser. Kvale, (1997) menar att validiteten inte bara bör granskas i slutfasen, utan istället med fördel användas och kontrolleras under hela forskningsprocessen. Merriam, (1994) nämner att strategier för att öka validiteten är: Deltagarkontroll, längre tid för observation på fältet, granskning av kollegor och klargörande av skevheter. (ibid.). För att kontrollera att min intervjuguide var lättförstålig, testade jag den på två utomstående enhetschefer inom den population som var aktuell för studien. Mina frågeställningar var lätta att förstå, det skulle öka sannolikheten för att få frågeställningarna besvarade i studien. När de riktiga intervjuerna sedan gjordes, frågade jag informanterna om jag uppfattat dem rätt. I metodredovisningen har jag försökt att ge en tydlig redogörelse av mina utgångspunkter, perspektiv och förförståelse.
Alvesson och Deetz, (2000) betonar att intervjuberättelser vanligtvis ger intryck av att intervjupersonerna är moraliska och rationella. Författarna menar att de flesta människor har en viss benägenhet av att vara, eller låtsas vara, lojala mot den organisation och yrke som de tillhör. De kan tro att deras svar kan komma att slå tillbaka mot dem. Det kan också vara det motsatta, att de känner frustration på arbetsplatsen eller i organisationen och därför använder forskaren som ett verktyg till att återge sina negativa berättelser. (ibid.). Detta resonemang har jag haft i åtanke under studiens genomförande. Min förförståelse var, å ena sidan, att enhetschefer är lojala mot organisationen eftersom deras position ligger närmare de politiska besluten. Å andra sidan trodde jag att medarbetarna skulle känna en viss frustration över sin arbetssituation. Det är nämligen så att den organisation som jag studerar, allt oftare figurerar i dagspressen, pgr av ett stort budgetunderskott som bidrar till nedskärningar i verksamheten.
Jag vill försäkra mig om att ha en god reliabilitet dvs. att jag undersöker på ett tillförlitligt sätt. Urvalet i sig begränsar studiens reliabilitet, på så sätt att enhetscheferna hade fria händer att välja ut de medarbetare som skulle delta. Enhetscheferna kan ha fungerat som gatekeepers, med det menar jag att det finns uppenbar risk att de valde ut de medarbetare som ansågs positiva till medarbetarsamtal. Två av enheterna i urvalet är dessutom tvillingenheter, vilket är ett vedertaget koncept inom Kalmar kommun. Det innebär att enhetscheferna har var sin
enhetschef som tvilling med vilken de ofta har någon form av samarbete. De kan jobba med samma struktur och upplägg av sina respektive medarbetarsamtal. Mot bakgrund av detta finns förstås en risk att de kan ha pratat ihop sig innan intervjun. Trots detta kan jag ändå se det som positivt, genom att jag får en större spridning av informanter inom dessa båda enheter. Det som framkommer i studien är ur den aspekten relativt vanligt förekommande tolkningar inom dessa enheter.
Jag har själv många års arbetslivserfarenhet som medarbetare och på senare tid även som enhetschef i Kalmar kommuns omsorgsförvaltning, vilket jag har fått ha i åtanke ur ett objektivitetsperspektiv under hela studiens genomförande. Min yrkesbana har bidragit till förförståelse för det jag undersöker och gjort mig färgad i tänkandet, vilket i sig kan ha påverkat reliabiliteten. Yin, (2003) menar att reliabilitet, (tillförlitlighet) är svårt att tala om när det gäller kvalitativa studier. Det är många faktorer som kan spela in; t.ex. intervjueffekter som uppstår i mötet mellan forskaren och informanten. Det är också viktigt att klargöra bakomliggande antaganden och ställningstaganden i studien. Reliabiliteten kan stärkas av en tydlig beskrivning av urval och, empiriskt material (ibid.).
I intervjusituationen kunde jag känna att jag jämförde mig med både medarbetarna och enhetscheferna, eftersom jag har erfarenhet från att arbeta som båda. Å ena sidan, skevheter i den bemärkelsen att jag troligtvis inte var lika klarsynt för att uppmärksamma självklara begrepp, som används inom verksamhetsområdet. Men, å andra sidan, ser jag det som en klar fördel, då jag är väl insatt i alla situationer som de tog upp. Detta gjorde intervjusituationen lättare och den blev mer avslappnad. Jag tror inte att jag hade fått samma djupa svar från informanterna om jag hade varit helt ovetande om deras verksamhetsområde. Det hade förstås varit fördelaktigt att ha genomfört studien i andra kommuner. Eftersom jag ändå valde Kalmar kommun, kunde urvalet styras så att jag intervjuade människor som jag inte var bekant med sedan tidigare. Jag har varit noga med att i första hand hålla distans till intervjusituationen, då det annars finns en risk att den akademiska distansen går förlorad. Jag har därför i högre grad jobbat med mig själv, använt kritiska glasögon och på så sätt lyckats ställa mig utanför min yrkesroll i studiens genomförande. I enhetschefernas uttalanden förekom ofta olika begrepp som är vanligt förekommande inom förvaltningen, ett exempel är styrinstrument. Jag ställde då alltid följdfrågor som: ’Vad menar du med ett styrinstrument, kan du ge ett exempel?’. Min uppfattning är att det fungerade väl. Under intervjun kunde någon av medarbetarna säga till
mig; ’du vet hur det är’, jag intog då en ovetande roll och ställde följdfrågor som: ’nej, berätta, hur ser du på det?’
Enligt Trost (2001) ska en mätning som har en god reliabilitet vara stabil och inte kunna påverkas av slumpinflytelser, alla frågorna vid intervjuer med olika individer ska vara ställda på samma sätt, en likadan situation ska råda för alla. (ibid.). Min uppfattning är att en del intervjufrågor till medarbetarna, var svårtolkade och lätta att missförstå. Det visade sig i form av tysthet och att de inte förstod mig. När detta inträffade försökte jag omformulera min fråga, jag kan då ha blivit alltför styrande. I dessa fall då det fanns risk för skevheter och då jag misstänkte att mina omformuleringar ledde informanterna på villovägar, har jag valt att helt ta bort de frågorna i transkriberingen. I uppsatsen visar det sig främst av att, medarbetarna inte finns representerade i frågor om organisationen i lika stor utsträckning som enhetscheferna. Om jag hade valt en annan kategorisering av intervjufrågor kunde utfallet av resultaten ha blivit annorlunda.
Studiens generaliserbarhet är begränsad, i den meningen att resultaten inte går att generalisera på en empirisk nivå. De resultat som jag presenterar kan inte ses som allmänt förekommande, vare sig i Kalmar kommun eller i andra kommuner. Jag grundar detta resonemang på att urvalet dels är alltför begränsat och dels att urvalet är styrt och inte slumpmässigt. De tolkningar som redovisas av informanternas utsagor kan möjligtvis endast generaliseras på en analytisk nivå. Det jag ser är att maktaspektens avslöjande kan vara generell. Eftersom resultaten endast gäller individuella utsagor om förhållandet i de tre studerade enheterna, kan resultatet således bara säga något om hur de sju informanterna uppfattar, tolkar och framställer sig själva utifrån studiens frågeställningar om medarbetarsamtalet. Kvale, (1997) skriver att den analytiska generaliseringen, innebär att en välöverlagd bedömning görs om i vilken mån undersökningens resultat kan ge en viss vägledning för vad som kan ske i en annan situation.
I vardagen generaliserar vi mer eller mindre spontant. Utifrån vår erfarenhet av en situation eller en person föregriper vi nya fall, vi gör oss förväntningar om vad som kommer att hända i andra liknande situationer eller med liknande personer. (Kvale 1997:209)
2.4.3 Metodproblem
En nackdel kan vara att jag ensam genomfört studien. Läsning, tolkning och analys av intervjutexterna kan ha sina brister, när det endast är en person som har tolkat deltagarnas upplevelser. Jag jämför det med Kvales, (1997) och Robsons, (2002) beskrivning av hur
forskaren kan få kontroll över analysen. Ett bra sätt är att använda två kodare, oberoende av varandra. (ibid.). Självklart skulle den typen av dubbelkontroll ha bidragit till ännu mer kritisk reflektion. Då inte den möjligheten fanns för min del, har jag istället valt att bearbeta materialet genom flera olika läsningar. Jag har också i större utsträckning varit noga med att detaljerat, beskriva mitt tillvägagångssätt. Kvale, (1997) menar att ett bra alternativ är att forskaren ”lägger alla korten på bordet”.
Ytterligare en negativ aspekt som kan ha inverkat på intervjusvaren, är att samtliga intervjuer genomfördes på informanternas arbetsplatser, under deras ordinarie arbetstid. De kom alltså direkt till intervjun från sina arbetsuppgifter och var således kvar i sin yrkesroll. Att intervjuerna genomfördes på detta sätt var ett smidigt tillvägagångssätt, eftersom jag inte tog så mycket tid i anspråk. Det kan dock ses negativt då de kände sig som hemma i omgivningen. Enligt Alvesson och Deetz, (2000) tenderar chefer att svara friare och öppnare när de intervjuas utanför sina kontor, på neutral mark.
3. Teoretiska utgångspunkter
I följande avsnitt presenterar jag studiens teoretiska utgångspunkter. Kapitlet inleds med en kort uppsummering av mina teoretiska utgångspunkter. Min tanke är att först redogöra för övergripande organisationsteorier. Sedan fångar jag upp medarbetarsamtalets mindre beståndsdelar, med teorier om makt, kommunikation och samtalsmetod.
3.1 Uppsummering
Min första utgångspunkt är att knyta tillbaka deduktivt, som första teoretiska inspirationskälla presenterar jag nyinstitutionell organisationsteori, utifrån teorier av Gustafsson, (2002), Holmblad, (2002), Johansson, (2006), Petersson, (2006), RØvik, (2000), och Styhre, (2002). Inom den nyinstitutionella organisationsteorin, står det ömsesidiga sociala och kulturella beroendet mellan omgivning och organisation i centrum. Jag anser att RØvik, (2000) är intressant ur två aspekter, å ena sidan för den nyinstitutionella organisationsteorin och å andra sidan för resonemanget om moderna recept, där han tar upp just medarbetarsamtalet som ett modernt recept. I relation till medarbetarsamtalet, presenteras även tidigare forskning i form av tre avhandlingar i ämnet av Engquist, (1990) Lindgren, (2001), Mikkelsen, (1996)
Samtidigt har medarbetarsamtalet en del som även induktivt kan tolka empirin ur en maktaspekt. För detta ändamål har jag valt teorin om empowerment och paternalism, ur Payne,
(2005) och ur, Starrin och Jönsson, (2002). Det intressanta i empowerment och paternalismperspektivet är att diskutera makt. Ett medarbetarsamtal innefattar också interaktioner och relationer mellan enhetschef och medarbetare, som är intressant att beröra med hjälp av Kommunikationsteorin, ur Payne, (2005) som en teoretisk ingång. Om man ser medarbetarsamtalet som en samtalsmetod, kan den lösningsfokuserade samtalsmetoden vara en variant. Kalmar kommun använder litteraturen: Att bygga lösningar- En lösningsfokuserad samtalsmodell, skriven av Berg och De Jong, (2004).
3.2 Nyinstitutionell organisationsteori
Den nyinstitutionella organisationsteorin, mjukar upp den traditionella synen på organisationers struktur: /…/. ”den ändrar fokus från struktur till process. Betoningen ligger på organisering och inte på organisation”. (Johansson 2006:12) Det är det ömsesidiga sociala och kulturella beroendet mellan omgivning och organisation som står i centrum. Detta innebär en problematisering av föreställningen, om att omgivningen gynnar målinriktade, rationella och effektiva verksamheter. Denna skolbildnings viktigaste bidrag till organisationsforskningen, är att ändra perspektiv på organisationers omgivning. Utvecklingen av nyinstitutionalismen, kom att kännetecknas av ett ökat intresse för aktörernas handlingsutrymme i organisationen. Tidigare hade det strukturalistiska uppifrån-och-ner (toppstyrda) perspektivet varit dominerande, högre samhällsnivåer och beslutsfattare bestämde vad som skulle ske lägre ner i organisationerna. Det toppstyrda perspektivet, kom nu att ersättas av ett nerifrån-och-upp (bottom up) perspektiv vars företrädare; ”Suggest that organizations and their participants are more active and more involved in developing institutional structures than earlier formulations recognized.” (Johansson 2006:23 )
Det var först under 1980- talet som de nyistitutionella teoretiska idéerna spreds till Sverige från USA och fick genomslagskraft i den Svenska organisationsforskningen. I Sverige anammades inte hela konceptet utan forskarna kom här att fokusera på resonemang om särkopplingar, fasader och legitimitet. Begreppet fasad, kan vara till hjälp för att förstå hur en organisation försöker inge en fasad av förtroende. Begreppet särkopplingar visar hur hyckleri används i organisationer i form av den uppbyggda formella strukturen utåt och vad man faktiskt gör i praktiken. Det blir ett sätt för organisationen att uppnå legitimitet. (ibid.).
Styhre, (2002) tar upp en mer positiv bild av hur den nyinstitutionella organisations teori, fick genomslagskraft i Skandinavien under 1990-talet. Där har den bidragit till att problematisera förekomsten av nya organisationsmodeller. Teorin har också medfört ett mer sociologiskt perspektiv på organisationer som inte bara ser anpassning som något dåligt, utan att organisationer istället är medvetna och uppdaterade på de senaste trenderna inom området.
Karin Holmblad Brunsson, (2002) belyser att organisationer både ska vara effektiva och
legitima. Organisationens mål är effektivitet, men dessa mål ska samtidigt vara accepterade av
organisationsmedlemmarna. Av den anledningen uppfyller organisationen olika krav, som de egentligen inte skulle behöva uppfylla för att bli effektivare. Organisationen anpassar sig till nya krav som ställs på organisationen, den skapar legitimitet. Det kan bidra till att vissa organisationer framställer sig som mer ansvarstagande än andra. ”Det blir effektivt att arbeta aktivt för att skaffa sig hög legitimitet.” (Holmblad 2002:141)
Gustafsson, (2002) beskriver hur intresset för vädebaserad organisering och ledning har ökat inom organisationer. Det blir allt vanligare att ledningen eftersträvar djupare relationer med organisationens medlemmar. En förutsättning är att det finns en upplevd gemenskap och att hitta de värden som kan utveckla hållbara lojalitetsband. Det stärker också konkurrenskraften gentemot andra organisationer. Om organisationer lyckas med detta, kan det också bidra till att de framstår som något mycket mer än bara en vanlig organisation, något mer innehållsrikt, djupare och meningsfullt för människor både inom som utanför organisationen. Petersson, (2006) talar om vikten av att organisationen uppnår en samsyn, för att alla ska arbeta åt samma mål. Samsyn kan ses som en organisations diskreta kontroll. Det är en form av kontroll som får organisationsmedlemmarna att agera och tänka i samma riktning som verksamhetens mål och intressen. ”Samsynens innehåll blir organisationens kognitiva premisser. I förlängningen skapas en identitet.” (Petersson. 2006:148).
3.2.1 Organisationsrecept1
Enligt RØvik, (2000) har nutidens moderna organisationer genom globala komponenter fått nya influenser, som snabbt sprider sig och etableras lokalt. Ett axplock av nya recept kan vara värdestyrning, kvalitetssäkring, målstyrning och föremålet för denna uppsats,
medarbetarsamtalet. De organisationsrecept som vi uppfattar som lokala, är i de flesta fall endast lokala versioner av trender med global utbredning. Samlingsbegreppet på de moderna organisationsrecepten benämns institutionaliserade standarder eller institutionaliserade organisationsrecept. Recepten gör inget anspråk på att vara totallösningar för organisationen, utan ska snarare ses som komponenter eller byggstenar för hur en organisation bör utformas. Det som RØvik, (2000) benämner organisationsrecept, kallar istället Johansson, (2006) materialisering av idéer. Han menar att alla möjliga former av idéer cirkulerar i de lokala
organisationernas tankevärldar.
Holmblad, (2002) beskriver att organisationer tillämpar modebetonade metoder. Det finns många uppfattningar om hur företag och organisationer ska bli effektiva och framgångsrika. Metoder blir populära under den tid som de är moderna. Organisationer härmar varandra och undersöker oftast inte om metoderna fungerar. Detta trots att det finns forskare som ifrågasätter om de nya metoderna faktiskt håller måttet. Nya metoder kan hålla humöret uppe i organisationen för både chefer och andra organisationsmedlemmar, eftersom de hoppas på att den nya metoden ska göra underverk, dvs. göra organisationen effektivare. (ibid.).
RØvik, (2000) beskriver att populära recept används i dagens organisationer av organisationens företrädare, såsom ledare och konsulter. För dem är recepten byggstenar som används när nya omorganiseringar ska göras. Den offentliga sektorns idéer, har under det senaste tio åren, format verksamheten efter en idealbild i relation till marknaden. Johansson, (2006) tar upp att det istället är standardisering, som det mest fokuseras på inom det svenska forskningsområdet nyinstitutionalism. Standarder är regler som kan vara av olika slag, direktiv, normer och standarder. Direktiv är tydliga regler som ofta är tvingande och hör ihop med sanktioner, ett exempel är lagstiftning. Normer är däremot outtalade regler, att följa dem är ofta kopplat till ett inre, snarare än ett yttre tvång. Standarder skiljer sig från normer och liknar direktiv på så sätt att de är tydliga och formellt frivilliga att följa. Standarder är inte förbundna med sanktioner, utan starkt förknippade med att uppnå legitimitet för att på så sätt få folk att acceptera och följa dem. ”De motiveras ofta med att det ligger i mottagarnas eget intresse att följa dem”. (Johansson 2006:34).
3.2.2 Verktyg och symboler
RØvik, (2000) skriver att verktygsperspektivet och symbolperspektivet är två teoretiska perspektiv, som beskriver hur organisationer förhåller sig till de institutionaliserade livscyklerna. Verktygsperspektivets synsätt, är att organisationer endast är redskap för att prestera effektivitet i beslut, åtgärder, tjänster och varor. Organisationens överlevnad och dess legitimitet är knuten till hur den förmår att upprätthålla effektiviteten. I en planmässig organisationsutformning är det ledningen som på ett rationellt sätt väljer vilka byggstenar som ska ingå. Det viktigaste redskapet för att organisationen ska bli bättre och effektivare är att organisationens aktörer håller sig underrättade om vilka lösningar (recept) som finns att tillgå, samt att dessa recept väljs ut utifrån erfarenhetsbaserade kunskaper. Vidare präglas verktygsperspektivet av en stark rationell orientering och utvecklingsoptimism, då det finns en stark tilltro till att organisationen har aktörer som har kunskap, förnuft och vilja till att skapa förändringar och förbättringar. (ibid.).
RØvik, (2000) beskriver symbolperspektivets grundläggande tankegångar. Formella organisationer finns i institutionella omgivningar, vilka inte är objektiva verkligheter utan istället av samhället skapade fenomen. Här konfronteras de med socialt skapande normer, för hur den lokala organisationen ska vara utformad. RØvik, (2000) talar om att institutionaliserade organisationsrecept framstår som meningsbärande symboler. Betydelsen sträcker sig långt utöver att enbart vara ett verktyg för effektiv problemlösning. Populära organisationsrecept har blivit symboler för grundläggande värden i samhället, eftersom de skapar legitimitet och spridningskraft. Detta kan också få konsekvenser för organisationernas självuppfattning, då uppfattningar om organisationens identitet gentemot andra organisationer etableras. (ibid.).
Till skillnad mot beskrivningen om att verktygsperspektivets effektivitetsorienterade och ändamålsrationella aktörer, finns inom symbolperspektivet föreställningen om att aktörerna utsätts för en normativ påtryckning. Organisationsformer väljs med frihet, men begränsas då socialt konstruerade idéer tas för givna. Verktygsperspektivet antar ett problembetingat sökande, dvs. någon i organisationen upplever att det finns ett problem som kräver lösning. Detta synsätt utmanas här av symbolperspektivet, där det istället är någon i organisationen som först uppmärksammar ett nytt och populärt recept och sedan upplever att det finns ett lokalt
problem som kan behöva lösas. Vidare utmanas verktygsperspektivets idé om recept som noga väljs ut och sedan filas till efter tycke och smak. Symbolperspektivet menar att detta sker mer O-koordinerat och att kopplingen mellan recept (idévärlden och organisationens faktiska aktiviteter (praxisvärlden) ofta är otydlig. Recept väljs istället ut för att ge organisationen en profil, identitet och legitimitet. (RØvik 2000). Holmblad, (2002) betraktar organisationer på ett liknade sätt, hon menar att organisationer ställs inför motstridiga krav. Å ena sidan förväntas de uppfylla omgivningens krav, å andra sidan förväntas de ägna sig åt en effektiv verksamhet. Det är inte alltid dessa två motpoler stämmer överrens i praktiken.
3.3 Medarbetarsamtalet
Forskningen kring den Svenska varianten av medarbetarsamtal är inte omfattande. Jag har funnit tre avhandlingar i ämnet av Engquist, (1990) Lindgren, (2001) och Mikkelsen, (1996) som presenteras längre fram i detta kapitel. RØvik, (2000) har också granskat medarbetarsamtalet, vilket kan ses som tidigare forskning. Medarbetarsamtalet är ett formaliserat samtalssystem som innefattar organisationens samtliga medarbetare. På detta sätt skiljer det sig från den mer informella och spontana kontakten mellan medarbetare och ledning. Jag inleder med RØviks, (2000:50) definition av medarbetarsamtalet:
Ett medarbetarsamtal är ett periodiskt (i meningen regelmässigt återkommande), systematiskt (i meningen planlagt och väl förberett) och förpliktigande personligt samtal mellan en ledare och en medarbetare om förhållandet mellan den enskilde och verksamheten.
3.3.1 Medarbetarsamtalet som ett nytt organisationsrecept
Medarbetarsamtalet är enligt RØvik, (2000) ett nytt och mycket utbrett organisationsrecept som har förankrats i organisationerna genom nya strömningar. Typiskt för de moderna organisationsrecepten är att de kan ha en gemensam kärna men ändå framställas i flera huvudvarianter. Här nedan följer tre huvudtyper av medarbetarsamtal. (ibid.).
Personalbedömningssamtalet ”performance appraisal”, är vanligast förekommande i
Storbritannien och USA där den har starkare traditioner än i t.ex. Skandinavien. Denna variant är ett system för kontinuerlig bedömning av den anställde och har karaktären av en ledarstyrd intervju. Det primära syftet är att betygsätta och klargöra den enskilde anställdes
