Övergång från fysiska till virtuella
hybridmöten ur ett sociomateriellt perspektiv
- En fallstudie som utforskar teknologins möjligheter och hinder under möten med virtuell närvaro
Transition from physical to virtual hybrid
meetings from a sociomaterial perspective
- A case study which explores the technology's capabilities and obstacles during meetings with virtual presence
Författare: Karin Bjur 810604, Hilda Furuberg 800120 VT- 2018
Examensarbete: Grundläggande nivå 15 hp Huvudområde: Företagsekonomi
Handelshögskolan vid Örebro universitet Handledare: Ravi Dar, Örebro universitet
Title: Transition from physical to virtual hybrid meetings from a sociomaterial perspective Seminar date: 2018-10-18
Major field of study/course: Business administration, bachelor thesis 15 hp Institution: School of Economics at Örebro University
Authors: Karin Bjur, Hilda Furuberg Advisor: Ravi Dar
Abstract:
Meetings with virtual presence have increased markedly in recent years. Yet, the literature on
these meetings is limited. Replacing physical with virtual meetings can favor company effectiveness in general. The problem is that it is not known what role technology plays in the transition from physical to virtual meetings. Virtual hybrid meetings combine face-to-face and virtual attendee participaction and can amongst other types of meetings be seen as
sociomaterial practices. The study consisted of a qualitative case study of first-line managers
in a finance- and insurance company in Sweden whose personnel were geographically dispersed and whom they further conducted virtual hybrid meetings with. The purpose was to explore the transition from physical to virtual hybrid meetings through a sociomaterial perspective, and to explore the possibilities and obstacles technology has for the practice of carrying through a meeting with virtual presence. The implications of the adopted sociomaterial perspective were that organizations were being conceived of as assemblages of
practices and that practices furthermore were conceptualized as sociomaterial. Sociomateriality were furthermore conceived as constitutive, inherent and integral to
organizing thus shaping the contours and possibilities of everyday organizing. The study showed that the practice of carrying though a virtual hybrid meeting partly was produced by the involved actors in relation to each other and partly it demonstrated how everyday objects, material forms and technologies are intertwined with human organizing. The study concluded that the biggest difference between different types of meetings through a sociomaterial perspective was different configurations of social and material entanglements – sociomaterial
assemblages. The study also found there was potential to use the video conference system to a
greater extent within the current context. Education and user manuals were identified as being important in a transition. By studying human organizing through a sociomaterial perspective, knowledge can be gained about how organizing and everyday work is bound up with material forms and technologies, and how these relations form boundaries for what is (and is not) done at workplaces.
Key words: Meetings, Virtual meetings, Technology, Practice, Practice perspective,
Uppsatsens titel: Övergång från fysiska till virtuella hybridmöten ur ett sociomateriellt
perspektiv
Seminariedatum: 2018-10-18
Ämne/kurs: Företagsekonomi, kandidatuppsats 15 hp Institution: Handelshögskolan vid Örebro Universitet Författare: Karin Bjur och Hilda Furuberg
Handledare: Ravi Dar
Sammanfattning:
Möten med virtuell närvaro har ökat markant de senaste åren. Trots det är forskningen kring
dessa slags möten begränsad. Att ersätta fysiska med virtuella möten kan gynna bolags effektivitet i stort. Problemet är att man inte vet vilken roll teknologi spelar i övergången från fysiska till virtuella möten. Virtuella hybridmöten kombinerar ansikte-mot-ansikte och virtuellt mötesdeltagande och kan, likt andra slags möten, ses som sociomateriella praktiker. Studien utgjordes av en kvalitativ fallstudie av första linjens chefer i ett finans- och försäkringsbolag i Sverige, vars personal var geografiskt utspridd och som cheferna vidare genomförde virtuella hybridmöten med. Syftet var att genom ett sociomateriellt perspektiv dels utforska övergången från fysiska till virtuella hybridmöten, och dels granska vilka möjligheter och hinder teknologin har för praktiken: genomförande av möte med virtuell närvaro. Implikationerna av det anammade sociomateriella perspektivet var att organisationer konceptualiserades som ihopsättningar av praktiker och att praktiker vidare sågs som sociomateriella. Sociomaterialitet uppfattades vidare som konstitutivt, inneboende och integralt i allt organiserande och sågs därmed också forma konturerna och möjligheterna i allt vardagligt organiserande. Studien visade att praktiken: genomförande av virtuellt hybridmöte dels producerades av de involverade aktörerna i relation till varandra, och dels påvisade den hur vardagliga objekt, materiella former och teknologier är sammanflätade med mänskligt organiserande. Studien drog slutsatsen att den största skillnaden mellan olika slags möten genom ett sociomateriellt perspektiv var olika konfigurationer av sociala och materiella sammanflätningar – sociomateriella ihopsättningar. Studien fann också att det förelåg potential att utnyttja videokonferenssystemet i större utsträckning i den aktuella kontexten. Utbildning och användarmanualer identifierades som viktiga komponenter i en övergång. Genom att studera mänskligt organiserande genom ett sociomateriellt perspektiv kan kunskap erhållas om hur vardagligt arbete och organiserande är uppbundet till materiella former och teknologier, och hur dessa relationer formar gränser för vad som görs (och inte görs) på arbetsplatser.
Nyckelord: Möten, Virtuella möten, Teknologi, Praktik, Pratikerperspektiv, Organisationsförändring, Sociomaterialitet, Sociomateriell praktik, Sociomateriell ihopsättning
Tack
Ravi Dar - För tålmodig och djupt uppskattad handledning.
Jenny Green - För förtroendet att låta oss genomföra studien på Länsförsäkringar
Bergslagen.
Our own body is in the world as the heart is in the organism … it forms with it a system. -Maurice Merleau-Ponty (1908-1961)1
1
Citatet översatt av David Hildith i sin doktorsavhandling, At the Heart of the World, Washington Universitet, 1995. Refererad till av Andy Clark 1997 i Being there – Putting Brain, Body and World together again.
Innehållsförteckning
1. Inledning ... 1
1.1 Det arbetsrelaterade mötet, virtuella mötesformer och teknologi ... 1
1.2 Sammanflätning av ’det sociala’ och ’det materiella’ genom sociomateriella praktiker ... 3
1.3 Problematisering ... 5
1.3.1 Syfte och frågeställningar ... 6
1.3.2 Studiens kontext och avgränsningar ... 6
1.4 Uppsatsens disposition ... 7
2. Teoretisk och begreppslig referensram ... 8
2.1 Teknologi i organisations- och managementforskningen ... 8
2.2 Vad innebär en praktik och ett praktikerperspektiv? ... 10
2.3 Sammanflätning genom praktiker ... 12
2.4 Möten, objekt och aktörer ... 14
2.4.1 Möten med virtuell närvaro genom videokonferensteknologi... 16
2.5 Organisationsförändring ... 19
2.6 Sammanfattning av teoretisk och begreppslig referensram ... 20
3. Metod ... 21
3.1 Undersökningsdesign ... 21
3.1.1 Fallstudie ... 22
3.1.2 Forskningsetik ... 22
3.1.3 Litteratursökning och källkritik av sekundärdata ... 23
3.1.4 Analysmetod och förberedelse av rådata inför analys ... 24
3.2 Studiens genomförande ... 25
3.2.1 Målinriktat urval... 25
3.2.2 Intervju, intervjutillfälle och kompletterande empiri ... 26
3.2.3 Redovisning av empiri ... 27
3.3 Teori - och metodkritik ... 27
3.4 Kvalitetskriterier ... 28
4. Empiri ... 29
4.1 Fallbeskrivning - Mötesformer ur första linjens chefers perspektiv på Länsförsäkringar Bergslagen ... 29
4.2.1 Generellt om mötespraxis ... 30
4.2.2 Mötesinnehåll, agenda och dokumentering ... 34
4.2.3 Rutiner, vanor och teknologi ... 37
4.2.4 Mötesformers egenskaper ... 39
5. Analys ... 42
5.1 Bokningsförfarande och genomförande av virtuella hybridmöten - Sociomateriella praktiker ... 42
5.2 Val av mötesformat och jämförelse av mötesformer ... 47
5.3 Möjligheter och hinder som teknologin och den sociomateriella ihopsättningen har för virtuella mötespraktiker ... 50
6. Resultat och avslutande diskussion ... 51
6.1 Förslag till vidare studier ... 53
Referenslista ... 54 Bilaga 1 - Intervjuguide
Bilaga 2 - Mail till intervjupersoner
1. Inledning
1.1 Det arbetsrelaterade mötet, virtuella mötesformer och teknologi
Teknologi formar våra relationer och hur vi kan samarbeta. Digitaliseringen2 har bland annat lett till radikala förändringar i hur människor möts och kommunicerar. Ett exempel som de allra flesta förmodligen kan relatera till är hur smartphonen och sociala medier på kort tid förändrat våra liv, vårt sätt att kommunicera och interagera med varandra och med våra telefoner. Teknologi kan i bred bemärkelse förstås som ett koncept som behandlar arters kunskap om och användning av verktyg och hantverk, samt hur detta påverkar arters förmåga att kontrollera och adaptera till verkligheten (Orlikowski och Scott, 2008, 437). Teknologi är således en bred term som inkluderar både materiella och immateriella entiteter. Begreppet inkluderar allt från mer eller mindre simpla verktyg som hammare och sågar till immateriell teknologi som datorprogram eller organisationsmetoder, till avancerade och komplexa maskiner som rymdraketer och satelliter. Trots att teknologi finns överallt varhelst människor organiserar sig och trots att vi vet att den i hög grad påverkar oss, är den generellt sett nästan helt frånvarande i organisations- och managementlitteraturen (Orlikowski, 2009, 128; Orlikowski och Scott, 2008, 435; Zammuto et al., 2006)
Det formella arbetsrelaterade mötet utgör en fundamental grund i människors sätt att organisera sig. Som arbetsordning ses möten som en norm på de flesta arbetsplatser. Trots detta är forskningen kring möten som fenomen tunn (Allen, Lehmann-Willenbrock och Rogelberg, 2015, 2) och Rogelberg, Shanock och Scott (2012b) menar således att tiden som anställda spenderar i arbetsrelaterade möten inte matchas till mängden empiriska studier. Möten har däremot ofta behandlats som en kontext i vilken andra fenomen har studerats, exempelvis beslutsfattande, ledarskap och forskning kring team. Sådan forskning har genererat viktig kunskap kring bland annat grupprocesser, men däremot har den misslyckats med att generera kunskap kring möten som eget fenomen och vilken roll möten spelar i individers liv, för grupper och organisationer. (Rogelberg, Shanock och Scott (2012b, 127-128) Teoretisk och praktisk kunskap som kan användas för att generellt förbättra möten, är således begränsad (Rogelberg, Shanock och Scott, 2012b, 128; Rogelberg, Scott och Kello, 2007, 18). Ironiskt nog finns en myriad icke-empiriska böcker i hur möten kan effektiviseras, men de tycks vara baserade på anekdoter och inte på forskning (Rogelberg et al. 2006, 83). 2015 gavs The Cambridge Handbook of Meeting Science ut i vilken en rad forskare från ett antal olika ämnesområden, exempelvis organisationsteori, management och sociologi
2 Enligt SOU 2016:85 har begreppet digitalisering två skilda betydelser: “Den första betydelsen handlar om att
beskriva en analog signal med en digital representation, på engelska benämnt som digitization. Den andra betydelsen handlar om de förändringar i processer, organisation och system som användningen av digital teknik bidrar till, på engelska benämnt som digitalization.” (SOU 2016:85, 51). Då begreppet digitalisering används
samlades med den gemensamma agendan att förbättra kunskapen kring möten. Det blev således den första samtida vetenskapliga boken om möten. Mötesforskningen använder den vetenskapliga metoden för att förstå hur och varför möten fungerar som de gör och vidare hur de påverkar individer, grupper, team, organisationer och samhället i det stora hela (Allen, Lehmann-Willenbrock och Rogelberg, 2015, 3). Den tekniska utvecklingen har bidragit till nya möjligheter för hur möten kan genomföras. Olika mötesformer involverar idag förutom helt och hållet fysiska möten: telefonmöten, virtuella möten eller blandningar - så kallade virtuella hybridmöten. De sistnämnda mötesformerna är helt och hållet beroende av teknologi för att kunna genomföras.
Virtuella hybridmöten är en kombination av ansikte-mot-ansikte och virtuellt mötesdeltagande via videokonferensteknologi. Ett antal mötesdeltagare sitter med andra ord i ett rum på en geografisk plats och en annan grupp med deltagare sitter i ett annat rum på en annan geografisk plats, och interaktionen sker via länk. Cichomska (2013, refererad till av Cichomska, Roe och Leach, 2015) menade att den främsta skillnaden mellan virtuella hybridmöten och virtuella möten är utsträckningen i vilken mötesdeltagarna delar en liknande upplevelse. Fullt virtuella möten innebär att alla befinner sig i en likartad situation och möter samma svårigheter att kommunicera under likadana omständigheter. I virtuella hybridmöten däremot, i vilka flera arrangemang är möjliga, kan kommunikations- och interaktionsupplevelserna te sig olika. Till exempel då två grupper interagerar med varandra via videokonferensteknologi. Å ena sidan interagerar de två grupperna med varandra via länk och å andra sidan interagerar individerna i gruppen som är samlokaliserade med varandra. (Cichomska, Roe och Leach, 2015, 664) Cichomska, Roe och Leach (2015) diskuterade hur förändringar på 2010-talets arbetsplatser har lett till en ökning av virtuella hybridmöten och utvecklade rekommendationer för förberedelse och planering av dem. Allison, Shuffler-Porter och Wallace (2015) utvecklade riktlinjer som kunde underlätta vid virtuella möten. En studie av Denstadli, Julsrud och Hjortol (2012) visade att företags geografiska struktur och bransch var de faktorer som i huvudsak påverkade i vilken utsträckning videokonferenser användes.
Forskningen kring möten med virtuell närvaro är knapp och i synnerhet forskning kring virtuella hybridmöten (Cichomska, Roe och Leach, 2015; Schwartzman, 2015) och videokonferenser (Anderson et al. 2007, 2558), vilket är förvånande dels då en kraftig global ökning av sådana möten till följd av snabb utveckling inom informations- och kommunikationsteknologier är vida erkänd (Cichomska, Roe och Leach, 2015), och dels då man länge vetat att tekniska framsteg och utveckling vad gäller informations- och kommunikationsteknologier kommer att ha betydande påverkan på arbetsplatser (Anderson et al., 2007, 2558). Forskning kring virtuella och distribuerade team har förvisso erhållit en del uppmärksamhet, men kommunikationen vid mötena och val av teknologier har negligerats. Det tycks därtill som att mötesformen inte enbart används för globalt distribuerade team. Plattare organisationsstrukturer, vilket blir allt vanligare, har som implikation att team och arbetsgrupper sätts samman mer flexibelt med medarbetare från olika städer, avdelningar och organisationer. Virtuella mötesformer används vidare allt oftare som en ren bekvämlighet i
bolag där medarbetarna är samlokaliserade. Virtuella möten och hybridmöten tar således upp en allt större del i organisationer, inte bara som en nödvändighet designade för personer som är globalt distribuerade. (Cichomska, Roe och Leach, 2015, 663, 666) Det är därför inte långsökt att anta att dessa slags mötesformer kommer att öka ännu mer i framtiden i takt med den tekniska utvecklingen och det alltmer digitaliserade affärslandskapet. Detta kan tolkas som en generell, övergripande och pågående förändring i arbetsrelaterad mötespraxis i flertalet organisatoriska kontexter (där praxis ska förstås som en sedvänja eller en vana hos en grupp att göra på ett visst sätt).
Mot den bakgrunden står det förhoppningsvis klart att det är både teoretiskt motiverat och praktiskt relevant att studera möten med virtuell närvaro, öka kunskapen kring dem samt utforska vilka möjligheter virtuella mötesformer kan skapa. Vad behöver chefer tänka på vid en övergång från fysiska till virtuella möten och vilken inverkan har mötesformen på människors sätt att organisera sig? Detta stycke började med en bred definition på begreppet teknologi. Vilken roll spelar teknologi i en övergång från fysiska till virtuella möten? Med tanke på den breda definitionen på begreppet teknologi så inbegriper den sistnämnda frågan givetvis väldigt mycket. Det involverar till exempel videokonferensteknologi: mjukvara och hårdvara som högtalare, kameror, TV-skärmar och modem/routrar. Det involverar troligtvis datorer, internetuppkoppling, infrastruktur, fysiska rum, stolar, bord och kaffemuggar. Det involverar med andra ord materialitet, i form av både materiella och immateriella entiteter. Och det involverar kroppar. Hur har teknologi och materialitet i stort behandlats i tidigare forskning kring virtuella mötesformer? Svaret förefaller märkligt nog vara: inte alls. Likt den generella situationen i organisations- och managementlitteraturen3.
1.2 Sammanflätning av ’det sociala’ och ’det materiella’ genom
sociomateriella praktiker
Orlikowski (2007) identifierade två framträdande sätt på vilka materialitet (vilket inbegriper teknologi) tidigare har behandlats i organisations- och managementforskningen. Det första har bortsett från, tonat ner, ignorerat eller tagit materialitet för given. Det andra har behandlat materialitet genom att exempelvis studera specifika fall av införandet av någon ny teknologi i ett bolag. Till exempel ny produktionsteknologi eller ett nytt kommunikationsmedium. Implikationen av det sistnämnda förhållningssättet har enligt Orlikowski (2007) varit att materialitet har betraktats som en viktig fråga att ibland beakta, vilket enligt Orlikowski (2007) är problematiskt då materialitet enligt henne inte är en tillfällig eller ryckvis
3 14 av 1187 publicerade artiklar (1,2%) i tre av fyra ledande akademiska magasin inom organisation- och managementområdet utforskade relationen mellan teknik (främst IT) och organisatoriska funktioner och former mellan 1996 och 2005. I den fjärde: Organization science, behandlade 7 % av det totala antalet publicerade artiklar sagda fenomen. I absoluta termer var antalet ungefär detsamma som mellan åren 1966 och 1975. (Zammuto et al. 2006)
återkommande aspekt av organisatoriskt liv. Materialitet är istället en väsentlig och integral del av allt organiserande. Alltid. (Orlikowski, 2007, 1435-1436) För att förstå samtida former av organiserande som i allt större utsträckning utgörs av multipla, emergenta och skiftande teknologier är det därför kritiskt att utveckla nya sätt att behandla materialitet. Sådan forskning bör enligt Orlikowski (2007) beakta hur vardagliga objekt, materiella former och teknologier otvivelaktigt är sammanflätade med mänskligt organiserande. Orlikowski och Scott (2008, 455) exemplifierade sammanflätningen med ett tankeexperiment som belyser hur materialitet är inneboende i och konstitutiva för alla vardagliga aktiviteter:
[...] consider doing anything in the world (whether at home, on the road, or in organizations) that does not in some way or another entail material means (e.g., bodies, clothes, food, spectacles, buildings, classrooms, devices, water pipes, paper, telephones, email, etc.). Furthermore, these material means are not so much tools to be used to accomplish some tasks, but they are constitutive of both activities and identities.
Orlikowski (2007) menade alltså att det sociala och det materiella är konstitutivt sammanflätat i människors vardagliga arbeten, göromål och sätt att organisera sig – eller med andra ord i praktiker, vilket en majoritet av forskningen förbisett. En framväxande skara organisations- och managementforskare tycks ha velat ändra på detta och har anammat ett perspektiv på teknologi som Orlikowski (2010, 127-128) kallar för ”entanglement in
practice” eller översatt till svenska något i stil med ”sammanflätning genom praktiker”.
Poängen dessa forskare lyfter fram är att det sociala och det materiella är oseparerbara, vilket de varit ända sedan homo sapiens för första gången använde en sten för att knäcka en nöt (Nyberg, 2009, 1181).
Vaara och Whittington (2012, 289) beskriver en akademisk trend inom managementforskningen, i vilken praktikerbaserad teori fått allt större genomslag. En trend som också är tydlig inom organisationsforskningen (Feldman och Orlikowski, 2011). Feldman och Orlikowski (2011, 1240) menar att det centrala med ett praktikerperspektiv är antagandet att socialt liv är en pågående produktion och således framträder genom människors återkommande handlingar. Eller med andra ord i praktiker. Att betrakta organisationer som sammansättningar av praktiker har således blivit allt vanligare. Vilket för organisationsforskningen inneburit att abstrakta resurser som exempelvis ideologier, antaganden och uppfattningar såväl som materiella resurser som diverse teknologier har inkluderats (Eriksson-Zetterquist, Lindberg och Styhre, 2009). Eriksson-Zetterquist, Lindberg och Styhre (2009) menade vidare att avgränsningen mellan det sociala och det materiella i sådan forskning varit flytande, där det sociala formar de materiella resurserna och det materiella påverkar hur det sociala uppfattas. (Eriksson-Zetterquist, Lindberg och Styhre, 2009, 1146) Orlikowski (2007, 1437): “…there is no social that is not also material, and no
material that is not also social”. Orlikowski (2007) föreslog att genom att överge tanken om att det sociala och det materiella är av varandra oberoende sfärer i det organisatoriska flödet kan beaktansvärd analytisk insikt uppnås. Hon menade vidare att alla praktiker alltid är sociomateriella, att sociomaterialitet är konstitutivt för organiserande och att sociomaterialitet således formar konturerna - möjligheter och hinder, kring allt vardagligt organiserande.
(Orlikowski, 2007, 1444) Begreppet sociomaterialitet signalerar just denna ontologiska4 fusion och den inneboende oskiljatigheten mellan teknologi och det sociala (Orlikowski och Scott, 2008, 454).
1.3 Problematisering
I takt med den tekniska utvecklingen finns det ingen anledning att tro att ökningen av möten med virtuell närvaro kommer att avta. Att ersätta fysiska möten med virtuella möten kan skapa möjligheter för geografiskt utspridda människor att interagera med varandra vid fler tillfällen än vad som annars hade varit möjligt. Det kan reducera resande, bidra till produktivitet och således i det stora hela gynna bolags effektivitet. Det finns med andra ord stor potential för organisationer med att tillämpa virtuella mötesformer. Problemet är att man inte vet vilken roll teknologi spelar i övergången från fysiska till virtuella möten.
För att skapa insikt i vilken roll möten med virtuell närvaro har i organisationers framtid krävs kunskap om hur dessa slags möten genomförs idag. Sådan kunskap kan rusta organisationer till att veta hur de kan kombinera olika mötesformat (Denstadli, Julsrud och Hjortol, 2012, 68, 87). Olika mötesformer medför säkerligen olika möjligheter och hinder. Genom att utforska skillnaderna kan kunskap erhållas om hur mötesformat kan komplettera varandra. Således kan arbetssätt identifieras i vilka parallell tillämpning bedrivs på bästa sätt. Vidare kanske inte företag som brukar virtuell mötesteknologi tillämpar det på det mest effektiva sättet, vilket indikerar att de skulle vinna på att få guidning i deras användande (Cichomska, Roe och Leach, 2015, 675-676). En övergång från fysiska till virtuella mötesformer involverar teknologi. I tidigare forskning kring möten med virtuell närvaro har teknologi och det sociala behandlats dikotomt. Alternativt har teknologi behandlats som något som influerar människor, eller som människor styr över. Genom att tillämpa sociomateriell teori (och således se det sociala och det materiella som konstitutivt sammanflätat) blev en utgångspunkt för denna studie att utmana en sådan uppdelning. Teknologi byts därtill ut och förändras i takt med den tekniska utvecklingen. Att betrakta organisationsförändring inifrån innebär uppmärksammande av hur organisationsmedlemmar konfigurerar och re-konfigurerar sina uppfattningar och vanor som svar på lokala omständigheter och nya erfarenheter (Tsoukas och Chia, 2002, 580). Därmed var ett praktikerperspektiv lämpligt, då det antar att socialt liv är en pågående produktion som framträder genom människors återkommande handlingar.5 Till exempel rutiner och förfaringssätt vid mötespraktiker.
Chefer spelar en viktig roll i säkerställandet av effektivt samarbete mellan medlemmar i en arbetsgrupp. De måste kunna bedöma situationen och välja lösningar som medför optimala fördelar. (Cichomska 2013, refererad till av Cichomska, Roe och Leach, 2015)
4
Ontologi eller vetenskapsteori handlar om verklighetens beskaffenhet. 5 Ett praktikerperspektiv avvisar vidare dualism. Mer om detta i kapitel 2.
Forskningsområdet skulle därför enligt Cichomska, Roe och Leach (2015) gynnas av studier som fokuserar på hur olika teknologier används i ett försök att bestämma dess effektivitet att genomföra vissa uppgifter. För att insikt kring dessa aspekter ska vara möjlig behövs kunskap om olika mötesformat och vilken roll teknologi har i det aktuella sammanhanget. (Cichomska, Roe och Leach, 2015, 663, 665, 675-676)
Problemet är att man inte vet vilken roll teknologi spelar i övergången från fysiska till virtuella möten och hur teknologi och materialitet påverkar mötespraktiker. Samt hur människor och teknologi, i relation till varandra, formar och formas av både varandra och av mötespraktiker. Kan ett sociomaterialistiskt perspektiv fånga detta? Den grundläggande tanken bakom studien utgjordes av denna frågeställning. Avsikten var att förhoppningsvis kunna bidra med kunskap till den samtida mötesforskningen, vilken strävar efter att förstå hur och varför möten fungerar som de gör och vidare avser studiet om vad som händer före, efter och/eller under det arbetsrelaterade mötet (Allen, Lehmann-Willenbrock och Rogelberg, 2015, 3).
1.3.1 Syfte och frågeställningar
Syftet med studien var att genom ett sociomateriellt perspektiv dels utforska övergången från fysiska till virtuella hybridmöten och dels granska vilka möjligheter och hinder teknologin har för praktiken: genomförande av virtuellt hybrid-möte.
Med ovanstående syfte i åtanke formulerades följande frågeställningar:
Hur genomförs ett virtuellt hybrid-möte och hur skiljer det sig mot ett fysiskt möte? Hur kan fysiska och virtuella hybridmöten komplettera varandra?
1.3.2 Studiens kontext och avgränsningar
Kontexten för studien var Länsförsäkringar Bergslagen (fortsättningsvis LFB). Länsförsäkringar är ett av de största ömsesidiga bolagen6 i Sverige räknat efter omsättning (svensk kooperation. u.å.). Länsförsäkringsgruppen består av 23 lokala och helt självständiga, det vill säga ägarmässigt och juridiskt fristående, länsförsäkringsbolag som vart och ett täcker ett avgränsat geografiskt område. LFB är ett av dessa 23 länsförsäkringsbolag. Länsförsäkringars lokala affärsmodell är ensam i sitt slag på den svenska bank- och
försäkringsmarknaden. Som en naturlig följd av federationens7 lokala affärsmodell finns fyra lokala mindre kontor i regionen samt två större i Västerås respektive i Örebro. En avgränsning gjordes till att endast studera de mötespraktiker som första linjens chefer8 i LFB höll med sin geografiskt utspridda personal, samt deras upplevelser kring dessa. Följaktligen ingick inte exempelvis styrelsemöten, externa kundmöten eller andra typer av möten i studien.
1.4 Uppsatsens disposition
För att uppnå studiens syfte gjordes en kvalitativ fallstudie med explorativ karaktär av första linjens chefer, i kontexten LFB, och deras upplevelser kring användandet av det videokonferenssystem bolaget investerat i (2012). Videokonferenssystemet användes i större eller mindre utsträckning av cheferna för att genomföra virtuella hybridmöten med sin geografiskt utspridda personal. En närmare presentation av fallet görs i kapitel 4 – Empiri. Nästkommande kapitel presenterar den teoretiska- och begreppsliga referensramen. De teorier som lyfts fram ansågs relevanta för att ge en bredare bild av ämnesområdet. Centrala delar valdes sedan ut för att tolka studiens data (empiri). I det tredje kapitlet – Metod, beskrivs dels den framarbetade undersökningsdesignen i bred bemärkelse, och dels studiens praktiska tillvägagångssätt vad gäller exempelvis urval och intervjutekniker. Kvalitativ data samlades in utifrån ett så kallat praktikerperspektiv. Fokus på frågorna i den semi-konstruerade intervjuguiden tog således avstamp i vad cheferna gör, hur de gör det de gör, samt vilka de upplevda skillnaderna mellan virtuella hybridmöten och fysiska möten var och slutligen hur detta hade förändrats över tid. Metodkapitlet diskuterar även alternativa metoder och teorier som kunde ha använts, diskuterar källkritik av sekundärkällor och avslutas med ett resonemang kring kvalitetskriterier. Kapitel fyra - Empiri, inleds med en beskrivning av det aktuella fallet - Mötesformer i LFB ur första linjens chefers perspektiv. Empiri presenteras sedan genom text med talande citat. Analysen delges i kapitel fem och bestod i att data tolkades utifrån det teoretiska- och begreppsliga ramverket. Eller med andra ord utifrån tidigare forskning kring möten med virtuell närvaro genom ett sociomaterialistiskt perspektiv. I det avslutande kapitlet presenteras de slutsatser som dragits i form av en diskussion kring studiens frågeställningar samt syfte vilket mynnar ut i förslag på fortsatta studier och forskning.
7
Federation - Om en koncern liknas vid en pyramid med en hierarkisk struktur där koncernfunktioner återfinns i toppen, så kan en federation istället visualiseras som en upp- och nedvänd pyramid. Inom LF är således koncernfunktioner placerade i det gemensamt ägda dotterbolaget LF AB. Ordervägen i en traditionell koncern är uppifrån och ned, medan det inom LF fattas beslut gemensamt mellan bolagen. Verksamheten som, på uppdrag av länsbolagen, bedrivs inom LF AB har länsbolagen valt att centralisera. Medan regional verksamhet i en traditionell koncern istället innefattar sånt som koncernen valt att decentralisera. Den samverkan som länsbolagen har genom LF AB, har således vuxit fram utifrån ett decentraliserat perspektiv och inte tvärtom. (Länsförsäkringar Bergslagen. u. å.)
8
Första linjens chef definieras som den lägsta chefsposten som står närmast medarbetarna. Till exempel enhetschefer, team- eller arbetsledare.
2. Teoretisk och begreppslig referensram
2.1 Teknologi i organisations- och managementforskningen
Teknologi är en integral aspekt av allt organiserande och enligt Orlikowski och Scott (2008, 434) är det svårt att tänka sig en samtida organisation som inte på ett eller annat sätt är beroende av teknologi. Trots detta är, vilket lyftes fram i det inledande kapitlet, teknologi i stort sett frånvarande i organisations- och managementlitteraturen, vilket belyser en uppenbar motsättning och utgör ett problem (Orlikowski, 2007, 1435;Orlikowski och Scott, 436; 2008; Zammuto et al., 2006, 750) inte minst i takt med den snabba tekniska utvecklingen och den pågående digitaliseringen av affärslandskapet i det stora hela. Bolag växer exempelvis globalt, befäster en allt starkare position på webben och investerar i kommunikationsmedia som tillåter organisationsmedlemmar att interagera på nya sätt (Orlikowski och Scott, 2008). Teknologiska konsekvenser är vidare varken enkla, säkra eller förutsägbara och därtill förknippade med en rad organisatoriska utfall, vilka många gånger är emergenta och oväntade. (Orlikowski och Scott, 2008, 437).
Teknologier utgör en del av de organisatoriska verkligheterna, vilket de förvisso gjort ända sedan homo sapiens för första gången började använda redskap, i takt med digitaliseringen kan det dock framstå som mer uppenbart idag än för bara 20 år sedan. Därför är det enligt Orlikowski (2007, 1437) kritiskt för organisations- och managementforskningen att utveckla nya sätt att behandla materialitet. I föregående kapitel gavs en bred definition på begreppet
teknologi, men att ge en enhetlig definition är enligt Scott och Orlikowski (2008)
problematiskt. Detta då det definierats på olika sätt i litteraturen och därtill haft en rad betydelser i andra discipliner som adresserat det. (Orlikowski och Scott, 2008, 437) Det absolut vanligaste sätt på vilket teknologi och materialitet i stort tidigare har behandlats i organisations- och managementforskningen är, vilket nämndes i föregående kapitel, inte alls. Teknologi har med andra ord tagits för given eller inte ansetts vara viktigt i organisatoriska kontexter (Orlikowski, 2007, 1436).
I de fall teknologi inte ignorerats i tidigare forskning har Orlikowski och Scott (2008) identifierat två föreliggande ontologiska synsätt på teknologi samt dess implikationer. Det ena har behandlat teknologi som en specifik och distinkt entitet som interagerar med varierande aspekter av organisationer och med människorna i den. Den bakomliggande ontologin för denna konceptualisering är en värld fylld med frånskilda entiteter som oberoende av varandra har inneboende och relativt stabila egenskaper. Studier med detta synsätt har ofta studerat specifika fall i vilket interaktionen mellan entiteterna varit extra synlig, till exempel vid implementeringen av någon ny teknologi. (Orlikowski och Scott, 2008, 439, 444) Sådan forskning har enligt Orlikowski (2007) bidragit med viktiga insikter gällande de implikationer teknologier haft och kring vilken roll teknologier spelat under vissa specifika
omständingheter. Men enligt Orlikowski (2007) har en sådan syn även lett till konceptuella svårigheter gällande beaktande av materialitet på ett mer generellt plan. Detta då teknologi utifrån ett sådant synsätt endast ansetts vara en sak av intresse att ibland studera och beakta. (Orlikowski, 2007, 1436) Studier som fokuserat på exempelvis implementering eller adoption har vidare antingen fokuserat på teknologiska effekter (teknik-centrerat perspektiv) eller på mänsklig interaktion med teknologi (människo-centrerat perspektiv). Bägge perspektiven har enligt Orlikowski (2007) varit begränsande. Det teknik-centrerade perspektivet har tenderat att anta att teknologi är exogen, homogen, förutsägbar, stabil och fungerar som den ”ska” eller med andra ord på det sätt som den blivit designad. Teknologi har med andra ord blivit placerad i en ”svart låda” med en uppsättning deterministiska antaganden kring relationen mellan teknologi och organisationer som följd. Det människo-centrerade perspektivet har som namnet antyder fokuserat på den mänskliga aspekten. Eller med andra ord på hur människor förstår sig på, begriper samt interagerar med teknologi under varierande omständigheter. (Orlikowski, 2007, 1436-1437) Den andra konceptualiseringen av teknologi som Orlikowski och Scott (2008) identifierade var att teknologi betraktats som en del av de komplexa processer organiserande utgörs av. Fokus har här varit dynamisk interaktion mellan människor och teknologier över tid. Individuella aktörer och ting har setts som oberoende av varandra, dock relaterade genom reciproka och emergenta interaktionsprocesser. Orlikowski och Scott (2008) menade att det såklart finns stora skillnader mellan dessa synsätt på teknologi, men att den gemensamma nämnaren ändå varit att teknologi och det materiella betraktats som en separat sfär av det organisatoriska flödet och det mänskliga eller ”det sociala” som en annan separat sfär. (Orlikowski och Scott, 2008, 349, 446, 454)
En framväxande skara organisations- och managementforskare tycks ha velat utmana de djupt taget för givna antagandena kring teknologi, arbete samt organisationer och istället för att se det materiella och det sociala separat konceptualisera dem i en fusion (Orlikowski och Scott, 2008, 454). De har anammat ett perspektiv på teknologi som Orlikowski (2009, 127-128) kallar för sammanflätning genom praktiker9. Anhängare till detta synsätt menar alltså att det sociala och det materiella är oskiljaktiga och vidare att organiserande, praktiker och relationer alltid innehåller någon slags materialitet (Orlikowski och Scott, 2008). Materialitet anses således, under alla omständigheter, som en integral del av allt organiserande. Detta innebär en distinkt ontologisk förflyttning från att se aktörer och objekt som självständiga entiteter som påverkar varandra, antingen genom effekter (teknik-centrerat perspektiv) eller genom interaktioner (människo-centrerat perspektiv) till att istället fokusera på skiftande, sammansatta och sociomateriella ihopsättningar10. Det innebär med andra ord en förflyttning från att fokusera på hur teknologier influerar människor till att studera hur teknologier och materialitet är inneboende i alla vardagliga praktiker, vilket tankeexperimentet som lyftes fram i kapitel 1 var ett exempel på. (Orlikowski och Scott, 2008, 437, 444, 454-455) Mot den bakgrunden står det förhoppningsvis klart varför det är svårt att ge en enhetlig definition på begreppet teknologi. Teknologi är alltså enligt Orlikowski och Scott (2008) sammanflätat med mänskliga och icke-mänskliga aktörer genom diverse praktiker. Det kan förvisso emellanåt
9
På engelska entanglement in practice 10 Sociomaterial assemblages på engelska
underlätta att åtskilja människor och teknologi, men då ska detta enligt Orlikowski och Scott (2008) endast göras i analytiskt syfte, samt göras med erkännandet av att dessa entiteter de
facto involverar varandra i praktiker (Orlikowski och Scott, 2008, 437-438) och således alltid
är konstitutivt sammanflätade (Orlikowski, 2007, 1437). Av den anledningen är konceptualiseringen av det materiella som inbyggt i mänskliga aktiviteter och relationer bättre förstådd i sociomateriella termer (Orlikowski och Scott, 2008, 437-438). Orlikowski (2007) lyfte in begreppet sociomaterialitet i organisationsforskningen och sociomateriell praktik11 för att förstärka och förtydliga hur avgörande materialitet är i alla ”sociala” praktiker. Hon ville med detta förflytta den konventionella inramningen av praktiker som ”sociala”, då epitetet social förstärker idéen om att det materiella inte är inneboende i allt organiserande. Istället, genom att kalla organisatoriska praktiker för sociomateriella, menade Orlikowski att man genom språket explicit kan signifiera den konstitutiva sammanflätningen av det sociala och det materiella i alla vardagliga göromål och praktiker. (Orlikowski, 2007, 1438)
2.2 Vad innebär en praktik och ett praktikerperspektiv?
Praktikerbaserad teori har vunnit allt större mark inom samhällsvetenskaperna under de senaste decennierna (Schatzki, 2005; Reckwitz, 2002), en trend som också är tydlig inom managementforskningen (Vaara och Whittington, 2012, 289) och organisationsforskningen (Feldman och Orlikowski, 2011). I detta sammanhang avser användningen av termen praktik inte att genom språket tydliggöra någon slags skillnad mellan akademisk teori och praktik. Det handlar inte heller om någon omvandling av pragmatiska insikter från managementforskning till en praktiserande publik. Det handlar istället om vetenskapliga ansträngningar att förstå hur gränser och relationer antas i återkommande aktiviteter – eller med andra ord i praktiker. (Orlikowski och Scott, 2008, 461) Praktikerbaserad teori skiljer sig från andra sociala teorier med avseende på var ”det sociala” återfinns. Det placeras i praktikerbaserad teori inuti praktiker. Praktiker är således den minsta analysenheten (Reckwitz, 2002, 249, 257), vilket innebär att ett fokus på vardagliga aktiviteter är kritiskt då praktiker förstås som de primära byggblocken av den sociala verkligheten (Feldman och Orlikowski, 2011, 1241). För den genomförda studien innebar detta ett fokus på hur cheferna genomförde sina möten på ett handgripligt sätt och vilka rutiner de hade kring de praktiker som utgjorde genomförandet av olika mötesformer med sin personal. Feldman och Orlikowski (2011, 1240) beskriver praktikerperspektivet som en lins genom vilken världen framträder och därigenom också uppfattas på ett specifikt sätt.
Enligt Schatzki (2001, 11) är det centrala med ett praktikerperspektiv att “...practice theorists
conceives of practices as embodied, materially mediated arrays of human activity centrally organized around shared practical understanding”. Att laga mat, att bruka jorden eller att
genomföra ett virtuellt hybrid-möte som en del i det vardagliga arbetslivet är exempel på
praktiker. Dessa praktiker är uppbyggda av vad Schatzki (2005, 56) kallar för “...bodily
doings and sayings”, eller kroppsliga göranden och språkliga utsagor. Praktiker är med andra
ord en samling av olika mänskliga aktiviteter eller som Schatzki (2005, 56) uttrycker: organiserade nexus av aktiviteter. Eller med andra ord rutinmässiga sätt på vilket kroppar rör sig, objekt hanteras, subjekt behandlas, saker beskrivs och världen blir förstådd (Reckwitz, 2002). På så vis är praktiker sociala. Detta då praktiker är beteenden och förståelse som uppstår på olika ställen och vid olika tidpunkter och som vidare genomförs av olika människor. För att studera det sociala måste praktiker studeras - det sociala är praktiker. Vid en första anblick kan detta påstående tyckas trivialt. Det är det inte. Det implicerar ett avsevärt skifte på perspektivet på exempelvis kroppen, medvetandet, saker/ting och kunskap. (Reckwitz, 2002, 250) Enligt Feldman och Orlikowski (2011) representerar praktikerperspektivet en slags social ontologi som innebär att den ”sociala” verkligheten fundamentalt sett är uppbyggd av praktiker. Eller med andra ord, snarare än att se den sociala världen som extern i förhållande till mänskliga agenter eller socialt konstruerad av dem (social-konstruktivism), så ser anhängare till detta ontologiska förhållningssätt den sociala världen som “...brought into being through everyday activity” (Feldman och Orlikowski, 2011, 1241). En central idé är att det sociala livet är en pågående produktion och därmed framträder genom människors återkommande handlingar. (Feldman och Orlikowski, 2011, 1241).
Objekt är nödvändiga komponenter i praktiker, lika oumbärliga som kroppsliga och mentala aktiviteter (Reckwitz, 2002). Att utföra en praktik innebär ofta användning av specifika ting på särskilda sätt. Reckwitz (2002) exemplifierade detta med att för att kunna spela fotboll krävs en boll och två mål, detta materiella arrangemang är en oumbärlig resurs för att kunna utföra praktiken i fråga. Exemplet må upplevas trivialt, mindre trivialt är dock att studier kring kommunikativ media har påvisat att skriven, tryckt och elektronisk media formar sociala praktiker, eller möjliggör samt förhindrar vissa kroppsliga och mentala aktiviteter, viss kunskap och förståelse som ingående element av praktiken i fråga (Kittler, 1985; Gumbrecht, 1988, refererade till av Reckwitz, 2002, 253). Relationen mellan agenter och ting reproducerar således ”det sociala” (genom praktiker). (Reckwitz, 2002, 251-253) Oenighet råder vilken roll de objekt som ingår i praktiker bör tillskrivas. En signifikant posthumanistisk minoritet menar att aktiviteterna inom ramen för praktiker också bör inkludera de av ”icke-människor” såsom maskiner och objekt (Schatzki, 2005, 11). Icke-mänskliga entiteter hjälper att konstituera människors sociala verklighet. Callon (1986) och Latour (2012) (refererade till av Schatzki, 2005, 20) utarbetade en princip av symmetri, i vilken koncept som vanligtvis varit reserverade för människor som: agens, intention, syfte, kunskap, röst osv. också kunde appliceras på icke-människor. Samt att människor och icke-människor, deras makt och egenskaper, bör ses som jämbördiga för att kunskap kring det sociala ska kunna erhållas. Latour (2015, 83) menade vidare att ”social” är någonting flytande “...en typ av tillfälliga
associationer som kännetecknas av att de samlar ihop saker på nya sätt”. På ett liknande sätt
argumenterade Feldman och Orlikowski (2011) för att socialt liv är en pågående produktion som framträder genom människors återkommande handlingar. De menade vidare att
praktikerperspektivet utgörs av tre principer, som vidare implicerar varandra (Feldman och Orlikowski, 2011, 1240):
1. Situerade handlingar12 är vad som producerar socialt liv. 2. Dualism13 avvisas som sätt att teoretisera.
3. Relationer är ömsesidigt konstitutiva.
2.3 Sammanflätning genom praktiker
Orlikowski (2007, 1438, 1444) föreslog att alla praktiker är sociomateriella och att människor och materialitet således är konstitutivt sammanflätade, vilket formar konturerna och möjligheterna för allt slags organiserande. Den ontologiska grunden för detta tankesätt är en relationell ontologi. En relationell ontologi underminerar den dualism som karaktäriserat och enligt Orlikowski (2010) också begränsat en stor del av tidigare organisations- och managementforskning som inbegripit teknologi. En relationell ontologi är enligt Orlikowski (2010) den bakomliggande grunden till den radikala re-konceptualiseringen av våra tankar kring teknologi och vår förståelse av samtida organisatoriskt liv som ett sociomateriellt perspektiv innebär. (Orlikowski, 2010, 127-128) Latour (2015) förtydligar att det dock inte handlar om att relatera det materiella till det sociala, då det är uppdelningen av de två som är felaktig. Det handlar om att tänka om hela ihopsättningen från topp till då och från början till slut. Från detta perspektiv existerar människor och objekt i relation till varandra. (Latour, 2015, 95) Orlikowski (2007, 1438):
In particular, this requires replacing the idea of materiality as ‘pre-formed substances’ with that of ‘performed relations’, in order to characterize the recursive intertwining of the social and material as these emerge in ongoing, situated practice.
För Orlikowski (2007; Suchman, 2007; Latour, 2015; Barad, 2003) bör alltså världen förstås genom de anslutningar och relationer som finns mellan människor, ting, objekt och teknologier. Detta då Orlikowski (2007) menar att entiteter, människor och ting existerar och kommer till liv genom relationer. Konstitutiv sammanflätning antar att det inte finns några oberoende existerande entiteter med inneboende karaktäristika (Barad, 2002, 816). Människor är istället konstituerade genom relationer av materialitet, kroppar, kläder, mat och redskap, vilka i sin tur är producerande genom mänskliga praktiker (Orlikowski, 2007, 1436). Suchman (2007) exemplifierade relationen med användandet av en hammare. Även om hammarens materiella egenskaper är beständiga, och att den således existerar både före och efter de stunder som den används, är det ändå uppenbart att dess status som hammare vilar på
12
Situerade - Ska här förstås som Suchman (2007, 26) beskriver: “ [...] purposeful actions are inevitably situated
actions. By situated actions I mean simply actions taken in the context of particular, concrete circumstances”.
13 Dualism är ett gammalt metafysiskt begrepp som härstammar från filosofin, vilket hävdar att allt varande är uppdelat i två grundläggande skilda typer och som vidare endast kan förklaras utifrån två klart åtskilda och oberoende grundprinciper. (Filosofilexikonet) Det klassiska exemplet är kropp och själ.
att den inkorporeras i någon form av snickeri-praktik. På liknande sätt involverar att vara en
snickare bland annat praktiken av att hamra. Att koppla ifrån hammaren från dess faktiska
användning inom snickrande betyder inte att snickaren och hammaren är separerbara i praktiken (praktiken av att hamra). Objekt är radikalt situerade vilket innebär att objekt förvärvar sin funktion genom fortlöpande och tillfälliga kopplingar till praktiserande subjekt och/eller andra objekt (Suchman, 2007, 21). Implikationen av ett sociomateriellt perspektiv för den genomförda studien var att istället för att betrakta interaktion, det vill säga hur två separata entiteter formar varandra, fokusera på materiellt antagande i praktiker (praktiken: genomförande av virtuellt hybridmöte) samt vilka konsekvenser detta har (Orlikowski och Scott, 2008). Ett sociomateriellt perspektiv belyser hur relationer och gränser mellan människor och teknologier inte är på förhand givna eller bestämda, utan istället antas och bestäms under genomföranden (eller med andra ord i praktiker). Av den anledningen är också ett praktikerperspektiv synnerligen användbart vid studerandet av sociomaterialitet. (Orlikowski och Scott, 2008, 460-462, 703) Sociomateriella praktiker innebär skiftande, sammansatta och sociomateriella ihopsättningar (Orlikowski, 2007, 1445). Sociomateriella ihopsättningar binder temporärt samman olika aktörer och materialitet. Dessa ihopsättningar skiftar över tid då exempelvis intressen, datorer, nätverk, preferenser och möjligheter förändras. Därför är de flyktiga, fragila och fragmenterade. (Orlikowski, 2007, 1445).
Enligt Barad (2003) är det materiella en aktiv deltagare i världens tillblivande, eller dess pågående intra-aktivitet14. (Barad, 2003, 802-803, 812) “Reality is not composed of
things-in-themselves or things behind-phenomena but ‘things’-in-phenomena.” (Barad, 2003, 817). Om människor menar Barad (2003, 828):
‘We’ are not outside observers of the world. Nor are we simply located at particular places in the world; rather, we are part of the world in its ongoing intra-activity.
Nyberg (2009) studerade intra-aktion på ett callcenter. Efter några sekunder in i ett telefonsamtal hade ett flertal aktörer intra-agerat med varandra: dataprogrammet som styrde samtalet till den anställde, skärmen som återgav samtalstiden, telefonen som kopplade samman den anställde med kunden som ringde in, samt den anställdes skrivbord. Nyberg beskrev hur dessa aktörer sammankopplades och att det inte var möjligt att spåra aktiviteter till en enda aktör. Nyberg betraktade aktörerna som resultat av sociomateriella intra-aktioner. Förflyttningen från interaktion till intra-aktion medförde att de gränser som definierade aktörerna inte var statiska utan karaktäriserades som flytande och flexibla. (Nyberg, 2009, 1191-1195) Agens är enligt Barad (2003) inte ett attribut, utan den pågående re-konfigurationen av världen. Agens har enligt Barad (2003) inget att göra med mänsklig
14
Intra-aktivitet - Begreppet intra-aktivitet representerar ett konceptuellt skifte. I kontrast till interaktion som antar en på förhand existens av oberoende entiteter, representerar intra-aktion hur gränser och egenskaper av de ingående komponenterna i pågående fenomen blir bestämda och hur särskilda förkroppsligade koncept blir meningsfulla. Det centrala är således “görande”, aktion eller handling. Intra-aktion är enligt Barad (2003) mer lämpligt att använda än interaktion, då aktörernas roller och betydelser inte är fastställda innan antagandet, eller med andra ord “görandet”. Det framträder i stället under agerandet. Därför finns det inget värde i att särskilja objekt och de praktiker som de utgör en del av. Genom att använda begreppet intra-aktion analyseras det sociala och det materiella i en samlad kontext. (Barad, 2003)
intention; “Agency is not an attribute whatsoever - it is ’doing’/’being’ in its intra-activity.” Agens är med andra ord det emergenta och pågående antagandet av iterativa förändringar i specifika praktiker genom intra-aktivitet, eller med andra ord pågående re-konfigurationer av världen. Agens handlar således om möjligheter och hinder för aktörer att ingripa under världens tillblivelse. (Barad, 2003, 823, 817-818, 826-827) Latour (2015) menar att agens inte är förbehållet endast människor, utan en kapacitet som realiseras genom att aktörer associerar sig med varandra. Agens är således relationell, emergent och skiftande. (Latour, 2015) Arbetsrelaterade praktiker, som det arbetsrelaterade mötet, är enligt Orlikowski och Scott (2008) otvivelaktigt sociomateriella. För att förstå organiserande måste praktikers sociomateriella konfigurationer och re-konfigurationer (sociomateriella ihopsättningar) beaktas. Sociomateriella praktiker medierar inte bara arbete, de utgör de organisatoriska verkligheterna. Av den anledningen är ett praktikerperspektiv i synnerhet effektivt för att utforska de specifika former av sociomaterialitet som är förenade med utförandet av jobbrelaterat och vardagligt arbete och de ingående praktikerna. (Orlikowski och Scott, 2008, 467)
2.4 Möten, objekt och aktörer
Möten är kritiska praktiker för allt organiserande och en norm på de flesta arbetsplatser. De karaktäriseras av beslutsfattande, problemlösande, sensemaking 15 och kommunikation (Rogelberg, Shanock och Scott, 2012a, 236). Möten medför potential för lönsamhet och utveckling för organisationer, men de tar också mycket tid och pengar i anspråk. Romano och Nunamaker (2001) summerade årtionden av forskning och analyser av bland annat möteskostnader, och uppskattade att organisationer ägnade mellan 7-15 % av sin totala personalkostnad på möten. Till detta tillkom indirekta kostnader för icke-produktiva möten. (Romano och Nunamaker, 2001, 6) I en studie av Rogelberg, Scott och Kello (2007) rapporterade ledande befattningshavare att de i genomsnitt spenderade uppåt 23 timmar per vecka i möten. 72 % uppgav att de spenderade mer tid i möten än vad de gjorde 5 år tidigare och 49 % förväntade sig att spendera ännu mer tid i möten i framtiden. (Rogelberg, Scott och Kello, 2007) Chefer är således en grupp som ägnar en stor del av sin arbetsdag åt möten.
Historiskt sett har ofta styrelsemöten och högsta ledningen varit i fokus för forskning som involverat möten (Peck, Gulliver och Towell, 2004; Pettigrew, 1992), vilket är förvånande då möten återfinns på alla avdelningar och på alla hierarkiska nivåer i organisatoriska kontexter. Forskare har vidare haft två motsatta synsätt på möten (Peck, Gulliver och Towell, 2004). Den ena är att möten hålls för att fatta beslut, att skapa engagemang i överläggningar samt att enas i konflikter. Den andra är att utföra något organisatoriskt viktigt, som dock inte är uttalat eller
15
Koncept inom organisations- och managementforskningen som utgör en process i vilken människor skapar mening av sina samlade erfarenheter. Sensemaking är centralt vid fastställande av mänskligt beteende i t. ex organisatoriska kontexter. (Weick, Sutcliffe och Obsterfeld 2005, 409)
synligt, till exempel att upprätthålla sammanhållningen i en grupp, stärka och bibehålla organisationskulturen, bygga sociala relationer eller blidka konflikter. Medan det första synsättet har betraktat möten som instrumentella, gripbara och explicita, har det andra synsättet istället utgått från mötens sociala, symboliska och implicita karaktäristika. (Peck, Gulliver och Towell, 2004, 100-101)
Helen B. Schwartzman (1986) diskuterade i boken The meeting as a neglected social form in
organizational studies att forskare hade gjort möten till ett analytiskt verktyg för att studera
andra fenomen, då de egentligen borde gjort själva mötet till föremål för undersökning (refererad till av Allen, Lehmann-Willenbrock och Rogelberg, 2015, 3). Möten har lång tid efter Schwartzmans uppmaning fortsatt att behandlas som kontexter i vilka andra fenomen har studerats exempelvis beslutsfattande, ledarskap och forskning kring team (Rogelberg, Shanock och Scott, 2012b, 127). Sådan forskning har enligt Lehmann-Willenbrock och Rogelberg (2015, 2) genererat kunskap som i hög grad är relevant för möten och mötesdeltagande men den har inte genererat kunskap om möten per se. 2015 gavs The
Cambridge Handbook of Meeting Science ut, vilken kan betraktas som den första samtida
vetenskapliga boken om möten. Redaktörerna Allen, Lehmann-Willenbrock och Rogelberg (2015, 4) lyfte fram Schwartzman som den första att anta ett vetenskapligt förhållningssätt till att studera just möten. Det tog dock dryga 20 år innan studier av möten utvecklats till ett forskningsområde i sig, vilket strävar efter att förbättra kunskapen kring möten som fenomen. Mötesforskningen behandlar möten, inte enbart som mekanismer för kommunikation och arbete, utan även som en aktivitet som definierar anställdas upplevelser av sitt arbete, av andra människor och av tid (Allen, Lehmann-Willenbrock och Rogelberg, 2015). Mötesforskningen använder den vetenskapliga metoden för att förstå hur och varför möten fungerar som de gör. Vidare hur möten påverkar individer, grupper, team, organisationer och samhället i det stora hela, vilket innebär studiet om vad som händer före, efter och/eller under det arbetsrelaterade mötet. (Allen, Lehmann-Willenbrock och Rogelberg, 2015, 3) Rogelberg et al. (2006) beskriver möten som meningsfulla arbetsrelaterade interaktioner som sker mellan minst två individer och som har mer struktur än informellt prat, men mindre struktur än ett föredrag. De schemaläggs vanligtvis i förväg, förfar i genomsnitt i 30 - 60 minuter, och kan hållas antingen ansikte mot ansikte, i distribuerade miljöer (konferenssamtal) eller som en kombination av de två formaten. (Rogelberg et al. (2006); även sammanfattat av Allen, Lehmann-Willenbrock och Rogelberg, 2015, 3-4). Denna beskrivning är behjälplig vad gäller att avgränsa vad som kan betraktas vara ett arbetsrelaterat möte och inte. Forskare tycks vara överens om att denna definition misslyckas med att förmedla den underliggande essensen av möten som fenomen (Allen, Lehmann-Willenbrock och Rogelberg, 2015, 3-4). Scott et al. (2015) menade därför att det finns ett behov för studier som inkluderar reflektioner över arbetsrelaterade mötens ontologiska status som vidare teoretiserar kring vad möten egentligen är och hur de passar in i större organisatoriska processer samt hur de konstituerar och formar de organisatoriska kontexter i vilka de äger rum. (Scott et al. 2005, 20-22) Schwartzman (2015, 742) lyfte i ett efterord till The Cambridge handbook of Meeting Science fram en viktig riktlinje, som hon tolkade att de flesta forskare som bidragit till bokens innehåll följt, men som hon önskar betona för framtida forskning kring möten, nämligen:
It is what I call the principle of ‘local sense’. That is, the first and most important assumption a researcher concerned with understanding meetings should make is that the meetings that occur in a particular setting make ‘local sense’ in this context(s). In other words they are ‘doing something’ in/for the setting.
Schwartzman (2015, 743) framhävde vidare vad hon ansåg var viktiga områden att utforska för att föra mötesforskningen framåt. Till exempel: att forskare måste börja betänka och teoretisera relationen mellan möten och dokument och hur denna relation utvecklas före, under och efter möten. Dokument ska här förstås i bred bemärkelse, exempel är agendor och protokoll. Hon menade vidare att dokument är, precis som möten tidigare varit, förbisedda av forskare. Detta då de tolkats som neutrala som ej kan ha direkt påverkan på det innehåll de bär. Inom Antropologin har dokument börjat att teoretiseras kring, som mediatorer eller ting som kan transformera, översätta, förvränga eller modifiera meningen eller innebörden som de ämnar bära (Latour, 2005, refererad till av Schwartzman 2015). Latour (2015, 89):
Social handling tas inte bara över av främmande väsen, den flyttas eller delegeras till olika typer av aktörer som kan transportera handlingen längre via andra handlingsformer, helt andra typer av krafter.
Latour (2015, 90) exemplifierade vidare (något nedkortat):
Det finns trots allt knappast någon tvekan om att vattenkokare ’kokar’ vatten, att hammare ’slår’ ner spikhuvuden, att lås ’stänger’ rum för oinbjudna gäster, att prislappar ’hjälper’ folk att räkna ut vad det kostar, och så vidare. Avser inte dessa verb handlingar?
Latour (2015) menade alltså att varje ting som har förmåga att förändra tillstånd genom att göra skillnad ska betraktas som aktörer. Frågan som bör ställas om varje agent enligt Latour (2015) är om den gör skillnad i hur någon annan agents handlingar förlöper (eller inte förlöper). Ting kan vidare auktorisera, medge, uppmuntra, tillåta, möjliggöra och förbjuda. Latour (2015) menade alltså inte att ting ”gör saker” istället för människor, utan att det i handlingsförlopp ingår element, eller icke-människor, som enligt Latour (2015) måste utforskas lika grundligt som mänskliga aktörer. (Latour, 2015, 89-91) Schwartzman (2015) menade att flertalet samtida mötesforskare betraktat möten som medierande - vilka alltså kan transformera, översätta, förvränga eller modifiera. Hon efterlyste forskning som utforskar möten och dokument som mediatorer som formar varandra, likväl som de processer som sker eller rapporteras inom dem. Schwartzman (2015) efterfrågade även framtida forskning kring interaktionen mellan möten ansikte-mot-ansikte och virtuella möten, då det kan utveckla vår förståelse kring hur virtuella hybridmöten ser ut, känns som och som hon uttryckte det ”tänker som”. (Schwartzman, 2015, 743-744).
2.4.1 Möten med virtuell närvaro genom videokonferensteknologi
Cichomska, Roe och Leach (2015) diskuterade hur förändringar på 2010-talets arbetsplatser har lett till en ökning av virtuella hybridmöten och möten med virtuell närvaro. På allt fler moderna arbetsplatser används således videokonferensteknologi och annan kommunikationsmedia för genomförande av virtuella mötesformer. Ofta bedrivs de parallellt
med fysiska möten. Videokonferenssystem är avsedda för distanskommunikation och är installerade i fysiska rum (Denstadli, Julsrud och Hjortol, 2012). Kommunikationen sker i realtid med levande bild/ljud och vanligtvis kan dokument och illustrationer också delas. Denstadli, Julsrud och Hjortol (2012) visade att företags geografiska struktur och bransch var de faktorer som i huvudsak påverkade i vilken utsträckning videokonferenser användes. De menade vidare att videokonferensmöten har både för- och nackdelar vilka måste beaktas vid val av mötesformat. Denstadli, Julsrud och Hjortol (2012) gjorde en jämförelse mellan fysiska möten och möten via videokonferenssystem. De kom fram till att mötesformerna skilde sig åt och att de således fyllde olika syften. En modell föreslogs som lyfte fram relationella och uppgiftsrelaterade dimensioner som kunde ligga till grund för val av mötesformat. (Denstadli, Julsrud och Hjortol 2012, 65, 68-70, 84)
Figur 1. Egen illustration och egna översättningar på en modell skapad av Denstadli, Julsrud och Hjortol (2012) avseende påverkansfaktorer vid val av olika mötesformat.
Figur 1 visar att relationella och uppgiftsrelaterade dimensioner, likväl som besparingar avseende tid och resor, kan motivera valet. Skapandet av nya relationer och behandling av uppgifter med hög grad av tvetydighet kan resultera i fysiska möten. Kommunikation avseende problem och uppgifter med låg tvetydighet samt upprätthållande av befintliga relationer kan resultera i videokonferensmöten. Enligt Denstadli, Julsrud och Hjortol (2012) spelar sociala normer och vanor stor roll vid valet. (Denstadli, Julsrud och Hjortol 2012, 85 - 86) Arnfalk och Kogg (2003) gjorde en studie om hur potentialen av virtuella möten kunde realiseras genom att påvisa hur virtuella möten kunde ersätta en del fysiska möten i organisationer. Enligt dem skulle den mötesform väljas där de totala fördelarna översteg de totala kostnaderna. Faktorer som kunde ligga till grund för val av mötesformat enligt Arnfalk och Kogg (2003) var informationens karaktär och syftet med kommunikationen. (Arnfalk och
Kogg 2003, 859-860, 865) I en senare studie om virtuella mötens organisatoriska effekter framkom att det största incitamentet för val av virtuellt mötesformat var tids- och kostnadsbesparingar samt ökad arbetseffektivitet (Abrahamsson Lindeblad et al. 2016, 118).
Arnfalk och Kogg (2003) drog slutsatsen att virtuella möten lämpade sig bättre för korta och återkommande möten såsom uppföljningsmöten. Vidare insikter var att för en ökad tillämpning av virtuella möten bör understödjande system inrättas, vilka kan stimulera, stödja samt ge incitament för en övergång från fysiska till virtuella mötesformer. Utbildning, information, supportfunktioner och användarmanualer lyftes av Arnfalk och Kogg (2003) fram som lämpliga åtgärder. (Arnfalk och Kogg, 2003, 865-867) Denstadli, Julsrud och Hjortols (2012) studie visade att det förelåg påfallande skillnader mellan videokonferens- och fysiska möten. Videokonferensmöten hade i huvudsak två syften: informationsutbyte och projektarbete. De var vanligt förekommande vid gruppmöten och kunde sammankallas på kort tid. De föredrogs vidare när deltagarna hade träffats fysiskt förut och således hade en relation sen tidigare. Fysiska möten hade en större spridning gällande ändamålet. De pågick längre tid än videokonferensmöten, deltagarna tenderade att variera mer samt krävde god framförhållning då resandet i sig kunde ta tid. Denstadli, Julsrud och Hjortol (2012) identifierade därtill en önskan hos mötesdeltagare om att få socialt utbyte och kontakt med övriga mötesdeltagare genom den fysiska mötesformen. Vikten av fysiska möten för att skapa och upprätthålla sociala relationer framhölls som en potentiell barriär vid en övergång till virtuella möten. (Denstadli, Julsrud och Hjortol 2012, 76-78, 83-84) Maznevski och Chudoba (2000) konstaterande att en grupps prestationsnivå påverkas av om de träffats fysiskt. När personer i geografiskt spridda grupper träffas fysiskt genererar det djupare och mer utvecklade relationer, vilket i förlängningen påverkar gruppens samarbete och samlade syn. (Maznevski och Chudoba 2000, s 488-490)
Anderson et al. (2007, 2558) drog slutsatsen i en studie att det sätt som teknologi används för att stödja grupper och deras samarbete i virtuella miljöer både kan förbättra eller hindra öppen kommunikation. Studien visade att videokonferensteknologi förbättrade samtal och kommunikation, men inte mellan de interagerande grupperna utan enbart inom gruppen som var fysiskt samlokaliserad. Det kan tolkas som en viktig insikt för alla de praktiserande chefer som har geografiskt utspridd personal och som använder sig av sådan teknologi för att interagera med sina medarbetare. En annan lärdom för praktiserande chefer lyftes fram i en studie av Cichomska (2013). Cichomska (2013) visade att individerna som deltog virtuellt och alltså inte befann sig på samma fysiska plats som chefen, inte deltog i mötet i samma utsträckning som de som var fysiskt närvarande med chefen. Cichomska (2013) lyfte även fram problematik gällande att anställda som deltog i möten virtuellt tenderade att göra flera saker samtidigt. Detta var som mest synligt under renodlade telefonkonferenser men även vid användandet av videokonferensteknologi. Dessa tendenser minskade dock successivt under förhållanden där deltagarna både kunde se och höra varandra allt bättre. (Cichomska, 2013, refererad till av Cichomska, Roe och Leach, 2015, 665) Chefer och projektledare besitter enligt Arnfalk och Kogg (2003) en nyckelroll i övergången mellan fysiska och virtuella
