Generellt om mötespraxis

Gemensamt för Anna, Eva och Peter var att de hade möten med sin respektive personalgrupp en gång per vecka. Anna genomförde samtliga veckomöten via videokonferenssystemet. Eva varvade mellan fysiska möten med båda sina personalgrupper ena veckan på respektive kontor och hade ett gemensamt videokonferensmöte med samtliga nästkommande vecka. Peter använde sig av både videokonferens- samt telefonmöten vid veckomötena. När telefonmöte användes var det ofta fråga om att större delen av gruppen satt tillsammans med Peter i ett rum, och en enda personal deltog på distans via telefon. Kristian hade inte möten med hela, eller delar av sin personal veckovis, utan istället cirka 6 gånger per år. Två av dessa möten var gemensamma träffar för hela personalgruppen inom samma affärsområde (det vill säga tillsammans med en annan chef och dennes personalstyrka), och resterande med personalstyrkan på respektive kontor. Utöver dessa gruppmöten hade respondenterna enskilda samtal med sin personal, som till exempel löne- och utvecklingssamtal/möten. Dessa slags samtal/möten genomfördes uteslutande i fysisk form. Samtliga av Kristians möten med personalen skedde fysiskt eller via telefon. Kristian var dock användare av videokonferenssystemet i andra sammanhang till exempel när det gällde möten med samarbetspartners.

Respondenterna bokade själva in samtliga möten med sin personal. De hade ett likvärdigt förfaringssätt, genomförde bokningarna på samma sätt oavsett mötesform och de bokade in samtliga möten för ett halvår i taget. Bokningarna gjordes manuellt i Outlook som har e-post och kontakter helt integrerad med kalendern. Användaren skapar en mötesförfrågan och bjuder in personer som ska delta. Dessa kan sedan acceptera eller avböja mötet genom att klicka på en knapp.

Jag bokar in dem så att jag har dem i almanackan och ser att rummen är lediga. Ju tidigare man är ute desto bättre eftersom rummen inte alltid är lediga. Så jag bokar in dem på ett bräde, hela hösten. Det är likvärdigt om det är TV-möte [videokonferensmöte], enskilt möte eller möte med hela gänget. Det är en fördel för dem också... [för personalen] så att de kan styra sin vardag lite bättre [att de har

mötena inbokade i sina digitala kalendrar].

Eva Jag bokar för ett halvår i taget och lägger ut det, ja via Outlook då. Det har att göra med att konferenslokalerna blir snabbt uppbokade, så det gäller att man är framme och bokar de dagar man vill ha.

Anna

Samtliga respondenter gav uttryck för att det krävdes god framförhållning vad gäller inbokning av rummen oavsett mötesform men framförallt inför videomöten. Detta då endast två rum hade systemet installerat, ett i Västerås och ett i Örebro. Eva tillade att hon också ville boka in möten med god framförhållning av respekt för sin personal, som hon visste var väldigt upptagna. En allmän uppfattning var, eftersom rummen oftast var bokade, att det kunde vara svårt att genomföra spontana möten i form av videomöten. Peter berättade att spontana möten oftast skedde över telefon, medan Eva uppgav att spontana möten oftast resulterade i fysiska möten, men då inte med hela personalstyrkan.

...vi har ju bara en kamera, eller ett rum här och ett rum i Västerås... och nu vet inte jag om tankarna finns att vi ska ha flera... men det är ganska hårt uppbokat. Försökte hitta en tid nu för en grej men det var svårt.

Eva

Innan ett möte bokades in via Outlook tog respondenterna beslut om vilken mötesform som var mest lämpat för det aktuella mötet. När det gällde vilka motiv som låg till grund för det beslutet lyfte Anna och Peter fram tidsvinst och ekonomisk vinning som påverkansfaktorer. De ansåg att det inte skulle vara ekonomiskt försvarbart att åka emellan städerna för ett veckomöte. Anna betonade att det skulle vara svårt att ha den mängden möten som de faktiskt hade och genomföra dem på ett bra sätt om de skulle träffas fysiskt varje gång. Här skilde sig uppfattningen mellan respondenterna åt. Då Kristian inte hade möten med personalstyrkan veckovis föll det sig naturligt för honom att genomföra fler möten med hela personalstyrkan fysiskt utifrån motivet att gruppen skulle få träffas. Eva såg ingen tidsvinst för egen del, men trodde att organisationens motiv för att köpa in videokonferenssystemet var just tidsvinsten eftersom personalen var placerade på olika orter. Hon berättade vidare att det var mer för gruppens än sin egen skull som veckomötena varannan vecka gjordes via

videokonferenssystemet och menade att om inte veckomötena varannan vecka hölls via systemet så skulle personalen nästan aldrig ”se” varandra.

Då får ju inte jag den här kontakten mellan Västerås och Örebro som jag ändå får varannan vecka, men alltså mellan de i personalen. Jag skulle kunna skita i det och bara ha fysiska möten i Örebro och Västerås varje vecka… det är mer för gruppen.

Eva Jag tror att det är bra att de [säljarna] får träffa varandra, alltså genom TV då. Än bara en gång per termin, i fysisk form. Det är bra att få ett ansikte på varandra och ibland nyanställer man ju någon då är det bra att alla får se den personen.

Eva

Vilket tidigare har nämnts hade videokonferenssystemet på ena kontoret flyttats från ett större konferensrum till ett mindre rum. Kristian såg en problematik i att detta rum var mindre och beskrev det som att det inte var anpassat fullt ut till storleken på grupperna som skulle använda systemet.

Nu har vi ändrat, så vi har flyttat [videokonferenssystemet]. Från ett rum där man kunde sitta 20 personer till ett där man kan sitta 8... och det är skittrångt! Så det blir jättesvårt för oss att ha den här typen av möten med videokonferens, för lokalerna är inte anpassade.

Kristian

När det gällde hur de valde att transportera sig till de fysiska mötena skedde det genom tåg eller med bil. Kristian berättade att han åkte tåg till de orter där det var smidigt, i annat fall valde han bil. Anna och Eva alternerade mellan att åka tåg och bil. Dessa två såg fördelar med att åka tåg eftersom de då kunde arbeta medan de transporterades. En fördel som nämndes med att åka bil var att det tog kortare tid från dörr till dörr. Peter åkte uteslutande bil till de fysiska träffarna men försökte samåka med andra. Anna betonade organisationens miljötänk som ett av motiven till att välja tåg.

Kan vi åka tåg så ska vi göra det...det grundläggande är egentligen för miljöns skull men även att man faktiskt kan sitta och arbeta på tåget medan man transporterar sig… det är ju flera synergier i det där som är positiva för oss såklart.

Anna

På frågan om vart de fysiska träffarna ägde rum berättade respondenterna att det varierade. Anna beskrev det så här:

Det försöker jag att sprida, så att det blir en jämn fördelning. Så inte ena gänget behöver åka hela tiden. Ett tag, innan vi jobbade mer frekvent med videomöten, då försökte vi lägga det mesta i Köping eller Arboga. Så åkte man halva vägen var.

Anna

Gemensamt för respondenterna var en uppfattning om att deras nyttjande av videomöten påverkades av organisationens uppbyggnad och att de var hjälpta av teknologin. Företagets övergripande strategi att finnas nära kunderna gjorde att personalen inte var samlade på ett

enda kontor utan istället geografiskt utspridda. Eva gav uttryck i värdet av att få ett ”ansikte” på en kollega som satt i en annan stad, vilket personalen fick genom videokonferenssystemet:

Ni ställde frågan hur ofta vi alla träffas ihop, och det är ju väldigt sällan va. Att man liksom ska få ett ansikte och se dem [kollegorna i andra staden] och höra dem lite oftare än en gång per termin är viktigt. För de har ju samma yrke och kan delge varandra… ja, mycket ERFA. [ERFA =

Erfarenhetsutbyte]

Eva

Peter gav uttryck för samma sak:

I och med att jag har personal på två ställen så vill man i alla fall kunna se varandra när man har möten.

Peter

Eva menade att teknologin bidragit till en generell förbättring av veckomötena. Tidigare använde de sig av renodlade telefonmöten. Eva tyckte inte att telefonmöten var speciellt bra då de ofta resulterade i tappad fokus.

... för om jag är själv [ensam i rummet under ett telefonmöte]. Kan jag fixa med annat. Det blir inte bra, man blir inte närvarande. Däremot tycker jag att det här med TV-möte, gör att man tvingas vara närvarande. Man syns på skärmen, man kan inte ‘smita’.

Eva ... alltså telefonmöten är ju inte sådär jättebra… man bara hör någon som prasslar med papper eller gör något och så bara ’är ni med’ och alla bara ’ja, ja jag är med’. Men jag vet ju själv hur det är. Man är inte sådär ’jättemed’. Det blir inte samma engagemang.

Eva

Peter berättade att rent generellt trodde han att det skulle vara bäst för en grupp, för dess dagliga arbete och samarbete, om de var samlade på ett och samma ställe men att så var ju inte fallet inom LFB:

Jo, det är ju ett medvetet val som vi [LFB] har gjort, vilket gör att man får den här uppdelningen lite grann.

Peter

Kristian såg en problematik att inte alla satt på samma ställe. Han hade en vilja att samla gruppen lite oftare än vad som skedde i dagsläget. Detta var en samlad bild som respondenterna förmedlade. Anna berättade om hur det fysiska mötet påverkade gruppens dynamik:

För att bygga gruppen finns ett värde av att man ses och kanske kan äta någon lunch tillsammans. Att man pratar om lite andra saker än vad vi gör under ett videomöte. För där kan det ju bli 100 % inriktat på jobbet liksom. Vi ska ju vara arbetskamrater också och då finns ett värde av att träffas och prata om vad man gjort under helgen till exempel…