Bokningsförfarande och genomförande av virtuella hybridmöten Sociomateriella praktiker

Analysen utgår från den sociomateriella praktiken: genomförande av virtuellt hybrid-möte (hädanefter videomöte), samt de praktiker som videomöten föregås av nämligen bokningsförfarande samt val av mötesformat (diskuteras i avsnitt 5.2). Scott et al. (2015) menade att det föreligger behov för studier som inkluderar reflektioner över arbetsrelaterade mötens ontologiska status som vidare teoretiserar kring vad möten egentligen är och hur de passar in i större organisatoriska processer (Scott et al. 2005, 20-22). I denna studie har möten, oavsett format, definierats som sociomateriella praktiker. Både praktiken kring bokningsförfarandet och det faktiska genomförandet innebar ett flertal ingående aktiviteter. Praktiker utgörs av organiserade nexus av aktiviteter (Schatzki, 2005, 56) eller med andra ord rutinmässiga beteenden som består av flera sammanvävda element (Reckwitz, 2002, 250). Att analysera praktiker innebär således att låta praktiker framträda, utan att på förhand bestämma vilka aktörer som är involverade och dess respektive agens i produktionen av praktiken i fråga (Nyberg, 2009, 1187). I bokningsförfarandet blev ett flertal aktörer involverade. Bokningarna skedde via kalenderfunktionen i Outlook, som också signalerade huruvida konferensrummen var lediga eller uppbokade av andra aktörer. Vid en lyckad bokning skickades ett mejl av respondenten till de anslutna i den specifika kontaktgruppen, det vill säga personalen, via Outlook. Personalen kunde vidare antingen acceptera eller neka inviten. Mötet sparades sedan både i respondentens och personalens kalendrar i Outlook.

Redan i ovanstående skeende är det svårt att dra statiska gränser mellan respondenten, PC:n, tangentbord och skärm, Outlook, andra bokande aktörer, respondentens personal och internetuppkopplingen. Det finns inga tydliga gränser på vad som är ”mänskligt” och vad som är ”materiellt”. Poängen är att detta tydligt visar att praktiken bokningsförfarande, dels produceras av de involverade aktörerna i relation till varandra och dels hur vardagliga objekt, materiella former och teknologier otvivelaktigt är sammanflätat med mänskligt organiserande. Nyberg (2009) identifierade i sin studie, på ett likartat sätt, ett flertal aktörer som flätades

samman under ett inringt kundsamtal till ett callcenter. Nyberg (2009) menade att det inte gick att spåra aktiviteten till en enda aktör, då dataprogram, skärm, telefoner och personerna som deltog flätades samman och intra-agerade med varandra. (Nyberg, 2009, 1191-1195) På samma sätt kan respondenten tolkas intra-agera med de ingående aktörerna i den sociomateriella praktiken: bokningsförfarande. Orlikowski (2007, 1437) menade att materialitet måste ses som inneboende i allt organiserande, och att det sociala och det materiella således är konstitutivt sammanflätat. Skulle man ”frysa tiden” skulle den sociomateriella praktiken bokningsförfarande inför möte kunna ses som en konfiguration av sociala och materiella sammankopplingar - eller som en sociomateriell ihopsättning bestående av ett flertal komponenter. Till exempel aktörer såsom respondenten, respondentens PC, Outlook, andra bokande aktörer, respondentens personal och internetuppkopplingen. Den produktiva konsekvensen av denna sociomateriella ihopsättning och intra-agerandet aktörerna emellan förenad med praktiken av bokningsförfarandet, var en bokning av lokal, utskickad inbjudan till alla tilltänkta deltagare samt uppbokning av tid för mötet i respondentens och de inbjudnas digitala kalendrar i Outlook.

Videokonferenssystemet (hädanefter systemet) möjliggjorde att möten kunde hållas på distans, då ljud och bild överfördes till respektive konferensrum. På egen hand kunde det åstadkomma förhållandevis lite. Lika lite som en hammare kan åstadkomma utan ett praktiserande och hamrande subjekt. Det var istället i relationen mellan respondenterna, systemet och övriga aktörer som den sociomateriella praktiken att genomföra ett konferensmöte framträdde. Med inspiration av Suchmans (2007, 21) exemplifierande av denna relation som utgjordes av en hammare och en snickare (se kapitel 2) betraktas i föreliggande studie systemets materiella egenskaper förvisso som beständiga, och att de således existerar både före och efter de stunder som de används. Men det är ändå uppenbart att dess status som videokonferenssystem vilar på att det inkorporeras i någon form av mötes- praktik. Att vara en av respondenterna involverade praktiken genomförande av virtuella konferensmöten. Att koppla ifrån systemet från dess faktiska användning i respondenternas dagliga arbeten innebär inte att systemet och respondenten är separerbara i den sociomateriella praktiken: genomförande av virtuellt konferensmöte. Det handlar dock inte, som Latour (2015, 95) påpekat, om att relatera det materiella med det sociala, utan det är uppdelningen av de två som är felaktig från första början! Objekt är istället radikalt situerade vilket innebär att objekt förvärvar sin funktion genom pågående, kontingenta kopplingar till praktiserande subjekt och/eller andra objekt (Suchman, 2007), vilket föreliggande studie visade.

Efter att Peter klivit in i rummet, i vilket ett virtuellt konferensmöte skulle genomföras, och satt sig vid bordet så beskrev han hur han öppnar sin laptop och kopplar i sladden. Peter beskriver sen hur han kopplar upp samtalet genom att trycka på den mindre skärmen och på en avsedd knapp. Han kontrollerar sedan att delning av materialet på sin dator syns på TV- skärmen som delas mellan rummen i Västerås respektive Örebro. Han förstorar materialet som ska delas mellan rummen, till exempel agendan, en powerpoint, ärenden och/eller fall som ska gås igenom, och förminskar deltagarna till en mindre bild. Får Peter alla dessa intra-

aktioner att fungera som de ska påbörjar han mötet. Handlingsförloppet kanske bara tar en minut. Under denna minut har flertalet aktörer mobiliserats, eller för att citera Latour (2015) Peters laptop, TV-skärmen och agendan är exempel på “... deltagare i det handlingsförlopp

som väntar på att få gestalt.” (2015, 90).

Inspirerade av både Latour (2015) och Barad (2003) sågs i denna studie inte enbart människor som aktörer. Enligt Latour (2015) kan varje ting som har möjlighet att förändra tillstånd betraktas som en aktör (Latour, 2015, 89-90). På ett likartat sätt som vid bokningsförfarandet flätades flera aktörer samman i den sociomateriella praktiken: genomförande av virtuellt konferensmöte. Systemet involverade i sig ett flertal aktörer, dels hårdvara som ljud- och bild- apparatur (t.ex. skärmar, mikrofoner, högtalare och kamera) men även mjukvara som låg integrerat i användarnas systemmiljö (Microsoft-miljö). Även Office Management som tillhandahöll systemet samt dess service och underhåll kan betraktas som en aktör. Andra aktörer som involverades var respondenten, respondentens PC, andra mötesdeltagare, det fysiska rummet, internetuppkopplingen, modem/routrar och dokument såsom mötets agenda. Alla dessa aktörer kunde göra skillnad genom att förändra tillstånd. Ljudet kunde exempelvis bli osynkat och nätverksproblematik kunde påverka internetuppkopplingen så bilden buffrade. Detta var något samtliga respondenter vittnade om. Eva berättade att kommunikationen under konferensmötena kunde upplevas konstlat på ett sätt som hon hade svårt att sätta fingret på men i synnerhet då det blev fördröjningar som exempelvis när bilden buffrade eller ljudet släpade efter. Poängen är att alla de ingående aktörerna tillförde något centralt i hur handlingsförloppet bredde ut sig. Det är inte precis samma aktivitet att slå i en spik med eller utan hammare eller att koka vatten med eller utan vattenkokare, införandet av hammaren och vattenkokaren ändrar något väsentligt i hur uppgifterna utförs (Latour, 2015, 90-91). På samma sätt fyllde exempelvis TV-skärmarna, högtalarna, kamerorna, modemen och agendorna roller i genomförandet av ett konferensmöte, som dels var konstitutiva för praktiken i fråga och dels också formade den. Ett exempel på det sistnämnda var den utbytta TV-skärmen och kameran som zoomade in den som pratade. Enligt Eva tillförde detta en extra dimension till konferensmötena. Det gjorde att deltagarna fick bättre kontakt med både henne och med varandra. Hon trodde vidare att uppgraderingen skulle leda till bättre kvalitet på konferensmöten i framtiden. Detta då det till exempel skulle bli enklare att se vem som pratade, att mötesdeltagarna skulle bli mer närvarande under mötena samt hålla högre fokus.

Ting som till exempel modemet i föregående sociomateriella ihopsättning determinerar och tjänar som en bakgrund till respondenternas handlingar (likväl kapabel att förändra tillstånd genom att göra skillnad och således en aktör). Kan agendan tillföra något mer? Respondenterna beskrev enat hur de i egenskap av chef öppnade mötet och innehade rollen som ordförande, samt att det var de som i huvudsak beslutade om mötets innehåll eller med andra ord utformningen av agendan. Agendorna utformades på lite olika sätt. Eva sammanställde ett mejl som skickades till de inbjudna mötesdeltagarna på fredagen veckan innan veckomötet, där hon exempelvis samlat ihop relevant information som skulle förmedlas till exempel om någon säljare utmärkt sig eller hur veckans försäljning förlöpt. Veckomejlen fungerade sedan som en agenda för Evas kommande veckomöte. Anna berättade att agendan

för hennes möten, oavsett format, hade några stående punkter. Därtill fylldes agendan på löpande och ofta i realtid med aktuella ämnen och spörsmål av mötesdeltagarna själva som var anslutna till den OneNote-gruppen både innan och under själva mötet. Schwartzman (2015, 743) efterfrågade forskning kring relationen mellan möten och dokument, och hur denna relation utvecklas före, under och efter möten. Hon menade att dokument, som exempelvis agendor, varit förbisedda av forskare då de ansetts som neutrala och ej kunnat ha haft direkt påverkan på det innehåll de varit ämnade att bära. Även om inte föreliggande studie fokuserat på just denna relation, har det framkommit att agendan kan uppfattas som medierande, och kan med andra ord inte anses vara helt neutral. Enligt Latour (2015, 91) kan ting exempelvis auktorisera, medge, erbjuda, uppmuntra, tillåta, föreslå, influera och möjliggöra. Annas användande av agendor, som skiljde sig från Evas, och som vidare uppdaterades löpande i realtid av henne själv och av andra mötesdeltagare/aktörer exemplifierar hur ting kan förflytta sociala handlingar. Latour (2015, 89): ”Social handling [...] flyttas eller delegeras till olika typer av aktörer som kan transportera handlingen längre

via andra handlingsformer, helt andra typer av krafter”. Annas agenda-användande

möjliggjorde en interaktion mötesdeltagarna emellan som Evas agenda-användande saknade. Evas agenda var utformad utifrån föregående veckas veckomejl. Nu var Evas veckomöten ganska korta och hon planerade för längre möten framöver med om man bortser från detta så ”tillät” heller inte Evas agenda möten att formas i realtid på samma sätt som Annas, vars agenda-användande ”möjliggjorde” ett sådant formande.

De ändrade rutinerna kring möten, eller med andra ord den förändring av mötespraxis som skett över tid i LFB sen systemet realiserades 2012, har vuxit fram som ett resultat av hur teknologin kontinuerligt formar mänskliga aktiviteter genom hur den används och antas i mötespraktiker. Systemet verkställer handlingar förknippade med mötespraktiker gällande genomförande av virtuella hybridmöten och bidrar till att konstituera den verklighet som de virtuella hybridmötena utgörs av. Precis som vid bokningsförfarandet skulle praktiken: genomförande av konferensmöte framstå som en sociomateriell ihopsättning om man ”frös tiden”, eller med andra ord som en konfiguration av sociala och materiella sammanflätningar. Ett oavsiktligt resultat av systemuppgraderingarna, som utifrån ett designmässigt perspektiv var ämnade till att förbättra kvaliteten på videomöten, fick Kristian att vilja använda systemet mindre. Han såg en problematik i de kontinuerliga förändringarna av systemet och menade att utbildningar skulle behöva hållas fortlöpande. Ett mer avsiktligt resultat var att Eva, som i dagsläget höll förhållandevis korta videomöten, planerade att ha längre sådana i framtiden. Dels för att hennes personal efterfrågat mer erfarenhetsutbyte och dels för att Eva såg potential i den uppgraderade hårdvaran. Sociomateriella ihopsättningar är bara temporärt stabila. Detta då ihopsättningarna enligt Orlikowski (2007, 1445) skiftar över tid vartefter exempelvis intressen, datorer, nätverk, valmöjligheter, algoritmer, preferenser och förmågor förändras. Tsoukas och Chia (2002) menade att organisationsförändring är ständigt pågående, emergent och utvecklas över tid. Enligt Tsoukas och Chia (2002) måste därför forskare ge teoretisk prioritet till mikroskopisk förändring som speglar verklighetens faktiska tillblivande. (Tsoukas och Chia, 2002, 567-568, 580) Genom att spåra och studera flyktiga sociomateriella ihopsättningar kan man lära sig mer om hur organisationsmedlemmar konfigurerar och re-

konfigurerar sina uppfattningar och vanor som svar på lokala omständigheter och nya erfarenheter. Ett annat exempel på ett oavsiktligt resultat av de flyktiga sociomateriella ihopsättningarna var flytten av systemet till ett annat fysiskt rum. Flytten var avsedd till att förbättra tillgängligheten av systemet genom att använda ytor till systemet som inte var så hårt belastade (som att exempelvis ha det installerat i rum med dubbla funktioner). Emedan systemet efter flytten kan ha erhållit bättre tillgänglighet för respondenterna medförde det nya rummets mindre storlek att Kristian tyckte det var för trångt och inte anpassat till storleken på grupperna som skulle använda det.

Studien visade hur människor och teknologi sammanflätades i sociomateriella praktiker (Orlikowski, 2007) och vidare hur videokonferensteknologin formar mötena, som det också möjliggjorde, genom dess antagande och användning i praktiker. Peter upplevde att det fanns tendenser under konferensmötena till att personerna i rummet i Örebro förde en diskussion och personerna i rummet förde en annan (vilket också var en slutsats i studien av Andersson et al., 2007). Han beskrev det som att det lätt blev snurrigt och att han då fick gå in och styra så att en i taget pratade. Videokonferenssystemet bidrog således till att Peter fick lov att agera mer formellt under videomöten än under fysiska möten. Respondenterna var eniga i att det överlag fanns större benägenhet att prata i mun på varandra under videomöten på grund av att det vid fysiska möten var lättare att se vem som hade ordet. Eva menade vidare att då systemet tagit upp ljud så icke-selektivt att det exempelvis hade låtit om någon ställt ner en mugg på bordet hade det bidragit till att mötesdeltagarna blivit mer återhållsamma än om de träffats fysiskt. Hon var positiv till systemets senaste hårdvaruuppgradering och tänkte att denna aspekt kanske nu kunde komma att förändras till det bättre och planerade att ha längre videomöten framöver. Videokonferenssystemet formade med andra ord de möten som det också möjliggjorde. Barad (2003) menade att detta tydliggör vikten av att synliggöra mänsklig såväl som icke-mänsklig agens. Med förtydligandet om att agens inte är ett attribut, eller med andra ord något som någon eller något ”har”. Agens är istället enligt Barad (2003) den pågående re-konfigurationen av världen. Med andra ord, som tolkat i föreliggande studie, sociomateriella ihopsättningar satta i rörelse genom praktiker. I vilken agens svarar på hur rörelsen breder ut sig. Schwartzman (2015, 742): möten “ [möten] they are ’doing something’

in/for the setting”. Schwartzman (2015, 743-744) efterfrågande forskning som kunde utveckla

förståelse för hur virtuella hybridmöten ser ut, känns som och som hon uttryckte det ”tänker som”. Vid en första anblick upplevdes det sistnämnda först som märkligt, men mot den förståelse som vuxit fram under studiens gång svarar detta mot hur handlingsförlopp eller rörelser breder ut sig och de sociomateriella relationer som formar gränser för vad som görs och inte görs under praktiken av att genomföra virtuella hybridmöten. Mot den bakgrunden upplevs det också logiskt att använda begreppet intra-agera, istället för begreppet interagera, för att beskriva olika aktörers kopplingar till varandra under emergenta skeenden. Under vilka sociomateriella ihopsättningar materialiseras och som vidare inte antar en på förhand oberoende existens av entiteter. Enligt Barad (2003) handlar agens om möjligheter och hinder för aktörer att ingripa i ”världens tillblivelse”, eller med andra ord agens är emergenta, pågående och iterativa förändringar i specifika praktiker genom intra-aktivitet aktörer emellan. Begreppet intra-aktivitet signalerar ingen på förhand oberoende existens av entiteter,

utan representerar istället hur gränser och egenskaper av de ingående komponenterna blir bestämda genom pågående fenomen. (Barad, 2003, 823, 826-827)