Rutiner, vanor och teknologi

På frågor avseende huruvida användandet av videokonferenssystemet förändrats över tid svarade samtliga respondenter att både mötesdeltagarna och de själva blivit mer vana med att genomföra möten på detta sätt, vilket haft en positiv inverkan på mötenas kvalitet. Anna svarade att det kändes mer naturligt med videomöten nu i jämförelse med vad det gjorde i början, och att det förut därför fanns ett större värde i att träffas fysiskt. Hon lyfte fram denna nya rutin som att det hade blivit en naturlig del av arbetslivet och i det vardagliga arbetssättet kring och genomförandet av möten. Hon beskrev också att det kunde finnas skillnader mellan de som arbetat med det längre tid i jämförelse med de som nyttjat systemet kortare tid.

De som suttit i det från början [videokonferens] kommer snabbt in i det. Men sitter man inte så ofta i det så kan det bli lite… som vanligt när man blir filmad liksom... [känna obehag inför att bli filmad] och man känner inte den där närheten.

Anna

Lönesamtal lyftes fram av samtliga respondenter som en mötesform som i nuläget genomfördes uteslutande fysiskt. Peter, Eva och Kristian gav uttryck för att aldrig kunna tänka sig ha dessa slags möten via videokonferens. Anna däremot berättade att detta egentligen inte varit ett medvetet val, utan hade skett på grund av gammal vana.

Jag vet inte egentligen varför, det har väl bara blivit så. Jag är ju ändå på plats på båda orterna och då har det blivit fysiskt. Men man skulle ju kanske lika gärna kunna ha det över videolänk egentligen...

Anna

På frågor om hur respondenterna tyckte att tekniken fungerade berättade Anna och Peter att systemet hade blivit bättre. Exempel som lyftes fram var att det tidigare kunde brytas och lagga mer, samt att bilden blivit betydligt bättre. Eva som använt systemet efter att den senaste uppdateringen genomförts återgav målande vilken effekt det hade haft. Att personerna som pratade numer zoomades in på bildskärmen gjorde enligt Eva att en extra dimension tillfördes videokonferensmötet. Hon hade en positiv inställning till förändringen:

Nu har vi ju bytt system, och jag gillar ju båda, men det här senaste verkar ju vara grymt för det zoomar in den som pratar och lite sånt där…så man får liksom bättre kontakt. Så det är inte bara en hel bild så här [gestikulerar] utan när någon säger någonting då går kameran över på dig och så zoomar dom dig och så zoomar dom ut när du slutar prata.

Eva

Vad gäller system-uppdateringarna som skett över åren berättade Anna vidare:

Idag har vi så pass bra utrustning. Sitter du och jag och pratar över videokonferens så ser jag ändå ditt kroppsspråk och hör om någon liksom... förstärker det den säger. Idag syns och hörs sånt på ett väldigt bra sätt och det kanske det inte gjorde för fem år sen.

Anna

Hur den praktiska användningen av videkonferenssystemet genomfördes och huruvida det uppfattades som lätt- eller svåranvänt, förelåg det delade meningar om. Anna och Eva beskrev systemet som lätt att använda. De såg inte några tekniska hinder gällande användandet eller när de skulle koppla upp sig. Peter berättade att systemet i stort sett fungerade bra men att det kunde uppstå problem när mötet skulle startas och ibland behövde IT-avdelningen tillkallas på grund av att inte alla kablar var rätt anslutna. Kristian var av en annan åsikt då komplexiteten i att använda systemet gjorde honom osäker att använda det över huvudtaget. Detta gjorde också att Kristian ville vara i extra god tid till de videomöten som han faktiskt skulle leda. Han berättade vidare att om detta tekniska hinder inte fanns så såg han mötesformen som en bra metod att genomföra möten på. Denna osäkerhet gjorde att Kristian föredrog telefonmöten med delad skärm framför videokonferensmöten. Om de tekniska hindren försvann trodde Kristian att systemet skulle användas mycket mer och att han skulle kunna ha tätare kontakt med sin personal.

Det är nästan alltid en orosfaktor, osäkerhetskänsla om det [tekniken] kommer funka. [...] Bara det funkar behöver det inte vara så avancerat... det måste liksom bara fungera.

Kristian Det som har strulat tillbaka i tiden det är ju uppkopplingen och ibland har TV:n inte fungerat, så då har man fått hämta IT. Det kan ha varit någon knapp någonstans eller någon som har dragit ut någon tåt och inte stoppat in den och sen att det legat mycket sladdar... man har inte vetat vilken som har varit vilken och så vidare. Så det har ju varit tekniska problem på det sättet… förmodligen en följd av handhavandefel… någon har varit där innan och så har man gjort någonting och sen gör man inte tillbaka så som man kanske skulle göra…så att nästa användare kan börja om från start.

Peter Om jag inte bara ser till mig själv utan även ser från att säljarna skulle börja använda det

[videokonferenssystemet] till ett kundmöte eller ha ett möte med en kollega eller nånting sånt... så

tror jag att det finns en viss rädsla för att tekniken inte ska funka. Jag tror att det skulle bli bättre möten via videokonferens mot att bara ta det över telefon. Man kan visa varandra, kanske ritningar eller ...de skulle kunna ha sina telefoner och filma när de är ute hos kunder, skicka till våra riskingenjörer och så… Men jag tror mycket att man inte vill göra dom här grejerna, det är att man är osäker på tekniken.

Nu vet jag inte hur det är med den nya tekniken [den uppgraderade ljud- och bildkvaliteten], men med den gamla tekniken så var det så att så fort det var ljud, om jag slog ner en kopp i Västerås så tog den med allt, den sållade inte, utan tog med allt. Var det några som småpratade så tog den med det, och det är klart att det inbjuder inte direkt till öppenhet. Det blir ’fördröjt’ på något sätt som är lite konstlat. Än om vi sitter så här bara vi tre. [pekar på intervjuarna och sig själv]

Eva

Respondenterna ombads beskriva hur gått till då de introducerades för videokonferenssystemet första gången. Gemensamt för respondenterna var beskrivningen att de introducerats för systemet vid samma tillfälle som de skulle genomföra ett videomöte för första gången. De hade alltså inte fått någon introduktion eller utbildning innan detta tillfälle. Det fanns heller ingen användarmanual att tillgå. De hade istället fått lära sig använda systemet själva genom att prova sig fram. Gällande utbildning hade Kristian fått en utbildning, men det hade inte skett i samband med att han använde systemet första gången utan istället en tid efter. Problemet Kristian såg var att det skedde förändringar med systemet kontinuerligt och att utbildningar skulle behövas hållas kontinuerligt. Anna menade att det säkert hade funnits utbildningar men att hon inte deltagit.

Det var ju mera det att det var någon som visste hur det fungerade…och sen så lärde man sig på det sättet. Så att någon direkt utbildning har vi inte haft. Det här nya som kom…där fick vi information att här har ni information om hur det nya fungerar så att…man har inte haft någon…person-till-person utbildning eller någon grupputbildning på det. Utan informationen finns ju på [intern plattform]…som man kan läsa sig till då.

Peter Det har säkert förekommit utbildningar men jag har nog inte deltagit i någon i alla fall. Men jag tycker att det fungerar riktigt bra ändå. Det är inte så jätte-invecklat. Sen kan man ju säkert göra mycket mer saker än vad jag gör...

Anna

I ett mail (bilaga 3) ställdes några kompletterande frågor till respondenterna. När de ombads att beskriva förfaringssättet när de påbörjade sina videomöten svarade Peter så här:

Det jag gör är följande: 1. Sätter mig vid bordet. 2 Öppnar upp min bärbara dator. 3. Kopplar in sladden. 4. Kopplar upp samtalet genom att trycka på den lilla skärmen, dvs den som är som den gamla dosan, och avsedd knapp. 5. Kontrollerar att delning av materialet på min dator syns på tv skärmen som delas. 6. Förstorar / delar materialet i större bild och deltagarna i mindre bild. 7. Påbörjar mötet

Peter