Mötesinnehåll, agenda och dokumentering

Respondenterna genomförde sina möten utifrån en agenda som innehöll punkter de ansåg relevanta att behandla under mötena. Samtliga utgick alltså från en på förhand bestämd agenda. Det gällde oavsett mötesform. Hur agendan utformades och användes skiljde sig åt mellan respondenterna. Peter berättade att veckomötena i huvudsak fortskred efter en stående agenda som alltså innehöll identiska punkter. Han beskrev hur alla möten dokumenterades genom att det skrevs protokoll, där det som sades under mötet sammanställdes i Word- dokument. Anna arbetade också med en agenda men valde att inte utforma den helt på egen hand. Hon tillämpade en digital agenda via OneNote. Vissa punkter var stående för samtliga veckomöten. OneNote var också ett verktyg som användes tidvis för protokoll men hon använde sig också av protokoll skrivna i Word.

Sen kan ju det vara lite olika… ibland så använder vi OneNote och ibland så har vi mer traditionella protokoll så att säga.

Anna OneNote, vad är det för nånting. Hur funkar det?

Intervjuare Det är via Outlook, ja vad säger man... en agenda i realtid. Då kan jag gå in och göra en ändring som alla de som är anslutna till den OneNote-gruppen ser på en gång. Så det är ganska smidigt faktiskt.

Anna

Eva jobbade inte med en traditionell agenda. Hon sammanställde istället ett veckomejl och skickade till personalen varje fredag. I veckomejlet sammanställde Eva relevant information om t.ex. lagändringar och annat som branschen berördes av som hon själv fått vetskap om under veckan som gått. Denna slags information kombinerades med information om hur veckans försäljning hade gått, eller om någon säljare gjort någonting extra bra. Veckomejlet fungerade sedan som en agenda till veckomötet veckan därpå. Eva ansåg vidare att det fanns svårigheter med att ha stående agendor, då mötenas innehåll kunde skilja sig så markant från möte till möte. Veckomötenas förfaringssätt beskrev Anna och Eva såhär:

Jag öppnar mötet och sen så har vi första punkten, som är att vi går igenom föregående protokoll och tittar om det är någonting vi behöver följa upp. Sen har jag en punkt med statistik och…ja, lite såna saker som jag behöver informera om. Det kan vara allt från…ja, statistik då, men semesterplaneringen har ju legat rätt nära till hands just nu... eller andra saker som vi behöver prata om.

Anna

Anna hade valt att inleda varje möte med en uppföljning av förra mötets agenda. Exempel på stående punkter var statistik och allmän uppföljning. När det gällde tid för fria diskussioner på mötena svarade Anna och Peter att det fanns en stående punkt på agendan för detta och att tid avsattes för det. Eva däremot berättade att veckomötena var korta och det gavs för lite tid till fria diskussioner och erfarenhetsutbyte. Hon planerade därför att avsätta längre tid till detta framöver. Kristians fysiska möten genomfördes genom att följa en agenda, som var bestämd

på förhand. En stående punkt var information om exempelvis försäljning. I övrigt kunde agendan se lite olika ut från gång till gång. Han försökte lägga in punkter för mer fria diskussioner som inkluderade säljarna. Men att det inte alltid fanns tid till detta då det var så mycket annat som var relevant att gå igenom.

Ibland har vi en sån här... där jag har bett säljarna att fundera över nån bra affär de har gjort eller nån bra affär som är på gång, för att tipsa varandra. Och då går vi en runda runt bordet och pratar om sånt.

Kristian

Respondenterna hade inte fysiska möten med hela sin personalstyrka så ofta. Det brukade då handla om träffar då respondenterna samlade hela sin personalgrupp med syftet att de skulle få träffas fysiskt och lära känna varandra lite mer. Det uttrycktes en känsla av att personalgrupperna på respektive kontor var ganska separerade från varandra och att det lätt blev lite ”vi-och-de” känsla. Peter uttryckte det så här:

Örebroarna och västeråsarna… det blir lite så. Så är det, och det får man ju alltid jobba på... men det är ganska svårt att få bort.

Peter Bara det att man sitter på olika kontor gör ju naturligtvis att det blir så [uppdelat]. Sen är ju de

[personalen] bra kompisar i alla fall, men visst är det ju så att gruppandan blir ju olika när man sitter

på olika kontor. Man gör på ett sätt på ett ställe och så gör man på ett annat sätt på ett annat ställe. Även fast man inte tror det, så blir det så.

Peter

Samtliga respondenter lyfte fram att det fanns ett värde för hela gruppen att samlas fysiskt och utbyta erfarenheter. Vanligtvis skedde detta i samband med någon form av teamaktivitet. När det gällde fysiska möten med samtliga av responternas personalstyrkor beskrev Anna och Peter det så här:

Vi [personalstyrkan] behöver ju bemanna telefonerna, ja egentligen 100 % av tiden. Så det är klart att det blir svårigheter när vi sitter i Örebro och Västerås och ska träffas fysiskt. Det går ju bort nästan en halv dag om alla ska samlas. Så det blir mest när vi har team-utvecklingsdagar eller andra slags sammankomster som vi bedömer att vi behöver ses allihop.

Anna Då och då, träffas vi allihop. Men det blir inte sådär jätteofta, för det är ändå 100 km emellan. En del ska på besiktningar här, en del sitter i telefon där… så det är inte så enkelt. Sen blir det ju en halv dag borta, minst. Minst! Man ska resa, så ska man ha möte och så ska man hem… Så det blir inte så jätteofta [som gruppen ses allihop]. Men ett par tre gånger om året blir det i alla fall.

Peter

Vid de tillfällen hela personalgruppen träffades och hade fysiska möten var agendan generellt sett fylligare i jämförelse med veckomötena som oftast skedde via videolänk. Inte sällan behandlades ämnen av större dignitet och en samlad uppfattning var att respondenterna valde

att samla ihop mer omfattande ämnen att behandla under dessa slags ”stormöten”. Anna menade att det tog mycket resurser från företaget när hela personalstyrkan skulle samlas och att de då ville passa på att göra något ”mer” av själva mötet. Av den anledningen blev Annas agendor fylligare vid fysiska möten med hela sin personalstyrka. Peter lyfte fram att då det handlade om förändringar fanns det ett värde att behandla detta vid fysiska möten för att få en bättre uppfattning om reaktionerna hos personalen. Peter såg också ett värde i att gruppen fick vara med varandra en längre stund och beskrev valet av att utforma fylligare agendor såhär:

Det är ett medvetet val att plocka in lite ’extra’ så att personalen får vara med varandra. För det bygger en känsla för företaget och varandra. Det betyder mycket att man faktiskt får prata fem minuter med sin kompis från Örebro utan att det gör någonting. Jag tycker att det är viktigt då det kommer mycket gott ur det nämligen.

Peter

När det gällde vilka roller som fanns i gruppen under mötenas genomförande, beskrev respondenterna enat hur de i egenskap av chef innehade rollen som ordförande samt att det var de som i huvudsak beslutade om vad som skulle gås igenom på mötet. Det vill säga själva utformningen av agendan. Eva som varvade sina veckomöten mellan fysiska- och videomöten hade samma innehåll oavsett mötesform. Det vill säga de veckomöten som skedde fysiskt hade ingen fylligare agenda. Däremot när samtliga av Evas personalgrupper träffades en gång i halvåret var agendan fylligare.

På frågor gällande om det fanns mötesinnehåll som ansågs vara mer eller mindre lämpat för fysiska respektive virtuella möten var respondenterna oeniga. Den samlade synen var att informationsmöten fungerade bra att genomföra via videokonferens. Eva, Peter och Kristian delade uppfattningen om att enskilda möten med personalen, såsom lönesamtal, inte var lämpliga att hålla på distans. Eva beskrev det som att det delvis var av respekt för den anställde. Kristian framhöll att det var mest för sin egen del som det inte kändes okej, men han visste inte om personalen skulle tycka att det egentligen spelade någon roll. Peter framhöll vikten av att hålla individuella möten med sin personal fysiskt, både för honom själv och för sin personal.

Ja, uppföljningssamtal, medarbetarsamtal och lönesamtal, det skulle jag aldrig ha på något annat sätt än via fysiskt möte. För hur det än är, så blir det opersonligt att sitta på ’andra sidan’ [gestikulerar]. Man kan ju liksom dölja sig bakom kameran … med sina känslor. Eller om man har frågor man vill säga, men inte gör. Sitter man så här [pekar på intervjuarna och sig själv] … kan jag ju känna att var det någonting annat du egentligen ville säga… sånt man inte märker bakom en skärm.

Peter Nej lönesamtal eller …en dialog skulle jag inte ta via tv… Varken över telefon eller TV, jag vill träffa personen fysiskt. Det känns liksom slarvigt och respektlöst att prata om något som betyder mycket för en person över telefon... över TV är det lite bättre. Men nä, jag vill se personen i ögonen.

Eva

Möten som behandlade ämnen som ansågs ha mer känslig karaktär eller handlade om förändringar valde Peter att genomföra fysiskt. Han framhöll vikten av att se personalens

reaktioner samt att de skulle ha möjlighet att ställa frågor. Anna var av en annan åsikt och ansåg att det egentligen inte fanns några möten som inte kunde hållas på distans, men att vissa möten var mer eller mindre lämpade.Gemensamt för Anna och Peter var att de ansåg att vissa typer av möten var mer lämpade att genomföra via länk. De delade uppfattningen att möten av kortare och repetitiv karaktär såsom veckomöten tillhörde denna kategori. Eva svarade att om det är något möte som är mer lämpat att ta på distans så är det just informationsmöten, men att hon för egen del helst bara skulle ha fysiska möten.

Ja, frågar ni mig nu så skulle jag säga att jag föredrar fysiska möten för att jag i dagsläget tycker att man får bättre kontakt. Men åter igen… med den här nya tekniken så… att man zoomar…

Eva