Mötesformers egenskaper

Respondenterna beskrev likheter och skillnader som de upplevde med olika mötesformer. När det gällde likheter berättade Anna, Eva och Peter att deras förberedelser såg likadana ut inför mötena oavsett mötesformat. För Kristian fanns det en skillnad i förberedelserna. På grund av osäkerhet för om, och hur bra, tekniken skulle komma att fungera planerade han längre tid på förberedelser inför ett videomöte än ett fysiskt möte.

…då får jag vara där kanske en timme innan, för jag vet inte om tekniken fungerar.

Kristian

Eventuella skillnader mellan fysiska- respektive videomöten avseende huruvida den ena mötesformen upplevdes mer formell än den andra svarade Anna, Peter och Kristian att de inte upplevde någon som helst skillnad. Förutom att fysiska möten oftast inkluderade fika. Detta skiljde sig mot Eva som beskrev videokonferensmöten som mer formella och att personalen blev mer återhållsam. Hon beskrev det som att kommunikationen inte blev lika bra som vid fysiska möten. Då tekniken tog upp samtliga ljud i rummet hördes det om några personer småpratade och detta menade Eva inte bjöd in till öppenhet, samt gjorde att samtalet kändes mer konstlat än vid fysiska möten. En påverkansfaktor som Eva lyfte fram var en tanke om att videomöten inte skulle bli lika formella om personerna i de olika grupperna kände varandra bättre. Vad gällde olika ”spelregler” vid de olika mötesformaten ansågs det finnas skillnader. Med spelregler menades ramar och regler. Till exempel att personer pratade i munnen på varandra, eller att deltagarna höll sig till ämnet samt agendan. Anna ansåg att det fanns små skillnader men att det ändå fanns större benägenhet att prata i mun på varandra vid videomöten, på grund av att det vid fysiska möten var lättare att se vem som hade ordet. Peter tyckte att det fanns en tendens att personerna i rummet i t.ex. Örebro förde en diskussion och personerna i rummet i Västerås förde en annan. Han beskrev det som att det lätt blev surrigt och att han då fick gå in och styra så att en i taget pratade.

Det är nog lättare att tappa känslan för, precis som jag var inne på tidigare att…säg att man diskuterar något bra, intressant ärende eller någonting. Då kan det lättare bli att några pratar i Västerås och några pratar i Örebro och sen…alltså, man kanske börjar prata samtidigt. Och då hör man inte att de andra också pratar och då blir det snurrigt och då får jag gå in och säga: ‘Vänta, vänta! En i taget. Vad

var det ni sa nu? Vi måste diskutera…’ Och sen att man liksom säger saker och ting sådär så att…man

får kanske vara lite mer formell och styra. Sitter man tillsammans då kan man kanske låta diskussionen vara lite längre…och sen föra tillbaka och säga: ‘Vad sa ni för någonting, och vad sa ni för någonting?’ Det är betydligt enklare upplever jag det som.

Peter

Eva ansåg att kommunikationen i gruppen blev sämre vid videomöten. Hon beskrev det som att deltagarna tog ett steg tillbaka och pratade mindre. På frågan vad respondenterna ansåg var de största skillnaderna mellan fysiska och videokonferensmöten lyftes brister hos videokonferenssystemet fram. Nämligen att det upplevdes svårt att se kroppsspråk och ansiktsuttryck samt höra tonlägen i samma utsträckning som vid fysiska möten. Anna tyckte dock i detta avseende att tekniken hade blivit så pass bra att denna skillnad i dagsläget var mycket mindre än för några år sedan, men att det fortfarande fanns en viss skillnad. Peter ansåg att det fortfarande var svårt att uppfatta kroppsspråk och både se och höra reaktioner och såg det som en brist vid genomförandet av videokonferensmöten.

Sitter man i ett rum tillsammans och någon blir irriterad så kan man tydligt se det. Det är svårare att se om man sitter på en kameralängds avstånd om man säger så. Sitter vi så här [gestikulerar och pekar

på de båda intervjuarna] och jag ser att du blir irriterad, då kanske jag väljer att säga saker och ting på

ett annat sätt. Men sitter jag i Västerås, där borta… då kanske jag inte ser den reaktionen här här [i

rum. Det är en brist, även fast man kan höra och se varandra lite grann så ser man inte nyanserna på det sättet.

Peter

Eva var av åsikten att systemets senaste uppdatering i form av bland annat inzoomning på den som pratar skulle kunna göra att skillnaden skulle bli mindre framöver än tidigare.

Respondenterna tyckte inte alla fysiska möten skulle kunna ersättas med videokonferensmöten. Det fanns en gemensam tanke om att det fanns tillfällen då fysiska möten var att föredra. Kristian betonade att virtuella möten inte kunde ersätta samtliga fysiska möten, men såg en möjlighet i att en del möten kunde hållas digitalt om tekniken bara fungerade bättre. Han menade att de fysiska mötena var viktiga för att bygga relationer och utbyta erfarenheter, vilket han inte trodde att de virtuella mötena kunde uppnå på samma sätt. Eva ansåg att så länge personalen fanns i hennes närhet så skulle hon fortsätta med fysiska möten i samma utsträckning som hon gjorde i nuläget. Motivet för detta var att hon gillade det fysiska mötet, och vidare ansåg att det uppstod en bättre kontakt och dialog mellan deltagarna vid fysiska träffar. Peter skiljde sig från detta då han föredrog videomöten till sina veckomöten. Men om det var planerat för ett längre möte föredrog han att träffas fysiskt.

I och med att jag har personal på två ställen så vill man i alla fall kunna ‘se’ varandra när man har möten… så att av den anledningen bokar jag så långt fram jag kan… för att man ska kunna ha videokonferens.

Peter

Anna delade de övrigas uppfattning om att hon inte ville ersätta samtliga fysiska möten med videomöten, och framhöll att detta var på grund av att det fanns ett värde för gruppen att ses. Men hon berättade vidare att värdet med att träffas fysiskt hade minskat, jämfört med hur det varit tidigare. Detta då hon ansåg att tekniken både blivit så pass mycket bättre och fungerade så bra i nuläget. Anna och Peter tyckte att de två olika mötesformerna var bra komplement till varandra.