Distansförhållande - chef och anställda : En kvalitativ fallstudie av en organisation som tvingats ställa om till distansarbete från kontorsarbete.

Distansförhållande - chef och anställda

En kvalitativ fallstudie av en organisation som tvingats

ställa om till distansarbete från kontorsarbete.

Författare: Adam Engberg (950710), Joakim Enkvist

(960221)

HT 20

Företagsekonomi, kandidatkurs, 15 hp Ämne: Företagsekonomi

Handelshögskolan vid Örebro Universitet Handledare: Anna Sörensson

Abstract

With the ongoing Covid-19 pandemic everyone must adjust to a new world, including

numerous organisations. Thus in order to minimize the spread of the virus, organisations may wish for their employees to work from home. The purpose of this paper is to create a greater understanding of the change in the relationship between employees and their superiors as they are forced to shift from an office environment to teleworking. The theoretical basis for this paper is agency theory and a qualitative method has been used in the form of semi structured interviews with Grant Thornton. The result of the interviews have been analysed through a thematic analysis. The results indicate that the experiences of the respondents are individual but that there are aspects in the relationship between employees and superiors that are affected. In conclusion, asymmetry in information is encountered to a larger extent when teleworking. The number of conflicts between employees and superiors remain unchanged, potentially due to Grant Thornton having extensive control mechanisms in place for their employees. The use of monetary incentives are unchanged as well, although non-monetary incentives have decreased which might have a negative impact on the relationship between manager and employee.

Keywords: Covid-19, organisations, teleworking, Agency Theory, asymmetry information,

Innehållsförteckning

1. Inledning ... 1 1.1 Problembakgrund ... 1 1.2 Syfte ... 4 1.3 Frågeställning ... 4 1.4 Centrala begrepp ... 5 Tabell 1.1 ... 5 2. Litteraturgenomgång ... 6 2.1 Agentteorin ... 6 2.1.1 Kontrakt ... 7

2.1.2 Agentvariabler och agentkostnader ... 7

2.1.3 Målkonflikt ... 8

2.1.4 Informationsasymmetri ... 8

2.2 Agentteorins koppling till distansarbete ... 9

2.3 Kritik mot agentteorin ... 11

3. Metod ... 13 3.1 Metodval ... 13 3.2 Datainsamling ... 14 3.2.1 Intervjuval ... 14 3.3 Urval ... 15 3.4 Genomförande av intervjuer ... 16 3.5 Dataanalys ... 17 3.6 Analysmetod ... 17

3.7 Bedömning av kvalitativa undersökningar ... 18

3.7.1 Tillförlitlighet ... 18 3.7.2 Äkthet ... 19 3.8 Metodkritik ... 19 3.9 Etiska avvägningar ... 21 4. Resultat ... 22 4.1 Informationsasymmetri ... 22 4.2 Målkonflikt ... 25 4.2.1 Meningsskiljaktigheter ... 25

4.2.2 Kontrollmekanismer ... 26

4.2.3 Tidrapportering ... 26

4.2.4 Utvecklingssamtal ... 27

4.2.5 Övriga kontrollsystem ... 28

4.2.6 Check-in check-out möten ... 29

4.3 Incitamentsystem ... 30 5. Analys ... 33 5.1 Informationsasymmetri ... 33 5.2 Målkonflikt ... 34 5.2.1 Meningsskiljaktigheter ... 34 5.2.2 Kontrollmekanismer ... 35 5.3 Incitamentsystem ... 36 5.4 Sammanfattning ... 36 6. Slutsatser ... 38

6.1 Begränsningar med arbetet ... 39

6.2 Teoretiskt bidrag ... 39 6.3 Framtida forskning ... 39 7. Referenser ... 41 Bilaga 1 ... 44 Intervjuguide ... 44 Intervjuguide - Chefen ... 44 Intervjuguide - Anställda ... 45

1

1. Inledning

I inledningen presenteras bakgrunden till arbetets problemområde och varför det är intressant att studera samt hur det kopplas till agentteorin. Sedan beskrivs syftet och frågeställningen som arbetet avser att besvara. Slutligen redovisas centrala begrepp för arbetet.

1.1 Problembakgrund

Företag behöver ständigt utvecklas och hitta nya innovativa idéer för att inte riskera att konkurreras ut från marknaden (Mohammed Yusr et al 2018). När förutsättningarna förändras behöver företag agera och nya lösningar behöver tas fram för att inte hamna efter i utvecklingen. En förändring av organisationsstruktur som utvecklats markant senaste decenniet är omställningen till distansarbete från kontorsarbete (Rupietta & Beckmann 2018). Detta har genom nya innovativa lösningar inom kommunikationsteknologin blivit en vardag för många anställda (Van der Lippe & Lippényi 2019). Enligt Waizenegger et al (2020) krävs det nya innovativa lösningar av den befintliga teknologin för att denna omställning till distansarbete från kontorsarbete ska fungera på smidigt och effektivt sätt.

Distansarbete var innan Covid-19 ett ovanligt fenomen och de flesta företagen bedrev sin verksamhet på en specifik arbetsplats (Bick, Blandin & Mertens 2020; Bloom et al 2015; Thulin & Vilhelmson 2016). Men med Covid-19:s spridning i världen och med hela samhällen som lamslagits och stängts ner har detta nu blivit en “tvingad” verklighet för många företag (Waizenegger et al 2020). Blick, Blandin och Mertens (2020) utförde en undersökning i USA, i maj 2020, där de kom fram till att 35,2 % av arbetskraften arbetade primärt från hemmet, vilket var en stor ökning sedan februari samma år. De noterade också att 71,7 % av kontorsarbetare som kunde utföra arbetssysslor effektivt hemifrån gjorde det vid den tidpunkten.

Omställningen till distansarbete från kontorsarbete har blivit en nästintill ofrånkomlig utveckling för kontorsföretagen för att inte riskera att stora delar av personalen blir smittade och sjuka av Covid-19. Den svenska folkhälsomyndigheten (2020) rekommenderar att arbete ska utföras hemma i den mån det är möjligt. Arbetsmiljöverket (2020) är också tydliga med att det är arbetsgivarens ansvar att förebygga arbetsmiljörisker och se till att personalen kan arbeta på ett säkert sätt. Omställningen till distansarbete blir därmed ett naturligt steg, om än tillfälligt

2 för verksamheter som har möjligheten att låta anställda arbeta på distans. Den snabba hastigheten på omställningen som inträffar kan däremot tänkas skapa flera svårigheter för företagen som är helt oförberedda och med lite tid för planering måste omstrukturera hela verksamheten för att ta sig an den nya situationen. Samtidigt finns det flera möjligheter med distansarbete som kan gynna organisationen. Bolisani et al (2020) tar upp flera fördelar med distansarbete, där ökad flexibilitet och arbetsmotivation hos anställda lyfts fram som tänkbara effekter av omställningen till distansarbete.

Organisationer ställs därmed inför en stor utmaning givet att de måste ställa om till distansarbete från kontorsarbete utan någon som helst planering. Detta kommer sannolikt få konsekvenser för såväl chefer som anställda, då deras arbetsrutiner förändrats drastiskt. Likväl kommer relationen mellan dessa påverkas på ett eller annat sätt. För chefen blir det svårare att övervaka och kontrollera den anställde som nu arbetar på distans (Van der Lippe & Lippényi 2019). Det blir därmed svårare för chefen att veta exakt vad den anställde gör, vilket kan kräva nya metoder för att säkerhetsställa att prestation och målsättningar uppfylls. Detta kan å andra sidan tänkas påverka den anställdes målsättningar och sysselsättning, givet att individer styrs av egenintresse (Kivistö 2008), och på så sätt kan det få negativa konsekvenser på företagets välstånd.

Det blir således en viktig aspekt för företag att analysera och skapa en förståelse för hur relationen mellan anställda och chefer påverkas av detta. Agentteorin beaktar dessa problem som kan uppstå mellan anställda och chefer samt ämnar ge lösningar till dessa (Eisenhardt 1989). Teorin tar utgångspunkt i relationen mellan en anställd (agent) och en överordnade (principal) som delegerar arbetsuppgifter till agenten och kompenserar den därefter. Agenten är opportunistisk lagd och strävar efter att uppfylla sina egna mål i första hand, vilken kan skilja från och vara på bekostnad på principalens målsättningar och uppfattningar med relationen (Eisenhardt 1989). Till följd av detta kan det uppstå målkonflikter i relationen som ur principalens synsätt behöver åtgärdas och elimineras (Kivistö 2008).

Agentteorin utgår även från att information är en handelsvara och på grund av målkonflikter kan agenten välja hur mycket information den vill dela med sig av (Eisenhardt 1989). Det uppstår då ett förhållande med informationsasymmetri där agenten vet mer om sina arbetsuppgifter, förmågor eller nuvarande problem än principalen. För att se till att agenten inte frångår principalens målsättningar har teorin tagit fram det metaforiska uttrycket kontrakt som handlar om att motverka målkonflikt och informationsasymmetri (Eisenhardt 1989; Hendry,

3 2015). Kontraktet kan vara av antingen resultatorienterad karaktär eller beteendeorienterad och präglas av att ersättningar utgår från resultat eller beteende samt användandet av kontrollmekanismer för att övervaka och styra agentens beteende (Hendry 2015). Teorin försöker alltså hitta det mest optimala och effektiva kontraktsalternativet givet en viss situation (Eisenhardt 1989).

Utformningen av kontraktet avspeglas i företagets organisationsstruktur och dess kultur (Eisenhardt 1989). Vid förändringar av detta kan det vara aktuellt att söka nya mönster och lösningar som passar bättre in på den nya tillvaron för att säkerhetsställa att samtliga i organisationen strävar och jobbar efter samma målsättningar. Den aktuella omställningen av arbetsplatsen som förorsakat av Covid-19 är självklart en unik situation och nästintill omöjlig att förberedda sig inför. Företagen fick därmed lite tid att förbereda sig och sin personal för nya arbetsmetoder och riktlinjer för tillvaron. Enligt Waizenegger et al (2020) är då det viktigt att investera i informationsteknik för att motverka förekomsten av informationsasymmetri som annars kan bli aktuellt vid distansarbete. Den tidigare balansen i agent-principal relationen kan därmed skiftas och maktrelationen förändras.

Vid distansarbete försvinner den omedelbara fysiska övervakningen av anställda, vilket enligt Van der Lippe & Lippényi (2019) kan leda till att agenten känner sig mindre kontrollerad och därmed får mindre incitament att utöva de angivna arbetsuppgifterna. Å andra sidan kan den minskade kontrollen leda till ökad flexibilitet och fungera som incitament för ökad ansträngning. En annan viktig aspekt av distansarbete är avsaknaden av den fysiska kontakten mellan medarbetare, vilket kan leda till ökad effektivitet då medarbetare inte bidrar till distraktioner (Van der Lippe & Lippényi 2019). Dock kan avsaknaden av dessa möten även leda till svårigheter i samarbetet (Bolisani et al 2020). Utöver detta argumenterar Van der Lippe & Lippényi (2019) och Bolisani et al (2020) även för att dessa samarbetskomplikationer kan leda till osäkerhet och spänningar mellan medarbetare, vilket sätter ytterligare krav på ett bra och effektivt ledarskap från principalen. Det är därmed intressant att undersöka en organisation som tvingats till att ställa om till distansarbete från kontorsarbete och kunna åskådliggöra hur förhållandet mellan överordnade och anställda påverkats av detta.

4

1.2 Syfte

Syftet med arbetet är att skapa en större förståelse över hur relationen mellan överordnade och underordnade kan påverkas av att en organisation tvingas ställa om från kontorsarbete till distansarbete på grund av Covid-19.

1.3 Frågeställning

Arbetes syfte kommer besvaras med hjälp av följande frågeställning:

Hur kan omställningen till distansarbete påverka relationen mellan chef och anställd, ur ett agentteoretiskt perspektiv?

5

1.4 Centrala begrepp

Nedan beskrivs centrala begrepp som förekommer i arbetet och används för att besvara studiens frågeställning.

Tabell 1.1

Begrepp: Definition:

Kontrakt Förhållandet mellan principalen och agenten beskrivs i detta arbete med hjälp av det metaforiska uttrycket kontrakt (Jensen & Meckling 1976).

Egenintresse Detta arbete utgår från antagandet att individer är styrda av egenintresse. Detta kan förklaras som att individer är

opportunistiska och agerar efter vad som är bäst för individen (Eisenhardt 1989).

Agentvariabler Agentvariabler beskriver olika nivåer av externa och interna förhållande som är kopplade till agentteorin och kan påverka agentkostnader och valet av kontrakt (Kivistö 2008).

Målkonflikt Målkonflikt kan uppstå i situationer där agentens målsättningar skiljer sig från principalens, då agenten agerar opportunistiskt åt sina egna mål (Kivistö 2008).

Informationsasymmetri Informationsasymmetri uppstår när agenten innehar mer eller

bättre information gällande till exempel dennes egna färdigheter, arbetsuppgifterna eller individens preferenser (Kivistö 2008).

Incitament Incitament förklaras som monetära eller icke monetära medel som används för att belöna och motivera individers arbete (Hendry 2005).

Distansarbete Distansarbete uppstår när medarbetare jobbar från en annan position än ordinarie arbetsplatsen och har distans till sina medarbetare/chefer. Ofta är den alternativa arbetsplatsen individens hem (Van der Lippe & Lippényi 2019).

6

2. Litteraturgenomgång

I litteraturgenomgången kommer de teoretiska begrepp samt litteratur som arbetet grundar sig på presenteras. Först presenteras agentteorin och dess begrepp som är relevanta för detta arbete. Sedan kopplas teorin samman med litteratur kring distansarbete. Slutligen presenteras möjlig kritik mot agentteorin som är viktig att beakta.

2.1 Agentteorin

Den teoretiska utgångspunkten i denna uppsats är agentteorin. Teorin utgår från relationen mellan en principal och en agent, där principalen delegerar arbetsuppgifter till agenten (Jensen & Meckling 1976; Eisenhardt 1989; Nikula, Pii-Tuulia & Kivistö 2018). I detta arbete kommer den överordnade och den underordnade i organisationen representera principalen respektive agenten. Detta förhållande mellan principalen och agenten kan enligt Jensen & Meckling (1976) beskrivas med hjälp av det metaforiska uttrycket kontrakt. Det mest effektiva kontrakten behöver identifieras för att se till att agentens intresse sammanfaller med principalens (Fama & Jensen 1983). Det blir därmed viktigt för den överordnade att förstå vilket kontrakt som är bäst lämpat att använda vid distansarbete.

Det finns även flera viktiga grundantagande i agentteorin om människor, organisationer och information (Eisenhardt 1989). Teorins antagande om människor utgår från att individer är i grunden opportunistiska som styrs av egenintresse med begränsad rationalitet samt är riskaverta. Antagande om organisationer handlar om att målkonflikter vanligen förekommer bland medlemmar. Slutligen ser teorin på information som en handelsvara som både kan köpas och säljas (Eisenhardt 1989).

Vidare skriver Eisenhardt (1989) att agentteorin handlar primärt om att lösa två stycken problem som kan uppkomma i relationen mellan principalen och agenten. Det första problemet uppstår när målsättningar och önskemål mellan principalen och agenten strider mot varandra. Det uppstår då en målkonflikt mellan parterna som kan göra det svårt och kostsamt för principalen att identifiera och verifiera agentens faktiska handlingar. Det andra problemet handlar om riskdelning och blir ett problem när principalen och agenten innehar olika uppfattningar och attityder till risk. Detta kan då leda till att parterna har olika syn på hur ett problem ska åtgärdas och vilka de bästa lösningar är till problemet.

7

2.1.1 Kontrakt

Agentproblem kan åtgärdas med hjälp av användandet av rätt kontrakt för den aktuella situationen (Eisenhardt 1989; Kivistö 2008). Kivistö (2008) skriver vidare att det finns två olika typer av kontrakt för principalen att kontrollera agenten, resultatorienterat- och beteendeorienterat kontrakt. Det resultatorienterade alternativet använder resultat och mål som grund till ersättning. Kontraktets styrka är dess enkelhet som får agenten att eftersträva samma resultat som principalen (Eisenhardt 1989). Det finns dock svagheter med det resultatbaserade kontraktet då risken blir hög för agenten som behöver mer incitament för att besvara den risken (Hendry 2015). I beteendeorienterade kontraktet bevakas istället handlingarna och agenten belönas efter dessa handlingar. En svaghet med detta kontrakt är att det kan vara kostsamt för principalen då det kräver investeringar i informationssystem för att kontrollera agentens beteende. Det positiva med kontraktet är att det motverkar målkonflikt mellan agenten och principalen eftersom agenten föredrar ett beteendebaserat kontrakt samt att principalen har god kontroll över agenten (Eisenhardt 1989). Det kontrakt som är bäst lämpad för en organisation behöver principalen lista ut för att få ut det mesta av relationen med agenten.

Risk är ett annat begrepp som är relevant inom agentteorin eftersom principalen och agenten kan ha olika riskpreferenser (Eisenhardt 1989). Från agentens perspektiv är ett resultatorienterat kontrakt med kompensation kopplat till resultat mindre säkert och tillförlitligt än när kompensationen är grundat i beteendet (Hendry 2005). Det resultatorienterade kontraktet är endast effektivt vid situationer där kostnaden för att överföra risken till agenten understiger den kostnad som krävs för att övervaka och kontrollera agenten. Agenten föredrar det beteendebaserade kontraktet då deras risk minimeras när deras handlingar är vad som belönas. Resultatbaserade kontrakt gynnar principalen i högre grad då agenten måste uppfylla deras målsättning. Detta leder därmed till en ökad risk för agenten som inte bara ansvarar för sitt eget beteende, utan också måste beakta övriga faktorer som påverkar det slutgiltiga resultatet (Eisenhardt 1989).

2.1.2 Agentvariabler och agentkostnader

Det finns två interrelaterade begrepp i agentteorin för att lösa och förstå problematiken med val av kontrakt. Det handlar om agentkostnad och agentvariabler (Eisenhardt 1989). Agentvariabler beskriver olika nivåer av externa och interna förhållande som är kopplade till agentteorin och kan påverka agentkostnader och valet av kontrakt. Dessa variabler är alltså till för att förstå och förutsäga det mest effektiva kontraktet för den givna situationen enligt Kivistö (2008). Enligt Hendry (2005) finns det 5 variabler, som innehar olika effekter på kontraktets

8 utformning. Variablerna är resultatmätbarhet, resultatosäkerhet, uppgiftsprogrammbarhet, målkonflikt och längden på agentrelationen. Det resultatorienterade kontraktet är mest effektivt när problemen handlar om resultatmätbarhet och målkonflikt. Det beteendeorienterade kontraktet är mer effektivt vid problem kopplat till resultatosäkerhet och uppgiftsprogrammbarhet. Gällande den sista variabeln är resultatorienterade kontrakt bäst när agentrelationen är kort och ett beteendeorienterat kontrakt mer lämpligt vid en lång relation (Hendry 2005).

Användandet av agentvariabler påverkar även agentkostnader. Agentkostnader kan förklaras som de totala kostnaderna som uppstår för de olika kontraktsalternativen samt kostnader som medföljer på grund av agentens opportunistiska sida. Dessa kostnader blir en förlust för principalen och därmed något som den vill reducera i den mån det går (Kivistö 2008).

2.1.3 Målkonflikt

Ett annat begrepp som redan nämnts men som på grund av dess centrala roll i teorin kan behövas förklaras tydligare är målkonflikt. Eftersom agentteorin utgår från att människor drivs av egenintresse kan det ofta uppstå situationer där agentens målsättningar skiljer sig från principalens, då agenten agerar opportunistiskt åt sina egna mål (Kivistö 2008; Eisenhardt 1989). Detta kan då påverka principalen negativt, då det sämre utförda arbetet blir på dennes bekostnad.

Målkonflikt kan enligt Eisenhardt (1989) motverkas genom informationssystem och kontrollmekanismer. Ett mer utbrett kontrollsystem över anställdas arbetsuppgifter leder till en ökad kontroll över agentens opportunistiska sida och motverkar att den agerar med egenintresse på bekostnad av principalen. Detta medför även agentkostnader då dessa kontrollsystem kräver investeringar, eftersom information anses som en handelsvara inom teorin och är därmed något som kan köpas.

2.1.4 Informationsasymmetri

Informationsasymmetri är ett annat centralt begrepp i agentteorin och innebär att aktörerna i ett förhållande, agenten och principalen, har ojämn tillgång till information (Kivistö 2008). Informationsasymmetri uppstår när agenten innehar mer eller bättre information gällande till exempel dennes egna färdigheter, arbetsuppgifter eller individens preferenser (Kivistö 2008). Informationsasymmetri kan leda till adverse selection som uppstår när principalen saknar tillräcklig information om agenten (Eisenhardt 1989). Adverse selection handlar om den osäkerhet som finns innan kontraktet upprättats mellan aktörerna. Osäkerhet handlar primärt

9 om agentens riktiga mål och värderingar samt hur effektiv och produktivt den kan utföra sitt arbete (Hendry 2005). Enligt Hendry (2005) erbjuder teorin två lösningar till detta problem, screening och signalling. Dessa begrepp handlar om vem av agenten och principalen som tar det första steget i relationen. Vid screening är det principalen som agerar först och försöker att redogöra agentens värderingar genom olika mätinstrument. Detta kan utföras genom intervjuer eller psykologiska test. Denna metod är relativt billig och användbar vid situationer där principalen relativt enkelt kan hitta information om agenten. Vid signalling är det agenten som signalerar, genom att visa sig och sina färdigheter för principalen, till exempel genom jobbansökningar. Agenten kan däremot fortfarande medveten framhäva sig på ett missvisande sätt och bidra till informationsasymmetri (Hendry 2005).

Efter kontraktet mellan principalen och agenten upprättats kan ytterligare problem uppkomma kopplat till informationsasymmetri, moral hazard. Moral hazard kan innebära bristande ansträngning av agenten efter att ett kontrakt upprättats. Detta kan till exempel bli aktuellt när en agent arbetar på distans från principalen med något komplext som principalen har svårt att bedöma. Agenten kan då ändra sitt beteende, givet individens opportunistiska personlighetsdrag (Eisenhardt 1989). För att motverka detta behöver principalen förstå situationen och agentens beteende, och därefter utforma det mest meningsfulla kontraktet för situationen (Hendry 2015).

2.2 Agentteorins koppling till distansarbete

Det finns flera kopplingar mellan agentteorin och distansarbete. Bolisani et al (2020) menar att distansarbete kan vara fördelaktigt för anställda och företaget men att det kan uppkomma problem, där principalens ledarskap blir ännu viktigare. Vidare skrivs det att det finns delade meningar om hur effektivt distansarbete är. Individer som arbetar hemma kan uppleva det svårt med samarbetet med kollegor och även socialiseringsprocesserna samt de personliga arbetsstilarna. Å andra sidan kan distansarbete också vara bra för det privata livet då individen får mer flexibilitet i sin vardag, vilket kan hjälpa till att balansera det privata livet med arbete. Samtidigt är distansarbete allt som oftast associerat med längre arbetsdagar som kan påverka det privata livet negativt (Bolisani et al 2020).

Vidare belyser Bolisani et al (2020) vikten av bra informationsteknik, för att motverka att informationsasymmetri ska uppstå mellan anställda och chefer. En annan aspekt av distansarbete är ledningens rädsla för att förlora kontrollen över sina anställda. Det är även viktigt med tydlighet gällande målsättningar och regler. Negativa aspekter för anställda kan

10 vara ångest som relateras till isolerade arbetsförhållanden samt individens privatliv vid arbete från hemmet (Bolisani et al 2020).

Waizenegger et al (2020) beskriver hur innovation av befintlig teknologi är viktigt när en organisation tvingas att ställa om till distansarbete från kontorsarbete. För företag som inte investerat i god informationsteknik kan det bli svårt med övergången till distansarbete. Det kan därmed bli viktigt för företagen att förstå hur organisationens nuvarande teknologi kan lösa de befintliga problemen. Dagliga fysiska möten och informationsutbyten kan till viss del ersättas av digitala möten. Dessa möten är även användbara för att hjälpa till med koordination av arbetsuppgifter.

Även Van der Lippe & Lippényi (2019) tar upp vikten av att upprätthålla en viss nivå av sociala interaktioner mellan anställda vid distansarbete. De belyser även det faktum att anställda som ej arbetar hemifrån påverkas också av att andra medarbetare gör det. Utöver det tar Van der Lippe & Lippényi (2019) upp flera för- och nackdelar med distansarbete som benämns nedan:

Fördelar med distansarbete

● Distansarbete kan leda till större möjligheter att utföra arbetsuppgifter. Detta beror på att det blir mindre kontakt med andra medarbetare, vilket kan störa individens arbete. ● Den minskade fysiska övervakningen kan leda till att anställdas flexibilitet ökar över

deras arbetsuppgifter. Mer självstyre kan leda till högre produktivitet.

● Anställda kan bli mer villiga att arbeta extra hårt som kompensation för den ökade flexibiliteten.

Nackdelar med distansarbete

● Den minskade kontrollen över anställda kan även påverka organisationen negativt. När individens arbete är dåligt kontrollerat och övervakat är möjligheten större att arbetssysslor undviks eller utförs sämre. Utöver det kan även responsen från chefer minskas vid potentiella misstag. Detta leder till att den anställde har svårare att veta när den utfört arbetsuppgifter på ett inkorrekt sätt.

● Samarbetet kan bli svårare vid distansarbete mellan medarbetare. Osäkerhet och spänningar mellan anställda kan skapas som en konsekvens av detta.

● Social och professionell isolering är en annan vanlig konsekvens av distansarbete. Detta kan leda till mindre mellanmänskligt nätverk, informellt lärande mellan anställda och ledare gällande arbetsrelaterade färdigheter. Frånvaron från kontoret leder också till

11 brist på synlighet bland anställda och det kan öka distansarbetarnas rädsla för belöningar och möjligheter inom företaget ska minskas.

● Möjligheter för kollegor att hjälpa varandra när de ser att någon har problem med arbetsuppgifter blir svårare vid distansarbete.

2.3 Kritik mot agentteorin

Agentteorin är en gammal teori och har använts inom många olika forskningsområden (Eisenhardt 1989). Trots detta finns det kritik mot agentteorin och dess antaganden.

Cuevas-Rodríguez, Gomez-Mejia & Wiseman (2012) har ett kritiskt synsätt mot agentteorin och menar att agentteorin utgår från förenklade grundantaganden med ett smalt fokusområde, vilket begränsar teorins användning. Författarna håller inte heller med om agentteorins syn på risk med den linjära och positiva kopplingen mellan prestation och risk. De bemöter även antagandet om att agenten styrs av ett opportunistiskt beteende som påverkar principalen negativt. Cuevas-Rodríguez, Gomez-Mejia & Wiseman (2012) hänvisar istället till litteratur inom tillitsforskning och menar att agenter kan agera ärligt utan kontrollmekanismer. En annan intressant aspekt som författarna diskuterar är den sociala nyttans betydelse vid intressekonflikt mellan agent och principal. Där icke-ekonomiska incitament som tillit och förtroende kan ha stor betydelse för hur agenten arbetar och förhåller sig till organisationens och principalens mål. De menar att större tillit mellan agent och principal leder till minskad målkonflikt mellan dessa.

Hendry (2005) ger också agentteorin viss kritik och redogör att det inte är endast antagandet om agentens opportunism som är förenklat utan också den kompetens de besitter. För att agenten alltid ska göra val som gynnar dennes egna mål får individens rationalitet och kunskap aldrig vara något hinder i processen. Individer har däremot sällan en perfekt kompetens över sitt arbete och därför kan deras val inte alltid vara perfekt kopplade till deras egna preferenser.

Trots att det existerar relevant kritik mot agentteorin och dess antagande så finns det forskning som stärker påståenden om individers beteende. En undersökning utfördes av Fong, Tosi & Henry (2007) för att se om resultatbaserade och beteendebaserade kontrakt är effektiva metoder. Experiment utformades med olika kontrollgrupper för att upptäcka eventuella skillnader i kontrakten. Det fanns kontrollgrupper som fick extra finansiella incitament baserade på resultat, det fanns grupper som blev övervakade i större omfattning och sen grupper utan dessa extra styrmedel. Individerna i kontrollgrupperna fick också göra ett personlighetstest

12 innan de skulle utföra testerna. Resultatet bekräftade flera antaganden inom agentteorin. Personlighetstesterna identifierade individer med hög samvetsgrannhet och dessa individer presterade i genomsnitt bättre på testerna. Skillnaden i ansträngningen för individerna med hög samvetsgrannhet skiljde sig inte mycket mellan kontrollgrupperna. Individerna som i mindre utsträckning hade dessa personlighetsdrag ökade dock både ansträngning och i vissa fall effektivitet i kontrollgrupperna som fick finansiellt incitament och gruppen som utsattes för övervakning (Fong, Tosi & Henry 2007).

Forskning kan därför stödja agentteorins rekommendationer av kontrakt baserade på antingen beteende eller resultat (Fong, Tosi & Henry 2007) och teorin är ett bra verktyg för att öka förståelsen kring problematiken med asymmetrisk information och målkonflikter (Kivistö 2008). Detta är problem som relevanta när principal-agent förhållandet förändras på grund utav Covid-19 (Bolisani et al 2020). Därför kommer agentteorin kunna appliceras på de aktuella komplikationer som uppstår i en organisation som hastigt fått tillämpa distansarbete.

13

3. Metod

I följande avsnitt redovisas de metodologiska överväganden som har gjorts för att ta fram empirin samt analysera innehållet. Avsnittet börjar med att gå igenom valet av metod för insamling av empiri. Sedan följer en beskrivning av datainsamling, urval, intervjuernas genomförande och analysen. Slutligen redogörs arbetets tillförlitlighet, en kritisk granskning av metoden samt de etiska principer som vidtagits.

3.1 Metodval

Det metodval som har använts för att besvara studiens syfte är en kvalitativ fallstudie. En kvalitativ studie är bäst lämpad att använda när ökad förståelse efterfrågas för hur individer upplever situationer med olika kontext enligt Bengtsson (2016). I enlighet med detta beskriver Jacobsen (2015) även att styrkan i den kvalitativa metoden är dess förståelse samt dess närhet som medföljer. Dessa beskrivningar överensstämmer med arbetets syfte som ämnar att öka förståelsen kring den nya verkligheten som uppkommit på grund av Covid-19. Eftersom den här situationen är helt ny för många individer anser vi att det mest intressanta tillvägagångssättet för att samla in information är genom ord och uttryck för att erhålla ett större djup i ämnet. Arbetets utgångspunkt är även deltagarnas perspektiv där fokus läggs på deras uppfattningar och åsikter om vad som är viktigt och har betydelse för hur de upplever den aktuella situationen. Detta förhållningssätt är också ett argument för en kvalitativ metod (Bryman 2016).

En deduktiv ansats har använts för att redogöra det förhållande som finns mellan praktik och teori. Detta arbetssätt anses som det mest optimala för att besvara frågeställningen eftersom arbetet grundas i tidigare teoribildning och forskning (Bryman 2016). I enlighet med Jacobsen (2015) så styrs arbetets empirisökande av de teoretiska antagande som förklarats i litteraturgenomgången. Detta tillvägagångssätt är bra att utgå från vid organisationsförändringar, där tidigare teori och erfarenhet används som grund för att testa hur detta påverkar organisationen. Detta speglar arbetets syfte som även den utgår från en organisationsförändring,

Den kvalitativa strategin för insamling av empiri sker i form av en fallstudie av en specifik organisation som tvingats att ställa om till distansarbete från kontorsarbete på grund av Covid-19. Enligt Bryman (2016) är en fallstudiedesign ett bra alternativ när detaljerad och djupgående kunskap om ett fall eftersökes. Det aktuella fallet ska i regel utgöra en komplexitet och vara

14 specifikt i sin natur, vilket gör det till ett intressant objekt att studera. Eftersom undersökningen är en fallstudie kommer undersökningsdesignen vara av intensiv karaktär, då en djupgående kunskap eftersökes (Jacobsen 2015). Undersökningen utgår från ett fåtal enheter med många variabler som studeras.

3.2 Datainsamling

Materialet till den teoretiska referensramen har samlats in genom databaserna Google scholar och Örebro Universitets egen databas, primo. Vi har där sökt efter artiklar relaterat till agentteorin och hemarbete/distansarbete. Vi läste först igenom cirka 20 artiklar för att sedan ta ut de 12 mest lämpliga artiklar vars innehåll var mest relevant för vårt arbete. Alla artiklar är referentgranskade, vilket bidrar till en ökad trovärdighet i artiklarnas innehåll. Vidare har det även tagits hänsyn till artiklarnas publiceringsdatum och nyare artiklar har efterfrågats i den mån det har varit möjligt. De utvalda artiklarna sammanfattades sedan noggrant för skapa en bra bild av innehållet och det mest aktuella togs med i arbetet.

3.2.1 Intervjuval

Insamling av empiri utfördes genom semistrukturerade intervjuer. Intervju som metodform vid en kvalitativ studie anses som ett bra alternativ, då den rymmer mycket flexibilitet och innehåller lite störningsmoment, som annars skulle kunna ha varit aktuellt vid etnografiska undersökningar (Bryman 2016). Kvalitativa intervjuer riktar också intresse mot respondentens åsikter och perspektiv, vilket speglar detta arbetes ståndpunkt. Eftersom detta ämne kan vara känsligt och svårt att svara på är det fördelaktigt att intervjun inte är sluten och förutbestämd i sitt upplägg. Intervjun kan istället genom sin flexibilitet förflyttas åt olika riktningar för att låta respondenten framhäva vad den tycker och upplever som det relevanta och viktiga i frågan (Bryman 2016).

Vidare ansågs semistrukturerade intervjuer som det bästa alternativet för denna studie eftersom syftet gav upphov till en rad specifika teman som önskades att lyfta fram och diskuteras vid intervjutillfället. Samtidigt som flexibilitet eftersträvades där respondenten skulle få agera och svara med stor frihet för att på sätt kunna erhålla individens riktiga bild av den nuvarande situationen. Det skulle också vara möjligt att ställa oplanerade följdfrågor vid tillfällen där respondenten var inne på något intressant och på så sätt kunna rikta frågorna mot åtråvärda och givande synpunkter för studien (Bryman 2016).

15 Studien hade förhoppningar om att intervjuerna skulle kunna genomföras personligen och direkt med respondenterna. Men på grund av den ökande smittspridningen av Covid-19 vid intervjutillfällena fick intervjuerna utföras via videosamtal, vilket även var en önskan från respondenterna. Detta var också ett logiskt och smidigt beslut eftersom de flesta respondenterna arbetade hemifrån. Det hade då ändå varit problematiskt att träffa alla personligen på ett säkert och effektivt sätt. Genom att intervjuerna utfördes via videosamtal kunde besparingar kring tid och pengar uppnås, då resor till respektive respondent eller mötesplats kunde undvikas (Bryman 2016).

3.3 Urval

Arbetet avser att besvara frågeställningen:

Hur kan omställningen till distansarbete påverka relationen mellan chef och anställd, ur ett agentteoretiskt perspektiv?

För att lyckas svara på detta måsta studiens undersökningsobjekt vara ett företag som har tvingats ändra sin arbetsstruktur från kontorsarbete till distansarbete på grund av Covid-19. Inom organisationen måste det också gå att identifiera ett principal-agent förhållande. Vidare för att styrka studiens tillförlitlighet krävs det möjlighet att intervjua både principaler och agenter inom företaget. Detta gör det möjligt att belysa den påverkan Covid-19 haft på aktörernas relation från båda perspektiven.

Dessa krav samt arbetets syfte presenterades för eventuella undersökningsobjekt via mail som skickades ut till företag som ansågs relevanta för syftet. Därmed har ett målstyrt urval gjorts för att hitta organisationer till intervjuerna (Bryman 2016). Organisationer som finns i Örebro kommun valdes som utgångspunkt till urvalet, då smittspridningen av Covid-19 har ökat under hösten 2020 (Regionorebrolan 2020), vilket bidrar till flera företag fått fortsätta eller återgå till distansarbete. Utöver detta kunde närheten och samarbeten mellan företag i Örebro län och Örebro Universitet bidra till att organisationer erbjöd att ställa upp för intervjuer. Vi utgick då från studentsektionen Sesam och deras samarbetspartners (Sesamit u.å). Företaget som deltog i undersökningen tillhörde även Sesams samarbetspartners.

Grant Thornton Örebro är organisationen som deltog i studien. Grant Thornton är ett konsultföretag som erbjuder tjänster inom ekonomiservice, revision, skatt och rådgivning. Företaget har 24 kontor i Sverige och det arbetar 1300 individer på dessa. De är även medlem

16 i den internationella delen av Grant Thornton som erbjuder service i 140 länder (Grant Thornton 2020).

Grant Thornton samlade ihop 7 respondenter som erbjöd sig att ställa upp för intervjuer. Två av dessa hade en chefsroll och resterande var anställda, även om en av dem hade ett visst ansvar över anställda också. Respondenterna utgjorde flera olika yrkesgrupper och täckte flera avdelningar på Grant Thornton. Åldersspannet på 26-62 var dessutom relativt brett mellan yngsta och äldsta respondenterna. Detta gav förhoppningsvis en rättvisande bild av hur situationen upplevs av flera olika individer inom organisationen med olika arbets- och livserfarenheter.

3.4 Genomförande av intervjuer

Innan undersökningen med Grant Thornton påbörjades utfördes testintervjuer med två andra medstudenter. Detta gjordes för att säkerställa att intervjuguiden var väl utformad och frågorna var tydliga för respondenterna. Efter testintervjuerna var utförda omstruktureras intervjuguiden i vissa avseenden och frågor omformulerades, lades till och togs bort. Denna process kan enligt Bryman (2016) leda till bättre svar i de riktiga intervjuerna som senare kan kopplas till teorin och besvara studiens syfte. Testintervjuerna fungerade även som förberedelse och träning för oss inför de riktiga intervjuerna.

Insamlingen av den empiriska datan utfördes genom semistrukturerade intervjuer via videosamtal, genom tjänsten Microsoft Teams. Intervjuerna genomfördes med ett stort fokus på att säkerhetsställa konfidentialitet för respondenterna. Detta blev alla respondenter uppmärksammade om innan intervjun började. Intervjuerna var helt frivilliga och att deltagarna hade möjlighet att inte svara på en specifik fråga samt avbryta intervjun när som helst.

Intervjuguiden till intervjuerna upprättades separat för anställda och för de överordnade (Bilaga 1). Frågorna grundades i den teoretiska referensramen för att kunna erbjuda ett svar till arbetets syfte. Huvudfrågorna utformades främst utifrån begreppen informationsasymmetri, målkonflikt och incitament men även andra variabler som egenintresse och agentkostnader granskades med frågorna. Dessa begrepp är väsentliga inom agentteorin och kopplades samman med distansarbete för att ge svar på möjliga relationsförändringar inom principal-agent förhållandet. Exempelvis så ställdes frågan “Tycker du att din chef har bra kontroll över

hur väl du utför dina arbetsuppgifter?” för att ta reda på hur anställda upplever att deras chefer

17 motverkar opportunistisk beteende hos anställda (Eisenhardt 1989). Liknande fråga ställdes även till cheferna för att få båda sidornas perspektiv.

3.5 Dataanalys

Samtliga intervjuer spelades in för att kunna transkriberas för att få med allt material som anses vara av värde för arbetet. Transkriberingen gjordes manuellt där alla inspelningar spelades upp separat och återberättades i detalj. Processen var tidskrävande, då inspelningar behövdes pausas frekvent för att förstå vad som sagts. Detta ledde däremot till att vi kunde återberätta intervjuerna på ett korrekt och rättvisande sätt. Längden på intervjuerna varierade mellan 15-29 minuter med en medellängd på 22,3 minuter.

Enligt Bryman (2016) hjälper transkribering forskarna att förstå både vad och hur respondenterna svarar på frågorna. Detta förbättrar även minnet och motverkar dess begränsningar som annars hade varit aktuella, vilket kan påverka tillförlitligheten av materialet. Detta gav oss även möjligheten att gå igenom materialet flera gånger för att säkerhetsställa att respondentens svar uppfattades på ett korrekt sätt. Detta leder också till att analysen blir mer noggrann och trovärdig.

Eftersom konfidentialitet utlovats till respondenterna används deras namn inte i studien, utan istället tilldelas de personliga pseudonym. För att tydliggöra vilka delar av resultatet och analysen som kommer från intervjuer med underordnade och överordnade kommer dessa benämnas som anställd respektive chef. Pseudonymerna kommer därmed vara följande:

● Anställd 1 ● Anställd 2 ● Anställd 3 ● Anställd 4 ● Anställd 5 ● Chef A ● Chef B

3.6 Analysmetod

Tematisk metod har använts för att analysera resultatet. Metoden har valts för att den anses effektiv för att skapa en djupare förståelse och kunna skildra den komplexa data som samlats in (Alhojailan 2012, Bryman 2016). Vidare har vi identifierat 3 teman som är relevanta för att besvara frågeställning med hjälp av den teoretiska utgångspunkten. Dessa är

18 informationsasymmetri, målkonflikt och incitamentsystem. Dessa teman har sedan hjälpt oss kategorisera respondenternas svar och dess mening tolkades för att belysa det syfte studien ämnar undersöka.

3.7 Bedömning av kvalitativa undersökningar

Det här arbetet använder kriterierna tillförlitlighet och äkthet för att bedöma trovärdigheten i den samhällsvetenskapliga undersökningen. Därmed kommer ej de sedvanliga kriterierna, reliabilitet och validitet, att användas vid bedömningen av arbetets undersökning. Dessa begrepp härstammar från den kvantitativa forskningsstrategin, vilket medför att de är bättre utformade för att förklara kvantitativ information (Bryman 2016).

3.7.1 Tillförlitlighet

Studien har eftersträvat tillförlitlighet genom att uppnå de fyra olika delkriterierna, trovärdighet, överförbarhet, pålitlighet och möjlighet att konfirmera (Lincoln & Guba 1985).

Trovärdighet

För att skapa en trovärdig bild av den sociala verkligheten som arbetet tar sig an och utspelas i krävs det att författarna och respondenterna är överens om hur den uppfattas (Lincoln & Guba 1985). Vi har lagt stor vikt på att respondenterna ska få en klar förståelse vad studiens syfte är och varför det upplevs som ett problem. Detta görs för att förhindra att missuppfattningar uppstår som kan leda till missvisande resultat samt slutsatser och därmed leda till en sämre trovärdighet. En styrka i arbetets kvalitativa upplägg blir här att varje respondent erbjuds ett ansenligt tidsintervall för att bygga förtroende och skapa gemensam förståelse över den aktuella situationen.

Överförbarhet

För att öka arbetets överförbarhet har det kontextuella sammanhanget beskrivits och förklarats så att utomstående personer ska kunna värdera hur väl arbetet kan överföras till deras situation eller kontext. För att göra denna process möjlig har resultatdelen och beskrivningen av urval gjorts utförligt och tydligt (Lincoln & Guba 1985).

Pålitlighet

Denna studie har utarbetats med en kontinuerlig revision av materialet. Arbetet har skickats in ett flertal gånger för opposition av andra medstudenter/handledare som har reviderat arbetat och kommit med synpunkter på hur pålitligheten kan förbättras. En viss försiktighet har även vidtagits vid teoretiska slutsatser för att säkerhetsställa att slutsatserna inte framhäver ny information som inte berättigas av den insamlade empirin (Lincoln & Guba 1985).

19

Möjlighet att konfirmera

Ett annan viktig aspekt av arbetet är sträva efter att konfirmera och styrka objektiviteten i arbeten (Lincoln & Guba 1985). Vi är medvetna om att fullständig objektivitet är omöjligt att uppnå, då alla människor styrs och påverkas av sin personliga omgivning och kultur. Med denna insikt har vi strävat efter att låta våra personliga värderingar påverka arbetets innehåll. Utformningen av intervjuguiden är kopplad till syftet och den teoretiska referensramen. Den är även utarbetad så att den inte ska påverka respondenten genom härledning av specifika svar. Innehållet består istället av frågor som är öppna för tolkning för respondenten och följdfrågor används därefter vid behov. Resultat från empirin har redogjorts utan personliga värderingar och utgör respondenterna syn på frågorna. Resultatet har sedan reviderats för att styrka och konfirmera att innehållet inte har påverkats av författarnas egen agenda.

3.7.2 Äkthet

Äkthet utgör den andra huvudkriteriet och består även den av fyra delkriterier, rättvis bild, ontologisk autenticitet, pedagogisk autenticitet och katalytisk autenticitet. Till skillnad från tillförlitlighetskriterierna är dessa kriterier mer generella i sin natur (Lincoln & Guba 1985).

En rättvis bild handlar om att undersökning ska spegla respondenternas åsikter enligt Lincoln & Guba (1985). För att kunna göra detta på ett rättvisande sätt transkriberades intervjuerna genom ljudinspelning. Syftet med detta var att säkerhetsställa att respondenternas uppfattningar och åsikter inte glömdes bort eller förvrängs. Vidare har undersökningen strävat efter att redogöra och förklara på ett tydligt sätt arbetets problembakgrund och syfte för att respondenterna ska få en förståelse kring den sociala situationen som individerna lever i. Därmed har den ontologiska autenticiteten beaktats. Den pedagogiska autenticiteten har eftersökts genom att deltagarna i undersökningen ges chansen att läsa arbetet när det är färdigställt. På sätt får de möjligheten att evaluera sina kollegors respons och därmed får de perspektiv över deras kollegors uppfattningar om ämnet. Det sista kriteriet, katalytisk autenticitet, är svårt att ge ett direkt svar på i och med studiens tidsram och aspekter som står utanför vår kontroll. Arbetet kan däremot ha visat deltagarna ett annat perspektiv på situationen och skapat en större förståelse, vilket kan tänkas leda till förändringar i organisation på sikt (Lincoln & Guba 1985).

3.8 Metodkritik

Det finns kritik mot den metodteknik som studien baseras på. Kvalitativa studier har sin styrka i förståelse kring ett fenomen men metoden kräver ofta mycket tid, tillgångar och arbete för att

20 vara framgångsrika (Bengtsson 2016). Till skillnad från kvantitativa studier så är resultatet från en kvalitativ undersökning svårt att generaliseras till andra situationer och miljöer enligt Bryman (2016). Arbetets semistrukturerade intervjuer görs endast på ett mindre antal individer hos en specifik organisation som knappast kan anses representera alla företag som gjort omställning till distansarbete från kontorsarbete. Det blir därmed svårt att generalisera resultatet och applicera den kunskapen för andra företag.

Hur relationen mellan överordnade och anställda har förändrats kan skilja sig mycket mellan olika organisationer och individer. Detta gör också att undersökningen blir svår att replikera i andra undersökningar (Bryman 2016). En kvalitativ metod påverkas också av författarnas kunskap och intresse (Bengtsson 2016). Då undersökningen som utförs med semistrukturerade intervjuer är präglad av författarnas bild av verkligheten kan det därmed påverka utformandet av intervjuguiden samt användandet av följdfrågor (Bryman 2016). Därför kan vår subjektivitet leda till att bara viss information väljs att belysas och resultatet återspeglar därmed inte studien i sin helhet (Bengtsson 2016; Bryman 2016). Det är därmed viktigt när denna metod genomförs att ta hänsyn till detta faktum och försöka vara transparent för att minimera sin partiskhet (Bengtsson 2016).

Närhet är i hög grad kopplat till semistrukturerade intervjuer som studien grundar sig på. Enligt Jacobsen (2015) krävs det en balans mellan distans och närhet för att undersökningen ska vara objektiv. Att intervjuerna gjordes digitalt kan därmed ha varit positivt i detta avseende. Eftersom en bra undersökning underlättas av både närhet samt distans för att datainsamlingen ska kunna införskaffas, analyseras korrekt och ge relevanta resultat (Jacobsen 2015).

En annan förekommande kritik mot den kvalitativa undersökningen är enligt Bryman (2016) den bristande transparensen. Det kan finnas oklarheter hur slutsatser tagits fram och vad de grundas i eftersom valet av individer för intervjuerna ofta saknar en grundlig redogörelse och motivering. Detta står i kontrast till de kvantitativa studierna som innehar ett större fokus på detta. Bryman (2016) menar dock att det inte är rimligt att jämföra beskrivningen av de undersökta individerna mellan de två metoderna. För att motverka bristande transparens så har valet av undersökningsobjektet redogjorts samt varför de utvalda individerna valts. Det är även viktigt att empirin redogörs på ett rättvisare och omfattande tillvägagångssätt. Detta har eftersträvats genom transkriberingen av materialet (Bryman 2016).

21

3.9 Etiska avvägningar

Undersökningen har strävat efter att utföras etiskt korrekt gentemot respondenterna i studien i enlighet med Brymans (2016) etiska principer. För att undvika dessa etiska problem genomfördes studien efter noggrann identifiering av lämpligt undersökningsobjekt. De deltagande individerna gavs tydlig information om studiens syfte och bakgrunden till detta. Respondenterna upplystes även om att deras deltagande var frivilligt och att de innehade rätten att avbryta intervjun när som helst.

En av de viktigaste etiska aspekterna av undersökningen är att respondenterna inte ska ta skada på grund av deras deltagande. Undersökningen ska inte ge upphov till negativa konsekvenser för deltagarna (Bryman 2016). Därmed är frågorna i den semistrukturerade intervjun utformade för att inte göra intrång i individens privatliv eller bidra till negativa konsekvenser på respondenternas arbetstillvaro. För att ytterligare förebygga detta utformades arbetet så att alla respondenternas identitet kunde vara sekretessbelagd. Deltagarna blev informerade om att intervjuerna skulle vara konfidentiella i den mån det är möjligt. Bryman (2016) förespråkar vidare att viss datainformation kan vara så känslig att ett etiskt ställningstagande om att informationen ska tas bort helt är möjligt att göra och är något som författarna tagit i beaktning vid upprättande av resultatet.

Det är även viktigt att respondenterna inte förses med falska förespeglingar enligt Bryman (2016). Detta var dock inget problem för detta arbete då en viktig del med intervjuerna var att respondenterna fick en klar bild över arbetets syfte och dess problemområde. Det fanns därmed ingen anledning att utgå från falska förespeglingar och utge missvisande information.

Att representera data på ett korrekt sätt är en annan viktig aspekt ur ett etiskt perspektiv (Bryman 2016). En kvalitativ studie kan lätt influeras av hur undersökarna tolkar datainsamlingen (Bengtsson 2016). Vi har därmed försökt att medvetet inte tolka information på ett ohederligt sätt för att få ut önskade resultat. Kontext är då viktigt för att få en full förståelse för data och dess betydelse (Bryman 2016). Detta är något som har genomsyrat studien i helhet för att undvika missvisande slutsatser och istället öka arbetets trovärdighet.

22

4. Resultat

I resultatdelen redovisas den insamlade empirin från intervjuerna. All information som har ansetts väsentlig återberättas här. Resultaten kommer struktureras efter de teoretiska teman som intervjuguiden har framförställts utifrån.

4.1 Informationsasymmetri

Arbetsuppgifterna på Grant Thornton kräver generellt mycket kommunikation mellan medarbetare men även med chefen. Endast en respondent av sju menade att arbetsuppgifterna inte var beroende av kommunikationen (anställd 6). Kommunikation sker främst genom kommunikationstjänsten Microsoft Teams som implementerades strax innan utbrottet av Covid-19.

Anställd 1 konstaterade att det finns svårigheter med användandet av Microsoft Teams och upplever flera nackdelar jämfört med fysiska möten. Det tappas dels mycket kommunikationsmässigt såsom kroppsspråk, dels uppstår fördröjningar i samtalen som leder till minskade möjligheter att komma med små kommentarer i samtalen. Det händer också ofta att flera pratar samtidigt och sammantaget konstaterade individen att dessa möten fungerar men inte lika bra som fysiska möten.

Samma individ upplever alltjämt att kommunikationen och samarbetet med chefen fungerar bra. Det har däremot förändrats och en åtgärds som införs på grund av omställningen till distansarbete är införande av check-in och check-out möten som hålls i början och slutet av veckan för att stämma av arbetet. Innan distansarbete skedde kommunikationen mer naturligt enligt individen.

“Förut hade vi inte såna hära bokade tider, vi har ju väldigt, vad ska jag säga, högt i tak och har haft öppen kommunikation, så att man stoppar in i huvudet och ställer en fråga på väg in i korridoren eller vi fikar ihop.” (Anställd 1)

Anställd 2 upplever å andra sidan att kommunikationen blivit bättre efter omställningen till distansarbete.

“Jag ringer ju bara upp henne så fort jag funderar på något så ringer henne, på Teams då. Det är nästan så, att på kontoret då gick man upp och pratade med henne men då kunde det ju vara så här att nån sitter upptagen och då vet ju inte hon att jag letar efter henne så det har

23

nästan blivit bättre nu. För att om nån ringer så ser man ju alltid att någon har ringt.”

(Anställd 2)

Samma individ konstaterade att vid kontorsarbete innan Covid-19 var det lätt att glömma bort frågan eller funderingen om chefen var upptagen när individen sökte efter den. Däremot vid distansarbete om individen ringer någon, så vet den personen att någon söker den och kan då återkomma vid möjlighet.

Vidare upplever Anställd 2 att det främst var de sociala interaktionerna på arbetsplatsen som blivit lidande av omställningen till distansarbete. Arbetseffektiviteten anser hen inte påverkats i samma utsträckning. Det sociala lidandet lyfte samtliga respondenter upp som något negativt och med det försvinner även de spontana mötena som tidigare uppkommit på kontorsytan.

Anställd 3 upplever också att kommunikationen och samarbetet fungerar bra vid distansarbete. Individen är däremot inne på det anställd 2 tog upp om förlusten av de spontana frågorna och funderingar på kontoret. Hen beskriver det som att det lättare kunde göras kortare avstämningar när de sprang på varandra i korridoren. Det krävs lite mer vid distansarbete för att hen ska höra av sig. Det blir en större ansträngning att ringa överordnade än att gå förbi kontoret och ställa en kort fråga. Däremot tycker individen att den får bra svar och hjälp när hen väl kontaktar chefen. Även den fjärde anställda tog upp det med den spontana kommunikationen på kontoret som en faktor som gått förlorad. Däremot tycker samma individ samtidigt att möten via Microsoft Teams fungerar bra, och skillnaden jämfört med hur den var innan är liten.

Anställd 3 fortsätter på sitt tidigare resonemang och konstaterar att den naturliga kommunikationen vid spontana möten blivit lidande.

“Ja men det blir väl det där liksom, det som kanske kommer naturligt när man sitter på samma kontor, att man springer på varandra, stämmer av, att man går förbi varandras kontor och så. Just det här spontana mötet, nu blir det lite mer uppstyrt jämt.” (Anställd 3)

När det gäller kommunikationen med överordnade upplever däremot inte den fjärde anställde att det har försämrats på grund av omställningen till distansarbete. Individen konstaterar att kommunikation rent fysiskt blir något mer påtaglig men att skillnaden är marginell. Den femte respondenten är däremot av en annan åsikt och menar att distanseringen påverkat kommunikationen med chefen. Individen anser att de dagliga kommentarerna gått förlorade precis som flera andra respondenterna redan tagit upp. Anställd 5 menar att det var mer naturligt

24 att fråga chefen om hjälp och råd vid kontorsarbete. Vid distansarbete blir attityden mer “äh

vafan jag gör så här, det blir säkert bra. jag behöver inte kolla” (Anställd 5) som individen

uttrycker sig.

Vidare uttrycker respondenten att omställningen till distansarbete påverkat informationsutbytet.

“Så det blir ju mindre information, sen kanske den informationen kanske inte är så viktigt, men ja det beror ju på hur chefen tycker att hon ska vara informerad.” (Anställd 5)

Samma respondent tycker att kommunikationen fungerar men den sker i mindre utsträckning och det är endast vid skarpt läge som chefen kontaktas. Allmänna kommentarer utelämnas och hen delar inte med sig av lika mycket information vid digitaliserat arbete som vid kontorsarbete. Chefen kontaktas endast vid viktiga frågor.

Chef A berättar att hen träffar (via Microsoft Teams) vissa medarbetare ännu oftare nu vid distansarbete jämfört med kontorsarbete. Individen tar upp att avsaknaden av de spontana träffarna, som flera kollegor varit inne på, gör det viktigt att kolla läget i videoincheckningarna och utcheckningarna. Detta upplever respondenten är viktigare vid distansarbete när alla medarbetare är utspridda. Dessa möten sker också gruppvis, så att alla kan hjälpas åt.

Kommunikationen och samarbetet med anställda har även gått bra, menar respondenten.

“Jag tycker det har gått bra, över förväntan faktiskt. Nu har jag en grupp där de flesta är ganska självgående i sina arbetsuppgifter så skulle de köra fast någonting så vet jag att de hör av sig till mig också. Så de behöver inte dagligt stöd för att genomföra sina arbetsuppgifter, det är väl en fördel också tycker jag. Sen är vi ju också relativt digitaliserade i våra arbetsverktyg sedan innan, så det mesta går ju att göra vart man än är.” (Chef A)

Däremot påverkas relationen och kommunikationen till kollegor som inte tillhör respondentens grupp och kommunikationen har minskat. Det är endast vid specifika frågor eller viktiga ärenden som hen ringer upp någon. Individen ringer inte endast för sociala interaktioner och är inne på att den sociala biten blir det mest lidande. Chef B menar också att den sociala biten blivit lidande. Individen konstaterar att avsaknaden av detta har medfört att hen blivit grinigare och tappar lättare energi, vilket gör att hen arbetar långsammare. Chef A upplever likt sin chefskollega, chef B, att kvaliteten inte försämrats på grund av omställningen till distansarbete.

25 Chefen (A) berättade även att hen redan innan Covid-19 hade mycket kommunikation med anställda via digitala verktyg och därmed redan hade viss vana av det. Detta är något som flera andra i organisationen saknade. Individen är också tydlig med att deras arbetsgrupp är sammansvetsad och var det redan innan distansarbetet och att det kan vara fördelaktigt då de kan ringa varandra när som helst.

Individen upplever ändå att det blivit jobbigare med kommunikationen och samarbetet. Likt alla andra respondenter är det främst de spontana träffarna som minskat där arbetsrelaterade frågor kunde ställas i förbifarten. Vid distansarbete krävs det att ett möte bokas alternativt ringa upp någon på Microsoft Teams, vilket gör det mer omständigt.

4.2 Målkonflikt

4.2.1 Meningsskiljaktigheter

Samtliga respondenter tycker att det finns en tydlighet gällande mål och riktlinjer i arbetsuppgifterna. Dessa har inte heller påverkats av omställningen till distansarbete från kontorsarbete.

Däremot tycker anställd 1 att det är avsevärt mycket svårare att lösa meningsskiljaktigheter nu vid distansarbete jämfört med kontorsarbete. Detta beror på att det ska göras antingen på mail eller via Microsoft Teams och då tappas mycket av kommunikationen. Respondenten menar att 90 % av kommunikationen är kroppsspråk och det förloras vid videosamtal. Individen fortsätter med att förklara att hen tycker att meningsskiljaktigheter löses bäst “face to face” och gärna direkt när de uppstår, vilket också blir svårare vid distansarbete.

Anställd 2 är också inne på att meningsskiljaktigheter lättare förekommer vid distansarbete men att det beror på att det tas i skrift och inte i samtal. Individen menar att det alltid går att tolka saker som skrivs på två olika sätt och något som individen kan tolka som kritik mot sig kan istället vara en upplysning. Respondenten löser konflikter av detta slag genom att gå rätt på sak. Hen tror också att det finns personer som inte agerar på detta sätt och kan istället bli irriterade. Även den första respondenten väljer att ta det direkt när konflikter uppstår.

Anställd 3 och 4 upplever ingen skillnad i förekomsten av målkonflikter mellan distansarbete och kontorsarbete. Anställd 4 menar att förutsättningarna med det digitala verktyget är ungefär likadana som vid fysiska möten, då Microsoft Teams, möjliggör flera användbara funktioner som skärmdelning, vilket underlättar kommunikationen.

26 Inte heller anställd 5 hade upplevt någon skillnad i förekomsten av målkonflikter mellan distansarbete och kontorsarbete. Individen tror däremot att konflikter kan öka som en konsekvens av att det inte finns en pågående dialog. Individen menar att hen hör av sig till chefen först efter det har kört ihop sig. Vid kontorsarbete upplevde individen att det vara lättare att lämna en snabb kommentar och få återkoppling på det.

Ingen av cheferna (A & B) med chefspositioner upplever att det lättare skulle uppstå meningsskiljaktigheter och målkonflikter vid distansarbete. Chef A menar att detta beror på att de har en öppen kommunikation och om det uppstår problem, så hanteras det direkt.

4.2.2 Kontrollmekanismer

Grant Thornton jobbar i en bransch som har en hög grad av kontroll över anställda och vad de gör på sin arbetstid. Respondenterna hänvisade till en hård tidrapportering som alla inom organisationen följer. Hur arbetstiden fördelas varierar mellan olika individer beroende på vilka roller och arbetsuppgifter de har men en hög grad av kontroll har de gemensamt. En del av respondenterna gav också information om andra kontrollsystem som uppkommit efter övergången till distansarbete.

4.2.3 Tidrapportering

Anställd 1 anser att överordnade har hög grad av kontroll över individens arbetsuppgifter och hur de utförs. Det främsta kontrollmedlet organisationen använder är tidrapportering, där anställda ska redogöra vad de gör under dagarna och hur mycket av tiden som kunderna kan debiteras.

“Det är våran tidrapport, den godkänner hon ju varje vecka så levererar vi ju en tidrapport som går direkt till chefen, som godkänner den, eller inte. Men så hon ska godkänna den. Så det är kontrollsystemet att jag faktiskt fyller upp och berättar vad jag gjort under dagarna också ska de upp till en viss debiteringsgrad.” (Anställd 1)

Anställd 5 anser också att tidrapportering är den främsta kontrollmekanismen och att den typen av styrmedel är effektiv. Även anställd 2 & 3 tyckte att tidrapporteringen utgjorde den främsta kontrollmekanismen. Anställd 3 förklarade också att tidrapportering ska utföras för var sjätte minut och detta var standard redan innan omställningen till distansarbete.

Chef A, som är en av gruppcheferna, berättade också om den tidsrapportering Grant Thornton använder sig utav för att kontrollera att anställdas arbetstid utnyttjas effektivt.

27

“Alla tidsdebiterar så den tiden man jobbar ska tidsregistreras. Där har de flesta nåt slags debiteringsmål, någon procent man ska komma upp i, så det följer vi upp veckovis. Man kan direkt återkoppla ifall man ser att här är det nåt som dragit iväg i tid eller om det varit mycket intern tid så kan man följa upp det direkt och få direkt återkoppling också.” (Chef A)

Flera respondenter medger ändå att de ibland gör andra saker som inte är direkt kopplade till arbetsuppgifterna under arbetsdagen.

“Det är ju kanske lättare att man tar en längre lunch eller att man passar med något, att man passar på att tvätta eller vad som helst, det är ju grejer man inte kan göra om man är på jobbet utan då blir det ju när du har slutat jobbet.” (Anställd 3)

Denna problematik är även något som anställd 1 tog upp.

“Jag är en sån person som har väldigt lätt att sitta här och se att i den där blomkrukan är det bruna blad, då måste jag gå och plocka bort den. Eller så kanske jag tänker att jag ändå kan passa på att slänga igång en maskin när jag ändå har min 5 minuters rast. Det är väldigt svårt att få ihop det. Sen har jag ju barn som kommer hem halv 3 och då är det också väldigt svårt att jobba. Så det blir ju ofta så att man på kvällarna får plocka upp och jobba bara för att få ihop sin dag, vi har ju väldigt hård tidsredovisning.” (Anställd 1)

4.2.4 Utvecklingssamtal

Chef A berättade att de la stor vikt vid utvecklingssamtal som utförs under verksamhetsåret på Grant Thornton. Uppföljningen till dessa samtal sker vid distansarbete via Microsoft Teams.

“Vi har utvecklingssamtal en gång om året och så har vi uppföljningssamtal jag tror det är inplanerat att det ska vara två eller tre gånger utöver det. Så nu körde vi alla utvecklingssamtalen via Teams och sen kommer vi ha uppföljning efter jul.” (Chef A)

Utifrån de egna mål och förutsättningar anställda sätter upp får chefen stödja och kontrollera att de uppfylls. Vidare menar respondenten att vid distansarbete är det extra viktigt att kontrollera anställdas välmående.

Detta styrker även anställd 4 med att förutom kontroll i det dagliga arbetet så har anställda i företaget uppföljningssamtal under ett antal tillfällen under arbetsåret. Under dessa blir både Grant Thorntons övergripande målsättning presenterad och individer får sätta egna mål. Dessa mål följer sedan cheferna upp och kontrollerar att de blir uppfyllda.