Tjänsteutlåtande
Kommunledningskontoret
2020-04-15
Lill Sandberg Sidan 1 av 3
Besök Postadress Telefon växel Internet
Kontaktcenter 191 86 08-579 210 00 www.sollentuna.se
Aniaraplatsen 2 Sollentuna Dnr 2020/0121 KS-4
Diariekod: 150 Kommunstyrelsen
Svar på revisionsrapport, granskning ändamålsenliga rutiner för upphandling och inköp som säkerställer en effektiv inköpsverksamhet
Förslag till beslut
Kommunledningskontoret föreslår kommunstyrelsen besluta följande:
Kommunstyrelsen överlämnar bilaga 1 till kommunledningskontorets tjänsteutlåtande 2020-04-15 till revisorerna som sitt yttrande över revisionsrapporten ”Uppföljning av granskning av inköps- och upphandlingsverksamheten”.
Sammanfattning
De förtroendevalda revisorerna har i en skrivelse till kommunstyrelsen 2020-03-05 hemställt att styrelsen yttrar sig över revisionsrapporten ”Uppföljning av
granskning av inköps- och upphandlingsverksamheten”.
Granskningsrapporten
Uppdraget
På uppdrag av Sollentuna kommuns förtroendevalda revisorer har Kommunsektor inom PwC gjort en uppföljning av granskning av kommunens inköps- och
upphandlingsverksamhet.
Genomförandemetod
Granskningen har genomförts genom intervjuer med kommunens inköpschef, inköpscontroller och ekonomichef på utbildningskontoret. Intervjuer har också skett med avdelningschef och affärsutvecklare på vård-och omsorgskontoret samt administrativ chef på socialkontoret.
Kartläggning och bedömning av kommunens inköps- och upphandlingsverksamhet har skett genom studier av relevanta styrdokument samt rutinbeskrivningar. Vidare har uppföljningsplaner samt uppföljnings- och analysmaterial kopplat till
inköpsverksamheten analyserats.
Granskningen
Den revisionsfråga som ska besvaras är om kommunstyrelsen och nämnderna har ändamålsenliga rutiner för upphandling och inköp som säkerställer effektiv inköpsverksamhet?
Godkänt dokument, 2020-05-05, Inga-Lill Fritsch
Tjänsteutlåtande
2020-04-15
Dnr 2020/0121 KS-4 Sidan 2 av 3
Svaren på följande kontrollmål ligger till grund för besvarande av revisionsfrågan:
Ramavtal finns som täcker verksamhetens behov av inköp av varor och tjänster.
Det finns en tydlig plan för hur inköpseffektiviseringar ska åstadkommas bland annat med utgångspunkt i de mål som finns i budget 2019.
Uppföljningsplaner upprättas och verkställs för upphandlingar av betydande värde i enlighet med kommunens riktlinjer.
Analys sker kontinuerligt av inköpsmönster och inköpstrender för hela kommunkoncernen.
Rutiner för marknadsanalys och marknadsföringsdialog finns etablerade.
Dokumentation av direktupphandlingar.
Analys av leverantörer med liten omsättning
Resultat av granskningen
Utifrån granskningen gör revisorerna bedömningen att Sollentuna kommun i stor utsträckning har ändamålsenliga rutiner för upphandling och inköp som säkerställer en effektiv inköpsverksamhet. Vissa områden där rutiner och kontroller kan stärkas har emellertid iakttagits.
Revisorerna bedömer att kontrollmålet att ramavtal finns som täcker verksam- hetens behov av inköp och varor och tjänster är uppfyllt.
Gällande kontrollmålet att det finns en tydlig plan för hur inköpseffektiviseringar ska åstadkommas bland annat med utgångspunkt för de mål som finns i budget 2019 konstaterar revisorerna att det finns planer för effektiviseringar, bland annat införande av e-handel, och att inköpsrapporterna utgör ett gott underlag i arbetet.
Revisorerna gör därmed bedömningen att kontrollmålet är uppfyllt.
Vidare anser revisorerna att kontrollmålet avseende att uppföljningsplaner upprättas och verkställs för upphandling av betydande värde i enlighet med kommunens riktlinjer är uppfyllt.
Revisorerna bedömer att kontrollmålet att analys sker kontinuerligt av inköps- mönster och inköpstrender för hela kommunkoncernen delvis är uppfyllt. Att utöka inköpsrapporternas omfattning så att de också omfattar kommunens bolag är förenat med stora svårigheter. Anledningarna är främst att bolagen och kommunen inte har samma ekonomisystem, bolagen genomför egna upphandlingar, har egna upphandlingssystem och avtalskataloger. Att bygga dessa rapporter kräver mycket manuella registreringar och uppdateringar. Sammanfattningsvis kommer det att krävas utökade ekonomiska- och personella resurser för att kunna genomföra detta.
Vidare anser revisorerna att kontrollmålet att rutiner finns etablerade för marknadsanalys och markandsdialog delvis är uppfyllt. Inköpsenheten kommer förtydliga detta i samband med den processkartläggning som pågår under 2020.
Kontrollmålet att direktupphandlingar över 100 000 kronor är dokumen- terade anser revisorerna delvis är uppfyllt. Revisorerna anser det positivt att
Godkänt dokument, 2020-05-05, Inga-Lill Fritsch
Tjänsteutlåtande
2020-04-15
Dnr 2020/0121 KS-4 Sidan 3 av 3
det finns metod för att kontrollera detta. Inköpsenheten kommer fortsätta med att utbilda och informera om dokumentationsplikten för upphandlingar.
Revisorerna bedömer att kontrollmålet att analysera leverantörer med liten omsättning inte är uppfyllt. Inköpsenheten har en dialog med en konsult
som
hjälper kommunen att utveckla inköpsrapporterna. Detta för att göra det möjligt att kunna göra urval på leverantörer med liten omsättning och på så sätt underlätta analyser av dessa. Kommunen kommer också under 2020 successivt att införa elektronisk handel vilket syftar till att öka avtalstroheten och därmed minska antalet småköp från icke avtalade leverantörer.Sammanfattningsvis har revisorerna betonat i dialog med inköpsenheten att inköps- och upphandlingsverksamheten håller en hög nivå. Revisorerna rekommenderar kommunstyrelsen att fortsätta arbeta med följande:
Fördjupa arbetet med inköpsmönster och inköpstrender.
Utöka inköpsrapporterna till att inkludera kommunens bolag.
Stärka rutinerna kring marknadsanalys och markandsdialog.
Fortsätta arbeta med att utbilda och informera om dokumentationsplikten för upphandlingar över 100 000 kronor.
Analysera typ och kategori av inköp i området 0-100 000 kronor.
Per Törnvall Inga-Lill Fritsch Lill Sandberg Kommundirektör
Bilagor
1. Kommunstyrelsens yttrande
2. Revisionsrapport, uppföljning granskning av inköps- och upphandlingsverksamheten
Beslutsexpediering
Inköpschef
Godkänt dokument, 2020-05-05, Inga-Lill Fritsch
