Regeringsuppdrag
Rapport
EA-uppföljning 2021
Uppföljning av myndigheternas efterlevnad av
det ekonomiadministrativa regelverket
Publikationen kan laddas ner från ESV:s webbplats esv.se.
Datum: 2022-04-20 Dnr: 2021-01192 ESV-nr: 2022:1 Copyright: ESV
Rapportansvarig: Anna Kindberg
Förord
Ekonomistyrningsverket (ESV) hade 2020 i uppdrag att utveckla en ny metod för uppföljning, redovisning och analys av myndigheternas efterlevnad av det ekonomiadministrativa regelverket. Det uppdraget avrapporterades i april 2021.
För 2021 har ESV haft i uppdrag att komplettera den nya metoden med att lämna information till Regeringskansliet och respektive myndighet om den enskilda myndighetens regelefterlevnad. Den kompletterade metoden ska tillämpas för 2021.
I denna rapport redovisar ESV hur uppföljningen har utvecklats och kompletterats samt hur myndigheterna följt det ekonomiadministrativa regelverket under 2021.
Anna Kindberg, Sara Lundmark Edelstam och Tina Sigonius har tagit fram denna rapport i samarbete med kollegor vid ESV samt med Kammarkollegiet, Myndigheten för digital förvaltning, Riksarkivet och Riksgäldskontoret.
Ekonomistyrningsverket överlämnar härmed rapporten EA-uppföljning 2021 och uppdraget är därmed avslutat.
Stockholm 2022-04-20
Peter Kvist
Ställföreträdande generaldirektör
Anna Kindberg Utredare
INNEHÅLL
Innehåll
1 Sammanfattning ... 5
1.1 EA-uppföljningen ... 5
1.2 Myndigheternas regelefterlevnad 2021 ... 5
2 Inledning ... 7
3 EA-uppföljning – metod och genomförande ... 8
3.1 Myndigheter som omfattas av uppföljningen ... 8
3.2 Regelverk som följs upp ... 8
3.3 Metod för informationsinsamling ... 9
3.4 Metod för redovisning och analys ... 10
4 Myndigheternas regelefterlevnad 2021 ... 12
4.1 Fortsatt hög regelefterlevnad ... 12
4.2 Analys och kommentarer per regelområde ... 14
Bilaga 1 – Resultat av ESV:s uppföljning 2021 ... 26
Årsredovisning och särskild dokumentation ... 26
Finansiella befogenheter ... 27
Rapportering till statsredovisningen ... 28
Inlämnande av hyresavtal till ESV ... 31
Bilaga 2 – Resultat myndighetsenkät 2021 ... 32
Anslag och inkomsttitlar ... 32
Avgifter ... 34
Anläggningstillgångar ... 35
Kontroll över tillgångar ... 35
Moms ... 36
Fordringar ... 36
Hyresavtal till ESV ... 37
E-beställningar ... 38
Redovisning ... 38
Hantering av myndighetens medel ... 40
Betalningar ... 40
Arkivering av räkenskapsinformation ... 41
Bilaga 3 – EA-regelverk ... 43
Bilaga 4 – ESV:s uppföljning 2021 ... 44
Bilaga 5 – Myndighetsenkät 2021 ... 54
1 Sammanfattning
1.1 EA-uppföljningen
Regeringen gav i augusti 2020 ESV i uppdrag att utveckla och genomföra en ny metod för uppföljning, redovisning och analys av myndigheternas efterlevnad av det ekonomiadministrativa regelverket (EA-regelverket). Under 2020 tog ESV fram en ny metod som vi valde att kalla ”EA-uppföljningen”. I november 2021 gav
regeringen ESV i uppdrag att komplettera den nya metoden på så sätt att information även ska lämnas till Regeringskansliet och respektive myndighet om den enskilda myndighetens regelefterlevnad.1
Samtliga myndigheter under regeringen som ingår i den statliga redovisnings- organisationen omfattas av EA-uppföljningen. ESV följer upp myndigheternas efterlevnad av ett urval av regelverken som reglerar ekonomiadministrativa processer som bl.a. löpande redovisning, upprättande av årsredovisning och finansiering av verksamheten. Urvalet av regler kan delvis variera från år till år.
För regler där ESV har information för att kunna bedöma hur myndigheterna har följt dem gör vi en bedömning av regelefterlevnaden efter att året har avslutats.
Myndigheterna besvarar också en självdeklaration om ett urval av regler. ESV sammanställer och analyserar sedan resultatet av båda dessa delar.
I denna rapport redovisar vi efterlevnaden av EA-regelverket på en samlad nivå för samtliga myndigheter. Därutöver skickar vi en myndighetsspecifik rapport till alla myndigheter med information om både de avvikelser som ESV har identifierat och de som myndigheten själv har uppgett i självdeklarationen. Dessa rapporter skickas också till respektive ansvarigt departement inom Regeringskansliet.
1.2 Myndigheternas regelefterlevnad 2021
ESV:s sammantagna bedömning är att myndigheterna följer EA-regelverket väl.
Precis som de senaste åren har myndigheterna generellt få avvikelser från regelverket – 73 procent av myndigheterna har tre eller färre avvikelser för 2021. Ingen
myndighet har mer än nio avvikelser.
Vissa områden har dock mer omfattande avvikelser: myndigheternas hantering av fordringar, tillämpningen av elektroniska beställningar och hantering av hyresavtal.
Det är samma områden som för 2020.
1 Uppdrag att utveckla en ny metod för uppföljning av myndigheternas efterlevnad av det ekonomiadministrativa regelverket, 2020-08-20, Fi2020/03409/BATOT och Uppdrag att komplettera den nya metoden för uppföljning av myndigheternas efterlevnad av det ekonomiadministrativa regelverket, 2021-11-03, Fi2021/03563
SAMM ANFATTNING
Myndigheterna svar på enkäten visar att det finns en okunskap om regelverket för hur statliga fordringar ska drivas in och bevakas. Vidare visar svaren att
myndigheternas användning av e-beställningar ligger på mycket låga nivåer. Endast 18 procent av de berörda myndigheterna uppger att de gör mer än 60 procent av sina beställningar elektroniskt.
Liksom tidigare år finns det också brister när det gäller att lämna hyresavtal till ESV i tid. ESV använder bland annat avtalen för prisomräkning av myndigheternas lokalkostnader. Om avtalen kommer in för sent kan omräkningstalen bli felaktiga, vilket påverkar omräkningen av anslag.
När det gäller regelverk för finansiella befogenheter är regelefterlevnaden god. Ingen myndighet har ingått åtaganden under 2021 som inneburit överskridanden av ramar för beställningsbemyndiganden. Två myndigheter uppger att de har tagit ut avgifter utan att ha haft bemyndigande för det. Redan förra året konstaterade vi att det skett ovanligt få överskridanden av anslag, låneramar och kreditramar. I år är dessa ännu färre, med bara ett anslagsöverskridande och en handfull överskridanden av
låneramar och kreditramar – där de flesta inte beror på myndigheternas agerande.
Vidare bedömer ESV att det finns förbättringspotential för ett antal myndigheter när det gäller
inlämnandet av årsredovisningen
redovisning av ansvarsförbindelser i årsredovisningarna
hantering av motpartsredovisning
hanteringar av rättelser i bokföringen
hantering av avstämningar av betalningar
arkivering av räkenskapshandlingar.
2 Inledning
Regeringen gav i augusti 2020 ESV i uppdrag att utveckla och genomföra en ny metod för uppföljning, redovisning och analys av myndigheternas efterlevnad av det ekonomiadministrativa regelverket (EA-regelverket). ESV undantogs samtidigt från kraven att fastställa och rapportera EA-värden för myndigheterna avseende 2020.2 ESV redovisade uppdraget i en rapport till regeringen i april 2021.3
Regeringen har i beslut om uppföljningen för 2021 bedömt att den nya metoden är mindre betungande för myndigheterna, samtidigt som den ger en övergripande bild av regelefterlevnaden hos myndigheterna som grupp.4 Regeringen anser dock också att en betydande del av den nytta som EA‑värderingen erbjudit Regeringskansliet, genom att identifiera problem med enskilda myndigheters regelefterlevnad, inte längre finns kvar. Regeringen har därför beslutat att ESV ska komplettera den nya metoden på så sätt att information även ska lämnas till Regeringskansliet och respektive myndighet om den enskilda myndighetens regelefterlevnad. Den nya metoden för uppföljning av myndigheternas efterlevnad av EA-regelverket ska tillsammans med denna komplettering ersätta den EA‑värdering som ESV enligt myndighetens instruktion årligen är skyldig att genomföra.
ESV presenterar i avsnitt 3 utformningen av uppföljningen och hur den för 2021 har kompletterats med information om den enskilda myndighetens regelefterlevnad. I avsnitt 4 redovisar vi uppföljningen som gjorts för 2021, hur myndigheterna följt regelverket samt analyserar de regelavvikelser som noterats.
Om EA-uppföljningen ska göras på samma sätt för 2022 krävs en ändring av ESV:s instruktion eller att regeringen beslutar om undantag från gällande instruktion för ytterligare ett år.
2 Uppdrag att utveckla en ny metod för uppföljning av myndigheternas efterlevnad av det ekonomiadministrativa regelverket, 2020-08-20, Fi2020/03409/BATOT
3 EA-uppföljning 2020, Uppföljning av myndigheternas efterlevnad av det ekonomiadministrativa regelverket, ESV 2021:1, 2020-00896
4 Uppdrag att komplettera den nya metoden för uppföljning av myndigheternas efterlevnad av det ekonomiadministrativa regelverket, 2021-11-03, Fi2021/03563
EA-UPPFÖLJNING – M ETOD OC H GENOM FÖR ANDE
3 EA-uppföljning – metod och genomförande
I detta kapitel beskriver vi hur ESV genomför EA-uppföljningen i syfte att följa upp, redovisa och analysera myndigheternas efterlevnad av EA-regelverket.
3.1 Myndigheter som omfattas av uppföljningen
Alla myndigheter under regeringen som är anslutna till den statliga redovisnings- organisationen vid utgången av det år som uppföljningen avser omfattas av uppföljningen.5
En sådan myndighet är dock undantagen om den
har upphört men fortfarande är ansluten till den statliga redovisnings- organisationen.
är ansluten till den statliga redovisningsorganisationen utan att ha startat sin verksamhet.
EA-uppföljningen omfattar inte:
Myndigheter under regeringen som inte är anslutna till den statliga redovisningsorganisationen, till exempel de allmänna pensionsfonderna, kommittéer, utredningar och vissa nämnder.
Myndigheter under riksdagen och andra organ som inte lyder under regeringen men är anslutna till den statliga redovisningsorganisationen.
3.2 Regelverk som följs upp 3.2.1 Vad är EA-regelverk?
Vad som ingår i EA-regelverket är inte givet. Det framgår inte heller av det
regeringsuppdrag som ESV hade 2020 vilka regelverk som regeringen vill ska ingå i uppföljningen. Vi har därför formulerat några utgångspunkter för vad som är EA- regelverk som kan ingå i EA-uppföljningen.
I ekonomiadministration ingår till exempel processer för löpande redovisning, upprättande av årsredovisning, hantering av betalningar, hantering av fordringar och skulder, hantering av tillgångar, finansiering av verksamhet, inrapportering av finansiell information med mera. För de ekonomiadministrativa processerna finns olika regelverk som myndigheterna ska följa. Det handlar framför allt om
5 Myndigheter i den statliga redovisningsorganisationen - Ekonomistyrningsverket (esv.se)
förordningar som regeringen har utfärdat och tillhörande föreskrifter och allmänna råd. Exempel på sådana förordningar finns i bilaga 3.
EA-regelverket är inte detsamma som det regelverk som ESV har föreskriftsrätt till.
Till exempel har Riksgäldskontoret föreskriftsrätt till förordningen (2017:170) om statliga myndigheters betalningar och Kammarkollegiet till förordningen
(1993:1138) om hantering av statliga fordringar, vilka båda avser ekonomiadministration. ESV:s uppfattning är att alla regelverk som styr ekonomiadministrativa processer kan ingå i EA-uppföljningen.
3.2.2 Vilka regler i EA-regelverket följs upp?
Varje enskild regel eller bestämmelse inom EA-regelverket som är möjlig att följa upp behöver inte följas upp, varken årligen eller mer sällan. Vissa regler inom EA- regelverket ska enligt regeringsbeslutet från 2020 ingå i ESV:s uppföljning varje år.
Det avgavs dock inte vilka. ESV anser att det bör gälla till exempel regler om
finansiella befogenheter och inlämnande av årsredovisning. Regler som inte följs upp årligen kan följas upp särskilt vissa år. Det kan också göras fördjupade uppföljningar av olika regelområden olika år. Det kan till exempel göras baserat på förändringar av regelverk, iakttagelser från Riksrevisionen, ESV eller Statskontoret eller annan information. Uppföljningen av regelefterlevnaden kan på så sätt göras mer relevant då den är flexibel mellan åren.
Vilka regler som EA-uppföljningen följer upp väljs i första hand ut utifrån regelns innehåll och om den är praktiskt möjlig att följa upp. I viss mån påverkar hur vanlig en företeelse är om en regel ska följas upp. Reglerna ska också vara generella, inte specifika för enskilda myndigheter. Även regler som omfattar få myndigheter kan vara lämpliga att följa upp beroende på vad de reglerar. Det behöver dock vara möjligt att följa upp efterlevnaden för alla myndigheter som omfattas av en regel för att den ska tas med. När EA-uppföljningen omfattar EA-regelverk som en annan myndighet än ESV ansvarar för deltar den andra myndigheten i urvalet av vilka regler som följs upp.
Regelverken för intern styrning och kontroll samt internrevision omfattas inte av den här uppföljningen eftersom ESV har ett separat uppdrag avseende dessa.6
3.3 Metod för informationsinsamling
För att ESV ska kunna göra en redovisning och analys av myndigheternas regelefterlevnad krävs insamling och sammanställning av information om hur myndigheterna följer EA-regelverket. Insamlingen av information till uppföljningen
6 7 § 5 förordningen (2016:1023) med instruktion för Ekonomistyrningsverket
EA-UPPFÖLJNING – M ETOD OC H GENOM FÖR ANDE
görs dels av ESV för alla myndigheter, dels genom en enkät med en självdeklaration som myndigheterna besvarar.
3.3.1 ESV:s uppföljning av regler efter årets slut
För flera regler är det lämpligt och möjligt för ESV att följa upp och sammanställa regelefterlevnaden. Det innebär mindre administration att ESV sammanställer underlaget för uppföljningen utan att samtliga myndigheter behöver delta i
processen. Det innebär också att samtliga myndigheter bedöms på ett enhetligt sätt, jämfört med om myndigheterna själva besvarar frågor om sin regelefterlevnad. ESV samordnar informationsinsamlingen med processen för upprättandet av underlaget till årsredovisningen för staten (ÅRS) och drar nytta av det arbete som görs där. EA- regelverk som går att följa upp på det sättet är till exempel regler om finansiella befogenheter som disponibla anslagsbelopp, tilldelade låneramar och krediter samt beställningsbemyndiganden. Även regelverk som reglerar inrapportering till statredovisningen kan ESV följa upp.
3.3.2 Självdeklaration från myndigheterna
När informationen för samtliga myndigheter inte finns tillgänglig hos ESV eller någon annan myndighet behöver vi hämta in informationen från respektive myndighet. Den uppföljning som ESV har möjlighet att göra kompletteras därför med en enkät till samtliga myndigheter om hur de följt ett antal EA-regler under året.
Ett alternativ hade varit att avgränsa EA-uppföljningen till regler som ESV kan följa upp utan särskild informationsinhämtning från myndigheterna. Vår bedömning är dock att en relativt stor del av EA-regelverket i så fall inte skulle kunna ingå i uppföljningen. Av de kommentarer som myndigheterna lämnar till sina svar får ESV och övriga normerande myndigheter också relevant information om varför
regelefterlevnaden ser ut som den gör.
Att myndigheter kan tolka de frågor som ställs och bedöma sin regelefterlevnad olika påverkar vilka slutsatser som går att dra om regelefterlevnaden baserat på
myndigheternas svar, men det ger ändå relevant information om hur EA-regelverket följs.
3.4 Metod för redovisning och analys 3.4.1 Rapport till regeringen
ESV ska redovisa resultatet av EA-uppföljningen till regeringen. Det gör vi i avsnitt 4 i denna rapport som redovisar hur myndigheterna följt EA-regelverket. Vi
redovisar hur myndigheterna generellt följt det regelverk som årets uppföljning har omfattat. Det framgår inte vilka myndigheter som gjort en viss avvikelse, utan enbart hur många eller hur stor andel. Vi kommenterar och analyserar de EA-regler som antingen är så väsentliga att efterlevnaden bör kommenteras varje år eller om vi i
årets uppföljning upptäckt avvikelser värda att ta upp. Om uppföljningen omfattar EA-regelverk som en annan myndighet ansvarar för bidrar den myndigheten till analysen av resultatet. I bilagor redovisas efterlevnaden för samtliga EA-regler som följts upp.
3.4.2 Myndighetsrapporter med avvikelser
För 2021 har vi i enlighet med regeringens uppdrag kompletterat uppföljningen med myndighetsspecifika rapporter som skickas till respektive myndighet och till
Regeringskansliet. I en myndighetsrapport framgår den enskilda myndighetens totala antal avvikelser från det ekonomiadministrativa regelverket. De frågor i
uppföljningen som avvikelserna avser framgår också i myndighetsrapporten.
Avvikelserna presenteras uppdelat på om det är ESV som har identifierat dem eller om myndigheten har rapporterat dem i självdeklarationen. För avvikelser som ESV har identifierat lämnar ESV en förklarande kommentar. För avvikelser som baseras på myndighetens svar i självdeklaration inkluderas den kommentar som myndigheten lämnat där. Till skillnad från den tidigare EA-värderingen har myndigheterna inte tagit del av de identifierade avvikelserna innan myndighetsrapporterna lämnas.
ESV har inte möjlighet att bedöma riktigheten i samtliga svar som myndigheterna har lämnat i självdeklarationerna. En myndighet kan ha rapporterat på ett sätt som indikerar att den följer regelverket, även om den har avvikit från det. På motsvarande sätt kan en myndighet ha rapporterat på ett sätt som indikerar en avvikelse, fastän den följt regelverket. ESV har dock upptäckt fall där myndigheter lämnar ett svar som indikerar en avvikelse från regelverket, trots att det är uppenbart att det inte kan finnas någon avvikelse. ESV anser att myndigheterna i de fallen borde ha valt ett annat svarsalternativ på frågan. Som exempel har en myndighet som inte disponerar några anslag lämnat ett svar som indikerar att den har en avvikelse från reglerna om hur redovisning mot anslag ska göras. ESV anser att det är uppenbart att
myndigheten borde svarat att den inte disponerar anslag.
I de fall vi upptäckt den här typen av uppenbart felaktiga svar om avvikelser från reglerna har vi markerat det i anslutning till myndighetens kommentar till frågan i myndighetsrapporten med två stjärnor, **. Alla avvikelser som baseras på
myndighetens uppgifter i självdeklarationen återges alltså i myndighetens
myndighetsrapport, men det framgår genom markeringen att ESV anser att vissa av dem inte bör ses som avvikelser.
I analysen av regelefterlevnaden på aggregerad nivå bedömer vi det som mest relevant att bortse från de avvikelser som har markerats med ** eftersom vi ser det som att det inte är fråga om avvikelser från regelverket. Dessa är därför borträknade från de avvikelser som nämns i analysen av regelefterlevnaden i denna rapport.
MYNDIGHETERNAS REGELEFTER LEVNAD 2021
4 Myndigheternas regelefterlevnad 2021
I detta kapitel presenterar vi resultatet av EA-uppföljningen för 2021.
4.1 Fortsatt hög regelefterlevnad 4.1.1 Sammantagen bedömning
ESV:s sammantagna bedömning är att myndigheternas regelefterlevnad ligger på en hög nivå. Det var även resultatet i EA-uppföljningen 2020 och i de senaste årens EA- värderingar innan dess. För de flesta regler som följts upp handlar det om enstaka myndigheter som har avvikelser. För majoriteten av frågorna i uppföljningen har fem eller färre myndigheter avvikit från regelverket.
ESV har inte identifierat några händelser under 2021 som påverkat myndigheternas regelefterlevnad generellt. Vi konstaterade för 2020 att spridningen av Covid-19 inte kunde påvisas ha haft någon generell negativ påverkan på myndigheternas
efterlevnad av EA-regelverket. Inte heller för 2021 kan vi se någon generell påverkan av pandemin på regelefterlevnaden.
När det gäller regelverk för finansiella befogenheter är regelefterlevnaden mycket god. Ingen myndighet har ingått åtaganden under 2021 som inneburit överskridanden av ramar för beställningsbemyndiganden. Två myndigheter uppger att de tagit ut avgifter utan att ha haft bemyndigande för det. Redan förra året konstaterade vi att det skett ovanligt få överskridanden av anslag, låneramar och kreditramar. I år är dessa ännu färre, med bara ett anslagsöverskridande och en handfull överskridanden av låneramar och kreditramar – där de flesta inte beror på myndigheternas agerande.
I nästa avsnitt beskriver och analyserar vi regelefterlevnaden per ämnesområde. På några områden finns det mer omfattande avvikelser. Precis som för 2020 gäller det
myndigheternas hantering av fordringar (se avsnitt 4.2.8)
tillämpningen av elektroniska beställningar (4.2.9)
hantering av hyresavtal (4.2.12).
Det finns också förbättringspotential för ett antal myndigheter när det gäller
inlämnandet av årsredovisningen (4.2.1)
redovisning av ansvarsförbindelser i årsredovisningarna (4.2.1)
hantering av motpartsredovisning (4.2.6)
hantering av rättelser i bokföringen (4.2.7)
hantering av avstämningar av betalningar (4.2.10)
arkivering av räkenskapshandlingar (4.2.11).
En genomgång av resultatet för samtliga regler som följts upp görs i bilaga 1 och 2. I bilaga 1 presenteras resultatet för de regelverk som ESV följt upp. I bilaga 2
presenteras resultatet av myndigheternas svar på självdeklarationen. De fullständiga enkäterna framgår av bilaga 4 och 5.
4.1.2 Resultatet i myndighetsrapporterna
I myndighetsrapporterna som skickas till respektive myndighet och
Regeringskansliet framgår både avvikelser som har identifierats av ESV och som har rapporterats av myndigheten i självdeklarationen. Myndighetens totala antal
avvikelser anges som en summa i myndighetsrapporten. Myndighetsrapporterna baseras på totalt 52 frågor om olika delar av EA-regelverket. De flesta myndigheter omfattas inte av alla frågor. Till exempel avser en av frågorna om myndigheter som har en annan kredit än en räntekontokredit hållit sig inom den krediten. Det är dock bara 18 myndigheter som har en sådan kredit och omfattas av den frågan.
I nedanstående diagram framgår hur många av de 211 myndigheterna som har ett visst antal avvikelser i sina myndighetsrapporter. Det största antal avvikelser som myndigheter har är nio stycken. 73 procent av myndigheterna har tre eller färre avvikelser. Av dessa har 17 myndigheter inga avvikelser alls. 12 myndigheter har fler än fem avvikelser. Antalet avvikelser kan ge en samlad bild av myndigheternas regelefterlevnad, men för att kunna bedöma om avvikelserna beror på
engångsföreteelser eller indikerar generella brister i ekonomiadministrationen hos myndigheten behöver man också titta på vad avvikelserna avser. Den kvalitativa analysen är nödvändig för att uppföljningen ska förstås korrekt.
Diagram 1. Myndigheternas avvikelser
I avvikelserna i myndighetsrapporterna och i diagrammet ovan ingår de avvikelser som myndigheterna angett i sina självdeklarationer, men som ESV i
myndighetsrapporterna markerat som uppenbart felaktiga svar, vilket vi beskrivit i
17 45
56
36
24 21
6
1 3 2
0 10 20 30 40 50 60
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Antal myndigheter
Antal avvikelser
MYNDIGHETERNAS REGELEFTER LEVNAD 2021
avsnitt 3.4.2. Det handlar om 33 avvikelser av totalt 414 avvikelser i självdeklarationerna.
4.2 Analys och kommentarer per regelområde
I det här avsnittet kommenterar och analyserar vi områdesvis de EA-regler som följts upp. Regler utan eller med enstaka avvikelser kommenteras inte. Vissa regler med få avvikelser kommenterats ändå, mot bakgrund av brister i regelefterlevnaden förra året.
För de regler som bygger på myndigheternas självdeklaration är osäkerheten om hur regelefterlevnaden faktiskt ser ut större än för de regler där ESV gjort bedömningen.
Generellt verkar myndigheterna ha förstått de frågor ESV ställt, men vi bedömer också att det finns vissa missförstånd som påverkar hur svaren kan tolkas och vilka slutsatser som går att dra. I de fall där frågorna av olika skäl formulerats om jämfört med förra året begränsas också möjligheten att dra slutsatser om regelefterlevnaden har ökat eller minskat.
4.2.1 Årsredovisning och särskild dokumentation Myndigheter lämnar in flera versioner av sin årsredovisning
Ett område som vi identifierat viss försämring inom för 2021 är att lämna årsredovisningen i tid och att inte lämna ändringar eller kompletteringar till
årsredovisningen.7 Det handlar fortfarande om ett fåtal myndigheter som gjort olika fel men ESV anser att inlämnandet av årsredovisningen är ett centralt område och försämringar i regelefterlevnaden bör därför kommenteras även om de är mindre.
En myndighet har lämnat in årsredovisningen för 2021 för sent. Ingen myndighet lämnade för sent varken för 2020 eller 2019. Tre myndigheter har lämnat nya versioner av årsredovisningen efter sista inlämningsdag den 22 februari. Förra året lämnade en myndighet en ny version av sin årsredovisning den 24 februari. Enligt ESV:s föreskrifter får en myndighet inte ändra eller komplettera årsredovisningen efter sista inlämningsdag.
Ytterligare fem myndigheter har lämnat två versioner av sina årsredovisningar, men båda innan den 22 februari. Att skicka flera versioner av årsredovisningen är inte otillåtet om det görs innan 22 februari. Att skicka flera versioner av årsredovisningen innebär dock vissa risker, oavsett om det görs innan sista dag för inlämnande eller efter. Ett problem som det kan orsaka är att mottagare av årsredovisningen kan missa att det kommer en ny version när en årsredovisning redan har lämnats in. Även om den nya versionen diarieförs korrekt är det inte säkert att användare hos de olika mottagarna får kännedom om att det kommit nya versioner. I de flesta fall i år är det
7 2 kap. 1 § (10 kap. 1 §) förordningen om årsredovisning och budgetunderlag – fråga 1 bilaga 1
också otydligt vilka förändringar myndigheterna gjort mellan den första
årsredovisning som lämnats och den nya versionen. Det gör att en mottagare som ska använda information i årsredovisningen och börjat arbeta med den första versionen får ett merarbete med att ta reda på om de uppgifter som redan använt ändrats på något sätt eller är samma. För ESV:s del pågår arbetet med att ta fram underlaget för årsredovisningen för staten (ÅRS) baserat på myndigheternas årsredovisningar när årsredovisningarna lämnas in. Att det kommer flera versioner av en årsredovisning innebär merarbete som kan riskera att försena det arbetet eller att det uppstår fel.
ESV har inte haft möjlighet att inom ramen för EA-uppföljningen göra någon analys av de olika versioner av årsredovisningar som myndigheterna lämnat och i vilken utsträckning de ändringar som gjorts mellan olika versioner varit väsentliga för mottagarna av årsredovisningen. För upplysningar om ett väsentligt fel eller en väsentlig brist i årsredovisningen finns utrymme i regelverket att lämna in detta efter årsredovisningen utan att det påverkar bedömningen av om årsredovisningen lämnats på rätt sätt.8
Riksrevisionen har bedömt att tre myndigheter har lämnat årsredovisningen för sent.
ESV gör dock en annan bedömning än Riksrevisionen, nämligen att felet som två av myndigheterna gjort är att de har lämnat en ny version av årsredovisningen, inte att de lämnat den för sent.
Brister i redovisning av ansvarsförbindelser
Förra året följde vi särskilt upp hur myndigheterna tillämpat reglerna för redovisning av ansvarsförbindelser i årsredovisningen eftersom de hade ändrats till
årsredovisningen för 2020. Eftersom vi noterade en del avvikelser då har vi följt upp dessa regler även i år.9 52 myndigheter redovisar ansvarsförbindelser för 2021 i sina årsredovisningar. 15 av dem avviker från regelverket för hur ansvarsförbindelser ska redovisas, vilket är något färre än förra året då det var 18.
Ett vanligt fel är att myndigheterna inte hanterat ansvarsförbindelser som övriga poster i balansräkningen när det gäller uppställning av poster och noter. Fel som förekommer är att myndigheterna inte anger ett belopp för respektive post, att det saknas belopp för jämförelseåret och att notinformation lämnas i anslutning till själva balansräkningen. Två myndigheter saknar helt notinformation, vilket gör att det inte framgår vad ansvarsförbindelsen avser. Några myndigheter avviker också från posternas benämning enligt uppställningsformen. Till exempel används benämningar enligt den äldre uppställningsformen.
8 ESV:s allmänna råd till 2 kap. 1 § förordningen om årsredovisning och budgetunderlag
9 ESV:s föreskrifter till 4 kap. 2 § och 7 kap. 1 § samt bilaga 2 förordningen om årsredovisning och budgetunderlag – fråga 3 bilaga 1
MYNDIGHETERNAS REGELEFTER LEVNAD 2021
Vi har inte gjort någon genomgång av samtliga myndigheters notinformation om ansvarsförbindelser, och eventuella avvikelser i förhållande till hur noten ska
utformas finns alltså inte med i myndighetsrapporterna. Vi har dock noterat att några myndigheter, liksom förra året, har angett belopp som någon form av medel eller median inom ett intervall som förklaras i not. Syftet med ansvarsförbindelser är att visa regeringen vilka risker för framtida kostnader och därmed behov av
anslagsmedel, som finns. Regeringen behöver i sin tur denna information för att informera riksdagen. Utgår man från försiktighetsprincipen bör det högsta belopp som bedömts vara möjligt redovisas i balansräkningen. I not ska myndigheten förklara den osäkerhet som finns kring beloppet, till exempel att det skulle kunna bli betydligt lägre.
4.2.2 Hantering av anslag Bara ett överskridande av anslag
Bara en myndighet har överskridit disponibelt anslag 2021.10 Myndigheten har fått en revisionsberättelse med reservation. Orsaken till överskridandet är beslut sent under året om att myndigheten ska läggas ner under 2022, vilket medfört oväntade kostnader för myndigheten. Vi har i enkäten till myndigheterna ställt frågor om regelverket om att löpande prognostisera anslag och att informera regeringen om det finns en risk att ett anslag inte kommer räcka.11 Myndigheten som överskridit anslag har svarat att det inte funnits någon risk för överskridande. Vi bedömer att det kan ha varit ett rimligt svar när det lämnades, om det då inte var uppenbart att dessa
kostnader skulle uppstå.
Återbetalning av indragna anslagsmedel
I förra årets rapport skrev vi om återbetalning av indragna anslagsmedel som tidigare betalats ut till räntekonto och att många myndigheter återbetalat sådana medel sent under året.12 Enligt regelverket ska beloppet föras över till statens centralkonto snarast efter det att beslut om indragning finns registrerat i Hermes. För att kunna ta fram myndighetsrapporterna har frågan i år formulerats om jämfört med förra året.
När under året som återbetalningar har gjorts har inte ingått i frågan för 2021.
Myndigheterna uppger att de gjort återbetalningar men de har lämnat begränsat med kommentarer till sina svar, vilket gör det svårt att bedöma om det skett någon förbättring av när i tid återbetalningarna görs.
Beställningsbemyndiganden har inte överskridits under 2021 Beställningsbemyndigande brukar vara ett av de vanligaste områdena för reservationer i revisionsberättelserna och för anmärkningar i den tidigare EA-
10 6 § anslagsförordningen – fråga 4 bilaga 1
11 9 § anslagsförordningen – fråga 4-5 bilaga 2
12 7 § anslagsförordningen och 4 kap. 3 § kapitalförsörjningsförordningen – fråga 6 bilaga 2
värderingen. Det är också ett område där ESV får relativt mycket frågor från
myndigheterna, särskilt med tanke på att bara 31 procent av myndigheterna har ramar för beställningsbemyndiganden.
Under 2021 har ingen myndighet gjort åtaganden som lett till att en ram för
beställningsbemyndigande överskridits. Även om ingen myndighet gjort åtaganden som orsakat ett överskridande under 2021 redovisar fyra länsstyrelser överskridanden av tilldelade ramar i sina årsredovisningar för 2021.13 Att ramarna överskridits beror dock inte på åtaganden som de aktuella länsstyrelserna gjort under 2021 utan på att regeringen sänkt ramarna utifrån en förväntad utbetalningstakt som inte kunnat hållas, främst beroende på pandemin. Länsstyrelserna fick inte ingå nya åtaganden på de aktuella anslagen under 2021, och har vad ESV känner till heller inte gjort det.
Vanligtvis har en myndighet inte en aktiv ram för beställningsbemyndiganden när den inte får ingå nya åtagande utan kvarstående åtaganden från tidigare år redovisas som så kallade ”Äldre beställningsbemyndiganden”. För det aktuella anslaget finns det dock andra myndigheter som får fatta beslut om nya åtaganden. Samtliga
utestående åtaganden på anslagsposter på anslaget behöver därför hanteras på samma sätt och ställas mot aktiva bemyndiganderamar.
2020 överskred fyra myndigheter sina tilldelade ramar. Det är självklart positivt att färre överskridanden har gjorts 2021. ESV bedömer dock inte att det går att dra några generella slutsatser om att hanteringen av beställningsbemyndiganden hos
myndigheterna har förbättrats. Skillnaden mellan fyra eller inga överskridanden är så liten att det kan vara en slumpmässig variation.
Riksrevisionen har inte lämnat några reservationer i revisionsberättelserna för de fyra länsstyrelserna.
4.2.3 Lån och krediter
Bara överskridanden vid sänkt ram
Fyra myndigheters låneram för verksamhetsinvesteringar har överskridits under 2021.14 För samtliga handlar det om att de gått in i 2021 med ett överskridande på grund av att myndigheten fått sänkt låneram jämfört med 2020. Ingen myndighet har överskridit en övrig kreditram.15
Under 2021 ändrade ESV de föreskrifter som reglerar när låneramen för
verksamhetsinvesteringar gäller. Från den 1 januari 2022 gäller låneramen per den 31 december, istället för vid varje tidpunkt under året. Det innebär att en sänkning av en låneram vid årsskiftet inte kommer att innebära en risk för ett överskridande från den
13 17 § anslagsförordningen – fråga 5 bilaga 1
14 2 kap. 1 § kapitalförsörjningsförordningen – fråga 6 bilaga 1
15 3 kap. 2 § kapitalförsörjningsförordningen – fråga 8 bilaga 1
MYNDIGHETERNAS REGELEFTER LEVNAD 2021
1 januari utan myndigheten har möjlighet att under året, fram till den 31 december, anpassa verksamheten till den nya ramen.
En låneram för verksamhetsinvesteringar kan överskridas utan att myndigheten faktiskt tagit upp lån över ramen. Låneramen ska rymma även sådan anskaffning som myndigheten inte hunnit ta upp lån för innan årsskiftet samt eventuell finansiell leasing. Vi har inte fått kännedom om några sådana överskridanden 2021.
Bara två överskridanden av räntekonto
En myndighet har överskridit sin räntekontokredit och en myndighet har
övertrasserat sitt räntekonto som saknar kredit under 2021.16 Detta är ett område som förbättrats de senaste åren. Under 2020 var det också två myndigheter som gjorde överskridanden. Under 2019 var det åtta myndigheter och 2018 sex stycken.
4.2.4 Anläggningstillgångar och kontroll över tillgångar Ofullständiga register över inventarier
Myndigheter ska ha inventarie- och anläggningsregister som ska omfatta de tillgångar som redovisas som anläggningstillgångar i balansräkningen och andra inventarier och tillgångar som bedöms stöldbegärliga.17 Myndigheterna har fått svara på om de har sådana register.
På den här frågan har myndigheterna svarat på ett helt annat sätt än 2020. För att kunna lämna myndighetsrapporter har ESV formulerat om frågan jämfört med 2020.
Omformuleringen av frågan verkar ha påverkat hur myndigheterna har svarat. 94 procent av myndigheterna uppger nu att de har register med både tillgångar som tagits upp i balansräkningen och stöldbegärliga inventarier. Förra året uppgav 41 procent av myndigheterna att de bara hade register över tillgångar som tagits upp i balansräkningen. En stor del av myndigheterna verkade då alltså inte ha fullständiga register över stöldbegärliga tillgångar. Om så många myndigheter har åtgärdat bristen som de medgav föregående år är det positivt. Eftersom frågan har formulerats om, kan man dock inte dra slutsatsen att regelefterlevnaden faktiskt har förbättrats drastiskt. ESV:s bedömning är att det är inte kan uteslutas att flera myndigheter skulle ha rapporterat samma avvikelse från regelverket som de gjorde föregående år om frågan hade kvarstått i samma formulering.
Vi har också frågat myndigheterna om de inventerat sina tillgångar i den omfattning som myndigheten bedömt är nödvändigt.18 98 procent av myndigheterna har svarat att de har gjort det. För att kunna genomföra en inventering behöver myndigheten rimligen ha register över sina tillgångar. En större andel av myndigheterna uppger att
16 3 kap. 2 § kapitalförsörjningsförordningen – fråga 7 bilaga 1
17 ESV:s föreskrifter till 22 § förordningen om myndigheters bokföring – fråga 14 bilaga 2
18 ESV:s föreskrifter till 22 § förordningen om myndigheters bokföring – fråga 15 bilaga 2
de inventerat i tillräcklig omfattning än som uppger att de har fullständiga register.
Det kan indikera att myndigheterna svarat att de har inventerat sina tillgångar i den omfattning som man bedömt är nödvändigt, samtidigt som de bedömt att det inte varit nödvändigt att inventera de inventarier som man saknar register för. ESV anser att svaren på de båda frågorna i vissa fall inte är helt förenliga.
4.2.5 Avgifter
Vi har ställt frågor till myndigheterna om de har rätt att ta ut de avgifter de tar ut och om de har samrått med ESV om dessa.19 90 procent av myndigheterna har svarat att de tar ut avgifter.
Avgiftsuttag utan bemyndigande
Två myndigheter har svarat att de tagit ut avgifter utan ett bemyndigande. En av dem har lämnat en kommentar som indikerar att de eventuellt har svarat fel. Den andra, som även 2020 uppgav att de saknade bemyndigande, uppger att de kontaktade regeringen 2019 för att få bemyndigande för verksamheten. Förra året svarade totalt tre myndigheter att de tagit ut avgifter utan ett bemyndigande och att de arbetade med att få eller förtydliga bemyndiganden för dessa avgiftsuttag. Som vi nämnde då är det ovanligt att någon myndighet alls uppger att de tagit ut avgifter utan att ha rätt till det.
Förändrat regelverk för samråd
Sju myndigheter har angett att de tagit ut avgifter som de inte samrått med ESV om.
Av de kommentarer som lämnats och samråd som inkommit i slutet av året bedömer ESV att fyra myndigheter troligen felaktigt tagit ut avgifter som de inte samrått om.
2020 var det fler oklara svar men antalet som verkade ha tagit ut avgifter utan att ha samrått låg på samma nivå som i år.
Regelverket för samråd ändrades 2019 och vi är fortfarande i en övergångsfas som kan ha påverkat hur myndigheterna har svarat. Efter 2021 ska samtliga myndigheter ha samrått enligt det nya regelverket och det bör då bli enklare att följa upp
regelefterlevnaden.
4.2.6 Information till statsredovisningen Några fel i inrapportering
Alla myndigheter ska rapportera utfall till statsredovisningen varje månad.20 Fyra myndigheter har haft fel i utfallsrapportering av anslag eller inkomsttitlar som inneburit att ESV behövt justera felaktigheter för att få ett korrekt utfall. Vi har också följt upp om myndigheterna har rapporterat till statsredovisningen i övrigt enligt
19 3 och 7 §§ avgiftsförordningen – fråga 10 och 11 bilaga 2
20 ESV:s föreskrifter till 21 § förordningen om myndigheters bokföring, p. 3 – fråga 10 bilaga 1
MYNDIGHETERNAS REGELEFT ER LEVNAD 2021
ESV:s föreskrifter.21 Generellt finns det få avvikelser. Det område som kan förbättras är anslagsfördelning där 10 myndigheter missat att helt eller delvis fördela anslag vid ett eller flera tillfällen under året. Bristerna i anslagsfördelningarna har dock inte varit så väsentliga att de inneburit något resurskrävande merarbete för ESV.
Affärsverken brister i användningen av S-koder
Redovisningsinformation från myndigheterna till statsredovisningssystemet i Hermes rapporteras på så kallade S-koder.22 För att ESV ska kunna sammanställa ett
rättvisande underlag till årsredovisningen för staten (ÅRS) är det viktigt att
myndigheterna rapporterar på S-koderna på rätt sätt. Vi har följt upp användningen av S-koder för de myndigheter som lämnar särskild dokumentation till ESV.23 Liksom föregående år kan vi konstatera att samtliga affärsverk har gjort olika typer av fel i användningen av S-koder som inneburit merarbete för ESV.
Särskild info rapporterad med vissa fel
I samband med årsredovisningen ska myndigheterna lämna viss information som finns i årsredovisningen manuellt i Hermes. De uppgifterna rapporteras alltså inte med hjälp av S-koder. Felaktigheter i sådan information riskerar att ge felaktigheter i ÅRS. Vi har följt upp om inrapporteringen i Hermes av ansvarsförbindelser,
beställningsbemyndiganden och äldre beställningsbemyndiganden överensstämmer med myndigheternas årsredovisningar.24 Totalt har 12 fel mellan årsredovisningarna och inrapporteringen noterats för både ansvarsförbindelser och beställnings-
bemyndiganden. I sex fall handlar det om rapportering i tusentals kronor istället för i kronor, vilket gör att felen blir stora och kan vara väsentliga. Även de mindre felen har inneburit merarbete för ESV för att fastställa vilka uppgifter som är korrekta.
Generellt god kvalitet i motpartsavstämningarna
För att kunna eliminera inomstatliga transaktioner i ÅRS behöver myndigheternas redovisning av inomstatliga transaktioner överensstämma mellan parterna. Gör de inte det innebär det merarbete för ESV att utreda och boka om differenser för att de ska kunna elimineras. ESV har gått igenom vilka motpartsdifferenser som finns i bokslutet och hur myndigheterna kommenterat dem.25 Generellt har myndigheterna hanterat inomstatliga mellanhavanden bra för 2021, precis som 2020. 21 myndigheter har dock någon form av brist i motpartavstämningen. I flera fall beror de utestående differenserna på bristande kommunikation mellan de inblandade myndigheterna. Det
21 ESV:s föreskrifter till 21 § förordningen om myndigheters bokföring, p. 1 – fråga 9 bilaga 1
22 ESV:s föreskrifter till 21 § förordningen om myndigheters bokföring, p. 1
23 ESV:s föreskrifter till 21 § förordningen om myndigheters bokföring, p. 5 – fråga 12 bilaga 1
24 ESV:s föreskrifter till 21 § förordningen om myndigheters bokföring, p. 5 – fråga 13 och 14 bilaga 1
25 ESV:s föreskrifter till 21 § förordningen om myndigheters bokföring, p. 5 – fråga 15 bilaga 1
finns också fall när differenser beror på att myndigheter fakturerat sent utan att informera mottagaren av fakturan om det.
4.2.7 Myndigheternas bokföring Fortsatt bristande spårbarhet vid rättelser
Om en myndighet rättar en bokföringspost ska myndigheten säkerställa att det vid en granskning av den rättade bokföringsposten utan svårighet går att få kännedom om rättelsen.26 På fråga om detta har 78 procent av myndigheterna svarat att det går att se för samtliga bokförda poster om de senare har rättats. 22 procent av myndigheterna uppger alltså att det inte går att se för samtliga bokförda poster om de senare har rättats. Förra året var frågan annorlunda uttryckt: ”Har myndigheten gjort eventuella rättningar av bokföringsposter på ett sätt som gör det möjligt att få kännedom om att posten har rättats?”. Det svarade bara 5 procent av myndigheterna nej på. Att en större andel av myndigheterna i år uppger att de inte följer regelverket i fråga, är sannolikt en konsekvens av att frågan formulerats om eftersom flera myndigheter förra året lämnade kommentarer som indikerade brister i regelefterlevnaden trots att de svarat ja på frågan. Vår bedömning är att årets fråga på ett bättre sätt fångat de avvikelser som finns.
Genomgående i de kommentarer som lämnats, både i år och förra året, är att det finns begränsningar i de redovisningssystem som används som gör att spårbarhet inte kan säkerställas vid alla typer av rättningar. Rättelserna uppges vid vissa typer av
rättningar bara framgå av rättelseverifikationer, men utan att någon märkning sker på ursprungsverifikationen, vilket behövs för att det ska finnas fullständig spårbarhet.
4.2.8 Hantering av fordringar
I enkäten till myndigheterna ställde vi frågor om några av reglerna om hantering av fordringar som finns i den så kallade hanteringsförordningen.27 Det är
Kammarkollegiet som har föreskriftsrätt till den förordningen. Kammarkollegiet har tagit del av myndigheternas svar och bidragit med följande analys av svaren.
Bristande kunskap om regelverket
Precis som förra året noterar vi sammanfattningsvis att det finns en okunskap om själva grundregeln i hanteringsförordningen, nämligen att statliga fordringar ska drivas in oavsett belopp, samt okunskap kring att statliga fordringar ska efterbevakas om inte en aktiv indrivning kan ske. Det verkar som att många myndigheter inte förstår innebörden i regelverket om att avbryta indrivning, eller begreppet efterbevakning.
26 12 § förordningen om myndigheters bokföring – fråga 25 bilaga 2
27 11, 15, 17 och 19 §§ förordningen om hantering av statliga fordringar – fråga 18-21 bilaga 2
MYNDIGHETERNAS REGELEFTER LEVNAD 2021
I kommentarer framgår att indrivningsåtgärder underlåtits och att fordringar
eftergetts med olika formuleringar ”pga. pandemin”. För oss är det oklart vad denna motivering egentligen betyder samt om det avser skäl som relaterar till myndigheten, gäldenären, eller något annat. Det går därför inte att bedöma om det är ett rimligt skäl att inte vidta indrivningsåtgärder.
Det framgår också precis som förra året att myndigheterna tolkar bestämmelsen om eftergift väldigt olika. Vad myndigheten tolkar in i begreppet att det av ”annan anledning är uppenbart oskäligt att kräva betalning” är spretigt och tycks inte tillämpas så pass restriktivt som Kammarkollegiet bedömer ska ske. Att en fordran uppgår till ett väldigt lågt belopp är till exempel inte en anledning att efterge en statlig fordran. Inte heller omständigheten att kostnaderna för indrivning överstiger fordran eller att myndigheten inte kommer att få full täckning för kostnader för att driva in fordran utgör skäl för eftergift. Överlag tycks många av myndigheterna se större anledning att avbryta en aktiv indrivning och efterge en fordran om den uppgår till ett lågt belopp. Av kommentarer framstår det också som att det förekommer att eftergift blandas ihop med avskrivning, då orsaker tas upp som inte har betydelse som skäl för eftergift.
Precis som förra året ser Kammarkollegiet att det finns behov av att sprida information om hur statliga fordringar ska hanteras och möjligtvis även förtydliga föreskrifterna till hanteringsförordningen.
4.2.9 Elektroniska beställningar
I enkäten till myndigheterna ingick en fråga om användning av elektroniska beställningar.28
Fortsatt låg användning av elektroniska beställningar
Myndigheter med mer än 50 anställda ska utföra sina beställningar elektroniskt.
63 procent av de berörda myndigheterna anger att de gör färre än 30 procent av sina beställningar elektroniskt. Det är en liten förbättring från 69 procent föregående år.
Endast 18 procent av de berörda myndigheterna uppger att de gör mer än 60 procent av sina beställningar elektroniskt. Det är Myndigheten för digital förvaltning (DIGG) som har föreskriftsrätt till den aktuella förordningen.
DIGG har tagit del av resultaten och konstaterar att det i närtid behövs en högre prioritering av området e-handel på en majoritet av landets myndigheter. Att så pass många myndigheter har en andel understigande 30 procent av sina inköp i
strukturerad form är ett misslyckande för den reglering som kom till stånd för över 15 år sedan med syftet att åstadkomma besparingar och stora effektiviseringar av
28 3 § förordningen om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte – fråga 23 bilaga 2
statens inköpsflöden. Många myndigheter angav i DIGG:s årliga enkät 2021 att bristen på egna resurser upplevs som ett hinder i e-handelsarbetet. Man uttrycker även ett stort behov av stöd, till exempel i form av nätverk.29
4.2.10 Hantering av betalningar Få brister i betalningssäkerhet
Myndigheterna har svarat på två frågor om betalningar och medelsförvaltning.30 I kvalitetssäkringen av svaren har vi dock tillsammans med Riksgäldskontoret, som har föreskriftsrätt till det regelverket, konstaterat att frågorna som ställdes varit för skarpt formulerade i förhållande till reglerna. Att presentera svar som enskilda myndigheter lämnat på de frågorna som regelavvikelser skulle därför bli
missvisande. Vi har därför valt att inte ta med de frågorna i myndighetsrapporterna eftersom de inte ger en korrekt bild av om en myndighet avvikit från regelverket.
Även om det inte går att uttala sig om enskilda myndigheters regelefterlevnad ger svaren och de kommentarer som myndigheterna lämnat möjlighet att få en bild av den samlade regelefterlevnaden. Riksgäldskontoret har tagit del av myndigheternas svar och kommentarer och har gjort följande bedömning. Vid genomgång av kommentarerna för de myndigheter som angett att de inte har en aktuell och uppdaterad riskanalys för sin betalningsverksamhet, 10 procent av myndigheterna, verkar de allra flesta ändå ha analyserat riskerna eller hanterar
betalningsverksamheten på sådant sätt att det kan anses uppfylla kravet i
förordningen. Enkätsvaren visar sammantaget på en hög nivå av regelefterlevnad.
Frågan om kontroll av utbetalningar har ungefär samma resultat som förra året och tyder på att myndigheterna har en god uppföljning av utbetalningar. De myndigheter som svarat nej anger att kontroller görs, men inte på samtliga utbetalningar.
Riksgäldskontoret anser inte att myndigheterna i fråga avviker från kravet på kontroll av utbetalningar i föreskrifterna eftersom det inte finns något krav på kontroll av samtliga utbetalningar.
Vissa brister i avstämning av kontoutdrag och bokföring
En myndighet ska löpande utföra dokumenterade avstämningar av kontoutdrag för samtliga kassarörelser mot bokföringen. Avstämningarna ska utföras av någon annan än den som utför eller registrerar betalningar.31 Sammanfattningsvis verkar
myndigheterna göra avstämningar. För 13 procent görs de dock, i strid med
föreskrifterna, av personer som utför eller registrerar betalningar. Flera myndigheter anger storleken på myndighetens ekonomifunktion som orsak till att avstämning görs av personer som utför eller registrerar betalningar. Förra året var det väsentligt fler,
29 Uppföljning av myndigheternas e-handel | DIGG
30 9 § förordningen (2017:170) om statliga myndigheters betalningar och medelsförvaltning – fråga 33-34 bilaga 2
31 ESV:s föreskrifter till 22 § förordningen om myndigheters bokföring – fråga 32 bilaga 2
MYNDIGHETERNAS REGELEFTER LEVNAD 2021
29 procent, som svarade att avstämningarna gjordes av personer som utför eller registrerar betalningar. Frågan har formulerats om sedan 2020. Vår bedömning är att omformuleringen av frågan sannolikt har påverkat resultatet.
4.2.11 Arkivering av räkenskapshandlingar
I enkäten till myndigheterna har vi ställt frågor om arkivering av
räkenskapshandlingar med fokus på regelverk för elektroniska handlingar.32 Det EA- regelverk som följs upp är Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd. Riksarkivet har tagit del av myndigheternas svar och kommentarer och gör följande analys.
Positiva svar men osäkerhet kring förståelsen av regelverket Överlag är svaren, precis som 2020, positiva. En förklaring kan vara att
myndigheterna verkligen lever upp till kraven i Riksarkivets föreskrifter. En annan förklaring kan vara att myndigheterna, åtminstone i vissa fall, överskattar sin egen efterlevnad av Riksarkivets föreskrifter. Kommentarer visar till exempel att när det gäller att förse handlingarna med de uppgifter som behövs för förståelsen av dem utgår myndigheterna nästan bara från behovet av att det behöver finnas uppgifter om de elektroniska handlingarnas sammanhang, kontext. Dessa uppgifter behövs, men det behövs också uppgifter om handlingarnas tekniska struktur.
Vad gäller strategier för bevarande av elektroniska handlingar är det positivt att 84 procent av myndigheterna har en sådan strategi. Det finns dock myndigheter som anger att man bevarar elektroniska räkenskapshandlingar genom utskrifter på papper.
Det är tillåtet nu men kommer snart inte att vara det längre. Från och med 2023 kommer utskrifter på papper anses utgöra gallring.33 En hög andel, 93 procent, uppger att de framställer handlingar enligt Riksarkivets tekniska krav. Flera anger dock att de använder format som inte är lämpliga med tanke på behov av
arkivbeständighet, såsom Excel och Word. I dessa fall uppger myndigheterna att de ska se till handlingarna ”senast i samband med överföring till bevarande” uppfyller Riksarkivets tekniska krav, en tidpunkt som sedan inte klargörs.
Myndigheterna hänvisar i stor utsträckning till krav på att Riksarkivets föreskrifter ska följas vid upphandling av tjänster hos Statens servicecenter. Statens servicecenter uppger i sin tur att myndigheten ännu inte har upprättat en strategi för bevarande av elektroniska handlingar, men har för avsikt att göra det. Detta kan tyda på att de myndigheter som anlitar Statens servicecenter inte har löst arkivfrågorna.
32 3 kap. 1 § och 4 kap. 10 § Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2009:1) och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) och 4 § Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2009:2) och allmänna råd om tekniska krav för elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) – fråga 35-37 bilaga 2
33 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2021:6) om gallring av handlingar av uppenbart ringa betydelse och handlingar som är generiska för styr-, stöd- och kärnverksamheter
4.2.12 Hantering av hyresavtal
Myndigheter ska skicka in nya eller förändrade hyresavtal till ESV inom en månad efter undertecknandet.34 ESV använder avtalen för prisomräkning av myndigheternas lokalkostnader. Om avtalen kommer in för sent kan omräkningstalen bli felaktiga, vilket påverkar omräkningen av anslag. ESV publicerar också statistik om den statliga lokalförsörjningen kvartalsvis. Om avtal inte kommer in i tid blir denna statistik sämre och mindre aktuell.
Liknande brister som tidigare år
154 myndigheter uppger att de tecknat nya eller förändrat gamla hyresavtal under 2021. Av dessa uppger 98 procent att de har skickat in avtalen till ESV. ESV har kontrollerat om inkomna nya avtal med en area över 50 m2 har skickats in i tid.
Större avtal påverkar de beräkningar ESV ska göra mer. Vi har fått in 428 sådana avtal från 90 myndigheter under 2021. 61 procent av de myndigheterna har skickat in ett eller flera avtal för sent. Förra året var det 63 procent, så resultatet är i stort sett detsamma. 61 procent av avtalen har inkommit i tid och 14 procent mindre än en månad för sent. 24 procent har inkommit mer än en månad för sent. Det är en större andel av avtalen som inkommit i tid än förra året, men också en större andel som kommit mer än en månad sent, så det finns ingen entydig trend.
Vi kan liksom förra året konstatera att det är stor skillnad mellan olika myndigheter på hur bra de är på att skicka in avtal i tid. De flesta myndigheter som skickat in många avtal har enbart några enstaka för sent inskickade. Det visar att det är möjligt även för stora myndigheter med många avtal att ha rutiner som säkerställer att de skickar in avtal i tid till ESV.
4.2.13 Moms
En myndighet ska vara registrerad för utgående mervärdesskatt om den bedriver momspliktig verksamhet eller köper varor och/eller tjänster från utlandet.35 Förra året svarade 18 myndigheter att de inte var registrerade för utgående moms. Vi
kommenterade detta i förra årets rapport, eftersom sex av dessa hade svarat 2019 att de var registrerade och svaret därför måste varit felaktigt för något av åren. I år har bara 10 myndigheter svarat att de inte är registrerade och samtliga av de som svarade inkonsekvent mellan 2019 och 2020 bedöms nu mer sannolikt ha svarat rätt.
34 7 § förordningen om statliga myndigheters lokalförsörjning – fråga 17 bilaga 1 och fråga 22 bilaga 2
35 7 kap. 1-2 §§ skatteförfarandelag (2011:1244) – fråga 17 bilaga 2
BILAGA 1 – RESULTAT AV ESV:S UPPFÖLJNING 2021
Bilaga 1 – Resultat av ESV:s uppföljning 2021
I denna bilaga redovisas resultatet för de regler som ESV följt upp. Det är främst regler om finansiella befogenheter samt regler som har samband med
årsredovisningen eller inrapportering till statsredovisningssystemet Hermes.
Jämförelser mot 2020 och 2019 har gjorts i de fall jämförbara resultat finns. I EA- värderingen 2019 var ett tiotal mindre myndigheter undantagna. Eventuella regelavvikelser de gjort ingår därför inte i jämförelsetal för 2019.
Årsredovisning och särskild dokumentation
Inlämnande av årsredovisning – 2 kap. 1 § (10 kap. 1 §) förordningen om årsredovisning och budgetunderlag
1. Har myndigheten lämnat årsredovisningen för 2021 i senast den 22 februari och inte ändrat eller kompletterat den efter detta datum?
1 myndighet har lämnat årsredovisningen för sent. 3 myndigheter har ändrat/kompletterat årsredovisningen efter sista inlämningsdag.
Ingen myndighet lämnade årsredovisningen för sent 2020 eller 2019. 1 myndighet ändrade/kompletterade årsredovisningen efter 22 februari 2020.
Inlämnande av särskild dokumentation till ESV – 2 kap. 3 § förordningen om årsredovisning och budgetunderlag
2. Har myndigheterna lämnat särskild dokumentation till ESV i tid?
39 myndigheter under regeringen ska lämna särskild dokumentation.
Alla av dem har lämnat särskild dokumentation för 2021 i tid till ESV.
1 myndighet 2020 och 1 myndighet 2019 lämnade särskild dokumentation för sent.
Redovisning av ansvarsförbindelser – 4 kap. 2 §, 7 kap. 1 §, bilaga 2 förordningen om årsredovisning och budgetunderlag, ESV:s föreskrifter
3. Är redovisningen av ansvarsförbindelser i årsredovisningarna i
överensstämmelse med regelverket, t.ex. uppställningsform och notkrav?
52 myndigheter redovisar ansvarsförbindelser för 2021.
15 myndigheter har någon form av avvikelse från regelverket om hur ansvarsförbindelser ska redovisas.
18 myndigheter hade 2020 någon form av avvikelse från regelverket om hur ansvarsförbindelser ska redovisas.
Finansiella befogenheter
Disponibla anslag - 6 § anslagsförordningen
4. Har myndigheterna hållit sig inom tilldelat anslagsutrymme (inklusive kredit, överföringsbelopp och eventuellt medgivet överskridande)?
205 myndigheter disponerar anslag.
1 myndighet har överskridit disponibla anslagsmedel.
2 myndigheter 2020 och ingen myndighet 2019 överskred disponibla anslagsmedel.
Beställningsbemyndigande – 17 § anslagsförordningen
5. Har myndigheterna hållit sig inom tilldelade beställningsbemyndiganden?
66 myndigheter har tilldelats ramar för beställningsbemyndigande 2021.
4 myndigheter redovisar överskridanden av tilldelad ram i årsredovisningen för 2021.
4 myndigheter 2020 och 3 myndigheter 2019 överskred tilldelat beställnings- bemyndigande eller gjorde åtaganden för kommande år utan tilldelad ram.
Ram för lån till anläggningstillgångar – 2 kap. 1 § kapitalförsörjningsförordningen
6. Har myndigheterna hållit sig inom tilldelade låneramar för verksamhetsinvesteringar?
204 myndigheter har en ram för lån till anläggningstillgångar.
4 myndigheter har överskridit tilldelad låneram. För samtliga beror det på en sänkning av låneram jämfört med föregående år.
3 myndigheter 2020 och 4 myndigheter 2019 överskred tilldelad låneram.
Räntekontokredit – 3 kap. 2 § kapitalförsörjningsförordningen
7. Har myndigheterna hållit sig inom tilldelad räntekontokredit eller inte övertrasserat räntekontot om kredit saknas?
204 myndigheter har ett räntekonto.
BILAGA 1 – RESULTAT AV ESV:S UPPFÖLJNING 2021
1 myndighet har överskridit tilldelad räntekontokredit och 1 myndighet har övertrasserat räntekonto utan kredit.
2 myndigheter 2020 och 8 myndigheter 2019 överskred tilldelad räntekontokredit eller övertrasserade räntekonto utan kredit.
Övrig kredit – 3 kap. 2 § kapitalförsörjningsförordningen
8. Har myndigheterna hållit sig inom en tilldelad annan kredit, som en övrig kontokredit eller en låneram för samhällsinvesteringar?
18 myndigheter har tilldelats en övrig kredit med beloppsbegränsning.
Ingen myndighet har överskridit en övrig kredit 2021.
Ingen myndighet överskred en tilldelad övrig kredit 2020 eller 2019.
Rapportering till statsredovisningen
Rapportering till statsredovisningen - 21 § förordningen om myndigheters bokföring, ESV:s föreskrifter p. 1
9. Har myndigheterna rapporterat månadsutfall, anslagsfördelning,
betalningsavstämning, motpartsavstämning samt särskild information till statsredovisningen vid tillämpliga rapporteringstillfällen?
11 myndigheter har inte rapporterat till statredovisningen vid ett eller flera
rapporteringstillfällen. 10 av dem avser anslagsfördelning och 1 särskild information.
Frågeställningen följdes inte upp 2020.
Utfallsrapportering till statsredovisningen - 21 § förordningen om myndigheters bokföring, ESV:s föreskrifter p. 3
10. Har myndigheterna rapporterat utfall på anslag och inkomsttitlar till statsredovisningen utan felaktigheter som ESV har behövt hantera i arbetet med utfallet på statens budget?
4 myndigheter har gjort fel i utfallsrapporteringen som ESV behövt hantera.
2020 hade 9 myndigheter gjort fel i utfallsrapporteringen som ESV behövde hantera.
Rapportering av finansstatistisk information - 21 § förordningen om myndigheters bokföring, ESV:s föreskrifter p. 4 och 5
11. Har myndigheterna rapporterat finansstatistisk information till statsredovisningen utan felaktigheter som inneburit resurskrävande
merarbete för ESV att hantera, inklusive återupprepade fel trots påminnelse?
Ingen myndighet har gjort väsentliga fel rapporteringen av finansstatistisk information som inneburit resurskrävande merarbete för ESV.
En myndighet 2020 och ingen myndighet 2019 hade gjort väsentliga fel rapporteringen av finansstatistisk information.
Överensstämmelse mellan särskild dokumentation och inrapportering till statsredovisningen - 21 § förordningen om myndigheters bokföring, ESV:s föreskrifter p. 5
12. Överensstämmer myndigheternas resultaträkning och balansräkning i särskild dokumentation och inrapportering till statsredovisningen med varandra?
39 myndigheter under regeringen ska lämna särskild dokumentation.
4 myndigheter hade differenser mellan särskild dokumentation och inrapportering till statsredovisningen.
2020 hade 3 myndigheter väsentliga differenser mellan inlämnad särskild dokumentation och inrapportering till statsredovisningen.
Inrapportering av särskild information om ansvarsförbindelser - 21 § förordningen om myndigheters bokföring, ESV:s föreskrifter p. 5
13. Överensstämmer särskild information om ansvarsförbindelser som rapporterats till statsredovisningen med redovisningen i myndigheternas årsredovisningar?
52 myndigheter redovisar ansvarsförbindelser i sina årsredovisningar.
5 myndigheter har differenser mellan redovisade ansvarsförbindelser i årsredovisningen och inrapporteringen till statsredovisningen.
5 myndigheter 2020 och 4 myndigheter 2019 hade differenser mellan redovisade ansvarsförbindelser i årsredovisningen och inrapporteringen till statsredovisningen.
Inrapportering av särskild information om beställningsbemyndigande eller äldre beställningsbemyndiganden - 21 § förordningen om myndigheters bokföring, ESV:s föreskrifter p. 5
14. Överensstämmer särskild information om beställningsbemyndiganden och äldre bemyndiganden som rapporterats till statsredovisningen med redovisningen i myndigheternas årsredovisningar?
