Utdragsbestyrkande Styrelsen för Vara Konserthus AB
2021-09-14
Plats och tid Per videolänk
Beslutande
14 september 2021 kl.10.00 – 12.30
Sture Carlsson. ordförande Kjell Gustafsson, vice ordförande Kerstin Alberius
Christina Backman Claes Eriksson Elisabeth Larsson Mikael Lidén Max Låke
Carl Henrik Ohlsson
Övriga Petra Kloo, konserthuschef/VD
Under-
skrifter Sekreterare ---
__________________
Paragrafer
§
51-59 Kerstin Alberius 14
Ordförande --- _____________________________
_____
Sture Carlsson
Justerare --- _____________________________
___
Claes Eriksson
2 Fastställande av dagordning
Beslut
Styrelsen fastställer dagordning enligt utsänt förslag med tillägg under Öv- riga frågor angående biljetter.
____________________________________________________________
§ 52
Föregående mötesprotokoll Beslut
Styrelsen beslutar
att lägga föregående mötesprotokoll från den 16 augusti 2021 till hand- lingarna.
___________________________________________________________
Utskickat material:
Styrelseprotokoll 2021–08–16
____________________________________________________________
§ 53
Verksamhetsrapport samt VD-rapport Beslut
Styrelsen beslutar
att lägga informationen till handlingarna.
__________________________________________________________
Ärendet
Konserthuschef/VD Petra Kloo kompletterar den utskickade informationen och uppdaterar med aktuellt smittskyddsläge. Osäkerhet råder om av- ståndsreglerna också är borta när steg 4 i öppningsplanen för pandemin träder i kraft 29 september, då taket för allmänna sammankomster tas bort.
Rekommendationen om hemarbete avskaffas.
Säsongsöppning skedde den 3 september och höstens planering omfattar ca 60 produktioner, vilket ska jämföras med ca 95 produktioner vid en nor- mal höstsäsong.
____________________________________________________________
Utskickat material:
VD-rapport 2021-09-14
3
§ 54
Ekonomirapport inklusive Delårsrapport per den 31 augusti 2021
Beslut
Styrelsen beslutar
att fastställa Delårsrapporten enligt utsänt förslag samt att lägga likviditetsprognosen per 202-09.06 till handlingarna
__________________________________________________________
Ärendet
Konserthuschef/VD Petra Kloo föredrar den utskickade delårsrapporten per 31 augusti 2021. I denna finns bidraget på 2 mnkr från regionen inte i resul- taträkningen utan är bokfört på balansräkningen.
Delårsrapporten visar ett positivt resultat, vilket avspeglar att bolaget inte haft någon verksamhet under perioden. För helåret, med enligt delårsrap- portens uppskattad höstverksamhet, prognostiserar bolaget med en förlust på 220 tkr.
Vidare föredras likviditetsprognosen för 2021-09-06. Trots osäkerheten rö- rande covidsituationen tyder allt på att varken ägartillskott eller låneram be- höver avropas under 2021.
I efterföljande överläggning berördes hur konserthuset ska kunna manife- stera att verksamheten äntligen kommit i gång.
__________________________________________________________
Utskickat material:
Delårsrapport augusti 2021 Likviditetsprognos 2021-09-06
_______________________________________________________
§ 55
Internkontroll och riskanalys 2022 Beslut
Styrelsen beslutar
att lägga internkontrollsuppföljningen per augusti 2021 till handlingarna med följande tilläggsbeslut
att uppdra till VD att inleda omförhandling av tjänsteköpsavtalet från 2013 med kommunen samt
att göra en översyn av bolagets behov av IT-stöd och återkomma till styrel- sen i ärendet.
____________________________________________________________
Ärendet
Konserthuschef/VD föredrar uppföljning av interkontrollplanen per augusti 2021. I kontrollplanen föreslås att biljettförsäljningsstatistiken i fortsätt- ningen kommer att inkluderas i ekonomirapporterna.
4
munen, som upprättades 2013, dels bolagets behov av verksamhetsan- passat IT-stöd.VD informerar om internkontrollplanen med riskanalys för 2022, som ska fastställas vid nästkommande sammanträde.
___________________________________________________________________
Utskickat material:
Uppföljning internkontrollplan 2021 Riskanalys 2022
_______________________________________________________
§ 56
Affärsplan 2022–2024 Beslut
Styrelsen beslutar
att lägga informationen till handlingarna.
_____________________________________________________
Ärendet
Konserthuschef/VD informerar. En ny affärsplan ska fastställas för perioden 2022–2024 och denna ska diskuteras vid det kommande styrelseinternatet och fastställas vid sammanträdet den 13 december.
_______________________________________________________
Utskickat material:
Affärsplan 2021 – 2023
§ 57
Personalrapport Beslut
Styrelsen beslutar
att lägga informationen till handlingarna, samt
att uppdra till VD att komma med förslag till policy för hemarbete
Konserthuschef/VD informerar om nyrekryteringar som gjorts samt om re- staurangbranschens svårigheter att rekrytera timanställda och extraperso- nal – en följd av pandemin, vilket också gäller för konserthuset.
Successiv plan för att jobba på plats är på gång, då restriktionerna om ar- betsplatsarbete upphör.
____________________________________________________________
5
§ 58
Kommande styrelsesammanträden
Följande planering av höstens sammanträden fastställdes
• 15 okt, extrainsatt
• Fastställande av intern kontrollplan 2022
• Beslut låneram
• Fastställa mötesdatum 2022
• 23–24 nov, internat i närheten av Vara
• Strategidiskussioner, arbeta fram Affärsplan 2022–2024
• 13 dec (obs ändrat datum)
• Fastställande av Detaljbudget 2022
• Fastställande av Affärsplan 2022–20
_______________________________________________________
§ 59
Övriga frågor
Styrelseordförande aktualiserade fribiljettspolicyn, då alla fribiljetter avskaf- fades under pandemitiden.
Beslut
Styrelsen beslutar med anledning därav
att styrelseledamöter har rätt till två fribiljetter per föreställning av interna arrangemang.
