SAMMANTRÄDESPROTOKOLL
Utdragsbestyrkande Styrelsen för Vara Konserthus AB 2020-09-14
Plats och tid Per videolänk
Beslutande
14 september 2020 kl.10.00 – 12.35
Sture Carlsson, ordförande Kjell Gustafsson, vice ordförande Kerstin Alberius
Claes Eriksson Mikael Lidén
Carl Henrik Ohlsson, kl 10.00 – 11.20
Petra Kloo, konserthuschef/VD
Övriga
Förhinder
Mikael Hernborg, lekmannarevisor § 63 Anders Erlandsson, lekmannarevisor § Onni Vehviläinen, förutvarande
lekmannarevisor § 63
Emelia Runeberg, kanslichef, Vara kommun § 68
Christina Backman
63
Max Låke
Under-
skrifter Sekreterare Paragrafer
§
61 - 69 Kerstin Alberius
Ordförande _____________________________
_____
Sture Carlsson
Justerare
Claes Eriksson
2
2
§ 61
Fastställande av dagordning Beslut
Styrelsen fastställer dagordningen enligt utsänt förslag.
____________________________________________________________
§ 62
Föregående mötesprotokoll Beslut
Styrelsen beslutar
att lägga föregående mötesprotokoll från den 14 augusti 2020 till hand- lingarna.
____________________________________________________________
§ 63
Granskningsrapport för år 2019 Beslut
Styrelsen beslutar att till nästa sammanträde återkomma i ärendet med summering och redovisning av de åtgärder som vidtagits och som plane- ras.
__________________________________________________________
Ärendet
Lekmannarevisorerna för Vara Konserthus AB har lämnat en gransknings- rapport för år 2019 till årsstämman i Vara Konserthus AB och till fullmäktige i Vara kommun, daterad 11 mars 2020.
Ordföranden poängterade inledningsvis att den förskingring som inträffade under 2019 upptäcktes av konserthusets internkontroll och styrelsen vidtog omedelbart åtgärder. Vederbörande skiljdes från sitt uppdrag. Ärendet poli- sanmäldes och konserthuset hölls skadeslös då återbetalning omedelbart skedde.
Lekmannarevisor Anders Erlandsson kommenterade rapporten med att in- ternkontrollen haft brister, att styrelsen infört bättre rutiner samt att bristerna är åtgärdade.
I efterföljande överläggning yttrade sig Sture Carlsson, Mikael Lidén, Ker- stin Alberius och Kjell Gustafsson. Samtliga menade att skrivelsen inte står i proportion till de kommentarer som Anders Erlandsson lämnade vid da- gens sammanträde.
Utskickat material: Granskningsrapport för år 2019
____________________________________________________________
3
3
§ 64
VD-rapport Beslut
Styrelsen beslutar att lägga informationen till handlingarna.
____________________________________________________________
Ärendet
Konserthuschef/VD Petra Klo informerar enligt utsänd VD-rapport. Verk- samheten som varit nedstängd sedan mars, har öppnat med en (slutsåld) dansföreställning för gymnasieelever från Alingsås och Skara.
Folkhälsomyndigheten har föreslagit lättnader vad gäller publik från 50 till 500 med vissa regler from 1 oktober 2020. Ärendet bereds av regeringen och branschen inväntar otåligt besked.
Utskickat material:
VD-rapport 2020-09-14
__________________________________________________________
§ 65
Verksamhetsrapport Beslut
Styrelsen lägger informationen till handlingarna.
____________________________________________________________
Ärendet
Konserthuschef/VD Petra Klo informerar om att styrelsens planerade beslut om revidering av Affärsplan för perioden 2021 – 2023 och Verksamhets- plan för 2021 är omöjliga att formulera i dagsläget på grund av den rådande Corona-situationen. VD och presidiet ska träffa representanter för Västra Götalandsregionen för överläggningar om verksamhetsuppdrag och den ekonomiska situationen. Vidare inväntas besked hur de statliga kultur- stödsmedlen kan komma att fördelas.
____________________________________________________________
§ 66
Ekonomirapport med Delårsrapport augusti 2020 Beslut
Styrelsen godkänner förslag till Delårsrapport augusti 2020 och lägger övrig information till handlingarna.
____________________________________________________________
Ärendet
Konserthuschef/VD Petra Klo informerar Resultatrapport per augusti 2020.
Det överskott som rapporten pekar på är helt och hållet en konsekvens av att verksamheten varit nedstängd. I takt med viss verksamhet kommer igång kommer överskottet snarare bli ett underskott, eftersom publikbe-
4
4
gränsningarna medför lägre eller inga publikintäkter. Likviditetsprognosen pekar på ett mindre underskott för december men prognosen är osäker.Vidare redogörs för Delårsrapport augusti 2020. Rapporten är gjord enligt den mall som kommunen tillhandahåller och överlämnas till kommunen.
Överläggningar med kommunen är inplanerade och VD redogjorde för olika tänkta ekonomiska scenarier. Konserthuset kommer att behöva ägartillskott men än osäkerheten stor, då många parametrar är osäkra.
Utskickat material:
Resultatrapport augusti 2020 Delårsrapport augusti 2020 Likviditetsprognos 2020-08-10
_______________________________________________________
§ 67
Personalrapport Beslut
Styrelsen lägger informationen till handlingarna
____________________________________________________________
Ärendet
Konserthuschef/VD informerar.
_____________________________________________________
§ 68
Ägardirektiv och Bolagspolicy Beslut
Styrelsen lägger informationen till handlingarna
____________________________________________________________
Ärendet
Kanslichef Emelia Runeberg informerar om kommunens styrmodell och sty- rande dokument som berör styrelsen för konserthuset.
Utskickat material:
Bolagspolicy för Vara kommun Ägardirektiv för Vara Konserthus AB
_______________________________________________________
§ 69
Kommande sammanträden
Tidigare beslutat12 oktober kl. 15.00 – 17.00 (OBS. Nytt och ny tid!) 9 november kl. 10.00 - 13.00
16 december kl. 10.00 - 13.00)
