Utdragsbestyrkande Styrelsen för Vara Konserthus AB 2020-11-09
Plats och tid Per videolänk
Beslutande
9 november 2020 kl.9.30 – 13.00
Sture Carlsson, ordförande Kjell Gustafsson, vice ordförande Kerstin Alberius
Christina Backman Claes Eriksson
Elisabeth Larsson §§80 - 86 Mikael Lidén
Max Låke
Carl Henrik Ohlsson
Övriga Petra Kloo, konserthuschef/VD
Under-
skrifter Sekreterare Paragrafer
§
78 – 86 Kerstin Alberius
Ordförande _____________________________
_____
Sture Carlsson
Justerare
Carl Henrik Ohlsson
2 Fastställande av dagordning
Beslut
Styrelsen fastställer dagordningen enligt utsänt förslag med tillägg att an- mäla inkommen handling med Västra Götalandsregionens kulturnämnds långsiktiga uppdrag för Vara Konserthus som en särskild punkt.
____________________________________________________________
§ 79
Föregående mötesprotokoll Beslut
Styrelsen beslutar
att lägga föregående mötesprotokoll från den 12 oktober 2020 till hand- lingarna.
____________________________________________________________
§ 80
Verksamhetsrapport och VD-rapport Beslut
Styrelsen beslutar
att lägga informationen till handlingarna.
____________________________________________________________
Ärendet
Konserthuschef/VD Petra Klo informerar enligt utsänd VD-rapport.
Den gångna perioden har präglats av ovisshet och tvetydiga signaler med anledning av Covid-19. Fortsatt gäller beslut om max 50 personer enligt lo- kala råd för regionen, trots ett tidigare nationellt beslut om utökning till högst 300.
Två konserter har genomförts med 50-begränsningen.
Vidare rapporterades om överläggningar med regionen och kommunen rö- rande ekonomiska förutsättningar för 2020 och 2021.
Utskickat material:
VD-rapport 2020-11-09
__________________________________________________________
§ 81
Riskanalys och antagande av internkontrollplan Beslut
Styrelsen beslutar
att anta utsänd Internkontrollplan med riskanalys för 2021 med de änd- ringar som styrelsen under överläggningarna föreslagit samt
att lägga rapporten om Vidtagna åtgärder efter granskningarna 2018/2019 till handlingarna.
3 Konserthuschef/VD Petra Klo informerar. Internkontrollplanen har komplet- terats med ett antal punkter som rör pandemin och dess konsekvenser för konserthuset.
Under efterföljande överläggning föreslogs att punkterna om Digitalisering, Kompetensförsörjning och IT-frågan bör ökas i sannolikhetsgrad samt att Kontrollplanen redigeras om så att dels punkter med hög risk nämns först, dels att övriga punkter redigeras efter samhörighet och innehåll.
Utskickat material:
Internkontrollplan med riskanalys 2021
Rapport om Vidtagna åtgärder efter 2018/2019 års granskning Resultat – Uppföljning av 2019 års granskning
____________________________________________________________
§ 82
Långsiktigt uppdrag till styrelsen för Vara Konserthus AB 2021- 2023
Beslut
Styrelsen beslutar
att notera Västra Götalandsregionens kulturnämnds uppdrag till kon- serthuset för 2021 – 2023 och inarbeta strategier, mål och specifika uppdrag samt uppföljningsparametrar i konserthusets affärsplaner och verksamhetsplaner för perioden.
_______________________________________________________
Konserthuschef/VD Petra Klo presenterar Västra Götalandsregion- ens kulturnämnds långsiktiga uppdrag för 2021 – 2021, som inkom- mit just före sammanträdet.
Uppdraget innehåller många positiva och utmanande skrivningar för konserthuset. Särskilt nämnde hon konserthusets roll ”som nod i konstnärlig utveckling inom musiklivet i regionen”.
Under efterföljande överläggning noterades med tillfredsställelse den positiva syn på konserthusets möjligheter som avspeglas i uppdrags- beskrivningen.
Utskickat material:
Långsiktigt uppdrag till styrelsen för Vara Konserthus AB 2021–2023 (Beslutad av Västra Götalandsregionens kulturnämnd den 23 oktober 2020)
______________________________________________________
4 Affärsplan 2021–2023
Beredning av ärendet under detta sammanträde. Beslut tas vid de- cembersammanträdet.
____________________________________________________________
Ärendet
Konserthuschef/VD Petra Klo informerar om utsänt förslag till Affärs- plan för 2021 – 2023. Under efterföljande överläggning diskuteras af- färsplanen och värdefulla synpunkter framförs.
Utskickat material:
Förslag till Affärsplan 2021–2023 (arbetsdokument)
______________________________________________________
§ 84 Ekonomi Beslut
Styrelsen beslutar
att tacksamt notera de positiva besked som underhand givits angå- ende utökad ram och coronabidrag genom det statliga kulturstödet från Västra Götalandsregionen och ägartillskott och utökad låneram från Vara kommun, samt
att godkänna ekonomiskt utfall och kassaflöde per oktober 2020.
_______________________________________________________
Ärendet
Konserthuschef/VD Petra Klo informerar. Presidiet och VD har haft ett antal möten med företrädare för både regionen och kommunen med anledning av den situation som pandemin inneburit och innebär för konserthuset. Regionens bidrag härrör dels från det statliga coro- nastöd som beviljats inom ramen för det statliga kulturstödet och får användas både under 2020 och 2021samt en utökad driftsram med anledning av ökade kostnader för Black Box.
VD redovisade aktuellt ekonomiskt utfall samt kassaflöde. Prognosen för 2020 verkar bli något bättre än vad som tidigare prognosticerats, utförligare prognos presenteras vid decembersammanträdet.
_______________________________________________________
§ 85 Personal Beslut
Styrelsen beslutar att lägga informationen till handlingarna.
_______________________________________________________
5 Ärendet
Konserthuschef/VD Petra Klo informerat om aktuell personsituation.
Pandemin har haft det goda med sig att ”övertidsberg” som vissa ar- betstagare samlat på sig kunnat tas ut. Distansarbete pga. pandemin schemaläggs för att minimera smittorisker men måste utgå från verk- samhetens krav.
Tjänsterna som marknadschef och produktionschef kommer att utan- nonseras externt och rekrytering sker med hjälp av konsultfirma.
____________________________________________________________
§ 86
Övriga frågor
Mikael Lidén väckte fråga om samordning av träff med revisorer och kommunföreträdare i samband med bolagsstämman. Christina Backman informerade om en modell som Göteborgs kommun har.
Ordförande och VD fick i uppdrag att undersöka möjligheterna inom Vara kommun.
