15.2. Bilaga 1. Förstärkt manadsrapport, Kommunstyrelsen

(1)

Förstärkt månadsrapport april 2017

Kommunstyrelsen

(2)

Innehållsförteckning

1 Ekonomisk uppföljning ... 3

1.1 Prognos KS ... 3

1.2 Kommentar till helårsprognos, utfall och budget ... 4

1.3 Exploateringsprognos ... 5

1.4 Investeringsprognos ... 6

2 Viktiga förändringar ... 7

3 Nya data och resultat ... 8

4 Återsökning av statsbidrag ... 9

5 Åtaganden ... 10

5.1 Ansvarsfull ekonomi ... 10

5.2 Näringsliv och arbetsmarknad ... 10

5.3 Förebyggande insatser och omsorg ... 11

5.4 Miljö och samhällsutveckling ... 11

5.5 Kommunikation ... 13

6 Uppdrag ... 15

6.1 Kommunstyrelsens beredning av nämndernas uppdrag ... 18

7 Riskhantering - internkontroll ... 19

7.1 Administration ... 19

7.2 Ekonomi... 19

7.3 Generell ... 20

7.4 Inköp ... 20

7.5 Fakturahantering ... 20

7.6 Arkivering och gallring ... 21

(3)

Kommunstyrelsen, Förstärkt månadsrapport 3(21)

1 Ekonomisk uppföljning

1.1 Prognos KS Prognosrapport 2017 KS

Budget 2017

Period- utfall

Prognos

apr Utfall % Budget- avvikelse

Prognos mar KOMMUNSTYRELSEN

Intäkter -166 638 -68 367 -169 548 41 2 910 -168 721

Kostnader 345 605 106 594 347 375 31 -1 770 347 476

Netto (tkr) 178 967 38 227 177 826 21 1 141 178 755

Resultat (tkr) per rapporteringsområde Politisk verksamhet

Intäkter 0 0 0 0 0 0

Kostnader 24 131 7 593 24 095 31 36 24 095

Netto (tkr) 24 131 7 593 24 095 31 36 24 095

Kommunledning

Intäkter -100 725 -43 238 -102 935 43 2 210 -102 408

Kostnader 203 587 61 790 205 427 30 -1 840 205 524

Netto (tkr) 102 862 18 551 102 492 18 370 103 116

Stadsbyggnadsavdelningen

Intäkter -60 351 -23 311 -61 051 39 700 -60 751

Kostnader 72 288 22 591 72 288 31 0 72 288

Netto (tkr) 11 937 -720 11 237 -6 700 11 537

Kommunrevisionen

Kostnader 1 672 132 1 672 8 0 1 672

Netto (tkr) 1 672 132 1 672 8 0 1 672

Samarbetsorgan

Kostnader 3 315 1 087 3 315 33 0 3 315

Netto (tkr) 3 315 1 087 3 315 33 0 3 315

Räddningstjänst

Intäkter -5 562 -1 817 -5 562 33 0 -5 562

Kostnader 40 612 13 286 40 578 33 34 40 583

Netto (tkr) 35 050 11 468 35 016 33 34 35 021

Prel.kostnader-interna 0 116 0 0 0 0

Diff/felkonteringar 0 0 0 0 0 0

(4)

1.2 Kommentar till helårsprognos, utfall och budget Helårsprognos jämfört med budget och föregående prognos

Kommunstyrelsen prognostiserar ett överskott om 1,1 miljoner kronor. Överskottet är högre än föregående prognos (0,2 mkr).

Anledningen till resultatförbättringen är stadsbyggnadsavdelningen som förbättrar sin prognos då markförvaltning rapporterar högre intäkter samt

kommunledningsverksamheter som främst väntar lägre kostnader för projektet överföring till e-arkiv som inte kunnat påbörjas på grund av vakant tjänst.

Utfallet jämfört med riktvärde och prognos

Utfallet jämfört med riktvärdet efter fyra månader ska uppgå till 33 procent av årets budget. Kommunstyrelsens utfall till och med april uppgår till 21 procent. Detta beror främst på lägre kostnader för utredningar, konsultkostnader och personalkostnader under årets första fyra månader. Intäkterna för markförvaltning ökar, interndebiteringen har varit hög under början av året och kostnaderna för denna interndebitering har till större andel än tidigare hamnat i exploateringsverksamheten och inte i driftbudgeten.

Planfakturering för Q4-2016 har intäktsförts på 2017.

I prognosen beräknas kommunledningens kostnader för personal och konsulter öka under senare delen av året.

Prognosbedömning

En del av de ökade kostnaderna i prognosen kan ses som något osäkra då det gäller nya tjänster som ska tillsättas. En bedömning är gjord utifrån när det kan vara rimligt att de tillsätts. Dessutom finns konsultuppdrag planerade som ännu inte är beställda.

Kommentarer till prognos per rapporteringsområde Kommunledning

Kommunledning har sänkt sin prognos sedan mars och väntar ett överskott om 370 tusen kronor. Detta beror främst på lägre kostnader, bland annat för projekt som inte väntas upparbeta lika höga kostnader under året som budgeterats.

Kommunledning har en högre prognos vad gäller intäkter än budget då del av kommunstyrelsens personalkostnader ska belasta de nystartade bolagen och därmed faktureras. Högre kostnader väntas på grund av nytillkomna tjänster och för

konsultuppdrag. Detta balanseras något av lägre kostnader på grund av vakanser.

Stadsbyggnadsavdelningen

Stadsbyggnadsavdelningen sänker prognosen i april från 11,5 miljoner kronor till 11,2 miljoner kronor. Denna justering är föranledd av högre intäkter för markförvaltning.

Kostnaderna för översiktlig planering förväntas bli högre än budget vilket är en direkt effekt av intensivt arbete med Översiktplan 2018. Kostnaderna för strategisk

trafikplanering och strategisk infrastrukturplanering förväntas bli lägre än budget

eftersom den rollen fortfarande är vakant (tillträder i maj). Dessa effekter bedöms dock

ta ut varandra.

(5)

Stadsbyggnadsavdelningens utfall ligger på -6 procent. Det finns tre huvudsakliga förklaringar till detta. Intäkterna för markförvaltning ökar och exempelvis har ett nytt arrendeavtal tecknats med SEOM. Interndebiteringen har varit hög under början av året.

Kostnaderna för denna interndebitering har till större andel än tidigare hamnat i exploateringsverksamheten och inte i driftbudgeten. Andelen detaljplaner som klassas som exploateringsprojekt är högre, och andelen driftplaner är lägre än förra året.

Planfakturering för Q4-2016 har intäktsförts på 2017.

Eventuell omdisponering av budget

Planerade åtgärder vid eventuella underskott

1.3 Exploateringsprognos Exploatering exkl Väsjön

Exploatering exkl

Väsjön (Mkr) Budget 2017 Prognos 2017 Avvikelse

Inkomster 135 115 -20

Utgifter -79 -53 26

Netto 56 62 6

Prognostiserade inkomster för 2017 minskar med 20 miljoner kronor mot budget.

Markförsäljning i kvarteret Tårpilen har skjutits på framtiden på grund av överklagad detaljplan. Markinkomsterna för Kappetorp bedöms dock ge högre inkomster än budgeterat.

Utgiftssidan 2017 minskar med 26 miljoner kronor mot budget. Åtgärder på allmän plats i kvarteret Tabellen har skjutits på framtiden och en tänkt ombyggnation av en korsning i kvarteret Tidskriften har pausat på grund av förbifarten. Även genomförande i kvarteret tabellen förskjuts på framtiden i och med att detaljplanen är överklagad.

Netto har det budgeterade överskottet om 56 miljoner kronor nu ökat till 62 miljoner

kronor för exploateringsverksamheten, en förändring på 6 miljoner kronor.

(6)

Väsjön

Väsjön (Mkr) Budget 2017 Prognos 2017 Avvikelse

Inkomster 129 22 -107

Utgifter -260 -297 -37

Netto -131 -275 -144

Jämfört med budget 2017 är prognosen april sänkt från -131 miljoner kronor till -275 miljoner kronor vilket innebär en för året försämring med 144 miljoner kronor jämfört med budget. Avvikelsen beror på;

• Södersätra Kastellgården, en förskjutning av inkomster för

gatukostnadsersättningar till 2018 (-105 mkr) samt förskjutning av kostnader (- 10 mkr). Total förändring -115 miljoner kronor. Påverkar inte projektets sluttotal.

• Restaurering Väsjön, en förskjutning av kostnader på grund av tidigareläggning av arbete -15 miljoner kronor. Påverkar inte projektets sluttotal.

• Övrigt -13 miljoner kronor, mindre positiva och negativa ändringar. Påverkar inte projektets sluttotal.

Total prognos Väsjön (till och med 2025):

I prognos april har den totala budgeten för Edbergs idrottsområde minskat med 103 miljoner kronor, vilket avser den del av projektet som ska ligga på KFN. Detta påverkar inte prognosen för 2017 men innebär att totala Väsjöprojektet slutresultat förbättrats till -62,6 miljoner kronor, att jämföras med prognosen februari -165,4 miljoner kronor.

1.4 Investeringsprognos

I tidigare prognos fanns investeringar gällande möbler och anpassning efter flytt till plan 7 där ekonomiavdelningen nu sitter samlad. Det visade sig att kostnaden blev lägre än beräknat och därför tas medel från driftsbudgeten.

Tre miljoner kronor av investeringsbudgeten var avsatta för nytt inpasseringssystem i Turebergshuset. Då huset behöver renoveras är projektet uppskjutet.

Investeringar Årsbudget Årsprognos Avvikelse

Investeringslimit (mkr) 5,2 0 5,2

(7)

2 Viktiga förändringar

Stadsbyggnadschefen kommer att vara tjänstledig under hösten varvid

förvaltningschefen för TFK går in som Tf Stadsbyggnadschef. Samtidigt förstärks

stadsbyggnadsavdelningen med en administrativ chef.

(8)

3 Nya data och resultat

PwC har på uppdrag av kommunens förtroendevalda revisorer granskat kommunens årsredovisning för 2016. Uppdraget är en obligatorisk del av revisionsplanen för år 2016.

Syftet med granskningen är att ge kommunens revisorer ett underlag för sin bedömning av om årsredovisningen är upprättad i enlighet med lagens krav och god

redovisningssed samt om resultatet är förenligt med de mål fullmäktige beslutat.

Årsredovisningen bedöms i allt väsentligt redogöra för utfallet av verksamheten, verksamhetens finansiering och den ekonomiska ställningen. Kommunen lever upp till kommunallagens krav på en ekonomi i balans och förvaltningsberättelsen innehåller den information som ska ingå enligt lag om kommunal redovisning och god

redovisningssed.

Årets resultat är delvis förenligt med fullmäktiges mål för god ekonomisk hushållning i det finansiella perspektivet. Två av de tre finansiella målen för 2016 är uppfyllda och ett av målen är inte uppfyllt.

Utifrån årsredovisningens återrapportering bedöms att verksamhetens utfall delvis är förenligt med fullmäktiges övergripande mål för verksamheten. Av de åtta

verksamhetsmässiga målen för 2016 uppges ett vara helt uppfyllt och sju stycken vara delvis uppfyllda. Kommunstyrelsen gör i förvaltningsberättelsen bedömningen att Sollentuna kommun uppfyller de uppsatta kriterierna tillräckligt för god ekonomisk hushållning gällande verksamhetsåret 2016.

Räkenskaperna bedöms i allt väsentligt är rättvisande. De fel som noterats bedöms inte som materiella och påverkar därför inte bedömningen av räkenskaperna för år 2016.

Årsredovisningen är i huvudsak upprättad enligt god redovisningssed.

(9)

4 Återsökning av statsbidrag

Stadsbyggnadsavdelningen kommer att söka ”byggbonus”, ett bidrag för bostadsbyggande som Boverket ger ut och betalas ut i slutet av 2017.

Stadsbyggnadsavdelningen driver även ett EU-projekt, LIFE. Totalt kan bidraget uppgå till cirka 4,7 miljoner kronor (under 5 år) varav vattenplanen har ca 1,7 miljoner kronor.

Vattensamverkansnätverket ska söka bidrag för ett lokalt åtgärdsprogram från

Länsstyrelsen, 800 000 kronor under 2017-2018. Det avser dock det nätverk bestående av alla kommuner som har avrinningsyta mot Edsviken och kommer kommunen till godo i form av renare vatten.

Linbaneprojektet har fått 1,4 miljoner kronor från Naturvårdsverket i december 2016, men om det inte blir någon fortsättning på projektet kan kommunen tvingas betala tillbaka bidraget.

Kommunen erhåller statsbidrag för såväl allmänna val/EU-val som det kommunala

krisberedskapsarbetet men detta är inget som söks utan fördelas ut till kommunerna.

(10)

5 Åtaganden

Fokusområden:

5.1 Ansvarsfull ekonomi

Nämndens åtaganden

Stärka kommunens förutsättningar för att kunna erbjuda tjänster av högsta kvalitet och nå sina mål

Kommentar

Arbete pågår med att skapa bästa möjliga förutsättningar för kommunens verksamheter, en enklare vardag för kommunens anställda.

Ekonomiavdelningens handlingsplan att skapa bästa möjliga förutsättningar för kommunens

verksamheter riktar sig till alla enheter och medarbetare på ekonomiavdelningen. Den är avdelningens huvudhandlingsplan, vilken syftar till att utveckla ekonomiavdelningens grunduppdrag.

Samtliga enheter inom ekonomiavdelningen har kommit igång med sina aktiviteter under det första tertialet och prognosen för helåret är god. Exempelvis har flera strukturerade arbeten för att säkerställa rättvisade redovisning startat, arbetet med att genomföra den nya bolagsstrukturen har kommit igång och de flesta av ekonomiavdelningens system är på väg att förvaltningsetableras. Ny

målstyrningsmodell har tagits fram i bred samverkan med nämnderna och kommunicerats, beslut väntas i juni. En gemensam kvalitetsredovisning har utarbetats och omvärldsanalysen är publicerad på webben.

Administrativa avdelningens handlingsplan enklare vardag för kommunens anställda går enligt plan. IT- enheten arbetar bland annat med att förenkla beställningsförfarande av standardiserade interna och externa tjänster och produkter, utveckling av kommunens digitala samverkan (och därmed delvis även medarbetarnas digitala kompetens) och utveckling av IT-arbetsplatsen. Internservice arbetar med en väg in - Telefoni för interna samtal och att samordna sommarjobbsadministrationen för kommunens chefer.

IT-enheten arbetar för en effektiv och styrbar systemförvaltning på samtliga kontor med etablering av kommunens systemförvaltningsmodell. Arbetet tar tid då det är nya/förändrade arbetssätt och roller som ska anammas. IT-enheten kommer att fortsätta stödja kontoren under året i att etablera organisation (objektägare, förvaltningsledare) samt grundläggande dokument för styrning (förvaltningsplan, förvaltningsspecifikation).

Fokusområden:

5.2 Näringsliv och arbetsmarknad

Medarbetarengagemanget ska öka Kommentar

Strategiskt arbete med kompetensförsörjning pågår, samtliga förvaltningsledare arbetar med att utbilda relevanta målgrupper i systemen. Bland annat sker under 2017 utbildning i nytt arbetssätt i Stratsys – för controllers och chefer.

Stadsbyggnadsavdelningen deltar i Lava (kontaktdagar på KTH) samt i Initiativet (Under paraplyet Initiativet samlas företag och myndigheter som gemensamt – genom arrangemang och opinion – vill locka fler studenter att läsa till ”lantmätare”, det vill säga en utbildning med fokus på juridik och ekonomi i samhällsbyggnadsprocessen).

Arbete för ökad jämställdhet och mångfald pågår och beaktas i rekryteringar och interna sökande kallas till intervjuer. Frågan tas till exempel upp med medarbetare vid medarbetarsamtal, det tas i beaktande i rekryteringsprocesser samt vid sammansättning av olika samarbetskonstellationer på avdelningen.

Kommunövergripande mål:

5.2.1 Kommunen ska vara en aktiv aktör mot näringslivet

Byggherrar som verkar i Sollentuna ska vara nöjda med samarbetet med kommunen

(11)

Kommunstyrelsen, Förstärkt månadsrapport 11(21) Nämndens åtaganden

Kommentar

Intressentlistan har tagits fram som service för byggherrar som är intresserade av att utveckla fastigheter i Sollentuna. Tydligare rutiner för att hålla intresselistan uppdaterad och aktuell har tagits fram och etablerats. Idag finns en ”blankett” på externa webben där intressenter kan fylla i.

Intresselistan har använts i samband med försäljningstävlingen av Väsjö Torg.

Kommunens företag ska uppleva förbättrad service och bemötande från Sollentuna kommun Kommentar

Arbetet med att genomföra en förvaltningsövergripande utbildningsinsats med syfte att förbättra bemötande och service gentemot kommunens företag pågår enligt plan.

Under 2016 beslutade kommunens ledningsgrupp att en gemensam kurs skulle genomföras under 2017 med syfte att diskutera vikten av service och bemötande i kommunens näringslivsarbete.

Förberedelsearbete påbörjades under hösten och vintern 2016. Målgruppen för kursen är tjänstemän inom alla förvaltningar och det är cirka 130 personer som bjuds in till respektive kurstillfälle.

Under 2017 äger fem kurstillfällen rum, fyra övergripande och ett med fokus på entreprenadstyrning.

Det första kurstillfället ägde rum 24 februari med cirka 110 deltagare. Temat då var in- och

omvärldskunskap kring näringslivsarbete och företagsklimat. Nästa kurstillfälle var den 28 april och hade temat bemötande. Under hösten är det tre tillfällen; service på förvaltningsnivå (6/10),

samverkande förhållningssätt (24/11) och ett särskilt tillfälle med fokus på entreprenadstyrning (20/10).

Dessutom finns aktiviteter planerade för året så som bland annat VD-luncher, näringslivsluncher och näringslivsdialoger.

Fokusområden:

5.3 Förebyggande insatser och omsorg Kommunövergripande mål:

5.3.1 Genom förebyggande arbete ge förutsättningar att leva ett tryggt och självständigt liv

Kommuninvånarna i Sollentuna ska känna sig trygga Kommentar

Sollentuna kommun bedriver ett kommungemensamt och strukturerat arbete med trygghetsfrågorna.

Kommunen samverkar med andra organisationer för ett tryggare Sollentuna och under våren har särskilt samarbetet med polisen varit i fokus. Trygghetsfrågor på både nationell, regional och lokal nivå bevakas. Invånares och företagares upplevelse av dels tryggheten i sig, dels kommunens arbete med trygghetsfrågorna har varit prioriterade. Under maj månad genomfördes en välbesökt temaföreläsning (ca 125 besökare) kring trygghetsfrågorna där kommunen och polisen gemensamt informerade om vilka åtgärder och insatser som vidtagits för att öka tryggheten och besökarna fick möjlighet att ställa frågor och komma med synpunkter.

Trygghetsstrategin anger tre prioriterade områden för trygghets- och säkerhetsarbetet, nämligen brottsförebyggande arbete, social hållbarhet och trygga utemiljöer. Dessa prioriteringar är grunden för Projekt Tureberg/Edsberg, samverkansöverenskommelsen med polisen och samarbetet kring metodutveckling inom trygghetsområdet som leds från Nationella BRÅ.

Fokusområden:

5.4 Miljö och samhällsutveckling Kommunövergripande mål:

5.4.1 Arbeta för en god bebyggd miljö

Nämndens åtaganden Minska kemikaliepåverkan

(12)

Nämndens åtaganden Kommentar

Arbete pågår med handlingsplanen arbeta enligt kemikalieplanen och i upphandlingar tillfrågas miljöstrateger för bedömning av vilka krav som ska ställas.

Minska resursanvändningen Kommentar

Tillsammans med SÖRAB utreds möjligheterna för etablering av återvinningscentral inklusive någon form av återbruk på Kronåsen.

Arbeta med Grön IT Kommentar

I kommunens upphandlingspolicy och KLKs styrdokument finns policy för Grön IT. För IT-arbetsplatsen är aktiviteten klar gällande asset management, hur vi hanterar hårdvara och vad som köps in samt vilken livslängd exempelvis en dator ska ha. Rutiner för ansvarsfull återanvändning av hårdvara finns.

Telefonupphandlingen är avslutad med miljökrav för inköp av telefoner och återanvändning av telefoner.

Inom utskriftshantering är "Follow-me" print och dubbelsidig utskrift standard. Kommunikationsplan är framtagen för intern som extern kommunikation. Inom området digitala informationsflöden återstår mycket arbete, det som kan nämnas är en den kommande ”beställningsportalen” kommer att digitalisera och automatisera interna beställningar. Projektet har startat och kommer att pågå till årsskiftet. Inom miljöanpassad upphandling behöver ytterligare diskussioner/analyser genomföras för att kunna ställa rätta krav i relation till kommunen miljöpolicy och kostnader.

Dessutom pågår arbete med hjälp av statistik på skickade brev internt och externt under maj månad och enkät till interna stoppställen kommer att skickas ut första veckan i maj.

Minska avfallet enligt gällande avfallsplan Kommentar

Arbete med handlingsplan pågår och beaktas i pågående detaljplaner.

Hantera förorenade områden Kommentar

Arbetet är påbörjat med ett första möte med MBK och exploateringsenheten. Då uppdaterades en lista över de platser som har identifierats som förorenade och som sedan ska ligga till grund för prioritering av åtgärder.

Öka kännedom om kommunens miljöarbete Kommentar

Arbete med att etablera ett gott samarbete med den nya kommunikationsenheten har landat väl och flyter på som tidigare.

Öka miljökompetens i kommunens verksamheter Kommentar

Arbete med handlingsplan har ej påbörjats utan att arbetet kommer ske till hösten.

God vattenkvalitet som ger förutsättningar för ett rikt växt- och djurliv samt goda rekreationsmöjligheter

Kommentar

Arbetet med Vattenplanen fortgår enligt plan. En projektadministratör ska rekryteras för att avlasta projektet.

Genomföra undersökning om kommunens miljöarbete Kommentar

Arbetet kommer påbörjas under hösten,

Samarbeta med forskningsvärlden inom miljö- och klimatområdet Kommentar

Arbetet har ej påbörjats.

Arbetet med en reviderad översiktsplan ska pågå under 2017

(13)

Kommunstyrelsen, Förstärkt månadsrapport 13(21) Nämndens åtaganden

Kommentar

Intensivt arbete pågår i alla arbetsgrupper. Workshops hålls under vecka 19 med alla förvaltningar och bolag för att fånga in önskemål och behov från alla kommunens alla olika verksamhetsgrenar.

Redaktionellt arbete har inletts med till exempel kartmaterial, text-massor och bildspråk.

Planeringen ska utgå ifrån att 700 bostäder ska bli inflyttningsklara årligen i Sollentuna Kommentar

Pågår enligt plan och ca 500 bostäder beräknas bli inflyttningsklara under 2017.

Kommunövergripande mål:

5.4.2 Minska utsläppen av växthusgaser

Minska energianvändningen i kommunens fastigheter från 2016 med 10 % till 2020 Kommentar

Arbetet är ej påbörjat.

Ställa miljökrav i upphandling och vid inköp enligt ”Regler för miljökrav vid upphandling och inköp i Sollentuna kommun”

Kommentar

Samarbete pågår mellan inköpsenheten och miljöstrategerna vid upphandlingar där miljökrav ställs.

Minska de fossila utsläppen från upphandlade transporter Kommentar

Vid entreprenadupphandlingar ställs miljökrav regelmässigt. En del av dessa krav handlar om utsläpp.

En översyn ska göras för att se om kraven kan skärpas.

Minska klimatpåverkan från byggprocessen Kommentar

Diskussioner har förts inom ramen för vissa projekt som till exempel Väsjöprojektet.

Fokusområden:

5.5 Kommunikation Kommunövergripande mål:

5.5.1 Öka möjligheterna för invånarna att vara delaktiga i kommunens utveckling

Utveckla kommunikationen så att den i större utsträckning sker utifrån vad, när och hur invånarna vill ha kontakt med kommunen

Kommentar

Under januari till april har målgruppsanalysen presenterats för kommunens ledningsgrupp samt vid budgetinternatet med majoriteten. Den 17 maj kommer analysen att presenteras vid ett chefsmöte i kommunen.

På avdelningen har en rad aktiviteter genomförs under de första tertialen; varje kommunikatör har fått ett personligt mål om att arbeta med målgruppsanalysen i sitt löpande arbete, en gemensam workshop har genomförts för en fördjupad analys av underlaget och en ytterligare är planerad till mitten av maj.

Utifrån dessa workshops kommer gemensamma aktiviteter tas fram för det fortsatta

implementeringsarbetet samt att respektive kommunikatör ska bryta ned materialet för att se hur det kan användas kopplat till sin förvaltning/avdelning.

Kommunens service ska kännetecknas av gott bemötande, hög tillgänglighet och god återkoppling till kund

(14)

Nämndens åtaganden Kommentar

I syfte att utveckla servicen gentemot politiken genomför kansliet löpande ett systematiskt

förbättringsarbete och olika aktiviteter vilka förväntas effektivisera enhetens arbetsprocesser liksom att höja servicens kvalité och effektivitet på ett långsiktigt och hållbart vis.

Kontaktcenterpersonalen har varit med på ett möte angående service och tillgänglighet. Där en plan för hur kontaktcenterpersonalen ska följa med det samtal de kopplar vidare tagits fram, och vid ej svar - ta ett meddelande till handläggaren och skicka detta i Service now till handläggaren. Detta kräver dock att varje kontor använder sig av samma ärendehanteringssystem som kontaktcenter (i dagsläget Service now). Därför är denna handlingsplan beroende av handlingsplanen kring "Service now till alla kontor".

Digitala metoder för service, kommunikation och insyn ska utvecklas för att underlätta vardagen för kommunens målgrupper

Kommentar

I stort går aktiviteter kring kommunens digitala utveckling framåt enligt plan.

Aktiviteter rörande e-tjänsteplattform och e-tjänster ligger i stort sett enligt plan.

Aktiviteter inom Utveckling av kommunens IT-infrastruktur avser att skapa förutsättningar för säker och stabil drift och fokus blir många gånger att säkerställa att förändringar kan ske med ingen eller

begränsad verksamhetspåverkan. Därav avbröts uppgradering av integrationstjänsten. Uppgradering av inloggningstjänst (Portwise) och kontoprovisionering (FIM) sker enligt plan men med något förlängd tidshorisont avseende kontoprovisionering då leverantören haft viss personalomsättning. I tre av aktiviteterna väntar vi på avropsförslag från Tieto där en aktivitet har eskalerats inom Tieto av oss.

Årsredovisningen är publicerad på externwebben och i samband med det utvecklades sidorna om just årsredovisning men även om mål och resultat på webben. Avsnittet om kvalitet och utveckling på externwebben har utvecklats. En handbok i verksamhetsstyrning är under framtagande och kommer ha sin plats på Solsidan.

Digitaliseringen av detaljplaner bedöms vara slutfört innan årsskiftet

(15)

6 Uppdrag

Lägesrapport kring eventuella uppdrag från KS/KF. Avsnittet kan innehålla uppdrag som är rapporterade till nämnd (dvs. avslutade) men fortfarande under beredning av KLK för återredovisning till KS/KF.

Uppdrag

Datum (beslutat) för återredovi sning till uppdrags givare

Status Kommentar

Uppdrag om utredning av fastighetsöverlåtande avseende fastigheten Centrum 2

AU 2015- 05-25

Uppdraget kommer att beaktas i samband med att delningsplanen för Sollentunahem tas fram under våren 2017.

Kommunledningskontoret får i uppdrag att i samråd med SEOM utreda om

renhållningsordnignen ska revideras samt en eventuell kompensation till

fastighetsägare som får ändrat hämtningsställe. (Tidigare:

Uppdrag att revidera gällande renhållningsordning)

Ej tidsatt Vi inväntar att nya lagförslag ska beslutas av riksdagen. Lagförslagen hanterar ansvarsfördelning mellan FTI och kommunerna.

Uppdrag om skyltning vid Norrortsleden och E4

KS 2015- 09-07

Det utökade uppdraget

ska redovisas

under hösten

2016

Uppdraget löper på under 2017 i väntan på besked avseende ett par bygglov från Länsstyrelsen i Stockholm.

Uppdrag att ta fram en plan för gymnasieutbildning i Sollentuna kommun - ny utredning 2019

2019-12- 31

Uppdraget genomförs under 2019 enligt plan.

Uppdrag att ta fram en integrationsplan

Våren 2016 (12/5

KF)

Integrationsplanen behandlades av kommunstyrelsen 2017-05-08.

Reviderat reglemente för Sollentuna ungdomsråd- uppföljning

2017-12- 15

Revidering av reglemente enligt ärende 2017/0077 Reviderat reglemente och justering av budgetram för Sollentuna ungdomsråd (SUR). Antas i KF 16 mars 2017.

Efter sommaren 2017 bestäms hur reviderinen läggs upp inför hösten.

KS ger KLK i uppdrag att utreda förutsättningarna för att upplåta mark med äganderätt eller tomträtt i en form som långsiktigt säkerställer användningssättet till LSS- boenden och

äldreboenden

Framgår ej av beslutet

Detta uppdrag behandlas i delar inom ramen för andra uppdrag om försäljning eller upplåtelse av verksamhetsfastigheter.

Beredning pågår och kommer att avrapporteras i etapper.

Ekonomiavdelningen leder den beredningen, strategiska enheten och kommunjurist bistår.

(16)

Uppdrag

Uppdrag att se över och komma med förslag på revidering av Regler för bidrag ur

kommunstyrelsens särskilda medel för verksamhets- och arbetsrelaterade resor utomlands-

Internationaliseringsbidrag.

2016-09- 26

Utkast på nytt regelverk finns framtaget men behöver kvalitetsäkras ytterligare något. Planen är att ett beslutsärende ska gå upp i kommunstyrelsen före sommaren.

Uppdrag att genomföra nästa lönekartläggning efter avslutad löneöversyn 2017.

2017-06- 30

Lönekartläggningen påbörjad med att identifiera tjänstegrupper och arbetsvärdera tjänster.

Kommunledningskontoret får i uppdrag att ta fram en vattenplan i enlighet med projektdirektiv som bifogats tjänsteutlåtande daterat 2016- 06-29

Ej angivet i beslutet

Arbete med Vattenplan pågår. Sollentuna har fått EU-bidrag för att genomföra dels denna vattenplan, dels bottenbehandling av Norrviken.

Kommunstyrelsen uppdrar till KLK att ta fram en

markutvecklingsstrategi för utveckling av kommunens mark och att bedriva en aktiv fastighetsutveckling i syfte att frigöra byggrätter.

Återrapportering ska ske till kommunstyrelsen årligen i samband med tertialsrapport 2, med början 2017.

Löpande årligen med start

2017 i tertialsrapp

ort 2

Uppdraget kommer redovisas i samband med tertial 2.

Kommunstyrelsen uppdrar till KLK att i den kommande revideringen av projektdirektivet för Väsjön lägga in att antal byggrätter för hyresrätt, vilka bör upplåtas med tomträtt, bör vara i spannet 250-500.

Återrapportering av ovanstående ska ske till KS årligen i samband med tertialsrapport 2, med början 2017.

Löpande årligen med start

2017 i tertialsrapp

ort 2

Av förslaget till det reviderade direktivet framgår att projektet kommer att lägga in ett antal hyresrätter vilka kan upprättas med tomträtt. I den nu aktuella

markförsäljningstävlingen för Väsjö torg ingår 150 bostäder som skall upplåtas med hyresrätt. Men den här gången föreslår vi att marken säljes så att vi använda priserna för att göra en bedömning av tomträttsavgäld i nästa etapp av markanvisning.

Kommunstyrelsen får i uppdrag att utreda vidare omfång på och finansiering av

internserviceverksamheter i kommunen.

2017-02- 01

Kommunstyrelsen fattade 2017-03-16 beslut om att frågan om centraliserad internservice skulle hanteras i samband med renovering och ombyggnation av Turebergshuset. Uppdraget är därmed avslutat denna gång.

Boenden för ensamkommande barn och nyanlända i Sollentuna

Inget slutdatum

angivet i beslutet

Under 2016 har kommunen arbetat med att ta fram olika boendelösningar för

ensamkommande barn och nyanlända. Alla som behövt bostad i Sollentuna kommun har fått det. Boendeformerna har sett olika ut men behoven är tillfredsställda.

(17)

Kommunstyrelsen, Förstärkt månadsrapport 17(21) Uppdrag

Kommunledningskontoret får i uppdrag att vidare undersöka olika möjligheter till samordning av kommunens bilinnehav samt presentera ett förslag på hur samordningen ska organiseras.

Inte angivet.

Planerat till KS i oktober

2017

Beredning av ärendet pågår av stadsbyggnadsavdelningen och administrativa avdelningen gemensamt.

Kommunstyrelsen får i uppdrag att bereda försäljning av kommunägda skol- och förskolefastigheter där

verksamheten bedrivs av privat huvudman. Kommunstyrelsen ger kommunledningskontoret i uppdrag att undersöka intresset hos de fristående aktörer som bedriver verksamheter i skolor och förskolor i kommunägda fastigheter att dels förvärva fastigheterna där respektive verksamhet bedrivs och dels förlänga hyresavtalet på oförändrade villkor.

2017-12- 31

Delrapportering till KS har skett. Vi har tagit in intresseanmälningar från

verksamhetsutövare.

Försäljningsuppdraget har preciserats genom beslut i KF. Nästa delrapportering till KS sker i maj.

Kommunledningskontoret får i uppdrag att genomföra en översyn av kommunens tjänstemannaorganisation och återrapportera resultatet till kommunstyrelsen senast i januari 2018.

Januari 2018

Utredningsuppdraget kommer att genomföras av extern konsult. En anbudsförfrågan har gått ut till fyra konsultföretag. Planen är att

upphandlingen ska vara klar runt 1 juni så att konsulten kan börja arbeta direkt efter semestrarna.

Kommunstyrelsen får i uppdrag att utreda hur kommunens webb kan förses med basinformation på andra språk med KLKs tjänsteutlåtande 2017-01-09 som grund. KF delegerar till KS att avgöra frågan när

utredningen genomförs.

KS 9 oktober

2017

Påbörjas i mitten av maj.

Kommunledningskontoret får i uppdrag att genomföra en förstudie avseende elektronisk handel, s.k. E-handel.

Förstudien finansieras inom KLKs budget för 2017. En avrapportering gällande finansieringen görs i samband med delårsrapporten 2017.

2017-10- 30 avseende finansierin

gen

En resurs för att arbeta med förstudien är rekryterad och påbörjar sitt uppdrag efter sommaren. Förstudie beräknas pågå fram till tidig vår 2018.

(18)

6.1 Kommunstyrelsens beredning av nämndernas uppdrag

Uppdrag

Uppdrag åt kultur- och fritidsnämnden om att utreda behov av idrottsanläggningar inom Väsjöområdet

KS 2015- 06-01

Ansvarsfördelningen mellan kontoren har retts ut. Tjut kan skrivas fram före sommaren.

Budgetuppdrag om det framtida Edsvik

KF 2016- 12-01 (Årsskiftet -

17)

Enligt beslut ska KFN lämna en ny tidsplan för återrapporteringen i samband med förstärkt månadsrapport. Efter det sker löpande rapportering i delårsrapport och verksamhetsberättelse.

Uppdrag att återkomma med redovisning enligt kommunens ANDT-policy.

KF 2017- 05

Socialkontoret har lämnat in underlag till KLK och ärende kommer att skrivas fram innan sommaren.

Utredningsuppdrag för fler Sollentunabor i arbete

Uppdraget ska återredovis as löpande

i samtliga delårsrapp orter och årsredovis ningar

Beredning sker i samband med

återrapportering vid delårsrapporter och årsredovisningar, i samverkan med ekonomiavdelningen.

Fullmäktige uppdrar åt UAN att i samverkan med BUN och SN genomföra förslaget om lokalt anpassad introduktion för vuxna och ensamkommande barn och unga. Uppdraget ska

återrapporteras löpande i samband med

tertialsrapporterna.

Löpande i samband

med tertialsrapp

orterna.

Slutdatum uppdateras vid varje årsskifte.

De aktuella nämnderna som har uppdraget rapporterar status och nuläge via sina förstärkta månadsrapporter med deadline i mitten av maj. En sammanställning av den rapporteringen går till kommunstyrelsen i samband med den förstärkta

månadsrapporten på kommunövergripande nivå. Ingen separat beredning sker inom detta uppdrag.

Uppdrag till utbildnings- och arbetmarknadsnämnden och socialnämnden att vidta åtgärder för att underlätta nyanländas väg in på arbetsmarknaden.

31 maj 2017 till KS

Arbetet följs och kommer redovisas för KS 12 juni.

(19)

7 Riskhantering - internkontroll

Nedan följer en lägesrapport kring internkontrollarbetet 2017. Färgsymbol avseende brister/avvikelser används endast för kontroller med färdiga resultat eller delresultat. En sammanfattande analys av hela internkontrollarbetet 2017 lämnas i nämndens

Verksamhetsberättelse 2017.

7.1 Administration

7.1.1 Delegationsbeslut hanteras inte i enlighet med nämndernas

delegationsordning samt reglerna i kommunallagen (Beslut KS 2016-09- 05)

Kontroller

Kontroll att delegationsbeslut avseende anställningar anmäls korrekt till nämnd (Beslut KS 2016-09-05)

Ingen avvikelse

Hur?

Säkerställa att anställningsuppgifter från personalavdelningen anmäls till nämnd.

När?

Löpande under 2017. Tertialvis rapportering till KS.

Kommentar

Anställningsuppgifter från personalavdelningen gällande perioden 2016-10- 01-2016-12-31 har korrekt anmälts som delegationsbeslut till kommunstyrelsens sammanträde 2017-03-06.

7.2 Ekonomi

7.2.1 Kommunen går miste om intäkter i form av ersättningar avseende flyktingverksamhet (Beslut KS 2016-09-05)

Kontroller

Säkerställa eftersökning av statsbidrag och andra ersättningar avseende

flyktingverksamhet (Beslut KS 2016-09-05)

Ingen avvikelse

Hur?

Säkerställande av interna rutiner och andra aktiviteter inom ramen för risken/kontrollen.

När?

2017. Tertialvis rapportering till KS.

Kommentar

Inte aktuellt för kommunstyrelsen.

(20)

7.3 Generell

7.3.1 Del av organisationen eller viss tjänsteutövning utsätts för oegentligheter (Beslut KS 2016-09-05)

Kontroller

Identifiera del av organisationen eller typ av tjänsteutövning som kan vara särskilt utsatt för risk för korruption och oegentligheter (Beslut KS 2016-09-05)

Inte kontrollerat

Hur?

Analys och diskussion inom respektive förvaltning. Förvaltningen väljer tillvägagångssätt.

När?

Januari - augusti 2017. Tertialvis rapportering till KS.

Kommentar

Analys och diskussion kommer att ske inför delårsrapporteringen.

7.4 Inköp

7.4.1 Risk att direktupphandling inte genomförs enligt beslutade handläggningsrutiner

Kontroller

Kontroll av att kommunens rutiner för

direktupphandling följs Större avvikelse Hur?

Kontrollerar alla köp mellan 400 000 - 534 000 kr. Kontroll sker av de köp av leverantörer som

kommunen saknar avtal med i relation till det redovisningsformulär som ska skickas in till inköpsenheten vid direktupphandling,

När?

Kontrollen avser hela 2016 och görs i februari 2017 Kommentar

Avtalscontroller har slumpmässigt kontrollerat tio köp för över 400 000 och i endast tre fall var redovisningsblankett inlämnad till inköpsenheten.

Förbättringsåtgärder: i samband med möten påminna inköpssamordnarna om vikten av att följa reglerna för direktupphandlingar samt uppmana att föra informationen vidare till behöriga beställare.

7.5 Fakturahantering

7.5.1 Risk för felaktigt konterad moms vid representation

Kontroller

Moms vid representation Mindre avvikelse Hur?

Aktuella konton kontrolleras för fakturor under två kontrollmånader.

När?

Bokförda poster under september och december 2016.

Kommentar

September och december månad är avstämda 33 poster upptäcktes sex avvikelser där momsen var felredovisad. Under 2017 kommer användarna informeras och utbildas för att öka kunskapen minska felen.

(21)

7.6 Arkivering och gallring

7.6.1 Risk att arkivering och gallring inte sker enligt fastställd dokumenthanteringsplan

Kontroller

Kontroll av arkivering och gallring Större avvikelse Hur?

Kommunarkivarien kontrollerar vilka handlingar som har levererats till arkivmyndigheten/kommunarkivet.

Frågor kring rutinerna för arkivering och gallring ställs till avdelningarnas/enheternas avdelnings- /enhetschef.

När?

Kontrollen ska vara avslutad 31 mars 2017.

Kommentar

Undersökningen visar på en rad brister. Av de dokumenthanteringsplaner som finns är flera föråldrade.

Flera verksamheter saknar dokumenthanteringsplan. Efterlevnaden av de planer som finns är dålig, vilket innebär att viktiga handlingar som ska bevaras aldrig lämnas till kommunarkivet. Ytterligare en anmärkning gäller att det finns IT-system inom kommunstyrelsen som saknar gallringsfunktion. Att allmänna handlingar, för vilka det finns gallringsbeslut, inte kan gallras är särskilt allvarligt när det handlar om personuppgifter.

Kansli- och arkivenheten leder och samordnar den förändringsprocess som är nödvändig för att komma tillrätta med problemen. En långsiktig handlingsplan finns redan för hur arbetet ska bedrivas.