Stig-Roland Fagergård. Utses att justera. Justeringens plats och tid Kommunstyrelseförvaltningen den 15 maj 2018

(1)

G:\KS\Administrativa enheten\Protokoll\Omsorgsnämnden\2018\2018-05-07 - Protokoll från omsorgsnämnden.docx Utdragsbestyrkande

Plats och tid Björken, förvaltningshuset, Nybro, klockan 13.00-16.30

Beslutande Bodil Johansson, ordförande (C)

Stig-Roland Fagergård, vice ordförande (S) Anders Johansson (C)

Ingeli Ivansson (C) Monica Ljungdahl (M) Myrthel Tobiasson (KD) Bodil Bagert (SPI) Milla Dietrichson (S) Martina Andersson (S) Johnny Svedin (SD) Ola Keyser (V)

Övriga deltagande Ann-Mari Johansson, ersättare (C) Ann Harmander, ersättare (M) Ingegerd Lagercrantz, ersättare (S) Catarina Bentsrud, ersättare (S) Boris Tagesson, ersättare (SD)

Mathias Sunnegård, Ensolution, föredragande, § 34 Susanne Vergou, utvecklingsstrateg, föredragande, § 35 Marie Sjöö, verksamhetschef, föredragande, §§ 36-37 och 43 Evelina Widell, ekonom, föredragande, § 37

Mari Rosqvist, verksamhetschef, föredragande, §§ 37 och 41 Monica Antonsson, verksamhetschef, föredragande, §§ 37 och 46 Susanne Fransson, verksamhetschef, föredragande, §§ 37 och 46 Carina Leijon, omsorgschef

Inger Rydbrink, nämndsekreterare

Utses att justera Stig-Roland Fagergård

Justeringens plats och tid Kommunstyrelseförvaltningen den 15 maj 2018

Underskrifter Sekreterare Paragrafer 32-50

Inger Rydbrink Ordförande

Bodil Johansson Justerande

Stig-Roland Fagergård

Bevis

Justeringen har tillkännagivits genom anslag på Nybro kommuns anslagstavla på hemsidan.

Organ Omsorgsnämnden

Sammanträdesdatum 2018-05-07

Datum för anslagsuppsättande 2018-05-15 Datum för anslagsnedtagande 2018-06-08 Förvaringsplats för protokollet Omsorgsförvaltningen, förvaltningshuset, Nybro

Underskrift

Bodil Johansson

(2)

Justerande sign Utdragsbestyrkande

§ 32 Val av justerare

§ 33 Slutrapport av Projekt Samlad arbetsdag – utgår vid dagens samman- träde

§ 34 Kostnad per brukare

§ 35 Kommunens Kvalitet i Korthet 2017

§ 36 Tema för nämnden - hemtjänsten

§ 37 Månadsuppföljning per den 31 mars 2018

§ 38 Redovisning skyddsronder

§ 39 Riktlinjer för språkkrav vid anställning

§ 40 Utseende av dataskyddsombud enligt Dataskyddsförordning

§ 41 Yttrande över granskning av systematiskt brandskydd inom särskilt boende och LSS

§ 42 Utbetalning av föreningsbidrag 2018

§ 43 Information om implementering av IntraPhone

§ 44 Inrättande av kvalitetspris

§ 45 Uppdrag Jutegården

§ 46 Information från omsorgsförvaltningen

§ 47 Nya lokaler för rehab-verksamheten

§ 48 Rapport ”Ej verkställda beslut” kvartal 1 2018

§ 49 Delegationsärenden

§ 50 Anmälningar a-m

(3)

§ 32

Val av justerare

I tur att justera dagens protokoll är Stig-Roland Fagergård (S).

Beslut

Omsorgsnämnden beslutar

att utse Stig-Roland Fagergård (S) till att jämte ordföranden justera protokollet.

____________________

(4)

Justerande sign Utdragsbestyrkande Slutrapport av Projekt Samlad arbetsdag

Ärendet utgår vid dagens sammanträde på grund av sjukdom.

(5)

§ 34 Dnr OMF 2018-33

Kostnad per brukare

Mathias Sunnegård, Ensolution, redovisar resultatet för undersökningen Kostnad per brukare 2017.

Redovisningen avser 2017 års resultat avseende Nybro kommun, medan den avser 2016 års resultat avseende övriga kommuner då det totala resultatet ännu inte är klart.

Hemtjänst

Resultatet för 2017 visar att Nybro kommun ligger bland topp tre av 74 deltagande kommuner. I Kalmar län ingår, förutom Nybro, Kalmar, Högsby och Vimmerby kommuner. Kostnaden per beviljad timme var 469 kronor för 2017, vilket är en minskning jämfört med 2016 då kostnaden var 496 kronor.

Medel för hela undersökningen (2016) var 474 kronor. Kvalitetsundersök- ningen (avser 2016) visar att 95 procent är nöjda med hemtjänsten i sin helhet.

Särskilt boende

Särskilt boende visar ett något sämre resultat. Situationen påverkas bland annat av Kvarnbackens renovering, vilket medför längre köer till särskilt boende. Konsumtionen på boendena har minskat. Flera tackar nej till särskilt boende, vilket kan bero på att hemtjänsten fungerar så bra. Kostnaden per plats i särskilt boende var 1 959 kronor per dygn för 2017, vilket är en ökning jämfört med 2016 då kostnaden var 1 899 kronor per dygn. Medel för hela undersökningen (2016) var 1 899 kronor per dygn. Med få platser på särskilt boende ökar vårdtyngden och därmed kostnaden.

Korttid

Resultatet 2017 uppvisar samma kostnader som tidigare år. Inga nyckeltal redovisas då det är för mycket som ”stör” resultatet.

Beslutsunderlag

Slutpresentation - Kostnad per brukare äldreomsorg 2017, Nybro kommun Beslut

att notera informationen till protokollet.

(6)

Justerande sign Utdragsbestyrkande Utdrag till:

Enhetschefer Verksamhetschefer Akten

2018-05-16

(7)

§ 35 Dnr OMF 2018-27

Kommunens Kvalitet i Korthet 2017 Bakgrund

För 11:e året i rad har Kommunens Kvalitet i Korthet (KKiK) genomförts.

Under 2017 deltog 258 kommuner i undersökningen, som mäter 37 olika faktorer för att värdera kommuners service, kvalitet, effektivitet och med- borgares delaktighet inom olika områden. Kommunens Kvalitet i Korthet är ett nationellt projekt, som omfattar cirka 260 kommuner. Kommunerna ut- manar sig själva genom att ta fram och jämföra resultat för att lära och utveckla verksamheten. Projektet har pågått sedan 2006.

Det grundläggande syftet har sedan starten varit att ta fram ett kunskaps- material som stärker de förtroendevalda i dialogen med medborgarna. Innan projektets start bjöds ett antal kommunstyrelseordföranden in till Sveriges Kommuner och Landsting för att ge sin bild av vilka områden som är väsentliga att ha kunskap om. Område fyra innehåller exempel på erfaren- heter och arbete kring kommunens effektivitet inom äldreomsorg. Området och måtten handlar om att få kunskap om kommunens särskilda boenden och hemtjänst (www.SKL.se).

Beredning av ärendet

Ärendet har handlagts av utvecklingsstrategen Susanne Vergou.

Resultat för Nybro kommun

Särskilt boende

Resultatet från undersökningen visar bland annat att väntetiden för att få plats på ett boende från ansökan till erbjudande om plats är 127 dagar, föregående år låg väntetiden på 126 dagar. Det är flera aspekter som påverkar väntetiden för plats på ett äldreboende. I Nybro kommun finns möjligheten att önska plats. Om en sökande tackar nej till en erbjuden plats blir de väntande i kön igen. Renoveringen/ombyggnationen av Kvarnbacken påverkar också till- gången till boendeplatser. Utökning av platser planeras.

Resultatet visar en försämring gällande möjligheten för äldre att tala sitt modersmål (inklusive svenska) med sin kontaktman. Resultatet är 69 procent jämfört med föregående år då resultatet var 99 procent.

(8)

Resultatet är dock bättre jämfört med riket när det kommer till avlidna, som hade någon närvarande vid dödsögonblicket. Resultatet är 93 procent jämfört med riket som är 89 procent. Resultatet är också bättre jämfört med riket när det kommer till boendeplatser, där den äldre kan påverka tv-kanaler utöver basutbudet i den egna lägenheten. Resultatet är 95 procent jämfört med riket, som är 76 procent. Dock var resultatet 100 procent jämfört med föregående år.

Hemtjänst

Resultatet från undersökningen visar bland annat ett bättre resultat jämfört med riket när det kommer till hur många olika personer som besöker en äldre person med hemtjänst under en 14-dagarsperiod. Resultatet är i likhet med föregående år elva, jämfört med riket som är 15.

Omsorgs- och serviceutbudet inom hemtjänsten visar i stort på samma siffror som föregående år. Det är övervägande goda resultat. Resultatet har för- sämrats när det gäller möjligheten för hemtjänsttagaren att välja man eller kvinna för personlig hygien, möjligheten att välja tid för insats och möjlig- heten att välja personal som talar hemtjänsttagarens språk.

Övrigt

Rapporten går att läsa i sin helhet på SKL.se, Demokrati-ledning-styrning, Kommunens Kvalitet i Korthet. I Kolada finns även nyckeltal samt underlag för analyser och jämförelser.

Beslut

att notera informationen till protokollet samt

att ge omsorgsförvaltningen i uppdrag att återkomma med en redovisning av analysresultatet under hösten 2018

Utdrag till:

2018-05-16

(9)

§ 36

Tema för nämnden - hemtjänsten

Verksamhetschefen Marie Sjöö informerar om hemtjänstens verksamhets- område.

Kvalitetsarbetet

95 procent av kunderna är nöjda med hemtjänsten (jämfört med riket 89 procent), 89 procent av kunderna anger att de känner sig trygga (jämfört med riket 86 procent), 86 procent av kunderna upplever att personalen har till- räckligt med tid (jämfört med riket 82 procent) och 93 procent uppger att personalen kommer på avtalad tid (jämfört med riket 85 procent).

Det pågår dialoger i arbetsgrupperna beträffande bemötande, värdighet, trygghet, kontinuitet och delaktighet på arbetsplatsträffar, team-träffar etc.

IntraPhone

Utveckling av planeringsverktyget IntraPhone är ständigt pågående. Det förser verksamheten med underlag för resursfördelningen vad gäller bemanning, uppföljning av insatser och avvikelser, utveckling av arbetssätt etc.

En enhetschef är avsatt att leda arbetet för utveckling och optimal användning av verktyget.

Nyckelfri hemtjänst

Förvaltningen arbetar för införandet av digitala lås. Det kommer att ge ökad trygghet för kunden då det inte längre kommer att finnas några nycklar att hantera för personalen. Den enda som har en nyckel är kunden. Det digitala låset kan bara användas av behörig personal i samband med besök eller larm.

Pågående uppdrag

De uppdrag man jobbar med just nu inom hemtjänsten är bland annat kontakt- mannaskap, teamarbete, ekonomiuppföljningar, mentorskap för enhetschefer och genomgång av rutiner.

Möjligheter/utmaningar

Ett antal möjligheter/utmaningar har identifierats, exempelvis en bättre resursfördelning, en ökning av kundtiden till 70 procent, rekrytering, kontinuitet, heltid som norm och digitalisering för att nämna några.

(10)

Justerande sign Utdragsbestyrkande Beslut

att notera informationen till handlingarna.

Ajournering

Ordföranden Bodil Johansson (C) ajournerar sammanträdet mellan klockan 14.00-14.30.

(11)

§ 37 Dnr OMF 2017-54

Månadsuppföljning per den 31 mars 2018 Sammanfattning

Årsbudget Ackumulerat

utfall Årsprognos Avvikelse

Intäkter 22 361 6 197 22 461 100

Personalkostnader -242 222 -57 366 -246 661 -4 439

Övriga kostnader -43 326 -11 679 -43 660 -334

Totalt -263 187 -62 848 -267 860 -4 673

Årsprognosen för omsorgsförvaltningen visar ett underskott på -4 673 000 kronor (-5 466 000 kronor). Hemtjänstens personalkostnader är högre än vad budgeten tillåter och skapar underskottet. Förändringen sedan föregående månad är åtgärder som hemtjänsten vidtagit för att nå ett bättre resultat. Hem- tjänstens prognos kommer att granskas noga varje månad och justeras

löpande.

Förvaltningsgemensamt

Förvaltningsgemensamt beräknas vara i balans.

Myndighet & Administration

Myndighet & Administration visar en noll-prognos. I dagsläget finns inget avvikande att rapportera.

Hemtjänsten

Hemtjänsten visar ett underskott på -4 231 000 kronor (-5 085 000 kronor).

Personalkostnaderna är höga i förhållande till de antal timmar som utförs.

Resultatet varierar mellan enheterna likt föregående år. Den arbetade tiden är i flera grupper för hög och vissa grupper redovisar hög andel körtid. Frånvaro i grupperna skapar också högre kostnader.

Åtgärd: Grupper som visar underskott, har fått i uppdrag att lägga om turerna och anpassa schemat efter den bemanning som behövs. Genomgång och analys av planerad tid i IntraPhone pågår med hjälp av den projektledare som tillsatts. Detta görs tillsammans med planerare då det finns ”luckor”, det vill säga oplanerad tid som personal är insatt utan att ha arbetsuppgifter. Genom- gång av beslutade insatser ska göras för att stämma av så att ej beviljade insatser utförs.

(12)

Justerande sign Utdragsbestyrkande Särskilt boende

Särskilt boende visar ett underskott i årsprognosen på -442 000 kronor. En- heterna klarar sin budget. Arbetet med att tillsätta tjänster upp till 0,65 tjänst per plats har gått bra. Underskottet beror på att en korttidsplats köps av annan kommun i väntan på särskilt boende. Chefstjänst har fått tillsättas extra för att två enhetschefer ska kunna arbeta med rekrytering och annat som rör upp- starten av Kvarnbacken senare under året. Flera parametrar är osäkra för året och det kommer att följas. Det handlar om extra korttidsplatser i Fröjdekulla.

Hälso- och sjukvård

Hälso- och sjukvård prognostiserar ett nollresultat. Rehabilitering har inte längre några vakanta tjänster. Sommarbemanningen för sjuksköterskorna är fortfarande ett orosmoment och kommer att följas. Tekniska hjälpmedel har haft höga kostnader, vilka följs och utreds av berörd enhet, underskott be- räknas.

Beslutsunderlag

Månadsrapport - Ekonomi, personal och verksamhet omsorgsnämnd mars 2018

Beslut

Omsorgsnämndens förslag till beslut

att se månadsuppföljningen per den 31 mars 2018 som redovisad samt att uppdra till hemtjänsten att aktivt arbeta med föreslagna åtgärder för att nå ett nollresultat.

Yrkanden

Stig-Roland Fagergård (S) yrkar, med instämmande av Ola Keyser (V)

”att femklövern, till juni-sammanträdet 2018, tar fram en åtgärdsplan för att täcka rådande underskott”.

Anders Johansson (C), Bodil Bagert (SPI) och Bodil Johansson (C) yrkar avslag på yrkandet.

Monica Ljungdahl (M) ställer sig bakom yrkandet.

(13)

§ 37 (forts)

Ordföranden Bodil Johansson (C) konstaterar att det finns två förslag till beslut:

1. Omsorgsförvaltningens förslag till beslut.

2. Stig-Roland Fagergårds (S), med instämmande av Ola Keyser (V) och Monica Ljungdahl (M) yrkande.

Ajournering

På begäran ajournerar ordföranden Bodil Johansson (C) sammanträdet för enskilda överläggningar mellan klockan 15.05-15.15.

Yrkande

Efter ajourneringen, yrkar Anders Johansson (C) som alternativ till

Stig-Roland Fagergårds (S) yrkande, ett gemensamt yrkande för femklövern enligt följande:

”att förvaltningen senast till augusti-sammanträdet 2018 tar fram en åtgärds- plan mot ett eventuellt underskott”.

På fråga från ordföranden om yrkandet kan godkännas, drar Monica Ljungdahl (M) tillbaka sitt stöd för Stig-Roland Fagergårds yrkande.

Ajournering

På begäran ajournerar ordföranden Bodil Johansson (C) sammanträdet för enskilda överläggningar mellan klockan 15.20-15.25.

Efter ajourneringen meddelar Stig-Roland Fagergård (S) att han, med in- stämmande av Ola Keyser (V), kvarstår vid sitt tidigare yrkande.

(14)

Justerande sign Utdragsbestyrkande Propositionsordning

Ordföranden Bodil Johansson (C) konstaterar att omsorgsnämnden är eniga om den första att-satsen i omsorgsförvaltningens beslut, men att det därefter finns två förslag till beslut:

1. Femklöverns yrkande ”att förvaltningen senast till augusti-sammanträdet 2018 tar fram en åtgärdsplan mot ett eventuellt underskott”.

2. Stig-Roland Fagergårds (S), med instämmande av Ola Keyser (V), yrkande ”att femklövern till juni-sammanträdet 2018 tar fram en åtgärds- plan för att täcka rådande underskott”.

Ordföranden ställer förslagen mot varandra och finner att omsorgsnämnden beslutar i enlighet med femklöverns förslag.

Votering begärs och verkställs.

Voteringsordning

Den som röstar på femklöverns förslag, röstar Ja.

Den som röstar på Stig-Roland Fagergårds (S) yrkande, med instämmande av Ola Keyser (V), röstar Nej.

Votering

Följande röstar Ja:

Bodil Johansson (C) Anders Johansson (C) Ingeli Ivansson (C) Monica Ljungdahl (M) Myrthel Tobiasson (KD) Bodil Bagert (SPI) Följande röstar Nej:

Stig-Roland Fagergård (S) Milla Dietrichson (S) Martina Andersson (S) Ola Keyser (V)

Följande ledamot avstår från att rösta:

Jonny Svedin (SD)

(15)

§ 37 (forts)

Voteringen utfaller med sex Ja-röster, fyra Nej-röster och en ledamot avstår från att rösta.

Mot beslutet reserverar sig samtliga ledamöter från socialdemokraterna och vänsterpartiet.

Beslut

att se månadsuppföljningen per den 31 mars 2018 som redovisad samt

att uppdra till omsorgsförvaltningen att senast till augusti-sammanträdet 2018 ta fram en åtgärdsplan mot ett eventuellt underskott.

Utdrag till:

Akten 2018-05-16

(16)

Justerande sign Utdragsbestyrkande Redovisning av skyddsronder

Bakgrund

Kontrollen av att verksamheten klarar kraven i arbetsmiljölagen och i de föreskrifter som Arbetsmiljöverket ger ut, utgör grunden för arbetsmiljö- arbetet.

Kartläggning av arbetsmiljön sker på olika sätt, varav årliga skyddsronder är en del i det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM). Den årliga skyddsronden genomförs under perioden januari-april. För verksamheten används lämpliga checklistor som finns tillgängliga på kommunens intranät.

Efter skyddsrond görs en riskbedömning av de brister som noterats och en sammanställning per område alternativt per enhet, skickas till förvaltnings- ledningen som gör en sammanställning. Arbetsmiljöns fysiska status redovisas bland annat i lokal samverkansgrupp.

Bristerna och dess risker graderas:

Liten risk Åtgärdas inom en 5-årsperiod Måttlig risk Åtgärdas före nästa skyddsrond

Stor risk Omedelbar åtgärd, hälso- och olycksfallsrisk

Riskbedömningen är en avvägning mellan vad som kan inträffa, vilka konsek- venser detta kan få och hur troligt det är att det sker. Utifrån riskbedömningen ska problem åtgärdas.

Resultat

Nedan visas årets resultat jämfört med tidigare år

År Antal

utförda

Liten risk Måttlig risk

Stor risk Totalt

2018 28 59 62 5 126

2017 26 63 61 20 144

2016 17 29 61 9 99

2015 13 8 49 7 64

2014 5 23 23 2 35

(17)

§ 38 (forts)

Sammanfattningsvis kan konstateras att antalet riskbedömningar har ökat mellan 2014-2017. Noteras ska dock att också antalet genomförda skyddsronder har ökat under dessa år, från 5 till 26. Trenden bryts 2018, trots fler genomförda skyddsronder har färre risker fastställts. Omsorgsförvaltningen har inte bara blivit noggrannare med att leva upp till sitt arbetsmiljöansvar, utan också blivit bättre på att åtgärda risker när de uppmärksammas.

De risker som bedömts som stora 2018 är:

 Grönvägsgruppen

Brandutbildning har ej genomförts på flera år för personalgruppen. Bristande kunskaper gällande rutiner vid brand.

Åtgärd: Enhetschef kontrollerar när kommande utbildning är planerad och ansvarar för att brandutbildning genomförs i gruppen. Brandgenomgång i den nya lägenheten är inplanerad med brandskyddsansvarig.

 Stallgården

Efter Nybro Bostads AB:s övertagande av fastigheten, har det uppdagats att snöröjning i brandtrappor och utrymningsvägar inte längre utförs av fastig- hetsägaren. Hänvisning sker till gränsdragningslista mellan förvaltningen och Nybro Bostads AB.

Åtgärd: Möte planeras med Nybro Bostads AB för att klargöra ansvar och säkerställa att problemet är löst till nästa vinter.

 Ekbacken

Hög arbetsbelastning bedöms som en stor risk.

Åtgärd: Att alltid vikariebesätta vakanser.

 Ljunghaga

Kyla i lokalerna – Problem med drag från ventilation och låg temperatur i vissa rum (hjälpmedelsförrådet och hörnrummet i rehabkorridoren).

Byggnaden är gammal med dålig isolering och radon ventilation.

Åtgärd: Dålig luft i lokalerna. En partikelmätning är gjord och ytterligare undersökningar pågår. Problem med torrhet i ögonen och i luftvägar hos med- arbetare, även astmabesvär finns. Provtagning påvisar växt av mögelsporer på tre olika ställen i taket i hjälpmedelsförrådet.

(18)

Justerande sign Utdragsbestyrkande Åtgärd: Tillfällig åtgärd med övertrycksventilation. Oklart hur denna ventilation påverkar radon ventilation, eventuellt tillägg med luftrenare.

Frågan ligger hos Nybro Bostads AB.

Beslut

Utdrag till:

2018-05-16

(19)

§ 39 Dnr OMF 2018-29

Riktlinjer för språkkrav vid anställning Bakgrund

Det har, efter dialog med utbildningsanordnare som erbjuder utbildning med inriktning mot vård och omsorg, framkommit att en riktlinje efterfrågas om vad som är skälig språklig kunskapsnivå för att erhålla en anställning i omsorgsförvaltningen.

Ledningsgruppen har således fördjupat sig i frågan och föreslår en av nämnden antagen accepterad nivå.

Ärendet

Det huvudsakliga skälet till att omsorgsförvaltningen föreslår en fastställd nivå på språkkrav är för att vården och omsorgen ska kunna utföras på ett betryggande sätt för kund/patient, enligt 5 kap. 1 § hälso- och sjukvårdslag (2017:30). Det är även viktigt för sökande och för enhetschefer som ansvarar för rekrytering, att anställning sker på lika villkor.

För omsorgsförvaltningen kommer det i huvudsak att handla om att elever och anställda har godkänt i svenska 1 eller svenska som andraspråk 1.

Tanken är att detta ska gälla vid vikarietjänst eller fast anställning som omsorgsassistent. Dock påverkas rekryteringsförfarandet av utbudet sökande.

Därför föreslås detta som en riktlinje (rekommendation) och inte som ett krav vid anställning.

När någon gör praktik eller går via extratjänst, gäller inte dessa språkkrav.

Om befattningen vårdbiträde införs i verksamheten, är det inte heller säkert att det ställs samma språkkrav. Det måste omsorgsförvaltningen ta ställning till i ett senaste skede då det beror på vilka arbetsuppgifter ett vårdbiträde ska utföra.

Beslutsunderlag

Kunskapskrav Svenska 1 och Svenska som andra språk 1

(20)

Justerande sign Utdragsbestyrkande Beslut

att som riktlinje, följa de krav som ställs i VO-colleges språkkrav eller gymnasieskolans språkkrav för examen på yrkesprogram, där svenska 1 eller svenska som andraspråk 1 är tyngdpunkten för omsorgsförvaltningens verksamheter.

Utdrag till:

2018-05-16

(21)

§ 40 Dnr OMF 2018-24

Utseende av dataskyddsombud enligt Dataskyddsförordning Sammanfattning

En ny Dataskyddsförordning träder i kraft den 25 maj 2018. Förordningen ersätter gällande personuppgiftslag. I förordningens avsnitt 4, artikel 37, ställs kravet att myndigheter och offentliga organ utser ett dataskyddsombud. Här öppnas möjligheten för en ”koncern” att utse ett gemensamt dataskyddsombud.

Ärendet

För att Nybro kommun ska uppfylla Dataskyddsförordningens krav på ett rättssäkert och effektivt sätt, är det av avgörande betydelse med en tydlig organisationsstruktur för detta arbete. Ett sätt att skapa en enhetlig organisationsstruktur kring Dataskyddsförordningen är att utse ett dataskyddsombud för hela den kommunala organisationen (nämnder, styrelser och bolag).

Respektive personuppgiftsansvarig måste ändå ta beslut om detta och anmäla dataskyddsombudets kontaktuppgifter till Datainspektionen.

Ärendets hantering

Kommunstyrelsen beslutade den 26 mars 2018, § 38, att utse kommun-

arkivarien Peter Tinnert till dataskyddsombud från och med den 25 maj 2018.

Samtidigt beslutades även att rekommendera respektive nämnd/kommunägt bolag att från och med samma datum utse kommunarkivarien Peter Tinnert till dataskyddsombud.

Beslut

att utse kommunarkivarien Peter Tinnert till dataskyddsombud från och med den 25 maj 2018 samt

att nuvarande personuppgiftsombuds uppdrag avslutas den 25 maj 2018.

Utdrag till:

Peter Tinnert, kommunarkivarie Akten

2018-05-16

(22)

Yttrande över granskning av systematiskt brandskydd inom särskilt boende och LSS

Bakgrund

En revision av brandskyddsarbetet har gjorts av KPMG på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna. Omsorgsnämnden har att yttra sig över gransk- ningsrapporten och lämna svar till revisionen senast den 15 juni 2018.

Ärendet har beretts av omsorgschefen Carina Leijon och verksamhetschefen Mari Rosqvist.

Yttrande

Omsorgsnämnden kan konstatera, utifrån resultatet av granskningen, att omsorgsförvaltningen bedriver ett gott brandskyddsarbete i enlighet med gällande föreskrifter. Endast ett fåtal delar behöver förbättras.

Nedan beskrivs förvaltningens åtgärder för de rekommendationer som givits i rapporten:

 Att en översyn av tidigare ansvarsförbindelse genomförs

I samband med fastighetsbolagiseringen krävs en översyn av ansvarsför- bindelser med Nybro Bostads AB. Denna översyn och upprättande av nya ansvarsförbindelser pågår mellan enhetschefer och Nybro Bostads AB. Verk- samhetschef följer upp det arbetet och säkerställer därmed att det blir utfört.

 Att processbeskrivning av brandskyddsarbetet och ansvar genomförs Äldreomsorgen har rutin för det systematiska brandskyddsarbetet över året.

Internkontroll sker varje månad enligt en kontrollritning på det särskilda boendet av brandskyddsombud. Kopia av kontrollritningen med anteckningar ges till ansvarig enhetschef.

En gång per år görs en årlig uppföljning av det systematiska brandskyddsarbetet. I dokumentet systematiskt brandskyddsarbete över året står att enhetschef går igenom brandskyddsarbetet en gång per år i november med brand- skyddskontrollant på det särskilda boendet. Efter årlig genomgång av brandskyddsarbetet kontaktas fastighetsägaren för årlig revision.

(23)

§ 41 (forts)

 Tydliggöra utbildningens obligatorium

 Att säkerställa att personalen erhåller utbildning

All personal ska gå på utbildning vart 3:e år. I dagsläget finns det en priori- teringsordning för vilka personalgrupper som ska gå utbildningen i första hand på grund av stor efterfrågan av utbildning. Första prioritet är personal på särskilt boende och korttid. From med nu registreras personal som har gått utbildningen i en kompetensmodul, vilket gör att det blir lätt och följa när personalen senast gick utbildningen och när det är dags för att gå igen.

 Att nämnden och kommunstyrelsen tillser att de får rapportering avseende den årliga uppföljningen av brandskyddsarbetet (intern kontroll)

En årlig rapportering till omsorgsnämnden kommer att läggas in i årsplane- ringen för sakfrågor som kontinuerligt går till nämnd.

Beslutsunderlag

Granskning av systematiskt brandskydd inom särskilt boende och LSS Beslut

att anta yttrandet som sitt eget och överlämna det till revisionen.

Utdrag till:

Nybro kommuns revision Akten

2018-05-16

(24)

Justerande sign Utdragsbestyrkande Utbetalning av föreningsbidrag 2018

Ärendet

Pensionärsföreningar i Nybro kommun har möjlighet att söka bidrag för lokalhyra hos kommunen. Ansökan sker retroaktivt och avser 2017 års lokalhyra. Ersättning betalas ut för motsvarande 40 procent av föregående års hyra, dock ej mer än 50 kronor per medlem. Tillsammans med ansökan ska före- gående års medlemsstatistik, verksamhetsberättelse, balans- och resultat- räkning samt av revisorer underskriven revisionsberättelse bifogas.

Sju pensionärsföreningar har ansökt om bidrag för lokalhyra för år 2017.

Förening Hyreskostnad Beviljat kr Beräkning Alsterbro-Bäckebo PRO 7 260 kr 2 904 kr 40 % Nybro Pensionärers

Bowlingklubb

136 560 kr 1 750 kr medlemsantal SPF Seniorerna Nybro 13 566 kr 5 426 kr 40 % Bridgekamraterna Nybro 10 070 kr 1 400 kr medlemsantal

PRO Nybro 54 302 kr 21 721 kr 40 %

Målerås PRO 2 650 kr 1 060 kr 40 %

Örsjö PRO 2 400 kr 960 kr 40 %

Summa: 35 221 kr

Budget är 50 000 kronor. Beloppet som omsorgsförvaltningen betalar ut i föreningsbidrag för år 2017 är 35 221 kronor enligt gällande regler.

Beslut

att godkänna 2018 års utbetalningar till föreningar motsvarande 35 221 kronor.

Utdrag till:

Akten 2018-05-16

(25)

§ 43 Dnr OMF 2017-7

Information om implementering av IntraPhone

Omsorgsnämnden beslutade 6 februari 2018, § 4, att under 2018 följa upp den fortsatta implementeringen av planeringssystemet IntraPhone.

Verksamhetschefen Marie Sjöö lämnar vid dagens sammanträde en information om det aktuella läget för införandet.

Alla grupper inom hemtjänsten kom igång med användandet av IntraPone under projekttiden.

Enhetschefen Pia Ekdahl har uppdraget att arbeta vidare med utvecklingen av verktyget.

Pia Ekdahl har träffat alla grupper och kartlagt personalens behov av utbildning. I uppdraget ingår att göra manualer och rutiner för att alla grupper ska jobba på samma sätt. Vidare ingår att ta fram informationsmaterial för ny- anställda, att bevaka nyheter, omvärldsbevakning och att utveckla synkning mellan andra digitala verktyg, såsom Procapita och Besched.

Projektet beräknas vara slutfört den 31 december 2018-12-31.

Beslut

att lägga informationen till handlingarna.

Utdrag till:

Akten 2018-05-16

(26)

Justerande sign Utdragsbestyrkande Inrättande av kvalitetspris

Bakgrund

Omsorgsnämnden vill uppmärksamma, uppmuntra och belöna kvalitets- utveckling och goda exempel inom vård och omsorg i förvaltningen och föreslår därför ett kvalitetspris, som delas ut en gång om året. Tanken med kvalitetspriset är att synliggöra goda exempel och att uppmuntra verksamheter som lagt sig vinn om att erbjuda en kvalitativt god vård och omsorg.

Ärendet har handlagts av omsorgschefen Carina Leijon.

Ärendet

Utvecklingsarbetet ska vara kvalitetshöjande för personer som tar emot service, stöd och vård inom omsorgsförvaltningens verksamhetsområden. För att få priset ska man ha gjort något som andra enheter kan få idéer och dra lärdomar av. Det kan handla om nya arbetssätt eller metoder som riktar sig direkt till medborgarna, men det kan också gälla sådant som riktar sig till personalen, eftersom en bra arbetsmiljö och låga sjuktal också är till nytta för medborgarna.

Priset delas ut till en verksamhet, enhet eller arbetsgrupp inom vård och omsorg.

Nominera till priset kan både medborgare och anställda göra.

Prissumman för kvalitetspriset föreslås vara är halvt basbelopp att användas i verksamheten.

Att besluta om priset föreslås en jury bestående av:

 nämndens ordförande

 nämndens vice ordförande

 omsorgsförvaltningens ledningsgrupp

Omsorgsförvaltningens ledningsgrupp bereder de ansökningar och nomine- ringar som kommer in.

(27)

§ 44 (forts) Beslut

att från och med 2018 instifta ett kvalitetspris i omsorgsförvaltningen motsvarande halv prisbasbelopp.

Utdrag till:

2018-05-16

(28)

Justerande sign Utdragsbestyrkande Uppdrag Jutegården

Bakgrund

I Kommunplan 2018-2020 har medel avsatts i teknik- och samhällsbyggnads- nämndens investeringsbudget för ”Vinterträdgård Jutegården”, för 2018 300 000 kronor och för 2019 1 000 000 kronor.

Omsorgsförvaltningen har försökt att finna ett beslutsunderlag från omsorgs- nämnd angående sakfrågan.

Det omsorgsförvaltningen funnit är ett medborgarförslag ställt av Inger Kvillner den 4 april 2011, benämnt ”större glasveranda som ska vara vinterbonad”. I förslaget låg även ett önskemål om en restaurang.

På omsorgsnämndens sammanträde den 13 september 2011, § 83, antar nämnden yttrandet med följande lydelse:

”Omsorgsnämnden har inga invändningar mot förslaget, utan ser det som en positiv idé, som skulle kunna medföra en utökad användning av

Jutegården…” ”Nämnden vill dock påpeka att verksamhetsutveckling i enlighet med förslaget inte ryms inom nämndens nuvarande budget…”

Med beaktande av de remissvar som inkommit från nämnderna, föreslår kommunstyrelsen att kommunfullmäktige ställer sig positiv till medborgarför- slagets intention, men med hänvisning till rådande ekonomiska läge avslå förslaget (kommunstyrelsen den 28 november 2011, § 250).

Någon ytterligare skriftlig historik och beslutsunderlag i frågan har omsorgsförvaltningen inte funnit.

Omsorgsnämndens nuvarande ordförande har meddelat att detta är en fråga som kommit via politiken utifrån den diskussion som var om Jutegården och trygghetsboende på Trädgårdsmästaren 2012/2013. Flera partier gick då till val på att utveckla Jutegården och därför kom summan om en utredning med i investeringsplanen.

Ärendet

Nu finns medel för investeringar i Jutegården budgeterade enligt beskrivning ovan och planändring är klar och därmed kan något göras på Jutegården.

(29)

§ 45 (forts)

Omsorgsförvaltningen bör få lite tid på sig att utreda på vilket sätt investe- ringen på Jutegården ska användas för bästa möjliga kundnytta. Omsorgsför- valtningen föreslår därför nämnden att ge förvaltningen i uppdrag att utreda till vad medlen bör användas.

Beslut

att uppdra till omsorgsförvaltningen att utreda vilken investering som bör göras i Jutegården för bästa möjliga kundnytta.

Utdrag till:

Omsorgsförvaltningen Akten

2018-05-16

(30)

Justerande sign Utdragsbestyrkande Information från omsorgsförvaltningen

a) Rekrytering av IT-strateg

Omsorgsförvaltningen har påbörjat rekrytering av IT-strateg som ersättare för IT-samordnare HSL som går i pension under hösten 2018. Nio kvinnor och sex män har sökt tjänsten, varav två män och två kvinnor är kallade till intervju.

b) Nytt intranät den 3 maj 2018

Sedan den 3 maj 2018 har Nybro kommun ett nytt intranät. Tanken är att det ska fungera som kommunens interna kommunikationskanal, en plats där vi samlar arbetsverktyg och ett forum för gemensamma samarbeten och projekt.

c) Semesterplanering

I dagsläget saknas ett 25-tal semestervikarier till särskilt boende. Svårast är att rekrytera till demensomsorgen, där verksamheten också ställer högre krav på de sökande. Ett 20-tal platser saknas även till hemtjänsten. Någon enstaka sjuksköterska saknas också.

För att underlätta bemanningen under sommaren har personalenheten god- känt erbjudande av ersättning för förskjuten semester.

d) Arbetsmiljön på Ljunghaga

Verksamhetschefen Susanne Fransson redogör för arbetsmiljön på Ljunghaga, där man konstaterat mögeltillväxt i taket i hjälpmedels-

förrådets lokaler. Man har löst detta med övertrycksventilation, men detta är en högst tillfällig lösning. Man provar också att rena luften med hjälp av luftrenare. Beslut är taget att flytta personal som uppvisar symtom. Vid arbete med yttertaket upptäcktes även problem i innertaket, som gör att det inte går att vistas i lokalerna. En kontorsmodul är därför hyrd, där tre kontorsplatser inryms. Vissa rum plastas in att användas som förråd, visst material flyttas in i containrar. Vissa gamla kontorsutrymmen blir också förrådsutrymmen. En lokal, som tidigare varit lägenhet, är tom och går att använda till kontor och utbildningslokal.

e) Medborgardialogen

Än så länge har det kommit in 65 digitala enkätsvar och 70-80 svar på papper. Medborgardialoger på Alsterbro och biblioteket är genomförda.

Kvarstår dialoger i Örsjö, på Jutegården, i Orrefors och på Nybro salutorg.

Sista datum för svar är den 17 maj 2018.

(31)

(32)

Justerande sign Utdragsbestyrkande Nya lokaler för rehab-verksamheten

Bakgrund

I och med ombyggnationen av Kvarnbacken, flyttades rehabiliterings- verksamheten, inklusive hjälpmedelsförråd, tillfälligt till Ljunghaga.

Vid omsorgsnämndens sammanträde den 30 mars 2016, § 29, beslutade nämnden att hjälpmedelsförrådet inte ska förläggas i demensverksamheten på Kvarnbacken. En naturlig följd av det beslutet är att rehabiliteringens med- arbetare finns där hjälpmedelsförrådet finns.

Ärendet

Under tiden som följt efter omsorgsnämndens beslut, har omsorgsförvalt- ningen arbetat för att hitta tillräckligt bra lokaler för rehabiliteringsverk- samheten, tillsammans med kommunens fastighetsstrateg.

En möjlig lösning kan vara att använda de lokaler som omsorgsförvaltningen tömmer då Kvarnbacken står klart.

Fördelen där är att lokalerna ägs av Nybro Bostads AB och att omsorgs- nämnden redan idag står för lokalkostnaderna. Rent logistiskt med leverans av hjälpmedel kan lokalerna bli väl fungerande. Här är även utemiljön viktig i det avseendet att transporter lätt måste kunna komma fram till byggnaden.

Ekbacken utgör knappt 400 kvm och bedömningen är att det bör gå att få ett fungerande hjälpmedelsförråd där med en del ändringar och med tillgång till delar av källaren under Törnvägen.

Beslut

att uppdra till fastighetsstrategen att ta fram ett kostnadsförslag för placering av rehabiliteringsverksamheterna på Törnvägen 5 och Ekbacken samt

att utreda om delar av övriga lokaler kan användas för hemsjukvård och jourrum för sjuksköterskor med flera.

(33)

§ 47 (forts) Utdrag till:

Jon Sjödahl, fastighetsstrateg Akten

2018-05-16

(34)

Justerande sign Utdragsbestyrkande Rapport ”Ej verkställda beslut” kvartal 1 2018

Statistikrapport över beslut enligt 4 kap. 1 § socialtjänstlagen (SoL), som den 31 mars 2018 inte har verkställts inom tre månader från dagen för beslut.

Rapporterade till IVO.

Typ av bistånd Antal dagar från

dagen för beslut Man Kvinna Verkställt/Avslutat

Särskilt boende 188 X X

Särskilt boende 274 X

(35)

Utdrag till:

Akten 2018-05-16

(36)

Justerande sign Utdragsbestyrkande Delegationsärenden

Omsorgsnämnden har överlåtit sin beslutanderätt i vissa ärenden till ord- föranden samt tjänstemän, enligt en av omsorgsnämnden antagen delega- tionsordning. Beslut som har fattats av delegat ska redovisas på omsorgs- nämndens närmast följande sammanträde.

Från 1 mars-30 april 2018 redovisas förteckning över beslut fattade på delegation:

Lagrum Socialtjänstlag

1.2 Bifall SoL Hjälp i hemmet 238 st Bifall SoL Trygghetslarm 45 st Avslag och delavslag SoL 0 st 1.3 Bifall SoL Särskilt boende 15 st Avslag SoL Särskilt boende 1 st 1.5 Bifall SoL Korttidsboende 50 st Avslag SoL Korttidsboende 0 st 1.6 Bifall SoL Dagverksamhet 7 st Avslag SoL Dagverksamhet 0 st Totalt antal bifallsbeslut 355 st Totalt antal avslagsbeslut 1 st Avgiftsbeslut

Antal beslut 1-31 mars

Antal beslut 1-30 april Hemtjänst p 1.7

Hemtjänst p 1.8

142 0

80 0 Särskilt boende p 1.7

Särskilt boende p 1.8

40 2

19 2

Hemsjukvård p 1.7 6 5

Korttid p 1.7 11 11

(37)

att godkänna redovisningen av delegationsbeslut för perioden 1 mars-30 april 2018.

Utdrag till:

Akten 2018-05-16

(38)

Justerande sign Utdragsbestyrkande Anmälningar

a) Protokollsutdrag från kommunfullmäktige den 19 mars 2018, § 48 - Reglemente för föreningsbidrag till pensionärsorganisationer (Dnr OMF 2017-49),

b) Protokollsutdrag från kommunfullmäktige den 19 mars 2018, § 52 - Statistikrapport från omsorgsnämnden över gynnande beslut enligt 4 kap.

1 § SoL, vilka inte har verkställts inom tre månader (Dnr OMF 2014-38), c) Protokollsutdrag från kommunfullmäktige den 19 mars 2018, § 56 –

Fyllnadsval av ny ledamot i omsorgsnämnden efter Ing-Marie Gustafsson (C),

d) Protokollsutdrag från kommunfullmäktige den 19 mars 2018, § 57 - Fyllnadsval av ny ersättare i omsorgsnämnden efter Ingeli Ivansson (C), e) Protokollsutdrag från kommunstyrelsen den 26 mars 2018, § 45 – Upp-

handling av byggnation av äldreboende och trygghetsboende i Nybro (Dnr OMF 2017-86),

f) Protokollsutdrag från kommunstyrelsen den 26 mars 2018, § 47 - Behov av utökat antal boendeplatser för personer med demenssjukdom

(Dnr OMF 2018-3),

g) Protokollsutdrag från kommunfullmäktige den 16 april 2018, § 81 - Nybro kommuns årsredovisning 2017 (Dnr OMF 2018-32),

h) Protokollsutdrag från kommunfullmäktige den 16 april 2018, § 82 - Revisionsberättelse för räkenskapsåret 2017 och revisorernas granskning av årsredovisningen samt beviljande av ansvarsfrihet för styrelsen, nämnderna och de enskilda ledamöterna i dessa organ

(Dnr OMF 2018-32),

i) Protokollsutdrag från kommunfullmäktige den 16 april 2018, § 84 - Över- och underskottshantering i bokslut 2017 (Dnr OMF 2018-32),

j) Protokollsutdrag från kommunfullmäktige den 16 april 2018, § 87 - Program för informationssäkerhet (Dnr OMF 2018-1),

k) Protokollsutdrag från kommunfullmäktige den 16 april 2018, § 91 - Besvarande av två medborgarförslag – Centralt trygghetsboende i Nybro (Dnr OMF 2017-66 och Dnr OMF 2017-76),

(39)

§ 50 (fort)

l) Protokollsutdrag från kommunfullmäktige den 16 april 2018, § 96 - Entledigande från uppdragen som ledamot i omsorgsnämnden och ersättare i individ- och familjenämnden, Lena Johansen (SD), m) Protokollsutdrag från kommunfullmäktige den 16 april 2018, § 97 -

Fyllnadsval av ny ledamot i omsorgsnämnden efter Lena Johansen (SD).