Hansa Financials HansaWorld
Integrerat ekonomi-, CRM- och ERP-system för Macintosh, Windows, Linux, PocketPC 2002 och AIX
Volym 6: Personliga register
CRM, Aktiviteter, Agenda, Kalender och E-post
© 2003 Hansa Business Solutions, London, England All rights reserved 4.0 2003-02-17
Hansa Financials och HansaWorld innehåller antal kraftfulla ekonomi-, CRM- och ERP-system för Windows, Macintosh, Linux, PocketPC2002 och AIX-miljöer.
Hansa Financials och HansaWorld är i stort sett identiska och de har utformats för att göra administration och bokföring så enkelt och effektivt som möjligt.
Oavsett plattform fungerar programmet på samma sätt. Manualen beskriver och illustrerar de områden där plattformarna skiljer sig åt. Övriga illustrationer är hämtade från Macintosh-versionen.
Den här manualen beskriver Hansas funktioner gällande e-post, aktiviteter, agenda och kalender. Innan du läser manualen bör du redan ha bekantat dig med Hansas användargränssnitt (moduler, register, fönster, menyer och knappar), kund- och artikelregister. Det här beskrivs i Volym 1 av manualerna.
Text inom raka parenteser – [Spara], [Avbryt] – refererar till knappar på bildskärmen.
Volym 1: Introduktion
Introduktion Installation av Hansa samt de grundläggande begreppen Arbetsyta Hansas grundläggande komponenter: moduler, register, fönster,
menyer, funktioner, knappar Hansa och ditt företag
Hansas funktioner i ditt företag, integration mellan register och objekt
Börja arbeta Registrering av ingående saldon Kunder Kunder, kundkategorier och rapporter Artiklar Produkter och tjänster, prissättning
Modulen System Inställningar och parametrar. Systemanvändning Volym 2: Accounting
Fakturering Fakturor, inbetalningar och kundreskontra
Leverantör Leverantörsfakturor, utbetalningar och leverantörsreskontra Redovisning Grundläggande redovisning. Verifikat och budget
Valuta Flervaluta i alla moduler Volym 3: Logistik
Order Säljordrar och leveranser. Fakturor från ordrar Inköpsorder Inköpsordrar, inleveranser och inköpspriser Varulager Utleveranser, inleveranser och lagertransaktioner Volym 4: Generella moduler
Inventarier Kontering, avskrivningar, omvärderingar
Kassabok in- och utgående kontanttransaktioner, in- och utbetalningar Konsolidering Flerföretagsrapportering, dotterföretag
Utlägg Betalningar till och från anställda Offerter Skicka offerter, återkoppling, rapporter Volym 5: Specialiserade moduler
Avtal Fakturera periodvis, förnya avtal, avtal från fakturor.
Projekt Projektstyrning, tidsregistrering, budgetering och offerering Produktion Montering i flera nivåer av artiklar från kompontenter.
Serviceorder Hantering av servicelager, fakturering och garantier.
Volym 6: Personliga register
CRM Kontakt- och tidsstyrning. Aktiviteter, agendan och kalendern för att registrera och titta på bokningar i en daglig eller månatlig dagbok eller kalender. Kontaktpersoner. Kundbrev och mailshots. Tidsmål.
E-post Intern e-post, extern e-post, konferenser, chat.
Innehåll
Förord ...II Hur manualerna är organiserade...III
Kapitel 1: CRM (Customer Relationship Manager)... 10
Exempel... 10
Hantering av kontakter ...10
Tidsplanering ...21
Terminologi i manualen ... 27
Struktur och åtkomsträttigheter i modulen CRM ... 28
Inställningar ...29
Introduktion ... 29
Aktivitetsklasser... 29
Aktivitetskonsekvenser... 32
Posthuvud ...33
Delfönster 1 ...33
Delfönster 2 ...34
Aktivitetstyper... 35
Aktivitetstyper, försystem... 37
Användardefinierade fält... 38
Befattningar... 38
Kundklassifikationer ... 38
Kundstatusrapport ... 39
Delfönster 1 ...40
Delfönster 2 ...42
Klassifikationstyper ... 43
Leverantörsstatusrapport... 44
Nummerserier - kundbrev... 46
Texttyper... 47
Registret Aktiviteter ...48
Se aktiviteter ... 48
Delfönster Uppgiftstyp ... 54
Delfönster Symbol ... 57
Delfönster Kund ... 57
Delfönster Projekt ... 58
Delfönster Text... 60
Delfönster Personer ... 61
Skapa aktiviteter från andra register...62
Färdigställa en aktivitet ...65
Agendan... 66
Sidhuvud ... 67
Delfönster Aktiviteter ... 67
Delfönster Filter... 69
Knappraden... 70
Skriva ut agendan ...70
Kalender... 71
Öppna kalendern...71
De fyra kalenderformaten...72
Sexmånadersöversikten (”Översikt”) ... 72
Månadsöversikten... 72
Vecköversikten... 74
Dagsöversikten (”Dagens agenda”) ... 75
Knappen [Ny aktivitet]... 76
Knappen [Rapport]... 77
Om det saknas veckonummer ... 77
Rapporten Personlig kalender... 78
Registret Tidsmål... 80
Registrera tidsmålsposter...81
Använda informationen från tidsmål...84
Registret Kundbrev... 90
Registrera kundbrev ...90
Posthuvud... 92
Delfönster Kunder... 92
Delfönster Huvud... 94
Delfönster Text... 96
Delfönster Adress ... 96
Delfönster Kat. ... 97
Kontrollera och godkänna kundbrev...98
Skriva ut kundbrev...99
Faxa kundbrev ... 106
Menyn Funktioner...107
Brevlista... 107
Sänd e-post ... 107
Skapa aktivitet... 107
Registret Kunder ...109
Registret Kontaktpersoner...110
Posthuvud ... 111
Delfönster Adress ... 112
Skriva ut från informationen från en kontaktperson... 114
Menyn Funktioner... 114
Uppdatera adress ... 114
Kundstatus ... 115
Registret Standardtexter ...116
Underhåll ...117
Introduktion ... 117
Lägg till klass på kunder... 117
Radera klassifikation... 120
Uppdatera kontaktregister ... 120
Dokument ...122
Introduktion ... 122
Aktiviteter ... 123
Kundetiketter ... 125
Kundbrev ... 125
Rapporter ...127
Introduktion ... 127
Aktiviteter, kunder... 128
Aktiviteter, period... 131
Aktiviteter, personer ... 133
Aktivitetstypslista ... 134
Artikel/säljare statistik... 135
Användaraktiviteter ... 135
Brevlista... 138
Födelsedagslista... 138
Personlig kalender...141
Kontaktlista ...142
Kund/artikelstatistik...144
Kundlista...144
Kunder utan aktiviteter...144
Kundstatistik ...145
Kundstatus...145
Telefonlista ...146
Medarbetarstatistik ...147
Vem har köpt/ej köpt...151
Exporter... 153
Introduktion...153
Aktiviteter...154
Kontaktlista ...155
Kontaktlista till 3com Palm 3...156
Kundlista...156
Kapitel 2: E-post ... 160
Sätta upp ett e-postsystem i Hansa... 160
Servern...160
Modulen System, avancerat ...163
Personer...165
Konferens, åtkomstgrupper ...166
E-postlådor ...167
Konferenser ...171
Övriga inställningar...175
Extern e-post...177
Inkommande extern e-post (POP3)...180
Utgående extern e-post (SMTP) ... 187
Kodning ... 188
Aktivera extern gateway ... 189
Backup på gateway... 189
Extern e-post i enanvändarinstallationer ... 191
Skicka och ta emot e-post ... 193
Skicka e-postbrev...198
Skicka extern e-post ... 198
E-postbrev och konferenser... 200
Besvara och förändra e-postbrev ... 203
Markera e-postbrev som oläst... 206
Bilagor ... 206
Skriva ut e-postbrev ... 207
Spara e-postbrev ... 208
Söka efter e-postbrev... 209
Radera e-postbrev ... 210
Lokala e-postlådor ...211
Konfigurering av en lokalt e-postlådesystem... 211
Servern... 211
Klienterna... 211
Använda lokala e-postlådor ... 216
Chat...218
Menyn Funktioner... 219
Bjud in ... 220
Vilka deltar i chatten?... 220
Pip på andra ... 220
Spara som fil... 220
Presentationer ...221
Registrera en presentation ... 221
Läsa presentationer ... 221
Underhåll ...223
Introduktion ... 223
Rensa e-postregister... 223
Automatisk radering av e-postbrev... 225
Tömma e-postkön ... 225
Tömma mappen ”Tmp”... 226
Återskapa raderad e-post ... 226
Rapporter ...227
Introduktion ... 227
E-postalias ... 227
Hansa Financials
HansaWorld
CRM
(inklusive
aktiviteter,
agenda och
kalender)
Kapitel 1: CRM (Customer Relationship Manager)
Modulen CRM (Customer Relationship Manager) är ett enkelt och effektivt verktyg för att hålla reda på kundkontakter, organisera mailshots och för att planera olika typer av aktiviteter. Modulen kan användas för att registrera olika uppgifter och händelser under en arbetsdag, så som kundkontakter för försäljning, support, konsultmöten etc. I Hansa sparas varje aktivitet som en separat post i registret Aktiviteter. Aktiviteterna kan öppnas, återöppnas, förändras och läggas till i kalendern och i agendan. De kan användas som ett planerings- och visningsverktyg för försäljning, eller som ett verktyg för att logga telefonsamtal till kundsupportavdelningen och på många andra sätt.
Som med många andra av Hansas moduler finns en stor flexibilitet och olika användare kommer att utforma den efter deras egna behov.
Det här kapitlet börjar med ett exempel och fortsätter sedan med en beskrivning av registret Aktiviteter, hjärtat av Hansas tids- och kontakt- hanteringssystem. För att hålla dina aktiviteter separerade från andra användares aktiviteter kan inte registret Aktiviteter öppnas förutom från modulen System. Istället kommer du åt aktiviteterna från kalendern, rapporten Personlig kalender och agendan. De beskrivs senare i det här kapitlet. Sedan beskrivs registren Kundbrev och Tidsmål kapitlet avslutas med beskrivningar av de olika dokumenten och rapporterna i modulen CRM.
Exempel
Hantering av kontakter
För att förklara hur modulen CRM fungerar har vi förberett ett litet exempel.
Företaget sysslar med export och har ett antal säljare som kommunicerar via telefon, fax och e-post med både svenska och utländska företag. Vi ska följa en av säljarna under en arbetsdag i modulen CRM.
På morgonen öppnar Anna Pettersson sin Agenda (d.v.s. hennes ”att göra- lista”). För att göra det klickar hon på [Agenda] i Huvudmenyn:
Agendans lista visar aktiviteter av typen Att göra. I praktiken består listan av aktiviteter som Anna ska utföra under dagen (inklusive aktiviteter från tidigare dagar som inte har utförts). Aktiviteter som har markerats som klara kommer inte att visas i agendan. Aktiviteterna är sorterade efter startdatum och tid, men Anna kan förändra det genom att klicka på någon av rubrikerna.
Om listan är lång kan Anna reducera den till att endast visa aktiviteter av en viss typ, kund och eller prioritet genom att använda fälten ovanför listan.
När Anna utför en av de planerade arbetsuppgifterna dubbelklickar hon på texten i den lämpliga raden för att öppna den korresponderande aktiviteten i registret Aktiviteter. På så sätt kan hon påminna sig själv om aktivitetens detaljer innan hon fortsätter.
När arbetet är utfört kan hon registrera resultatet i fältet längst ner i fönstret och markera aktiviteten som klar (se nedan)—
T.ex. var hennes planerade samtal till Roberto Giacomelli på Giacomelli SPA framgångsrikt och kunden visade intresse för de produkter som hon säljer.
Kundens intresse registreras i aktivitetsposten.
Om nödvändigt kan ytterligare information registreras i matrisen på delfönster ‘Text’ (se nedan)—
När aktiviteten sparas och stängs kommer agendan att uppdateras automatiskt.
Den sista aktiviteten har tagits bort eftersom aktiviteter som har markerats som klara normalt inte visas (se nedan)—
Ibland finns det ingen orsak till att öppna en aktivitet för att kunna utföra den.
Det kan t.ex. vara aktiviteter där resultatet inte behöver registreras, inga fler anteckningar måste göras eller där ingen kopia på aktiviteten behöver göras för senare uppföljning. Agendan visar tillräcklig information för att arbetet ska kunna utföras, inklusive anteckningar och kommentarer som är angivna under delfönster ‘Text’. Du kan se de här anteckningarna genom att klicka på pilen till vänster om aktivitetstexten.
Anna gör det på den tredje aktiviteten (se nedan)—
När hon har utfört aktiviteten markerar hon kryssrutan Klar (se nedan)—
Det här sättet att markera kryssrutan Klar kommer inte omedelbart att uppdatera den korresponderande aktiviteten. Anna måste spara Agendan (genom att antingen trycka kortkommandot Shift-Enter eller välja ‘Spara’
från menyn Post) för att aktiviteten ska markeras som klar och tas bort från agendan. Hon kan självklart markera ett flertal rader som klara innan hon sparar.
När Anna igen tittar i sin agenda bestämmer hon sig för att ringa till Harry Engman på Gitarrhuset. Hon dubbelklickar på kolumnen Text för att öppna aktiviteten och få lite mer information.
Textfältet visar att hon ska ringa och göra en uppföljning på en offert som redan har skickats ut och försöka få kunden att beställa. Aktiviteten skapades redan när offerten skickades till kunden med hjälp av funktionen ‘Skapa aktivitet’ från menyn [Funktioner] i offertposten. Funktionen skapar omedelbart en aktivitet som automatiskt bifogar offerten till aktiviteten.
Knappen [Bilagor] (gemet) påminner Anna om att offerten finns bifogad till aktiviteten—
När Anna tittar på aktiviteten kan hon enkelt se offertens detaljer genom att klicka på den här knappen för att öppna listan med bilagor (se nedan)—
Hon dubbelklickar sedan på offerten i listan. Offerten öppnas (se nedan)—
Anna kan konvertera offerten till en order. Hon väljer ‘Skapa order’ från menyn [Funktioner] i offertposten. En order skapas och öppnas (se nedan)—
Nu har Anna med hjälp av agendan kunna flytta sig från modulen Offert till modulen Order, enkelt kunna hitta rätt offert och sedan skapat en order, allt i ett enda steg. Hon kan nu skriva ut en orderbekräftelse, stänga order- och offertfönstren, markera aktiviteten som klar och sedan återvända till agendan.
På andra tider under dagen kommer Anna att bli kontaktad av ett flertal av hennes kunder. Genom att registrera en aktivitet för varje kontakt eller händelse kommer hon snabbt att bygga upp en kontakthistorik för varje kund.
Det betyder att när Roberto Giacomelli från Rom skickar ett fax och klagar över att en leverans saknas, kommer Anna enkelt kunna ta fram en lista över de senaste aktiviteterna gällande Mr. Giacomellis företag. Listan inkluderar både hennes egna kontakter med Giacomelli SPA och hennes medarbetares.
Ett sätt som Anna kan göra det här på är att använda delfönstret ‘Filter’ i agendan. Hon kan ta bort sina initialer från fältet Person och ange ”013” som kund (med ‘Klistra in Special’ om nödvändigt) och sedan i den fjärde
Hon kommer då att få en komplett kontakthistorik för kund 013 (se nedan)—
Hon kan om nödvändigt dubbelklicka på texten från någon av aktiviteterna för att se ytterligare information.
En alternativ metod med fördelen att aktiviteternas datum visas är att ta fram rapporten ‘Aktiviteter, kunder’ för kund 013 (se nedan)—
Ovan illustreras den specificerade varianten av rapporten.
I båda fallen kan Anna snabbt se kommentarerna som registrerats på delfönstret ‘Text’ i aktiviteterna. Båda visar aktiviteter som har utförts och registrerats av olika personer under en tidsperiod och är utmärkta verktyg för att reda ut frågeställningar och missförstånd som kan inträffa i samband med en serie händelser. Det här fungerar förstås bara om alla medarbetare löpande registrerar en post för varje uppgift och kontakt de har med kunderna.
Som med samtliga av Hansas rapporter innehåller rapporten ‘Aktiviteter, kunder’ sökfunktioner som kan användas för att leta reda på ett specifikt ord i rapporten. Framtagandet av den här rapporten kanske leder till att andra rapporter tas fram när du letar efter ytterligare information. Ett flertal rapporter kan visas på bildskärmen samtidigt vilket gör systemet oerhört flexibelt. Anna kan även klicka på ett aktivitetsnummer i den vänstra kolumnen för att öppna en aktivitetspost.
Tidsplanering
Anna arbetar även med tidsplanering och analysering. Hon tar hand om en avdelning där det arbetar två andra försäljare. När hon planerar arbetet för kommande månad beslutar hon att boka en specifik eftermiddag som ska användas för att via telefon följa upp leads samt för utringande försäljning.
Hon registrerar en aktivitet innehållande namnen på alla tre personerna på avdelningen för att boka deras tid (se nedan)—
Anna registrerar initialerna på de tre personerna på avdelningen i fältet Personer, separerade med kommatecken. Hon sätter uppgiftstypen till Kalender vilket innebär att aktiviteten visas i kalendern och inte i agendan.
Den här uppgiftstypen betyder även att aktiviteten kommer att inkluderas i rapporten Medarbetarstatistik som använd för tidsanalysering. Av kalenderalternativen väljs Profil, vilket betyder att det här är planerad tid.
När aktiviteten sparas kommer den att visas i kalendern för varje person på avdelningen.
När de öppnar sina kalendrar, genom att klicka på [Kalender] i Huvudmenyn, kommer de att se att deras tid den eftermiddagen har bokats (se nedan)—
Aktiviteten visas i deras kalendrar som en svagt färgad stapel för att Anna valde alternativet Profil. Stapeln talar om för de andra två personerna att deras tid har bokats. Om någon av dem klickar en gång på stapeln kommer aktivitetens text att visas längst ner i sökfältet. De kan även dubbelklicka på stapeln för att öppna aktiviteten och få ytterligare information om vad de ska utföra.
Alla andra i företaget kan också se kalendrarna för de här tre personerna och vilken tid de har bokats.
Under den här eftermiddagen finns det olika metoder som Anna kan använda för att registrera arbetet som faktiskt har utförts. Hon beslutar att se till att separata aktiviteter registreras för varje telefonsamtal. De kommer att innehålla information kring varje telefonsamtal (hålla kontakthistoriken uppdaterad för varje kund) och möjliggöra att aktiviteter för uppföljning skapas.
En sådan här aktivitet, registrerad av Annas kollega Kalle Karlsson visas nedan (se nedan)—
Kalendern passar inte riktigt för att visa många små aktiviteter som representerar individuella telefonsamtal, så uppgiftstypen sätts till Att göra.
Aktiviteterna registreras inte i tidsplaneringssyfte utan för att bidra till kundernas kontakthistorik. Genom att välja uppgiftstypen Att göra kommer aktiviteten inte att visas i kalendern eller i rapporten Medarbetarstatistik.
Detaljerna kring varje telefonsamtal registreras i matrisen på delfönster
‘Text’ i varje aktivitetspost (se nedan)—
I det här exemplet avslutades samtalet med en begäran om att ytterligare information kunde skickas till kunden. När aktiviteten är sparad och fortfarande på skärmen, kan Kalle klicka på knappen [Ny] eller [Kopia] för att skapa en ny aktivitet som innehåller instruktioner för utskicket av informationen. Han kan ange sitt eget namn för att påminna sig själv om att skicka informationen senare eller namnet på personen som vanligtvis tar hand om utskick. I det senare alternativet kommer den här personen att se att ett arbete ska utföras i sin agenda eller kalender (beroende på vilken uppgiftstyp Kalle väljer att ge aktiviteten).
Uppföljningsaktiviteter kan skapas automatiskt, vilka styrs med inställningen Aktivitetskonsekvenser i modulen CRM. Separata poster kan registreras i den här inställningen för varje kombination av aktivitetstyp/resultat, vilka specificerar personen, aktivitetstypen och texten som ska användas i uppföljningsaktiviteten. Varje gång en aktivitet med en specifik kombination av aktivitetstyp/resultat markeras som klar och sparas, kommer en ny
I slutet på dagen registrerar Anna nya aktiviteter för varje person på avdelningen. Aktiviteterna representerar eftermiddagens arbete. Aktiviteterna används endast i tidsplaneringssyfte. Per blev tvungen att gå tidigare på grund av ett tandläkarbesök, så Anna registrerar aktiviteten för det arbetet som han faktiskt utförde—
Eftersom den här aktiviteten endast ska används i tidsplaneringssyfte, ger hon den uppgiftstyp Kalender. Från alternativen för Kalender väljer hon Tid eftersom aktiviteten representerar faktiskt arbete som använts för utringande försäljning. Det här resulterar i att aktiviteten kommer att visas som en helfärgad stapel till höger om den svagt färgade stapeln som registrerades tidigare för att boka hans tid.
Det var för att kunna jämföra den faktiska tiden med den planerade tiden som Anna valde att skapa en ny aktivitet istället för att förändra den tidigare aktiviteten från Profil till Tid(se nedan)—
Pers tidiga avgång representeras av att hans tidsstapel (helfärgade, till höger) är kortare än hans profilstapel (svagt färgade).
Tiden som har lagts ner av samtliga tre anställda kan ses i kalendern genom att alla tre signaturer anges i fältet Personer, separerade med kommatecken—
De färgade staplarna visas i samma ordning som initialerna i fältet Personer.
De två staplarna längst till vänster representerar alltså Pers profil och tid, och de två längst till höger, Kalles profil och tid.
Informationen kan även analyseras i rapporten Medarbetarstatistik.
Tidsaktiviteterna visas i kolumnen Verklig (se nedan)—
Kolumnerna Verklig och Profil visar delar av timmar som decimaler, inte som antal minuter.
Samtliga kalenderaktiviteter inkluderas i beräkningen av siffrorna i de här kolumnerna (med undantag för de som har alternativet Visa ej markerat).
Aktiviteter av typen Att göra och Planerat att göra är inte inkluderade i rapporten för att aktiviteter som används för kontakthistorik ska hållas separerade från de som används för tidsplanering. Det här tar bort risken att samma tid inkluderas två gånger i rapporten. Aktiviteter som representerar individuella telefonsamtal har alla uppgiftstypen Att göra.
Terminologi i manualen
I det här kapitlet (och på andra ställen i manualen) refererar ordet ”Kund” till en post i registret Kunder. Posten behöver inte nödvändigtvis representera ett företag som har köpt varor eller tjänster från ditt företag.
När en kontakt har etablerats mellan ditt företag och en potentiell kund, ska deras uppgifter registreras i registret Kunder. Deras relation med dig (d.v.s.
”Leads” eller ”Prospekt”) ska anges med fältet Kundklassifikation på delfönstret ‘Kontakt’ i kundposten.
Följande fraser används ibland för att beskriva aktiviteter av olika typer:
Fras Refererar till en aktivitet där…
Kalenderaktivitet uppgiftstypen är satt till Kalender Att göra-aktivitet uppgiftstypen är satt till Att göra Planerat att göra-aktivitet uppgiftstypen är satt till Planerat att göra
Tidsaktivitet uppgiftstypen är satt till Kalender och kalender- alternativet är satt till Tid (en aktivitet som representerar faktisk tid som har använts för att utföra ett arbete)
Profilaktivitet uppgiftstypen är satt till Kalender och kalender- alternativet är satt till Profil (en aktivitet som representerar bokning av planerad tid)
Struktur och åtkomsträttigheter i modulen CRM
Det här kapitlet beskriver Hansas funktioner för kundkontakter och –relationer (CRM). Det täcker därför modulen CRM, registret Aktiviteter, kalender och agendan. Registret Aktiviteter finns i modulen System, så användarna kommer att behöva åtkomst till modulen System för att kunna öppna det. De flesta användarna kommer att använda aktiviteterna genom kalendern eller agendan (samt genom öppna dem från nedbrytbara rapporter).
Kalendern och agendan kan öppnas från Huvudmenyn när som helst och oberoende av modul. Men det finns ändå separata moduler för kalender och agenda för att du ska kunna neka användare åtkomst till dessa funktioner. De här modulerna kan anges i inställningen Åtkomstgrupper i modulen System på vanligt sätt (beskrivs i kapitlet ‘Modulen System’ i Volym 1 av manualerna).
Inställningar
Introduktion
Inställningarna gällande Hansas kontakt- och tidsplaneringverktyg finns i modulen CRM. För att se dem, använd menyn Moduler för att öppna modulen CRM och välj sedan ‘Inställningar’ från menyn Arkiv eller klicka på [Inställningar] i Huvudmenyn. Listfönstret ‘Inställningar’ öppnas och visar inställningarna som finns tillgängliga i modulen CRM—
Dubbelklicka på en av inställningarna i listan för att förändra den.
Aktivitetsklasser
Aktivitetsklasser är ett sätt att klassificera olika typer av uppgifter som registreras i Hansa. Varje aktivitet ska tilldelas en aktivitetstyp, som representeras av ett specifikt arbete eller en uppgift (t.ex. försäljningssamtal, försäljningsmöte eller internt möte). Aktivitetstyper från ett brett ursprung (d.v.s. alla de som har med försäljning att göra eller med administration) kan grupperas tillsammans genom att de tilldelas samma aktivitetsklass.
När du dubbelklickar på ‘Aktivitetsklasser’ i listfönstret ‘Inställningar’
öppnas fönstret ‘Aktivitetsklasser: Bläddra’, vilket visar de tillgängliga aktivitetsklasserna. För att lägga till en ny post, klicka på [Ny] i knappraden.
Fönstret ‘Aktivitetsklass: Ny post’ öppnas. Ange lämplig information och klicka på [Spara] för att spara den nya posten.
Kod Det här är den unika koden som identifierar den här specifika aktivitetsklassen. Den kan innehålla upp till fem alfanumeriska tecken.
Kalenderfärg Klistra in Special Val av möjliga alternativ Alla aktiviteter med en aktivitetstyp som tillhör samma
Kommentar Tilldela aktivitetsklassen ett beskrivande namn. Det visas i fönstren ‘Aktivitetsklasser: Bläddra’ och ‘Klistra in’.
Kräv registrering av
Markera en eller flera av de kryssrutorna om du vill att det ska vara tvingande att registrera ett projekt, kund, aktivitetsresultat och/eller tid i alla aktiviteter med en aktivitetstyp som tillhör den här aktivitetsklassen.
Kalender De här alternativen används för att styra hur aktiviteterna med aktivitetstyper som tillhör den här aktivitetsklassen ska visas i kalendern. Se avsnittet nedan som beskriver delfönstret Uppgiftstyp för information kring de olika alternativen.
Medarbetarstatistik
De här alternativen visar hur aktiviteter med aktivitetstyper som tillhör den aktivitetsklassen visas i rapporten Medarbetarstatistik.
Betald, Obetald, Arbete, Frånvaro
Välj kombinationen Betald/Arbete om du vill att aktiviteter med aktivitetstyper som tillhör den här aktivitetsklassen ska inkluderas i den huvud- sakliga delen av rapporten och den huvudsakliga totalen för varje person.
Om du väljer en annan kombination (d.v.s.
Betald/Frånvaro, Obetald/Frånvaro, Obetald/
Arbete) kommer aktiviteterna att inkluderas i de huvudsaktliga delen av rapporten men ha separata totaler för varje person.
De här alternativen gäller inte sammandraget av rapporten Medarbetarstatistik. Oavsett vilken kombination som väljs kommer aktiviteterna att inkluderas utan någon särskillnad i samman- draget.
Exkludera från tidsstatistik
Använd det här alternativet om du inte vill att aktiviteter med aktivitetstyper som tillhör en specifik Aktivitetsklass ska visas i rapporten Medarbetarstatistik.
Skapa projekttransaktioner
Markera den här kryssrutan om du vill att projekt- transaktioner ska skapas när aktiviteter med aktivitets- typer som tillhör den här aktivitetsklassen markeras som klara och sparas.
Det här kommer att bli användbart om du kommer att använda aktiviteter som ett alternativ till registreringen av tidsrapporter (d.v.s. registrera utfört arbete mot projekt). Registret Projekttransaktioner är stället från vilket projekten faktureras för utförd tid, inköpt material etc. Det beskrivs i kapitlet ‘Modulen Projekt’ i Volym 5 av manualerna.
Om den här kryssrutan är markerad för en specifik klass, rekommenderas det att du även väljer att registrering ska krävas av tid och projekt med kryssrutorna ovan samt att kalenderalternativen ovan sätts till Tid. Det kommer inte att skapas projekttransaktioner från profil- och visa ej- aktiviteter (men du kan använda vilken uppgiftstyp som helst).
Aktivitetskonsekvenser
Den här inställningen används för att styra den automatiska genereringen av nya aktiviteter från gamla aktiviteter med en specifik kombination av aktivitetstypen och resultat.
Den kan vara användbar när du t.ex. ringer ett försäljningssamtal till någon som är på semester. I den här situationen kan du sätta upp en aktivitets- konsekvenspost som automatiskt skapar en ny aktivitet för att påminna dig några dagar senare.
Funktionen kan även vara användbar för de som kontrollerar reskontrorna och som använder aktivitetsregistret för att organisera inringningen av obetalda fordringar.
När du dubbelklickat på ‘Aktivitetskonsekvenser’ i listfönstret ‘Inställningar’
kommer fönstret ‘Aktivitetskonsekvenser: Bläddra’ att öppnas, vilket visar de tillgängliga posterna. För att registrera en ny post, klicka på [Ny] i knapp- raden. Fönstret ‘Aktivitetskonsekvens: Ny post’ öppnas. Ange lämplig information och klicka på [Spara] för att spara den nya posten.
Posthuvud
Typ, Resultat Klistra in Special Inställningen Aktivitetstyper, modulen CRM
Nya aktiviteter kommer att skapas när existerande aktiviteter med en specifik kombination av aktivitetstyper och resultat sparas. Använd de här två fältet för att specificera kombinationen. Endast en aktivitetskonsekvens kan sparas för varje kombination av aktivitetstyp/resultat.
Delfönster 1
Ny aktivitet Klistra in special Inställningen Aktivitetstyper, modulen CRM
Här ska du ange vilken aktivitetstyp som ska användas i den nya aktivitetsposten.
Varje aktivitetstyp kan i sin tur tillhöra en aktivitetsklass som avgör vilket av kalenderalternativen som automatiskt kommer att väljas i den nya aktiviteten.
Ny person Klistra in Special Registret Personer, modulen System
Om den nya aktiviteten ska utföras av en annan person, ange personens initialer här. De kan t.ex. vara användbart vid inringning av förfallna fordringar och man har kommit till en nivå där fallet bör tas över av en annan person i personalen. Lämna fältet tomt om du vill att personen från den ursprungliga aktiviteten ska stå kvar.
Notera att aktivitetskonsekvenserna kommer att hämta personen från den ursprungliga aktiviteten så som den senast sparades. Om personen i den ursprungliga aktiviteten har förändrats måste den sparas innan resultatet anges. Annars kan den nya aktiviteten tilldelas fel person.
Dagar från nu Ange ett antal här för att avgöra startdatumet på den nya aktiviteten. Den kommer att beräknas att bli det antalet dagar fram i tiden från startdatumet i den ursprungliga aktiviteten.
Timmar från nu På samma sätt som startdatumet vilket beskrivs ovan kan även starttiden på den nya aktiviteten sättas till ett antal timmar framåt i tiden från den ursprungliga aktiviteten.
Med kommentar Kommentarer som anges här kommer att kopieras till fältet Text på den nya aktiviteten.
Delfönster 2
Ny resursstatus Klistra in Special Inställningen Resursstatus, modulen Resursplanering Se kapitlet ‘Modulen Resursplanering’ för information kring registret Resurser.
Att göra Markera den här kryssrutan om du vill att uppgiftstypen i den nya aktiviteten ska vara Att göra. Annars kommer uppgiftstypen att vara samma i den nya och i den gamla aktiviteten.
Kopiera länkar Markera den här kryssrutan om du vill att bilagor från den gamla aktiviteten ska kopieras till den nya. Länkar till andra aktiviteter kommer inte att kopieras.
I exemplet som illustreras ovan kommer ny aktivitet att skapas varje gång en aktivitet av typen ”SD” (för ”säljdemonstration”) och resultatet ”OK”
markeras som klar och sparas. Den nya aktiviteten kommer automatiskt att skapas på datumet tre dagar framåt med typen ”ST” (för ”Säljtelefonsamtal”).
Kryssrutan Privat kommer att vara samma i den nya aktiviteten som i den gamla. Den gamla och den nya aktiviteten kommer att vara kopplade till varandra genom bilagefunktionen.
Aktivitetstyper
Aktivitetstyper används för att klassificera aktiviteter. Varje aktivitetstyp ska representera ett specifikt arbete eller en uppgift (t.ex. säljsamtal, säljmöte eller internt möte). Alla aktiviteter som registreras med samma arbetsuppgift ska ges samma aktivitetstyp. Aktivitetstypen kan användas som ett sökkriterium i många av rapporterna i modulen CRM.
När du definierar din aktivitetstyper ska du även definiera några som kan användas som resultat, vilket möjliggör klassificering av aktiviteternas resultat. Det här är extra viktigt om du använder aktivitetskonsekvenser (beskrivet ovan).
Antalet aktivitetstyper bör vara begränsat och du bör säkerställa att de inbördes är exklusiva. Aktivitetstyper av ett brett ursprung (d.v.s. alla de som har med försäljning att göra, eller alla de som har med administration att göra) kan grupperas tillsammans med hjälp av aktivitetsklasser (beskrivs ovan).
Fönstret ‘Aktivitetstyper: Bläddra’ visar alla tillgängliga aktivitetstyper. För att registrera en ny typ, klicka på [Ny] i knappraden. Fönstret ‘Aktivitetstyp:
Ny post’ öppnas. Ange lämplig information och klicka på [Spara] för att spara den nya posten.
Kod Den här unika koden identifierar den här specifika aktivitetstypen. Den kan innehålla upp till fem alfa- numeriska tecken.
Det rekommenderas att aktivitetstyper med samma klass börjar med samma tecken, vilket gör att de visas till- sammans i fönstret ‘Klistra in’ och gör att det bli enklare att välj den korrekta typen.
Klass Klistra in Special Inställningen Aktivitetsklasser Aktivitetstyper med samma ursprung (d.v.s. alla de som har att göra med försäljning eller alla de som har att göra med administration) ska grupperas tillsammans genom att de tilldelas samma aktivitetsklass (beskrivs ovan).
Alla aktiviteter med aktivitetstyper som tillhör samma aktivitetsklass kommer att visas med samma färg i kalendern. Du kan även tvinga registrering av projekt, kunder, resultat och/eller tid på aktiviteter som tillhör samma klass.
Artikel Klistra in Special Registret Artiklar
Om en artikel specificeras här kommer den att automatiskt att anges på alla aktiviteter med den här aktivitetstypen. Det är användbart om projekt- transaktioner ska skapas från aktiviteten.
Om aktivitetstypen t.ex. representerar en typ av arbete som utförs på ett projekt eller en serviceorder, represent- erar artikelns nummer den lämpliga typen av arbete.
Genom att ange artikeln här säkerställs att den korrekt artikeln anges i alla aktiviteter med den här aktivitets-
Kommentar Tilldela aktivitetstypen ett beskrivande namn. Namnet kommer att visas i fönstren ‘Artikeltyper: Bläddra’ och
‘Klistra in’. Den ska därför vara tillräckligt beskrivande så att ett korrekt val av aktivitetstyp enkelt kan göras av alla användare.
Aktivitetstyper, försystem
Det är möjligt låta aktiviteter skapas automatiskt när en annan uppgift är klar.
Funktionen styrs av den här inställningen.
Aktiviteter kan skapas med funktionen ‘Skapa aktivitet’ från menyn [Funktioner] i posterna för avtal, kundbrev, leverantörsfakturor, offerter, arbetsordrar och säljordrar. Aktiviteterna kommer att ges aktivitetstypen angiven till höger.
Aktiviteter kan även skapas när avtal, kundbrev, fakturor och leverantörsfakturor godkänns och sparas. Markera kryssrutorna till vänster om du vill att det ska hända. De påverkar inte funktionen ‘Skapa aktivitet’.
Även de här aktiviteterna kommer att tilldelas aktivitetstypen angiven till höger.
Markera kryssrutan Klar längst till höger om du vill att de nya aktiviteterna ska markeras som klara redan när de skapas från ett specifikt register.
Markera kryssrutan Uppdatera kundens namn i kontaktpersoner om du vill att förändringar av kundens namn i registret Kunder ska kopieras till kontakt- personerna som tillhör den kunden.
Användardefinierade fält
Se kapitlet ‘Kunder’ i Volym 1 för information kring den här inställningen.
Befattningar
Den här inställningen är ett index som används i registren Kontaktpersoner och Kundbrev.
Det är möjligt att ta ut rapporter och skicka brev till kontakter baserat på deras befattningar. Det rekommenderar därför att den här inställningen inte används för att registrera faktiska befattningstitlar (vilka varierar mellan olika företag), utan för generella befattningar. Det gör att du enkelt kan ta ut rapporter eller skicka brev till kontakter med liknande roller, men varierande befattningstitlar.
Följande fönster öppnas när du dubbelklickar på ‘Befattningar’ i listfönstret
‘Inställningar’—
Lägg till nya befattningar på den första lediga raden och när du är klar, klicka på [Spara] i knappraden för att spara förändringarna. För att stänga fönstret utan att spara, klicka i stängningsrutan.
Kundklassifikationer
Den här inställningen ger dig möjlighet att definiera ett fritt antal klassifikationer som du kan använda för att kategorisera dina kunder, kanske deras relation till dig (t.ex. prospekt, servicekund, återförsäljare etc.) Det här gör du genom att använda fältet Klass på delfönster ‘Kontakt’ i kundposten.
Kundklassifikationen ger dig en annan klassificering av kunder jämfört med inställningen Kundkategorier i modulen Fakturering. Den används vanligtvis för att lagra information om vilken typ av bransch kunden befinner sig i.
Varje kund kan som tillägg tillhöra flera olika klassifikationer, men endast en kategori.
Kundklassifikationen kan användas som ett sökkriterium i många rapporter i modulen CRM (och EU Momsförsäljning i modulen Fakturering).
Kundklassifikationerna kan grupperas tillsammans i klassifikationstyper, vilket ger en stor flexibilitet. Klassifikationstyper definieras i en annan inställning i den här modulen.
I fönstret ‘Kundklassifikationer: Bläddra’ visas alla tillgängliga kundklassifikationer. För att registrera en ny post klicka på [Ny] i knappraden. Fönstret ‘Kundklassifikation: Ny post’ öppnas. Ange lämplig information och klicka på [Spara] för att spara den nya posten. Funktionen
‘Klistra in Special’ kan användas från fältet Klassifikationstyper för att få en lista med alternativ.
Kundstatusrapport
Den här inställningen används för att styra innehållet i rapporten Kundstatus när den tas fram med menyn [Funktioner] i fönstren ‘Kunder: Bläddra’,
‘Kund: Inspektera’ och ‘Kontaktperson: Inspektera’. Den påverkar inte rapporten Kundstatus som tas fram med funktionen ‘Rapporter’ i modulen Fakturering.
En separat post kan sparas i den här inställningen för varje person, vilket betyder att varje användare kan själv utforma rapporten enligt deras egna behov. Posterna visas om du först dubbelklickar på ‘Kundstatusrapport’ i listfönstret ‘Inställningar’ i modulen CRM. För att registrera en ny post
klicka på [Ny] i knappraden eller markera post i listan som liknar den du ska registrera och klicka på [Kopia].
Följande fönster öppnas—
Användare Klistra in Special Registret Personer, modulen System
Ange personens initialer i fältet Användare, använd funktionen ‘Klistra in Special’ om nödvändigt. Hansa kommer att förhindra dig från att registrera fler än en post för varje specifik person.
Delfönster 1
Med aktiviteter Markera den här kryssrutan om du vill att klara aktiviteter ska inkluderas varje gång personen angiven ovan tar fram rapporten Kundstatus.
Med att göra och ej klara aktiviteter
Om du vill att även aktiviteter som inte är klara samt att ”att göra”-aktiviteter ska inkluderas i rapporten, markera den här kryssrutan. Det här betyder att alla typer av aktiviteter kommer att visas. Kryssrutan har ingen effekt om inte
Här ska du ange det maximala antalet klara aktiviteter som ska visas i rapporten när den tas fram av personen angiven ovan. De senaste aktiviteterna kommer att visas.
Om kryssrutan Med att göra och klara aktiviteter är markerad kommer alla sådana aktiviteter som är senare än den tidigaste klara aktiviteten även att visas. Lämna fältet tomt för att lista alla aktiviteter.
Med fakturor Markera den kryssrutan om du vill att fakturor ska visas i rapporten Kundstatus när den tas fram av den ovan angivna personen. Du kan även ange vilka fakturor som ska inkluderas genom att markera kryssrutan Alla öppna och/eller ange ett antal i fältet Sen. bet. faktura.
Alla öppna Markera den här kryssrutan om du vill att öppna (obetalda) fakturor ska visas.
Sen. bet. faktura Om du vill att redan betalda fakturor ska visas i rapporten, ange här hur många av dem som ska visas.
Med checkar Markera den här kryssrutan om du vill att checkar som tagits emot från varje kund ska visas i rapporten. Kryssrutorna Med fakturor och Alla öppna måste vara markerade och modulen Check måste vara installerad.
Med avtalsofferter
Markera den här kryssrutan om du vill att avtalsofferter ska inkluderas varje gång den ovan angivna personen tar fram rapporten Kundstatus.
Med stängda Markera den här kryssrutan om du vill att ut- gångna avtalsofferter ska inkluderas i rapporten.
Antal avtalsofferter
Här ska du ange det maximala antalet avtalsofferter som ska visas i rapporten.
Med avtal Markera den här kryssrutan om du vill att avtal ska inkluderas i rapporten varje gång den ovan angivna användaren tar fram rapporten Kundstatus.
Avtalsklass Klistra in Special Inställningen Avtalsklasser, modulen Avtal
Ange en avtalsklass här för att begränsa listan till avtal som tillhör den angivna klassen.
Alla ej godkända Markera den kryssrutan om du vill att avtal som inte har godkänts ska inkluderas i listan.
Antal avtal Här ska du ange det maximala antalet avtal som ska visas i rapporten.
Delfönster 2
Inkl. månatliga balanser (12 mån)
Markera den här kryssrutan om du vill att de månatliga försäljningsbalanserna för det senaste året ska visas i rapporten. Informationen hämtas från godkända fakturor.
Inkl. kundartikel, Antal månader
Om du vill att artiklarna som varje kund har köpt in under en viss period ska visas i rapporten, markera kryssrutan Inkl. kundartikel och ange perioden i fältet Antal månader. Kryssrutan kommer inte att ha någon effekt om fältet Antal månader är tomt. Informationen hämtas från godkända fakturor.
Med offerter Markera den här kryssrutan om offerter ska visas i rapporten när ovan angivna person tar fram rapporten Kundstatus. Kryssrutan kommer inte ha någon effekt om
Offertklass Klistra in Special Inställningen Offertklasser, modulen Offert
Ange en offertklass här för att begränsa listan till offerter som tillhör den angivna klassen.
Antal offerter Ange de t maximala antalet offerter som ska visas i rapporten med den senaste först. Inga offerter kommer att visas om du inte anger ett antal.
Med ordrar Markera den här kryssrutan om säljordrar ska visas i rapporten när ovan angivna person tar fram rapporten Kundstatus. Kryssrutan kommer inte ha någon effekt om fältet Antal ordrar är tomt.
Orderklass Klistra in Special Inställningen Orderklasser, modulen Order
Ange en orderklass här för att begränsa listan till säljordrar som tillhör den angivna klassen.
Antal ordrar Ange det maximala antalet säljordrar som ska visas i rapporten med den senaste först. Inga säljordrar kommer att visas om du inte anger ett antal.
För att spara inställningen Kundstatusrapport för användaren, klicka i stängningsrutan och välj att spara förändringar.
Klassifikationstyper
Klassifikationstyperna används för att gruppera kundklassifikationerna (beskrivna ovan).
Fönstret ‘Klassifikationstyper: Bläddra’ listar de tillgängliga klassifikations- typerna. För att skapa en ny post klicka på [Ny] i knappraden. Fönstret
‘Klassifikationstyper: Ny post’ öppnas. Ange lämplig information och klicka på [Spara] för att spara den nya posten.
Leverantörsstatusrapport
Den här inställningen används för att styra innehållet i rapporten Leverantörs- status när den tas fram med hjälp menyn [Funktioner] i fönstret
‘Leverantörer: Bläddra’.
En separat post kan sparas för varje person i den här inställningen, vilket betyder att varje användare kan själv utforma rapporten enligt deras egna behov. Posterna visas om du först dubbelklickar på ‘Leverantörsstatus- rapport’ i listfönstret ‘Inställningar’ i modulen CRM. För att registrera en ny post, klicka på [Ny] i knappraden eller markera post i listan som liknar den du ska registrera och klicka på [Kopia].
Följande fönster öppnas—
Användare Klistra in Special Registret Personer, modulen System
Ange personens initialer i fältet Användare, använd funktionen ‘Klistra in Special’ om nödvändigt. Hansa kommer att förhindra dig från att registrera fler än en post för varje specifik person.
Med fakturor Markera den kryssrutan om du vill att leverantörs- fakturor ska visas i rapporten Leverantörsstatus när den tas fram av den ovan angivna personen. Du kan även ange vilka fakturor som ska inkluderas genom att markera kryssrutan Alla öppna och/eller ange ett antal i fältet Sen. bet. faktura.
Alla öppna Markera den här kryssrutan om du vill att öppna (obetalda) fakturor ska visas.
Senast betalda fakturorna
Om du vill att redan betalda fakturor ska visas i rapporten, ange här hur många av dem som ska visas.
Med inleveranser
Markera den här kryssrutan om du vill att inleveranser ska inkluderas när användaren angiven ovan tar fram rapporten Leverantörsstatus.
Med månatliga balanser (12 månader)
Markera den här kryssrutan om du vill att de månatliga inköpsbalanserna för det senaste året ska visas i rapporten. Informationen hämtas från godkända leverantörsfakturor.
Med lev.artiklar, Antal månader
Om du vill att artiklarna som inköpta från varje leverantör under en viss period ska visas i rapporten, markera kryssrutan Med lev.artiklar och ange perioden i fältet Antal månader. Kryssrutan kommer inte att ha någon effekt om fältet Antal månader är tomt.
Informationen hämtas från godkända inleveranser.
Med ordrar Markera den här kryssrutan om inköpsordrar ska visas i rapporten när ovan angivna användaren tar fram rapporten Leverantörsstatus. Kryssrutan kommer inte ha någon effekt om fältet Antal ordrar är tomt.
Orderklass Klistra in Special Inställningen Inköpsorder- klasser, modulen Inköp
Ange en orderklass här för att begränsa listan till inköpsordrar som tillhör den angivna klassen.
Antal ordrar Ange det maximala antalet inköpsordrar som sk a visas i rapporten med den senaste först. Inga inköpsordrar kommer att visas om du inte anger ett antal.
För att spara inställningen Leverantörsstatusrapport för den här användaren, klicka i stängningsrutan och välj att spara förändringarna.
Nummerserier - kundbrev
Varje kundbrev har sitt eget unika identifieringsnummer, vilket är baserad på en sekventiell serie. När ett nytt kundbrev registreras kommer nästa lediga nummer i serien att användas. Vid behov kan du använda flera olika nummerserier samtidigt, t.ex. för olika år eller för olika avdelningar.
Använd den här inställningen för att definiera de här nummerserierna. De olika serierna får inte överlappa varandra. Om ingen serie har definierats kommer kundbreven att starta från 1 och sedan fortsätta uppåt.
När ny poster registrera i registret Kundbrev kommer nästa nummer från den första serien i den här inställningen att anges automatiskt. Du kan byta till ett nummer i en annan serie med funktionen ‘Klistra in Special’.
Följande fönster öppnas när du dubbelklickar på ‘Nummerserier – kundbrev’
i listfönstret ‘Inställningar’—
Ange varje ny nummerserie på den första lediga raden och klicka på [Spara] i knappraden när du är klar. För att stänga fönstret utan att spara, klicka i stängningsrutan.
Texttyper
Vid registrering av aktiviteter kan olika standardtexter användas från den här inställningen för att förenkla registreringen.
Fönstret ‘Texttyper: Bläddra’ visar de tillgängliga texttyperna. För att registrera en ny post, klicka på [Ny] i knappraden. Fönstret ‘Texttyper: Ny post’ visas. Ange lämplig information och klicka på [Spara] för att spara den nya posten.
Registret Aktiviteter
Alla affärshändelser, möten och arbetsuppgifter kan registreras som aktiviteter. Registret Aktiviteter kan bli en värdefull källa av många olika typer av information gällande kunder och andra typer av affärsrelationer om aktivitetstyper och klasser används rätt sätt. Både händelser som har inträffat och ska inträffa kan registreras, vilket betyder att registret kan användas som ett effektivt dagboks- och planeringsverktyg.
Se aktiviteter
Aktiviteter kan ses på fyra olika sätt:
1. Klicka på en färgad stapel, vilken representerar en aktivitet, i den månatliga, veckoatliga eller dagliga kalendern.
2. Med rapporten Personlig kalender på skärmen kan du klicka på starttiden eller aktivitetstexten från en aktivitet.
3. Från agendan, dubbelklicka på texten från en aktivitet.
4. Användare som har åtkomst till modulen System kan öppna registret Aktiviteter för att se alla aktiviteter som har registreras i databasen.
Fönstret ‘Aktivitet: Inspektera’ öppnas i samtliga fall och ger användaren möjlighet att se detaljerna kring aktiviteten och förändra dem om nödvändigt.
Kalendern, rapporten Personlig kalender och agendan beskrivs alla senare i det här kapitlet.
Registrera en aktivitet
Aktiviteter kan registreras på många olika sätt:
1. Du kan registrera nya aktiviteter från alla typer av kalenderfönster genom att klicka på [Ny aktivitet] uppe i högra hörnet eller genom att använda kortkommandot Ctrl-N (Windows) eller z -N (Macintosh).
Uppgiftstypen i den nya aktiviteten kommer att vara Kalender och symbolen Annat. Startdatumet och starttiden kommer att visa det aktuella datumet och tiden.
2. När du har en befintlig aktivitet öppen, klicka på [Kopia] i knappraden eller använd kortkommandot Ctrl-K (Windows) eller z-Y (Macintosh).
Startdatum från den kopierade aktiviteten kommer att kopieras till den nya, men slutdatumet kommer att vara tomt.
3. Med rapporten Personlig kalender på skärmen, klicka på texten ”Ny aktivitet” i början på rapporten. Uppgiftstypen i den nya aktiviteten kommer att vara Kalender och symbolen Annat. Startdatumet och starttiden kommer att visa det aktuella datumet och tiden.
4. I agendan, klicka på [Ny uppgift] i högra hörnet. Uppgiftstypen i den nya aktiviteten kommer att vara Att göra och symbolen Annat. Startdatumet och starttiden kommer att visa det aktuella datumet och tiden.
5. När du arbetar med avtal, kundbrev, leverantörsfakturor, offerter, arbetsordrar eller säljordrar, välj ‘Skapa aktivitet’ från menyn [Funktioner] för att skapa en aktivitet som är relevant med posten du arbetar med. Uppgiftstypen i den nya aktiviteten kommer att vara Att göra och symbolen Annat. Startdatumet och starttiden kommer variera, beroende på vilket register aktiviteten skapades från. Den angivna aktivitetstypen har definierats i inställningen Aktivitetstyper, försystem.
När du väljer funktionen öppnas den nya posten i fönstret ‘Aktivitet:
Inspektera’. Det betyder att posten har sparats och öppnats för kontroll.
När eventuella förändringar har gjorts, spara posten genom att klicka på [Spara] i knappraden. Alternativt, om du inte alls vill ha aktiviteten, välj
‘Radera’ från menyn Post.
Aktiviteter kan även skapas från kunder, projekt, serviceordrar, e- postbrev och produktionsposter med funktionen ‘Skapa aktivitet’ från menyn [Funktioner]. I de här fallen kommer aktiviteterna inte att tilldelas någon förinställd aktivitetstyp.
Aktiviteten och posten som den skapades från kommer att fortsätta vara kopplade till varandra genom funktionen för bilagor. Det här gör det enkelt för dig att öppna den ursprungliga posten när du tittar på aktivitet eller att öppna aktiviteten från den ursprungliga posten. När du har aktiviteten eller den ursprungliga aktiviteten öppen på skärmen, klicka på knappen med gem-symbolen för att öppna en lista med bilagor.
Dubbelklicka på en bilaga i listan för att öppna den.
6. När du arbetar med avtal, kundbrev, fakturor och leverantörsfakturor kan aktiviteter skapas när dessa poster godkänns och sparas. Det här styrs av inställningen Aktivitetstyper, försystem. De här aktiviteterna skapas och sparas, men öppnas inte automatiskt för kontroll och förändring.
På samma sätt som tidigare kommer aktiviteten och den ursprungliga posten att fortsätta vara kopplade till varandra genom funktionen för bilagor.
Vid arbete med säljordrar kan aktiviteter skapas när säljordern sparas för första gången. Det här kontrolleras av inställningen Orderklasser. Sådana aktiviteter skapas och sparas, men öppnas inte automatiskt för kontroll och förändring.
7. Du kan markera ett flertal poster i bläddrafönstren för registren Säljordrar, Serviceordrar och Avtal och sedan välja ‘Skapa aktivitet’ från menyn [Funktioner]. Separata aktiviteter kommer att skapas för varje markerad post. När funktionen väljs kommer aktiviteterna att skapas och sparas men kommer inte automatiskt att öppnas för kontroll och förändring. Om aktiviteter skapas från registret Säljordrar kommer aktivitetstypen i de nya aktiviteterna att hämtas från inställningen Aktivitetstyper, försystem.
8. En ny aktivitet kan skapas automatiskt från gamla aktiviteter när ett resultat anges och den sparas. Det beror på kombinationen av typ/resultat och kontrolleras av inställningen Aktivitetskonsekvenser. Sådana aktiviteter skapas och sparas men öppnas inte automatiskt för kontroll och förändringar. Den gamla och den nya aktiviteten kommer att fortsätta vara kopplade till varandra genom funktionen för bilagor.
Oavsett vilken metod som används kan du registrera alla nödvändig och relevant information om händelsen när fönstret öppnas. Om du har registrerat en framtida händelse kan du enkelt återvända till aktiviteten när det är lämpligt för att läsa informationen och markera den som klar.
Eftersom informationen som lagras i varje aktivitet inte får plats på en enda skärm har aktiviteten fönster delats upp i sju delfönster. Överst finns posthuvudet. Det innehåller texten och typen och visar om aktiviteten har godkänts (är klar). Det finns sju namngivna flikar i posthuvudet.
Genom att klicka på flikarna kan du förflytta dig mellan delfönstren och du kan alltid gå direkt till ett specifikt fönster. Posthuvudet är alltid synligt så att du kan identifiera aktiviteten som du arbetar med.
Sidhuvud
Text Ett fält för fri text som används för att beskriva aktiviteten.
Texten kommer att visas i den dagliga kalendern, agendan och i rapporten Personlig kalender.
Typ Klistra in Special Inställningen Aktivitetstyper, modulen CRM
Ange en aktivitetstyp som aktiviteten ska klassificeras efter. Varje aktivitetstyp ska representera ett specifikt arbete eller uppgift (t.ex. säljsamtal, säljmöte eller internt möte).
Varje aktivitetstyp kan i sin tur tillhöra en aktivitetsklass (du kan t.ex. ha en klass för alla typer som har att göra med försäljning och en för administration etc.) Aktivitetsklassen kommer att avgöra färgen på stapeln som representerar aktiviteten i kalendern och kan även tvinga dig till att ange projekt, kund, resultat och/eller tid (se nedan). Den kommer även att bestämma vilket av kalenderalternativen som ska vara förinställt.
Om en artikel har specificerats i aktivitetstypen kommer den att hämtas in till artikelfältet på delfönstret ‘Projekt’
i aktiviteten. Det är användbart om aktiviteter används för att registrera tid mot projekt. I det här fallet ska artikeln vara en tjänsteartikel som representerar ett lämpligt arbete som kan debiteras kunden.
Klar Den här kryssrutan används för att markera aktiviteten som klar eller utförd. Planerade eller schemalagda aktiviteter ska registreras utan att den här kryssrutan markeras. När aktiviteterna har utförts ska kryssrutan markeras och du kan även lägga till ytterligare anteckningar i matrisen på delfönster ‘Text’. På det här sättet kan du enkelt underhålla din agenda (att göra-lista) eftersom aktiviteter som har markerats som klara inte visas i den listan.
När en aktivitet har markerats som klar och sedan sparats kan ett flertal fält, så som start- och sluttid, kosttid och person inte förändras längre. Om du upptäcker att en klar aktivitet innehåller ett misstag, öppna den och välj
‘Annullera’ från menyn Post. Röda linjer kommer att dras genom alla fält och aktiviteten kommer att tas bort från kalendern, agendan och samtliga rapporter. Klicka sedan på [Kopia] i knappraden för att skapa en ny och korrekt aktivitet.
Delfönster Tid
Starttid Klistra in Special Aktuell tid
Tiden då aktivitetens arbete ska eller har startat. Den aktuella tiden fylls i automatiskt. En 24-timmasklocka ska användas.
När en aktivitet har markerats som klar och därefter sparats kan inte starttiden förändras.
Startdatum Klistra in Special Aktuellt datum
Datumet då aktivitetens arbete ska eller har startat. Det aktuella datumet fylls i automatiskt.
När en aktivitet har markerats som klar och därefter sparats kan inte startdatumet förändras.
Sluttid Klistra in Special Aktuell tid
Tiden då aktivitetens arbete ska eller har avslutats. Fältet kommer automatiskt att få ett värde när ett resultat (nedan) anges.
När en aktivitet har markerats som klar och därefter sparats kan inte sluttiden förändras.
Slutdatum Klistra in Special Aktuellt datum
Datumet då aktivitetens arbete ska eller har avslutats.
Fältet kommer automatiskt att få ett värde när ett resultat (nedan) anges.
När en aktivitet har markerats som klar och därefter sparats kan inte slutdatumet förändras.
Kost (Tid) Den totala tiden som behövdes för att utföra aktiviteten, beräknad av Hansa när start- och sluttiden samt datum har angivits. Om det inte är den korrekta siffran (du kanske har haft lunch under tiden) kan den skrivas över med den korrekta siffran.
Om aktivitetens aktivitetstyp tillhör en aktivitetsklass där alternativet Kräv registrering av tid är vald, måste något anges i det här fältet innan aktiviteten kan sparas.
När aktiviteten har markerats som klar och sparats kan inte kosttiden förändras.
Kosttiden refererar ibland till ”använd tid” i den här manualen.
Delfönster Uppgiftstyp
Uppgiftstyp Använd de här alternativen för att specificera det huvudsaktliga syftet med aktiviteten.
Kalender Välj det här alternativet om aktiviteten ska visas i kalendern och i rapporten Medarbetarstatistik.
Vanligtvis används kalenderaktiviteter för tidsstyrning, schemaläggning och analyser. En kalenderaktivitet kan representera antingen planerad eller utförd tid och rapporten Med- arbetarstatistik kan användas för att jämföra dem.
Välj kalenderalternativet Kalender till höger om aktiviteten representerar planerad tid. Om den representerar faktisk tid, välj kalenderalternativet Tid. Välj Visa ej om aktiviteten inte ska visas i kalendern eller i rapporten Tidsstatistik., person.
Att göra Markera den här alternativet om du vill att aktiviteten ska visas i agendan. Vanligtvis gäller det aktiviteter som refererar till enstaka arbetsuppgift, t.ex. ett telefonsamtal. Uppgiften utförs på en speciell dag men själva tiden är inte viktig. Att göra-aktiviteter kommer inte att inkluderas i rapporten Medarbetarstatistik. De här aktiviteterna kan istället användas för att bygga upp en kontakthistorik för varje kund.
Planerat att göra Välj det här alternativet om aktiviteten ska visas i den högra delen av dagens agenda. Det här alternativet används för att planera aktiviteter som består av en enstaka uppgift som ska utföras en speciell tid. Planerat att göra-aktiviteter kommer inte att inkluderas i rapporten Med- arbetarstatistik. De här aktiviteterna kan istället användas för att bygga upp en kontakthistorik för varje kund.
Om kalenderalternativen Tid eller Profil används måste alltid aktiviteten innehålla både start- och sluttid innan den kan sparas. Kalenderalternativen har inga andra effekter om uppgiftstypen är satt till Att göra eller Planerat att göra.
förändras så länge aktiviteten innehåller både start- och slutdatum.
Som ett exempel på hur dessa alternativ används, föreställ dig att du bestämmer dig för att avsätta en eftermiddag för utringande försäljning. Du kommer troligtvis att boka eftermiddagen i förväg genom att registrera en aktivitet som täcker hela eftermiddagen med uppgiftstypen Kalender. Aktiviteten kommer att synas i din kalender som en stapel med lämplig färg vilken visar vilken arbetsuppgift du ska utföra. Den här aktiviteten ska ha kalenderalternativet Profil angivet eftersom det representerar planerat arbete. Andra anställda på företaget kommer att kunna se din kalender och att den specifika eftermiddagen har bokats. När eftermiddagens arbete har utförts, kopierar du aktiviteten gör de nödvändiga förändringarna och byter till kalenderalternativet Tid. Det gör det möjligt för rapporten Medarbetarstatistik att jämföra den panerade tiden med den faktiska. Till de individuella samtalen som du vill utföra under eftermiddagen, vilka några kanske är planerade i förväg genom att separata aktiviteter är registrerade för varje samtal som ska utföras. De här aktiviteterna har uppgiftstyperna Att göra eller Planerat att göra. Varje aktivitet är specificerad med en kund, kontakt och telefonnummer. Du kommer troligtvis starta eftermiddagens arbete med att gå igenom en lista med dessa samtal i din agenda eller kalender- agenda och sedan fylla på dem ytterligare information kring samtalet och möjligen skapa nya aktiviteter för uppföljning. Du kanske även skapar liknande aktiviteter (med uppgiftstyp Att göra eller Planerat att göra) om du gör ej schemalagda telefonsamtal. När samtalet är klart markerar du kryssrutan Klar i lämplig aktivitet. Det kommer att ta bort aktiviteten från agendan eller kalenderagendan. Deras senare syfte blir att vara en del av kontakthistoriken för den specifika kunden.
Rapporten Medarbetarstatistik kan användas för att analysera antalet timmar som varje anställd har arbetat.
Rapporten bygger endast på kalenderaktiviteter. Tiden för alla dessa aktiviteter inkluderas i tidsberäkningen med undantag för de som har kalenderalternativet Visa ej markerat. Aktiviteterna som representerar de individuella telefonsamtalen i ovanstående exempel
