09.1. Ombyggnad och renovering av Turebergshuset samt inhyrning av evakueringslokaler

(1)

Tjänsteutlåtande

Kommunledningskontoret

2019-02-15 Anders Nilfjord

Chefsekonom Sidan 1 av 4

Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet

Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna

Dnr 2015/0086 KS-7

Diariekod: 255 Kommunstyrelsen

Ombyggnad och renovering av Turebergshuset samt inhyrning av evakueringslokaler

Förslag till beslut

Kommunledningskontoret föreslår kommunstyrelsen föreslå fullmäktige besluta följande:

1. Kommunfullmäktige godkänner att inhyrning av evakueringslokaler sker för ombyggnationen av Turebergshuset till en kostnad på maximalt 30 miljoner kronor/år

Kommunledningskontoret föreslår kommunstyrelsen besluta följande:

1. Kommunstyrelsen delegerar till kommundirektören att fatta beslut om och teckna avtal om evakueringslokaler som behövs i samband med ombyggnationen av Turebergshuset

2. Kommunstyrelsen godkänner lägesrapport i enlighet med tjänsteutlåtande daterad 2019-02-15

Sammanfattning

Sollentuna kommunhus (Turebergshuset) är i behov av en omfattande renovering. Arbetet med förstudien pågår och en förstudierapport inklusive kalkyl beräknas vara färdigställd efter sommaren 2019. Under

ombyggnationen av Turebergshuset kommer samtliga verksamheter i huset att behöva evakueras. Målsättningen är att samla så många som möjligt på samma ställe samt hitta evakueringslösningar i Sollentuna centrums närhet för de verksamheter som har mest kontakter med invånare.

Kommunledningskontoret bedömer att kostnaden för evakueringslokaler kommer uppgå till maximalt 30 miljoner kronor per år. Det är svårt att bedöma omfattningen på ombyggnationen innan förstudien är klar men en grov uppskattning är att ombyggnaden kommer kosta att mellan 450 och 570 miljoner kronor exklusive lös inredning.

Bakgrund

Sollentuna kommunhus (Turebergshuset) är i behov av en omfattande renovering. Turebergshuset uppfördes 1976, mindre ombyggnationer har skett över tid men lokalerna är omoderna och slitna. Renovering alternativt utbyte av ventilations-, avlopps- och elsystem, belysning samt hissar är några av de åtgärder som behöver vidtas för att uppnå dagens lagkrav och i övrigt tillgodose en bra arbetsmiljö.

Godkänt dokument, 2019-02-21, Manfred Holmelin

(2)

2019-02-15

Dnr 2015/0086 KS-7 Sidan 2 av 4

En tidigare studie om lokalisering av kommunhuset pekar på att

ombyggnation av dagens befintliga hus är bäst med avseende på ekonomi, miljö, igenkänning, tillgänglighet för invånare osv.

Sollentuna kommun har genomfört ett omfattande förändringsarbete, vilket innebär att det finns även verksamhetsmässiga skäl att se över lokalerna för att få verksamhetsanpassade lokaler som stödjer framtida arbetssätt.

Kommunledningskontorets beredning

Nuläge

Arbetet med förstudien pågår och en förstudierapport inklusive kalkyl beräknas vara färdigställd efter sommaren 2019.

Förstudiearbetet är uppdelat i sju delprojekt lokalutformning och inredning, kommunikation, arbetssätt och arbetskultur, IT/AV, säkerhet och brand, kontorsservice och flytt, evakuering och avveckling.

Målbild för projektet är:

 Lokalerna ska möjliggöra samarbete, förmedla en känsla av

nytänkande, ansvarstagande och välkomnande och samtidigt skapa energi med tydligt invånarfokus.

 Utformningen av lokalerna ska stödja de behov vi har idag av olika typer av arbetsmiljöer och därmed möjliggör att vi kan utföra våra arbetsuppgifter på bästa möjliga sätt.

 Skapa lokaler som ger möjlighet till att vårt arbetssätt och organisation kan utvecklas över tid.

 Lokalerna ska göra förvaltningarna mer effektiva att tillhandahålla tjänster på ett ännu bättre sätt.

 En modern öppen arbetsplats skapas som inspirerar, bidrar till att naturligt skapa rörelse & flöden och som bidrar till ökad kreativitet och ännu mer dialog.

 Ett kommunhus skapas som förtroendevalda och tjänstemän trivs i och känner stolthet över.

(3)

2019-02-15

Dnr 2015/0086 KS-7 Sidan 3 av 4

Tidplan

Projektet indelas i tre skeden; analys, planering och genomförande. En förstudierapport med kalkyl beräknas vara klar efter sommaren.

Evakuering

Under ombyggnationen av Turebergshuset kommer samtliga verksamheter i huset att behöva evakueras. Målsättningen är att samla så många som möjligt på samma ställe samt hitta evakueringslösningar i Sollentuna centrums närhet för de verksamheter som har mest kontakter med invånare.

Kommunledningskontoret bedömer att kostnaden för evakueringslokaler kommer uppgå till maximalt 30 miljoner kronor per år. Kommundirektören föreslås få delegation på att teckna avtal för evakueringslokaler inom denna ram. Inhyrningen av evakueringslokaler kommer i första hand att ske via Sollentuna Kommunfastigheter AB. För att säkerställa bra

evakueringslokaler är det nödvändigt att vara ute i god tid. Utbudet av stora sammanhängande lokaler inom Sollentuna är begränsat. Mot bakgrund av detta behöver avtal för evakueringslokaler tecknas med mycket god framförhållning och inhyrning behöver göras i förväg, innan en flytt sker.

Ekonomiska konsekvenser

Det är svårt att bedöma kostnaden för ombyggnationen innan förstudien är klar men en grov uppskattning är att ombyggnaden kommer kosta mellan 450 och 570 miljoner kronor inklusive förstudie och behovsanalys.

Kostnaden för förstudie och behovsanalys delas mellan kommunen och Sollentuna Kommunfastigheter AB.

Utöver detta tillkommer lös inredning som kommunen står för. Kommunens hyra kommer att öka efter ombyggnationen. Då det ännu inte är klart vilka ytor kommunen ska hyra samt vad ombyggnaden kommer kosta är det svårt att bedöma en framtida hyra. Kommunledningskontoret avser att återkomma

(4)

2019-02-15

Dnr 2015/0086 KS-7 Sidan 4 av 4

med detta i samband med att förstudien är klar och beslut om genomförande kan fattas.

Nettoeffekten av tillkommande kostnader för evakuering om maximalt 30 miljoner kronor per år och minskade hyreskostnader för Turebergshuset behöver hanteras i samband med budget 2020. Kommunledningskontoret kommer att återkomma med närmare uppgifter under budgetprocessen i vår.

Manfred Holmelin Inga-Lill Fritsch

T.f. kommundirektör Ekonomichef

Anna Hamberg T.f. projektchef

Bilagor

Beslutsexpediering