Sida 1 av 4
AVTAL OM FASTIGHETSFÖRVALTNING
Mellan Sollentuna kommun, org nr 212000-0134, nedan kallat kommunen och Sollentuna kommunfastigheter AB, org nr 559087-2452, nedan kallat bolaget, har följande avtal träffats.
§ 1 Förvaltningsuppdrag
Kommunen uppdrar åt bolaget och bolaget åtar sig att på nedan angivna villkor förvalta förvaltningsobjekt med byggnader och tillhörande mark på kommunägda fastigheter exklusive eventuell gatu- och parkmark och liknande. De förvaltningsobjekt som omfattas av uppdraget framgår av bilaga 1.
Förvaltningen ska ske inom ramen för kommunens företagspolicy/bolagspolicy, bolagets ägardirektiv samt de policyer som gäller för kommunens bolag. Med förvaltning avses teknisk förvaltning inklusive uppföljning av drift- och skötselavtal, ekonomisk förvaltning
innefattande administration av kommunens internhyressystem och investeringsverksamhet enligt närmare precisering i detta avtal.
Bolaget äger rätt att anlita extern entreprenör för fullgörande av uppgifter i ovan angivna uppdrag.
§ 2 Verkställande av uppdrag
Bolaget ska verkställa de fastighetsrelaterade uppgifter som omfattas av bolagets förvaltningsuppdrag enligt § 1. Detta innebär
att bolaget ska bistå kommunen vid köp och försäljning av fastighet eller del av fastighet som omfattas av förvaltningsuppdraget,
att bolaget ska bistå kommunen i mål och andra ärenden inför domstol och andra myndigheter,
att i förekommande fall för fullgörandet av förvaltningsuppdraget uppbära och kvittera medel och handlingar för kommunens räkning.
§ 3 Budgetering, planering och rapportering
Bolaget ska årligen ta fram förslag till budget för förvaltningsobjekten samt återrapportera till kommunen enligt kommunens anvisningar. Bolaget ska uppfylla den budget för
förvaltningsobjekten som kommunen fastställer.
Bolaget ska upprätta förvaltningsplaner för varje förvaltningsobjekt som klargör det enskilda förvaltningsobjektets hyresintjäningsförmåga, tekniska status, underhållsbehov, planerade investeringar, driftskostnader m.m. Under 2019 ska förvaltningsplaner arbetas fram för att sedan årligen delges och fastställas av kommunen.
Bolaget ska rapportera generellt vidtagna åtgärder, särskilda händelser och ekonomiskt utfall samt redovisa prognoser i enlighet med kommunstyrelsens beslut om ekonomisk och
verksamhetsmässig uppföljning.
Sida 2 av 4
§ 4 Investeringar
Bolaget ska ta initiativ till investeringar som ur fastighetsekonomisk synpunkt är motiverade.
Bolaget ska årligen ta fram förslag till investeringsbudget utifrån kommunens lokalresursplan och av kommunen givna budgetramar samt återrapportera investeringsarbetet till kommunen enligt kommunens anvisningar. Vidare påtar sig bolaget att genomföra de investeringar för hyresgästernas räkning vad avser ny-, om- och tillbyggnader som beslutats av kommunen.
Investeringsverksamheten genomförs enligt den process som beskrivs i Regler för lokalanskaffning inom Sollentuna kommunkoncern.
§ 5 Hantering av allmänna handlingar
Bolaget skall registrera och på ett betryggande sätt förvara handlingar angående
förvaltningsobjekten, avtal och korrespondens med hyresgäster, leverantörer, myndigheter eller annan tredje man.
Bolaget ska följa reglerna i arkivlagen, offentlighets- och sekretesslagen samt kommunens arkivreglemente.
§ 6 Ekonomisk förvaltning
Hyresgästanpassning
Bolaget ska tillhandahålla ändamålsenliga lokaler till de brukande enheterna och underlätta för enheterna att nyttja lokalerna på kostnadseffektivt sätt. Bolaget ger förslag om
effektivisering och ändamålsanpassning av lokal och därmed förknippad hyresreglering till brukande enhet, som tar ställning. Accepterar enheten förslaget verkställer bolaget.
Marknadsföring och uthyrning av tomma lokaler
Bolaget ska marknadsföra och på kommunens uppdrag hyra ut tomma lokaler i första hand till kommunal eller kommunanknutna verksamheter och i andra hand till tredje man. Bolaget avgör vilka marknadsföringsåtgärder och lokalanpassningar som bör vidtagas för att säkerställa långsiktigt ekonomiskt utnyttjande av fastighetskapitalet.
Hyresadministration
Bolaget ska administrera avisering och indrivning av hyror och andra avkastningar av
förvaltningsobjekten. Bolaget avgör vilka indrivningsåtgärder som ska vidtas, om några, i den händelse hyresgäst ej betalar. Bolaget träffar överenskommelse om hyra med hyresgäst. Om denne är en kommunal verksamhet ska bolagets hyressättning följa de regler som beskrivs i Regler för inhyrning och hyressättning inom Sollentuna kommunkoncern. I annat fall ska bolaget eftersträva marknadsmässig hyressättning.
Samarbete inom kommunen
Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att leda och samordna
kommunkoncernens behov av lokaler och anläggningar samt bostäder för sociala ändamål genom processen för lokalresursplanering. Bolaget ska som ansvarig för förvaltningen av kommunens förvaltningsobjekt delta i kommunens lokalresursplanering.
Sida 3 av 4
§ 7 Teknisk förvaltning
Drift och skötsel
Bolaget svarar för att omfattningen och kvaliteten på den tekniska driften och skötseln av byggnader med uthyrda lokaler och bostäder är i samklang med vad som bestämts i avtalen med hyresgästerna och enligt fastställd budget.
I de fall byggnad inte är uthyrd bestäms omfattningen och kvaliteten på driften och skötseln av bolaget med iakttagande av byggnadens framtida användning.
Underhåll och reinvestering
Planerat underhåll och reinvestering ska utföras enligt budget. Felavhjälpande underhåll – underhåll framtvingat av oförutsedd händelse – ska utföras i den utsträckning bolaget finner påkallat för att leva upp till förpliktelserna mot hyresgästerna och för att upprätthålla
förvaltningsobjektens värde.
§ 8 Försäkringar
Bolaget ska säkerställa att byggnaderna är försäkrade mot skada av brand, vatten, skadedjur m m och kommunens fastighetsägaransvar för skada på tredje man. Skulle skada uppstå ska bolaget utan dröjsmål anmäla denna till kommunens försäkringsbolag och bevaka bolagets intresse vid skadereglering.
§ 9 Bolagets ersättning
Bolaget ska för sina åtaganden enligt detta avtal av kommun erhålla en årlig ersättning baserad på det antal kvadratmeter BRA som ingår i förvaltningsuppdraget. Ersättningen fastställs årligen i samband med kommunens budgetbeslut, varvid hänsyn tas till förändringar av förvaltad yta BRA. I samband med större förändringar av det förvaltade beståndet ska kommunen ta beslut om förändrad ersättning.
Per 1 januari 2019 uppgår den totala ytan till 219 917 kvadratmeter BRA. Ytorna fördelas på kategorierna verksamhetsfastigheter och specialfastigheter enligt tabell nedan. I kategorin specialfastigheter ingår bostäder samt kulturfastigheter.
Kategori Antal BRA
Verksamhetsfastigheter 196 262
Specialfastigheter 23 655
Total BRA 219 917
De förvaltningsobjekt som ingår i förvaltningsuppdraget specificeras i bilaga 1.
Ersättningen utbetalas kvartalsvis i förskott och regleras årsvis den 1 januari. Följande ersättningar gäller från och med 1 januari 2019:
För den ekonomiska förvaltningen innefattande administration av kommunens
internhyressystem och investeringsverksamhet utgör ersättningen i denna avtalsperiod 40 kronor per kvadratmeter BRA för verksamhetsfastigheter och 40 kronor per
kvadratmeter BRA för specialfastigheter.
För den tekniska förvaltningen utgör ersättningen i denna avtalsperiod 59 kronor per kvadratmeter BRA för verksamhetsfastigheter och 61 kronor per kvadratmeter BRA för specialfastigheter.
Sida 4 av 4
Bolaget har, utöver den årliga ersättningen enligt ovan, rätt att debitera kommunen för
nedlagd tid i investeringsprojekt med 800 kronor per timme. Debitering av antalet timmar ska fastställas i beställning från kommunen.
§ 10 Avtalstid
Detta avtal gäller under tiden den 1 januari 2019 till och med den 31 december 2019 med tre månaders ömsesidig uppsägningstid. Vid utebliven uppsägning förlängs avtalet
fortsättningsvis med 1 år i sänder.
Av detta avtal har två exemplar upprättats av vilka parterna tagit var sitt.
Sollentuna 2018-
Sollentuna kommun Sollentuna kommunfastigheter AB
