KALLELSE
Kommunfullmäktige
Kommunfullmäktiges sammanträde
Dag: 2021-06-14 Tid: Kl 18:00
Plats: Stadshuset, Plenisalen samt digitalt via Zoom
Ärendelista Inledning
1 Val av protokolljusterare
Förslag till beslut: Kommunfullmäktige utser Emil Larsson (SD) att justera dagens protokoll.
Information
2 Joacim Johansson, VD Astrid Lindgrens Värld AB, informerar om historik, nuläge och utvecklingsplaner samt utifrån årsredovisning 2020 Förslag till beslut: Kommunfullmäktige lägger informationen till handlingarna.
3 Ledamöternas frågestund i kommunfullmäktige
Förslag till beslut: Kommunfullmäktige lägger frågestunden till handlingarna.
4 Meddelanden till kommunfullmäktige
Förslag till beslut: Kommunfullmäktige lägger dagens meddelanden till handlingarna.
5 Interpellation angående smittspridningen inom äldreomsorgen i Vimmerby Förslag till beslut: Kommunfullmäktige lägger interpellationen till
handlingarna.
Beslutsärenden
6 Budgetuppföljning jan - april 2021 med prognos för helår Förslag till beslut:
1. Kommunfullmäktige godkänner föreliggande budgetuppföljning med helårsprognos för Vimmerby kommun avseende perioden januari tom april 2021.
2. Kommunfullmäktige uppdrar åt socialnämnden att redovisa statusrapport för handlingsplan till kommunstyrelsen i juni, augusti och september.
3. Kommunfullmäktige godkänner nämndernas statusrapportering avseende uppföljning av internkontrollplan 2021.
1
7 Kommunens budget för år 2022 med plan 2023-2024 Debattordning
1. Gruppledare eller annan företrädare för respektive parti inleder, efter partiets storleksordning i fullmäktige, max 5 min. Möjlighet till replik.
2. Ledamöter i fullmäktige. Debatt och yrkanden.
3. Beslut.
Förslag till beslut:
1. Kommunfullmäktige fastställer Budget för år 2022 med plan för 2023-2024.
2. Kommunfullmäktige fastställer skattesatsen för år 2022 till 22:36 per skattekrona.
3. Kommunfullmäktige bemyndigar nämnderna att justera taxor och avgifter motsvarande allmän prisutveckling.
4. Kommunfullmäktige anmodar nämnderna att utifrån kommunfullmäktiges övergripande mål och ekonomiska resursramar fastställa taxor/avgifter, detaljbudget, investeringsbudget och verksamhetsmål för år 2022 samt senast under november 2021 återrapportera till kommunstyrelsen.
5. Kommunfullmäktige bemyndigar kommunstyrelsen att omfördela budget från oförutsedda medel för tillkommande kostnader under året.
6. Kommunfullmäktige bemyndigar kommunstyrelsen att göra tekniska
förändringar av budgetramar under förutsättning att berörda nämnder är överens och att förändringarna är kostnadsmässigt neutrala i kommunens budget.
7. Kommunfullmäktige bemyndigar kommunstyrelsen att uppta nya lån år 2022 enligt budgeterad nivå samt omsätta nuvarande lån som förfaller till betalning under året.
8. Kommunfullmäktige fastställer driftbudgetramen för kommunens revisorer för år 2022 i enlighet med kommunfullmäktiges presidiums förslag.
8 Låne- och borgensram år 2022 för kommunkoncernen Förslag till beslut:
1. Kommunfullmäktige fastställer för budgetåret 2022 total låne- och borgensram för kommunkoncernen till 1 670 mnkr.
2. Kommunfullmäktige ingår såsom för egen skuld borgen för Vimmerby kommun Förvaltnings AB:s låneförpliktelser upp till högsta lånebelopp om 40 mnkr, jämte därpå löpande ränta och kostnader.
3. Kommunfullmäktige ingår såsom för egen skuld borgen för Vimmerby Energi och Miljö AB:s låneförpliktelser upp till högsta lånebelopp om 475 mnkr, jämte därpå löpande ränta och kostnader.
4. Kommunfullmäktige ingår såsom för egen skuld borgen för Vimarhem AB:s låneförpliktelser upp till högsta lånebelopp om 400 mnkr, jämte därpå löpande ränta och kostnader.
5. Kommunfullmäktige ingår såsom för egen skuld borgen för Vimmerby Fibernät AB:s låneförpliktelser upp till högsta lånebelopp om 50 mnkr, jämte därpå löpande ränta och kostnader.
2
6. Kommunfullmäktige fastställer den årliga avgiften för borgensåtagande för lån till helägda bolag till 0,50 procent av utnyttjad borgen vid det senaste årsskiftet.
9 Omdisponering av befintliga investeringar år 2021, maj månad Förslag till beslut: Kommunfullmäktige godkänner omdisponering av
investeringar för år 2021 enligt förslag till befintliga investeringar inom ramen för 80 mnkr.
10 Omdisponering nya investeringar år 2021, maj månad
Förslag till beslut: Kommunfullmäktige godkänner omdisponering av
investeringar för år 2021 enligt förslag till nya investeringar inom ramen för 80 mnkr.
11 Kostnadsram för kommunstyrelsen vid överlåtelse av fast egendom Förslag till beslut: Kommunfullmäktige ger kommunstyrelsen rätt att besluta om köp, försäljning, byte, gåva, fastighetsreglering, expropriation eller inlösen av fastighet eller del av fastighet, samt att upplåta tomträtt till ett värde av max tre mnkr.
12 Kommunens medlemsinsats i Kommuninvest Förslag till beslut:
1. Kommunfullmäktige godkänner ökad obligatorisk medlemsinsats i
Kommuninvest för år 2021 från 900 kronor/ invånare till 1 000 kronor/ invånare i Vimmerby kommun, vilket för år 2021 motsvarar en inbetalning på 1 529 700 kronor.
2. Kommunfullmäktige godkänner en justering av insatskapitalet för åren 2022 – 2024 enligt följande:
2022: 1 100 kronor/invånare 2023: 1 200 kronor/invånare 2024: 1 300 kronor/invånare
13 Årsredovisning 2020 och fråga om ansvarsfrihet för Samordnings- förbundet i Kalmar län
Förslag till beslut:
1. Kommunfullmäktige godkänner, för Vimmerby kommuns del, årsredovisningen för Samordningsförbundet i Kalmar län år 2020.
2. Kommunfullmäktige beviljar, för Vimmerby kommuns del, styrelsen för Samordningsförbundet i Kalmar län ansvarsfrihet för år 2020.
14 Byggnadsordning för Storgatan i Vimmerby
Förslag till beslut: Kommunfullmäktige antar ”Byggnadsordning för del av centrala Vimmerby”, framtagen av Kalmar läns museum, som sin egen.
15 Markanvisningsavtal med Mercatus Engineering AB - del av fastigheten Vimmerby 3:6
Förslag till beslut: Kommunfullmäktige godkänner markanvisning till Mercatus Engineering AB i enlighet med upprättat förslag till markanvisningsavtal.
3
16 Motion - Reformerat partistöd i Vimmerby kommun Förslag till beslut: Kommunfullmäktige avslår motionen.
17 Motion om att inrätta en bilpool med gas-/elbilar i Vimmerby kommun Förslag till beslut: Kommunfullmäktige avslår motionen.
18 Medborgarförslag om belysning vid Wimer Bike Park
Förslag till beslut: Kommunfullmäktige bifaller medborgarförslaget.
19 Medborgarförslag om att låta kommuninvånare ta del av komposterat material
Förslag till beslut: Kommunfullmäktige avslår medborgarförslaget.
Information
20 Ordförandens sommartal
Vimmerby 2021-06-03
Leif Larsson Jenny Andersson
Ordförande Sekreterare
Handlingarna finns på kommunens hemsida:
http://www.vimmerby.se/kommunochpolitik/politikochdemokrati/motenkallelserochpro tokoll/kommunfullmaktigeskallelseochprotokoll
Information till dig som förtroendevald finns på hemsidan:
http://www.vimmerby.se/kommunochpolitik/fortroendevalda/fordigsomarfortroendevald
Anmälan av förhinder, för inkallande av ersättare
Sänd e-post till kommunens huvudbrevlåda: kommun@vimmerby.se Kontakta din gruppledare.
Vid frågor kontakta Liselott Frejd Administratör 0492/ 76 90 18
liselott.frejd@vimmerby.se
Jenny Andersson Kommunsekreterare 0492/ 76 90 06
jenny.andersson@vimmerby.se Nästa sammanträde infaller den 6 september kl 18.00.
4
Enkel fråga till kommunstyrelsens vice ordförande Niklas Gustafsson den 28/10 2019
Den 28 oktober 2019 beslutades enigt att KS skulle ta fram en strategisk plan för att nå en ekonomi i balans 2019-2022.
Vad har gjorts nu så här över två år sedan (april 2019) som uppdraget att ta fram en strategisk plan för att nå en budget i balans gavs av AU (undertecknad, Marie Nicholson och Helen Nilsson)? Vilka punkter har verkställts av handlingsprogrammet? Har den politiska ledningen och
tjänstemannaledningen tagit fram en strategisk plan? Om inte, när ska den tas fram? Revisorerna har nu granskat kommunstyrelsens budgetarbete och ekonomiska uppföljning och funnit brister.
Enligt mig hade den strategiska planen och beslutad handlingsplan lett till att skapa en ekonomisk kontroll i kommunen och då hade inte två av tre ekonomiska mål missats år 2020.
Har punkt 1 genomförts för alla nämnder?
Finns det en strategisk plan framtagen enligt punkt 2?
Har återrapporten gällande punkt 4 gjorts i december 2019?
Lena Lindgren på SKL beskrev i ett samtal med mig i oktober 2019 hur viktigt det är för alla kommuner att ta fram strategiska planer för att nå en ekonomi i balans i dessa tider när
kommunerna står inför framtida stora utmaningar med stora åtaganden vad gäller att tillgodose en likvärdig vård, skola och omsorg för sina kommuninnevånare.
Handlingsprogram för att uppnå budget i balans 2019-2022
Förslag till beslut
- Att kommunstyrelsen kontinuerligt bjuder in respektive ordförande, förvaltningschef samt controller från nämnder för dialog/redogörelse för vilka beslut man tagit, eller avser ta, för att nå budget i balans. Åtgärden ska kombineras av en fördjupad dialog om ansvar och roller mellan politik och förvaltning.
- Att den politiska ledningen med samtliga nämndföreträdare tillsammans med kommunens ledningsgrupp utformar en strategisk plan/åtgärdsplan som ska gälla 2019-2022 för att nå budget i balans.
- Att anlita SKL för en uppdatering av Vimmerby kommuns
fördelningsprofil/behovsläge från år 2014 till 2019 års förutsättningar.
- Ekonomichefen får i uppdrag att förslagsvis tillsammans med kommunens samtliga controllers revidera budgetprocessen och utarbeta gemensamt material för att möjliggöra nödvändig kontroll och uppföljning. En översyn behöver göras av gemensamma mallar och anvisningar Arbetet behöver ske under hösten, i samverkan och återrapporteras till kommunstyrelsen
arbetsutskott i december 2019.
5
Ärendet
Bakgrund
SKL gjorde en genomlysning av Vimmerby kommuns ekonomiska situation år 2014. Där var rådet att ”politiker och tjänstemän, tillsammans tar fram en strategi för förändringsarbete som leder till bättre resursfördelning, bättre budgetarbete och ett förtroende för budgetstyrningen”.
År 2017 uppdateras det relativt omfattande materialet som ger en god bild över läget i Vimmerby kommun jämfört med andra kommuner, se bilaga 1.
I samband med framtagande och implementering av en ny styrmodell 2011 påbörjades ett utvecklingsarbete kring såväl kultur som struktur i syfte att nå resultatförbättringar.
Inom ledningen påbörjades resan med att arbeta ”balanserat” d v s analys och konsekvens utifrån perspektiven - ekonomi, kvalitet för kommuninvånaren, medarbetaren samt utifrån utvecklingsperspektivet.
Under 2014 granskades också kommunens budgetprocess med tillhörande revisionsrapport. I den revisionella bedömningen står att läsa ”Vi bedömer att kommunstyrelsens budgetprocess inte varit ändamålsenlig utifrån styrmodellens intentioner. Detta grundar vi på en låg anpassning till budgetförutsättningarna, vilket signalerar svag förankring och att budgeten därmed ger bristande styrsignaler”.
Enligt samma revisionsrapport ”behöver nämnderna i större utsträckning involveras i budgetberedningen” samt ” Vi anser även att en budgetprocess med ett långsiktigt perspektiv för såväl driftsbudget som investeringsbudget skulle ge ett bättre stöd. Att med framförhållning ta fram konsekvensbeskrivningar och analys till stöd för mer selektiv hantering av framtida budgetramar och mindre av exempelvis generella ramreduktioner, eller andra ospecificerade åtgärder”.
Aktuell situation
I samband med uppstart av budgetarbetet inför 2020 sammanfattade
kommundirektören sin bedömning av läget i en PP-presentation ” Så klarar vi välfärden” Se bilaga 2.
På Ks au i april 2019 fick ekonomichefen och kommundirektören i uppdrag att formulera en långsiktig plan för att nå driftsekonomi i balans.
Delårsrapporten per den sista augusti 2019 visar ett positivt resultat på 33,5 mnkr för hela kommunen. Prognosen till årets slut uppgår till plus 8,4 mnkr.
6
Barn- och utbildningsnämndens prognos från delårsbokslutet visar ett budgetunderskott på 11 mnkr.
Socialnämndens prognos från delårsbokslutet visar ett budgetunderskott på 15,3 mnkr.
Inom kommunstyrelsen bedöms att det inom samhällsbyggnadsavdelningen behöver omprioriteras i storleksordningen 4-5 mnkr. Utöver det saknas det budgetanslag till ITSAM, sydarkivera (290 tkr), del av kommunikatörstjänst (360 tkr) politiska arvoden, samverkan räddningstjänst med Västervik samt anslag till den nya översiktsplanen som ska tas fram. (1 mnkr 2020, 2 mnkr 2021 samt 1 mnkr 2020).
Enligt uppdraget på Ks au i april 2019 skulle speciellt fokus läggas på
personalkostnadsuppföljningen. På Ks au i juni redogjorde ekonomiavdelningen för läget i Vimmerby kommun i förhållande till riket och till jämförbara kommuner, se bilaga 3. Denna uppföljning ska fortsättningsvis ske kontinuerligt i samband med delårsuppföljningar och årsredovisning. När det gäller personalkostnaden blir den intressant när den utökade personalresursen/kostnaden ställs i relation till det utökade behovet/ den ökade volymen som vi haft, har och får framöver. Samt när koppling sker till upplevd kvalitet. Det är först då vi ser vilken effektivitet vi har. Den relationen mäter vi redan inom många områden fram för allt inom de volymmässigt stora
verksamheterna, se bilaga 4.
Medvetenheten finns idag att vi inte i alla lägen, inom alla verksamhetsområden, bedriver verksamhet på en optimal effektivitetsnivå utifrån ekonomiskt perspektiv p g a av val utifrån andra perspektiv. Nu sätter ekonomin hinder för att framöver bedriva verksamheten på nuvarande nivå. Frågan blir då vilken
omställning/anpassning som krävs?
Kommunstyrelsen har med bakgrund av sin uppsiktsplikt kallat representanter från socialnämndens och barn- och utbildningsnämndens verksamhetsområde till sitt sammanträde i juni 2019. Inga uppdrag har givits av nämnder utöver
redovisade åtgärder. Det ska dock inte tolkats som att inget effektiviseringsarbete genomförts eller genomförs. Nedan kan ni ta del av respektive nämndområdes redan pågående effektiviseringsarbete samt det som är gemensamma insatser. En del är kursiverat vilket innebär att åtgärder sker i kommunövergripande
samverkan.
Åtgärdsplan - Pågående effektiviseringsarbete inom kommunen och till viss del kommunkoncernen som leds av kommunstyrelseförvaltningen som dels har ett eget pågående arbete inom den egna förvaltningen med också ansvar för kommun/koncernövergripande samordning:
- Ökad samverkan internt och externt (”anställd inom koncernen”) - Jobba för ökad extern finansiering
- Processkartläggningar (VIS alfa)
- Se över beställningar till ITSAM samt försöka minska antalet devicer - Samordna IT-system för effektivare hantering
- Effektivare annonsering
7
- Bygga upp ett effektivt kontaktcenter med så hög grad av digitaliserade och automatiserade arbetsformer som förutsättningarna medger
- Optimera lokalanvändandet i första hand inom kommunen sedan inom kommunkoncernen och i sista hand externt alternativ.
- Minska sjuktalen, rehabinsatser och utbildningsinsatser - Koll på matsvinn
- Lösning för VTT
Bedömd/uppskattad effektivisering i kronor för kommunstyrelsen: se separat handling om budgetläget inom kommunstyrelsen verksamhetsområde 2019 och inför budgetåret 2020.
Pågående effektiviseringsarbete i Barn- och utbildningsnämndens verksamhetsområde:
- Förbättrat ekonomiskt stöd och styrning. Sker via:
- Omfördelning av tjänst där ekonomifunktion tillsatts som ytterligare stöd.
- Utbildningsinsatser för cheferna.
- Tätare ekonomiska uppföljningar, inklusive analyser, med respektive chef.
- Framtagande av rutiner vid negativa prognoser och resultat.
- Införande av elevpeng på grundskolan.
- Framtagande av verktyg som cheferna använder för att förbättra uppsikt över resultat och budget.
- Utveckla strukturen inom förvaltningen:
- VisAlfa för att tydliggöra processer och förbättra dem.
- Arbete med årshjul på central förvaltning för olika processer.
- Genomsyn av förvaltningens dokumenthantering.
- Översyn av rutiner, revideringar och framtagande av nya.
- Fokus på arbetsmiljö, för att på så vis skapa attraktivare arbetsplatser med minskade sjuktal och förbättrade möjligheter att rekrytera och att behålla medarbetare. Sker via partsgemensam arbetsgrupp med lärarförbunden.
- Satsning på ökad digitalisering 2020 via införande av IKT-pedagog tjänst samt en ekonomisk satsning på införandet av fler digitala enheter på skolor och förskolor.
- Aktivt arbeta med att söka så många riktade statsbidrag som möjligt för att finansiera tjänster och satsningar inom förvaltningen.
Bedömd/uppskattad effektivisering i kronor för barn- och utbildningsnämnden:
8
Pågående effektiviseringsarbete inom socialnämndens verksamhetsområde:
Socialnämnden har pågående åtgärder men ytterligare åtgärder krävs att minska kostnaderna, även om bedömningen är att det inte är möjligt att nå en verksamhet som ryms inom budgetramen.
Med tanke på att socialnämndens ansvarsområde till största delen är lagstyrd och att det finns behovsökningar inom alla områden så är det av största vikt att det är en balanserad styrning även när åtgärder för
kostnadseffektiviseringar vidtas. Det kan annars få konsekvenser som ger högre kostnader.
Sammanfattning av socialförvaltningens inriktning i arbetet med kostnadseffektiviseringar med målsättningen att få en budget i balans:
- Bemanningsplanering – En optimerad bemanningsplanering men också så långt som möjligt undvika övertid samt arbeta för att minska sjukfrånvaron - Lokaloptimering – Använda befintliga lokaler optomalt och samverka
mellan verksamheter, undvika att utöka lokalytor och om möjligt minska lokalytorna
- Strukturer och arbetssätt – Se över organisationen, arbetssätt, metoder och ambitionsnivåer. Processkartläggning, digitalisering och samverkan är viktiga delar
- Systematisk ledning, styrning och analys – en organisation med rimliga ansvarsområden och tydliga roller. Stöd och rutiner för ekonomiska uppföljningar och analyser
Pågående åtgärder inom socialförvaltningen
Framgångsfaktorer är att långsiktigt skapa en verksamhet med förebyggande och tidiga insatser, god arbetsmiljö och ett metodiskt arbete för att utveckla kvaliteten. När det inte finns så ökar kostnaderna istället.
Strategin och inriktningen sedan tidigare är att ständigt arbeta med
förändrings-arbete utifrån systematiska analyser och kostnadsjämförelser, samt att stärka det förebyggande arbetet ex
- Systematisk analys genom Kostnad Per Brukare (KPB) analysverkstäder m m
- Ekonomiska medvetenhet (samverka och förhålla sig till ekonomiska ram - Aktivt arbete med rekrytering och kompetensförsörjning
- Resursfördelning i hemtjänst har minskats genom striktare bedömning och effektivare hantering
- Bemanningsplanering
- Samverkan vid utskrivning från slutenvården, ett internt utvecklingsarbete - Förebyggande insatser
- Omställning av verksamheten för ensamkommande barn - Aktiv återsökning av migrationsverket
Fortsättning från föregående sida
Omställning av verksamhet för ensamkommande barn.
Aktiv återsökning från Migrationsverket.
Arbetsmarknadsenhet för att förebygga och minska behov av försörjningsstöd och utanförskap.
Arbetssättet ”växla försörjningsstöd” inom Arbetsmarknadsenheten.
Integrationsenhet för att minska utanförskap och underlätta integration.
Utvecklingsarbete mot våld i nära relationer, hedersrelaterat våld och psykisk ohälsa.
Hemmaplanslösningar (öppenvård) för barn, familjer, vuxna missbrukare och personer med psykiska funktionsnedsättningar.
Systematisk genomgång av alla placerade barn och unga.
Ledarskapssatsning.
Förstärka ledning och styrning genom att skapa mindre ansvarsområden för chefer.
Digitalisering, till exempel genom mobil dokumentation och nyckelfria lås.
Optimera användningen av lokaler, gått ur flera lokaler tidigare.
Lång framförhållning vid planering av LSS-bostäder och äldreboende.
Kunskapsstyrning och utveckling.
9
- Arbetsmarknadsenhet för att förebygga och minska behov av försörjningsstöd och utanförskap
- Arbetet växla försörjningsstöd inom arbetsmarknadsenheten
- Integrationsenheten för att minska utanförskap och underlätta integration - Utvecklingsarbetet mot våld i nära relationer, hedersrelaterat våld och
psykisk ohälsa
- Hemmaplanlösningar (öppenvård för barn), familjer och vuxna missbrukare och personer med funktionsnedsättningar
- Systematisk genomgång av alla placerade barn och unga - Ledarskapssatsning
- Förstärka lednings och styrning genom att skapa mindre ansvarsområden för chefer
- Digitalisering och exempel genom mobil dokumentation och nyckelfria lås - Optimera användningen av lokaler, gått ur flera lokaler tidigare
- Lång framförhållning vid planering av LSS-bostäder och äldreboende - Kunskapstyrning och utveckling
Bedömd/uppskattad effektivisering i kronor för socialnämnden:
Följande områden har identifierats där den kommunövergripande
ledningsgruppen får ett utökat ansvar för att hitta effektiviseringar (vissa delar omfattas hela koncernen) med syfte: kostnadseffektivitet och ökad kvalitet
- Ekonomistyrningsprocess - Ärendehanteringsprocess
- Kontaktcenter, digitalisering, automatisering (inkl utredning IT, funktion och kostnader)
- Kompetensförsörjning ARUBA - Hantering av kommunens bilar - Lokaler inkl energiförbrukning
- Arbetsmiljöarbete – Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) - Höja frisknärvaron – Kvalitetssäkra rehabiliteringsprocessen
Utifrån ovanstående bild är bedömningen att kommunstyrelsen behöver ta ställning till följande åtgärder.
- Att kommunstyrelsen kontinuerligt bjuder in respektive ordförande, förvaltningschef och controller från nämnder för dialog/redogörelse för vilka beslut man tagit, eller avser ta, för att nå budget i balans. Åtgärden ska
Systematisk analys genom Kostnad Per Brukare (KPB), analysverkstäder m.m.
Ekonomisk medvetenhet (samverka och förhålla sig till ekonomisk ram).
Aktivt arbete med rekrytering och kompetensförsörjning.
Resursfördelning i hemtjänst (timme) och vård- och omsorgsboende (dygn).
Kostnader för hemtjänst har minskats genom striktare bedömning och effektivare planering.
Bemanningsplanering.
Samverkan vid utskrivning från slutenvården, ett internt utvecklingsarbete.
Förebyggande insatser.
Fortsättning på nästa sida
10
föregås av en fördjupad dialog om ansvar och roller mellan politik och förvaltning.
- Att den politiska ledningen med samtliga nämndsföreträdare tillsammans med kommunens ledningsgrupp utformar en strategisk plan/åtgärdsplan som ska gälla 2019-2022 för att nå budget i balans
- Att anlita SKL för en uppdatering av Vimmerby kommuns
fördelningsprofil/behovsläge från år 2014 till 2019 års förutsättningar.
- Ekonomichefen får i uppdrag att förslagsvis tillsammans med kommunens samtliga controllers revidera budgetprocessen och utarbeta gemensamt material för att möjliggöra nödvändig kontroll och uppföljning. En översyn behöver göras av gemensamma mallar och anvisningar Arbetet behöver ske under hösten, i samverkan och återrapporteras till kommunstyrelsen
arbetsutskott i december 2019 -
Metod
Allt ovanstående, och med kommande uppdrag, med en så hög frekvens av utvecklande ledarskap som möjligt. I det ekonomiska läge kommunen befinner sig behövs varje medarbetares delaktighet och engagemang.
Ledarskapssatsningen är på riktigt, verksamheten ska ledas med utgångspunkt av den grund som är lagd
Tidsplan
Under en längre tid har Vimmerby och andra kommuner samt regioner sett tuffare tider komma. Åtgärder behöver inledas omgående.
Beslutsunderlag
Bilaga 1 Analysgruppens material som bygger på uppdateringar efter SKL:s genomlysning år 2014.
Bilaga 2 Så klarar vi välfärden
Bilaga 3 Personalkostnadsuppföljning
11
Bilaga 4 ”Fyrfältaren” - Kostnader kopplat till kvalitet, ska uppdateras under hösten 2019
Beslutet ska skickas till
Kommunens ledningsgrupp Samtliga nämnder
Mattias Karlsson Carolina Leijonram
Ekonomichef kommundirektör
12
Tjänsteskrivelse Sida 1(9)
Datum
2019-10-28
Referens
2019/000373 KSF
Carolina Leijonram
Id
68540
Kommunstyrelsen
Handlingsprogram för att uppnå budget i balans 2019-2022
Förslag till beslut
- Att kommunstyrelsen kontinuerligt bjuder in respektive ordförande, förvaltningschef samt controller från nämnder för dialog/redogörelse för vilka beslut man tagit, eller avser ta, för att nå budget i balans. Åtgärden ska kombineras av en fördjupad dialog om ansvar och roller mellan politik och förvaltning.
- Att den politiska ledningen med samtliga nämndföreträdare tillsammans med kommunens ledningsgrupp utformar en strategisk plan/åtgärdsplan som ska gälla 2019-2022 för att nå budget i balans.
- Att anlita SKL för en uppdatering av Vimmerby kommuns fördelningsprofil/behovsläge från år 2014 till 2019 års förutsättningar.
- Ekonomichefen får i uppdrag att förslagsvis tillsammans med kommunens samtliga controllers revidera budgetprocessen och utarbeta gemensamt material för att möjliggöra nödvändig kontroll och uppföljning. En översyn behöver göras av
gemensamma mallar och anvisningar Arbetet behöver ske under hösten, i samverkan och återrapporteras till kommunstyrelsen arbetsutskott i december 2019.
13
Ärendet
Bakgrund
SKL gjorde en genomlysning av Vimmerby kommuns ekonomiska situation år 2014. Där var rådet att ”politiker och tjänstemän, tillsammans tar fram en strategi för förändringsarbete som leder till bättre resursfördelning, bättre budgetarbete och ett förtroende för budgetstyrningen”.
År 2017 uppdateras det relativt omfattande materialet som ger en god bild över läget i Vimmerby kommun jämfört med andra kommuner, se bilaga 1.
I samband med framtagande och implementering av en ny styrmodell 2011 påbörjades ett utvecklingsarbete kring såväl kultur som struktur i syfte att nå resultatförbättringar. Inom ledningen påbörjades resan med att arbeta ”balanserat” d v s analys och konsekvens utifrån
perspektiven - ekonomi, kvalitet för kommuninvånaren, medarbetaren samt utifrån utvecklingsperspektivet.
Under 2014 granskades också kommunens budgetprocess med tillhörande revisionsrapport. I den revisionella bedömningen står att läsa ”Vi bedömer att kommunstyrelsens budgetprocess inte varit ändamålsenlig utifrån styrmodellens intentioner. Detta grundar vi på en låg anpassning till budgetförutsättningarna, vilket signalerar svag förankring och att budgeten därmed ger bristande styrsignaler”.
Enligt samma revisionsrapport ”behöver nämnderna i större
utsträckning involveras i budgetberedningen” samt ” Vi anser även att en budgetprocess med ett långsiktigt perspektiv för såväl driftsbudget som investeringsbudget skulle ge ett bättre stöd. Att med
framförhållning ta fram konsekvensbeskrivningar och analys till stöd för mer selektiv hantering av framtida budgetramar och mindre av exempelvis generella ramreduktioner, eller andra ospecificerade åtgärder”.
Aktuell situation
I samband med uppstart av budgetarbetet inför 2020 sammanfattade kommundirektören sin bedömning av läget i en PP-presentation ” Så klarar vi välfärden” Se bilaga 2.
14
På Ks au i april 2019 fick ekonomichefen och kommundirektören i uppdrag att formulera en långsiktig plan för att nå driftsekonomi i balans.
Delårsrapporten per den sista augusti 2019 visar ett positivt resultat på 33,5 mnkr för hela kommunen. Prognosen till årets slut uppgår till plus 8,4 mnkr.
Barn- och utbildningsnämndens prognos från delårsbokslutet visar ett budgetunderskott på 11 mnkr.
Socialnämndens prognos från delårsbokslutet visar ett budgetunderskott på 15,3 mnkr.
Inom kommunstyrelsen bedöms att det inom
samhällsbyggnadsavdelningen behöver omprioriteras i
storleksordningen 4-5 mnkr. Utöver det saknas det budgetanslag till ITSAM, sydarkivera (290 tkr), del av kommunikatörstjänst (360 tkr) politiska arvoden, samverkan räddningstjänst med Västervik samt anslag till den nya översiktsplanen som ska tas fram. (1 mnkr 2020, 2 mnkr 2021 samt 1 mnkr 2020).
Enligt uppdraget på Ks au i april 2019 skulle speciellt fokus läggas på personalkostnadsuppföljningen. På Ks au i juni redogjorde
ekonomiavdelningen för läget i Vimmerby kommun i förhållande till riket och till jämförbara kommuner, se bilaga 3. Denna uppföljning ska fortsättningsvis ske kontinuerligt i samband med
delårsuppföljningar och årsredovisning. När det gäller personalkostnaden blir den intressant när den utökade
personalresursen/kostnaden ställs i relation till det utökade behovet/
den ökade volymen som vi haft, har och får framöver. Samt när koppling sker till upplevd kvalitet. Det är först då vi ser vilken
effektivitet vi har. Den relationen mäter vi redan inom många områden fram för allt inom de volymmässigt stora verksamheterna, se bilaga 4.
Medvetenheten finns idag att vi inte i alla lägen, inom alla verksamhetsområden, bedriver verksamhet på en optimal
effektivitetsnivå utifrån ekonomiskt perspektiv p g a av val utifrån andra perspektiv. Nu sätter ekonomin hinder för att framöver bedriva verksamheten på nuvarande nivå. Frågan blir då vilken
omställning/anpassning som krävs?
Kommunstyrelsen har med bakgrund av sin uppsiktsplikt kallat representanter från socialnämndens och barn- och
utbildningsnämndens verksamhetsområde till sitt sammanträde i juni 2019. Inga uppdrag har givits av nämnder utöver redovisade åtgärder.
Det ska dock inte tolkats som att inget effektiviseringsarbete genomförts eller genomförs. Nedan kan ni ta del av respektive
nämndområdes redan pågående effektiviseringsarbete samt det som är gemensamma insatser. En del är kursiverat vilket innebär att åtgärder sker i kommunövergripande samverkan.
Åtgärdsplan - Pågående effektiviseringsarbete inom kommunen och till viss del kommunkoncernen som leds av
15
kommunstyrelseförvaltningen som dels har ett eget pågående arbete inom den egna förvaltningen med också ansvar för
kommun/koncernövergripande samordning:
- Ökad samverkan internt och externt (”anställd inom koncernen”)
- Jobba för ökad extern finansiering - Processkartläggningar (VIS alfa)
- Se över beställningar till ITSAM samt försöka minska antalet devicer
- Samordna IT-system för effektivare hantering - Effektivare annonsering
- Bygga upp ett effektivt kontaktcenter med så hög grad av digitaliserade och automatiserade arbetsformer som förutsättningarna medger
- Optimera lokalanvändandet i första hand inom kommunen sedan inom kommunkoncernen och i sista hand externt alternativ.
- Minska sjuktalen, rehabinsatser och utbildningsinsatser - Koll på matsvinn
- Lösning för VTT
Bedömd/uppskattad effektivisering i kronor för kommunstyrelsen: se separat handling om budgetläget inom kommunstyrelsen
verksamhetsområde 2019 och inför budgetåret 2020.
Pågående effektiviseringsarbete i Barn- och utbildningsnämndens verksamhetsområde:
- Förbättrat ekonomiskt stöd och styrning. Sker via:
- Omfördelning av tjänst där ekonomifunktion tillsatts som ytterligare stöd.
- Utbildningsinsatser för cheferna.
- Tätare ekonomiska uppföljningar, inklusive analyser, med respektive chef.
- Framtagande av rutiner vid negativa prognoser och resultat.
- Införande av elevpeng på grundskolan.
- Framtagande av verktyg som cheferna använder för att förbättra uppsikt över resultat och budget.
- Utveckla strukturen inom förvaltningen:
- VisAlfa för att tydliggöra processer och förbättra dem.
- Arbete med årshjul på central förvaltning för olika processer.
16
- Genomsyn av förvaltningens dokumenthantering.
- Översyn av rutiner, revideringar och framtagande av nya.
- Fokus på arbetsmiljö, för att på så vis skapa attraktivare arbetsplatser med minskade sjuktal och förbättrade möjligheter att rekrytera och att behålla medarbetare. Sker via
partsgemensam arbetsgrupp med lärarförbunden.
- Satsning på ökad digitalisering 2020 via införande av IKT- pedagog tjänst samt en ekonomisk satsning på införandet av fler digitala enheter på skolor och förskolor.
- Aktivt arbeta med att söka så många riktade statsbidrag som möjligt för att finansiera tjänster och satsningar inom förvaltningen.
Bedömd/uppskattad effektivisering i kronor för barn- och utbildningsnämnden:
Pågående effektiviseringsarbete inom socialnämndens verksamhetsområde:
Socialnämnden har pågående åtgärder men ytterligare åtgärder krävs att minska kostnaderna, även om bedömningen är att det inte är möjligt att nå en verksamhet som ryms inom
budgetramen.
Med tanke på att socialnämndens ansvarsområde till största delen är lagstyrd och att det finns behovsökningar inom alla områden så är det av största vikt att det är en balanserad styrning även när åtgärder för kostnadseffektiviseringar vidtas. Det kan annars få konsekvenser som ger högre kostnader.
Sammanfattning av socialförvaltningens inriktning i arbetet med kostnadseffektiviseringar med målsättningen att få en budget i balans:
- Bemanningsplanering – En optimerad bemanningsplanering men också så långt som möjligt undvika övertid samt arbeta för att minska sjukfrånvaron
- Lokaloptimering – Använda befintliga lokaler optomalt och samverka mellan verksamheter, undvika att utöka lokalytor och om möjligt minska lokalytorna
- Strukturer och arbetssätt – Se över organisationen, arbetssätt, metoder och ambitionsnivåer. Processkartläggning, digitalisering och samverkan är viktiga delar
- Systematisk ledning, styrning och analys – en organisation med rimliga ansvarsområden och tydliga roller. Stöd och rutiner för ekonomiska uppföljningar och analyser
17
Pågående åtgärder inom socialförvaltningen
Framgångsfaktorer är att långsiktigt skapa en verksamhet med förebyggande och tidiga insatser, god arbetsmiljö och ett
metodiskt arbete för att utveckla kvaliteten. När det inte finns så ökar kostnaderna istället.
Strategin och inriktningen sedan tidigare är att ständigt arbeta med förändrings-arbete utifrån systematiska analyser och kostnadsjämförelser, samt att stärka det förebyggande arbetet ex - Systematisk analys genom Kostnad Per Brukare (KPB)
analysverkstäder m m
- Ekonomiska medvetenhet (samverka och förhålla sig till ekonomiska ram
- Aktivt arbete med rekrytering och kompetensförsörjning - Resursfördelning i hemtjänst har minskats genom striktare
bedömning och effektivare hantering - Bemanningsplanering
- Samverkan vid utskrivning från slutenvården, ett internt utvecklingsarbete
- Förebyggande insatser
- Omställning av verksamheten för ensamkommande barn - Aktiv återsökning av migrationsverket
- Arbetsmarknadsenhet för att förebygga och minska behov av försörjningsstöd och utanförskap
- Arbetet växla försörjningsstöd inom arbetsmarknadsenheten - Integrationsenheten för att minska utanförskap och underlätta
integration
- Utvecklingsarbetet mot våld i nära relationer, hedersrelaterat våld och psykisk ohälsa
- Hemmaplanlösningar (öppenvård för barn), familjer och vuxna missbrukare och personer med funktionsnedsättningar
- Systematisk genomgång av alla placerade barn och unga - Ledarskapssatsning
- Förstärka lednings och styrning genom att skapa mindre ansvarsområden för chefer
- Digitalisering och exempel genom mobil dokumentation och nyckelfria lås
- Optimera användningen av lokaler, gått ur flera lokaler tidigare - Lång framförhållning vid planering av LSS-bostäder och
äldreboende
- Kunskapstyrning och utveckling
Fortsättning från föregående sida
Omställning av verksamhet för ensamkommande barn.
Aktiv återsökning från Migrationsverket.
Arbetsmarknadsenhet för att förebygga och minska behov av försörjningsstöd och utanförskap.
Arbetssättet ”växla försörjningsstöd” inom Arbetsmarknadsenheten.
Integrationsenhet för att minska utanförskap och underlätta integration.
Utvecklingsarbete mot våld i nära relationer, hedersrelaterat våld och psykisk ohälsa.
Hemmaplanslösningar (öppenvård) för barn, familjer, vuxna missbrukare och personer med psykiska funktionsnedsättningar.
Systematisk genomgång av alla placerade barn och unga.
Ledarskapssatsning.
Förstärka ledning och styrning genom att skapa mindre ansvarsområden för chefer.
Digitalisering, till exempel genom mobil dokumentation och nyckelfria lås.
Optimera användningen av lokaler, gått ur flera lokaler tidigare.
Lång framförhållning vid planering av LSS-bostäder och äldreboende.
Kunskapsstyrning och utveckling.
Systematisk analys genom Kostnad Per Brukare (KPB), analysverkstäder m.m.
Ekonomisk medvetenhet (samverka och förhålla sig till ekonomisk ram).
Aktivt arbete med rekrytering och kompetensförsörjning.
Resursfördelning i hemtjänst (timme) och vård- och omsorgsboende (dygn).
Kostnader för hemtjänst har minskats genom striktare bedömning och effektivare planering.
Bemanningsplanering.
Samverkan vid utskrivning från slutenvården, ett internt utvecklingsarbete.
Förebyggande insatser.
Fortsättning på nästa sida
18
Bedömd/uppskattad effektivisering i kronor för socialnämnden:
Följande områden har identifierats där den
kommunövergripande ledningsgruppen får ett utökat ansvar för att hitta effektiviseringar (vissa delar omfattas hela koncernen) med syfte: kostnadseffektivitet och ökad kvalitet
- Ekonomistyrningsprocess - Ärendehanteringsprocess
- Kontaktcenter, digitalisering, automatisering (inkl utredning IT, funktion och kostnader)
- Kompetensförsörjning ARUBA - Hantering av kommunens bilar - Lokaler inkl energiförbrukning
- Arbetsmiljöarbete – Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) - Höja frisknärvaron – Kvalitetssäkra rehabiliteringsprocessen
Utifrån ovanstående bild är bedömningen att kommunstyrelsen behöver ta ställning till följande åtgärder.
- Att kommunstyrelsen kontinuerligt bjuder in respektive ordförande, förvaltningschef och controller från nämnder för dialog/redogörelse för vilka beslut man tagit, eller avser ta, för att nå budget i balans. Åtgärden ska föregås av en fördjupad dialog om ansvar och roller mellan politik och förvaltning.
- Att den politiska ledningen med samtliga nämndsföreträdare tillsammans med kommunens ledningsgrupp utformar en strategisk plan/åtgärdsplan som ska gälla 2019-2022 för att nå budget i balans
- Att anlita SKL för en uppdatering av Vimmerby kommuns fördelningsprofil/behovsläge från år 2014 till 2019 års förutsättningar.
- Ekonomichefen får i uppdrag att förslagsvis tillsammans med kommunens samtliga controllers revidera budgetprocessen och utarbeta gemensamt material för att möjliggöra nödvändig kontroll och uppföljning. En översyn behöver göras av
gemensamma mallar och anvisningar Arbetet behöver ske under hösten, i samverkan och återrapporteras till kommunstyrelsen arbetsutskott i december 2019
- Metod
Allt ovanstående, och med kommande uppdrag, med en så hög
frekvens av utvecklande ledarskap som möjligt. I det ekonomiska läge kommunen befinner sig behövs varje medarbetares delaktighet och
19
engagemang. Ledarskapssatsningen är på riktigt, verksamheten ska ledas med utgångspunkt av den grund som är lagd
Tidsplan
Under en längre tid har Vimmerby och andra kommuner samt regioner sett tuffare tider komma. Åtgärder behöver inledas omgående.
Beslutsunderlag
Bilaga 1 Analysgruppens material som bygger på uppdateringar efter SKL:s genomlysning år 2014.
Bilaga 2 Så klarar vi välfärden
Bilaga 3 Personalkostnadsuppföljning
Bilaga 4 ”Fyrfältaren” - Kostnader kopplat till kvalitet, ska uppdateras under hösten 2019
Beslutet ska skickas till
Kommunens ledningsgrupp Samtliga nämnder
Mattias Karlsson Carolina Leijonram
Ekonomichef kommundirektör
20
21
Fråga till Vimarhems ordförande Magnus Danlid
När en hyresgäst flyttar och lämnar lägenheten i sämre skick än när man flyttar in, får vederbörande i de flesta fall stå för kostnad av renovering själva. Nu har ju som bekant Migrationsverket sagt upp sitt avtal med er och lägenheterna är i mycket dåligt skick. Med anledning av detta undrar jag
Varför fakturerar ni inte Migrationsverket för kostnad av renovering?
Vimmerby 2021-05-24 Anneli Jakobsson
22
1 (2)
UTDRAG
Sammanträdesdatum
2021-05-25
Hjälpmedelsnämnden
Anslaget på kommunens anslagstavla den 2021-05-31
§ 10
Årsrapport 2020 för Kommunal hjälpmedelssamverkan, KHS
Dnr ON 2021/0093 Handlingar
- Tjänsteskrivelse 2021-05-17
- Årsrapport 2020 för Kommunal hjälpmedelssamverkan, KHS
Bakgrund
Under året har hjälpmedelsnämnden haft möte vid 6 tillfällen och
ledningsgruppen har haft möte vid 6 tillfällen. Vid ett tillfälle har nämnd och ledningsgrupp haft ett gemensamt möte.
Under 2020 genomfördes en extern granskning och revision av
hjälpmedelsnämndens arbete. Resultatet av granskningen ledde till ett antal rekommendationer kring hjälpmedelsnämndens och KHS arbetssätt. Med utgångspunkt från revisorernas rekommendationer har det under året genomförts en översyn av lagerhantering samt utrangering av utgående produkter. Övriga rekommendationer från revisorerna, bland annat översyn kring samstämmighet avseende benämningar och innehåll mellan styrande dokument planeras att genomföras under 2021.
KHS har arbetat vidare med utvecklingen av KHS interna processer. Bland annat har det under året genomförts ett arbete kring roller och
rollbeskrivningar för att förtydliga våra interna arbetsprocesser.
I KHS arbete kring systematiskt arbetssätt med lager- och förrådshantering skulle vi ha infört en förrådsapplikation som ett led i det arbetet. På grund av tekniska problem så har införandet av förrådsapplikation fått skjutas upp. De tekniska problemen beräknas vara lösta under våren 2021, och applikationen beräknas vara i drift under senare delen av 2021.
Hjälpmedelsnämnden tog vid nämndsmötet 2020-05-29 beslut om att driva hjälpmedelstransporter och sänghantering i KHS regi från och med
verksamhetsåret 2021.
Under sommaren och hösten genomförde KHS planerings- och
förberedelsearbete och verksamheten kunde starta upp som planerat 2021-01- 01. Utvärdering kommer att ske löpande under 2021 och 2022.
Den budgeterade totala omsättningen av hjälpmedel ökade med ca 1,3 miljoner kronor under 2020. Precis som 2019 beror det på att det under året gjordes viss
23
2 (2)
Hjälpmedelsnämnden
UTDRAGSammanträdesdatum 2021-05-25
utskrotning av hjälpmedel som inte längre var patientsäkra på grund av ålder eller annan orsak, vilket i motsvarande omfattning ökade inköpen av nya hjälpmedel.
Överläggning
Ordförande finner att det förekommer inget annat förslag till beslut än det liggande förslaget att hjälpmedelsnämnden godkänner KHS:s årsrapport och bokslut för 2020. Han frågar om nämnden kan godkänna årsrapporten varvid nämndsledamöterna godkänner årsrapporten för 2020.
Beslut
Hjälpmedelsnämnden godkänner Kommunal Hjälpmedelssamverkans (KHS) årsrapport och bokslut för 2020.
Sekreterare
Peter Notini
Justeras
Michael Ländin Per-Inge Pettersson
ordförande
24
KHS Adress Box 848, 391 28 Kalmar │ Besök Franska vägen 10
Tel 0480-45 00 00 vx │
Handläggare Datum
Kari Lindén 2021-05-10
Årsrapport 2020 Kommunal hjälpmedelssamverkan KHS
Verksamhetsberättelse
Under året har hjälpmedelsnämnden haft möte vid 6 tillfällen och lednings- gruppen har haft möte vid 6 tillfällen. Vid ett tillfälle har nämnd och lednings- grupp haft gemensamt möte.
Under 2020 genomfördes en extern granskning och revision av hjälpmedels- nämndens arbete. Resultatet av granskningen ledde till ett antal rekommendat- ioner kring hjälpmedelsnämndens och KHS arbetssätt. Med utgångspunkt från revisorernas rekommendationer har det under året genomförts en översyn av lagerhantering samt utrangering av utgående produkter. Övriga rekommendat- ioner från revisorerna, bland annat översyn kring samstämmighet avseende benämningar och innehåll mellan styrande dokument planeras att genomföras under 2021.
KHS har arbetat vidare med utvecklingen av KHS interna processer. Bland annat har det under året genomförts ett arbete kring roller och rollbeskrivning- ar för att förtydliga våra interna arbetsprocesser.
I KHS arbete kring systematiskt arbetssätt med lager- och förrådshantering skulle vi ha infört en förrådsapplikation som ett led i det arbetet. På grund av tekniska problem så har införandet av förrådsapplikation fått skjutas upp. De tekniska problemen beräknas vara lösta under våren 2021, och applikationen beräknas vara i drift under senare delen av 2021.
Hjälpmedelsnämnden tog vid nämndsmötet 2020-05-29 beslut om att driva hjälpmedelstransporter och sänghantering i KHS regi från och med verksam- hetsåret 2021.
Under sommaren och hösten genomförde KHS planerings- och förberedelse- arbete och verksamheten kunde starta upp som planerat 2021-01.01. Utvärde- ring kommer att ske löpande under 2021 och 2022.
Den budgeterade totala omsättningen av hjälpmedel ökade med ca 1,3 miljoner kronor under 2020. Precis som 2019 beror det på att det under året gjordes viss utskrotning av hjälpmedel som inte längre var patientsäkra på grund av ålder eller annan orsak, vilket i motsvarande omfattning ökade inköpen av nya hjälpmedel.
25
2 (6)
Uppföljning mål-nyckeltal
Kund
Mål Nyckeltal
God tillgänglighet. Kundorder avslutad inom 3 arbets- dagar 75 %. Målet uppnått, resul- tat 80 %.
Hög kundtillfredställelse Utförd akut arbetsorder inom 1 dygn 90 %. Målet ej uppnått, resultat 55%
Arbetsorder klar inom 10 arbetsda- gar 80 %. Målet uppnått, resultat 80 %.
Enkätundersökning, 90 % kund- nöjdhet. Ej genomförd (Genomförs nästa gång under 2021)
Användarvänlig hemsida. Uppdatera hemsida. Genomfört Hjälpmedelskonsulent, tid inom 15 arbetsdagar. Målet ej uppnått, re- sultat 60%
Ekonomi
Mål Nyckeltal
Budget i balans. Uppdaterad upphandlingsplan (5 år).
Genomfört
Förbättrat ekonomiskt resultat. Inventeringsdifferens <75000 kr.
Målet ej uppnått, resultat -103 172 kr
Uppdatera beställningspunkter.
Genomfört Medarbetare
Mål Nyckeltal
Rätt kompetens. Utbildnings- och konferensplan för KHS personal.
Bra arbetsmiljö . Individuell utvecklingsplan för alla medarbetare. Målet uppnått.
Bra samarbetsklimat Årlig gemensam hälsoaktivitet.
Ej genomfört.
Värdegrund. Ej genomfört.
26
3 (6)
Verksamhet och process
Mål Nyckeltal
Hjälpmedelsverksamhet i framkant. Extern (kund) utbildningsplan 2018.
Genomfört
Säkra och effektiva arbetsflöden. Intern auskultation, alla medarbetare skall ha auskulterat hos kollega. Ej genomfört.
Samtliga funktioner skall ha genom- fört ett studiebesök. Ej genomfört.
Godsmottagning inom 1 dygn, 100%. Målet uppnått, ej mätbart.
Retur hjälpmedel, till lagerplats inom 3 arbetsdagar, 85%. Målet uppnått, resultat 90%.
Retur elrullstol, till lagerplats inom 15 arbetsdagar, 100 %. Målet upp- nås ej, resultat 86 %.
Revision Intern handbok. Ej ge- nomfört, pågår.
Vision. Ej genomfört.
Resultat 2020
Resultaträkning 2020 (Tkr) Över/underskott
Personalkostnader -178,3
Driftkostnader 385,2
Intäkter 1910,0
Omsättning Hjälpmedel -2116,9
Resultat: 0
KHS uppvisar för 2020 nollresultat gentemot budget (föregående års överskott 1584,1 tkr). Större ekonomiska händelser under året var att ett utgånget sorti- ment skrotades ut från lager samt att under december månad startades säng- och transporthantering upp i egen regi vilket medförde uppstartskostnader. På grund av pandemin blev försäljningen av konsulttjänster under året lägre än budgeterat.
Personalkostnader
Personalkostnaderna för 2020 visar på ett underskott gentemot budget på 178,3 tkr. Det beror på att 6 stycken chaufförer/rekondtekniker anställdes re- dan under december och deras löner fanns inte med i 2020 års budget.
27
4 (6)
Driftkostnader
Driftkostnaderna för 2020 visar på ett överskott gentemot budget på 385,2 tkr.
De flesta poster är i linje med budget men överskottet beror på att kostnader för upphandling och administrativ avgift till Kalmar kommun blev lägre än budgeterat samt att kostnader för utbildning och drivmedel har varit lägre än budgeterat. På grund av den rådande pandemin har kurser och utbildningar behövt ställas in och drivmedelskostnaderna har varit lägre på grund av mins- kat behov av exempelvis hembesök. Driftskostnader i Kalmar respektive i Väs- tervik har för helåret varit i princip i linje med budget.
Intäkter KHS
Intäkter fast verksamhet visar för 2020 på ett överskott gentemot budget på 1910 tkr. Det stora överskottet på denna post beror på att kommunerna i de- cember debiterades 1588,9 tkr extra för att täcka för kostnader för utskrotning från lager. Dessutom kommer kommunerna debiteras 264 tkr under första halvåret 2021 eftersom uppstartskostnaderna för sänghantering och transporter överförs från 2020 till 2021.
Övriga intäkter på 107,1 tkr avser turistlån, viten samt skrotförsäljning till Stena Recycling.
Omsättning Hjälpmedel
Omsättning av hjälpmedel visar för helåret på ett underskott gentemot budget på 2116,9 tkr. Underskottet på denna post beror på inventeringsdiffar och kas- sationer på sänglagret samt att ett större utgående sortiment till ett värde av 1588,9 tkr kasserades vilket täcktes av ovan nämnda extradebitering till kom- munerna.
Sett över året har posterna för inköp och försäljning varit i princip lika stora och båda posterna är drygt 1300 tkr högre än budgeterat. För 2020 uppgår försäljningsbudgeten gällande konsulttjänster till 144,5 tkr per månad och helår till 1734 tkr. Den verkliga intäkten avseende konsulttjänster landade på 1257,0 tkr vilket är ca 470 tkr lägre än budgeterat vilket därmed också bidrar till un- derskottet.
28
5 (6)
Statistik
Diagram 1) Resultatet har under året legat på en stabil nivå men den större utskrotningen av hjälpmedel i slutet på året påverkade både omsättning hjälp- medel och det totala resultatet. Eftersom utskrotningen täcktes av en debite- ring från kommunerna påverkades även resultat intäkter på samma sätt.
Diagram 2) Totala antalet kundorder för år 2020 har varit 14623 stycken att jämföra med 14632 stycken under 2019 så i princip samma antal.
-2500 -2000 -1500 -1000 -500 0 500 1000 1500 2000
2500
Resultat KHS 2020 (Tkr)
Resultat KHS 2020 (Tkr) Resultat PersonalResultat Drift
Resultat Intäkter
Omsättning hjälpmedel
1367 1173
1319 1151
1233 1093
1189 1135
1247 1393
1224 1108 1295
1279 1332
1159 1096 1259
1094 1096 1402
1241 1125
1245
600 700 800 900 1000 1100 1200 1300 1400 1500
Antal Kundorder
Antal kundorder KHS 2019 Antal kundorder KHS 2020
29
6 (6)
Diagram 3) Totala antalet aktiviteter för 2020 har varit 10090 st att jämföra med 10228 för 2019 så en viss minskning har skett mellan åren.
Fokusområden 2021
Att arbeta vidare med implementering av EU:s förordning kring medicintek- niska produkter MDR i KHS/kommunernas verksamhet.
Att följa upp och uppdatera verksamhetsplanen med mål, aktiviteter och mät- bara nyckeltal.
Att fullfölja implementeringen av, samt vidareutveckla hanteringen av sängar och hjälpmedelstransporter i KHS regi.
Att fortsätta översynen av interna och externa rutiner.
1028
797 966
785 795
693 687 742
964
1107
850 814
925 892 912
773 795
842
678 735
1019 945
801 773
600 700 800 900 1000 1100 1200
Antal Aktiviteter
Antal aktiviteter KHS 2019
Antal aktiviteter KHS 2020
30
Tjänsteskrivelse Sida 1(2)
Datum
2021-05-03
Referens
Dnr SN 2021/11 Socialförvaltningen
Hanna Alsér
SN Id 2021.454
Socialnämnden
Kommunens revisorer Kommunfullmäktige
Rapportering av förekomsten av ej verkställda beslut enligt SoL och LSS kvartal 1 2021
Rapporteringen avser år 2021 kvartal: 1 (januari, februari, mars) Ansvarig nämnd: Socialnämnden
Man/kvinna Verksamhets- område*
Insats Beslutsdatum/datum
för avbrott
Orsak till dröjsmål
M SoL ÄO Dagverksamhet 2020-01-27 Fördröjning i
verkställighet p.g.a. Covid -19
K SoL ÄO Dagverksamhet 2020-02-03 Fördröjning i
verkställighet p.g.a. Covid -19
M SoL ÄO Dagverksamhet 2020-03-23 Omfattar totalt 13 män
Helt avbrott i verkställighet 2020-03-23 – 2020-08-17
Delvis verkställda beslut 2020-08-17 –
Orsak: Covid -19
K SoL ÄO Dagverksamhet 2020-03-23 Omfattar totalt 15
kvinnor.
Se rutan ovan.
M SoL OF Dagverksamhet 2020-08-17 Omfattar totalt 4 män
Delvis verkställda beslut 2020-08-17 –
Orsak: Covid -19
K SoL OF Dagverksamhet 2020-08-17 Omfattar totalt 2 kvinnor
Delvis verkställda beslut 2020-08-17 –
Orsak: Covid -19
31
Man/kvinna Verksamhets- område*
Insats Beslutsdatum/datum
för avbrott
Orsak till dröjsmål
K SoL ÄO Särskilt boende 2020-10-23 Fördröjning i
verkställighet p.g.a. Covid -19
K SoL ÄO Särskilt boende 2020-09-03 Fördröjning i
verkställighet p.g.a. Covid -19
K SoL ÄO Särskilt boende 2020-08-24 Fördröjning i
verkställighet p.g.a. Covid -19
K SoL ÄO Särskilt boende 2020-11-10 Fördröjning i
verkställighet p.g.a. Covid -19
Förtydligande gällande rapporteringen för insatsen dagverksamhet
Insatsen dagverksamhet som riktar sig till personer med demenssjukdom och dagverksamhet inom socialpsykiatri bedrivs fr.o.m. 2020-08-17 i anpassad form med hänsyn tagen till fysisk distansering. Det medför att samtliga brukare i verksamheten kan beviljas insatsen men i begränsad omfattning. I och med att brukarnas beslut anger fler tillfällen/vecka hanteras dessa beslut som delvis ej verkställda. Orsak som anges i samband med rapporteringen till IVO Covid -19.
Förtydligande gällande rapporteringen för insatsen särskilt boende
Med anledning av utbrott av Covid -19 har en fördröjning i verkställighet av insatsen uppstått. Orsak som anges i samband med rapporteringen till IVO Covid - 19.
* Begreppen hämtas från IVO:s kategorisering av verksamhetsområden Underskrift av ansvarig
Hanna Alsér
Kvalitetssamordnare
32
Sammanträdesprotokoll
2021/100
Datum
Id
§ § Ärendenr 2021.3070
Remiss angående valkretsindelning vid 2022 års val till regionfullmäktige
Instanss beslut
Kommunstyrelsen beslutar lämna följande svar till Region Kalmar län:
Valkretsindelningen bör skapa förutsättningar för en fullmäktigeförsamling som återspeglar väljarna, både geografiskt, från länets olika delar, och parlamentariskt i förhållande till respektive partis röstetal. Det är för nära inpå för att hinna göra en översyn av valkretsindelningen inför valet 2022.
Svaret meddelas kommunfullmäktige
Sammanfattning
Leif Larsson, kommunfullmäktiges ordförande, redogör kort för ärendet och det faktum att kommunstyrelsen, givet det brådskande i ärendet, kan ta beslut om svar och att detta meddelas kommunfullmäktige.
Kommunstyrelsen diskuterar frågan och är enig i att nuvarande ordning bör gälla även i samband med valet 2022.
Ola Gustafsson (KD) presenterar ett förslag till svar, vilket efter diskussion, kortas något och beslutas av kommunstyrelsen.
Beslutsunderlag
Remiss angående valkretsindelning vid 2022 års val till regionfullmäktige, handlingsid KS 2021.1449
Beslutet skickas till Region Kalmar län
kommunfullmäktige i Vimmerby kommun
33
Region Kalmar län Webbplats regionkalmar.se E-post region@regionkalmar.se Organisationsnr
232100-0073
Postadress
Region Kalmar län Box 601
391 26 Kalmar
Besöksadress
Strömgatan 13 391 26 Kalmar
Telefon
0480-810 00 vx Bankgiro 833-3007
Regionstyrelsen Regionstab Kansli
SKRIVELSE
Datum
2021-03-18 Ärendenummer
RS 2021/223
Respektive kommunstyrelse i Kalmar län
Remiss angående valkretsindelningen vid 2022 års val till regionfullmäktige
Regionfullmäktige ska senast den 31 oktober 2021 besluta om den nuvarande indelningen med sex valkretsar ska vara oförändrad vid regionvalet 2022 eller om den ska ändras. Beslutet ska fastställas av länsstyrelsen.
Landstingsfullmäktige beslutade senast 2009 och 2013 samt 2017 att fastställa oförändrad valkretsindelning vid val till landstingsfullmäktige.
Nuvarande valkretsindelning är följande:
Första valkretsen: Västerviks kommun
Andra valkretsen: Vimmerby och Hultsfreds kommuner
Tredje Valkretsen: Oskarshamns, Högsby och Mönsterås kommuner Fjärde valkretsen: Nybro, Emmaboda och Torsås kommuner
Femte valkretsen: Kalmar kommun
Sjätte valkretsen: Borgholms och Mörbylånga kommuner
De regler som gäller då landsting ska delas in i valkretsar vid val till
regionfullmäktige framgår av 4 kap 5-8 §§ vallagen (2005:837). Indelningen i valkretsar för val till regionfullmäktige ska beslutas av fullmäktige sedan kommunerna fått tillfälle att yttra sig.
Regionstyrelsen har den 17 mars 2021 beslutat föreslå regionfullmäktige att nuvarande valkretsindelning och antal mandat i valet till regionfullmäktige 2022 ska vara oförändrade samt beslutat att skicka frågan om
valkretsindelning på remiss till länets kommuner.
34
Region Kalmar län Datum 2021-03-18 Sida 2 (2)
Regionfullmäktige kommer att fatta beslut om antalet valkretsar vid 2022 års regionval vid sitt sammanträde den 15 juni 2021. Innan dess ska
kommunerna i länet haft tillfälle att yttra sig.
Mot bakgrund av ovan ges kommunerna nu tillfälle att yttra sig.
Yttrande ska vara regionen tillhanda senast den 10 maj 2021.
Ann-Sofie Dejke Kanslidirektör
35
