Barn- och utbildningsnämnden
KALLELSE
till barn- och utbildningsnämndens arbetsutskotts sammanträde Tid: Tisdagen den 1 september år 2015, kl 08.30 Plats: Kindla, kommunhuset, Lindesberg.
Kallade ledamöter Ersättare
Linda Svahn (S) ordf Kent Wanberg (S)
Linda Andersson (S) Zaki Habib (S)
Pär-Ove Lindqvist (M) Bengt Evertsson (MP)
Anders Persson (C) vice ordf Jenny Larsson (C)
Pamela Hopkins (SD) Andreas Funk (SD)
Personalföreträdare
Lisbeth Fasth, SACO Fredrik Lindmark, ers Klas Friman, TCO Sofia Liodden, ers Tjänstemän
Henrik Arenvang, förvaltningschef Jessica Andersson, ekonom
Irene Eriksson, verksamhetschef förskola Staffan Hörnberg, gymnasiechef
Björn Österby, utvecklingsstrateg Roger Sixtensson, FALAB
Jessica Brogren, nämndsekreterare
Britt-Marie Lindberg LO Wilma Luth, ers
Ledamot som är förhindrad att delta, kallar själv sin ersättare enligt turordningslista.
Vid besök till Lindesbergs kommunhus för närvaro vid sammanträde och justering av protokoll, anmäl detta i växel/reception.
OBS! Tänk på våra allergiker och använd inte starkt doftande sprayer, parfymer eller rakvatten!
Ärenden Sid
1. Val av justerare och ersättare X
2. Tid och plats för justeringen
Förslag: Måndagen 7 september 2015 , kommunhusets kansli
X
3. Presentation ny gymnasiechef 4. Skola utan gränser
5. Ny högstadieskola, Roger Sixtensson FALAB 6. Bussvärd
7. Ansökan om växelvis barnomsorg
8. Studiehandledning och modersmålsundervisning
9. Svar på PWC revisionsrapport ”Granskning av styrning och ledning av
Kl 08.30 3 Kl 09.30
13 Sep bilaga
X 15
2
11. Retroaktiv avgiftskontroll 33
12. Internkontrollplan år 2016 13. Frånvarostatistik
14. Mål och indikatorer
15.Sammanställning av inkomna synpunkter till BuN jan-juni 2015
37
Handl på bordet Handl per epost 39
16. Tema pedagogiska priset 2015-2016 41
17. Rutiner av tillsyn fristående förskolor 18. Planering kvalitetsdagar
Kl 13.00 Handl per epost X
19. Verksamhetsbesök Brotorpsskolan, 14 sept X
20. Tid för diskussion gällande kontaktpolitikerverksamhet, 14 sept X
Välkomna!
Linda Svahn, Ordförande
Gemensamt arbetsutskott den 3 september år 2015, kl 08.30. Separat dagordning.
2
4
4
6
8
10
12
6
14
TJÄNSTESKRIVELSE
2015-07-30 Dnr 2015/73 606
Barn- och utbildningsförvaltningen Henrik Arenvang
0581-811 86
henrik.arenvang@lindesberg.se Till Barn och utbildningsnämnden
Förslag till beslut
Förvaltningen föreslår nämnden att fatta beslut utifrån Revisionsrapport
”Granskning av styrning och ledning av skolverksamheten”.
1) Uppdra till förvaltningschef att redovisa åtgärder för att utveckla sammanställningen av det systematiska kvalitetsarbetet, så att det bidrar till att ge en samlad bild. Förslaget ska redovisas för nämnden under december 2015.
2) Uppdra till förvaltningschef påbörja det strategiska styrningsarbetet av programutbud vid gymnasieskolan. En första avrapportering ska ske till nämnden i november 2015.
3) Uppdra till förvaltningschef se över nuvarande
resursfördelningsmodeller och komma med förslag på eventuella förändringar. Delrapportering under första delen av 2016, för att kunna eventuellt införas till budget 2017.
Nämnden ger även förvaltningschef uppdrag att ge ett skriftligt svar till revisorerna senast 17 september 2015.
Ärendets beredning
Revisionsrapporten diskuterades vid arbetsutskott 10 augusti och vid nämndsammanträde 17 augusti
Lindesberg 2015-08-24
Henrik Arenvang Förvaltningschef
9
9
16
18
20
22
24
26
28
30
Prioritering ramminskningar (-9 mnkr) 2016
• Förstelärare -1,5 (statlig finansiering finns för 1,5, men resterande 1,5 är kvar av totalt 3 mnkr)
• Skoldatatek -0,9
• Ekbackens lokaler -0,5
• Drogsamordnare -0,2
• Asylsökande över18 år erbjuds ej att påbörja gy-utb -0,5
• Utökning studie och yrkesvägledning -0,5
• Projekt Entreprenörskap i skolan -0,2
• Internationellt utbyte -0,4
• Utökning elevhälsa -0,5
• Minska antalet gy-program, inriktningar, alternativt organiserad samläsning -1,5
• Frivilligverksamhet -2,2
• Omsorg på obekväm arbetstid
• Ekologisk mat
• Kulturskola
10
32
Förstudie Retroaktiv Avgiftskontroll
2015-08-17 | LINDESBERG kommun
11
IST International Software Technology AB Växjö Arabygatan 82 Stockholm Arenavägen 27, 6 tr
Info.se@ist.com 352 46 Växjö 121 77 Johanneshov
www.ist.com Tel: 0470-70 71 00 Tel: 08-691 46 60
Fax: 0470- 70 71 90 Fax: 08-644 22 35
2
Förstudie Retroaktiv Avgiftskontroll för LINDESBERG kommun
Förutsättningar
Körningen görs i två steg och avser placeringar för 2013.
Först gör vi en körning utan att jämföra med SKV inkomsten, dvs. vi gör om beräkningen för det aktuella året som om ingenting hänt. Detta gör vi för att säkerställa att inga förändringar i taxan som skulle kunna skapa problem finns eller att några ändringar har gjorts som påverkar avgiften.
Här bör ingen större skillnad uppstå om ingen förändring skett. Resultat redovisas nedan under
Därefter görs körningen med inkomsterna inlästa från SKV. Beräkningen görs om med
utgångspunkt från placeringsuppgifterna, men baseras nu på inkomsten från SKV. Om differens uppstår redovisas det som en minuspost om återbetalning ska ske eller som en pluspost om
Förklaringar till kolumnerna nedan:
Beloppsintervall: Visar de intervall som beloppen ligger inom.
Med minustecken framför innebär att en utbetalning kommer att ske.
Belopp: Summa att utbetala eller fakturera, dvs. skillnaden mellan vad som fakturerats kunden i förhållande vad som enligt ny uträkning borde fakturerats.
Summa fakturerat: Kolumnen visar hur mycket som fakturerades vid
faktureringstillfället baserat på rapporterad inkomst och hur placeringen såg ut. Uppgifterna hämtas från arkivet i Extens.
Summa Ny-beräkning: Kolumnen visar hur mycket som borde fakturerats baserat på hur placeringen ser ut samt med inkomsten som är inläst från SKV.
OBS! Vid körning utan att jämföra med SKV-inkomsten visas det belopp som borde faktureras när vi kör om fakturorna utan att någon jämförelse görs.
Här bör ingen större skillnad uppstå, skillnad som uppstår beror oftast på att ändring av inkomst har gjorts och daterats bakåt i tiden eller att någon felaktig registrering gjorts ex. ändrat
beräkningsgrundare i placeringen istället för att registrera ny.
34
Utan skatteverkets inkomstjämförelse
Beloppsintervall Differens Summa fakturerat Summa Ny-beräkning
<-12000 -14 960 18 795 3 835
-4000 - -2001 -20 510 61 560 41 050
-2000 - -1501 -3 590 13 550 9 960
-1500 - -1001 -5 670 31 105 25 435
-1000 - -601 -7 860 44 635 36 775
-600 - -1 -10 541 1 471 308 1 460 767
0 - 0 0 7 974 400 7 974 400
1-600 10 325 2 199 690 2 210 015
601-999 4 405 67 330 71 735
1000-1499 4 735 25 275 30 010
1500-1999 8 430 31 735 40 165
2000-2499 9 040 19 300 28 340
2500-2999 5 430 12 880 18 310
3500-3999 3 630 4 680 8 310
4000-4499 4 230 11 810 16 040
6000-6999 12 305 25 470 37 775
9000-9999 9 720 660 10 380
13000-13999 13 020 1 260 14 280
Total 22 139 12 015 443 12 037 582
Vid körning utan att jämföra med SKV-inkomsten visas det belopp som borde faktureras när vi kör om fakturorna utan att någon jämförelse görs.
Här bör ingen större skillnad uppstå, skillnad som uppstår beror oftast på att ändring av inkomst har gjorts och daterats bakåt i tiden eller att någon felaktig registrering gjorts ex.
ändrat beräkningsgrundare i placeringen istället för att registrera ny.
Generellt kan man säga att det är väldigt få poster vid denna körning, vilket är ett gott betyg åt handläggarna som jobbar i systemet.
IST International Software Technology AB Växjö Arabygatan 82 Stockholm Arenavägen 27, 6 tr
Info.se@ist.com 352 46 Växjö 121 77 Johanneshov
www.ist.com Tel: 0470-70 71 00 Tel: 08-691 46 60
Fax: 0470- 70 71 90 Fax: 08-644 22 35
4
Med skatteverkets inkomstjämförelse
Beloppsintervall Differens Summa fakturerat Summa Ny-beräkning
<-12000 -27 595 34 090 6 495
-10000 - -8001 -34 650 64 960 30 310
-8000 - -6001 -28 760 51 965 23 205
-6000 - -4001 -63 790 155 060 91 270
-4000 - -2001 -81 845 265 925 184 080
-2000 - -1501 -28 500 147 845 119 345
-1500 - -1001 -24 815 170 320 145 505
-1000 - -601 -20 702 175 805 155 103
-600 - -1 -25 790 936 095 910 305
0 - 0 0 5 308 345 5 308 345
1-600 52 978 2 160 150 2 213 128
601-999 61 500 550 370 611 870
1000-1499 78 905 459 500 538 405
1500-1999 79 780 329 490 409 270
2000-2499 57 695 170 355 228 050
2500-2999 69 155 197 965 267 120
3000-3499 74 375 184 765 259 140
3500-3999 89 150 251 140 340 290
4000-4499 34 052 68 143 102 195
4500-4999 47 495 73 415 120 910
5000-5499 20 765 52 640 73 405
5500-5999 22 760 16 185 38 945
6000-6999 69 120 109 825 178 945
7000-7999 37 200 29 745 66 945
8000-8999 17 050 3 655 20 705
9000-9999 27 680 24 385 52 065
10000-10999 10 310 11 325 21 635
12000-12999 24 290 11 980 36 270
Total 537 813 12 015 443 12 553 256
Prognos
Med utgångspunkt från vad som sagts tidigare så skulle ett avgiftskontrollsprojekt uppskattningsvis kunna inbringa någonstans mellan 525000 575000 kr i intäkter avseende 2013 års körning beroende på hur hanteringen av inkomständringarna bakåt i tiden har hanterats. Om återbetalningar har gjorts kan slutsumman bli högre.
Förutom intäkten av själva avgiftskontrollen kan ett projekt av den här typen ge er möjlighet att förbättra rutinerna avseende hanteringen av placeringarna.
Dessutom får ni en rättvis avgiftshantering vilket kanske är det mest viktiga.
36
Genomföra Riskbedömning (Barn- och utbildningsnämnd)
Område Processer/
rutiner
Risker Period Sannolikhet Konsekvens Riskbedömning Ska kontrolleras Delegationsordning Beslut fattas utan
korrekt delegation från nämnd.
2015 2.Liten 3. Kännbar 6. Lindrig Ja
Arkivering Dokument hanteras
på ett felaktigt sätt. 2015 4.Mycket stor 2. Lindrig 8. Kännbar Ja IT-säkerhet/-
sårbarhet,
förvaltningens system
Brister i
verksamheten samt dokumentation.
2015 3.Stor 4. Allvarlig 12. Allvarlig Ja
Frånvarorapportering Kontroll av rutinerna förfrånvarorapportering.
2015 3.Stor 2. Lindrig 6. Lindrig Ja
Likabehandlingsplaner Aktuella
likabehandlingsplaner saknas.
2015 1.Mycket liten 1. Försumbar 1. Försumbar Nej
Verksamhet
Individärenden Felaktiga beslut i
individärenden. 2015 1.Mycket liten 3. Kännbar 3. Försumbar Ja
Lärarlegitimation Att nya tjänster tillsätts av lärare utan lärarlegitimation.
2015 1.Mycket liten 1. Försumbar 1. Försumbar Nej
Registerkontroll Tjänster besätts med personal med notering i
belastningsregistret.
2015 1.Mycket liten 4. Allvarlig 4. Lindrig Ja
Personal
Uppdragshandlingar Personal saknar undertecknade uppdragshandlingar.
2015 3.Stor 2. Lindrig 6. Lindrig Ja
Attestrutiner Obehörig attesterar i
kommunen. Halvår 2
2015 1.Mycket liten 4. Allvarlig 4. Lindrig Nej
Interkommunala
bidrag Pengar utbetalas
felaktigt till utomstående.
2015 3.Stor 3. Kännbar 9. Kännbar Ja
Reglemente ekonomiska transaktioner
Felaktig hantering av
rekvisitioner. 2015 3.Stor 2. Lindrig 6. Lindrig Ja
Asylintäkter Ej säkerställda
intäkter. 2015 2.Liten 3. Kännbar 6. Lindrig Ja
Upphandling/inköp Avtalsotrohet. 2015 2.Liten 2. Lindrig 4. Lindrig Ja
Representation Missbruk och ej
regelmässigt korrekt. 2015 3.Stor 1. Försumbar 3. Försumbar Ja
Kurser och
konferenser Uppföljning saknas. 2015 1.Mycket liten 1. Försumbar 1. Försumbar Nej
Ekonomi
Fristående förskolor Felaktigt utbetalat
månadsbidrag. 2015 2.Liten 2. Lindrig 4. Lindrig Ja
12
38
TJÄNSTESKRIVELSE 2015-08-24
Barn- och utbildningsnämnden
Sammanställning av inkomna synpunkter till barn- och utbildningsförvaltningen första halvåret 2015
Förslag till beslut
Redovisningen läggs till handlingarna.
Ärendebeskrivning
På kommunens webbplats kan man via ett webbformulär lämna
återkoppling på valfri kommunal verksamhet. Formuläret är kopplat till respektive förvaltnings/verksamhets funktionsbrevlåda. Ansvarig registrator fördelar därefter ut återkopplingen till rätt verksamhet/funktion. All
återkoppling ska diarieföras inom respektive verksamhet enligt de rutiner som finns och tas tillvara av verksamheten. Personen som lämnat
återkopplingen ska alltid kontaktas av berörd verksamhet/funktion om den inte gjorts anonymt och svaret ska också skickas till funktionsbrevlådan så att det blir registrerat i diariet. Kommunstyrelsen har i dokumentet
Styrnings och ledningssystem för kommunkoncernen beslutat att
återkopplingen där även åtgärden anges ska sammanställas en gång per halvår och redovisas till kommunstyrelsen.
För barn- och utbildningens del har det inkommit totalt 5 stycken beröm, klagomål och synpunkter. Dessa fördelar sig på tre synpunkter, ett beröm och ett klagomål.
I ett av fallen finns en notering om att återkoppling skett. Detta behöver inte innebära att återkoppling uteblivit i övriga fyra fall. Skälet kan också vara att den representant för verksamheten som besvarat synpunkten inte skickat sitt svar till kommunens funktionsbrevlåda.
I ett av fallen har ärendet lyfts som en fråga av barn- och utbildningsnämnden.
Bedömningen är att de flesta synpunkter på förvaltningens verksamhet lämnas via andra kanaler än kommunens webbformulär, företrädesvis via direkta kontakter med personal i förvaltningens verksamheter.
Björn Österby Utvecklingsstrateg
Barn- och utbildningsförvaltningen Björn Österby
Tfn: 0581-811 89
bjorn.osterby@lindesberg.se
15
40
16
42
