Tillsammans och med invånarnyttan i fokus, skapar vi framtidens hållbara kommun
i hjärtat av Mälardalen.
Workshop Verksamhetsplan 2022-2024
Internkontrollpunkter och risk- och väsentlighetsanalys
Tidplan
• På nämnden i juni hade vi en workshop om mål och internkontrollpunkter.
• Idag ska vi titta på ett förslag på målen och internkontrollpunkterna som utarbetats utifrån de inspel som inkom på nämnden.
• Idag ska vi också ha en workshop där vi tittar på risk- och väsentlighetsanalys.
• På nästa nämnd kommer förslag på Verksamhetsplan för 2022-2024 på förslag till beslut där resultatet av våra workshops finns med i form av mål och
interkontrollpunkter.
Vad är interkontroll?
Ur kommunens riktlinjer för internkontroll
Syfte
Internkontroll bidrar till
• att verksamheten når sina mål – med effektivitet, säkerhet och stabilitet,
• att informationen och rapporteringen om verksamheten och ekonomin är tillförlitlig och rättvisande,
• att verksamheten efterlever lagar, regler, avtal m.m.
Ändamålsenlig internkontroll
• förebygger
• upptäcker
• åtgärdar
Bestämda processer och rutiner finns, följs och följs upp.
Rimlig avvägning av kostnader för riskanalys, kontroll och
uppföljning i förhållande till verksamhetens mål, karaktär och kostnader.
Interkontrollen är en del av styrningen
Ur kommunens riktlinjer för internkontroll
Internkontroll är en del i styrningen – den ingår i verksamhets- och ekonomistyrningen, i ledningssystemet, tillsammans med
målsättning, planering, samordning, uppföljning och kontroll.
Invånare
Kommunfullmäktiges mål
• Demokratin är levande och inkluderande.
Invånare, företagare och andra aktörer utvecklas i Strängnäs kommun och är medskapande och
delaktiga i kommunens utveckling.
• I Strängnäs kommun erbjuds välfärdstjänster av god kvalitet som utgår från invånarnas behov
Kulturnämndens mål
• Nuvarande mål som föreslås behållas: Strängnäs kommun erbjuder invånare och besökare ett attraktivt och tillgängligt kulturutbud i samverkan med civilsamhället och externa aktörer.
• Förslag nytt mål: Inspirerande och trygga mötesplatser och bibliotek främjar demokratin genom att ge medborgare förutsättningar att utvecklas genom delaktighet och
medskapande.
• Förslag nytt mål: Kommunens fritidsgårdar och kulturskolan stärker barn och unga till att utveckla sina förmågor. Social sammanhållning och kreativitet bidrar till god välfärd.
Internkontrollpunkter
Nuvarande kontrollpunkter som föreslås behållas: Arrangerar och ger kulturnämnden bidrag till kulturaktiviteter i hela kommunen och en mångfald av föreningar?
Är kulturnämndens verksamhetslokaler tillgänglighetsanpassade?
Nytt förslag: Främjar våra mötesplatser och bibliotek demokratin genom delaktighet och medskapande?
Nytt förslag: Stärker fritidsgårdarna och kulturskolan barn och unga till att utveckla sina förmågor genom social sammanhållning och kreativitet?
Förklarande text: En förutsättning för ett attraktivt och tillgängligt kulturutbud
i hela kommunen är att olika kulturaktörer får bidrag för att genomföra aktiviteter. Vilka föreningar får bidrag? Vilka arrangemang genomförs? Är kulturnämndens verksamhetslokaler tillgänglighetsanpassade? På vilket sätt främjas delaktighet och medskapande på våra mötesplatser och bibliotek?
Vilka aktiviteter/verksamhet erbjuder fritidsgårdarna och kulturskolan som ger barn och unga möjlighet att utveckla sina förmågor?
Detta ska följas upp två gånger om året
Samhälle
Kommunfullmäktiges mål
• Strängnäs kommun är en förebild för sitt aktiva arbete kring hållbarhetsfrågor med Agenda 2030 som bas.
Tillsammans utvecklas vi med
människor som vill bo och leva i, verka i och besöka vår kommun
Kulturnämndens mål
• Förslag omskrivet mål:
Kulturnämndens verksamheter utvecklar lokaldemokratin och medborgardialogen enligt de
sociala hållbarhetsmålen i Agenda 2030.
• Förslag nytt mål: Kulturnämndens verksamheter tar tillvara på och utvecklar digitaliseringen.
Internkontrollpunkter
Nuvarande kontrollpunkter som föreslås behållas: Fortskrider processen för att genomföra utbildning i
medborgardialogfrågor för förtroendevalda?
Kulturnämnden har ett ansvar för medborgardialog, men det är viktigt att samtliga förtroendevalda får relevant utbildning.
Förklarande text: Tas invånares synpunkter och förslag tillvara och blir en del av nämndens utveckling?
Medborgardialogen med invånarna är en viktig del i styrningen av kommunen för ett demokratiskt och hållbart samhälle.
Internkontrollpunkterna följs upp två gånger om året
Medarbetare
Kommunfullmäktiges mål
• Strängnäs kommun har stolta och kompetenta medarbetare som
tillsammans utvecklas och skapar moderna och
attraktiva arbetsmiljöer
Kulturnämndens mål
• Nuvarande mål som föreslås behållas:
Kulturkontoret är en lärande organisation med engagerade medarbetare som stärker och utvecklas inom sina
verksamhetsområden
Internkontrollpunkter
Nuvarande interkontrollpunkter som föreslås behållas:
Utför enheterna en analys och eventuella åtgärder utifrån HME-resultatet?
En gång om året genomförs en medarbetarenkät (HME), där de anställda får svara på frågor om hur de upplever sin arbetsmiljö, motivation, ledarskapet och styrningen på sin arbetsplats. Utifrån resultatet ska eventuella
åtgärdsplaner upprättas.
Förklarande text:
Hålls avslutningssamtal med medarbetare som slutar inom kulturkontoret?
Vinsterna med att hålla avslutningssamtal med medarbetarna som slutar är möjligheten för kontoret att förbättra sin verksamhet samt öka kunskapen om hur kontoret kan bli en mer attraktiv arbetsgivare.
Internkontrollpunkterna följs upp två gånger om året.
Ekonomi
Kommunfullmäktiges mål
• Tillsammans utmanar vi rådande arbetssätt och strukturer. Vi använder våra resurser effektivt och ekonomin är
långsiktigt hållbar för dagens och kommande generationer.
Kulturnämndens mål
• Nuvarande mål som
föreslås behållas:
Kulturnämnden har en väl fungerande
ekonomisk styrning och uppföljning. Genom att arbeta horisontellt mellan nämnder med gemensamt fokus används resurserna effektivt.
Internkontrollpunkter
Nuvarande interkontrollpunkter som föreslås behållas:
Fungerar horisontella processer enligt plan?
Socialkontoret, utbildningskontoret och kulturkontoret samverkar kring barn och unga. Syftet med samverkan är att uppnå de politiska mål som beslutats för barn och unga i Strängnäs kommun.
Kulturkontorets fritidsgårdsenhet medverkar i denna horisontella process.
Används digital omställning som verksamhetsutveckling?
Genom att ta tillvara på kompetensen kring digital omställning kan effektivitet och verksamhetsutveckling ske.
Internkontrollpunkterna följs upp två gånger om året.
Workshop om risk- och väsentlighetsanalys
• Idag ska vi titta på nämndens verksamhet och fundera på vilka risker som finns och hur väsentliga (hur stora) de riskerna är.
• Workshopen kommer innehålla en del som är en genomgång och en del som är grupparbete.
• Hela workshopen med genomgång och grupparbeten tillsammans är beräknad att ta cirka 45 minuter.
Vad ska vi tänka på?
Ur kommunens riktlinjer för interkontroll:
Inventera och identifiera risker i rutiner/processer som kopplar till mål, uppdrag, bestämmelser etc. Det kan även vara risker för fusk, oegentligheter, korruption etc.
Vid identifiering av risker kan utgångspunkten t ex vara:
• Nyheter i organisationen; arbetssätt, rutiner, IT-system med mera
• Revisionens granskningar
• Tillsynsmyndighetens granskningar
• Tidigare och egna erfarenheter av brister i verksamheter/systemen
• Omvärldsfaktorer
• Reglementen, policydokument, regler etc
• Aktuella rutinbeskrivningar
• Kontrollplaner från tidigare år
Analysera risker
Sortera, beskriv och analysera riskerna. I analysarbetet kan det vara lämpligt att utgå från följande:
• Viken typ av risker är det som identifieras?
• Vilka symptom kan riskerna visa?
• Vilka konsekvenser kan riskerna ge?
• Finns det samband mellan riskerna?
• Vilka bakomliggande faktorer finns det?
Värdera risker
Riskerna behöver värderas utifrån sannolikhet och konsekvens.
Utgå då ifrån:
• Hur troligt är det att risken finns eller kan uppkomma?
• Hur allvarlig blir konsekvensen om den inträffar?
Konsekvenser bedöms för invånare, brukare, elever, kommunen utifrån olika aspekter såsom mänskliga, förtroenderelaterade, ekonomiska, juridiska, demokratiska, miljömässiga etc
Sannolikhet (risk)
1. Ingen risk: Risken är praktiskt taget obefintlig för att avvikelser ska uppstå.
2. Låg risk: Risken är mycket liten för att avvikelser ska uppstå.
3. Medel risk: Det finns en risk för att avvikelser ska uppstå.
4. Hög risk: Det är mycket troligt att avvikelser ska uppstå.
Konsekvens (väsentlighet)
1. Inga konsekvenser: Är obetydlig för de olika intressenterna och kommunen.
2. Lindriga konsekvenser: Uppfattas som liten av såväl intressenter som kommunen.
3. Kännbara konsekvenser: Uppfattas som besvärande för intressenter och kommunen.
4. Allvarliga konsekvenser: Är så stor att avvikelser helt enkelt inte får inträffa.
Utgå från denna bild när ni funderar på risk
och väsentlighet
Workshop
Ni kommer sitta gruppvis i 30 minuter.
Titta på efterföljande sidor och skriv i PowerPoint.
Gör en risk- och väsentlighetsanalys.
Återsamling.
Insamling av underlag.
Invånare
Kulturnämndens mål
• Nuvarande mål som föreslås behållas: Strängnäs kommun erbjuder invånare och besökare ett attraktivt och tillgängligt kulturutbud i samverkan med civilsamhället och externa aktörer.
• Förslag nytt mål: Inspirerande och trygga mötesplatser och bibliotek främjar demokratin genom att ge medborgare förutsättningar att utvecklas genom delaktighet och medskapande.
• Förslag nytt mål: Kommunens fritidsgårdar och kulturskolan stärker barn och unga till att utveckla sina förmågor. Social sammanhållning och kreativitet bidrar till god välfärd.
Internkontrollpunkter
Nuvarande kontrollpunkter som föreslås behållas: Arrangerar och ger kulturnämnden bidrag till kulturaktiviteter i hela kommunen och en mångfald av föreningar?
Är kulturnämndens verksamhetslokaler tillgänglighetsanpassade?
Nytt förslag: Främjar våra mötesplatser och bibliotek demokratin genom delaktighet och medskapande?
Nytt förslag: Stärker fritidsgårdarna och kulturskolan barn och unga till att utveckla sina förmågor genom social sammanhållning och kreativitet?
Förklarande text: En förutsättning för ett attraktivt och tillgängligt kulturutbud
i hela kommunen är att olika kulturaktörer får bidrag för att genomföra aktiviteter. Vilka föreningar får bidrag? Vilka arrangemang genomförs? Är kulturnämndens verksamhetslokaler tillgänglighetsanpassade? På vilket sätt främjas delaktighet och medskapande på våra mötesplatser och bibliotek?
Vilka aktiviteter/verksamhet erbjuder fritidsgårdarna och kulturskolan som ger barn och unga möjlighet att utveckla sina förmågor?
Detta ska följas upp två gånger om året
Vilka risker och konsekvenser ser ni när det rör kulturnämndens mål och
interkontrollpunkter om perspektiv invånare (föregående bild). Tänk t ex: vad kan hända som gör att vi inte uppnår mål, omvärldsfaktorer etc .
Grupparbete, skriv nedan (ni kan också använda baksidan) Vad kan hända:
Risker och konsekvensanalys (ge poäng på hur stor risken är och hur väsentlig risken är):
Samhälle
Kulturnämndens mål
• Förslag omskrivet mål:
Kulturnämndens verksamheter utvecklar lokaldemokratin och medborgardialogen enligt de
sociala hållbarhetsmålen i Agenda 2030.
• Förslag nytt mål: Kulturnämndens verksamheter tar tillvara på och utvecklar digitaliseringen.
Internkontrollpunkter
Nuvarande kontrollpunkter som föreslås behållas: Fortskrider processen för att genomföra utbildning i
medborgardialogfrågor för förtroendevalda?
Kulturnämnden har ett ansvar för medborgardialog, men det är viktigt att samtliga förtroendevalda får relevant utbildning.
Förklarande text: Tas invånares synpunkter och förslag tillvara och blir en del av nämndens utveckling?
Medborgardialogen med invånarna är en viktig del i styrningen av kommunen för ett demokratiskt och hållbart samhälle.
Internkontrollpunkterna följs upp två gånger om året
Vilka risker och konsekvenser ser ni när det rör kulturnämndens mål och
interkontrollpunkter om perspektiv samhälle (föregående bild). Tänk t ex: vad kan hända som gör att vi inte uppnår mål, omvärldsfaktorer etc .
Grupparbete, skriv nedan (ni kan också använda baksidan) Vad kan hända:
Risker och konsekvensanalys (ge poäng på hur stor risken är och hur väsentlig risken är):
Medarbetare
Kulturnämndens mål
• Nuvarande mål som
föreslås behållas:
Kulturkontoret är en lärande organisation med engagerade medarbetare som stärker och utvecklas inom sina
verksamhetsområden
Internkontrollpunkter
Nuvarande interkontrollpunkter som föreslås behållas:
Utför enheterna en analys och eventuella åtgärder utifrån HME-resultatet?
En gång om året genomförs en medarbetarenkät (HME), där de anställda får svara på frågor om hur de upplever sin arbetsmiljö, motivation, ledarskapet och styrningen på sin arbetsplats. Utifrån resultatet ska eventuella åtgärdsplaner upprättas.
Förklarande text:
Hålls avslutningssamtal med medarbetare som slutar inom kulturkontoret?
Vinsterna med att hålla avslutningssamtal med medarbetarna som slutar är möjligheten för kontoret att förbättra sin verksamhet samt öka kunskapen om hur kontoret kan bli en mer attraktiv arbetsgivare.
Internkontrollpunkterna följs upp två gånger om året.
Vilka risker och konsekvenser ser ni när det rör kulturnämndens mål och
interkontrollpunkter om perspektiv medarbetare (föregående bild). Tänk t ex:
vad kan hända som gör att vi inte uppnår mål, omvärldsfaktorer etc .
Grupparbete, skriv nedan (ni kan också använda baksidan) Vad kan hända:
Risker och konsekvensanalys (ge poäng på hur stor risken är och hur väsentlig risken är):
Ekonomi
Kulturnämndens mål
• Nuvarande mål som
föreslås behållas:
Kulturnämnden har en väl fungerande
ekonomisk styrning och uppföljning. Genom att arbeta horisontellt mellan nämnder med gemensamt fokus används resurserna effektivt.
Internkontrollpunkter
Nuvarande interkontrollpunkter som föreslås behållas:
Fungerar horisontella processer enligt plan?
Socialkontoret, utbildningskontoret och kulturkontoret samverkar kring barn och unga. Syftet med samverkan är att uppnå de politiska mål som beslutats för barn och unga i Strängnäs kommun. Kulturkontorets fritidsgårdsenhet medverkar i denna horisontella process.
Används digital omställning som verksamhetsutveckling?
Genom att ta tillvara på kompetensen kring digital omställning kan effektivitet och verksamhetsutveckling ske.
Internkontrollpunkterna följs upp två gånger om året.
Vilka risker och konsekvenser ser ni när det rör kulturnämndens mål och
interkontrollpunkter om perspektiv ekonomi (föregående bild). Tänk t ex: vad kan hända som gör att vi inte uppnår mål, omvärldsfaktorer etc .
Grupparbete, skriv nedan (ni kan också använda baksidan) Vad kan hända:
Risker och konsekvensanalys (ge poäng på hur stor risken är och hur väsentlig risken är):
