KFN protokoll 2019-03-14 (till hemsidan)

(1)

Kultur- och fritidsnämnden Sammanträdesprotokoll

Sammanträdesdatum

2019-03-14

Plats och tid: Trosa kommunhus, kl 18:00-20.10

Beslutande ledamöter: Lena Isoz (M) ordförande

Göran Hammarlund (L) 1:e vice ordförande § 18-19, 21-30

Lennart Tällö (S), 2:e vice ordförande Zeth Nyström (M)

Helene Carlind (C) Kerstin Alksäter (S) Isabel Gustafsson (SD) Stina von der Esch (KD) § 20

Inte tjänstgörande ersättare: Ann-Sofie Nyström (M) Ulf Struwe (M)

Stina von der Esch (KD) § 18-19, 21-30 Solweig Jansson (S)

Övriga närvarande: Kerstin Tibbling produktionschef

Sara Fältskog Eldros Kultur- och föreningschef Anneli Bradley, fritidsgårdschef 18-24

Malin Lundin, bibliotekschef § 18-24 Klas Jättner, kulturskolechef § 18-24 Nadja Furuberget Skog, nämndsekreterare Plats och tid för justering: Kommunhuset 2019-03-20

Underskrifter: Paragrafer

§ 18-30 Nadja Furuberget Skog, sekreterare

Lena Isoz, ordförande

Lennart Tällö (S), justerande

Anslag/bevis

Organ: Kultur- och fritidsnämnden § 18-30

Datum: Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Datum för nedtagande

2019-03-14 2019-03-20 2019-04-11

Förvaringsplats för

protokollet: Trosa kommunhus

Underskrift:

(2)

TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 2(17)

Kultur- och fritidsnämnden 2019-03-14

Innehållsförteckning

§ 18 Godkännande av dagordningen

§ 19 Information fritidsgårdarna och kultur- och förening

§ 20 Ansökan om bidragsberättigande Lions Club Trosa KFN 2019/13

§ 21 Ansökan om bidragsberättigande Somaliska ung-

domsföreningen i Sörmland KFN 2019/15

§ 22 Bokslut och verksamhetsberättelse 2018 för kultur-

och fritidsnämnden KFN 2019/20

§ 23 Utförd internkontroll 2018 för Kultur- och fritids-

nämnden KFN 2018/20

§ 24 Internkontrollplan 2019 för Kultur- och fritidsnämn-

den KFN 2019/21

§ 25 Uppföljning tjänstekoncession Safiren KFN 2019/22

§ 26 Uppföljning tjänstekoncession Trosa Camping och

havsbad KFN 2019/23

§ 27 Uppföljning tjänstekoncession Kråmö KFN 2019/24

§ 28 Revidering delegeringsordning KFN 2019/8

§ 29 Anmälan delegationsbeslut KFN 2019/1

§ 30 Övriga anmälningsärenden KFN 2019/2

(3)

§ 18

Godkännande av dagordningen

Beslut

Kultur- och fritidsnämnden godkänner dagordningen.

(4)

§ 19

Information om fritidsgårdarna och Kultur- och förening

Fritidsgårdschef Anneli Bradley Kultur- och föreningschef Sara Fältskog Eldros berättar för nämnden om sina respektive verksamhetsområden.

Fritidsgårdarna

 Trosa kommun bedriver två fritidsgårdar, IRL (Trosa Tomtaklint) och

Ungdomens hus i Vagnhärad. Utöver det bedrivs verksamhet i Hedebyskolan tre dagar i veckan.

 6 st i personalgruppen där alla jobbar på båda gårdarna

 Öppet 6 kvällar i veckan för ungdomar från årskurs 6

 Besökarna är 70 % pojkar och 30 % flickor

 Samarbetar med fältarna, polisen, skolan, biblioteken och kulturskolan

 Arbetar mycket med sociala medier (Facebook, Instagram och Snapchat)

 Arbetar med eventgrupper (loven, aktiviteter och resor, festival 1.5.6, Trosa outdoor open)

 Årliga aktiviteter såsom valborgsfirande, Gröna Lund, balen, Rommeresa, julfest och ung i Trosa i samarbete med fryshuset och ICA Trossen

 FRAMTIDEN- bättre och tätare samarbete med andra verksamheter i kommunen, ungdomsinflytande, öppettider och aktiviteter.

Kultur och förening

 Verksamhetsområden : Lokaler och anläggningar Kultur och förening

 Lokaler och anläggningar : idrottshallar, kulturlokaler, bokningssystem, kommunala båtplatser (700 st.), tjänstekoncessionerna (4 st.)

 Kultur- och förening: föreningsstöd, offentlig konst, allmän kultur

(samverkar med andra enheter såsom integrationsenheten, äldreboende, LSS verksamhet t.ex. kompiskortet) samverkan med lokala/regional kultur- och fritidsaktörer och lotteritillstånd

 Konsttriangeln (under allmän kultur), projektleds inte längre av kommunen men aktiviteten får ekonomiskt stöd

 Budget för lokaler och anläggning ca 20 000 000 kr, föreningsbidrag ca 4 530 000 kr

 Försöker bedriva gemensamma aktiviteter för kultur- och idrottsföreningar;

Föreningarnas dag 25/8 2019

 Inventering genomförs nu av offentlig konst av Trosabygdens konstförening

 Samverkan med andra: Samkultur Sörmland, Kulturnätverk i Sörmland, Fritidsnätverk i Sörmland

(5)

§ 20 KFN 2019/13

Ansökan om bidragsberättigande Lions Club Trosa Beslut

1. Kultur- och fritidsnämnden godkänner föreningen Lions Club ansökan om bidragsberättigande.

2. Kultur- och fritidsnämnden bedömer att föreningen Lions Club klassas som social förening.

___________

Ärendet

Föreningen Lions Club har varit verksam i Trosa kommun i över 60 år men ansöker först nu om bidragsberättigande. Klubben är ansluten till Lions Club International och följer moderorganisationens stadgar och arbetsordning. Klubbens verkar främst i en humanitär och samhällsnyttig anda. På lokal nivå omfattar detta bl.a.

arrangemang av Trosa Marknad, i samverkan med näringsliv, Trosa kommun och övrigt föreningsliv, aktiviteter för seniorer och utdelning av stipendier. Utöver det verkar föreningen även för humanitära insatser på internationell nivå.

Föreningen anses följa Trosa kommuns krav för bidragsberättigande genom att ha en demokratiskt vald styrelse, vara öppen för alla, politiskt och religiöst obunden samt verka för en meningsfull fritid i Trosa kommun. Samtliga medlemmar i

föreningen är idag över 18 år, men yngre medlemmar välkomnas. Det finns även en central strategi inom Lions Club International för att starta en ungdomssektion om intresset växer.

Jäv

På grund av jäv deltar inte Göran Hammarlund (L) i handläggningen av detta ärende.

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse från kultur- och föreningschef Sara Fältskog Eldros, 2019-02-08 – Ansökan med bilagor

Kopia till Lions Club Trosa

(6)

§ 21 KFN 2019/15

Ansökan om bidragsberättigande Somaliska ungdomsföreningen i Sörmland

Beslut

1. Kultur- och fritidsnämnden godkänner Somaliska ungdomsföreningens ansö- kan om bidragsberättigande.

2. Kultur- och fritidsnämnden bedömer att föreningen klassas som social förening.

Reservation

Isabel Gustafsson (SD) reserverar sig mot beslutet.

___________

Ärendet

Föreningen har sitt huvudsakliga säte i Nyköpings kommun, men även

verksamheter och avdelningar i Gnesta, Eskilstuna och Trosa. Ambitionen är att ha verksamhet i hela regionen.

Föreningen verkar i huvudsak för att främja gemenskap mellan människor i olika åldrar och från olika social, etnisk och kulturell bakgrund, barns och ungas sociala och kulturella utveckling, särskilt barn och unga i utsatta situationer. Enligt

verksamhetsplanen ämnar föreningen under 2019 ägna sig åt olika utbildningsinsatser, kultur- och fritidsaktiviteter, samt insatser för att öka

sysselsättningen hos medlemmarna. I Trosa ämnar föreningen samarbeta med ABF.

Föreningen anses följa Trosa kommuns krav för bidragsberättigande genom att ha en demokratiskt vald styrelse, vara öppen för alla, politiskt och religiöst obunden samt verka för en meningsfull fritid i Trosa kommun.

Förslag till beslut på sammanträdet

- Isabel Gustafsson (SD) yrkar avslag till förvaltningens förslag

- Kerstin Alksäter (S), Lennart Tällö (S), Göran Hammarlund (L), Zeth Nyström (M), och Lena Isoz (M) yrkar bifall till förvaltningens förslag.

Beslutsgång

Ordförande ställer förslagen mot varandra och finner att kultur- och fritidsnämnden beslutar enligt förvaltningens förslag.

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse från kultur- och föreningschef Sara Fältskog Eldros, 2019-02-21 – Ansökan med bilagor

Kopia till

Somaliska ungdomsföreningen i Sörmland

(7)

§ 22 KFN 2019/20

Bokslut och verksamhetsberättelse 2018 för Kultur- och fritidsnämnden

Beslut

Kultur- och fritidsnämnden godkänner förslag till bokslut för 2018.

___________

Ärendet

Verksamheterna redovisar ett positivt resultat om ca 1300 tkr.

Det är i första hand administration, samt kultur och förening som står för överskottet. Övriga verksamheter visar ett resultat i balans med sin budget.

Förvaltningen har genomfört ett stort antal uppdrag och aktiviteter inom verksamheterna under året. Målen har följts upp och måluppfyllelsen är god.

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse från produktionschef Kerstin Tibbling, 2019-03-05 – Verksamhetsberättelse 2018 för kultur- och fritidsnämnden

Kopia till

Kommunstyrelsen

(8)

§ 23 KFN 2019/20

Utförd internkontroll 2018 för kultur- och fritidsnämnden

Beslut

Kultur- och fritidsnämnden godkänner redovisningen av 2018 års utförda internkontroll.

___________

Ärendet

Internkontrollplanen antogs av kultur- och fritidsnämnden 2018-03-15. Kontroll av 25 rutiner/moment har genomförts och 4 kontroller redovisas med mindre

anmärkning. Åtgärder för att åtgärda anmärkningarna kommer att vidtas.

En kortfattad beskrivning av alla kontroller samt kommentarer till dessa återfinns i bilaga ”Resultat av genomförd internkontrollplan KFN 2018”.

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse från produktionschef Kerstin Tibbling, 2019-03-05 – Resultat av genomförd internkontroll 2018

(9)

§ 24 KFN 2019/21

Internkontrollplan 2019 för kultur- och fritidsnämnden

Beslut

Kultur- och fritidsnämnden godkänner 2019 års internkontrollplan.

___________

Ärendet

Enligt kommunallagen 6 kap § 7 ska nämnderna försäkra sig om att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.

Varje år ska en ny internkontrollplan arbetas fram och antas av nämnden.

Internkontrollen avseende 2018 är genomförd och visade på få anmärkningar.

Framtagen plan bygger i huvudsak på genomförd riskanalys som gjorts av kontorets ledningsgrupp och dels på ett antal kommungemensamma kontrollmoment inom områdena.

Även i år utgår riskanalysen för respektive verksamhet/enhet från ett antal

gemensamma områden, syftet är att systematisera riskanalysen för att ”tvinga” oss att beakta verksamheten från olika perspektiv.

Identifierade områden är Uppdraget, Tjänstemottagare, Stöld/skadegörelse, Upphandling, Information och kommunikation, Personal, Arbetsmiljö fysisk, Arbetsmiljö psykisk, Mutor och jäv och slutligen Ekonomi.

Identifierade risker bedöms och poängsätts utifrån sannolikheten att de inträffar och vilka konsekvenser som uppstår om den inträffar.

Sannolikheten multiplicerat med konsekvensen ger ett riskvärde, i det fall riskvärdet uppgår till 8 eller mer tas risken med i kontrollplanen.

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse från produktionschef Kerstin Tibbling, 2019-03-06 – Internkontrollplan KFN 2019

– Riskanalys KFN 2019

(10)

§ 25 KFN 2019/22

Uppföljning tjänstekoncession Safiren

Beslut

Kultur- och fritidsnämnden godkänner återrapportering från tjänstekoncession för Safiren.

___________

Ärendet

Samtliga tjänstekoncessioner under Kultur- och fritidsnämnden lämnar en årlig återrapportering till Kultur- och fritidsnämnden under första kvartalet. I

återrapporteringen redogörs för verksamheternas bokslut, resultat- och

balansrapport, öppethållande under året, besöksfrekvens/beläggning, avgifter, kvalitetssäkring och miljöledning, utveckling och drift, uppföljning av investeringar, resultat från kundundersökningar samt synpunkter från besökare.

Tjänstekoncessionen Safiren har inkommit med samtliga efterfrågade handlingar.

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse med bilagor från kultur- och föreningschef Sara Fältskog Eldros, 2019-03-01

Kopia till

Entreprenör för tjänstekoncessionen Safiren

(11)

§ 26 KFN 2019/23

Uppföljning tjänstekoncession Trosa Camping och havsbad

Beslut

1. Kultur- och fritidsnämnden kräver återrapportering från Trosa Camping och Havsbad (resultat- och balansrapport, återrapportering tjänstekoncession) till sammanträdet den 2 maj 2019.

2. Kultur- och fritidsnämnden utfärdar en första skriftlig erinran till entreprenö- ren för Trosa Camping och Havsbad rörande underlåtenhet att redovisa åter- rapportering av tjänstekoncession enligt tidplan.

___________

Ärendet

Tjänstekoncessionen Trosa Camping och Havsbad har inte inkommit med efterfrågat underlag för återrapportering, trots påminnelser från kontoret.

Kontoret rekommenderar därför att entreprenören för Trosa Camping och Havsbad åläggs en första erinran för utebliven redovisning, samt uppmanas att redovisa sin återrapportering vid nästa nämndsammanträde.

Ärendets beredning

Kopia till

Entreprenör för tjänstekoncession Trosa Camping och havsbad

(12)

§ 27 KFN 2019/24

Uppföljning tjänstekoncession Kråmö

Beslut

1. Kultur- och fritidsnämnden godkänner återrapportering från tjänstekoncess- ion för Kråmö.

2. Entreprenören ska lämna in delårsbokslut som täcker 2018 års sommarsä- song till nämnden senast 2 maj 2019.

___________

Ärendet

Tjänstekoncessionen Kråmö har inkommit med samtliga efterfrågade handlingar.

Företaget har brutet bokslut. Bokslutet för perioden 2018-05-01–2019-04-30 redovisas till hösten. Utebliven redovisning av bokslut anses därför inte som en förseelse från entreprenörens håll.

Förslag till beslut på sammanträdet

Lennart Tällö (S) och Lena Isoz (M): yrkar bifall till förvaltningens förslag med följande tillägg:

Entreprenören ska lämna in delårsbokslut som täcker 2018 års sommarsäsong till nämnden senast 2 maj 2019.

Beslutsgång

Ordförande frågar nämnden om nämnden kan fatta beslut enligt förslag till beslut.

Ordförande finner att nämnden beslutar enligt det nya förslaget.

Ärendets beredning

Kopia till

Entreprenör för Kråmö

(13)

§ 28 KFN 2019/8

Revidering delegeringsordning

Beslut

Kultur- och fritidsnämnden godkänner förslag till delegeringsordning ___________

Ärendet

Tanken bakom delegeringsrätten är att en nämnd ska avlastas med sådana beslut som rör den dagliga verksamheten och som skulle leda till ineffektivitet i den kommunala organisationen om nämnden själv fattade beslut i varje enskilt fall. I delegeringsordningen framgår det till vilka tjänstepersoner som nämnden har gett rätten att besluta i olika ärenden i nämndens ställe.

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse från nämndsekreterare Nadja Furberget Skog, 2019-03-05 – Förslag till delegeringsordning

Kopia till

Författningssamlingen

(14)

§ 29 KFN 2019/1

Anmälan av delegationsbeslut

Beslut

Kultur- och fritidsnämnden har tagit del av följande rapportering av delegationsbeslut

___________

Ärendet

Löpnr/

Dnr

Punkt i del.

ordning

Ärende och beslut Datum för beslut

Delegat, titel

4.3 Beslut om aktivitetsbidrag idrott till Trosa-Vagnhärad Kampförening, 63 123 kr

2019-01-10 Sara Fältskog Eldros, kultur- och föreningschef

4.3 Beslut om driftbidrag lokal/anläggning idrott till Trosa-Vagnhärad

Kampförening, 50 000 kr

4.3 Beslut om aktivitetsbidrag idrott till Trosa

Frisksportklubb, 18 330 kr

4.3 Beslut om

ledarutbildningsbidrag till Trosa Frisksportklubb, 6 300 kr

4.3 Beslut om bidrag till studieförbund: ABF, 113 080 kr

4.3 Beslut om bidrag till studieförbund: Bilda, 30 680 kr

4.3 Beslut om bidrag till studieförbund:

Folkuniversitetet, 3 459 kr

Studiefrämjandet, 90 715 kr

(15)

Studieförbundet

Vuxenskolan, 65 757 kr

Nykterhetsrörelsens Bildningsverksamhet, 17 030 kr

4.3 Beslut om bidrag till studieförbund: Sensus, 31 280 kr

4.3 Beslut om

ledarutbildningsbidrag, Trosa Ridsällskap, 7 616 kr

4.3 Beslut om driftbidrag lokal/anläggning idrott till Trosa Flygklubb, 25 989 kr

4.3 Beslut om aktivitetsbidrag social till PRO

Vagnhärad/Västerljung, 6 190 kr

4.3 Beslut om aktivitetsbidrag social till TVV Bowling, 2 404 kr

4.4 Beslut om enbart

meröppet på biblioteken 2018-11-26 pga.

fortbildning

2018-11-05 Malin Lundin, bibliotekschef

4.4 Beslut om kortare öppettid på biblioteket Navet 2018- 12-10 pga. Omflyttning av böcker och hyllor på Trosa stadsbibliotek

2018-11-19 Malin Lundin, bibliotekschef

(16)

4.3 Beslut om aktivitetsbidrag samt driftbidrag

lokal/anläggning till Vagnhärads

hembygdsförening, 53 600 kr

2018-05-02 Sara Fältskog Eldros, kultur- och

föreningschef

4.3 Beslut om aktivitetsbidrag samt driftbidrag

lokal/anläggning till

föreningschef 4.3 Beslut om aktivitetsbidrag

samt driftbidrag lokal/anläggning till Västerljungs

hembygdsförening, 14 136,40 kr

föreningschef

4.3 Beslut om

arrangemangsbidrag till Trosa-Vagnhärads Finska förening, 3 000 kr

föreningschef 4.2 Beslut om lotteritillstånd,

Vagnhärads

Socialdemokratiska förening, 300 kr

föreningschef

4.3 Beslut om

ledarutbildningsbidrag till Trosa-Vagnhärads

Kampförening, 9 636 kr

föreningschef

(17)

§ 30 KFN 2019/2

Övriga anmälningsärenden Beslut

Kultur- och fritidsnämnden har tagit del av anmälningarna.

___________

Ärendet

Region Sörmland

– Protokoll 2019-02-14. Sammanträde med Nämnden för kultur, utbildning och friluftsverksamhet.

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse från nämndsekreterare Nadja Furuberget Skog, 2019-03-07