Kultur- och fritidsnämnden Sammanträdesprotokoll
Sammanträdesdatum
2017-03-09
Plats och tid: Trosa kommunhus, kl 18.00–20.10
Beslutande ledamöter: Lena Isoz (M) ordförande
Carl-Gustaf Lidbaum (L) 1:e vice ordförande Kjell G Johansson (S)
Zeth Nyström (M) Astrid Gustavsson (C) Inger Lager (S)
Daniel Tukia (MP) Inte tjänstgörande ersättare: Ulf Hagstedt (M)
Eva Skansgård (M) Joel Öhman (M) Björn Jaconelli (KD)
Övriga närvarande: Cecilia Högberg, produktionschef Johan Eklind, kulturchef
Petter Björkman, fritidschef
Nadja Furuberget Skog, nämndsekreterare Plats och tid för justering: Kommunhuset 2017-03-13
Underskrifter: Paragrafer
§§ 1-10 Nadja Furuberget Skog, sekreterare
Lena Isoz, ordförande
Inger Lager, justerande
Anslag/bevis
Organ: Kultur- och fritidsnämnden §§ 1-10
Datum: Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Datum för nedtagande
2017-03-09 2017-03-14 2017-04-05
Förvaringsplats för
protokollet: Trosa kommunhus
Underskrift:
Nadja Furuberget Skog
TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 2(14)
Kultur- och fritidsnämnden 2017-03-09
Innehållsförteckning
§ 1 Godkännande av dagordningen
§ 2 Bokslut 2016 för kultur- och fritidsnämnden KFN 2017/5
§ 3 Redovisning utförd internkontroll 2016 KFN 2016/8
§ 4 Internkontrollplan 2017 KFN 2017/6
§ 5 Projekt Vagnhärad, utegym KFN 2017/7
§ 6 Uppdrag namnförslag Folkets hus KFN 2017/9
§ 7 Uppföljning tjänstekoncessioner KFN 2017/8
§ 8 Delegationsbeslut KFN 2017/1
§ 9 Övriga anmälningsärenden KFN 2017/2
§ 10 Val av justerare KFN 2015/6
TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 3(14)
Kultur- och fritidsnämnden 2017-03-09
§ 1
Godkännande av dagordningen Beslut
Föredragningslistan kompletteras med följande ärende:
Val av justerare
Ärendet hanteras efter ärende 9 på föredragningslistan
___________
TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 4(14)
Kultur- och fritidsnämnden 2017-03-09
§ 2 KFN 2017/5
Bokslut 2016 för kultur- och fritidsnämnden Beslut
Kultur- och fritidsnämnden godkänner förslag till bokslut för 2016.
___________
Ärendet
Årets resultat uppgår till ett överskott om ca 650 tkr. Nämnden redovisar ett överskott från sin egen verksamhet om 200 tkr, där 100 tkr är outnyttjad buffert och ca 100 tkr är hänförligt till beslut om färre sammanträden och därmed lägre arvodeskostnader. Produktionschefen redovisar ett överskott om ca 125 tkr som främst är hänförligt till lägre kostnader. Fritidsgårdarna redovisar ett överskott om ca 150 tkr som en följd av högre intäkter än budgeterat, biblioteken redovisar ett överskott om ca 50 tkr, allmän kulturen lämnar ett överskott om ca 120 tkr som en följd av högre intäkter än budgetrat.
Ett stort antal aktiviteter har genomförts under året och några av årets viktigaste händelser är tjänstekoncessionsupphandling Trosa camping och havsbad, beslut om att köpa Folkets hus och sälja societetshuset, beslut om att driva
Trosa kvarn fullt ut i egen regi, systematisk och strukturerad modell för uppföljning av våra tjänstekoncessioner och fler sommarlovsaktiviteter genom kommunens bidrag från Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor.
Det fortsatta utvecklingsarbetet kommer bland annat att handla om fortsatt satsning på prioriterade grupper utifrån bibliotekslagen, projektet
bibliotek utan gränser genomförs, utveckla arbetet i kommunens samrådsgrupp där vi gemensamt stöttar kommunens ungdomar, byggnation av en skate- och
cykelpark och kommunens tredje utomhusgym, fortsatt arbete för förbättringar på våra anläggningar, livaktig verksamhet i våra kulturlokaler genom ökat samarbete med föreningsliv och andra aktörer samt försök med ”öppen kulturskola”.
Ärendets beredning
– Tjänsteskrivelse från produktionschef Cecilia Högberg, 2017-03-01 – Bokslut 2016 kultur- och fritidsnämnden
Kopia till
Kommunstyrelsen
TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 5(14)
Kultur- och fritidsnämnden 2017-03-09
§ 3 KFN 2016/8
Redovisning av utförd internkontroll 2016 Beslut
Kultur- och fritidsnämnden godkänner redovisningen av 2016 års utförda internkontroll.
___________
Ärendet
Internkontrollplanen antogs av kultur- och fritidsnämnden 2016-02-25. Kontroll av 20 rutiner/ moment har genomförts och en kontroll redovisas med anmärkning.
Punkten rör problem med värme och ventilation på Trosa bibliotek. Fortsatt utredning krävs då genomförda åtgärder i ventilationssystemet inte fullt ut löst problemen.
Ärendets beredning
– Tjänsteskrivelse från produktionschef Cecilia Högberg, 2017-03-01 – Resultat av genomförd internkontrollplan KFN 2016
Kopia till
Kommunstyrelsen
TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 6(14)
Kultur- och fritidsnämnden 2017-03-09
§ 4 KFN 2017/6
Internkontrollplan Beslut
Kultur- och fritidsnämnden godkänner 2017 års internkontrollplan.
___________
Ärendet
Varje år ska en ny internkontrollplan arbetas fram och antas av nämnden.
Internkontrollen avseende 2016 är genomförd och visade på få anmärkningar.
Framtagen plan bygger i huvudsak på genomförd riskanalys som gjorts av
kontorets ledningsgrupp och dels på ett antal kommungemsamma kontrollmoment inom områdena personal, delegering och personuppgiftslagstiftning.
För andra året i rad utgår riskanalysen för respektive verksamhet/ enhet från ett antal gemensamma områden, syftet är att systematisera riskanalysen för att
”tvinga” oss att beakta verksamheten från olika perspektiv. Identifierade områden är uppdraget, tjänstemottagare, stöld/skadegörelse, upphandling, information och kommunikation, personal, arbetsmiljö fysisk, arbetsmiljö psykisk, mutor och jäv och slutligen ekonomi.
Identifierade risker bedöms och poängsätts utifrån sannolikheten att de inträffar och vilka konsekvenser som uppstår om den inträffar. Sannolikheten multiplicerat med konsekvensen ger ett riskvärde, i det fall riskvärdet uppgår till 8 eller mer tas risken med i kontrollplanen. Totalt 17 risker har identifierats och förts in i
internkontrollplanen för 2016 att jämföra med 20 föregående år.
Ärendets beredning
– Tjänsteskrivelse från produktionschef Cecilia Högberg, 2017-03-01
TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 7(14)
Kultur- och fritidsnämnden 2017-03-09
§ 5 KFN 2017/7
Projekt Vagnhärad, utegym Beslut
1. Kultur-, fritid-, teknik- och servicekontoret får i uppdrag att gå vidare med nödvändiga åtgärder för placering av Vagnhärads utegym bredvid Lekpark Safiren.
2. Kultur och fritidsnämnden godkänner inriktningen för investeringsprojektet Utegym Vagnhärad.
___________
Ärendet
I gällande budget har investeringsmedel avsatts för projekten Skolgården Hedeby/Fornby, Trafiksäkerhet utanför Safiren, Lekpark Safiren samt Utegym Vagnhärad. Projekten samordnas för genomförande under 2017.
Trosa kommun har i nuläget anlagt två utegym. Ett vid Vitalisskolan och motionsspåret samt ett vid pensionärernas hus. Nu ska det tredje utegymmet anläggas. Placeringen var utpekad till Vagnhärad och olika alternativ har prövats.
Kontoret föreslår Kultur- och fritidsnämnden att fatta beslut om att gymmet placeras bredvid lekplatsen mitt emot Safiren då det är en placering som kan komma många till del. Föreslagen utrustningstyp innebär att det även blir en tredje version/ variant av gym. Teknik- och servicenämnden fattar beslut om
upphandlingen och genomförandet.
Ärendets beredning
– Tjänsteskrivelse från produktionschef Cecilia Högberg, 2017-01-24 – Kartbild Safiren lekplats och gym
Kopia till
Teknik- och servicenämnden
TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 8(14)
Kultur- och fritidsnämnden 2017-03-09
§ 6 KFN 2017/9
Uppdrag namnförslag Folkets hus
Beslut
Kultur-, fritid, teknik- och servicekontoret får i uppdrag att genomföra erforderliga aktiviteter för framtagande av namnförslag för Folkets hus.
___________
Ärendet
Under hösten 2016 fattades beslut om att köpa Folkets hus av Folkets hus föreningen som önskade sälja fastigheten. I samband med köpet fattades även beslut om att avsätta investeringsmedel under tre år. Investeringsmedlen har dels avsatts för rent fastighetstekniska åtgärder, så som behövd ommålning av fasaden, men även för förbättring av lokalens funktionalitet och allmänna status och uttryck.
Vidare kommer den yttre miljön att förbättras och göras mer välkomnande.
Anpassning och utveckling av lokalen kommer att ske i dialog med hyresgäster, nuvarande och kommande nyttjare av lokalen då en målsättning är att öka
nyttjandet av lokalen genom t.ex. ökad funktionellitet och en mer inbjudande miljö.
Sammantaget innebär det att fastigheten kommer att genomgå en omfattande förändring och transformation. Inför detta kan det finnas ett värde att genomföra aktiviteter, skapa engagemang och medvetenhet om detta via en uppmaning om att inkomma med namnförslag.
Kontoret föreslår att uppdraget genomförs på samma sätt som inför namngivningen av Vagnhärads bibliotek Navet. Se bifogade underlag. Efter genomförda aktiviteter ställer kontoret samman de mest framträdande förslagen och vilket presenteras för nämnden för beslut i maj.
Ärendets beredning
– Tjänsteskrivelse från produktionschef Cecilia Högberg, 2017-03-01 – Anslag namntävling
– Vad ska det nya biblioteket heta
TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 9(14)
Kultur- och fritidsnämnden 2017-03-09
§ 7 KFN 2017/8
Uppföljning tjänstekoncessioner
Beslut
1. Samtliga entreprenörer ska lämna komplettering av uppföljningen till kultur- och fritidsnämnden med tydligare beskrivningar under rubriken status- beskrivning i uppföljningsdokumentet. Kompletteringen ska lämnas senast 2017-04-13.
2. Kultur- och fritidsnämnden begär att få återrapportering av genomförd kundmätning för gästhamnen vid två tillfällen under 2017. Återrapportering ska ske till nämndens sammanträden 15 juni 2017 och 28 september 2017.
3. Entreprenören för gästhamnen ska lämna komplettering av uppföljningen till kultur- och fritidsnämnden med särskild beskrivning kring varför ingen dokumentation av skyddsronder har skett under 2016 samt tydligare beskrivning av planen för miljöarbete. Kompletteringen ska lämnas senast 2017-04-13.
4. Kultur- och fritidsnämnden begär att få återrapportering av genomförd kundmätning för Kråmö vid två tillfällen under 2017. Återrapportering ska ske till nämndens sammanträden 15 juni 2017 och 28 september 2017.
5. Entreprenören för Kråmö ska lämna komplettering av uppföljningen till kultur- och fritidsnämnden med särskild beskrivning kring varför ingen dokumentation av skyddsronder har skett under 2016 samt tydligare beskrivning av planen för miljöarbete. Kompletteringen ska lämnas senast 2017-04-13.
6. Kultur och fritidsnämnden återremitterar uppföljningspunkten arbete enligt skötselplan i uppföljningen av Kråmö till förvaltningen för vidare uppföljning.
Uppföljningen ska presenteras vid nämndens nästa sammanträde 2017-05- 04.
___________
Ärendet
Kultur- och fritidsnämnden har sedan år 2013 upphandlat driften av Simhallen Safiren, Trosa gästhamn, Kråmö stugby och Trosa camping med havsbad som tjänstekoncessioner.
En tjänstekoncession är en sorts upphandling men vi köper inte en tjänst eller en vara. Det upphandlas att någon skall utföra en tjänst åt kommunen som de får betala för men de får också chansen att tjäna pengar på att genomföra tjänsten.
TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 10(14)
Kultur- och fritidsnämnden 2017-03-09
I själva upphandlingen av en tjänstekoncession vinner entreprenören inte på lägsta pris eller motsatt att man är beredd att betala mest utan man vinner på sina idéer.
T.ex. öppettider, service och tillgänglighet, nya verksamheter, event, idéer för utveckling samt de investeringsåtaganden som entreprenören är beredd att åta sig.
I avtalen för tjänstekoncessionerna framgår att uppföljningsmöten skall hållas 1 ggr/månad första året, för att säkerställa att allt fungerar som det ska och att avtalet följs mellan parterna. Uppföljningsmötena kompletteras här med uppföljning enligt framtagen modell som syftar till att stämma av det utlovade långsiktiga arbetet med verksamhetsutveckling, investeringar etc. Detta är första året
uppföljning sker enligt modellen vilket innebär att eventuella kompletteringar och utvecklingsområden identifieras vid sammanträde och i fortsatt dialog med entreprenörerna. Entreprenörerna har själva fyllt i uppföljningsdokumenten som presenteras.
Ärendets beredning
– Tjänsteskrivelse från produktionschef Cecilia Högberg, 2017-03-01 – Uppföljning – Tjänstekoncessioner Safiren 2016
– Data uppföljning 2016 Safiren
– Uppföljning – Tjänstekoncessioner Gästhamnen 2016 – Uppföljning – Tjänstekoncessioner Kråmö 2016
Förslag till beslut på sammanträdet
Lena Isoz (M):
1. Samtliga entreprenörer ska lämna komplettering av uppföljningen till kultur- och fritidsnämnden med tydligare beskrivningar under rubriken status- beskrivning i uppföljningsdokumentet. Kompletteringen ska lämnas senast 2017-04-13.
2. Kultur- och fritidsnämnden begär att få återrapportering av genomförd kundmätning för gästhamnen vid två tillfällen under 2017. Återrapportering ska ske till nämndens sammanträden 15 juni 2017 och 28 september 2017.
3. Entreprenören för gästhamnen ska lämna komplettering av uppföljningen till kultur- och fritidsnämnden med särskild beskrivning kring varför ingen dokumentation av skyddsronder har skett under 2016 samt tydligare beskrivning av planen för miljöarbete. Kompletteringen ska lämnas senast 2017-04-13.
4. Kultur- och fritidsnämnden begär att få återrapportering av genomförd kundmätning för Kråmö vid två tillfällen under 2017. Återrapportering ska
TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 11(14)
Kultur- och fritidsnämnden 2017-03-09
5. Entreprenören för Kråmö ska lämna komplettering av uppföljningen till kultur- och fritidsnämnden med särskild beskrivning kring varför ingen dokumentation av skyddsronder har skett under 2016 samt tydligare beskrivning av planen för miljöarbete. Kompletteringen ska lämnas senast 2017-04-13.
6. Kultur och fritidsnämnden återremitterar uppföljningspunkten arbete enligt skötselplan i uppföljningen av Kråmö till förvaltningen för vidare uppföljning.
Uppföljningen ska presenteras vid nämndens nästa sammanträde 2017-05- 04.
Beslutsgång
Ordföranden frågar nämnden om de kan fatta beslut enligt Lena Isoz (M) förslag och finner att en enig nämnd beslutar enligt Lena Isoz (M) förslag.
Kopia till
Entreprenör Safiren Entreprenör Gästhamnen Entreprenör Kråmö
TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 12(14)
Kultur- och fritidsnämnden 2017-03-09
§ 8 KFN 2017/1
Delegationsbeslut Beslut
Kultur- och fritidsnämnden har tagit del av följande rapportering av delegationsbeslut:
___________
Löpnr/
Dnr
Punkt i del.
ordning
Ärende och beslut Datum för beslut
Delegat, titel
2.2 Tjänstledighet gitarrlärare 160901-
170616 160920 Johan Eklind 2.2 Gitarrlärarvikariat 15% 160901-170616 160921 Johan Eklind 1.8 Nytt bibliotekssystemavtal, 48 månader 161212 Johan Eklind 2.2 Projektkoordinator, kulturlokaler 50%
170109-171231 161219 Johan Eklind 2.2 Projektkoordinator, KUR-projekt ”Entré
utan trösklar” 20% 170109-171231 161219 Johan Eklind 2.2 Entledigande av teaterlärare 161125 Johan Eklind 2.2 Teaterlärare 7,5% 170109-tillsvidare 161219 Johan Eklind 2.2 Föräldraledighet bleckblåslärare 170109-
170609 161207 Johan Eklind 2.2 Bleckblåsvikarie 60% 170109-170616 161219 Johan Eklind 2.2 Tjänstledighet danslärare 170109-
170616 161222 Johan Eklind 2.2 Danslärarvikarie 35% 170201-170813 170125 Johan Eklind 2.2 Klassorkestervikarie 10% 170109-
170616 170117 Johan Eklind 2.2 Musiklärare KUR-projekt ”öppen
kulturskola” 20% 170101-171231 170207 Johan Eklind 2.2 Musiklärare KUR-projekt ”öppen
kulturskola” 20% 170101-171231 170207 Johan Eklind 2.2 Föräldraledighet Bibliotekarie 170401-
171031 170120 Johan Eklind 2.2 Biblioteksassistentvikarie 30% 170317-
171028 170210 Johan Eklind 1.1 Inställd nämnd 25/1 2017-01-17 Lena Isoz ordf.
TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 13(14)
Kultur- och fritidsnämnden 2017-03-09
Övriga anmälningsärenden Beslut
Kultur- och fritidsnämnden noterar till protokollet att de har tagit del av anmälningsärendena
___________
Ärendet
Kommunfullmäktige
– Beslut 2016-11-30 § 102. Revidering av budget 2017 för Trosa kommun
Teknik- och servicenämnden
– Beslut 2017-02-02 § 4. Startbeslut projekt Vagnhärad
TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 14(14)
Kultur- och fritidsnämnden 2017-03-09
§ 10 KFN 2015/6
Val av justerare Beslut
Kultur- och fritidsnämnden väljer Inger Lager att justera protokollet jämte
ordförande.
___________
