Stadshuset, Sammanträdesrum l, kl Lena Wallentheim (S) ordförande Pär Palmgren (Nl) Ulf Erlandsson (SD) Dolores Öhman (1v1P)

(1)

Hissieholms kommun

SAMMANTRÄDEsPROTOKOLL

Kommunstyrelsens arbetsutskott

Plats och tid

Beslutande Ledamöter

Tjänstgörande ersättare

Övriga närvarande Tjänstemän

Utses att justera Justeringens plats, tid Justerade paragrafer Underskrift sekreterare

Ordförande

Justerare

Stadshuset, Sammanträdesrum l, 2016-06-15 kl. 08.30- 9.20

Lena Wallentheim (S) ordförande Pär Palmgren (Nl)

Ulf Erlandsson (SD) Dolores Öhman (1v1P) Lena Svensson (Q

Kommunchef Bengt-Arne Persson

Bitr. förvaltningschef Charlone Nygren Bonnier Förvaltningschef BUN Eva Andersson

Förvaltningschef AK Karina Hansson Rektor AK.Jan-Ole Engkvist

Rektor AK Bo Thiman

Upphandlingschef Rikard Muth

Verksamhets utvecklare Cecilia Mi.illem-Aspegren Ekonomichef Eva-Lona Svensson

Tf. kanslichef Magnus Gjerstad

Kommunsekreterare Louise Davidsson Ulf Erlandsson

Kommunledningskontoret/2016-06-15

§§ 127-129, 134, 136

_ ____ L~~ --- -

Louise Davidsson

~ ~ ~ WL-

Lena Walleiitheitil

1 111~-~

~d ~-

1(11)

(2)

Hissieholms kommun

Organ

Sammanträdesdag

Datum då anslaget sätts upp

Datum då anslaget tidigast får tas ner

Förvaringsplats för protokollet

Underskrift

Datum då anslaget togs ner

Signatur

SAMMANIRÄDESPROTOKOLL

Anslag l bevis

Protokollet är justerat (omedelbar justering(§§ 127-129, 134, 136)

Justeringen har tillkännagivits genom anslag

Håssieholms kommun, Kommunstyrelsens arbetsutskott 2016-06-15

2016-06-15

2016-07-11

Kommunledningskontoret

l;_~:SL

.. ... :-:-.. 0 .. . ... . ... .

Kommunsekreterare Louise Davidsson 2016-

2{11)

(3)

Hissieholms l

kommun

Sammanträdesdatum Diarienummer

2016-06-15 2013/646 050

§ 127 Förlängning av leveransavtal avseende klienter

Beslut

Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att förlänga avtal med Dustin Sverige AB avseende klienter vilket omfattar datorer, surfplattor/läsplattor, bildskärmar, tunna klienter och tillbehör till och med 2016-12-31.

Omedelbar justering

Paragrafen förklaras omedelbart justerad.

Beskrivning av ärendet

Upphandlingsenhet genomförde en samordnad upphandling av leveransavtal avseende klienter vilket omfattar; datorer, surfplattorlläsplattor, bildskärmar, tunna klienter och tillbehör. Upphandlingen omfattade förutom Håssieholms kommun även Kristianstad och Os by kommuner. Som resultat av upphandlingen tecknades avtal med Dustin Sverige AB.

Avtalet går ut 2016-06-30 men med möjlighet till förlängning med totalt ytterligare ett år. En förlängning till och med 2016-12-31 bedöms skapa bäst förutsättningar för kommande samordning i en ny upphandling omfattande fler kommuner.

Avtalet med Dustin Sverige AB har fungerat bra vilket medför att en förlängning förordas. Vid behov kan avtalet förlängas med ytterligare 6 månader.

Sänt till:

Upphandlingsenheten

Kommunstyrelsens arbetsutskott

Justering

~ l

Utdraget bestyrkes

3(11)

(4)

Hissieholms l

kommun

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

2016-06-15 2016/247 059

§ 128 Upphandling av företagshälsovård

Beslut

Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att anta HälsoRingen AB som leverantör av företagshälsovårdstjänster.

I upphandlingen skulle anbudgivarna prissätta ett större antal olika tjänster som personalavdelningen bedömde att det finns ett behov av.

Det mest ekonomiskt fördelaktiga anbudet skulle antas med beaktande av följande utvärderingskriterier:

• Tillgänglighet på manliga och kvinnliga företagsläkare

• Tillgänglighet på manliga och kvinnliga Beteendevetare

• Tillgänglighet på manliga och kvinnliga Ergonom/ sjukgymnast.

• Om beteendevetare som även är psykoterapeut samt

vidareutbildning inom företagshälsovård från Arbetslivsinstitut eller motsvarande.

• Om psykolog har vidareutbildning inom företagshälsovård från Arbetslivsinstitut eller motsvarande.

• Telefonrådgivning som har öppet över lunch.

• Tillgänglighet till företagsläkare och beteendevetare under semesterperioden.

Justering Utdraget bestyrkes

4{11)

(5)

Hissieholms l

kommun

2016-06-15 2016/247 059

Forts.§ 128

För varje kriterium som uppfylldes erhöll anbudsgivarna ett mervärde om 15 000:- vilket innebar att som högst kunde ett mervärde på 180 000:- erhållas vilket då dras ifrån anbudssumman vid utvärderingen.

Vid anbudstidens utgång hade följande anbud inkommit:

• HälsoRingen Arbetsliv AB

• Previa AB

Bägge anbudsgivarna uppfyllde samtliga ställda krav och befanns kvalificerade för vidare prövning. Vid utvärdering framkom att bägge anbudsgivarna uppfyllde samtliga utvärderingskriterier och erhöll avdrag om

HälsoRingen Arbetsliv AB lämnade det mest ekonomiskt fördelaktiga anbudet.

Sänt till:

Upphandlingsenheten

5(11)

(6)

Hissieholms l

kommun

2016-06-15 2016/101 059

§ 129 Upphandling papper och plast

Beslut

Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslås godkänna att avtal avseende pappers- och plastartiklar tecknas med OneMed Sverige AB för perioden från och med 2016-09-01 till och med 2019-08-31 med möjlighet till förlängning i ett (l) år.

Upphandlingen omfattar kemisk-tekniska produkter, städmaterial och pappers- och plastartiklar. Håssieholms kommun har enbart deltagit i delen som omfattar pappers och plastartiklar.

Upphandlingen har genomförts som en samordnad upphandling mellan Östra Göinge kommun, Os by kommun, Håssieholms kommun, Os bybostäder

Aktiebolag och Skåne Blekinge Vattentjänst (SBV1), där Östra Göinge kommun är den samordnande myndigheten.

Upphandlingen har genomförts med öppet förfarande enligt lag (2007: 1091) om offentlig upphandling, 4 kap. Vid anbudstidens utgång hade sex (6) anbud inkommit. Samtliga anbud uppfyller de formella kraven.

Vid anbudsprövningen har grund för tilldelning av kontrakt varit ekonomiskt mest fördelaktiga anbud. Av upphandlingsprotokollet framgår att OneMed Sverige AB, Malmö, har lämnat ekonomiskt mest fördelaktiga anbud.

Sänt till:

Upphandlingsenheten

6(11)

(7)

Hissieholms l

kommun

2016-06-15 2016/318 059

§ 134 Upphandling av kapitalförvaltning

Beslut

Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar följande:

l. Kommunstyrelsen arbetsutskott godkänner att avtal skrivs med Cliens Kapitalförvaltning AB avseende förvaltning av kommunens aktieportfölj som består av nordiska aktier och av utomnordiska aktier placerade i fond.

2. Kommunstyrelsens arbetsutskott godkänner att avtal skrivs med E.

Öhman ]:or Wealth Management AB avseende förvaltning av kommunens ränteportfölj som består av räntebärande värdepapper i svensk valuta och av svenska kreditobligationer placerade i fond.

3. Avtalstiden för båda avtalen löper från den l oktober 2016 till och med den 30 september 2018 med möjlighet att förlänga avtalstiden med högst två (2) år.

Ekonomiavdelningen har genomfört en upphandling avseende förvaltare för kommunens pensionsmedelsförvaltning.

Syftet med pensionsmedelsförvaltningen är att skapa en avkastning som långsiktigt ska minska pensionskostnadernas belastning på kommunens resultaträkning samt att utjämna likviditetsbelastningen till följd av pensionsutbetalningar.

Uppdraget är indelat i två områden, aktieförvaltning och ränteförvaltning och anbudsgivaren kunde välja att lämna anbud på båda uppdagen eller vart och ett för sig. Vid anbudstidens utgång den 20 maj 2016 hade sju offerter från följande fem anbudsgivare inkommit:

7(11)

(8)

Hissieholms kommun

2016-06-15 2016/318 059

Forts.§ 134

Anbudsgivare

Oiens Kapitalförvaltning AB

SEB Kapitalförvaltning, Institutionell Förvaltning C1megie Investment Bank

Söderberg & Partner Seeurities AB E. Öhrnan J:or Wealth Management AB

Lämnat anbud för Aktieförvaring

x x x x

Lämnat anbud för Ränteförvaring

x

x x

Samtliga anbudsgivare uppfyllde samtliga ställda krav i förfrågningsunderlaget.

Det slutliga valet av förvaltare har gjorts i enlighet med de utvärderingsprinciper som angetts i förfrågningsunderlaget. Uppdragsbeskrivningen har viktats med 50 procent, förvaltarkompetensen har viktats med 30 procent och priset har viktats med 20 procent.

Nedan framgår resultatet av utvärderingen:

Anbudsgivare, aktieförvaltning l. Oiens Kapitalförvaltning AB 2. Söderberg & Partner Seeurities AB 3. Camegie Investment Bank

4. SEB Kapitalförvaltning, Institutionell Förvaltning

Anbudsgivare, ränteförvaltning

l. E. Öhman J: or Wealth Mmagement AB 2. Söderberg & Partner Seeurities AB

3. SEB Kapitalförvaltning, Institutionell Förvaltning

Totalt viktade poäng 7,30 6,70 4,90 4,90

7,40 5,30 4,80

Med hänvisning till ovanstående föreslår ekonomiavdelningen att avtal skrivs med Cliens Kapitalförvaltning AB avseende förvaltning av aktieportföljen som består av nordiska aktier och av utomnordiska aktier placerade i fond samt att avtal skrivs med E. Öhman J:or Wealth Management AB avseende förvaltning av ränteportföljen som består av räntebärande värdepapper i svensk valuta och av svenska kreditobligationer placerade i fond.

8{11)

(9)

Hissieholms kommun

Forts.§ 134

Sänt till:

Ekonomiavdelningen

Justering

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 9(11)

2016-06-15 2016/318 059

Utdraget bestyrkes

(10)

Hissieholms l

kommun

2016-06-15 2016/409 004

§ 136 Revidering av dokumenthanteringsplan

Beslut

Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att föreslå kommunstyrelsen följande beslut:

Kommunstyrelsen beslutar följande:

l. Reviderad dokumenthanteringsplan antas att gälla från och med den 23 juni 2016.

2. Rätten att revidera planen efter verksamhetens behov delegeras till kommunarkivets arkivarier.

Enligt arkivreglementet ska dokumenthanteringsplanen revideras vartannat år för att den skall hållas aktuell. Gällande dokumenthanteringsplan antogs av KS 2015- 03-04 och behöver revideras för att kunna användas i det nya dokument- och ärendehanteringssystemet som införs på kommunledningskontoret.

I detta dokument- och ärendehanteringssystemet har vi valt att ersätta de gamla diarieplanskodema med ett nytt klassificeringsschema vilket förvaltas av

Kommunalförbundet Sydarkivera och är utvecklat av intresserade kommuner. I

redaktionskommittc~en för detta schema ingår förutom Håssieholms kommuns arkivarie Emilia Odhner, bland andra arkivarier från Kristianstad kommun, Helsinborgs stadsarkiv och Tornelilla kommun. I samråd med avdelningschefer har klassificeringsschemat anpassats till kommunledningskontorets verksamhet.

Justering

~ l

Utdraget bestyrkes

10(11)

(11)

Hissieholms l

kommun

Sammanträdesdatum

2016-06-15

Diarienummer

2016/409 004

Forts.§ 136

För att underlätta administrationen av handlingar som skall gallras vill vi koppla dokumenthanteringsplanen till dokument- och ärendehanterings systemet. För att det skall fungera måste planen kopplas till klassificeringsschemat. Vi vill därför använda oss av den dokumenthanteringsplan som kommunalförbundet

Sydarkivera, i samarbete med andra kommuner, har tagit fram utifrån

klassificeringsschemat. Vårt mål är att utgå från denna dokumenthanteringsplan och sedan anpassa den till verksamheten genom revideringar, men vi har redan gjort vissa ändringar genom att lägga till handlingstyper som saknades utifrån vår gällande dokumenthanterings plan. För att hålla dokumenthanteringsplanen ständigt uppdaterad och aktuell föreslår vi att kommunarkivets arkivarier får revidera planen för att bland annat kunna lägga till nya handlingstyper som uppstår i verksamheten.

Sänt till:

Arkivarie

Justering

~ l

^Utdraget bestyrkes

11(11)

Stadshuset, Sammanträdesrum l, kl Lena Wallentheim (S) ordförande Pär Palmgren (Nl) Ulf Erlandsson (SD) Dolores Öhman (1v1P)

Hissieholms kommun

_ ____ L~~ --- -

~ ~ ~ WL-

1 111~-~

~d ~-

Hissieholms kommun

Anslag l bevis

l;___~__:__SL__

.. ... :-:-.. 0 .. . ... . ... .

Hissieholms l

kommun

§ 127

Förlängning av leveransavtal avseende klienter

~ l

Hissieholms l

kommun

§ 128

Upphandling av företagshälsovård

Hissieholms l

kommun

Hissieholms l

kommun

§ 129

Upphandling papper och plast

Hissieholms l

kommun

§ 134

Upphandling av kapitalförvaltning

Hissieholms kommun

Hissieholms l

kommun

§ 136

Revidering av dokumenthanteringsplan

~ l

Hissieholms l

kommun

~ l

l;_~:SL