1
Den ädla konsten att sätta mål och följa upp för att styra om din verksamhet!
Innehåll
1. Workshop målnedbrytning...
1.1 Hur ska jag gå tillväga när det är dags för workshop?
1.2 Vilka mål ska ni arbeta med?
1.3 Utkomsten av workshopen då?
1.4 Tips på vägen
2. Kontinuerlig uppföljning av ert arbete...
2.1 Uppföljning på avdelningsnivå 2.2 Uppföljning på Individnivå
sid. 2-5
sid. 6-7
Vill du lyckas med dina strategier, förändringsarbete och få dina verksamhetsplaner att flyga?
Bra, då ska du bli en jäkel på att sätta mål och en ninja på att kontinuerligt uppmuntra, följa upp och återkoppla. I ett modernt arbetsliv i en allt mer föränderlig omvärld har det nog aldrig varit viktigare att tydliggöra vad som händer nu, vad som ska prioriteras, vilka mål som gäller och framförallt hur vi ska arbeta tillsammans för att var så effektfulla som möjligt.
”Över tusen studier visar att ett korrekt utformat och genomfört målsättningsarbete ökar arbetsprestation med 20-25%”
2
Workshop målnedbrytning
1.1 Hur ska jag gå tillväga när det är dags för workshop?
Målnedbrytningsworkshopen som genomförs tillsammans med medarbetarna är uppstarten ger en gemensam grund för ert uppdrag, era mål, hur ni ska ta er dit och vad ni behöver utveckla. När det är dags för workshopen gällande målnedbrytning för dig och dina medarbetare är det av stor vikt att du som chef har klart för dig hur bidraget till de övergripande målen från din enhet ska se ut. Det vill säga, vad är det ni ska uppnå med allt ert arbete. Utan ett tydligt ”vad” som ni ska uppnå kommer det också bli svårt att gemensamt komma fram till hur:et.
Bjud in dina medarbetare till en halvdag eller mer för att arbeta igenom era olika mål. Var redan från början väldigt tydligt med syftet med workshopen, varför de ska vara med, vad de ska bidra med och vad utkomsten från workshopen ska vara.
Förslagsvis att ni ”ska ha en tydlig gemensam bild av vad ni tillsammans ska uppnå och vad de viktigaste delmålen och aktiviteterna för att ta er dit ska vara”.
Dela in i grupper
Dela in dina medarbetare i olika grupper, ju mer de i grupperna arbetar med liknande frågor, roller och ansvarsområden desto bättre. Börja med resultatmålen och be dem tillsammans komma fram till om de har fler resultatmål för sitt arbete än de som redan finns. Be dem skriva upp på post-it och presentera sina förslag och även förklara varför de kommit fram till just dem. Därefter låter ni samtliga medarbetare rösta på vilka förslag de tycker är mest relevanta för er framgång.
Upprepa med samtliga mål. Medarbetarna ska känna att de är delaktiga i framförallt hur:et, det vill säga hur ni ska nå framgång i ert arbete, med det inte sagt att allt de kommer på ska förverkligas och bli till konkreta process- och prestationsmål.
3
1. Workshop målnedbrytning
1.2 Vilka mål ska ni arbeta med?
Resultatmål – vad ni ska uppnå genom ert arbete?
Resultatmålet är det ni vill uppnå, ert ”vad”. Det kan vara ett ekonomiskt resultat, en volym, kvalité och så vidare. Det vill säga utkomsten av ert arbete, både det ni direkt kan påverka men också saker/händelser utanför dina medarbetares påverkan.
Process- och prestationsmål – hur ni ska lyckas med att nå era resultatmål Vad ska varje individ faktiskt göra för att bidra till måluppfyllelsen? Oavsett alla svulstiga mål och strategier så är det förmågan att bli konkret och ”börja göra”
som kommer att vara avgörande för resultatet. Vilka delmål, aktiviteter och tillvägagångssätt är det som kommer att bana vägen för er framgång. Se till att målsätt dem så att ni kan följa upp om ni faktiskt gör det ni sagt ni ska göra.
Ni kan också med fördel sätt mål kring tillit, samarbete, samsyn och andra beteenden som ni anser är vägen till ett bättre och mer framgångsrikt arbete.
Gällande process- och prestationsmål är det viktigt att du involverar dina
medarbetare att gemensamt komma fram till det viktiga ”hur:et”, det är också detta du som ledare kontinuerligt ska uppmuntra, följa upp och återkoppla. Fokusera på
”slitet” först och ”resultatet” sen.
Läromål – vad ni behöver lära er för att ha de allra bästa förutsättningarna Läromål är de mål ni sätter för ert lärande, kunskapsförvärv och
kompetensutveckling. I första hand för att ha de allra bästa förutsättningarna att lyckas med de uppsatta process- och prestationsmålen och i andra hand för att säkra er kompetens på lång sikt.
4
1. Workshop målnedbrytning
1.3 Utkomsten av workshopen då?
När ni är klara med workshopen är det viktigt att ni alla har en gemensam bild av vad ni ska uppnå med ert arbete, hur ni ska ta er dit och hur och vad ni ska utveckla/
lära er för att ha de bästa förutsättningarna att lyckas med det. Se till att få allt dokumenterat.
Detta kommer sen ligga till grund för dina medarbetares individuella
målsättningsarbete (medarbetarsamtalet) och det är också resultatet gällande process- och prestationsmål samt läromål du kontinuerligt ska börja följa upp på både avdelnings- och individnivå.
Resultatmål
Resultatmål X
Resultatmål
Resultatmål Y
Resultatmål
Resultatmål Z
Läromål
(utifrån process- och prestationsmål) Vad vi behöver lära oss
Läromål
(utifrån process- och prestationsmål) Vad vi behöver lära oss
Läromål
(utifrån process- och prestationsmål) Vad vi behöver lära oss
Process- och prestationsmål
(utifrån resultatmål) Delmål/aktivitet 1
Delmål/aktivitet 2
Process- och prestationsmål
(utifrån resultatmål) Delmål/aktivitet 1
Delmål/aktivitet 2
Process- och prestationsmål
(utifrån resultatmål) Delmål/aktivitet 1
Delmål/aktivitet 2
5
1. Workshop målnedbrytning
1.4 Tips på vägen
• Tänk på att det ska vara tydligt vad måluppfyllelse är och när målet ska vara uppnått.
Inte nog med tydlighet, det ska kännas meningsfullt och engagerande också.
• Därför är det viktigt att dina medarbetare får vara med i målsättningsarbetet och att ni har ett tydligt och gemensamt ”för vem och varför ska vi uppnå och göra vad”. I just den ordningen.
• Tänk på att det ska vara tydligt vad måluppfyllelse är och när målet ska vara uppnått.
Inte nog med tydlighet, det ska kännas meningsfullt och engagerande också.
• Målen ska vara rejält utmanande men realistiska, sätts det alltför orealistiska mål dör motivationen väldigt snabbt. Rejält utmanande men realistiskt är ledorden.
• Mängden av mål då? Se till att de nedbrutna målen inte blir alltför många. Tumregeln är ”hellre få men starka styrsignaler än många svaga”. Om ni i ett skede märker att de nedbrutna målen blir helt för många så bör ni ta er en funderare på om målen är på tok för utmanande eller orealistiska och isåfall prioritera ner till en utmanande men hållbar nivå.
• Och efter workshopen då? Vi vill givetvis skapa engagerade, stolta och kompetenta medarbetare. En avgörande faktor i det arbetet är att du som chef har strukturerade och kontinuerliga samtal med dina medarbetare kring nuläge, aktivitetsnivå (dvs gör ni det ni säger att ni ska göra) målprogress och behoven framåt. Samtalen bör ske med jämna mellanrum, förslagsvis en gång per månad.
• Utkomsten från målnedbrytningsworkshopen är grunden i ditt fortsatta arbete med att konkretisera medarbetarsamtalet på individnivå samt en kontinuerlig uppföljning och återkoppling på både individ- och avdelningsnivå. Så gör det uthålligt och med stor omsorg.
6
2. Kontinuerlig uppföljning av ert målarbete
Kontinuerliga avstämningar och feedback är nyckeln till att framgångsrikt styra och leda dina medarbetare mot högre engagemang, ökat välmående, mer utveckling och en högre måluppfyllelse.
Vid avstämningsmöten (både avdelnings- och individnivå) följer ni upp delarna i ert målarbete, stämmer av status både gällande aktiviteter, utveckling och utfall. De mål som är klara stänger ni, utvärderar, gör justeringar och sätter nya mål för kommande period.
Göra gemensamt, engagera, prioritera, visualisera målprogress och stötta Vi rekommenderar att du varje månad samlar dina medarbetare för att gemensamt gå igenom era mål och hur det går med både ”slit” och ”resultat”. Börja alltid med att pejla av hur dina medarbetare mår. Ta sen mål för mål och diskutera hur det gått enligt:
Det är viktigt att det är ett stort fokus på det som gått bra och att arbetet inte går ut på att hitta syndabockar utan gemensamt hitta lösningar på till exempel det som ni kommer att diskutera under punkt 4. Det är också viktigt att vad det gäller förbättringsaktiviteter sätta ägare per aktivitet och när det förväntas vara klart. Och givetvis följa upp och prata om det på nästa avstämningsmöte.
1. Vad var målet?
2. Vad blev resultatet?
3. Vad gjorde vi bra? Varför?
4. Vad gjorde vi mindre bra och hur förbättrar vi detta?
2.1 Uppföljning på avdelningsnivå
7
2. Kontinuerlig uppföljning av ert målarbete (AAR)
Göra gemensamt, engagera, prioritera, visualisera målprogress och stötta Vi ska alla bidra positivt till vår gemensamma arbetsmiljö. Alla ska känna sig trygga, säkra och ha rätt förutsättningar att både må och prestera bra. Därför är det viktigt att kontinuerligt stämma av både mål, progress och upplevd arbetsmiljö (förutsättningar). Det vill säga hur vi mår på jobbet och om vi får den struktur, tydlighet, stöd och omtanke som vi behöver.
Att genomföra så kallade ”one to one-möten” med dina medarbetare är en av dina mest värdeskapande uppgifter som chef. Att kontinuerligt uppmuntra, följa upp och återkoppla dina medarbetares slit och resultat är vägen mot både ett högre engagemang och måluppfyllelse. Så satsa på att boka in 30-45 minuter individuellt med dina medarbetare varje månad. Ju tidigare du bokar tider med dem, desto större är sannolikheten att ni får ihop era scheman och att det blir av.
Förbered dig gärna innan mötet med dina medarbetare genom att redan innan tänka igenom vad ”hen” faktiskt sliter med just nu och vilken uppmuntrande feedback du kan ge på det. Se till att din medarbetare upplever att du både ser och uppmärksammar hens slit.
Diskutera på ”one to one”-mötena enligt följande:
2.2 Uppföljning på individnivå
1. Nutid
• Hur mår du?
• Hur upplever du din arbetssituation idag (arbetsbelastning och stress)?
• Hur upplever du dina möjligheter till återhämtning?
• Vad känns mest moti- verande just nu?
• Känner du att du har ett bra stöd i ditt arbete?
2. Målprogress
• Vad var målet?
• Vad blev resultatet?
• Vad gjorde vi bra? Varför?
• Vad gjorde vi mindre bra och hur förbättrar vi detta?
3. Framtid
• Vilka utmaningar har du framför dig?
• Hur ska du ta dig an utmaningarna?
• Finns det något du
behöver för att lyckas med det?
• Kan jag hjälpa dig?
8
