24.2. Bilaga 1 Yttrande från Sollentuna Energi och miljö AB

(1)

Sida 1 av 4

Datum: 2018-06-11 Diarienr: SE/2018/265

Sollentuna Energi & Miljö AB

Box 972, 191 29 Sollentuna | Tel 08-623 88 00 | Fax 08-623 88 99 www.seom.se | info@seom.se

Svar på remiss angående samordning av kommunens fordon

Bakgrund

Kommunledningskontoret fick genom beslut i kommunstyrelsen 2016-12-05, § 280, i uppdrag att utreda samordningen av kommunens fordon. En utredning är nu genomförd och ett förslag på åtgärder är framtaget. Förslaget har remitterats till såväl socialnämnden, trafik- och fastighetsnämnden, miljö- och byggnadsnämnden, utbildning- och

arbetsmarknadsnämnden och Sollentuna Energi och Miljö (SEOM) för synpunkter enligt beslut i kommunstyrelsens arbetsutskott 2018-03-26, § 58. Synpunkter ska ha inkommit senast den 15 juni.

SEOM övertog ansvaret för hantering av kommunens bilar i samband med att

verksamheterna för VA, Avfall och Transportcentralen överfördes till bolaget den första april 2005. Som framgår i utredningen hanterar vi ett 60-tal fordon åt kommunen

inkluderat de fordon som Sollentunavallen använder i sin verksamhet och ytterligare ett 40-tal åt SOLOM som tidigare utgjorde en del av kommunens verksamhet.

Förslaget

Sammanfattningsvis föreslår kommunledningskontoret att SEOM ska fortsätta vara kommunens fordonsleverantör. Vidare föreslås bland annat att kommunledningskontoret ska få en tydligare roll som avtalspart med SEOM, att kommunen skapar en gemensam bilpool för personbilar och att alla avtal som inte uppnår miljömålen fasas ut mm.

Synpunkter Allmänt

Under de år SEOM ansvarat för hanteringen av kommunens och sedermera även SOLOMs bilhantering tycker vi att det fungerat relativt bra. De samordningsvinster som uppnåtts genom att ha en gemensam hantering har varit stora. Bland annat har skalfördelar uppnåtts vid anskaffning av fordon, effektivare utnyttjande av resurser i form av personal och utrustning för enklare service och underhåll. Vi ställer oss därför positiva till att

kommunen kommit fram till samma slutsatser i sin utredning och föreslår att SEOM även fortsättningsvis ska vara fordonsleverantör till kommunen.

De stora utmaningarna i fordonshanteringen ur SEOMs perspektiv har varit bristen på samordning i kommunen. Vi har kunnat samordna resurser, administration, service, reparationer, besiktningar av fordon mm. Vi har däremot inte haft mandatet att säga att bilar ska bytas och på eget bevåg genomföra detta. Vi har inte heller haft mandatet att avgöra vilka bilar som verksamheterna ska köpa. Det har medfört att bilar inte blivit utbytta i den takt vi ansett att det bör göras. Ibland har inte heller våra rekommendationer

(2)

Sida 2 av 4

om vilka bilar som bör anskaffas åtföljts. Det medförde bland annat att vi tillsammans med kommunen för ett antal år sedan initierade arbetet med att kommunen tog fram en policy för vilka fordon som skulle anskaffas ur ett miljöperspektiv. Det har underlättat

hanteringen avsevärt då det inte längre var SEOM som behövde förklara för de olika förvaltningarna vilka fordon som de borde köpa utan kommunen hade fastställt det i ett policydokument. Vi ställer oss därför positiva till ytterligare samordning i kommunen där kommunledningskontoret får ett tydligare ansvar. Vi ställer oss också positiva till förslaget att bilda en gemensam bilpool för kommunens behov av personbilar i syfte att effektivisera bilanvändandet.

Vi anser vidare att vi tillsammans med den som utses som samordningsansvarig bör ta fram rollbeskrivningar för SEOMs roll, kommunledningskontorets roll som

samordningsansvarig samt respektive ansvarig fordonsadmiratörs roll på förvaltningarna.

Då syftet med en samordning från SEOM är att uppnå maximalt resursutnyttjande och en effektivitet i hanteringen av kommunens bilhantering anser vi att dessa rollfördelningar kommer att skapa den tydlighet som behövs för alla parter.

Vi tycker att det är bra att det i den samordningsansvariges roll på

kommunledningskontoret ligger att de är avtalspart för hela kommunens bilpark. Däremot anser vi att det inte hindrar SEOM att fakturera respektive förvaltning direkt för att inte behöva bygga upp dubbla interna faktureringssystem med all den administration det innebär. Av samma anledning anser vi att SEOM, i sitt uppdrag som fordonsförvaltare för kommunens bilar, får i uppdrag att ta fram en bilpoollösning där kostnaderna fördelas på respektive förvaltnings utnyttjande. Allt för att undvika att kostnader uppstår på flera ställen i organisationen. För att detta ska lyckas krävs emellertid att en fordonssamordnar roll utses på kommunledningskontoret.

Specifikt

För att tydliggöra SEOM ställningstagande kommer här synpunkter punkt för punkt till kommunledningskontorets förslag;

Kommunledningskontorets förslag SEOMs synpunkter Seom bör fortsätta vara kommunens

leverantör av fordon genom leasingavtal.

Vi ställer oss positiva till förslaget. Det kommer möjliggöra en fortsatt effektiv fordonshantering på en kommunkoncernövergripande nivå.

Samtliga fordon bör leasas av kommunledningskontoret som blir Seoms avtalspart.

Vi ställer oss positiva till förslaget. En gemensam avtalspart kommer underlätta samordningen. Det förutsätter emellertid att det tydligt framgår vilket ansvar den

samordningsansvarige har samt vilket ansvar SEOM har. SEOM leasar ut bilar och behöver ha kvar det ansvar som krävs för att hanteringen ska ske på ett korrekt sätt.

Kommunledningskontoret hyr i sin tur Vi anser att det inte behövs någon

(3)

Sida 3 av 4

ut specialfordon och specialutrustade personbilar till respektive kontor

internuthyrning inom kommunen. Genom rätt mandat och förtydliganden av rollerna kan avtalspart vara den centralt placerade samordningsrollen men vi kan fortfarande fakturera respektive förvaltning för

specialutrustade personbilar och specialfordon.

Det medför betydande effektivitetsvinster att inte bygga upp dubbla administrativa system.

Personbilar i övrigt ingår i en gemensam intern bilpool för kommunens kontor

Vi ställer oss positiva till förslaget. Det kommer medföra effektivare bilanvändning i enlighet med våra tidigare rekommendationer. En del bilar utnyttjas relativt lite som det ser ut idag.

SEOM och samordningsansvarig på KLK bör i enlighet med förslag i den utredning som

genomförts ta fram ett förslag på vilka bilar som bör ingå i bilpoolen.

En funktion inrättas inom KLK med tydligt ansvar för ramavtalshantering i relation till Seom och samordning inom kommunen

Vi ställer oss positiva, se tidigare svar.

Fordon som inte är miljömässiga enligt den definition som kommunfullmäktige beslutat om ska fasas ut så snart det är möjligt

Vi ställer oss positiva

Elektroniska körjournaler ska införas

för alla fordon Vi ställer oss positiva Tjänster som leverantören inte står för

(tvätt och drivmedelshantering) sköter respektive kontor om när det gäller specialfordon och specialutrustade personbilar medan

kommunledningskontoret står för tjänster som rör den

kommungemensamma interna bilpoolen.

Vi ställer oss positiva

Den interna bilpoolen ska vara

självfinansierad och debiteras kontoren utifrån användning

Vi ställer oss positiva.

Kommunledningskontoret tar ut en administrationsavgift från kontoren för såväl avtalshantering för

specialfordon/specialutrustade personabilar som hantering av den interna bilpoolen.

Vi anser inte att detta behövs då SEOM kan fortsätta fakturera respektive förvaltning direkt.

Vi anser vidare att SEOM får uppdraget att inrätta en bilpool och tillsammans med samordningsansvarig på kommunen tar fram villkoren för denna. Genom att administrationen av bilpoolen sker på SEOM finns ingen

(4)

Sida 4 av 4

anledning att skapa en intern

faktureringshantering i kommunen då faktureringen ska baseras på bokningar och göras direkt till respektive förvaltning. De merkostnader som detta system genererar tror vi snabbt kan återbetala sig till kommunen genom en mer effektiv bilhantering.

Sammanfattning

Vi välkomnar i huvudsak de förslag som lagts fram och tror att detta kan bidra till en fortsatt effektiv och kommunkoncernövergripande fordonshantering. Vi tror inte på att bygga dubbla administrativa system. En stärkt roll för en samordningsansvarig i

kommunen kommer leda till tydlighet och effektivare rutiner. Vi önskar att detta också kan föras vidare till SOLOM och Sollentunahem i nästa steg. Exempelvis skulle en

bilpoollösning kunna utökas så ett gemensamt system för bilbokningar kan användas i hela kommunkoncernen.